Hoeveel tijd moet je een klant geven om te betalen?
De standaard betaaltermijn tussen bedrijven is meestal 30 dagen, hoewel dit kan variëren van 14 tot 60 dagen afhankelijk van je branche en klantafspraken. Je mag een betalingsherinnering sturen zodra de betaaltermijn is verstreken. De juiste termijn bepaal je op basis van je cashflow, klantrelatie en branche-gebruiken. Bij overschrijding van de termijn begin je met een vriendelijke reminder, gevolgd door formele aanmaningen en eventueel het inschakelen van een incassobureau.
Wat zijn de standaard betaaltermijnen tussen bedrijven?
In B2B-transacties hanteren bedrijven meestal een betaaltermijn van 30 dagen. Deze termijn is wettelijk vastgelegd als maximum voor zakelijke transacties, tenzij je expliciet andere afspraken maakt. Kortere termijnen van 14 dagen komen voor bij kleinere bedragen of nieuwe klanten, terwijl 60 dagen soms wordt gehanteerd bij grote projecten of vaste klantrelaties.
Het verschil met B2C is belangrijk: particuliere klanten hebben vaak langere betaaltermijnen en andere wettelijke bescherming. In de zakelijke markt heb je meer vrijheid om je eigen voorwaarden te stellen, zolang je de wettelijke maximumtermijn van 30 dagen respecteert.
Verschillende branches kennen hun eigen gebruiken. In de bouw zijn langere termijnen van 60 dagen normaal vanwege de projectstructuur. IT-dienstverleners werken vaak met 14 dagen voor maandelijkse abonnementen. Groothandel hanteert meestal de standaard 30 dagen. Kijk naar wat gebruikelijk is in jouw sector en stem daar op af.
Wanneer mag je wettelijk gezien een betalingsherinnering sturen?
Je mag een betalingsherinnering sturen zodra de overeengekomen betaaltermijn is verstreken. Er is geen wettelijke wachttijd – de dag na de vervaldatum kun je al contact opnemen. Voor formele incassomaatregelen moet je wel eerst een ingebrekestelling sturen waarin je een nieuwe, redelijke betalingstermijn geeft.
De wet verplicht je niet om meerdere herinneringen te sturen voordat je verdere stappen onderneemt. Eén formele aanmaning waarin je een laatste termijn geeft (meestal 14 dagen) is juridisch voldoende. Na deze termijn mag je incassokosten in rekening brengen en eventueel een incassobureau inschakelen.
Let op het verschil tussen een vriendelijke herinnering en een formele ingebrekestelling. Een herinnering is service naar je klant. Een ingebrekestelling is een juridisch document waarin je duidelijk maakt dat de klant in gebreke is en welke gevolgen dat heeft. Voor het inschakelen van professionele incassodiensten is een formele ingebrekestelling meestal verplicht.
Hoe bepaal je de juiste betaaltermijn voor jouw klanten?
De juiste betaaltermijn hangt af van je cashflow-behoefte, de klantrelatie en branche-gebruiken. Nieuwe klanten krijg je vaak een kortere termijn (14 dagen) om het risico te beperken. Vaste, betrouwbare klanten kunnen een langere termijn krijgen als onderdeel van de klantrelatie.
Overweeg deze factoren bij het bepalen van je betaaltermijn:
- Ordergrootte: Grote bedragen verdienen vaak een kortere betaaltermijn
- Klantgeschiedenis: Betrouwbare betalers krijgen meer ruimte
- Concurrentie: Wat hanteren anderen in jouw markt?
- Je eigen cashflow: Heb je het geld snel nodig?
- Administratieve lasten: Kortere termijnen betekenen meer follow-up
Zorg altijd voor heldere betalingsvoorwaarden in je offerte en op je factuur. Vermeld de exacte vervaldatum, niet alleen “30 dagen”. Dit voorkomt discussies en maakt het makkelijker om bij te houden wanneer je actie moet ondernemen. Tools zoals SelfCollect helpen je om dit proces gestructureerd aan te pakken.
Wat doe je als een klant de betaaltermijn overschrijdt?
Begin met een vriendelijke reminder per e-mail of telefoon. Vaak is er sprake van een vergissing of administratieve vertraging. Geef de klant de kans om te reageren en eventuele problemen te bespreken. Deze aanpak beschermt je klantrelatie terwijl je je geld opeist.
Als de vriendelijke aanpak niet werkt, volg dan deze escalatiestappen:
- Formele aanmaning: Schriftelijk document met nieuwe betalingstermijn (14 dagen)
- Tweede aanmaning: Waarschuwing dat je externe hulp gaat inschakelen
- Incassobureau: Professionele partij neemt het over
- Juridische procedure: Als laatste redmiddel naar de rechter
Communiceer altijd professioneel en zakelijk, ook als je gefrustreerd bent. Documenteer alle contactmomenten – dit helpt later bij eventuele juridische stappen. Probeer eerst te begrijpen waarom er niet betaald wordt. Soms kun je een betalingsregeling afspreken die voor beide partijen werkt.
Hoe CreMan helpt met betalingstermijnen en incasso
Wij ondersteunen je bij het hele proces van betalingstermijnen tot en met incasso. Van het opstellen van heldere betalingsvoorwaarden tot het professioneel opeisen van je geld.
Onze aanpak omvat:
- SelfCollect: Begin zelf met gestructureerde aanmaningen en ontvang 15-30% van de incassoprovisie terug
- Professionele overname: Wij nemen het incassoproces volledig uit handen
- Juridische expertise: Eigen juristen begeleiden complexe dossiers tot aan de rechtbank
- 24/7 inzage: Volg de voortgang van je dossiers online
- No cure, no pay: Je betaalt alleen bij resultaat
Heb je moeite met late betalers of wil je je debiteurenbeheer professionaliseren? Ontdek hoe wij al bijna 25 jaar bedrijven helpen met hun incassovraagstukken. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
