Wat doe je als je klant een andere betalingsmethode wil gebruiken?
Als je klant plotseling een andere betalingsmethode wil gebruiken, ga je eerst in gesprek om de reden te begrijpen. Vaak zitten er cashflowproblemen of administratieve wijzigingen achter. Documenteer alle wijzigingen schriftelijk en controleer of de nieuwe methode geen extra risico’s met zich meebrengt. Bij twijfel kun je aanvullende waarborgen vragen of het verzoek weigeren.
Waarom willen klanten plotseling een andere betalingsmethode gebruiken?
Klanten vragen meestal om een andere betalingsmethode vanwege cashflowproblemen, veranderingen in hun administratie of nieuwe bedrijfsprocessen. Soms willen ze meer tijd om te betalen of hebben ze problemen met hun huidige bankrekening.
De meest voorkomende redenen zijn:
- Tijdelijke cashflowproblemen – Ze hebben het geld wel, maar niet op dit moment
- Administratieve wijzigingen – Nieuwe boekhouder, ander systeem of bankwisseling
- Bedrijfsprocessen – Nieuwe goedkeuringsprocedures of budgetcycli
- Technische problemen – Problemen met hun banksysteem of betaalsoftware
Het is belangrijk om te begrijpen wat er werkelijk speelt. Een klant die open is over tijdelijke problemen verdient vaak een andere aanpak dan iemand die vaag blijft over de redenen. Door de juiste vragen te stellen, krijg je inzicht in de urgentie en kun je beoordelen of je mee wilt werken aan een oplossing.
Welke betalingsmethoden kun je als alternatief aanbieden?
Je kunt verschillende betalingsalternatieven overwegen, van termijnbetalingen tot andere betaalwijzen. Elke optie heeft voor- en nadelen voor zowel jou als je klant.
| Betalingsmethode | Voordeel voor klant | Risico voor jou |
|---|---|---|
| Termijnbetaling | Spreidt cashflowdruk | Langere incassotijd |
| Creditcard/PayPal | Directe betaling mogelijk | Transactiekosten |
| Bankoverschrijving | Vertrouwde methode | Langere verwerkingstijd |
| iDEAL/directe betaling | Snel en eenvoudig | Beperkt tot Nederlandse banken |
Bij termijnbetalingen kun je rente berekenen voor de extra tijd. Voor internationale klanten zijn creditcards vaak handiger dan bankoverschrijvingen. Overweeg ook of je een korting geeft voor snellere betaling via een andere methode.
Denk goed na over welke alternatieven bij jouw bedrijf passen. Als je veel internationale klanten hebt, investeer dan in verschillende betaalopties. Voor lokale B2B-klanten is een professionele betalingsregeling vaak voldoende.
Hoe verander je betalingsafspraken zonder juridische problemen?
Documenteer alle wijzigingen schriftelijk en zorg dat beide partijen akkoord gaan. Een mondelinge afspraak is juridisch geldig, maar moeilijk te bewijzen als er later problemen ontstaan.
Volg deze stappen voor veilige wijzigingen:
- Bespreek de nieuwe afspraken duidelijk en concreet
- Stuur een bevestigingsmail met alle details
- Vraag om schriftelijke bevestiging van je klant
- Pas je administratie aan met de nieuwe gegevens
- Bewaar alle communicatie over de wijziging
Let op dat je niet afstand doet van je oorspronkelijke vordering. Als je akkoord gaat met een lagere betaling of kwijtschelding, doe dit dan expliciet en schriftelijk. Anders blijf je recht houden op het volledige bedrag.
Bij grotere bedragen of complexe situaties is het verstandig om juridisch advies in te winnen. Sommige wijzigingen kunnen onbedoelde gevolgen hebben voor je rechtspositie. Een gestructureerde aanpak van betalingsregelingen helpt je om risico’s te beperken.
Wat doe je als de nieuwe betalingsmethode risico’s met zich meebrengt?
Je bent niet verplicht om in te gaan op elke betalingswens van je klant. Als de voorgestelde methode extra risico’s heeft, kun je aanvullende waarborgen vragen of het verzoek gewoon weigeren.
Signalen die extra voorzichtigheid vereisen:
- Betaling via derden of onbekende rekeningen
- Verzoeken om contante betaling bij grotere bedragen
- Uitstel zonder duidelijke einddatum
- Klanten die eerder betalingsproblemen hadden
- Internationale betalingen naar risicolanden
Mogelijke waarborgen die je kunt vragen:
- Bankgarantie voor het openstaande bedrag
- Borgstelling door een derde partij
- Vooruitbetaling van een deel
- Rente over de uitgestelde betaling
- Kortere betalingstermijnen voor toekomstige orders
Vertrouw op je gevoel. Als een klant vaag blijft over de redenen of onder druk zet, is dat vaak een slecht teken. Het is beter om een professioneel incassobureau in te schakelen dan om risico’s te nemen die je later duur kunnen komen te staan.
Hoe Creman helpt met betalingsproblemen en debiteurenbeheer
Wij helpen ondernemers bij het professioneel afhandelen van betalingsproblemen en het maken van haalbare betalingsregelingen. Of je nu preventief wilt werken of al problemen hebt, we bieden passende oplossingen.
Onze ondersteuning bij betalingsproblemen:
- Advies over betalingsregelingen – We helpen je beoordelen welke voorstellen haalbaar zijn
- Juridische controle van afspraken – Onze juristen zorgen dat je rechtspositie beschermd blijft
- SelfCollect voor preventie – Zelf de eerste incassostappen zetten met professionele ondersteuning
- 24/7 online inzage – Altijd zicht op de status van je dossiers
- Minnelijke en juridische incasso – Van eerste aanmaning tot rechtbankprocedure
Met SelfCollect kun je zelf de controle houden over betalingsregelingen en ontvang je 15-30% van de incassoprovisie terug bij succes. Als de situatie escaleert, nemen wij naadloos over.
Heb je vragen over een specifieke betalingssituatie of wil je weten hoe we je kunnen helpen? Neem contact op voor persoonlijk advies. Lees meer over onze aanpak of plan een gesprek om je situatie te bespreken.
