Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft gecontesteerd?

Een klant die zegt dat hij de factuur heeft betwist: het klinkt misschien als een geldig excuus om niet te betalen, maar dat hoeft het niet te zijn. Een betwisting van een factuur is alleen rechtsgeldig als die tijdig, schriftelijk en inhoudelijk onderbouwd is. In dit artikel lees je precies wat een factuurbetwisting inhoudt, wanneer je die serieus moet nemen en wat je kunt doen als het erop lijkt dat een klant de betwisting als uitvlucht gebruikt.

Wat betekent het als een klant een factuur betwist?

Een factuur betwisten betekent dat een klant formeel bezwaar maakt tegen de inhoud of hoogte van een factuur. De klant geeft daarmee aan het niet eens te zijn met wat er in rekening is gebracht en weigert (een deel van) de betaling totdat het geschil is opgelost. Een betwisting is dus iets anders dan gewoon niet betalen: er is een inhoudelijk argument.

In de praktijk ziet dit er heel verschillend uit. Soms stuurt een klant een duidelijke e-mail met een concreet bezwaar, zoals een verkeerd aantal uren of een dienst die niet is geleverd. Maar soms betwist een klant een factuur pas op het moment dat jij een aanmaning stuurt, zonder dat hij daarvoor iets heeft laten weten. Dat laatste is een belangrijk signaal: een betwisting die pas achteraf opduikt, is lang niet altijd rechtsgeldig.

Wanneer is een betwisting van een factuur rechtsgeldig?

Een betwisting is rechtsgeldig als de klant tijdig, schriftelijk en met een duidelijke reden bezwaar heeft gemaakt. “Tijdig” betekent in de meeste gevallen: binnen de betalingstermijn of kort daarna. Een protest dat pas weken later komt, na een aanmaning, staat juridisch veel zwakker.

Er zijn drie voorwaarden waaraan een geldige betwisting moet voldoen:

• Tijdigheid: het bezwaar is gemaakt binnen een redelijke termijn na ontvangst van de factuur
• Schriftelijkheid: de klant heeft het protest aantoonbaar kenbaar gemaakt, bij voorkeur per e-mail
• Inhoudelijke onderbouwing: de klant geeft een concrete reden, niet alleen: “Ik ben het er niet mee eens.”

Als aan een of meer van deze voorwaarden niet is voldaan, staat jouw vordering juridisch sterk. Jouw algemene voorwaarden spelen hier ook een rol: als daarin staat dat bezwaren binnen een bepaalde termijn moeten worden ingediend, kun je een laat protest op basis daarvan afwijzen.

Hoe reageer je als een klant zegt dat hij heeft geprotesteerd?

Vraag direct om bewijs. Een klant die beweert te hebben geprotesteerd, moet dat kunnen aantonen. Vraag hem om de e-mail, brief of ander schriftelijk bewijs van zijn bezwaar. Als hij dat niet kan overleggen, is er geen aantoonbaar protest en staat jouw vordering gewoon overeind.

Reageer zelf ook altijd schriftelijk. Bevestig de ontvangst van het bezwaar, geef aan dat je het onderzoekt en stel een duidelijke deadline voor een reactie. Zo bouw je een dossier op dat later van pas komt als het toch tot een incassoprocedure binnenland komt. Houd de toon zakelijk en professioneel: je wilt het geschil oplossen, niet escaleren.

Beoordeel daarna inhoudelijk of het bezwaar terecht is. Is de klacht gegrond? Los het op en stuur eventueel een gecorrigeerde factuur. Is het bezwaar ongegrond of te laat? Dan kun je de betalingsverplichting handhaven en zo nodig verdere stappen zetten.

Wat is het verschil tussen een betwiste en een onbetaalde factuur?

Het verschil zit in de aanwezigheid van een inhoudelijk bezwaar. Een onbetaalde factuur is een factuur waarvan de betalingstermijn is verstreken zonder dat de klant heeft betaald en zonder dat hij bezwaar heeft gemaakt. Een betwiste factuur is een factuur waarbij de klant actief aangeeft het niet eens te zijn met de vordering.

Dit onderscheid is belangrijk voor je aanpak. Bij een onbetaalde factuur zonder bezwaar kun je relatief snel overgaan tot een aanmaning en daarna incasso. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil inhoudelijk beoordelen voordat je verdere stappen zet. Dat kost meer tijd, maar een goed opgebouwd dossier maakt het verschil als de zaak later voor de rechter komt.

Overigens geldt: ook een betwiste factuur kan uiteindelijk worden geïncasseerd, zeker als de betwisting ongegrond is. Via het volledige dienstenpakket voor debiteurenbeheer en incasso kun je ook dit soort complexere gevallen professioneel laten aanpakken.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betwiste factuur?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat het bezwaar van de klant ongegrond is, hij niet reageert op jouw verzoek om bewijs, of de communicatie vastloopt. Een incassobureau met juristen in eigen huis kan de betwisting inhoudelijk beoordelen en adviseren of en hoe je de vordering kunt doorzetten.

Belangrijk: kies een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen en werkt transparant. Bureaus met juristen in huis kunnen bovendien inschatten of een zaak haalbaar is, ook als er een betwisting speelt, en adviseren over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Hoe voorkom je factuurgeschillen in de toekomst?

Factuurgeschillen voorkom je grotendeels door goede afspraken vooraf en een duidelijk facturatieproces. Hoe concreter je bent over wat je levert, wanneer en voor welk bedrag, hoe minder ruimte er is voor discussie achteraf.

Praktische stappen die je kunt nemen:

• Gebruik duidelijke offertes en opdrachtbevestigingen die de klant schriftelijk accepteert
• Stel algemene voorwaarden op met een termijn waarbinnen bezwaren moeten worden ingediend
• Factureer tijdig en zorg dat de factuur aansluit op de gemaakte afspraken
• Stuur facturen altijd per e-mail zodat je kunt aantonen dat de klant ze heeft ontvangen
• Volg openstaande facturen actief op en stuur een herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken

Een gestructureerd debiteurenbeheer helpt je ook om vroeg te signaleren wanneer een klant niet reageert, zodat je snel kunt handelen voordat een situatie escaleert.

Hoe wij helpen bij betwiste facturen en factuurgeschillen

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer vraagt dan een standaard aanmaning. Onze juristen beoordelen het bezwaar inhoudelijk, adviseren over de haalbaarheid van jouw vordering en begeleiden het volledige traject, van het eerste contact met de debiteur tot gerechtelijke executie als dat nodig is.

• Juristen in eigen huis die betwistingen inhoudelijk beoordelen
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), conform de wettelijke eisen van april 2024
• 24/7 real-time inzage in de status van jouw dossier via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Voor eenvoudige zaken: via SelfCollect handel je het zelf af en ontvang je bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terug
• Slagingspercentage van 93% en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe we jou kunnen helpen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Wat doe je als een klant beweert dat hij de factuur nooit heeft ontvangen?
• Hoe zorg je dat je incassobureau je klanten netjes behandelt?
• Hoe zorg je dat je incassobureau professioneel communiceert?
• Hoeveel tijd moet je een klant geven om te betalen?
• Hoe voorkom je dat klanten facturen niet betalen?

Gerelateerde artikelen

• Wat gebeurt er met je klantrelatie als je een incassobureau inschakelt?
• Wat gebeurt er als je klant een schuldsanering start?
• Hoe zorg je dat je incassobureau professioneel communiceert?
• Hoe zorg je dat je incassobureau je klanten netjes behandelt?
• Wat doe je als je klant een surseance van betaling aanvraagt?