Wat kun je doen met facturen die langer dan 90 dagen openstaan?
Als een factuur al 90 dagen openstaat, is het tijd om actie te ondernemen. Op dat punt is vriendelijk herinneren voorbij en zijn je opties concreet: zelf een formele aanmaning sturen, een incassobureau inschakelen of juridische stappen overwegen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op volledige betaling. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over openstaande facturen en wat je er stap voor stap aan kunt doen.
Wanneer is een factuur officieel ’te laat’ betaald?
Een factuur is officieel te laat betaald zodra de afgesproken betaaltermijn is verstreken zonder dat er betaling heeft plaatsgevonden. In Nederland geldt voor zakelijke transacties een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen als er geen andere afspraak is gemaakt. Staat er geen termijn op de factuur, dan geldt ook 30 dagen na ontvangst van de factuur als standaard.
Bij 60 dagen is een factuur al duidelijk achterstallig. Bij 90 dagen spreek je van een serieus probleem. Op dat moment is de kans groot dat de debiteur de betaling bewust uitstelt of in financiële problemen verkeert. Wettelijk gezien loop je vanaf de eerste dag na de vervaldatum rente op, de zogenoemde wettelijke handelsrente bij zakelijke schulden. Die rente mag je bij de debiteur in rekening brengen.
Heb je al twee of drie herinneringen gestuurd zonder reactie, dan is een informele aanpak niet langer effectief. Een factuur die 90 dagen openstaat, vraagt om een formele aanmaning of een professionele partij die het traject overneemt.
Wat zijn je opties als een factuur al 90 dagen openstaat?
Bij een factuur die 90 dagen openstaat, heb je drie hoofdopties: een formele aanmaning sturen met een laatste betalingstermijn, het dossier overdragen aan een incassobureau, of zelf een juridische procedure starten. Welke route het beste past, hangt af van het openstaande bedrag, de relatie met de debiteur en of de debiteur een bedrijf of particulier is.
Zelf een formele aanmaning sturen
Een formele aanmaning is een schriftelijke eis tot betaling met een harde deadline, doorgaans 14 dagen. Daarin geef je aan dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen zet. Dit is ook de stap die wettelijk verplicht is voordat je incassokosten bij een particulier in rekening mag brengen. Zonder deze aanmaning kun je die kosten niet doorberekenen.
Een incassobureau inschakelen
Een incassobureau neemt het volledige traject over, van het versturen van aanmaningen tot het voeren van onderhandelingen en, indien nodig, het initiëren van juridische stappen. Dit is de meest gebruikte route voor ondernemers die geen tijd of kennis hebben om het proces zelf te bewaken. Voor eenvoudigere vorderingen biedt een portal als SelfCollect een laagdrempelige manier om zelf actie te ondernemen en bij succes een deel van de incassoprovisie terug te verdienen, oplopend tot 30%.
Juridische procedure starten
Als de debiteur de schuld ontkent of simpelweg niet reageert, kun je naar de rechter stappen. Voor vorderingen tot 25.000 euro is dat de kantonrechter. Dit traject kost meer tijd en geld, maar levert bij een positief vonnis een executoriale titel op waarmee een deurwaarder beslag kan leggen op bezittingen of bankrekeningen.
Wat doet een incassobureau met een oude openstaande factuur?
Een incassobureau neemt een openstaande factuur over en zet een gestructureerd traject in om de schuld te innen. Dat begint met een formele aanmaning namens het bureau, gevolgd door contact met de debiteur via telefoon, e-mail of brief. Als de debiteur niet reageert of weigert te betalen, escaleert het bureau naar juridische stappen. Het bureau beoordeelt altijd eerst de haalbaarheid van de zaak voordat verdere kosten worden gemaakt.
Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Dat betekent dat je niet halverwege het proces hoeft over te stappen naar een advocaat of deurwaarder. Alle expertise zit bij één partij, wat zowel tijd als kosten bespaart.
Transparantie is daarbij essentieel. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet steeds te bellen om te weten waar een zaak staat. Alle gelden die worden geïnd, verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase: het probeert een schuld te innen zonder tussenkomst van de rechter, via aanmaningen, onderhandelingen en druk op de debiteur. Een deurwaarder is een wettelijk aangestelde functionaris die pas in actie komt nadat een rechter een vonnis heeft gewezen. De deurwaarder voert dat vonnis uit, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bezittingen of een bankrekening.
In de praktijk werken een incassobureau en een deurwaarder vaak samen. Het incassobureau handelt het traject af tot het punt waarop een vonnis nodig is. Daarna schakelt het bureau een deurwaarder in om het vonnis te executeren. Voor jou als ondernemer betekent dit dat je bij een goed incassobureau niet zelf hoeft te zoeken naar een deurwaarder. Het bureau regelt die samenwerking voor je.
Een deurwaarder kun je ook zelf inschakelen voor een gerechtelijk traject, maar dat vereist dat je al een vonnis hebt of een specifieke procedure start, zoals een kort geding. Zonder vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om in te grijpen.
Hoe voorkom je dat facturen opnieuw lang openstaan?
Facturen die lang openstaan, zijn vrijwel altijd het gevolg van een zwak debiteurenbeheerproces. Door een aantal concrete maatregelen in te voeren, verklein je de kans op betalingsproblemen aanzienlijk. De belangrijkste stappen zijn:
- Korte betaaltermijnen hanteren: Gebruik standaard 14 of 30 dagen in plaats van 60 dagen. Hoe korter de termijn, hoe sneller je signaleert dat iemand niet betaalt.
- Automatisch herinneren: Stuur automatisch een vriendelijke herinnering op de vervaldatum en een formele aanmaning na 7 tot 14 dagen. Wacht niet op de 90-dagengrens.
- Duidelijke algemene voorwaarden: Leg incassokosten, rente en betaaltermijnen vast in je algemene voorwaarden. Zo kun je die kosten later rechtmatig doorberekenen.
- Kredietwaardigheid checken: Bij nieuwe klanten of grote opdrachten is het verstandig om vooraf de kredietwaardigheid te controleren. Zo voorkom je dat je aan een partij levert die toch niet kan betalen.
- Aanbetaling of deelfacturen: Bij grote opdrachten is het gebruikelijk om een aanbetaling te vragen of in termijnen te factureren. Zo beperk je je financiële risico.
Voor ondernemers die geen tijd hebben om dit proces zelf bij te houden, is het uitbesteden van debiteurenbeheer een slimme optie. Een creditmanagementbureau kan direct inloggen op het systeem van de opdrachtgever en het volledige beheer overnemen, zonder dat je zelf iets hoeft in te richten.
Moet een incassobureau geregistreerd zijn om jouw factuur te innen?
Ja, sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland wettelijk verplicht om geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (Justis). Bureaus die niet geregistreerd zijn, mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor de keuze van een bureau, dus controleer altijd of een bureau aan deze registratieplicht voldoet voordat je een dossier overdraagt.
De registratieplicht is er niet voor niets. Geregistreerde bureaus moeten voldoen aan eisen rondom vakbekwaamheid, financiële betrouwbaarheid en klachtenafhandeling. Dit beschermt zowel schuldeisers als debiteuren tegen malafide praktijken. Een bureau zonder registratie kan je niet alleen in juridische problemen brengen, maar ook je positie als schuldeiser verzwakken.
Vraag bij twijfel altijd naar het registratienummer van een bureau. Een serieus en transparant bureau geeft dit zonder aarzeling op.
Hoe CreMan helpt bij openstaande facturen
CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. Dat betekent dat je als opdrachtgever precies weet waarmee je werkt: een bureau dat volledig voldoet aan de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden.
Wat CreMan concreet voor je doet bij facturen die lang openstaan:
- Het volledige incassotraject overnemen, van aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis
- 24/7 real-time inzage bieden in de status van elk dossier via een eigen online portal
- Alle geïnde gelden laten verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via SelfCollect, waarbij je bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt
- Internationaal innen in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werkt CreMan snel en resultaatgericht. Bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en ontdek welke aanpak het beste past bij jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Mag ik incassokosten altijd doorberekenen aan de debiteur?
Je mag incassokosten doorberekenen aan een particuliere debiteur alleen als je eerst een formele aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Bij zakelijke debiteuren gelden iets andere regels: als dit is vastgelegd in je algemene voorwaarden, kun je incassokosten en wettelijke handelsrente in rekening brengen zonder die verplichte aanmaning. Zorg er dus altijd voor dat je algemene voorwaarden op orde zijn en dat je de juiste stappen in de juiste volgorde zet.
Wat als de debiteur de factuur betwist — kan ik dan toch een incassobureau inschakelen?
Als een debiteur de factuur inhoudelijk betwist, bijvoorbeeld omdat hij claimt dat het werk niet goed is uitgevoerd, is een incassotraject lastiger maar zeker niet onmogelijk. Een incassobureau met eigen juristen kan beoordelen of de betwisting gegrond is of als vertragingstactiek wordt gebruikt. Als de betwisting ongegrond is, kan het bureau het traject gewoon voortzetten; bij een echte inhoudelijke geschil wordt de zaak doorverwezen naar de rechter. Schakel in dat geval zo snel mogelijk een professionele partij in om je positie veilig te stellen.
Hoeveel kost het om een incassobureau in te schakelen voor een openstaande factuur?
De kosten van een incassobureau hangen af van de hoogte van de vordering en de complexiteit van de zaak. In veel gevallen werkt een incassobureau op no cure, no pay-basis: je betaalt alleen als de vordering succesvol wordt geïnd. De incassokosten worden dan (deels) verhaald op de debiteur. Bij eenvoudigere vorderingen via een portal zoals SelfCollect zijn de drempelkosten laag en kun je bij succes zelfs tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen.
Wat als de debiteur failliet is gegaan — heeft het dan nog zin om actie te ondernemen?
Als een debiteur failliet is verklaard, moet je je vordering indienen bij de curator. Verdere incassostappen via een incassobureau zijn op dat moment niet meer mogelijk, omdat alle schulden centraal worden afgehandeld binnen het faillissement. De kans op volledige terugbetaling is bij faillissement helaas klein, maar indienen bij de curator is altijd verstandig — bij een eventueel positief saldo heb je anders geen recht op uitkering. Een incassobureau of jurist kan je helpen je vordering correct en tijdig in te dienen.
Kan ik ook internationale facturen laten innen als mijn buitenlandse klant niet betaalt?
Ja, internationale incasso is mogelijk, maar vereist kennis van het lokale rechtssysteem en de taal van het betreffende land. Niet elk incassobureau biedt dit aan, dus controleer dit vooraf. Bureaus die internationaal actief zijn, zoals CreMan, innen vorderingen in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en werken in meerdere talen. Bij internationale vorderingen is het extra belangrijk om snel te handelen, omdat juridische trajecten in het buitenland doorgaans meer tijd en kosten met zich meebrengen.
Hoe lang heb ik de tijd om een openstaande factuur te innen voordat de vordering verjaart?
In Nederland verjaart een vordering op basis van een factuur doorgaans na vijf jaar, te rekenen vanaf de dag na de vervaldatum. Dit betekent dat je in principe vijf jaar de tijd hebt om actie te ondernemen, maar wachten is sterk af te raden: hoe ouder de vordering, hoe moeilijker deze te innen is. De kans dat een debiteur na jaren nog betaalt, daalt snel. Bovendien kunnen bewijsstukken verloren gaan. Onderneem bij voorkeur actie binnen 90 dagen na de vervaldatum voor de beste kans op succes.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het zelf versturen van aanmaningen?
De meest voorkomende fouten zijn: te lang wachten met de eerste aanmaning, geen concrete deadline stellen in de aanmaning, en geen schriftelijk bewijs bewaren van verstuurde herinneringen. Ook vergeten ondernemers vaak om wettelijke handelsrente en incassokosten expliciet te vermelden in de aanmaning, waardoor ze die kosten later niet kunnen doorberekenen. Stuur aanmaningen altijd schriftelijk (bij voorkeur ook per aangetekende post bij hogere bedragen) en bewaar alle correspondentie zorgvuldig als onderdeel van je dossier.
