Voor welke soorten facturen kun je een incassobureau inschakelen?

Een incassobureau inschakelen kan voor vrijwel elke onbetaalde factuur, zolang de vordering opeisbaar is en je de debiteur al een redelijke kans hebt gegeven om te betalen. Of het nu gaat om een kleine factuur aan een particulier of een grote zakelijke vordering in het buitenland: er zijn weinig situaties waarin incasso geen optie is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Voor welke facturen kun je een incassobureau inschakelen?

Je kunt een incassobureau inschakelen voor vrijwel elke onbetaalde factuur, zolang de vordering opeisbaar is, de betalingstermijn is verstreken en je de debiteur al een herinnering of aanmaning hebt gestuurd. Dit geldt voor facturen aan particulieren, bedrijven en ook voor buitenlandse partijen.

In de praktijk gaat het bij MKB-ondernemers en zzp’ers vaak om facturen voor geleverde diensten, verkochte producten, huurpenningen of uitgevoerde werkzaamheden. Zolang de factuur juridisch afdwingbaar is, dat wil zeggen: er is een overeenkomst, de prestatie is geleverd en de betalingstermijn is verstreken, staat er weinig in de weg om professionele hulp in te schakelen. Een overzicht van alles wat mogelijk is, vind je op onze overzichtspagina van diensten.

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen voor een onbetaalde factuur?

Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet is betaald na het verstrijken van de betalingstermijn en je de debiteur minimaal één keer schriftelijk hebt herinnerd. Voor vorderingen op particulieren geldt wettelijk dat je eerst een aanmaning moet sturen met een betalingstermijn van veertien dagen.

Voor zakelijke debiteuren (B2B) zijn de regels iets minder strikt, maar ook hier is het verstandig om eerst zelf contact op te nemen. Pas als dat niets oplevert, schakel je een incassobureau in. Houd er rekening mee dat het bureau de incassokosten dan bij de debiteur in rekening brengt, niet bij jou. Dat maakt de drempel om hulp te zoeken een stuk lager.

Wil je weten hoe het incassoproces voor Nederlandse vorderingen precies werkt? Dan vind je daar een helder overzicht van alle stappen.

Zijn er facturen waarvoor een incassobureau niet kan helpen?

Er zijn situaties waarin een incassobureau niet of slechts beperkt kan helpen. Denk aan facturen die door de debiteur worden betwist, vorderingen waarvoor geen schriftelijke overeenkomst of bewijs bestaat, of gevallen waarin de vordering al is verjaard. In die gevallen is juridisch advies de eerste stap.

Een vordering verjaart in Nederland doorgaans na vijf jaar, maar er zijn uitzonderingen. Wordt een factuur actief betwist, dan is er sprake van een geschil en moet een rechter oordelen of de vordering terecht is. Een incassobureau met juristen in huis kan je in dat geval adviseren over de haalbaarheid en de beste aanpak, maar de inning zelf wacht dan op de uitkomst van de procedure.

Wat is het verschil tussen incasso van B2B- en B2C-facturen?

Het belangrijkste verschil zit in de wettelijke bescherming van de debiteur. Bij vorderingen op particulieren (B2C) gelden strengere regels: de incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd via de WIK-tabel en je bent verplicht een aanmaning te sturen met een betalingstermijn van veertien dagen. Bij zakelijke debiteuren (B2B) gelden deze beperkingen niet.

Incassokosten bij particulieren

Voor vorderingen op particulieren bepaalt de Wet Incassokosten (WIK) hoeveel incassokosten je mag doorberekenen:

Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
Over de volgende € 2.500: 10%
Over de volgende € 5.000: 5%
Over de volgende € 190.000: 1%
Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Incassokosten bij bedrijven

Bij zakelijke vorderingen is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van de algemene voorwaarden van de schuldeiser. Heb je stevige algemene voorwaarden opgesteld? Dan kun je soms een hoger percentage doorberekenen. Dit maakt het voor MKB-ondernemers extra zinvol om die voorwaarden goed op orde te hebben.

Hoe hoog moet een factuur zijn om incasso de moeite waard te maken?

Er is geen wettelijk minimumbedrag voor incasso. Zelfs kleine facturen kunnen worden ingediend, maar het is slim om de verhouding tussen de hoogte van de vordering en de te verwachten inspanning mee te wegen. Voor eenvoudige, kleine vorderingen is een laagdrempelige aanpak vaak het meest praktisch.

Precies daarvoor biedt SelfCollect een goede oplossing. Via dit eigen portaal stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact met de debiteur. Wij bewaken het proces op de achtergrond en grijpen in wanneer nodig. Lukt het? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo is ook een kleine vordering de moeite waard om op te pakken, zonder dat je er zelf veel tijd in steekt.

Kun je ook buitenlandse facturen laten incasseren?

Ja, buitenlandse facturen kun je laten incasseren, maar dat vereist een bureau met internationale ervaring en kennis van lokale wet- en regelgeving. Niet elk incassobureau is hiervoor uitgerust. Kies een bureau dat daadwerkelijk actief is in het betreffende land en de taal spreekt.

Voor ondernemers die zaken doen over de grens is dit een belangrijk punt. Wij zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en bedienen opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Meer weten over hoe internationale incasso werkt? Daar leggen we stap voor stap uit hoe we buitenlandse vorderingen aanpakken.

Hoe wij helpen bij het incasseren van jouw onbetaalde facturen

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat we voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus. Wat we concreet voor je doen:

Incasso binnenland en buitenland: van eenvoudige vorderingen tot complexe internationale dossiers
Juristen in eigen huis: zij begeleiden het volledige traject, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid
SelfCollect: voor kleine of eenvoudige vorderingen handel je zelf af via ons portaal, kosteloos, en bij succes krijg je een deel van de provisie terug
24/7 dossierinzage: via een eigen online portaal zie je altijd de actuele status van je dossiers
Veilige geldstromen: alle betalingen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, met een slagingspercentage van 93%

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.