Kun je zelf nog contact opnemen nadat je een incassobureau hebt ingeschakeld?
Ja, je kunt in bepaalde situaties nog wel zelf contact opnemen nadat je een incassobureau hebt ingeschakeld. Dit hangt af van de afspraken die je met het incassobureau hebt gemaakt en de fase waarin het incassoproces zich bevindt. Het is belangrijk om altijd eerst overleg te plegen met je incassobureau om verwarring en tegenstrijdige signalen naar de debiteur te voorkomen.
Mag je nog zelf contact opnemen nadat het incassobureau is gestart?
Juridisch gezien mag je altijd contact opnemen met je eigen debiteuren, ook tijdens een lopend incassoproces. Je blijft immers de eigenaar van de vordering. Praktisch gezien is het echter verstandig om dit van tevoren af te stemmen met je incassobureau.
De meeste incassobureaus maken duidelijke afspraken over wie wanneer contact opneemt. Sommige bureaus werken met een volledig mandaat waarbij alle communicatie via hen loopt. Andere bureaus zijn flexibeler en staan toe dat je in bepaalde situaties zelf contact opneemt.
Het is belangrijk om te weten dat zodra je een incassobureau inschakelt, de debiteur hiervan op de hoogte wordt gesteld. Als je daarna zelf contact opneemt zonder dit af te stemmen, kan dit verwarring creëren over wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor de afhandeling.
Maak daarom altijd vooraf duidelijke afspraken over:
- In welke situaties je zelf nog contact mag opnemen
- Hoe je dit moet melden aan het incassobureau
- Welke informatie je moet delen na eigen contact
- Wanneer je het incassobureau weer de regie laat overnemen
Wat gebeurt er als je zowel zelf als het incassobureau contact opneemt?
Dubbele communicatie zorgt voor verwarring bij de debiteur en kan de effectiviteit van het incassoproces ondermijnen. De debiteur weet dan niet meer wie hij moet geloven of met wie hij moet onderhandelen.
Dit kan verschillende problemen opleveren. Ten eerste kan de debiteur de situatie misbruiken door jullie tegen elkaar uit te spelen. Hij kan bijvoorbeeld tegen jou zeggen dat hij al een betalingsregeling met het incassobureau heeft afgesproken, terwijl hij tegen het incassobureau beweert dat jullie een andere afspraak hebben gemaakt.
Daarnaast kan het je geloofwaardigheid schaden. Als je een professioneel incassobureau inschakelt maar vervolgens zelf ook contact blijft opnemen, kan dit overkomen alsof je geen vertrouwen hebt in je eigen keuze.
Ook de incassostrategie kan hierdoor worden verstoord. Incassobureaus werken vaak met een doordachte aanpak waarbij de timing en toon van berichten belangrijk zijn. Als jij tussentijds zelf contact opneemt met een andere boodschap of toon, kan dit de hele strategie doorbreken.
Het kan zelfs juridische gevolgen hebben als er onduidelijkheid ontstaat over welke afspraken er precies zijn gemaakt en door wie.
Wanneer is het verstandig om zelf nog contact op te nemen?
Eigen contact kan zinvol zijn bij langdurige klantrelaties, urgente situaties of wanneer je aanvullende informatie hebt die het incassoproces kan helpen. Denk hierbij aan situaties waarbij persoonlijk contact de doorslag kan geven.
Bij klanten waarmee je al jarenlang zaken doet, kan een persoonlijk telefoontje soms meer effect hebben dan een formele incassobrief. Vooral als er sprake is van tijdelijke problemen bij de klant die je kunt helpen oplossen.
Ook bij urgente situaties waarin snelle actie nodig is, kan eigen contact nuttig zijn. Bijvoorbeeld als je weet dat de klant op het punt staat failliet te gaan of als er andere crediteuren in de rij staan.
Wanneer je nieuwe informatie krijgt die relevant is voor het incassoproces, zoals een nieuw contactpersoon of gewijzigde omstandigheden, kun je overwegen om zelf eerst contact op te nemen. Dit kan het proces versnellen.
Let wel op dat je in al deze gevallen vooraf overleg pleegt met je incassobureau. Zij kunnen inschatten of jouw interventie op dat moment nuttig is of juist contraproductief. Met tools zoals SelfCollect kun je trouwens ook zelf de eerste incassostappen zetten terwijl je toch professionele ondersteuning hebt.
Hoe zorg je voor goede afstemming met je incassobureau?
Goede communicatie en duidelijke afspraken vooraf zijn de basis voor effectieve samenwerking met je incassobureau. Zorg dat je van tevoren bespreekt hoe jullie gaan samenwerken en houd elkaar op de hoogte van alle ontwikkelingen.
Maak bij de start van de samenwerking concrete afspraken over:
- Wanneer en hoe je zelf contact mag opnemen
- Hoe snel je elkaar informeert over nieuwe ontwikkelingen
- Via welk kanaal jullie communiceren (telefoon, e-mail, online portal)
- Wie verantwoordelijk is voor welke acties
Deel alle relevante informatie over de debiteur en de achtergrond van de vordering. Hoe meer context het incassobureau heeft, hoe beter zij hun strategie kunnen afstemmen. Denk aan eerdere betalingsproblemen, de aard van de klantrelatie, of bijzondere omstandigheden.
Zorg ook dat je toegang hebt tot realtime informatie over de voortgang van je dossiers. Veel moderne incassobureaus bieden online inzage waarbij je 24/7 kunt zien wat er gebeurt met je dossiers.
Als je toch zelf contact hebt opgenomen, meld dit dan direct aan je incassobureau. Vertel wat er is besproken, welke afspraken er zijn gemaakt, en wat de reactie van de debiteur was. Zo kunnen zij hun vervolgstappen hierop afstemmen.
Hoe CreMan helpt met incasso en communicatie
Bij CreMan B.V. begrijpen we dat je soms zelf contact wilt opnemen met je debiteuren. Daarom maken we altijd heldere afspraken over de samenwerking en bieden we verschillende mogelijkheden:
- Flexibele samenwerking: Je kunt altijd overleggen over eigen contact en we stemmen onze aanpak hierop af
- 24/7 online inzage: Via ons systeem zie je realtime wat er gebeurt met je dossiers
- Persoonlijke begeleiding: Je hebt een vast aanspreekpunt voor snelle communicatie
- SelfCollect optie: Met SelfCollect zet je zelf de eerste stappen en ontvang je 15-30% van de incassoprovisie terug bij succes
- Juridische expertise: Onze eigen juristen adviseren over de beste aanpak per situatie
We werken al bijna 25 jaar samen met ondernemers die de balans zoeken tussen professionele incasso en het behoud van klantrelaties. Onze ervaring leert ons dat goede afstemming en transparantie de sleutel zijn tot succes.
Wil je weten hoe we jouw incassoproces kunnen ondersteunen met de juiste mix van professionaliteit en persoonlijke aandacht? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Gerelateerde artikelen
- Mag je een incassobureau inschakelen zonder aanmaning?
- Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?
- Wat doe je als je klant een surseance van betaling aanvraagt?
- Hoe voorkom je dat klanten facturen niet betalen?
- Kun je een incassobureau inschakelen zonder schriftelijke overeenkomst?
