Wanneer loont het om zelf een incassozaak af te handelen?

Zelf een incassozaak afhandelen loont als het gaat om een duidelijke, onbetwiste vordering op een klant die je al kent en waarbij het bedrag relatief beperkt is. In die gevallen kun je met de juiste aanpak en een goed hulpmiddel al veel bereiken zonder direct een bureau in te schakelen. Toch zijn er situaties waarin zelf incasseren meer risico met zich meebrengt dan het oplevert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wanneer je zelf aan de slag kunt en wanneer je beter professionele hulp inschakelt.

Welke incassozaken kun je zelf afhandelen?

Je kunt zelf een incassozaak afhandelen als de vordering duidelijk en onbetwist is, de debiteur in Nederland gevestigd is, het bedrag overzichtelijk is en er geen juridische complicaties spelen. Denk aan een klant die een factuur simpelweg niet heeft betaald, maar die je al langer kent en die niet ontkent dat hij een schuld heeft.

Concreet zijn dit de situaties die zich goed lenen voor zelfincasso:

• Vorderingen tot een paar duizend euro op bekende klanten
• Gevallen waarbij de debiteur wel wil betalen maar steeds uitstelt
• Facturen waarbij geen discussie is over de geleverde dienst of het product
• Situaties waarbij de klantrelatie nog intact is en je die wilt bewaren

Zodra een klant de vordering betwist, niet reageert of al langer in gebreke is, wordt het complexer. Dan heb je meer nodig dan een aanmaningsbrief.

Wat zijn de voordelen van zelf een incassozaak oppakken?

Zelf een incassozaak oppakken bespaart kosten, houdt de klantrelatie in jouw eigen handen en geeft je direct controle over de toon en aanpak. Voor eenvoudige vorderingen is het vaak de snelste weg naar betaling, zeker als je de debiteur persoonlijk kent.

De belangrijkste voordelen op een rij:

• Lagere kosten: je betaalt geen of minder provisie aan een bureau
• Snelle actie: je hoeft geen dossier over te dragen en kunt direct schakelen
• Relatiebehoud: jij bepaalt zelf hoe direct of zacht je communiceert
• Meer inzicht: je blijft zelf op de hoogte van elke stap in het proces

Dat gezegd hebbende: zelf incasseren kost ook tijd. En tijd is voor een ondernemer of ZZP’er vaak het schaarsste goed. Weeg dat eerlijk af voordat je eraan begint.

Wanneer is zelf incasseren toch te risicovol?

Zelf incasseren wordt te risicovol zodra de debiteur de vordering betwist, juridische kennis vereist is, het om een buitenlandse partij gaat of de schuldenaar al meerdere schuldeisers heeft. In die gevallen loop je het risico dat je fouten maakt die je positie verzwakken of de zaak onnodig verlengen.

Let op deze signalen dat zelfincasso niet verstandig is:

• De debiteur ontkent de vordering of stelt de kwaliteit van je werk ter discussie
• Het gaat om een bedrag dat je bedrijf echt raakt als het niet betaald wordt
• De debiteur is gevestigd in het buitenland
• Er zijn al eerder aanmaningen verstuurd zonder resultaat
• Je hebt geen tijd om het proces actief te bewaken

In zulke gevallen is het verstandiger om een professioneel incassotraject te starten. Zeker als er juridische stappen nodig zijn, wil je iemand met kennis van zaken aan je zijde.

Hoe werkt een zelfincasso-portal zoals SelfCollect?

Een zelfincasso-portal zoals SelfCollect stelt je in staat om eenvoudige incassozaken zelf te starten en te begeleiden, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer dat nodig is. Je combineert zo de controle van zelfincasso met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Zo werkt het in de praktijk:

1. Je meldt een openstaande vordering aan via de portal
2. Je stuurt zelf de eerste brieven en legt contact met de debiteur
3. Het bureau bewaakt de workflow en grijpt in als er geen reactie komt, bijvoorbeeld via een belactie
4. Betaalt de debiteur? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug

Bij SelfCollect loopt dit terug tot 30% van de provisie die je anders volledig zou betalen. De portal is kosteloos in gebruik en kent geen inrichtingskosten. Het is een slimme tussenvorm voor wie grip wil houden op eenvoudige zaken zonder alles zelf te moeten uitzoeken.

Wat kost zelf incasseren ten opzichte van uitbesteden?

Zelf incasseren kost in principe geen directe provisie, maar wel tijd en energie. Uitbesteden kost een percentage van de vordering, maar levert je dat terug in ontzorging, snelheid en een hogere slagingskans. Welke optie goedkoper is, hangt af van de waarde van je tijd en de complexiteit van de zaak.

Bij vorderingen op particulieren gelden in Nederland wettelijke incassokosten op basis van de WIK-tabel:

• Tot en met €2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende €2.500: 10%
• Over de volgende €5.000: 5%
• Over de volgende €190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Bij vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Belangrijk: deze kosten worden in de meeste gevallen doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als schuldeiser. Uitbesteden is daardoor financieel aantrekkelijker dan het op het eerste gezicht lijkt.

Wanneer schakel je alsnog een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat jouw eigen aanmaningen geen resultaat opleveren, de zaak juridisch complexer wordt of je merkt dat je er te veel tijd aan kwijt bent. Hoe eerder je die stap zet, hoe groter de kans op succesvolle inning.

Praktische momenten om over te stappen:

• Na twee of drie aanmaningen zonder reactie of betaling
• Als de debiteur de vordering plots betwist
• Als je vermoedt dat de debiteur meerdere schuldeisers heeft
• Als het om een buitenlandse debiteur gaat
• Als de zaak juridische stappen vereist, zoals een dagvaarding

Kies daarbij altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Via het volledige dienstenaanbod van een erkend bureau kun je het hele traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie, in één hand leggen.

Hoe wij helpen bij zelf incasseren of uitbesteden

Bij Creman geloven we dat je als ondernemer zelf moet kunnen kiezen hoeveel controle je wilt houden over een incassozaak. Daarom bieden we meerdere manieren om samen te werken:

• SelfCollect: start eenvoudige zaken zelf op via onze portal, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je tot 30% van de provisie terug. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
• Volledige uitbesteding: wij nemen het dossier volledig over, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden het hele traject.
• 24/7 inzage: via ons online portal heb je altijd real-time inzicht in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast.
• Veilige geldstromen: alle betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Creman is opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en heeft een slagingspercentage van 93%. Leer ons beter kennen of neem direct contact op om te bespreken welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Gerelateerde artikelen

• Mag je rente rekenen over een onbetaalde factuur?
• Wat veranderde er in april 2024 voor incassobureaus?
• Wat gebeurt er met je klantrelatie als je een incassobureau inschakelt?
• Wat doe je als je klant beweert dat je product of dienst niet goed was?
• Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?