Hoe groot is het risico op relatieschade bij incasso?

Het risico op relatieschade bij incasso is reëel, maar lang niet zo groot als veel ondernemers vrezen. De meeste klanten begrijpen dat een bedrijf zijn openstaande facturen serieus neemt. Relatieschade ontstaat vooral wanneer het incassotraject onverwacht, agressief of onpersoonlijk aanvoelt, en niet puur door het feit dat je incasseert.

Wat het risico vergroot, is wachten. Hoe langer een factuur openstaat zonder actie, hoe meer de situatie escaleert. Een klant die na drie maanden ineens een aanmaning van een incassobureau ontvangt, schrikt eerder dan iemand die al eerder een vriendelijke herinnering heeft gekregen. Tijdig en consistent handelen is dus niet alleen goed voor je cashflow, maar ook voor de relatie.

Bovendien: een klant die structureel te laat betaalt of helemaal niet reageert op herinneringen, geeft zelf al een signaal af over de kwaliteit van de samenwerking. In die gevallen staat de relatie al onder druk, los van het incassotraject.

Wanneer is het verstandig om een incassobureau in te schakelen?

Het is verstandig om een incassobureau in te schakelen wanneer een factuur na twee of drie betalingsherinneringen nog steeds onbetaald blijft en de klant niet reageert. Op dat punt heb je als ondernemer je best gedaan en is professionele ondersteuning de logische volgende stap.

Concrete signalen dat het tijd is om actie te ondernemen:

• De klant reageert niet meer op e-mails of telefoontjes
• Er zijn al meerdere betalingstermijnen verstreken
• De klant doet toezeggingen maar betaalt toch niet
• De vordering loopt op en je hebt geen zicht op wanneer er betaald wordt

Wacht je te lang, dan vergroot je het risico dat een vordering oninbaar wordt. Vroeg ingrijpen vergroot de kans op succesvolle inning aanzienlijk. Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, wat betekent dat snel handelen ook snel resultaat oplevert.

Belangrijk: kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Hoe kies je een incassomethode die de relatie spaart?

Een incassomethode die de relatie spaart, begint met een professionele maar vriendelijke aanpak: eerst een herinnering, dan een aanmaning, en pas daarna een formeel incassotraject. De toon, het tempo en de opvolging bepalen in grote mate hoe de klant de situatie ervaart.

Een paar praktische keuzes die het verschil maken:

• Kies voor schriftelijke communicatie via brief of e-mail voordat je telefonisch contact zoekt. Dit geeft de klant ruimte om te reageren zonder zich in het nauw gedreven te voelen.
• Wees duidelijk over de gevolgen, maar zonder te dreigen. Communiceer wat er gebeurt als er niet betaald wordt, zodat de klant weet waar hij aan toe is.
• Geef een realistische betalingstermijn. Een termijn van veertien dagen is gebruikelijk en professioneel.
• Overweeg een betalingsregeling als de klant aangeeft tijdelijk in de problemen te zitten. Dit toont begrip en vergroot de kans op volledige betaling.

Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten. Je stuurt dan zelf de brieven en legt het eerste contact, terwijl een professioneel incassosysteem op de achtergrond de workflow bewaakt. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat zegt de wet over communicatie tijdens een incassotraject?

De wet stelt duidelijke eisen aan de communicatie tijdens een incassotraject. Incassobureaus en schuldeisers mogen geen misleidende, intimiderende of onjuiste informatie gebruiken. Communicatie moet feitelijk, transparant en proportioneel zijn.

Een paar wettelijke kaders die relevant zijn:

• Voordat incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren, moet er een schriftelijke aanmaning zijn gestuurd met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Dit is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK).
• De hoogte van de incassokosten voor particulieren is wettelijk begrensd via de WIK-tabel. Voor vorderingen tot 2.500 euro geldt een percentage van 15%, daarboven loopt dit percentage stapsgewijs af.
• Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd.
• Een incassobureau mag geen contact opnemen op tijdstippen die als intimiderend worden beschouwd, zoals vroeg in de ochtend of laat op de avond.

Communiceer je via een geregistreerd bureau, dan weet je dat deze regels worden nageleefd. Dat is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een bescherming voor jou als opdrachtgever.

Hoe houd je zelf grip op het incassoproces?

Je houdt grip op het incassoproces door te kiezen voor een bureau dat je real-time inzage geeft in de status van je dossiers. Zo weet je op elk moment wat er speelt, zonder dat je zelf achter informatie aan hoeft te bellen of te e-mailen.

Praktische manieren om controle te houden:

• Gebruik een online portal waarmee je 24/7 de voortgang van elk dossier kunt volgen.
• Stel duidelijke afspraken met het incassobureau over communicatiemomenten en escalatiestappen.
• Bepaal zelf de grenzen: geef aan of je een juridische procedure wilt als minnelijke incasso niet werkt, of dat je liever afschrijft.
• Houd je eigen administratie bij: zorg dat facturen, herinneringen en correspondentie goed gedocumenteerd zijn voordat je een dossier overdraagt.

Grip houden betekent ook dat je weet wat de mogelijke uitkomsten zijn. Een goed incassobureau adviseert je altijd over drie scenario’s: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo maak je weloverwogen beslissingen in plaats van verrast te worden.

Wat doe je als de klant na incasso wil blijven samenwerken?

Als een klant na een incassotraject wil blijven samenwerken, is dat mogelijk, maar stel dan duidelijke nieuwe voorwaarden. Gebruik de situatie om de zakelijke relatie op een gezondere basis voort te zetten, met betere afspraken over betaaltermijnen, vooruitbetaling of een kredietlimiet.

Stappen die je kunt zetten:

1. Voer een open gesprek over wat er is misgegaan en of de samenwerking voor beide partijen nog zinvol is.
2. Pas je betalingsvoorwaarden aan: kortere termijnen, een aanbetaling of een kredietcheck vooraf.
3. Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast, inclusief wat er gebeurt als een factuur opnieuw niet op tijd wordt betaald.
4. Vraag kredietinformatie op als je twijfels hebt over de financiële situatie van de klant. Inzicht in kredietwaardigheid helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen.

Een incassotraject hoeft geen einde te betekenen. Het kan juist het begin zijn van een zakelijke relatie met duidelijkere spelregels. Klanten die na incasso alsnog betalen en willen doorgaan, laten daarmee zien dat ze de samenwerking waarderen. Dat verdient een eerlijke kans, mits de voorwaarden kloppen.

Hoe wij helpen de klantrelatie te beschermen bij incasso

Bij CreMan begrijpen we dat incasso voor veel ondernemers voelt als een moeilijke stap. Daarom werken we altijd met een aanpak gericht op behoud van de klantrelatie, waarbij een rechtszaak het allerlaatste middel is. Zo helpen we je concreet:

• Professionele maar respectvolle communicatie richting de debiteur, afgestemd op de situatie
• 24/7 inzage in je dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat er speelt
• Juristen in eigen huis die je adviseren over haalbaarheid en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
• SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: jij handelt het zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en je ontvangt bij succesvolle inning een deel van de provisie terug
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft
• We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe CreMan werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer over ons bureau en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer is juridische incasso de juiste stap?
• Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor kleine bedragen?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor facturen in vreemde valuta?
• Wanneer moet je een advocaat inschakelen in plaats van een incassobureau?

Het bericht Hoe bescherm je de klantrelatie bij incasso? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat gebeurt er als je debiteurenbeheer zelf blijft doen?

Als je debiteurenbeheer zelf blijft doen zonder een gestructureerd proces, loop je het risico dat openstaande facturen steeds langer blijven staan, debiteuren minder snel betalen en je cashflow langzaam onder druk komt te staan. Zonder professionele opvolging verdwijnen vorderingen regelmatig in de la.

In de praktijk zien we dat ondernemers die zelf aanmaningen sturen, dit vaak te laat of te vriendelijk doen. Dat is begrijpelijk: je wilt de klantrelatie niet beschadigen. Maar uitstel werkt averechts. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld alsnog ontvangt. Na negentig dagen is de kans op volledige inning al een stuk lager dan in de eerste dertig dagen.

Bovendien kost het zelf opvolgen van debiteuren tijd die je niet hebt. Elke herinnering die je stuurt, elk telefoontje dat je pleegt en elke reactie die je afwacht, gaat ten koste van je gewone werkzaamheden. En als een debiteur niet reageert, weet je vaak niet wat de volgende stap is.

Hoe verbetert professioneel debiteurenbeheer je cashflow?

Professioneel debiteurenbeheer verbetert je cashflow doordat openstaande facturen sneller en systematischer worden opgevolgd. Een gestructureerd proces met vaste opvolgingstermijnen zorgt ervoor dat debiteuren minder lang wachten met betalen en dat jij eerder over je geld beschikt.

Een professioneel bureau werkt met een vast ritme: van een eerste herinnering tot een formele aanmaning en, als het nodig is, een incassotraject. Dat ritme ontbreekt bij veel ondernemers die het zelf doen. Het gevolg is dat facturen te lang openstaan en je werkkapitaal onnodig vastzit bij klanten die gewoon kunnen betalen maar er geen haast bij voelen.

Bij incasso in Nederland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier. Dat betekent dat je in veel gevallen binnen twee weken weet waar je aan toe bent, in plaats van maanden te wachten op een reactie. Bovendien verlopen alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Hoeveel tijd bespaar je door debiteurenbeheer uit te besteden?

Door debiteurenbeheer uit te besteden bespaar je gemiddeld meerdere uren per week die je nu kwijt bent aan het schrijven van aanmaningen, het opvolgen van reacties en het bijhouden van welke facturen nog openstaan. Voor een MKB-bedrijf of eenmanszaak zonder creditcontroller loopt dat snel op.

Denk aan alles wat erbij komt kijken: facturen controleren, herinneringen opstellen, telefonisch contact opnemen, reageren op excuses en beloftes, en bijhouden wat er uiteindelijk betaald is. Dat zijn taken die geen omzet genereren maar wel tijd kosten. Tijd die je beter kunt besteden aan je klanten, je product of je groei.

Wanneer je debiteurenbeheer uitbesteedt, logt een bureau direct in op jouw systeem en neemt het het volledige proces over. Je hoeft niets in te richten of aan te leveren. Alles wat uit het debiteurenbeheer voortkomt en incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Bekijk ons volledige overzicht van diensten om te zien wat er allemaal mogelijk is.

Wat is het verschil tussen een aanmaning sturen en professioneel incasseren?

Een aanmaning is een verzoek aan de debiteur om te betalen. Professioneel incasseren is een gestructureerd traject waarbij juridische middelen, gespecialiseerde communicatie en, indien nodig, gerechtelijke stappen worden ingezet om een vordering daadwerkelijk te innen. Het verschil zit in slagingskans, snelheid en juridische kennis.

Als je zelf een aanmaning stuurt, heeft dat vaak weinig gewicht voor een debiteur die al meerdere keren niet heeft gereageerd. Een brief van een professioneel incassobureau heeft een andere uitwerking: de debiteur weet dat er nu een partij betrokken is die het traject kent en bereid is juridische stappen te zetten.

Wanneer komt juridische incasso in beeld?

Als een debiteur na meerdere aanmaningen niet betaalt, kan een incassobureau overgaan tot gerechtelijke stappen. Denk aan een dagvaarding, een vonnis en uiteindelijk executie. Juristen beoordelen altijd eerst of een zaak kans van slagen heeft en adviseren over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wat kost een aanmaning en wat kost incasso?

Een aanmaning die je zelf stuurt kost je alleen tijd. Professionele incasso werkt bij vorderingen op particulieren op basis van de wettelijke WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, daarna aflopende percentages. Bij vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van jouw eigen algemene voorwaarden. In veel gevallen zijn deze kosten wettelijk verhaalbaar op de debiteur.

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het is slim om debiteurenbeheer uit te besteden zodra je merkt dat facturen regelmatig te laat worden betaald, je er zelf te veel tijd aan kwijt bent of je debiteurenlijst groeit zonder dat je er goed grip op hebt. Je hoeft niet te wachten tot het een groot probleem wordt.

Concrete signalen dat uitbesteden verstandig is:

• Je hebt meerdere facturen die langer dan dertig dagen openstaan zonder reactie
• Je stuurt herinneringen maar weet niet wat de volgende stap is als iemand niet betaalt
• Je debiteurenlijst groeit door ziekteverzuim, drukte of snelle bedrijfsgroei
• Je doet zaken met buitenlandse klanten en weet niet hoe je hen kunt aanspreken
• Je wilt eenvoudige vorderingen zelf afhandelen maar hebt behoefte aan een vangnet

Voor eenvoudige vorderingen is er ook een laagdrempelige optie: via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact, terwijl een bureau op de achtergrond het proces bewaakt. Bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleine zaken serieus op te pakken.

Wat kost professioneel debiteurenbeheer een MKB-bedrijf?

De kosten van professioneel debiteurenbeheer voor een MKB-bedrijf hangen af van de omvang van je debiteurenportefeuille en het soort vorderingen. Bij incasso geldt dat de kosten in veel gevallen worden doorberekend aan de debiteur, waardoor jij als opdrachtgever weinig tot niets betaalt als de inning slaagt.

Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel:

• Tot 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Bij vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van jouw eigen algemene voorwaarden. Voor uitbesteding van het volledige debiteurenbeheer gelden maatwerkafspraken die afhangen van het volume en de complexiteit van je portefeuille.

Hoe wij helpen met professioneel debiteurenbeheer

CreMan is een geregistreerd incasso- en creditmanagementbureau met meer dan 23 jaar ervaring. We helpen MKB-bedrijven en eenmanszaken om hun debiteurenbeheer te professionaliseren, zonder dat je er zelf veel tijd aan kwijt bent. Dit is wat we voor je doen:

• Volledig debiteurenbeheer overnemen: we loggen in op jouw systeem en beheren het proces extern, van eerste herinnering tot incasso
• Snelle doorlooptijd: gemiddeld twee weken per dossier, met een slagingspercentage van 93%
• Juristen in eigen huis: zij begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid
• 24/7 inzage: via een eigen online portal zie je real-time de status van elk dossier
• SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
• Internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten hoe we werken en wat ons onderscheidt? Lees meer over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Wat is debiteurenbeheer en waarom is het belangrijk voor je bedrijf?
• Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?
• Wanneer is juridische incasso de juiste stap?
• Hoe voorkom je dat je zelf aansprakelijk wordt voor incassokosten?
• Wat gebeurt er als het incassobureau er niet in slaagt om te innen?

Het bericht Wat zijn de 3 voordelen van professioneel debiteurenbeheer? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en juridische incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat je doet voordat een rechter eraan te pas komt: aanmaningen, betalingsregelingen treffen en onderhandelen met de debiteur. Juridische incasso begint op het moment dat je een gerechtelijke procedure start, bijvoorbeeld via een dagvaarding. Het grote verschil zit in de betrokkenheid van de rechter en de bijkomende kosten en doorlooptijd.

Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechtbank. Dat is sneller, goedkoper en minder belastend voor de zakelijke relatie. De meeste vorderingen worden in dit stadium al opgelost. Pas als de debiteur blijft weigeren of niet reageert, wordt de stap naar de rechter overwogen.

Bij juridische incasso vraagt een rechter de debiteur officieel te betalen. Als de rechter je gelijk geeft, ontvang je een vonnis. Dat vonnis geeft je het recht om de schuld te laten invorderen, bijvoorbeeld via loonbeslag of beslag op bankrekeningen. Dit traject is effectief, maar vergt meer tijd en voorbereiding.

Wanneer is buitengerechtelijke incasso niet meer voldoende?

Buitengerechtelijke incasso schiet tekort wanneer de debiteur stelselmatig niet reageert, betalingsafspraken niet nakomt of actief aangeeft niet te willen betalen. Op dat moment bieden aanmaningen en telefoontjes geen toegevoegde waarde meer en is een gerechtelijke stap de logische vervolgstap.

Praktisch gezien zijn er een paar signalen die aangeven dat het tijd is om door te schakelen:

• De debiteur heeft meerdere aanmaningen ontvangen en reageert niet
• Er is een betalingsregeling afgesproken, maar die wordt niet nagekomen
• De debiteur betwist de vordering zonder inhoudelijke grond
• De schuld is hoog genoeg om de kosten van een procedure te rechtvaardigen
• Er zijn aanwijzingen dat de debiteur vermogen heeft, maar betaling bewust uitstelt

Via incasso binnenland wordt altijd eerst gekeken of een buitengerechtelijk traject nog kans van slagen heeft voordat juridische stappen worden aanbevolen.

Hoe verloopt een juridische incassoprocedure stap voor stap?

Een juridische incassoprocedure begint met een dagvaarding en eindigt met een vonnis dat, indien nodig, via gerechtelijke executie wordt afgedwongen. Tussen die twee momenten doorloopt de zaak een aantal vaste stappen die afhangen van de hoogte van de vordering en de houding van de debiteur.

Zo ziet het traject er in de praktijk uit:

1. Laatste buitengerechtelijke aanmaning: voordat je naar de rechter gaat, stuur je een formele sommatie met een laatste betalingstermijn.
2. Dagvaarding: een deurwaarder betekent de dagvaarding aan de debiteur. Hierin staat wat er gevorderd wordt en wanneer de zaak dient.
3. Zitting bij de kantonrechter of rechtbank: voor vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Daarboven gaat het naar de rechtbank.
4. Vonnis: de rechter doet uitspraak. Als je gelijk krijgt, ontvang je een executoriale titel.
5. Executie: met het vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bezittingen, bankrekeningen of loon van de debiteur.

De totale doorlooptijd van een gerechtelijke procedure varieert van enkele weken bij een verstekvonnis (wanneer de debiteur niet verschijnt) tot meerdere maanden bij een inhoudelijk verweer.

Wat zijn de kosten van een juridische incassoprocedure?

De kosten van een juridische incassoprocedure bestaan uit griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele advocaat- of juristenkosten. Het goede nieuws is dat deze kosten bij een gewonnen zaak vaak op de debiteur worden verhaald. Toch is het verstandig om van tevoren te beoordelen of de vordering hoog genoeg is om de procedure financieel zinvol te maken.

Voor de buitengerechtelijke fase gelden vaste incassokosten op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op particulieren geldt:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd. Zodra de zaak juridisch wordt, komen daar de gerechtelijke kosten bovenop, maar bij een gewonnen vonnis worden deze doorgaans teruggevorderd van de debiteur.

Wat als de schuldenaar geen verhaal biedt?

Als de schuldenaar geen verhaal biedt, betekent een gewonnen vonnis helaas niet automatisch dat je het geld ook ontvangt. Wanneer iemand geen inkomen, spaargeld of bezittingen heeft waarop beslag gelegd kan worden, blijft de vordering openstaan. In dat geval is het verstandig om de zaak tijdelijk te parkeren en de situatie van de debiteur periodiek te monitoren.

Een goed incassobureau adviseert je altijd eerlijk over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen via een schikking, of afschrijven. Dat laatste klinkt vervelend, maar voorkomt dat je geld en energie steekt in een procedure die niets oplevert. Kredietinformatie over de debiteur, zoals inzicht in zijn financiële positie, helpt om die afweging goed te maken voordat je de juridische stap zet.

Wanneer schakel je een jurist in plaats van alleen een incassobureau in?

Je schakelt een jurist in wanneer de debiteur de vordering betwist, de zaak juridisch complex is, of wanneer je een gerechtelijke procedure wilt starten. Een incassobureau zonder juristen kan aanmanen en onderhandelen, maar zodra er een rechter aan te pas komt, heb je juridische expertise nodig. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen het volledige traject verzorgen zonder dat je meerdere partijen hoeft in te schakelen.

Een jurist voegt waarde toe in situaties als:

• De debiteur betwist de vordering en er is een inhoudelijk verweer
• Je twijfelt of je algemene voorwaarden juridisch waterdicht zijn
• Je overweegt een dagvaarding en wilt weten of de zaak haalbaar is
• De vordering loopt via een buitenlandse partij en er gelden andere rechtsstelsels
• Je wilt mediation inzetten als alternatief voor een rechtszaak

Het voordeel van een bureau dat juridische kennis in huis heeft, is dat je van aanmaning tot executie bij één partij terechtkunt. Dat scheelt tijd, miscommunicatie en onnodige kosten. Bekijk het volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen wij kunnen begeleiden.

Hoe wij helpen bij juridische incasso

Bij Creman hoef je voor juridische incasso niet te schakelen tussen een incassobureau, een advocaat en een deurwaarder. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en geven je altijd eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak. Zo weet je vooraf wat je kunt verwachten en voorkom je verrassingen.

• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
• Eerlijk advies over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
• 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland
• Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten of juridische incasso in jouw situatie de juiste stap is? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Gerelateerde artikelen

• Kun je een incassobureau inschakelen zonder schriftelijke overeenkomst?
• Mag je een incassobureau inschakelen zonder aanmaning?
• Wat betekent de BGI-registratie voor incassobureaus?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft doorgestuurd?
• Hoe hoog mag de incassoprovisie wettelijk zijn?

Het bericht Wanneer is juridische incasso de juiste stap? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat bepaalt hoe snel een factuur wordt geïncasseerd?

De snelheid van een incasso hangt in de eerste plaats af van de medewerking van de debiteur, de leeftijd van de vordering en hoe snel jij zelf actie onderneemt. Reageert een debiteur snel en betaalt hij na de eerste aanmaning? Dan kan een zaak binnen dagen zijn afgerond. Vergt het meer overtuigingskracht, dan duurt het langer.

De belangrijkste factoren op een rij:

• Hoe snel je de zaak aanmeldt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur zijn financiële situatie verslechtert of moeilijker bereikbaar wordt.
• Of de debiteur een particulier of een bedrijf is. Bedrijven reageren soms sneller op een formele aanmaning, maar kunnen ook juridische middelen inzetten om betaling te vertragen.
• De hoogte van de vordering. Kleine bedragen worden vaak sneller betaald dan grote, omdat de drempel lager ligt.
• De kwaliteit van je dossier. Heb je een getekende overeenkomst, duidelijke facturen en bewijs van levering? Dan sta je sterker en verloopt het traject vlotter.
• Of de debiteur überhaupt kan betalen. Een debiteur die insolvabel is, gaat niet sneller betalen door druk te zetten. In dat geval adviseren we altijd over de haalbaarheid van de zaak voordat je verdere stappen zet.

Hoelang duurt de buitengerechtelijke incassofase?

De buitengerechtelijke incassofase duurt gemiddeld twee tot vier weken. In deze fase wordt de debiteur schriftelijk en telefonisch benaderd met aanmaningen en een sommatie. Betaalt de debiteur of komt hij tot een betalingsregeling, dan is de zaak hiermee afgerond zonder tussenkomst van een rechter.

In de praktijk verloopt de buitengerechtelijke fase in drie stappen:

1. Aanmaning met wettelijke incassokosten. De debiteur ontvangt een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen. Betaalt hij niet, dan worden incassokosten in rekening gebracht. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro, enzovoort. Voor bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief uit jouw algemene voorwaarden.
2. Persoonlijk contact. Telefonisch contact verhoogt de kans op een snelle reactie aanzienlijk. Een goed gesprek leidt vaak tot een betaalafspraak of een betalingsregeling.
3. Laatste sommatie. Reageert de debiteur nog steeds niet, dan volgt een laatste aanmaning voordat de zaak eventueel wordt doorgezet naar een gerechtelijke procedure.

Via de incasso binnenland dienst werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, wat aanzienlijk sneller is dan het marktgemiddelde.

Wanneer gaat een incassozaak naar de rechter?

Een incassozaak gaat naar de rechter als de buitengerechtelijke fase geen resultaat oplevert en de vordering het waard is om door te zetten. Dit betekent dat de debiteur niet reageert, weigert te betalen of betwist dat hij iets verschuldigd is. De gerechtelijke fase duurt doorgaans twee tot zes maanden, afhankelijk van de rechtbank en de complexiteit van de zaak.

Voordat een zaak naar de rechter gaat, is het verstandig om kritisch te kijken naar de haalbaarheid. Heeft de debiteur verhaalsmogelijkheden? Is de vordering juridisch waterdicht? Onze juristen begeleiden het volledige traject, van dagvaarding tot executie, en adviseren altijd eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo voorkom je dat je meer kosten maakt dan je uiteindelijk terugkrijgt.

Bekijk ons volledige dienstenoverzicht als je wilt weten welke juridische stappen mogelijk zijn in jouw situatie.

Hoe oud mag een factuur zijn voordat incasso nog zinvol is?

In principe is incasso zinvol zolang een vordering niet is verjaard. Voor facturen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar, gerekend vanaf de dag na de betalingsdatum. Toch geldt: hoe ouder de factuur, hoe moeilijker de inning. Na een jaar wordt het aanzienlijk lastiger om een debiteur te bereiken en bewijs te leveren.

Praktisch gezien is de vuistregel: schakel een incassobureau in zodra een factuur dertig tot zestig dagen na de vervaldatum nog openstaat en jouw eigen herinneringen geen resultaat hebben gehad. Wacht je langer, dan vergroot je het risico dat de debiteur zijn bezittingen heeft afgebouwd, failliet is gegaan of simpelweg moeilijker te traceren is.

Heb je een factuur die al langer openstaat? Meld hem toch aan. We kijken altijd eerlijk naar de situatie en geven je direct advies over wat realistisch is.

Wat kun je zelf doen om de incasso te versnellen?

Je kunt de incasso versnellen door goed voorbereid te zijn en snel te handelen zodra een factuur niet betaald wordt. Een sterk dossier, duidelijke betalingsafspraken en een consistente aanmaanprocedure zijn de beste versnellers.

Dit kun je zelf doen:

• Stuur facturen direct na levering en vermeld altijd een duidelijke betalingstermijn.
• Leg afspraken schriftelijk vast, bij voorkeur in een getekende overeenkomst of orderbevestiging.
• Stuur een eerste herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken, niet pas na weken.
• Documenteer alles: e-mails, facturen, leveringsbewijzen en telefoongesprekken.
• Schakel tijdig een incassobureau in als jouw eigen herinneringen geen effect hebben. Hoe eerder, hoe beter de slagingskans.

Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten. Je stuurt zelf de aanmaningen en legt contact met de debiteur, terwijl wij op de achtergrond het proces bewaken. Lukt de inning? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.

Hoe wij helpen bij het snel innen van openstaande facturen

Bij Creman weten we dat een openstaande factuur stress geeft en cashflow kost. Daarom werken we snel, transparant en resultaatgericht. Dit is wat wij voor je doen:

• Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie
• 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
• SelfCollect voor eenvoudige zaken die je zelf wilt afhandelen, met financieel voordeel bij succesvolle inning
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Slagingspercentage van 93% en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106)

Wil je weten hoe we werken? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Gerelateerde artikelen

• Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?
• Wat betekent de BGI-registratie voor incassobureaus?
• Hoeveel tijd heb je om een factuur te incasseren?
• Hoe zorg je dat je incassobureau je klanten netjes behandelt?
• Wat doe je als je klant failliet gaat?

Het bericht Hoe snel wordt een openstaande factuur geïncasseerd? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat zijn je juridische opties als aanmaningen worden genegeerd?

Als aanmaningen worden genegeerd, heb je als schuldeiser drie juridische routes: je schakelt een incassobureau in voor buitengerechtelijke inning, je start een gerechtelijke procedure via dagvaarding of een betalingsbevelprocedure, of je combineert beide door eerst buitengerechtelijk te proberen en daarna naar de rechter te stappen als dat niets oplevert.

De buitengerechtelijke route is bijna altijd de eerste keuze. Een incassobureau neemt het contact met de schuldenaar over, verstuurt formele aanmaningen namens jou en voert indien nodig een belactie uit. Dit is minder kostbaar dan een rechtszaak en leidt in veel gevallen alsnog tot betaling, ook bij schuldenaren die eerder niet reageerden.

Reageert de schuldenaar nergens op en betaalt hij niet? Dan is een gerechtelijke procedure de volgende stap. Via een dagvaarding vraag je de rechter om een vonnis te wijzen. Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Voor onbetwiste vorderingen bestaat ook de snellere betalingsbevelprocedure, waarbij je zonder zitting een executoriale titel kunt krijgen.

Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en de kans op daadwerkelijke inning. Een goede incassospecialist adviseert je hierover voordat je kosten maakt die je nooit terugziet.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je naar een incassobureau gaat?

Er is geen wettelijk verplicht aantal aanmaningen voordat je een incassobureau mag inschakelen. In de praktijk volstaan twee aanmaningen: een eerste herinnering kort na de vervaldatum en een tweede aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen. Daarna mag je direct overgaan tot incasso.

Wat wel wettelijk verplicht is bij vorderingen op particulieren, is dat je een aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen voordat incassokosten in rekening worden gebracht. Dit is geregeld in de Wet Incassokosten (WIK). Doe je dit niet, dan kun je die kosten niet verhalen op de schuldenaar.

Bij zakelijke schuldenaren liggen de regels iets anders. Hier spelen je eigen algemene voorwaarden een grote rol. Als daarin een betalingstermijn en een renteclausule zijn opgenomen, kun je ook handelsrente in rekening brengen vanaf de dag dat de factuur vervallen is.

Het advies is praktisch: stuur twee aanmaningen, wacht niet te lang en schakel daarna een incassobureau in. Hoe langer een vordering open staat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning.

Wat doet een incassobureau als de schuldenaar blijft zwijgen?

Als een schuldenaar blijft zwijgen na de eerste stappen van een incassobureau, escaleert het bureau de aanpak. Dit betekent intensiever contact via telefoon en schriftelijke communicatie, soms een persoonlijk bezoek, en uiteindelijk het adviseren van een gerechtelijke procedure als buitengerechtelijke inning geen resultaat oplevert.

Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die het hele traject bewaken. Bij CreMan begeleiden onze juristen elk dossier van de eerste aanmaning tot en met executie als dat nodig is. Ze beoordelen ook altijd de haalbaarheid: heeft het zin om door te zetten, of is de schuldenaar aantoonbaar niet in staat te betalen? Die eerlijkheid bespaart je onnodige kosten.

Via ons online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Elke stap die wordt gezet, zie je direct terug in het systeem.

Bekijk ook het volledige overzicht van onze incassodiensten als je wilt weten welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wanneer is een gerechtelijke procedure de volgende stap?

Een gerechtelijke procedure is de volgende stap als buitengerechtelijke incasso geen resultaat heeft opgeleverd, de schuldenaar consequent niet reageert of betaling weigert, en de vordering groot genoeg is om de proceskosten te rechtvaardigen. In dat geval vraag je via de rechter een vonnis aan dat je het recht geeft om executoriaal beslag te laten leggen.

Er zijn twee veelgebruikte routes. Bij een dagvaardingsprocedure daag je de schuldenaar voor de rechter. De rechter beoordeelt de zaak en wijst een vonnis. Bij een betalingsbevelprocedure, bedoeld voor onbetwiste vorderingen, vraag je de rechter om een Europees betalingsbevel of een nationaal betalingsbevel zonder dat er een zitting nodig is. Dit is sneller en goedkoper.

Houd er rekening mee dat procederen kosten met zich meebrengt, zoals griffierechten en eventueel advocaatkosten. Bij vorderingen tot 25.000 euro mag je je bij de kantonrechter laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, dus niet per se een advocaat. Dit maakt de drempel lager voor MKB-ondernemers.

Wat kan een deurwaarder doen als er een vonnis ligt?

Als er een vonnis ligt, heeft een deurwaarder vergaande bevoegdheden om betaling af te dwingen. Hij kan beslag leggen op bankrekeningen, salaris of inkomen, roerende zaken zoals voertuigen en apparatuur, en in sommige gevallen ook op onroerend goed. Het vonnis geeft hem de wettelijke grondslag om dit zonder toestemming van de schuldenaar te doen.

Loonbeslag is een van de meest effectieve middelen bij particulieren. De werkgever van de schuldenaar is dan verplicht een deel van het salaris direct aan de deurwaarder over te maken. Bij bedrijven is bankbeslag vaak de snelste route.

Belangrijk om te weten: een vonnis heeft een geldigheid van twintig jaar. Je hoeft dus niet direct te executeren als de schuldenaar nu niets heeft. Verbetert zijn financiële situatie later, dan kun je alsnog beslag laten leggen.

De deurwaarder werkt op basis van een executoriale titel. Die titel krijg je via het vonnis van de rechter, of via een notariële akte. Zonder die titel mag een deurwaarder geen beslag leggen.

Hoe voorkom je dat een niet-betalende klant je cashflow blijft schaden?

Je voorkomt structurele cashflowschade door niet-betalende klanten door een strak debiteurenbeheerproces op te zetten: korte betalingstermijnen hanteren, snel opvolgen na de vervaldatum en niet te lang wachten met het inschakelen van professionele hulp. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op inning en hoe minder schade voor je liquiditeit.

Praktische maatregelen die direct helpen:

• Stel korte betalingstermijnen in, bij voorkeur veertien dagen in plaats van dertig
• Stuur automatische herinneringen de dag na de vervaldatum, niet pas na twee weken
• Neem telefonisch contact op bij een tweede herinnering, dat werkt beter dan een brief
• Leg afspraken vast in een betalingsregeling als een klant tijdelijk niet kan betalen
• Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je een grote opdracht uitvoert
• Schakel snel een incassobureau in als een klant na twee aanmaningen nog niet heeft betaald

Voor wie geen tijd heeft om dit zelf bij te houden, is het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer een goede optie. Dat voorkomt dat facturen te lang blijven liggen terwijl jij andere dingen aan je hoofd hebt.

Hoe wij helpen als een schuldenaar niet reageert

Bij CreMan pakken we dit soort situaties dagelijks aan. Of het nu gaat om een schuldenaar die al maanden stilzwijgend is of een zaak waarbij een gerechtelijke procedure onvermijdelijk lijkt, wij begeleiden het hele traject. Dat doen we met juristen in eigen huis, een gemiddeld slagingspercentage van 93% en een doorlooptijd van gemiddeld twee weken per dossier.

• Buitengerechtelijke incasso met persoonlijk contact en gerichte belacties
• Juridische begeleiding van dagvaarding tot executie, door onze eigen juristen
• 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portal
• SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij handelt ze zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
• Uitbesteding van debiteurenbeheer voor wie structureel ontzorgd wil worden
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft

Wil je weten hoe we werken en wat ons onderscheidt? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Hoe zorg je dat je incassobureau binnen de wettelijke grenzen blijft?
• Hoe voorkom je dat je incassobureau onnodig hoge kosten rekent?
• Mag je een incassobureau inschakelen zonder aanmaning?
• Wat is incasso en hoe werkt het precies?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft doorgestuurd?

Het bericht Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Mag je wettelijke rente en incassokosten doorberekenen aan je klant?

Ja, zodra een factuur niet op tijd betaald wordt, heb je het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen. De wettelijke rente gaat automatisch lopen zodra de betalingstermijn is verstreken. Incassokosten mag je doorberekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd met een laatste betaaltermijn van veertien dagen.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

• Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Zorg dus dat je algemene voorwaarden duidelijk zijn opgesteld en dat je klant ze heeft ontvangen en geaccepteerd. Dat is de basis waarop je deze kosten kunt verhalen.

Heb je het recht om levering of diensten op te schorten bij een openstaande factuur?

Ja, als een klant een openstaande factuur niet betaalt, mag je je eigen verplichtingen opschorten. Dit recht heet het opschortingsrecht en is geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Je hoeft dus niet te blijven leveren als de wederpartij haar kant van de overeenkomst niet nakomt.

Praktisch betekent dit dat je nieuwe opdrachten, leveringen of diensten tijdelijk mag stopzetten totdat de openstaande vordering is voldaan. Wel is het verstandig om dit schriftelijk aan te kondigen, zodat je achteraf kunt aantonen dat je de klant op de hoogte hebt gesteld. Het opschortingsrecht geldt in principe bij elke wederkerige overeenkomst, maar controleer altijd of er in het contract of de algemene voorwaarden specifieke afspraken zijn gemaakt die dit recht beperken of uitbreiden.

Houd er rekening mee dat opschorten een tijdelijke maatregel is. Het lost de openstaande schuld niet op, maar het geeft je een stevige onderhandelingspositie en voorkomt dat je verdere schade oploopt door te blijven werken zonder betaling.

Wanneer mag je een contract ontbinden vanwege wanbetaling?

Je mag een contract ontbinden als de andere partij tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, en dat tekortschieten niet meer hersteld kan worden of de klant na een ingebrekestelling alsnog in verzuim blijft. Wanbetaling is zo’n tekortkoming. Ontbinding is een vergaande stap en heeft gevolgen voor beide partijen.

Voordat je tot ontbinding overgaat, stuur je de klant een ingebrekestelling: een schriftelijke mededeling waarin je een redelijke termijn geeft om alsnog te betalen. Doet de klant dat niet, dan is er sprake van verzuim en mag je de overeenkomst ontbinden. Na ontbinding vervallen de wederzijdse verplichtingen voor de toekomst, maar al geleverde prestaties moeten wel worden verrekend of teruggedraaid.

Ontbinding is dus geen automatische stap na een gemiste betaling. Het is een juridische maatregel die je zorgvuldig moet voorbereiden. Laat je bij twijfel adviseren over de haalbaarheid en de gevolgen voordat je deze stap zet.

Wat is het recht op eigendomsvoorbehoud en hoe beschermt het je?

Het eigendomsvoorbehoud houdt in dat geleverde goederen juridisch jouw eigendom blijven totdat de klant volledig heeft betaald. Je kunt dit recht inroepen als je het van tevoren hebt vastgelegd in je algemene voorwaarden of in de overeenkomst zelf.

In de praktijk betekent dit dat je geleverde goederen kunt terugvorderen als een klant niet betaalt, zelfs als die goederen al in het bezit zijn van de klant. Dit beschermt je met name bij de levering van fysieke producten. Let wel: het eigendomsvoorbehoud werkt alleen als het tijdig en schriftelijk is overeengekomen. Zet het dus altijd in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden, en zorg dat de klant deze heeft ontvangen voordat de levering plaatsvindt.

Bij dienstverlening werkt eigendomsvoorbehoud niet op dezelfde manier, omdat je een dienst niet kunt terugnemen. In dat geval ben je meer aangewezen op de andere rechten, zoals opschorting of ontbinding.

Heb je recht op vergoeding van schade door late betaling?

Ja, naast wettelijke rente en incassokosten heb je in sommige gevallen ook recht op aanvullende schadevergoeding als de late betaling jou aantoonbaar extra schade heeft opgeleverd. Denk aan kosten die je hebt moeten maken om vervangende financiering te regelen, of omzet die je bent misgelopen doordat je niet kon investeren.

Aanvullende schadevergoeding is lastiger te claimen dan wettelijke rente, omdat je de schade concreet moet kunnen aantonen en onderbouwen. De rechter toetst of er een direct verband is tussen de wanbetaling en de geleden schade. Heb je aantoonbare kosten gemaakt die verder gaan dan de standaard incassokosten en rente, dan is het de moeite waard om dit mee te nemen in een juridische procedure. Laat je daarvoor adviseren door iemand met juridische kennis van incasso en contractrecht, zodat je weet of het kansrijk is.

Wanneer schakel je een incassobureau in om je rechten te laten gelden?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant niet reageert op jouw aanmaningen of de betalingstermijn meerdere keren heeft laten verstrijken. Op dat moment is het slim om het proces uit handen te geven aan een partij die het volledige traject kent, van buitengerechtelijke inning tot juridische procedure.

Een professioneel incassobureau neemt de communicatie met de debiteur over, bewaakt de termijnen en adviseert je over de beste aanpak. Daarmee bespaar je tijd en vergroot je de kans op succesvolle inning. Kies wel voor een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Voor eenvoudige vorderingen hoef je niet meteen het volledige incassotraject in te zetten. Via onze diensten kun je ook kiezen voor een lichtere aanpak die past bij de situatie en de relatie met je klant.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij Creman helpen we je om al deze rechten daadwerkelijk te benutten, zonder dat jij er zelf de hele dag mee bezig hoeft te zijn. We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland.

• Incasso binnenland: we innen openstaande facturen bij particulieren en bedrijven in Nederland, gericht op behoud van je klantrelatie, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juristen in eigen huis: onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak
• SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je via ons eigen portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• 24/7 inzage: via een eigen online portal zie je altijd real-time de status van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of mailen
• Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Wil je weten hoe we dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee naar de beste aanpak voor jouw situatie. Je kunt ook direct een dossier aanmelden via incasso binnenland.

Gerelateerde artikelen

• Hoeveel tijd heb je om een factuur te incasseren?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur al heeft betaald aan iemand anders?
• Wat is het verschil tussen minnelijke incasso en gerechtelijke incasso?
• Hoe snel wordt een openstaande factuur geïncasseerd?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft gecontesteerd?

Het bericht Welke 5 rechten heb je bij een niet-betalende klant? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat gebeurt er met je documenten als je een incassobureau inschakelt?

Wanneer je een incassobureau inschakelt, lever je de relevante documenten aan en neemt het bureau het dossier van je over. Het bureau beoordeelt op basis van die stukken of de vordering sterk genoeg is om op te treden, welke stappen het beste passen en wat de kans op succes is. Jij hoeft het proces daarna niet meer zelf bij te houden.

In de praktijk betekent dit dat je de documenten digitaal aanlevert, waarna een medewerker het dossier opbouwt. Vanaf dat moment wordt er contact opgenomen met de debiteur, worden betalingsregelingen besproken of worden juridische stappen voorbereid als dat nodig is. De kwaliteit van de aangeleverde documenten bepaalt mede hoe snel en soepel dat gaat. Ontbrekende of onduidelijke stukken kunnen het proces vertragen, dus zorg dat je ze zo volledig mogelijk aanlevert.

Wil je zelf ook meekijken? Dat kan. Via een eigen online portaal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier. Je ziet precies wat er is ondernomen, wanneer dat is gedaan en wat de volgende stap is. Zo blijf je altijd op de hoogte zonder dat je zelf achter de telefoon hoeft te zitten.

Wat als je geen schriftelijk contract hebt?

Geen schriftelijk contract hebben is vervelend, maar het betekent niet automatisch dat je vordering kansloos is. Een mondelinge overeenkomst is in Nederland ook rechtsgeldig. Het wordt wel lastiger om die te bewijzen, dus je hebt andere documenten nodig die de afspraken onderbouwen.

Denk daarbij aan:

• E-mails of appberichten waarin de opdracht is bevestigd of de prijs is afgesproken
• Offertes die de opdrachtgever heeft geaccepteerd, ook als dat mondeling of per e-mail is gebeurd
• Geleverde goederen of diensten waarvan je kunt aantonen dat ze zijn ontvangen, zoals een afleverbon of een ondertekende oplevering
• Eerdere betalingen door dezelfde klant voor vergelijkbare opdrachten

Hoe meer je kunt aantonen dat er een afspraak was en dat jij jouw kant van die afspraak bent nagekomen, hoe sterker je positie. Een incassobureau of jurist kan je helpen beoordelen of de bewijspositie sterk genoeg is om op te treden. Het is altijd verstandig dat oordeel te vragen voordat je stappen onderneemt.

Moet de factuur aan bepaalde eisen voldoen?

Ja, een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen om als bewijs te dienen in een incassozaak. Een factuur die onvolledig is, kan door de debiteur worden aangevochten en dat verzwakt je positie. Controleer daarom altijd of je factuur de volgende gegevens bevat.

• Je eigen naam en adresgegevens
• De naam en adresgegevens van de debiteur
• Een uniek factuurnummer
• De factuurdatum en de uiterste betaaldatum
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw
• Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)

Een factuur zonder betaaldatum maakt het lastig om aan te tonen dat de vordering opeisbaar is. Staat er geen datum op, dan geldt in de meeste gevallen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum voor zakelijke transacties. Heb je in je algemene voorwaarden een andere termijn afgesproken, dan geldt die termijn, mits de voorwaarden rechtsgeldig zijn overeengekomen.

Welke betalingsbewijzen tellen mee als bewijs?

Betalingsbewijzen zijn relevant om aan te tonen dat een betaling is uitgebleven of slechts gedeeltelijk is gedaan. In een incassozaak gebruik je ze om te bewijzen wat er al is betaald en wat er nog openstaat. Relevante bewijzen zijn onder andere bankafschriften, betaalbevestigingen en correspondentie over betalingsregelingen.

Concreet kun je denken aan:

• Bankafschriften waaruit blijkt dat de betaling niet is binnengekomen
• Gedeeltelijke betalingen die aantonen dat de debiteur de schuld erkent maar niet volledig heeft voldaan
• Schriftelijke betalingstoezeggingen via e-mail of brief
• Betalingsregelingen die zijn afgesproken maar niet zijn nagekomen

Een gedeeltelijke betaling is overigens een sterk bewijs in je voordeel: de debiteur erkent daarmee impliciet dat er een schuld is. Dat maakt het voor hem of haar veel moeilijker om de vordering later te betwisten.

Wanneer zijn extra documenten nodig voor een incassozaak?

In de meeste gevallen zijn de drie basisdocumenten voldoende om een incassodossier te starten. Maar in bepaalde situaties heb je aanvullende stukken nodig, bijvoorbeeld als de zaak juridisch wordt of als de debiteur de vordering betwist.

Extra documenten kunnen nodig zijn bij:

• Betwisting van de vordering: de debiteur stelt dat hij niets verschuldigd is, dat de levering niet correct was of dat er een andere afspraak gold. In dat geval heb je bewijs nodig van wat er is geleverd, wanneer en onder welke voorwaarden.
• Gerechtelijke procedures: als de zaak voor de rechter komt, moet je een volledig dossier kunnen overleggen. Denk aan de overeenkomst, alle correspondentie, de factuur, aanmaningen en eventuele reacties van de debiteur.
• Internationale vorderingen: bij debiteuren in het buitenland kunnen aanvullende eisen gelden, afhankelijk van het toepasselijke recht en het land.
• Vorderingen op particulieren: hier gelden extra regels. De incassokosten zijn wettelijk bepaald via de WIK-tabel: tot €2.500 bedragen de incassokosten 15% van de hoofdsom, over de volgende €2.500 is dat 10%, enzovoort. Je moet ook kunnen aantonen dat je een correcte aanmaning hebt verstuurd met de juiste termijn en het juiste bedrag aan incassokosten.

Heb je twijfels over welke documenten je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Laat een jurist of incassospecialist dat beoordelen voordat je stappen onderneemt. Dat bespaart je tijd en vergroot de kans op succes.

Hoe wij helpen bij het opbouwen van een sterk incassodossier

Bij CreMan kijken we samen met je naar de documenten die je hebt en beoordelen we of de vordering sterk genoeg is om op te treden. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, ook als dat betekent dat we je afraden verder te gaan.

• Geen volledig dossier? We helpen je beoordelen wat je hebt en wat je nog kunt aanvullen
• Eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je kleine zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
• Juridische procedure nodig? Onze juristen nemen het volledige traject over
• Altijd inzicht: via ons online portaal zie je 24/7 wat er met je dossier gebeurt
• Veiligheid van geldstromen: alle ontvangen betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Bekijk al onze diensten of lees meer over wie wij zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat wij voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer verjaren onbetaalde facturen in 2026?
• Wat is debiteurenbeheer en waarom is het belangrijk voor je bedrijf?
• Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?
• Hoeveel kost het als je onbetaalde facturen laat liggen?
• Wat is incasso en hoe werkt het precies?

Het bericht Welke 3 documenten heb je nodig voor een incassozaak? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.

In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.

Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.

Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?

Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.

De stappen zien er doorgaans zo uit:

1. Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
2. Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
3. Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
4. Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
5. Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.

Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?

Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

• Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.

Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.

Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.

Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.

Let bij je keuze op het volgende:

• Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
• Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
• Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
• Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
• Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
• Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.

Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso

Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:

• Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
• 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
• SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
• Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Wat gebeurt er met je klantrelatie als je een incassobureau inschakelt?
• Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?
• Hoe voorkom je dat incasso je bedrijfsreputatie schaadt?
• Hoe controleer je of een incassobureau betrouwbaar is?
• Wat gebeurt er als je klant een schuldsanering start?

Het bericht Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Hoe worden wettelijke incassokosten berekend?

De wettelijke incassokosten worden berekend via een staffel die is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het percentage daalt naarmate de hoofdsom hoger wordt. Op de eerste € 2.500 geldt een tarief van 15%, met een minimum van € 40. Daarna loopt het tarief stapsgewijs af tot 0,5% over het bedrag boven de € 200.000, met een wettelijk maximum van € 6.775.

Concreet ziet de WIK-staffel er zo uit:

• Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Stel dat een klant € 1.500 schuldig is. Dan bedragen de wettelijke incassokosten 15% van € 1.500 = € 225. Dat is hoger dan het minimumbedrag van € 40, dus € 225 is het bedrag dat in rekening gebracht mag worden. De berekening gaat altijd over de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag zonder rente of andere kosten.

Geldt de wettelijke maximale incassoprovisie voor alle schuldenaren?

Nee, de WIK-staffel geldt alleen voor vorderingen op particulieren (consumenten). Voor zakelijke debiteuren, dus bedrijven die een factuur niet betalen, geldt de WIK niet automatisch. Bij zakelijke vorderingen zijn partijen in principe vrij om onderling andere afspraken te maken over incassokosten.

In de praktijk wordt bij vorderingen op bedrijven vaak een tarief van 15% over de hoofdsom gehanteerd. Maar het tarief dat daadwerkelijk van toepassing is, hangt af van wat er in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat. Heb je als ondernemer je algemene voorwaarden goed op orde en daarin een incassokostenbeding opgenomen, dan kun je dat bedrag bij een zakelijke debiteur in rekening brengen. Heb je geen algemene voorwaarden of ontbreekt zo’n beding, dan is het lastiger om de kosten te verhalen.

Kortom: voor consumenten is de maximale incassoprovisie wettelijk begrensd via de WIK. Voor bedrijven geldt de contractsvrijheid, maar is 15% de gangbare standaard in de incassopraktijk in Nederland.

Mag een incassobureau een hogere provisie rekenen dan de wet toestaat?

Bij vorderingen op particulieren mag een incassobureau nooit meer in rekening brengen dan de WIK-staffel toestaat. De wet stelt een harde bovengrens. Een hoger bedrag op een aanmaning zetten is niet alleen onterecht, maar ook in strijd met de wet. De schuldenaar hoeft dat meerdere simpelweg niet te betalen.

Bij zakelijke vorderingen ligt dat anders. Omdat de WIK hier niet van toepassing is, kunnen partijen hogere of lagere tarieven afspreken. Toch geldt ook hier dat een incassobureau niet zomaar een willekeurig bedrag mag rekenen. De kosten moeten redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de vordering. Bovendien moet een serieus incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, wat sinds april 2024 wettelijk verplicht is. Bureaus die aan die registratieplicht voldoen, werken volgens gedragsregels die ook de hoogte van kosten reguleren.

Wie betaalt de incassoprovisie: de schuldenaar of de schuldeiser?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassoprovisie. Dat is precies de bedoeling van de WIK: de kosten die een schuldeiser maakt om zijn geld te innen, worden doorbelast aan de partij die niet betaalt. Voorwaarde is wel dat de schuldeiser de schuldenaar eerst een schriftelijke aanmaning heeft gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, en daarin heeft vermeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht als er niet binnen die termijn wordt betaald.

Wordt de vordering uiteindelijk niet volledig betaald, of besluit je als schuldeiser geen incassoprovisie door te belasten, dan draag je die kosten zelf. Sommige schuldeisers kiezen er bewust voor om de incassokosten zelf te dragen om de klantrelatie te sparen. Dat is een afweging die je per geval kunt maken.

Wat is het verschil tussen incassoprovisie en deurwaarderskosten?

Incassoprovisie en deurwaarderskosten zijn twee verschillende soorten kosten die in verschillende fases van het incassoproces ontstaan. Incassoprovisie is de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, dus alles wat een incassobureau doet vóór een rechtszaak: aanmaningen sturen, contact opnemen met de debiteur en onderhandelen over betaling. Deurwaarderskosten ontstaan pas als de zaak voor de rechter is geweest en er een vonnis ligt dat geëxecuteerd moet worden.

Een deurwaarder is een overheidsambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen. Die bevoegdheden heeft een incassobureau niet. De kosten van een deurwaarder zijn wettelijk vastgesteld en vallen buiten de WIK-staffel. In de praktijk komen deze kosten bovenop de incassoprovisie als een zaak niet minnelijk wordt opgelost.

Via onze diensten begeleiden we het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, inclusief samenwerking met deurwaarders wanneer dat nodig is.

Hoe controleer je of de incassokosten op een aanmaning correct zijn?

Je controleert de incassokosten op een aanmaning door de WIK-staffel toe te passen op de hoofdsom van de vordering. Bereken zelf hoeveel procent van de hoofdsom de kosten bedragen en vergelijk dat met het bedrag dat op de aanmaning staat. Klopt het percentage niet, of staat er een bedrag onder het wettelijk minimum van € 40 of boven het maximum van € 6.775, dan kloppen de kosten niet.

Let ook op de volgende punten:

• Is er een correcte aanmaning voorafgegaan? Zonder schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mogen er geen incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren.
• Staat het incassobureau geregistreerd? Controleer of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.
• Zijn de kosten gespecificeerd? Een betrouwbaar bureau legt duidelijk uit waaruit de kosten bestaan. Vage of ongespecificeerde bedragen zijn een waarschuwingssignaal.
• Is de hoofdsom juist? Controleer of de incassokosten zijn berekend over de werkelijke hoofdsom, niet over een bedrag inclusief rente of eerdere kosten.

Twijfel je als schuldeiser of de kosten die jij in rekening brengt correct zijn? Of wil je als schuldenaar weten of een aanmaning klopt? Laat het dan controleren door iemand met juridische kennis van het incassorecht.

Hoe wij helpen met incassoprovisie en correcte kostendoorbelasting

Bij Creman weten we als geen ander hoe de WIK-staffel werkt en hoe je als ondernemer de incassokosten correct doorbelast aan je debiteur. We hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je ook altijd over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit voor verrassingen staat.

• We berekenen de incassokosten altijd conform de wettelijke WIK-staffel voor particulieren en hanteren 15% voor zakelijke vorderingen
• We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
• Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossiers via ons online portal
• Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer is het te laat om een incassobureau in te schakelen?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor abonnementskosten?
• Wanneer moet een incassobureau BGI-geregistreerd zijn?
• Hoe voorkom je dat je incassobureau je klantgegevens misbruikt?
• Mag je een incassobureau inschakelen voor particuliere klanten?

Het bericht Hoe hoog mag de incassoprovisie wettelijk zijn? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer begint een incassotraject officieel?

Een incassotraject begint officieel op het moment dat je een vordering overdraagt aan een incassobureau en dat bureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Dat gebeurt nadat jij zelf al minimaal één betalingsherinnering hebt gestuurd en de factuur nog steeds onbetaald is. Pas dan mag een incassobureau incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar.

In de praktijk ziet het er zo uit: je stuurt een factuur, de klant betaalt niet, je stuurt een herinnering, de klant reageert niet. Op dat punt is het redelijk om professionele hulp in te schakelen. Het bureau stuurt vervolgens een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn, doorgaans veertien dagen. Die aanmaning is tegelijk het startschot voor de buitengerechtelijke incassofase.

Belangrijk: de wet stelt eisen aan de inhoud van die aanmaning. Zo moet er duidelijk staan welk bedrag wordt gevorderd, welke incassokosten er bijkomen en binnen welke termijn de schuldenaar moet betalen. Een professioneel incassobureau zorgt dat die aanmaning juridisch correct is opgesteld, zodat je later geen problemen krijgt als de zaak toch voor de rechter komt.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er gebeurt voordat een rechter erbij betrokken wordt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat er een dagvaarding wordt uitgebracht en de zaak voor de rechter komt. Het grote verschil is tijd, kosten en de betrokkenheid van de rechtbank.

De meeste incassozaken worden buitengerechtelijk opgelost. Dat is ook de bedoeling: een gerechtelijke procedure kost meer geld, duurt langer en is voor beide partijen belastender. Alleen als de schuldenaar structureel weigert te betalen of de vordering betwist, is een rechtszaak de logische volgende stap.

Bij gerechtelijke incasso wordt er een vonnis gevraagd. Als de rechter de vordering toewijst, heeft de schuldeiser een executoriale titel. Dat is een officieel document waarmee je de schuld kunt laten innen via een deurwaarder, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, salaris of bezittingen.

Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?

Welke incassokosten in rekening worden gebracht, hangt af van wie de schuldenaar is: een particulier of een bedrijf. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er zo uit:

• Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Het minimumbedrag voor incassokosten bij particulieren is € 40, ook als het percentage lager uitkomt. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de schuldenaar, niet aan jou als opdrachtgever. Jij draagt de vordering over, het bureau int de kosten terug bij de debiteur.

Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de schuldenaar reageert. Als de zaak gerechtelijk wordt, loopt de doorlooptijd al snel op tot drie tot zes maanden of langer, zeker als er hoger beroep volgt.

Hoe snel een zaak wordt opgelost, hangt af van een paar factoren: de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en hoe snel het bureau handelt. Een bureau dat snel en gestructureerd werkt, maakt een groot verschil. Wij lossen de meeste dossiers op binnen twee weken, wat in de branche aan de snelle kant is.

Heb je te maken met een kleine, onbetwiste vordering? Dan is de kans groot dat een stevige aanmaning al genoeg is. Grotere of betwiste vorderingen vragen meer tijd en soms een juridische procedure. Het loont altijd om vooraf te laten beoordelen hoe kansrijk een zaak is, zodat je niet maanden wacht op een uitkomst die niet haalbaar blijkt.

Wat gebeurt er als een schuldenaar blijft weigeren te betalen?

Als een schuldenaar na alle buitengerechtelijke pogingen nog steeds niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Het incassobureau of de jurist vraagt een rechter om een vonnis. Wijst de rechter de vordering toe, dan heb je een executoriale titel waarmee een deurwaarder de schuld kan innen via beslag.

Beslag kan worden gelegd op verschillende bezittingen: een bankrekening, salaris, een auto of andere eigendommen. De deurwaarder is degene die de executie uitvoert, niet het incassobureau. Het incassobureau begeleidt het juridische traject tot aan het vonnis en werkt daarna samen met de deurwaarder.

Soms is zelfs een vonnis niet genoeg. Als een schuldenaar aantoonbaar geen verhaal biedt, niets bezit en geen inkomen heeft, is executie zinloos. In dat geval adviseren juristen soms om de vordering af te schrijven en het verlies te nemen. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan jarenlang energie steken in een zaak die financieel niets oplevert. Goede juristen adviseren altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wanneer schakel je een incassobureau in plaats van een deurwaarder in?

Een incassobureau schakel je in als je een onbetaalde factuur wilt innen en er nog geen rechterlijk vonnis is. Een deurwaarder schakel je in als er al een vonnis ligt en je dat vonnis wilt laten uitvoeren. Dat is het kernverschil: een incassobureau werkt in de fase voor de rechtbank, een deurwaarder werkt in de fase na de rechtbank.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders samen. Het bureau begeleidt het traject van aanmaning tot vonnis, en zodra dat vonnis er is, neemt de deurwaarder het over voor de executie. Sommige bureaus, waaronder wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, inclusief de gerechtelijke procedure, zodat je niet zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.

Ga je rechtstreeks naar een deurwaarder zonder vonnis? Dan kan een deurwaarder niets voor je doen, want zonder executoriale titel heeft hij geen bevoegdheid om beslag te leggen. Begin dus altijd bij een incassobureau, tenzij je al een vonnis hebt.

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is? Via onze diensten kun je zien welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Hoe wij helpen met het incassotraject

CreMan begeleidt het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

• Juristen in eigen huis die het traject bewaken en altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak
• Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
• 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
• SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
• Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer mag je een factuur doorverkopen aan een incassobureau?
• Wat zijn de 3 voordelen van professioneel debiteurenbeheer?
• Hoe werkt incasso in het buitenland voor Nederlandse bedrijven?
• Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
• Welke 5 rechten heb je bij een niet-betalende klant?

Het bericht Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.