Wat doe je als je klant beweert dat hij al heeft betaald?

Je stuurt een factuur, de betaaldatum verstrijkt en als je de klant belt, zegt hij rustig: “Maar ik heb al betaald.” Dat is een vervelende situatie, want je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, een miscommunicatie of iemand die bewust de boel rekt. Wat je in zo’n geval doet, hangt af van wat je kunt aantonen en hoe je het gesprek aanpakt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dit oplost, wat je van een klant mag verlangen en wanneer je externe hulp inschakelt.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant beweert al betaald te hebben terwijl jij de betaling niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is onderweg maar nog niet bijgeschreven, er is een fout gemaakt bij de overboeking, of de klant probeert de vordering te vertragen of te omzeilen. Welke van de drie het is, kun je alleen achterhalen door bewijs op tafel te leggen.

Ga er in eerste instantie niet van uit dat de klant liegt. Overschrijvingen kunnen soms een dag of twee vertraging oplopen, zeker bij betalingen vanuit het buitenland of bij fouten in de rekeninggegevens. Maar ook als je de klant het voordeel van de twijfel geeft, heb je het recht om bewijs te vragen. Dat is geen kwestie van wantrouwen, maar van zakelijk handelen. Een klant die zegt al betaald te hebben, kan dat altijd aantonen.

Hoe controleer je of een betaling daadwerkelijk is gedaan?

Controleer eerst je eigen bankrekening grondig voordat je verdere actie onderneemt. Zoek niet alleen op het verwachte bedrag, maar ook op de naam van de klant, het factuurnummer en de datum. Soms boeken klanten een iets ander bedrag over, laten ze een cent weg of gebruiken ze een andere omschrijving, waardoor de betaling moeilijker te traceren is.

Als de betaling nergens te vinden is, doorloop dan de volgende stappen:

• Controleer of de klant het juiste rekeningnummer heeft gebruikt. Fouten in IBAN-nummers komen vaker voor dan je denkt.
• Bekijk of de betaling misschien op een andere rekening is binnengekomen, als je meerdere zakelijke rekeningen hebt.
• Vraag je bank of er een overboeking in behandeling is die nog niet is verwerkt.
• Kijk of de klant mogelijk een ander bedrag heeft overgemaakt dan het factuurbedrag.

Pas als je dit allemaal hebt nagelopen en de betaling nergens opduikt, is het tijd om de klant om bewijs te vragen.

Welk bewijs mag je van een klant verlangen?

Je mag van een klant verlangen dat hij een betalingsbewijs overlegt. Dat is een redelijk en zakelijk verzoek. Een geldig betalingsbewijs bevat minimaal de datum van de overboeking, het overboekte bedrag, het ontvangende rekeningnummer en de naam van de ontvanger.

Concreet kun je vragen om een van de volgende documenten:

• Een schermafbeelding of PDF van de bankafschriften waarop de overboeking zichtbaar is
• Een betalingsbevestiging van de bank of het betaalsysteem
• Een transactiereferentienummer waarmee jij of je bank de betaling kunt traceren

Stel deze vraag schriftelijk, per e-mail. Zo heb je een schriftelijke bevestiging van het verzoek en een tijdstempel als dat later nodig is voor een incassoprocedure. Als de klant het bewijs niet kan of wil leveren, is dat een belangrijk signaal. Een eerlijke klant die werkelijk heeft betaald, heeft altijd ergens een betalingsbewijs beschikbaar.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsgeschil?

Schakel een incassobureau in op het moment dat de klant het betalingsbewijs niet levert, niet reageert op je verzoeken of het bewijs dat hij aanlevert niet overeenkomt met jouw bankgegevens. Op dat punt is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een betalingsgeschil waarbij je professionele ondersteuning nodig hebt.

Een incassobureau met juristen in huis, zoals wij, kan in zo’n situatie meer doen dan alleen een aanmaning sturen. We beoordelen de haalbaarheid van de zaak, adviseren over de te nemen stappen en begeleiden het traject van aanmaning tot gerechtelijke procedure als dat nodig is. Dat is nuttig, want een betalingsgeschil waarbij de klant beweert al betaald te hebben, vraagt om een andere aanpak dan een standaard wanbetaling.

Belangrijk om te weten: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoet daarmee aan de wettelijke registratieplicht die sinds april 2024 voor alle incassobureaus in Nederland geldt. Dat geeft je als opdrachtgever de zekerheid dat je met een betrouwbare en gecertificeerde partij werkt. Bekijk ons volledige overzicht van diensten om te zien hoe we je kunnen ondersteunen.

Wat is het verschil tussen een betalingsgeschil en een gewone wanbetaling?

Bij een gewone wanbetaling staat de vordering niet ter discussie: de klant erkent de factuur, maar betaalt niet. Bij een betalingsgeschil betwist de klant actief dat hij nog iets verschuldigd is, bijvoorbeeld door te beweren dat hij al heeft betaald. Dat onderscheid is belangrijk, omdat het de juridische aanpak beïnvloedt.

Zie het verschil zo:

• Wanbetaling: de factuur staat vast, de klant betaalt niet of te laat. Het incassotraject is relatief rechttoe rechtaan.
• Betalingsgeschil: de klant betwist de vordering of de betaalstatus. Er is bewijs nodig om de zaak te onderbouwen, en soms is een rechter nodig om een oordeel te vellen.

Bij een betalingsgeschil is het des te belangrijker dat je alle communicatie schriftelijk vastlegt en bewijs verzamelt. Facturen, e-mails, betalingsverzoeken en de reacties van de klant vormen samen het dossier dat je nodig hebt als de zaak voor de rechter komt.

Hoe voorkom je dit soort betalingsgeschillen in de toekomst?

De meeste betalingsgeschillen over “ik heb al betaald” zijn te voorkomen met een duidelijke administratie en goede afspraken vooraf. Zorg dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft, een heldere betalingstermijn en de juiste bankgegevens. Stuur altijd een betalingsbevestiging zodra een betaling binnenkomt, zodat de klant weet dat zijn betaling is ontvangen.

Praktische maatregelen die helpen:

• Gebruik boekhoudsoftware die betalingen automatisch koppelt aan openstaande facturen
• Stuur een automatische betalingsbevestiging zodra een factuur is voldaan
• Leg in je algemene voorwaarden vast wat er geldt bij betalingsgeschillen en wie het bewijs levert
• Hanteer vaste betaaltermijnen en stuur herinneringen op vaste momenten
• Bewaar alle communicatie met klanten over facturen in een centraal systeem

Heb je veel debiteuren of weinig tijd om dit bij te houden? Dan kan het uitbesteden van je debiteurenbeheer een slimme keuze zijn. Zo houd je je administratie strak zonder er zelf uren in te steken.

Hoe wij helpen bij betalingsgeschillen

Bij CreMan helpen we je vanaf het eerste moment dat een klant beweert al betaald te hebben tot aan de oplossing. Of dat nu een vriendelijke maar stevige aanmaning is, juridisch advies of een volledige incassoprocedure.

• Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van je zaak en adviseren over de beste aanpak
• We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie indien nodig
• Via ons online portaal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier
• Alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect handel je die kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten wie we zijn en waarom bedrijven al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Wat betekent de BGI-registratie voor incassobureaus?
• Mag je een incassobureau inschakelen zonder aanmaning?
• Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij in financiële problemen zit?
• Hoe zorg je dat je incassobureau binnen de wettelijke grenzen blijft?