Hoe reageer je op een klant die zegt tijdelijk geen geld te hebben?

Als een klant zegt dat hij tijdelijk geen geld heeft, is de juiste reactie: neem het serieus, maar handel meteen. Dat betekent niet dat je de vordering kwijtscheldt of eindeloos wacht, maar dat je de situatie uitvraagt, afspraken vastlegt en een duidelijke grens stelt. Hoe je dat aanpakt, bepaalt of je je geld alsnog ontvangt en of de klantrelatie intact blijft. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit scenario, stap voor stap.

Wanneer is ‘ik heb tijdelijk geen geld’ een geldige reden om niet te betalen?

Juridisch gezien is een tijdelijk gebrek aan liquiditeit geen geldige reden om een factuur onbetaald te laten. Een betalingsverplichting ontstaat op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten, niet pas als de klant het financieel makkelijk heeft. Zodra de betalingstermijn is verstreken, is de klant in verzuim, ongeacht de reden.

Dat neemt niet weg dat betalingsproblemen in de praktijk voorkomen. Een ondernemer die een tijdelijke liquiditeitskrapte ervaart, een eenmanszaak die zelf op een grote betaling wacht, of een bedrijf dat door een slechte maand in de problemen zit: het zijn herkenbare situaties. Het verschil zit in de houding van de klant. Iemand die proactief contact opneemt, openheid geeft over de situatie en bereid is tot afspraken, verdient een andere aanpak dan iemand die simpelweg niet reageert op herinneringen.

Let op de volgende signalen die onderscheid maken tussen een tijdelijk probleem en een structureel risico:

De klant neemt zelf contact op voordat de betalingstermijn verstrijkt
Er is een concrete verwachting van wanneer het geld er wel is
De klant is bereid een betalingsregeling te tekenen
Er is geen patroon van eerdere late betalingen bij deze klant

Ontbreken deze signalen, dan is voorzichtigheid geboden. Een vaag verhaal zonder concrete datum of bereidheid tot afspraken is geen reden om te wachten, maar een reden om sneller te handelen.

Wat zijn je rechten als ondernemer als een klant niet kan betalen?

Als ondernemer heb je het recht om betaling te eisen zodra de betalingstermijn is verstreken. Je mag wettelijke rente in rekening brengen, incassokosten doorberekenen en uiteindelijk juridische stappen ondernemen om je vordering te innen. Het feit dat een klant tijdelijk in financiële moeilijkheden zit, doet niets af aan jouw aanspraken.

Concreet heb je als schuldeiser de volgende rechten:

Wettelijke rente: vanaf de dag dat de betalingstermijn verloopt, heb je recht op wettelijke handelsrente (voor zakelijke debiteuren) of wettelijke rente (voor particulieren).
Incassokosten: de buitengerechtelijke incassokosten mogen worden doorberekend aan de debiteur. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Voor particulieren wordt de hoogte bepaald aan de hand van de wettelijke WIK-staffel.
Recht op informatie: je mag vragen naar de financiële situatie van de klant, al is de klant niet verplicht die te delen.
Recht op opschorting: als je zelf ook nog leveringen of diensten moet verrichten, mag je die opschorten totdat de openstaande factuur is voldaan.

Houd er rekening mee dat rechten alleen afdwingbaar zijn als je ze ook uitoefent. Wachten zonder actie te ondernemen, kan de indruk wekken dat je akkoord gaat met uitstel. Leg alles schriftelijk vast en reageer tijdig.

Hoe stel je een betalingsregeling op die jou beschermt?

Een goede betalingsregeling bevat een concreet schema, een heldere einddatum en schriftelijke bevestiging van beide partijen. Zonder die elementen is een mondeling akkoord juridisch kwetsbaar en loop je het risico dat de afspraken later worden betwist. Leg alles vast in een document dat de klant ondertekent of schriftelijk bevestigt via e-mail.

Een betalingsregeling die jou beschermt, bevat minimaal de volgende onderdelen:

Het totale openstaande bedrag: inclusief eventuele rente en incassokosten die al zijn opgebouwd.
Een concreet afbetalingsschema: met vaste bedragen op vaste data, niet “zodra het kan”.
Een vervalbeding: als de klant één termijn mist, vervalt de regeling en is het volledige restbedrag direct opeisbaar.
Schriftelijke bevestiging: een e-mail van de klant waarin hij de regeling bevestigt, volstaat juridisch. Een getekend document is sterker.
Geen nieuwe leveringen: spreek af dat je geen nieuwe diensten of producten levert zolang de betalingsregeling loopt, tenzij de klant vooruit betaalt.

Wees realistisch in wat je afspreekt. Een regeling waarbij de klant in twaalf maanden kleine bedragen betaalt, is minder aantrekkelijk dan een regeling van drie maanden met substantiële termijnen. Hoe langer de looptijd, hoe groter het risico dat de situatie van de klant verslechtert voordat jij volledig bent betaald.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een klant met betalingsproblemen?

Schakel een incassobureau in zodra de klant niet reageert op herinneringen, een betalingsregeling niet nakomt of als het duidelijk wordt dat de klant de betalingsproblemen niet serieus neemt. Wachten kost tijd en vergroot het risico dat de vordering oninbaar wordt. Hoe eerder je handelt, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

In de praktijk zijn dit de momenten waarop je beter kunt doorschakelen naar een professionele partij:

De klant reageert niet op twee of meer herinneringen
Een betalingsregeling is gemist zonder uitleg
De klant erkent de schuld wel, maar onderneemt geen actie
Je hebt het gevoel dat je in een eindeloze discussie verzeild raakt
De klant dreigt failliet te gaan en je wilt je positie veiligstellen

Bij het kiezen van een incassobureau is het belangrijk te letten op registratie. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je als opdrachtgever risico’s. Vraag altijd naar het registratienummer voordat je een dossier overdraagt.

Voor kleinere of eenvoudige vorderingen hoef je niet altijd meteen een volledig incassotraject op te starten. Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, terwijl een professionele partij op de achtergrond meekijkt. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo houd je controle over het proces en bespaar je kosten.

Hoe voorkom je dat betalingsproblemen de klantrelatie beschadigen?

Betalingsproblemen beschadigen een klantrelatie niet per definitie, maar hoe je erop reageert wel. Een professionele, zakelijke aanpak waarbij je duidelijk bent over verwachtingen en consequenties, wordt door de meeste klanten beter ontvangen dan eindeloos geduld dat uiteindelijk in frustratie omslaat. Duidelijkheid is respectvoller dan vaagheid.

Praktische manieren om de relatie intact te houden terwijl je toch handelt:

Scheid de zakelijke en persoonlijke toon: blijf vriendelijk in communicatie, maar wees helder over de zakelijke feiten. “Ik begrijp dat het moeilijk is, en tegelijk moet ik je vragen om voor [datum] een voorstel te doen” is effectiever dan dreigen of verontschuldigen.
Geef de klant een uitweg: een betalingsregeling geeft de klant de kans zijn verplichtingen na te komen zonder gezichtsverlies. Dat versterkt de relatie vaker dan het beschadigt.
Communiceer via de juiste kanalen: een formele aanmaning per e-mail of post voelt zakelijker dan een appje. Dat helpt om het zakelijk te houden.
Laat een derde partij het overnemen als het escaleert: als de situatie gespannen wordt, is het soms beter om het contact via een incassobureau te laten lopen. Dat haalt de emotie uit de relatie en maakt ruimte voor een zakelijke afwikkeling.

Het is ook goed om eerlijk te zijn met jezelf: niet elke klantrelatie is het waard om te bewaren. Als een klant structureel te laat betaalt, niet communiceert of afspraken niet nakomt, is de vraag of je deze relatie wilt voortzetten een legitieme zakelijke overweging.

Hoe CreMan je helpt bij klanten met betalingsproblemen

CreMan begeleidt ondernemers door het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke inning, zonder dat je zelf alles hoeft bij te houden. Of je nu een betalingsregeling wilt laten bewaken, wilt weten of een zaak kansrijk is, of een dossier wilt overdragen: CreMan heeft juristen in eigen huis die meteen kunnen beoordelen wat in jouw situatie het meest verstandig is.

Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), waarmee CreMan voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden.
24/7 inzage in dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat de status is zonder te hoeven bellen.
Eigen juristen die het traject bewaken van aanmaning tot executie en altijd adviseren over haalbaarheid.
SelfCollect voor eenvoudige zaken: kosteloos zelf afhandelen, met de mogelijkheid om tot 30% van de incassoprovisie terug te ontvangen bij succesvolle inning.
Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft.

Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Vraag vrijblijvend advies aan via creman.com of probeer SelfCollect als je een eenvoudige zaak zelf wilt oppakken.

Veelgestelde vragen

Wat doe ik als een klant een betalingsregeling belooft maar niets op papier wil zetten?

Een mondelinge belofte is juridisch vrijwel niet afdwingbaar. Stuur na elk gesprek direct een e-mail met een samenvatting van wat er is afgesproken en vraag de klant dit schriftelijk te bevestigen. Als de klant weigert iets te bevestigen, is dat op zichzelf al een alarmsignaal: het kan betekenen dat hij de afspraken niet serieus neemt of niet van plan is ze na te komen. Schakel in dat geval eerder dan later een professionele partij in.

Mag ik nieuwe opdrachten weigeren van een klant die nog een openstaande factuur heeft?

Ja, als ondernemer heb je het recht om nieuwe leveringen of diensten op te schorten zolang een eerdere factuur onbetaald is. Dit heet het opschortingsrecht en is wettelijk verankerd. Communiceer dit duidelijk en zakelijk: leg uit dat je pas weer aan de slag gaat zodra de openstaande vordering is voldaan of er een getekende betalingsregeling ligt. Dit is geen straf, maar een logische zakelijke grens.

Hoe lang moet ik wachten voordat ik verdere stappen onderneem na een gemiste betalingstermijn?

Er is geen wettelijke verplichting om lang te wachten. Zodra de betalingstermijn is verstreken, staat de klant formeel in verzuim en kun je direct handelen. In de praktijk is het gebruikelijk om één herinnering te sturen met een korte extra termijn van zeven tot veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet binnen die termijn, dan is er geen reden meer om te wachten en kun je overgaan tot een aanmaning of incassotraject.

Wat als mijn klant aangeeft binnenkort failliet te gaan — heeft het dan nog zin om actie te ondernemen?

Ja, en juist dan is snelheid cruciaal. Bij een dreigend faillissement wil je je vordering zo snel mogelijk indienen en je positie als schuldeiser veiligstellen. In sommige gevallen kun je beslag laten leggen op bezittingen van de klant voordat het faillissement officieel wordt uitgesproken. Schakel direct een jurist of incassobureau met eigen juristen in, want de haalbaarheid hangt sterk af van de specifieke situatie en het tijdstip van handelen.

Kan ik wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen als ik nooit een aanmaning heb gestuurd?

Voor zakelijke debiteuren geldt dat wettelijke handelsrente automatisch ingaat na het verstrijken van de betalingstermijn, ook zonder aanmaning. Voor particulieren is in de meeste gevallen wel een aanmaning vereist voordat rente en incassokosten mogen worden doorberekend. Het is sowieso verstandig om altijd een schriftelijke herinnering of aanmaning te sturen: het versterkt je juridische positie en toont aan dat je de klant een redelijke kans hebt gegeven om te betalen.

Wat is het grootste fout dat ondernemers maken bij een klant met betalingsproblemen?

De meest gemaakte fout is te lang wachten in de hoop dat het vanzelf goed komt. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op volledige inning. Een tweede veelgemaakte fout is het maken van mondelinge afspraken zonder schriftelijke vastlegging, waardoor je bij een conflict niets kunt bewijzen. Handel snel, leg alles schriftelijk vast en stel duidelijke deadlines — ook als je de klantrelatie wilt bewaren.

Hoe weet ik of een incassobureau betrouwbaar en legaal is?

Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Vraag altijd naar het registratienummer en controleer dit via het openbare register van de Rijksoverheid. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, klachtenafhandeling en financiële transparantie. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je als opdrachtgever zelf ook juridische en reputatierisico’s.