Welke signalen wijzen op een klant die niet gaat betalen?

Een klant die niet gaat betalen, geeft dat zelden ineens aan. De signalen zijn er vaak al vóór de vervaldatum: trage reacties op e-mails, wisselende contactpersonen, vage antwoorden op vragen over de betaaltermijn of een plotselinge stilte na het sturen van de factuur. Wie deze patronen vroeg herkent, kan op tijd bijsturen.

Andere veelvoorkomende waarschuwingssignalen zijn:

• Onduidelijkheid over wie de factuur goedkeurt binnen het bedrijf van de klant
• Herhaaldelijk vragen om uitstel, ook bij kleinere bedragen
• Klachten over de geleverde dienst of het product die pas na de factuurdatum opduiken
• Berichten over reorganisaties, wisselingen in het management of financiële problemen in het nieuws of via via
• Betalingen die steeds later binnenkomen, zelfs als de klant vroeger altijd op tijd betaalde

Een enkel signaal hoeft niets te betekenen, maar een combinatie van meerdere van deze punten is een reden om proactief contact op te nemen. Niet om de relatie onder druk te zetten, maar om duidelijkheid te krijgen voordat de factuur vervalt.

Welke klanttypen lopen het hoogste betalingsrisico?

Niet elke klant brengt hetzelfde risico met zich mee. Klanttypen met het hoogste betalingsrisico zijn nieuwe klanten zonder bewezen betalingshistorie, bedrijven in sectoren met krappe marges zoals de horeca of bouw, en eenmanszaken of kleine ondernemingen zonder financiële buffer. Ook klanten die via een tussenpersoon zijn binnengekomen en waarbij je geen directe relatie hebt, vragen extra aandacht.

Daarnaast zijn er specifieke situaties die het risico verhogen:

• Klanten die snel akkoord gaan met hoge bedragen zonder onderhandeling, terwijl hun bedrijfsomvang dat niet rechtvaardigt
• Bedrijven met een hoog personeelsverloop, wat kan wijzen op interne instabiliteit
• Klanten in een groeifase die meer verplichtingen aangaan dan ze kunnen dragen
• Buitenlandse klanten waarbij je minder zicht hebt op de financiële situatie en de lokale wetgeving rondom incasso verschilt

Bij internationale opdrachtgevers is het risico extra complex, omdat een eventuele incassoprocedure in een ander land andere regels volgt. CreMan is actief in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en bedient opdrachtgevers in zes talen, wat juist bij buitenlandse debiteuren een groot verschil maakt.

Hoe herken je een risicovolle klant vóór je een opdracht aanneemt?

Een risicovolle klant herken je vóór de opdracht door een combinatie van due diligence en gezond verstand. Controleer de bedrijfsregistratie bij de Kamer van Koophandel, vraag naar referenties bij grotere opdrachten en let op hoe de klant communiceert tijdens de offertefase. Haast, onduidelijkheid over de opdrachtgever of druk om snel te starten zonder schriftelijke afspraken zijn rode vlaggen.

Concrete stappen die je kunt zetten vóór de eerste factuur:

1. Controleer de KvK-inschrijving en kijk of het bedrijf actief is en al enige tijd bestaat
2. Vraag een vooruitbetaling of aanbetaling bij nieuwe klanten of grote opdrachten
3. Leg betalingstermijnen en rente bij te late betaling vast in je algemene voorwaarden of de offerte
4. Zoek online naar reviews of ervaringen van andere leveranciers met dit bedrijf
5. Vertrouw op je gevoel bij klanten die onduidelijk zijn over wie de beslissingen neemt of wie de factuur ontvangt

Goede voorbereiding is de goedkoopste manier om betalingsproblemen te voorkomen. Hoe meer je weet over een klant vóór de opdracht begint, hoe minder je achteraf hoeft te regelen.

Wat kun je doen als een klant al eerder te laat betaalde?

Als een klant al eerder te laat betaalde, is dat de sterkste voorspeller voor toekomstig gedrag. De meest effectieve aanpak is: scherpere betalingsafspraken maken vóór de volgende opdracht, kortere betalingstermijnen hanteren en actief opvolgen zodra de vervaldatum nadert. Wacht niet tot de factuur al weken openstaat.

Praktische maatregelen bij een klant met een wisselende betalingshistorie:

• Verlaag de betalingstermijn van 30 naar 14 dagen
• Stuur een vriendelijke betalingsherinnering al een paar dagen voor de vervaldatum
• Vraag bij grotere opdrachten een deelbetaling vooraf
• Leg in de opdrachtbevestiging vast dat bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht

Dit is ook het moment om te bepalen of je de samenwerking wilt voortzetten. Een klant die structureel te laat betaalt, kost je niet alleen geld, maar ook tijd en energie. Soms is het verstandiger om de relatie af te bouwen dan om steeds opnieuw achter je geld aan te gaan.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een openstaande factuur?

Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere aanmaningen niet betaalt en niet reageert, of wanneer de betalingsachterstand oploopt en je geen zicht meer hebt op wanneer het geld binnenkomt. Als vuistregel geldt: na twee aanmaningen met een redelijke reactietermijn en nog steeds geen betaling, is het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Eerder ingrijpen loont. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Een incassobureau heeft meer middelen en ervaring om een debiteur in beweging te krijgen dan de gemiddelde ondernemer die het er zelf naast doet.

Wil je de drempel laag houden? Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten, kosteloos en met ondersteuning op de achtergrond. Lukt het niet, dan schakel je eenvoudig op naar een volledig incassotraject. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Let er bij de keuze van een incassobureau op dat het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, gedragsregels en klachtafhandeling, wat jou als opdrachtgever extra zekerheid geeft.

Hoe CreMan helpt bij risicovolle klanten en openstaande facturen

CreMan ondersteunt ondernemers in het hele traject, van het herkennen van betalingsrisico’s tot het innen van hardnekkige vorderingen. Of je nu een enkele factuur hebt die te lang openstaat of structureel wilt werken aan een strakker debiteurenbeheer: CreMan biedt een oplossing die past bij jouw situatie.

Wat CreMan concreet voor je doet:

• Volledig incassotraject van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis die altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak
• 24/7 inzage in de status van al je dossiers via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast over wat er gebeurt
• SelfCollect voor eenvoudige zaken die je zelf wilt afhandelen, kosteloos en met de mogelijkheid om bij succes een deel van de incassoprovisie terug te verdienen
• Internationale incasso in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft

CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106 en voldoet daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden. Wil je weten wat CreMan voor jouw specifieke situatie kan betekenen? Bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en neem vrijblijvend contact op.

Het bericht Welke klanten verdienen extra aandacht voordat een factuur vervalt? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na ten minste één betalingsherinnering en de betalingstermijn is verstreken. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar in de praktijk geef je de debiteur eerst een redelijke kans om te betalen voordat je een derde partij inschakelt.

In de meeste gevallen werkt het zo: je stuurt een factuur, daarna een herinnering, en als die ook niet wordt betaald, schakel je een incassobureau in. Het bureau verstuurt dan namens jou een formele aanmaning, de zogenoemde incassobrief. Vanaf dat moment komen ook de wettelijke incassokosten voor rekening van de debiteur, mits je aan de voorwaarden van de Wet Incassokosten (WIK) voldoet.

Belangrijk: kies alleen een geregistreerd incassobureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een bureau zonder registratie mag wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier indient.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt buiten de rechtbank om en probeert via aanmaningen, onderhandeling en contact met de debiteur de vordering te innen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar die bevoegd is om officiële gerechtelijke stukken te betekenen en dwangmaatregelen te nemen, zoals loonbeslag of het uitvoeren van een vonnis.

Het grote verschil zit in de bevoegdheden. Een incassobureau kan aanmanen, bemiddelen en druk uitoefenen, maar heeft geen juridische executiemacht. Een deurwaarder kan dat wel, maar pas nadat de rechter een vonnis heeft uitgesproken. In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen: het bureau regelt het buitengerechtelijke traject, en als dat niet werkt, schakelt het over op een juridische procedure waarbij een deurwaarder wordt betrokken.

Voor de meeste MKB-ondernemers is een incassotraject binnenland via een bureau de eerste stap. Dat is sneller, goedkoper en minder ingrijpend dan direct naar de rechter stappen.

Wat zijn je 4 opties als een klant blijft weigeren te betalen?

Als een klant blijft weigeren te betalen ondanks herinneringen, heb je vier concrete opties. Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen, afhankelijk van het bedrag en de situatie.

1. Formele aanmaning sturen: Dit is de eerste stap. Een schriftelijke aanmaning met een duidelijke betalingstermijn en vermelding van de incassokosten die volgen als er niet wordt betaald. Dit is ook de wettelijk vereiste stap om incassokosten later te kunnen vorderen.
2. Incassobureau inschakelen: Als de aanmaning geen resultaat heeft, geef je het dossier uit handen aan een incassobureau. Het bureau neemt het contact met de debiteur over en probeert de vordering buitengerechtelijk te innen. De kosten hiervan zijn in principe voor rekening van de debiteur.
3. Juridische procedure starten: Als het buitengerechtelijke traject niets oplevert, kan een rechter worden ingeschakeld. Voor vorderingen tot 25.000 euro is dat de kantonrechter. Na een vonnis kan een deurwaarder worden ingezet om de betaling af te dwingen, bijvoorbeeld via beslag op loon of bankrekening.
4. Vordering afschrijven: Als de debiteur aantoonbaar niet kan betalen, bijvoorbeeld bij faillissement, kan het verstandig zijn de vordering fiscaal af te schrijven. Dit is geen prettige optie, maar soms de meest realistische. Een incassobureau met juristen in huis kan je adviseren of doorzetten nog zinvol is.

Welke route je kiest, hangt sterk af van het bedrag. Bij kleine vorderingen wegen de juridische kosten al snel niet meer op tegen de opbrengst. Bij hogere bedragen is een juridische procedure vaker de moeite waard.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen voor rekening van de debiteur, niet voor jou als schuldeiser. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief uit jouw algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren werkt als volgt:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Dan is het ook mogelijk om de eerste stappen zelf te zetten via een tool zoals SelfCollect. Je verstuurt zelf de eerste brieven en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe bescherm je de klantrelatie tijdens een incassotraject?

Een incassotraject hoeft de klantrelatie niet te beschadigen, zeker niet als je het professioneel en respectvol aanpakt. De meeste incassobureaus richten zich bewust op het behoud van de relatie, met een rechtszaak als laatste middel. Een zakelijke, neutrale toon in de communicatie maakt een groot verschil.

Een paar praktische tips om de relatie zo goed mogelijk te houden:

• Communiceer altijd schriftelijk en zakelijk, zonder emotie of verwijten
• Bied indien mogelijk een betalingsregeling aan, zeker als de klant aangeeft tijdelijk in de problemen te zitten
• Laat het bureau de communicatie overnemen, zodat jij op afstand blijft en de relatie niet verder onder druk komt
• Kies een bureau dat bemiddeling en mediation als optie aanbiedt naast directe inning

Het feit dat je een incassobureau inschakelt, hoeft niet te betekenen dat je de relatie afschrijft. Veel klanten betalen alsnog zodra er een professionele derde partij in beeld komt, zonder dat het tot een rechtszaak hoeft te komen.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan drie dingen: een geldige registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, transparantie over kosten en werkwijze, en aantoonbare ervaring. Controleer altijd het registratienummer via het officiële register van Justis voordat je een bureau inschakelt.

Let bij je keuze ook op het volgende:

• Juridische kennis in eigen huis: Een bureau met juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen
• Transparantie over geldstromen: Zorg dat het geld van geïnde vorderingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden loopt, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
• Realtime inzicht: Een goed bureau geeft je 24/7 inzage in de status van je dossiers via een online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
• Internationale dekking: Doe je ook zaken in het buitenland? Kies dan een bureau dat actief is in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Engeland en dat opdrachtgevers bedient in meerdere talen
• Slagingspercentage: Vraag naar het gemiddelde resultaat. Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken zeggen meer dan mooie beloften

Bekijk ook het volledige aanbod van diensten van een bureau voordat je een keuze maakt. Een bureau dat ook debiteurenbeheer kan overnemen, biedt meer dan alleen incasso achteraf.

Hoe wij helpen als een klant blijft weigeren te betalen

Bij CreMan helpen we MKB-ondernemers en eenmanszaken die vastlopen op onbetaalde facturen. We nemen het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Dit is wat we voor je regelen:

• Buitengerechtelijke incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden en altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak
• 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
• SelfCollect: zelf eenvoudige zaken afhandelen en bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
• Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Het bericht Welke 4 opties heb je als een klant blijft weigeren te betalen? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat zijn de vroegste waarschuwingssignalen van een wanbetaler?

De vroegste waarschuwingssignalen van een wanbetaler zijn: te late betalingen zonder uitleg, onbereikbaarheid na levering, vage of steeds wisselende excuses, en het plotseling betwisten van een factuur die eerder zonder problemen werd geaccepteerd. Deze signalen verschijnen vaak al vóór de vervaldatum verstrijkt.

Veel ondernemers merken achteraf dat de signalen er al vroeg waren, maar dat ze er te lang niets mee deden. Herken je een of meer van de volgende situaties? Dan is het tijd om actie te ondernemen:

• Trage communicatie na levering: de klant was voor de opdracht goed bereikbaar, maar reageert nu nauwelijks op e-mails of telefoontjes.
• Steeds wisselende contactpersonen: je wordt doorgestuurd van de ene naar de andere medewerker zonder dat iemand verantwoordelijkheid neemt.
• Vage excuses: “de betaling staat klaar”, “we wachten op goedkeuring intern” of “er is iets misgegaan met de bank” zijn klassieke uitvluchten.
• Betwisting van de factuur zonder onderbouwing: plotseling zijn er “problemen met de kwaliteit” die tijdens of na de opdracht nooit zijn gemeld.

Eén signaal hoeft nog niets te betekenen. Maar als je er meerdere tegelijk herkent, is de kans groot dat je te maken hebt met een klant die niet wil of kan betalen.

Hoe onderscheid je tijdelijke betalingsproblemen van kwade wil?

Het verschil tussen tijdelijke betalingsproblemen en kwade wil zit vooral in de communicatie en de bereidheid tot oplossing. Een klant met echte financiële problemen neemt doorgaans zelf contact op, is open over de situatie en zoekt actief naar een regeling. Een klant met kwade wil vermijdt contact, geeft tegenstrijdige informatie en stelt oplossingen steeds uit.

Dit onderscheid is belangrijk, omdat je aanpak verschilt. Bij tijdelijke betalingsproblemen kan een betalingsregeling een goede oplossing zijn: je behoudt de relatie en vergroot de kans op volledige betaling. Bij kwade wil werkt een vriendelijke aanpak averechts en verlies je alleen maar tijd.

Let op deze concrete verschillen:

• Tijdelijke problemen: de klant neemt zelf contact op, legt de situatie uit en stelt een concrete datum voor.
• Kwade wil: de klant reageert alleen als jij belt, geeft elke keer een ander verhaal en doet geen concreet voorstel.
• Tijdelijke problemen: er is een aantoonbare aanleiding, zoals een grote klant die zelf te laat betaalt.
• Kwade wil: de excuses zijn vaag, niet verifieerbaar of veranderen telkens van inhoud.

Twijfel je? Vraag dan om een schriftelijke bevestiging van de afgesproken betalingsdatum. Een klant met eerlijke intenties zal daar geen moeite mee hebben. Wie dat weigert of opnieuw uitstelt, laat daarmee zijn bedoelingen zien.

Wat kun je doen als een klant niet reageert op herinneringen?

Als een klant niet reageert op herinneringen, schakel je over op een formele aanmaning met een duidelijke betalingstermijn van veertien dagen. Reageert je klant dan nog steeds niet, dan heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen en eventueel verdere stappen te zetten. Blijf niet eindeloos wachten, want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.

Volg bij niet-reagerende klanten dit stappenplan:

1. Stuur een formele aanmaning per e-mail én post. Zorg dat de betalingstermijn, het openstaande bedrag en de gevolgen bij niet-betaling duidelijk staan vermeld.
2. Bel de klant persoonlijk op. Soms heeft een telefoongesprek meer effect dan een brief. Leg het gesprek schriftelijk vast.
3. Wijs op de incassokosten. Zodra de betalingstermijn in de aanmaning is verstreken, mag je incassokosten in rekening brengen. Voor vorderingen op particulieren geldt de wettelijke WIK-tabel, met een percentage van 15% over de eerste 2.500 euro. Voor bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van jouw algemene voorwaarden.
4. Schakel professionele hulp in. Als de klant na de formele aanmaning nog steeds niet reageert, is het tijd voor een professioneel incassotraject.

Blijf altijd schriftelijk communiceren. Dat is niet alleen professioneler, het beschermt je ook als de zaak later juridisch wordt.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een niet-betalende klant?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant niet reageert op een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen, of wanneer het duidelijk is dat de klant niet bereid is om te betalen. Wacht hier niet te lang mee: hoe eerder een incassobureau betrokken raakt, hoe groter de slagingskans.

Veel ondernemers stellen dit moment te lang uit, uit angst voor een beschadigde klantrelatie of onduidelijkheid over de kosten. Toch is een professioneel incassobureau juist bedoeld om die drempel laag te houden. Een goed bureau richt zich altijd eerst op een minnelijke oplossing, waarbij de relatie zo veel mogelijk intact blijft. Pas als dat niet lukt, worden juridische stappen overwogen.

Let bij de keuze van een incassobureau op de volgende punten:

• Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is dit wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico.
• Juristen in eigen huis. Zo hoef je niet te schakelen tussen verschillende partijen als de zaak juridisch wordt.
• Transparantie over dossiers. Je wilt op elk moment weten wat er met jouw zaak gebeurt, zonder dat je er zelf achteraan hoeft te bellen.
• Duidelijkheid over kosten. Een betrouwbaar bureau legt vooraf uit wat je kunt verwachten, ook als de zaak niet succesvol is.

Voor kleine of eenvoudige vorderingen kan het ook slim zijn om zelf de eerste stappen te zetten via een tool als SelfCollect en andere diensten. Daarmee houd je de regie en bespaar je op kosten.

Hoe wij helpen bij niet-betalende klanten

Bij CreMan helpen we je van het eerste signaal tot en met de volledige inning. Of je nu een enkele factuur wilt innen of je volledige debiteurenbeheer wilt uitbesteden: wij pakken het op. Concreet bieden we:

• Buitengerechtelijke incasso gericht op een snelle, minnelijke oplossing, gemiddeld binnen twee weken per dossier
• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, en altijd adviseren over de haalbaarheid van jouw zaak
• 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via jouw persoonlijke online portal
• SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij stuurt de eerste brieven, wij bewaken het proces op de achtergrond, en bij succesvolle inning krijg jij een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
• Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt

Wil je weten hoe wij jouw zaak aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Het bericht Welke 4 signalen zeggen dat een klant niet gaat betalen? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld?

Als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld, betwist hij de grondslag van de vordering zelf. Dat is iets anders dan simpelweg niet betalen. De klant stelt dat er geen opdracht is gegeven en dat er dus ook geen betalingsverplichting bestaat. Dit heet een betwiste vordering en vraagt om een andere aanpak dan een gewone onbetaalde factuur.

Zo’n reactie kan verschillende redenen hebben. Soms is er intern bij de klant iets misgegaan: de persoon die de opdracht gaf, was daartoe niet bevoegd, of de communicatie is niet goed vastgelegd. Soms is het ook een bewuste manier om betaling uit te stellen of te vermijden. In beide gevallen is het belangrijk dat jij kunt aantonen dat de opdracht wel degelijk is gegeven.

Hoe bewijs je dat een opdracht wel degelijk is gegeven?

Je bewijst dat een opdracht is gegeven door alle communicatie te verzamelen waaruit de afspraak blijkt. Denk aan e-mails, appberichten, een getekende offerte, een opdrachtbevestiging, notulen van een vergadering of een inkooporder. Zelfs een mondeling akkoord kun je onderbouwen als je een bevestiging per e-mail hebt gestuurd die niet is weersproken.

Zet alle bewijsstukken op een rij en beoordeel hoe sterk je dossier is. Heb je een getekende offerte of een schriftelijke opdrachtbevestiging? Dan sta je sterk. Heb je alleen een mondeling gesprek zonder verdere schriftelijke bevestiging? Dan wordt het lastiger, maar niet onmogelijk. Factuurgeschillen draaien uiteindelijk om de vraag wie wat kan bewijzen.

• Verzamel alle e-mails en berichten rondom de opdracht
• Zoek de offerte of het voorstel dat je hebt gestuurd
• Controleer of de klant ooit heeft gereageerd op een bevestiging
• Kijk of er leveringsbonnen, urenstaten of andere uitvoeringsbewijzen zijn
• Noteer de namen van personen die bij de afspraak aanwezig waren

Wat is het verschil tussen een betwiste factuur en een onbetaalde factuur?

Een onbetaalde factuur is een factuur die de klant erkent, maar niet betaalt. Een betwiste factuur is een factuur die de klant ontkent of inhoudelijk aanvecht. Dat verschil bepaalt welke stappen je kunt zetten en hoe snel je kunt handelen.

Bij een gewone onbetaalde factuur kun je relatief snel een incassotraject starten, omdat de schuld zelf niet ter discussie staat. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil over de opdracht of de inhoud oplossen voordat incasso zinvol is. Dat betekent niet dat je niets kunt doen, maar het traject vraagt meer voorbereiding en soms juridisch advies.

Mag je een incassobureau inschakelen als de factuur wordt betwist?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar het bureau zal eerst beoordelen of de vordering haalbaar is. Een serieus bureau pakt een dossier niet klakkeloos op, maar weegt de bewijspositie van de schuldeiser af voordat het actie onderneemt.

Bij CreMan hebben we juristen in eigen huis die precies dit soort situaties beoordelen. Ze kijken naar de beschikbare bewijsstukken, beoordelen de haalbaarheid van de zaak en adviseren je eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat eerlijke advies voorkomt dat je tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans maakt, maar het voorkomt ook dat je te snel opgeeft bij een sterke vordering. Houd er ook rekening mee dat een incassobureau in Nederland sinds april 2024 verplicht geregistreerd moet zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je weten hoe een incassotraject binnenland er in de praktijk uitziet? Dat verschilt per situatie, maar een goed bureau legt het je stap voor stap uit.

Wat kun je doen als de klant blijft volhouden dat hij niets heeft besteld?

Als de klant blijft ontkennen, zijn er drie routes: een minnelijke oplossing zoeken, een juridische procedure starten of de vordering afschrijven. Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de kracht van je bewijs en de kosten van een procedure.

Een minnelijke oplossing kan zijn: een betalingsregeling, een gedeeltelijke kwijting of mediation. Soms lost een gesprek via een neutrale partij meer op dan een rechtszaak. Lukt dat niet, dan kun je via een gerechtelijke procedure een rechter laten oordelen. Bij een sterke bewijspositie is dat een reële optie. Een rechter kan de klant veroordelen tot betaling, waarna executie mogelijk is.

Houd bij je beslissing ook rekening met de verhouding tussen de vordering en de proceskosten. Een juridische procedure kost tijd en geld. Bij kleinere bedragen weegt dat soms zwaarder dan de vordering zelf. Een goede adviseur helpt je die afweging te maken. Via het volledige dienstenpakket van een gespecialiseerd bureau kun je ook voor dit soort trajecten terecht.

Hoe voorkom je in de toekomst dat klanten een factuur betwisten?

Je voorkomt factuurgeschillen door elke opdracht schriftelijk te bevestigen voordat je begint met werken. Dat hoeft niet formeel te zijn: een korte e-mail met de afgesproken werkzaamheden, het tarief en de leveringsdatum is al voldoende. Zorg er ook voor dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant deze heeft ontvangen.

Praktische maatregelen die factuurgeschillen voorkomen:

• Stuur altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, ook bij mondelinge afspraken
• Gebruik een getekende offerte als standaard voor nieuwe opdrachten
• Vermeld op de factuur duidelijk de omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Leg je algemene voorwaarden vast en verwijs ernaar op elke offerte en factuur
• Stuur een tussentijdse update bij langlopende projecten, zodat de klant op de hoogte blijft
• Reageer snel op vragen of bezwaren van klanten, zodat misverstanden niet uitgroeien tot geschillen

Goede administratie is de beste bescherming. Hoe meer je vastlegt, hoe makkelijker je je positie kunt verdedigen als een klant later beweert niets te hebben besteld.

Hoe wij helpen bij een betwiste factuur

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer stress geeft dan een gewone onbetaalde factuur. Je weet niet waar je aan toe bent, de klantrelatie staat onder druk en je vraagt je af of je kans maakt. Dat is precies waarom we niet alleen incasseren, maar ook adviseren.

• Juridische beoordeling vooraf: onze juristen bekijken je dossier en geven eerlijk advies over de haalbaarheid voordat we actie ondernemen
• Volledig traject onder één dak: van eerste aanmaning tot gerechtelijke procedure; we begeleiden je bij elke stap
• 24/7 inzage in je dossier: via ons online portal zie je altijd wat de status van je zaak is, zonder dat je hoeft te bellen
• Geregistreerd en betrouwbaar: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen
• Geldstromen via Stichting Derdengelden: jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig, ongeacht de uitkomst

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee.

Het bericht Wat gebeurt er als je klant beweert dat hij de factuur nooit heeft besteld? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant zegt dat hij de factuur al heeft betaald, maar jij het geld niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is gedaan maar nog onderweg, de klant heeft aan de verkeerde partij betaald, of de klant probeert betaling te omzeilen. Welke situatie van toepassing is, bepaalt hoe je verder gaat.

De eerste reactie die veel ondernemers hebben, is aan zichzelf twijfelen: heb ik het misschien gemist? Controleer je bankafschriften en boekhouding grondig voordat je verder gaat. Soms zit een betaling verstopt onder een andere omschrijving of is die binnengekomen op een rekening die je minder actief bijhoudt. Maar als je administratie klopt en het geld er simpelweg niet is, dan is de claim van de klant het startpunt van een dispuut dat je serieus moet aanpakken.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is de zaak laten liggen in de hoop dat het vanzelf oplost. Dat gebeurt zelden. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om bewijs te verzamelen en hoe meer je positie als schuldeiser verzwakt.

Hoe controleer je of de betaling echt is gedaan?

Om te verifiëren of een klant daadwerkelijk heeft betaald, vraag je om een betalingsbewijs. Dat is een bankafschrift of betaalbevestiging waarop de datum, het bedrag, het rekeningnummer van de ontvanger en de omschrijving zichtbaar zijn. Zonder dit bewijs is de claim van de klant niet verifieerbaar.

Vraag specifiek om de volgende informatie:

• De datum waarop de betaling is gedaan
• Het exacte bedrag dat is overgemaakt
• Het rekeningnummer waarnaar is betaald
• Het betalingskenmerk of de omschrijving die is gebruikt

Vergelijk dit vervolgens met je eigen bankgegevens. Als het rekeningnummer niet overeenkomt met dat van jou, weet je al genoeg. Als de omschrijving ontbreekt of niet klopt, is dat ook een signaal. Een klant die echt heeft betaald, kan dit altijd aantonen. Kan hij dat niet, dan ligt de bewijslast bij hem en staat jouw vordering juridisch nog gewoon overeind.

Wat als de klant heeft betaald aan de verkeerde persoon of partij?

Als blijkt dat de klant aan de verkeerde partij heeft betaald, bijvoorbeeld door een fout rekeningnummer, een phishingaanval of een factuurfraudeur die jouw gegevens heeft nagemaakt, dan is dat juridisch gezien zijn verantwoordelijkheid. Jij hebt recht op betaling, ongeacht aan wie de klant het geld heeft overgemaakt.

Dit klinkt misschien hard, maar het is de kern van het overeenkomstenrecht. De betalingsverplichting van de klant jegens jou vervalt pas als het geld bij jou is aangekomen, niet als het ergens anders is terechtgekomen. De klant zal het betaalde bedrag moeten terugvorderen bij de verkeerde ontvanger, terwijl hij jou alsnog moet betalen.

Een uitzondering is als de fout aan jouw kant ligt, bijvoorbeeld als jij een verkeerd rekeningnummer op de factuur hebt gezet. In dat geval is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid en is overleg de beste weg. Maar bij factuurfraude waarbij een derde jouw factuurgegevens heeft gemanipuleerd, is de klant verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de betaalgegevens voordat hij overmaakt.

Merk je dat er sprake is van factuurmanipulatie of fraude? Doe dan altijd aangifte bij de politie. Dat beschermt jou juridisch en geeft de klant houvast bij zijn eigen terugvordering.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsdispuut?

Je schakelt een incassobureau in bij een betalingsdispuut zodra de klant geen geldig bewijs van betaling kan leveren en hij na een schriftelijke aanmaning alsnog weigert te betalen. Op dat moment is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een onbetaalde vordering die professionele opvolging verdient.

Een betalingsdispuut waarbij de klant beweert al te hebben betaald, is een situatie waarin juridische kennis echt het verschil maakt. Het gaat niet alleen om de inning zelf, maar ook om het correct documenteren van de vordering, het beoordelen van het betalingsbewijs van de klant en het bepalen of een gerechtelijke procedure zinvol is. Bij incasso binnenland begeleiden onze juristen je door dit hele traject, van de eerste aanmaning tot aan een eventuele rechtszaak.

Belangrijk om te weten: als je een incassobureau inschakelt, zorg er dan voor dat het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassoactiviteiten uitvoeren. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je een overzicht van alles wat een professioneel bureau voor je kan doen? Bekijk dan ons volledige dienstenaanbod voor een helder beeld van de mogelijkheden.

Hoe bescherm je jezelf tegen dit soort geschillen in de toekomst?

Je beschermt jezelf tegen betalingsdisputen door duidelijke afspraken te maken vóór je begint met je werk en door je factuurproces zo in te richten dat er zo min mogelijk ruimte is voor verwarring of fraude. Preventie is hier veel goedkoper dan herstel.

Concrete stappen die je kunt nemen:

• Vermeld altijd een uniek betalingskenmerk op je factuur, zodat je elke betaling direct kunt koppelen aan de juiste factuur
• Stuur facturen altijd vanuit een vast, herkenbaar e-mailadres en waarschuw klanten dat jij nooit tussentijds je rekeningnummer wijzigt
• Leg betalingsafspraken schriftelijk vast in een overeenkomst of via e-mail, inclusief de betalingstermijn
• Stuur herinneringen tijdig, zodat je een dossier opbouwt als het toch misgaat
• Controleer je bankrekening regelmatig en verwerk betalingen direct in je administratie

Overweeg ook om je algemene voorwaarden te laten aansluiten op de wettelijke regels voor incassokosten. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro en lagere percentages naarmate het bedrag hoger wordt. Voor bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je eigen algemene voorwaarden staat. Als je dit goed vastlegt, kun je incassokosten bij wanbetaling altijd doorberekenen aan de debiteur.

Hoe wij helpen bij betalingsdisputen en onbetaalde facturen

Bij CreMan begrijpen we dat een klant die beweert al te hebben betaald, een bijzonder vervelende situatie is. Je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, fraude of een smoesje, en je wilt de relatie ook niet onnodig op scherp zetten. Precies daarom helpen wij je dit soort situaties professioneel en zorgvuldig aan te pakken.

• Onze juristen beoordelen het betalingsbewijs van de klant en bepalen de juridische positie van jouw vordering
• We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke procedure, met advies over de haalbaarheid op elk moment
• Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via ons online portaal
• Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze aanpak. Of neem direct contact op als je nu een openstaande factuur hebt die professionele opvolging nodig heeft. Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste stap is.

Het bericht Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur al heeft betaald aan iemand anders? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant beweert al betaald te hebben terwijl jij de betaling niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is onderweg maar nog niet bijgeschreven, er is een fout gemaakt bij de overboeking, of de klant probeert de vordering te vertragen of te omzeilen. Welke van de drie het is, kun je alleen achterhalen door bewijs op tafel te leggen.

Ga er in eerste instantie niet van uit dat de klant liegt. Overschrijvingen kunnen soms een dag of twee vertraging oplopen, zeker bij betalingen vanuit het buitenland of bij fouten in de rekeninggegevens. Maar ook als je de klant het voordeel van de twijfel geeft, heb je het recht om bewijs te vragen. Dat is geen kwestie van wantrouwen, maar van zakelijk handelen. Een klant die zegt al betaald te hebben, kan dat altijd aantonen.

Hoe controleer je of een betaling daadwerkelijk is gedaan?

Controleer eerst je eigen bankrekening grondig voordat je verdere actie onderneemt. Zoek niet alleen op het verwachte bedrag, maar ook op de naam van de klant, het factuurnummer en de datum. Soms boeken klanten een iets ander bedrag over, laten ze een cent weg of gebruiken ze een andere omschrijving, waardoor de betaling moeilijker te traceren is.

Als de betaling nergens te vinden is, doorloop dan de volgende stappen:

• Controleer of de klant het juiste rekeningnummer heeft gebruikt. Fouten in IBAN-nummers komen vaker voor dan je denkt.
• Bekijk of de betaling misschien op een andere rekening is binnengekomen, als je meerdere zakelijke rekeningen hebt.
• Vraag je bank of er een overboeking in behandeling is die nog niet is verwerkt.
• Kijk of de klant mogelijk een ander bedrag heeft overgemaakt dan het factuurbedrag.

Pas als je dit allemaal hebt nagelopen en de betaling nergens opduikt, is het tijd om de klant om bewijs te vragen.

Welk bewijs mag je van een klant verlangen?

Je mag van een klant verlangen dat hij een betalingsbewijs overlegt. Dat is een redelijk en zakelijk verzoek. Een geldig betalingsbewijs bevat minimaal de datum van de overboeking, het overboekte bedrag, het ontvangende rekeningnummer en de naam van de ontvanger.

Concreet kun je vragen om een van de volgende documenten:

• Een schermafbeelding of PDF van de bankafschriften waarop de overboeking zichtbaar is
• Een betalingsbevestiging van de bank of het betaalsysteem
• Een transactiereferentienummer waarmee jij of je bank de betaling kunt traceren

Stel deze vraag schriftelijk, per e-mail. Zo heb je een schriftelijke bevestiging van het verzoek en een tijdstempel als dat later nodig is voor een incassoprocedure. Als de klant het bewijs niet kan of wil leveren, is dat een belangrijk signaal. Een eerlijke klant die werkelijk heeft betaald, heeft altijd ergens een betalingsbewijs beschikbaar.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsgeschil?

Schakel een incassobureau in op het moment dat de klant het betalingsbewijs niet levert, niet reageert op je verzoeken of het bewijs dat hij aanlevert niet overeenkomt met jouw bankgegevens. Op dat punt is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een betalingsgeschil waarbij je professionele ondersteuning nodig hebt.

Een incassobureau met juristen in huis, zoals wij, kan in zo’n situatie meer doen dan alleen een aanmaning sturen. We beoordelen de haalbaarheid van de zaak, adviseren over de te nemen stappen en begeleiden het traject van aanmaning tot gerechtelijke procedure als dat nodig is. Dat is nuttig, want een betalingsgeschil waarbij de klant beweert al betaald te hebben, vraagt om een andere aanpak dan een standaard wanbetaling.

Belangrijk om te weten: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoet daarmee aan de wettelijke registratieplicht die sinds april 2024 voor alle incassobureaus in Nederland geldt. Dat geeft je als opdrachtgever de zekerheid dat je met een betrouwbare en gecertificeerde partij werkt. Bekijk ons volledige overzicht van diensten om te zien hoe we je kunnen ondersteunen.

Wat is het verschil tussen een betalingsgeschil en een gewone wanbetaling?

Bij een gewone wanbetaling staat de vordering niet ter discussie: de klant erkent de factuur, maar betaalt niet. Bij een betalingsgeschil betwist de klant actief dat hij nog iets verschuldigd is, bijvoorbeeld door te beweren dat hij al heeft betaald. Dat onderscheid is belangrijk, omdat het de juridische aanpak beïnvloedt.

Zie het verschil zo:

• Wanbetaling: de factuur staat vast, de klant betaalt niet of te laat. Het incassotraject is relatief rechttoe rechtaan.
• Betalingsgeschil: de klant betwist de vordering of de betaalstatus. Er is bewijs nodig om de zaak te onderbouwen, en soms is een rechter nodig om een oordeel te vellen.

Bij een betalingsgeschil is het des te belangrijker dat je alle communicatie schriftelijk vastlegt en bewijs verzamelt. Facturen, e-mails, betalingsverzoeken en de reacties van de klant vormen samen het dossier dat je nodig hebt als de zaak voor de rechter komt.

Hoe voorkom je dit soort betalingsgeschillen in de toekomst?

De meeste betalingsgeschillen over “ik heb al betaald” zijn te voorkomen met een duidelijke administratie en goede afspraken vooraf. Zorg dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft, een heldere betalingstermijn en de juiste bankgegevens. Stuur altijd een betalingsbevestiging zodra een betaling binnenkomt, zodat de klant weet dat zijn betaling is ontvangen.

Praktische maatregelen die helpen:

• Gebruik boekhoudsoftware die betalingen automatisch koppelt aan openstaande facturen
• Stuur een automatische betalingsbevestiging zodra een factuur is voldaan
• Leg in je algemene voorwaarden vast wat er geldt bij betalingsgeschillen en wie het bewijs levert
• Hanteer vaste betaaltermijnen en stuur herinneringen op vaste momenten
• Bewaar alle communicatie met klanten over facturen in een centraal systeem

Heb je veel debiteuren of weinig tijd om dit bij te houden? Dan kan het uitbesteden van je debiteurenbeheer een slimme keuze zijn. Zo houd je je administratie strak zonder er zelf uren in te steken.

Hoe wij helpen bij betalingsgeschillen

Bij CreMan helpen we je vanaf het eerste moment dat een klant beweert al betaald te hebben tot aan de oplossing. Of dat nu een vriendelijke maar stevige aanmaning is, juridisch advies of een volledige incassoprocedure.

• Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van je zaak en adviseren over de beste aanpak
• We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie indien nodig
• Via ons online portaal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier
• Alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect handel je die kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten wie we zijn en waarom bedrijven al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Het bericht Wat doe je als je klant beweert dat hij al heeft betaald? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant een factuur betwist?

Als een klant een factuur betwist, geeft die aan het niet eens te zijn met (een deel van) de factuur. Dat kan gaan over het bedrag, de geleverde dienst, de kwaliteit van het werk of een administratieve fout. Een betwiste factuur is niet hetzelfde als een factuur die simpelweg niet wordt betaald. Er is sprake van een actief bezwaar, en dat vraagt om een andere aanpak.

Belangrijk om te weten: een klant mag een factuur niet zomaar negeren omdat die het er niet mee eens is. Als er een betwisting is, moet de klant dat tijdig en onderbouwd aangeven. Alleen “ik betaal niet” is geen geldig bezwaar. Er moet een concrete reden zijn, en die reden moet aansluiten bij wat er is afgesproken of geleverd.

Wanneer is een factuurklacht van een klant terecht?

Een factuurklacht is terecht als de factuur niet overeenkomt met de werkelijkheid of met wat er is afgesproken. Denk aan een verkeerd bedrag, een fout in het aantal uren, een product dat niet is geleverd of werk dat aantoonbaar niet voldeed aan de afgesproken kwaliteit. In die gevallen heeft de klant een punt, en is het slim om dat serieus te nemen.

Een klacht is minder terecht als de klant achteraf een andere mening heeft over de prijs, of als de klacht pas komt nadat de betalingstermijn is verstreken. Ook als de klant eerder akkoord is gegaan met een offerte of opdrachtbevestiging, geldt die afspraak in principe gewoon. Let ook op de reactietermijn: veel algemene voorwaarden bepalen dat een klant binnen een bepaalde periode bezwaar moet maken. Heeft de klant dat niet gedaan, dan is de klacht juridisch gezien vaak al verzwakt.

Hoe reageer je op een klant die de factuur aanvecht?

Reageer altijd schriftelijk en rustig, ook als je het er niet mee eens bent. Vraag de klant om de klacht concreet te onderbouwen: wat klopt er niet, en waarom? Zorg dat je eigen administratie op orde is, inclusief de offerte, opdrachtbevestiging, communicatie en bewijs van levering.

Volg daarna dit stappenplan:

1. Vraag om een schriftelijke toelichting van de klant, zodat de klacht duidelijk en traceerbaar is.
2. Beoordeel de klacht eerlijk. Is er een fout gemaakt? Geef dat toe en stuur een gecorrigeerde factuur.
3. Is de klacht ongegrond? Leg dan rustig maar duidelijk uit waarom de factuur correct is, en verwijs naar de afspraken die zijn gemaakt.
4. Stel een redelijke deadline voor betaling, ook als je de klacht deels erkent. Een gedeeltelijk erkende factuur moet alsnog worden betaald voor het deel dat niet in geschil is.
5. Leg alles schriftelijk vast, zodat je altijd bewijs hebt als het later toch escaleert.

Blijf professioneel in je communicatie. Een factuurgeschil hoeft geen ruzie te worden, maar je mag wel stevig zijn over je rechten.

Wat als de klant betwist maar toch gewoon niet wil betalen?

Soms is een “betwisting” geen echte klacht, maar een vertragingstactiek. De klant reageert vaag, geeft geen concrete onderbouwing of verandert steeds van verhaal. In dat geval is er geen sprake van een serieus factuurgeschil, maar van een klant die gewoon niet wil betalen.

Hoe herken je dat? Let op deze signalen:

• De klant geeft geen concrete reden voor de betwisting.
• De klacht komt pas nadat je een herinnering hebt gestuurd.
• De klant reageert niet op jouw verzoek om toelichting.
• Er waren eerder geen klachten over de geleverde dienst of het product.
• De klant stelt steeds nieuwe voorwaarden of eisen.

In dit geval is het verstandig om het traject te formaliseren. Stuur een officiële aanmaning met een duidelijke betalingstermijn, en maak duidelijk dat je verdere stappen zet als er niet wordt betaald. Via ons volledige dienstenpakket zie je welke opties er zijn, van aanmaning tot juridische procedure.

Mag je een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar er zijn wel voorwaarden. De vordering moet opeisbaar zijn, wat betekent dat de betalingstermijn is verstreken en de klant geen gegrond bezwaar heeft. Als de betwisting ongegrond is of de klant weigert de klacht te onderbouwen, staat niets een incassotraject in de weg.

Een goed incassobureau voor binnenlandse vorderingen beoordeelt altijd eerst of een zaak kansrijk is. Dat is ook precies wat wij doen: onze juristen kijken naar de onderbouwing van de klacht, de afspraken die zijn gemaakt en de kans op succes. Zo voorkom je dat je energie steekt in een zaak die juridisch niet sterk genoeg staat, of juist te lang wacht met actie terwijl de kans op inning kleiner wordt.

Let er ook op dat je een geregistreerd bureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico’s op het gebied van aansprakelijkheid en rechtsgevolgen.

Hoe voorkom je factuurgeschillen in de toekomst?

Factuurgeschillen voorkomen begint vóór de opdracht, niet erna. Duidelijke afspraken aan het begin van een samenwerking zijn de beste bescherming tegen discussies achteraf.

Praktische maatregelen die helpen:

• Werk altijd met een schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging die de klant expliciet heeft goedgekeurd.
• Gebruik duidelijke algemene voorwaarden met een bezwaartermijn voor facturen, zodat klachten tijdig ingediend moeten worden.
• Factureer snel na levering, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wat er is geleverd en wanneer.
• Specificeer je facturen, met een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of producten.
• Stuur herinneringen snel, zodat een openstaande factuur niet weken blijft liggen zonder opvolging.
• Leg afwijkingen of meerwerk altijd schriftelijk vast, ook als het kleine aanpassingen zijn.

Goede debiteurenbeheerprocessen zorgen ervoor dat factuurgeschillen minder vaak voorkomen én dat je sterker staat als er toch een conflict ontstaat.

Hoe wij helpen bij factuurgeschillen en onjuiste factuurclaims

Bij Creman begrijpen we dat een betwiste factuur meer is dan een administratief probleem. Het raakt je cashflow, je tijd en soms ook je relatie met een klant. Wij helpen je om snel en slim te handelen, zonder dat je zelf advocaat hoeft te zijn.

• Juristen in eigen huis die beoordelen of een betwisting gegrond is en wat de beste aanpak is.
• Snel en resultaatgericht: gemiddeld twee weken doorlooptijd per dossier, met een slagingspercentage van 93%.
• 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portaal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd is.
• SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via ons gratis portaal en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman en onze werkwijze, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Het bericht Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als je klant faillissement aanvraagt?

Als je klant faillissement aanvraagt, verliest die klant het recht om zelfstandig over zijn bezittingen te beschikken. De rechtbank benoemt een curator, die vanaf dat moment het bedrijf of de boedel beheert. Jij wordt automatisch concurrent schuldeiser, tenzij je een bijzondere positie hebt, zoals een pandrecht of eigendomsvoorbehoud.

Het faillissement van een klant betekent in de praktijk dat alle lopende betalingsverplichtingen van die klant worden bevroren. De curator inventariseert alle bezittingen en schulden en bepaalt later hoe de beschikbare middelen worden verdeeld. Als concurrent schuldeiser sta je achteraan in de rij, na de Belastingdienst, het UWV en schuldeisers met een zekerheidsrecht. Dat klinkt hard, en dat is het ook. In veel faillissementen ontvangen gewone schuldeisers weinig tot niets terug.

Het is daarom slim om zo snel mogelijk te handelen zodra je hoort dat een klant failliet is verklaard. Tijd speelt een rol bij het indienen van je vordering en bij het veiligstellen van goederen die je mogelijk nog kunt terugvorderen.

Wat gebeurt er met jouw openstaande facturen bij faillissement?

Openstaande facturen bij een faillissement worden niet automatisch betaald. Ze worden onderdeel van de faillissementsboedel en behandeld als concurrente vorderingen. Dat betekent dat je pas wordt betaald als preferente schuldeisers, zoals de Belastingdienst en het UWV, zijn voldaan en er daarna nog geld overblijft.

In de meeste faillissementen is de boedel onvoldoende om alle schuldeisers volledig te betalen. Soms ontvang je een klein percentage van je vordering, maar het komt ook regelmatig voor dat er helemaal niets overblijft voor concurrente schuldeisers. Dat is een van de redenen waarom preventief debiteurenbeheer zo belangrijk is.

Er zijn situaties waarin je een sterkere positie hebt. Als je goederen hebt geleverd met een eigendomsvoorbehoud en die goederen zijn nog aanwezig en identificeerbaar, kun je ze bij de curator terugvorderen. Hetzelfde geldt als je een pandrecht hebt bedongen. Controleer je algemene voorwaarden dus altijd goed als je te maken krijgt met het faillissement van een klant.

Hoe dien je een vordering in bij de curator?

Een vordering indienen bij een faillissement doe je schriftelijk bij de curator die door de rechtbank is aangesteld. Je stuurt een brief of e-mail met daarin de hoogte van de vordering, de onderbouwing (zoals facturen en overeenkomsten) en eventuele bijzondere rechten, zoals een eigendomsvoorbehoud of pandrecht.

De curator publiceert zijn contactgegevens in het Centraal Insolventieregister op rechtspraak.nl. Zodra je weet dat je klant failliet is, zoek je de curator op en dien je je vordering zo snel mogelijk in. Er is geen harde wettelijke deadline voor het indienen, maar de curator stelt wel een vergadering van schuldeisers vast waarin vorderingen worden geverifieerd. Zorg dat je daar dan bij bent.

{!– CTA START –}
{div style=”border-radius:16px !important; overflow:hidden !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border:1px solid #314656 !important; background:none !important; float:none !important; clear:both !important; display:block !important;”}
{table style=”width:100% !important; background-color:#22313d !important; border-collapse:collapse !important; border:none !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border-radius:16px !important;”}
{td style=”padding:18px 22px !important; width:59% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; margin:0 !important; background-color:#22313d !important;”}
{p style=”font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:9px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; color:#83bce6 !important; margin:0 0 6px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.2 !important; text-decoration:none !important; text-transform:uppercase !important; letter-spacing:.65px !important; background:none !important; border:none !important;”}23+ jaar ervaring in credit management & incasso{/p}
{p style=”color:#ffffff !important; font-size:20px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 5px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.15 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:-.15px !important; background:none !important; border:none !important;”}Een klant die niet betaalt?{/p}
{p style=”color:#dce6ed !important; font-size:12px !important; font-weight:400 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 9px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.45 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.{/p}
{p style=”color:#aebec9 !important; font-size:9.5px !important; font-weight:600 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; line-height:1.3 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding{/p}
{/td}
{td style=”padding:11px !important; width:41% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; background-color:#18242e !important; margin:0 !important; border-left:1px solid #385063 !important;”}
{div style=”margin:0 0 8px 0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://selfcollect.nl/” style=”display:block !important; background-color:#5b93bd !important; color:#ffffff !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #79abd0 !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil het eerst zelf proberen →{br/}{span style=”color:#edf7fd !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Zelf controle houden met SelfCollect{/span}{/a}
{/div}
{div style=”margin:0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://creman.com/” style=”display:block !important; background-color:#ffffff !important; color:#243743 !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #dce8ef !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil eerst weten wat verstandig is →{br/}{span style=”color:#6b7f8d !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Persoonlijk advies van CreMan{/span}{/a}
{/div}
{/td}
{/tr}
{/table}
{/div}
{!– CTA END –}

Wat heb je nodig bij het indienen?

• Een overzicht van alle openstaande facturen met factuurnummers en bedragen
• Kopieën van de betreffende facturen en de onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging
• Bewijs van levering of uitvoering van de werkzaamheden
• Je algemene voorwaarden, als daarin een eigendomsvoorbehoud of pandrecht is opgenomen
• Je bankgegevens voor een eventuele uitkering

Houd er rekening mee dat de curator jouw vordering kan betwisten. Als dat gebeurt, heb je de mogelijkheid om dit verder juridisch aan te vechten. De juristen van CreMan kunnen je hierbij adviseren over de haalbaarheid en de vervolgstappen.

Kun je nog incasso inschakelen als je klant failliet is?

Nee, je kunt geen regulier incassotraject meer starten als je klant faillissement heeft aangevraagd. Zodra het faillissement is uitgesproken, neemt de curator het beheer over en is individuele incasso geblokkeerd. Het enige wat je kunt doen, is je vordering indienen bij de curator en deelnemen aan het faillissementsproces.

Dit is een belangrijk verschil met een situatie waarin een klant gewoon niet betaalt, maar nog niet failliet is. In dat geval is incasso binnenland juist een effectieve manier om snel actie te ondernemen. Wacht je te lang en vraagt je klant intussen faillissement aan, dan verlies je de mogelijkheid om via incasso te innen en wordt je positie als schuldeiser een stuk lastiger.

Als je vermoedt dat een klant in financiële problemen zit, maar nog niet failliet is, is het slim om direct te handelen. Hoe eerder je een vordering uitzet, hoe groter de kans op betaling. Bekijk ook ons volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen je in zo’n situatie kunt zetten.

Wat kun je doen om dit soort verliezen te voorkomen?

Het risico op verlies door het faillissement van een klant verklein je het meest door preventief te werken: controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten, stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en stuur facturen direct na levering. Hoe eerder je signalen van betalingsproblemen oppikt, hoe meer ruimte je hebt om actie te ondernemen.

Praktische stappen die je kunt nemen om je financiële risico te beperken:

• Kredietcheck bij nieuwe klanten: vraag een kredietrapport op voordat je een grote opdracht aanneemt
• Eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden: zo kun je geleverde goederen terugvorderen als een klant failliet gaat
• Korte betalingstermijnen hanteren: hoe sneller je factureert en hoe korter de termijn, hoe kleiner het risico
• Vroeg aanmanen bij overschrijding: wacht niet weken voordat je een herinnering stuurt
• Signalen serieus nemen: vertraagde betalingen, wisselende contactpersonen of vage excuses zijn vroege waarschuwingstekens

Goed debiteurenbeheer is de beste bescherming tegen faillissementsverliezen. Als je daar onvoldoende tijd of capaciteit voor hebt, is uitbesteden een slimme optie.

Hoe wij helpen bij een faillissement van je klant

Bij Creman begrijpen we dat het faillissement van een klant een directe klap is voor je cashflow. We helpen je op meerdere manieren om de schade te beperken en herhaling te voorkomen.

• We adviseren je over de haalbaarheid van je vordering en de stappen die je moet zetten in het faillissementsproces
• Onze juristen in eigen huis begeleiden het volledige traject, van het indienen van je vordering bij de curator tot eventuele juridische vervolgstappen
• We helpen je bij het inrichten van een strak debiteurenbeheer, zodat je betalingsproblemen eerder signaleert en sneller kunt handelen
• Via ons online portaal heb je 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier, zodat je altijd weet waar je staat
• We controleren de kredietwaardigheid van je debiteuren, zodat je beter kunt inschatten met wie je in zee gaat

Wil je weten hoe Creman werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer op onze pagina over Creman. Heb je een concrete vraag over een openstaande vordering of een klant die in financiële problemen zit? Neem dan direct contact met ons op. We denken graag met je mee.

Het bericht Wat gebeurt er als je klant faillissement aanvraagt? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant een factuur betwist?

Een factuur betwisten betekent dat een klant formeel bezwaar maakt tegen de inhoud of hoogte van een factuur. De klant geeft daarmee aan het niet eens te zijn met wat er in rekening is gebracht en weigert (een deel van) de betaling totdat het geschil is opgelost. Een betwisting is dus iets anders dan gewoon niet betalen: er is een inhoudelijk argument.

In de praktijk ziet dit er heel verschillend uit. Soms stuurt een klant een duidelijke e-mail met een concreet bezwaar, zoals een verkeerd aantal uren of een dienst die niet is geleverd. Maar soms betwist een klant een factuur pas op het moment dat jij een aanmaning stuurt, zonder dat hij daarvoor iets heeft laten weten. Dat laatste is een belangrijk signaal: een betwisting die pas achteraf opduikt, is lang niet altijd rechtsgeldig.

Wanneer is een betwisting van een factuur rechtsgeldig?

Een betwisting is rechtsgeldig als de klant tijdig, schriftelijk en met een duidelijke reden bezwaar heeft gemaakt. “Tijdig” betekent in de meeste gevallen: binnen de betalingstermijn of kort daarna. Een protest dat pas weken later komt, na een aanmaning, staat juridisch veel zwakker.

Er zijn drie voorwaarden waaraan een geldige betwisting moet voldoen:

• Tijdigheid: het bezwaar is gemaakt binnen een redelijke termijn na ontvangst van de factuur
• Schriftelijkheid: de klant heeft het protest aantoonbaar kenbaar gemaakt, bij voorkeur per e-mail
• Inhoudelijke onderbouwing: de klant geeft een concrete reden, niet alleen: “Ik ben het er niet mee eens.”

Als aan een of meer van deze voorwaarden niet is voldaan, staat jouw vordering juridisch sterk. Jouw algemene voorwaarden spelen hier ook een rol: als daarin staat dat bezwaren binnen een bepaalde termijn moeten worden ingediend, kun je een laat protest op basis daarvan afwijzen.

Hoe reageer je als een klant zegt dat hij heeft geprotesteerd?

Vraag direct om bewijs. Een klant die beweert te hebben geprotesteerd, moet dat kunnen aantonen. Vraag hem om de e-mail, brief of ander schriftelijk bewijs van zijn bezwaar. Als hij dat niet kan overleggen, is er geen aantoonbaar protest en staat jouw vordering gewoon overeind.

Reageer zelf ook altijd schriftelijk. Bevestig de ontvangst van het bezwaar, geef aan dat je het onderzoekt en stel een duidelijke deadline voor een reactie. Zo bouw je een dossier op dat later van pas komt als het toch tot een incassoprocedure binnenland komt. Houd de toon zakelijk en professioneel: je wilt het geschil oplossen, niet escaleren.

Beoordeel daarna inhoudelijk of het bezwaar terecht is. Is de klacht gegrond? Los het op en stuur eventueel een gecorrigeerde factuur. Is het bezwaar ongegrond of te laat? Dan kun je de betalingsverplichting handhaven en zo nodig verdere stappen zetten.

Wat is het verschil tussen een betwiste en een onbetaalde factuur?

Het verschil zit in de aanwezigheid van een inhoudelijk bezwaar. Een onbetaalde factuur is een factuur waarvan de betalingstermijn is verstreken zonder dat de klant heeft betaald en zonder dat hij bezwaar heeft gemaakt. Een betwiste factuur is een factuur waarbij de klant actief aangeeft het niet eens te zijn met de vordering.

Dit onderscheid is belangrijk voor je aanpak. Bij een onbetaalde factuur zonder bezwaar kun je relatief snel overgaan tot een aanmaning en daarna incasso. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil inhoudelijk beoordelen voordat je verdere stappen zet. Dat kost meer tijd, maar een goed opgebouwd dossier maakt het verschil als de zaak later voor de rechter komt.

Overigens geldt: ook een betwiste factuur kan uiteindelijk worden geïncasseerd, zeker als de betwisting ongegrond is. Via het volledige dienstenpakket voor debiteurenbeheer en incasso kun je ook dit soort complexere gevallen professioneel laten aanpakken.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betwiste factuur?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat het bezwaar van de klant ongegrond is, hij niet reageert op jouw verzoek om bewijs, of de communicatie vastloopt. Een incassobureau met juristen in eigen huis kan de betwisting inhoudelijk beoordelen en adviseren of en hoe je de vordering kunt doorzetten.

Belangrijk: kies een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen en werkt transparant. Bureaus met juristen in huis kunnen bovendien inschatten of een zaak haalbaar is, ook als er een betwisting speelt, en adviseren over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Hoe voorkom je factuurgeschillen in de toekomst?

Factuurgeschillen voorkom je grotendeels door goede afspraken vooraf en een duidelijk facturatieproces. Hoe concreter je bent over wat je levert, wanneer en voor welk bedrag, hoe minder ruimte er is voor discussie achteraf.

Praktische stappen die je kunt nemen:

• Gebruik duidelijke offertes en opdrachtbevestigingen die de klant schriftelijk accepteert
• Stel algemene voorwaarden op met een termijn waarbinnen bezwaren moeten worden ingediend
• Factureer tijdig en zorg dat de factuur aansluit op de gemaakte afspraken
• Stuur facturen altijd per e-mail zodat je kunt aantonen dat de klant ze heeft ontvangen
• Volg openstaande facturen actief op en stuur een herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken

Een gestructureerd debiteurenbeheer helpt je ook om vroeg te signaleren wanneer een klant niet reageert, zodat je snel kunt handelen voordat een situatie escaleert.

Hoe wij helpen bij betwiste facturen en factuurgeschillen

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer vraagt dan een standaard aanmaning. Onze juristen beoordelen het bezwaar inhoudelijk, adviseren over de haalbaarheid van jouw vordering en begeleiden het volledige traject, van het eerste contact met de debiteur tot gerechtelijke executie als dat nodig is.

• Juristen in eigen huis die betwistingen inhoudelijk beoordelen
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), conform de wettelijke eisen van april 2024
• 24/7 real-time inzage in de status van jouw dossier via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Voor eenvoudige zaken: via SelfCollect handel je het zelf af en ontvang je bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terug
• Slagingspercentage van 93% en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe we jou kunnen helpen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Het bericht Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft gecontesteerd? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant je factuur betwist?

Een klant betwist je factuur wanneer hij of zij aangeeft het verschuldigde bedrag niet te willen betalen, omdat er volgens de klant iets mis is met het geleverde product of de geleverde dienst. Dit noem je een betwiste vordering. De klant erkent de schuld niet of niet volledig en gebruikt de vermeende tekortkoming als reden om betaling op te schorten of te weigeren.

Een betwiste vordering is iets anders dan een klant die simpelweg niet betaalt en niet reageert. Bij een geschil is er communicatie, maar wordt de vordering betwist. Dat maakt het juridisch gezien complexer, maar zeker niet kansloos voor jou als schuldeiser. De vraag is altijd: is de klacht gegrond, en heeft de klant het recht om betaling op te schorten?

Mag een klant zomaar weigeren te betalen bij een klacht?

Nee, een klant mag niet zomaar weigeren te betalen bij een klacht. Onder Nederlands recht heeft een klant in bepaalde gevallen het recht op opschorting van betaling, maar alleen als aan strikte voorwaarden is voldaan. De klacht moet gegrond zijn, de klant moet jou tijdig en concreet hebben geïnformeerd over het probleem, en er moet een redelijke verhouding zijn tussen het bedrag dat wordt ingehouden en de omvang van de klacht.

Een klant die pas klaagt nadat jij een betalingsherinnering stuurt, staat juridisch zwak. Rechters kijken kritisch naar de timing en de onderbouwing van een klacht. Heeft de klant het product of de dienst al gebruikt, of er voordeel uit gehaald, dan verzwakt dat zijn positie verder. Een klacht is geen vrijbrief om niets te betalen.

Hoe reageer je op een klacht die je niet erkent?

Reageer schriftelijk, zakelijk en snel. Bevestig dat je de klacht hebt ontvangen, maar geef duidelijk aan dat je de klacht niet erkent en waarom. Verwijs naar de afspraken die zijn gemaakt, de opdrachtsbevestiging, de algemene voorwaarden of andere relevante documentatie. Stel een concrete betalingstermijn en maak duidelijk dat je verdere stappen onderneemt als betaling uitblijft.

Houd alle communicatie schriftelijk. E-mails, appberichten en brieven zijn later waardevol als bewijs. Vermijd emotionele reacties en blijf bij de feiten. Geef de klant ook de gelegenheid om zijn klacht nader te onderbouwen, maar maak tegelijkertijd duidelijk dat de betalingsverplichting blijft staan. Als je algemene voorwaarden hebt, verwijs daar dan expliciet naar. Heb je die nog niet? Dan is dit een goed moment om dat te regelen voor toekomstige opdrachten.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betwiste vordering?

Je kunt een incassobureau inschakelen bij een betwiste vordering zodra je hebt gereageerd op de klacht, de klacht niet erkent en de klant toch weigert te betalen. Het is niet nodig om eerst zelf een juridische procedure te starten. Een incassobureau met juristen in eigen huis kan beoordelen hoe sterk jouw positie is en welke stappen de meeste kans van slagen hebben.

Belangrijk is dat je een geregistreerd incassobureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland wettelijk verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat, aan deze eis voldoet.

Bij een betwiste vordering is juridische kennis geen luxe, maar een noodzaak. Een bureau met juristen kan de klacht van de klant beoordelen, adviseren over de haalbaarheid van de zaak en indien nodig een gerechtelijke procedure opstarten. Via incasso binnenland begeleiden wij het volledige traject, van de eerste aanmaning tot en met executie als dat nodig is.

Wat is het verschil tussen een geschil en een incassozaak?

Een incassozaak gaat over een onbetwiste vordering: de klant erkent dat hij moet betalen, maar doet het niet. Een geschil gaat over een betwiste vordering: de klant ontkent de betalingsverplichting, geheel of gedeeltelijk, op basis van een inhoudelijk bezwaar. Dit onderscheid is belangrijk, omdat het de aanpak bepaalt.

Bij een puur incassodossier is de inzet gericht op inning. Bij een geschil moet eerst worden vastgesteld of de vordering juridisch afdwingbaar is. Dat kan via onderhandeling, mediation of een gerechtelijke procedure. Pas als duidelijk is dat de vordering terecht is, kan de inning beginnen. Beide trajecten kunnen door een goed incassobureau worden begeleid, maar een geschil vraagt om meer juridische expertise.

Het volledige dienstenoverzicht laat zien hoe beide trajecten professioneel worden aangepakt, van minnelijke incasso tot juridische procedures.

Hoe voorkom je dit soort situaties bij toekomstige opdrachten?

De beste bescherming tegen een klant die beweert dat je product of dienst niet goed was, is een goede voorbereiding. Leg afspraken altijd schriftelijk vast, gebruik een duidelijke opdrachtsbevestiging en zorg voor algemene voorwaarden die je tijdig aan de klant hebt verstrekt. Hoe concreter de afspraken, hoe moeilijker het voor een klant wordt om achteraf te claimen dat iets niet klopte.

Daarnaast helpt het om tussentijds te communiceren bij langere opdrachten. Stuur een korte update, vraag om akkoord op een tussenstap of leg een oplevering schriftelijk vast. Zo bouw je een dossier op dat jou beschermt als er later discussie ontstaat. Facturen stuur je bij voorkeur direct na oplevering, met een korte betalingstermijn en een heldere omschrijving van wat je hebt geleverd.

Hoe wij helpen bij betwiste vorderingen en incassogeschillen

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste vordering meer vraagt dan een standaard aanmaning. Onze juristen beoordelen de klacht van de debiteur, adviseren je over de haalbaarheid van de zaak en begeleiden het volledige traject, van minnelijk overleg tot een gerechtelijke procedure als dat nodig is.

• Juristen in eigen huis die de klacht van de klant inhoudelijk beoordelen en jou adviseren over de sterkte van jouw positie
• 93% slagingspercentage en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• 24/7 inzage in de status van jouw dossier via een eigen online portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft
• SelfCollect voor eenvoudigere zaken: zelf afhandelen via ons portal, kosteloos in gebruik, en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), volledig conform de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten hoe sterk jouw positie is bij een betwiste factuur? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Het bericht Wat doe je als je klant beweert dat je product of dienst niet goed was? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.