Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft doorgestuurd?
Als een klant beweert dat hij de factuur heeft doorgestuurd naar de boekhouder, krijg je vaak een excuus dat tijd rekken bedoelt. Dit smoesje wordt gebruikt om verantwoordelijkheid af te schuiven en betalingen uit te stellen. De beste aanpak is direct controleren of dit klopt, concrete vervolgafspraken maken en tijdslimieten stellen. Als het excuus blijft terugkomen zonder resultaat, is het tijd om een incassobureau in te schakelen voor verdere actie.
Waarom gebruiken klanten het smoesje ‘factuur doorgestuurd naar boekhouder’?
Klanten gebruiken dit excuus omdat het tijd oplevert en verantwoordelijkheid wegschuift. Het klinkt professioneel en geloofwaardig, waardoor de crediteur vaak geduld toont. Bovendien creëert het een extra schakel in het betalingsproces die moeilijk te controleren valt.
De psychologie achter dit excuus is simpel: **tijdrekken werkt**. Door een derde partij (de boekhouder) in het verhaal te betrekken, ontstaat er verwarring over wie er verantwoordelijk is. De klant hoopt dat je het hierbij laat en niet verder doorvraagt.
Soms is er wel degelijk sprake van administratieve problemen. Grote bedrijven hebben complexe goedkeuringsprocessen waarbij facturen door verschillende afdelingen moeten. Maar in de meeste gevallen bij kleinere bedrijven is het gewoon uitstelgedrag.
Het excuus werkt zo goed omdat het een professionele indruk wekt. Niemand wil onredelijk overkomen door te hard door te vragen over interne processen van een klant.
Hoe kun je controleren of de factuur echt is doorgestuurd?
Vraag direct naar de contactgegevens van de boekhouder en stel een concrete tijdslijn vast. Een eerlijke klant zal deze informatie zonder problemen delen. Maak meteen afspraken over wanneer de betaling plaatsvindt en wie je kunt contacteren voor de status.
Effectieve controlemethoden zijn:
- Vraag om naam, telefoonnummer en e-mailadres van de boekhouder
- Stel een concrete deadline: “Wanneer verwacht je dat de boekhouder de betaling verwerkt heeft?”
- Stuur een kopie van de factuur direct naar de opgegeven contactpersoon
- Plan een follow-up gesprek binnen een week
Let op de reactie van je klant. Wordt hij vaag over contactgegevens of tijdslijnen? Dan is de kans groot dat het excuus niet oprecht is. Eerlijke klanten delen deze informatie direct en maken concrete afspraken.
Documenteer alles wat je hoort. Noteer namen, data en afspraken. Dit helpt je later om inconsistenties te ontdekken als het verhaal verandert.
Wat zijn effectieve reacties op het doorstuur-excuus?
Reageer professioneel maar beslist door concrete vervolgstappen af te spreken. Zeg bijvoorbeeld: “Prima, dan stuur ik de factuur ook direct naar je boekhouder. Kun je me zijn contactgegevens geven? En wanneer kunnen we de betaling verwachten?” Dit toont dat je het serieus neemt zonder de relatie te beschadigen.
Hier zijn enkele **effectieve reacties** die je kunt gebruiken:
Voor telefoongesprekken:
“Bedankt voor je reactie. Graag ontvang ik de contactgegevens van je boekhouder zodat ik de factuur direct kan doorsturen. Kunnen we afspreken dat de betaling binnen 10 werkdagen plaatsvindt?”
Belangrijk is dat je niet discussieert over het excuus zelf, maar direct doorpakt met praktische vervolgstappen. Dit voorkomt dat het gesprek vastloopt en toont dat je zakelijk bezig bent.
Onze dienstverlening laat zien dat directe, concrete communicatie de beste resultaten oplevert zonder klantrelaties te beschadigen.
Wanneer moet je doorpakken en verdere stappen ondernemen?
Pak door als de klant geen contactgegevens wil delen, vage antwoorden geeft over tijdslijnen, of hetzelfde excuus blijft herhalen na de afgesproken termijn. Ook als je merkt dat het verhaal verandert bij vervolgcontact, is dat een duidelijk signaal dat het excuus niet oprecht is.
**Signalen dat het excuus niet klopt:**
- Weigering om contactgegevens van de boekhouder te delen
- Vage antwoorden over wanneer betaling plaatsvindt
- Het verhaal verandert bij vervolgcontact
- Na de afgesproken termijn weer hetzelfde excuus
- De “boekhouder” is nooit bereikbaar of reageert niet
Stel duidelijke tijdslimieten. Geef maximaal 2 weken na het eerste contact voor betaling. Als er dan nog niets gebeurd is, schakel professionele hulp in. Blijf je te lang wachten, dan wordt de vordering moeilijker te innen.
Met SelfCollect kun je zelf de eerste professionele incassostappen zetten terwijl je de controle houdt over het proces.
Hoe voorkom je dit probleem in de toekomst?
Maak van tevoren duidelijke betalingsafspraken en zorg dat je direct contact hebt met de persoon die over betalingen beslist. Stuur facturen naar meerdere contactpersonen binnen het bedrijf en gebruik duidelijke betalingsvoorwaarden die geen ruimte laten voor interpretatie.
**Preventieve maatregelen die werken:**
| Maatregel | Praktische toepassing |
|---|---|
| Directe contacten | Vraag bij nieuwe klanten naar contactgegevens van zowel inkoop als financiële administratie |
| Duidelijke voorwaarden | Vermeld op facturen: “Betaling binnen 14 dagen, geen goedkeuring vereist” |
| Dubbele verzending | Stuur facturen naar zowel de contactpersoon als de financiële afdeling |
| Automatische herinneringen | Stel systemen in die automatisch betalingsherinneringen versturen |
Bespreek betalingsprocessen tijdens de offerte fase. Vraag hoe betalingen intern verlopen en wie daarvoor verantwoordelijk is. Deze informatie helpt je later om **gerichte vervolgacties** te ondernemen.
Zorg ook voor goede algemene voorwaarden waarin staat dat facturen direct betaalbaar zijn, ongeacht interne processen van de klant. Dit geeft je juridisch een sterkere positie.
Hoe CreMan helpt met hardnekkige betalingsexcuses
Wij herkennen dit soort smoesjes direct en weten precies hoe we erop moeten reageren. Met bijna 25 jaar ervaring in de incassobranche hebben we alle excuses al gehoord en ontwikkeld we effectieve strategieën om er professioneel mee om te gaan.
Onze aanpak bij doorstuur-excuses:
- Direct contact opnemen met alle betrokken partijen binnen het bedrijf
- Concrete tijdslijnen afspreken met duidelijke consequenties
- Juridische druk uitoefenen zonder de zakelijke relatie te beschadigen
- 24/7 online inzage in de voortgang van elk dossier
- Persoonlijke begeleiding door ervaren incassospecialisten
Met SelfCollect kun je eerst zelf professionele incassostappen zetten en ontvang je een deel van de incassoprovisie terug bij succes. Lukt het niet, dan nemen wij het naadloos over.
Heb je te maken met klanten die steeds hetzelfde excuus gebruiken? Ontdek hoe wij met onze bewezen aanpak snel resultaat behalen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over je specifieke situatie.
