Moet een incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie?

Ja, een incassobureau in Nederland is verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 geldt een wettelijke registratieplicht voor alle incassobureaus die in Nederland actief zijn. Werk je samen met een bureau zonder registratie, dan loop je als ondernemer serieuze risico’s. In dit artikel lees je wat er precies is veranderd, hoe je een registratie controleert en waarom dit een belangrijk keuzecriterium is bij het selecteren van een partner voor je incasso binnenland.

Wat veranderde er in april 2024 voor incassobureaus?

Sinds april 2024 geldt in Nederland een verplichte registratie voor incassobureaus op basis van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Vóór die datum kon iedereen zich incassobureau noemen zonder enige toets. Dat is fundamenteel veranderd: bureaus moeten nu aan concrete kwaliteitseisen voldoen en zich laten registreren bij het ministerie van Justitie en Veiligheid voordat ze mogen opereren.

De wet is ingevoerd omdat de incassobranche jarenlang onvoldoende gereguleerd was. Debiteuren werden soms geconfronteerd met onterechte kosten, onduidelijke communicatie en bureaus die de grenzen van de wet opzochten. De registratieplicht beschermt zowel debiteuren als opdrachtgevers. Voor jou als ondernemer betekent dit concreet: controleer altijd of een bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een samenwerking aangaat.

Het toezicht op de naleving van de Wki ligt bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM). De ACM kan bureaus die niet aan de eisen voldoen een boete opleggen of de registratie intrekken. Dat maakt registratie niet alleen een formaliteit, maar een actief gehandhaafd kwaliteitskeurmerk.

Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?

Je controleert de registratie van een incassobureau via het openbare register van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Op de website van Justis zoek je op naam of registratienummer van het bureau. Een geregistreerd bureau heeft een uniek registratienummer dat het verplicht in zijn communicatie moet vermelden.

Let bij je controle op het volgende:

• Staat het bureau vermeld in het register van Justis?
• Is de registratie actief en niet ingetrokken?
• Vermeldt het bureau het registratienummer op zijn website, offertes en correspondentie?

Een serieus bureau heeft niets te verbergen en toont zijn registratienummer proactief. Zie je geen registratienummer op de website of in de offerte, dan is dat een signaal om door te vragen. Transparantie begint bij de eerste kennismaking.

Wat zijn de risico’s van een niet-geregistreerd incassobureau?

Samenwerken met een niet-geregistreerd incassobureau brengt meerdere risico’s met zich mee. Ten eerste opereer je buiten de wettelijke kaders: het bureau mag juridisch gezien geen incassodiensten verlenen, wat de geldigheid van de incassohandelingen in twijfel kan trekken. Ten tweede heb je als opdrachtgever geen garantie dat het bureau aan minimumeisen voor kwaliteit en integriteit voldoet.

Concreet kunnen de gevolgen zijn:

• Ongeldige incassohandelingen: Brieven, aanmaningen of betalingsregelingen van een niet-geregistreerd bureau kunnen juridisch worden aangevochten.
• Reputatieschade: Als jouw debiteur ontdekt dat je werkt met een bureau dat niet aan de wet voldoet, kan dat de relatie en je reputatie schaden.
• Financieel risico: Gelden die via een niet-geregistreerd bureau lopen, zijn niet beschermd via een Stichting Derdengelden. Je hebt geen zekerheid dat geïnde bedragen ook daadwerkelijk bij jou terechtkomen.
• Geen verhaal bij misstanden: Bij een geregistreerd bureau kun je bij de ACM terecht als er iets misgaat. Bij een niet-geregistreerd bureau sta je vrijwel machteloos.

Het risico is dus niet alleen theoretisch. Zeker als je te maken hebt met grotere vorderingen of juridische vervolgstappen, wil je zeker weten dat je partner aan alle wettelijke eisen voldoet.

Wat zijn de kwaliteitseisen waaraan een geregistreerd bureau moet voldoen?

Een geregistreerd incassobureau moet voldoen aan een reeks wettelijke kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Die eisen gaan verder dan alleen het aanvragen van een registratienummer. Ze raken de kern van hoe een bureau werkt en hoe het met jou als opdrachtgever en met debiteuren omgaat.

De belangrijkste eisen zijn:

• Vakbekwaamheid: Medewerkers moeten aantoonbaar deskundig zijn op het gebied van incasso en relevante wet- en regelgeving.
• Transparantie over kosten: Het bureau moet duidelijk communiceren over de incassokosten die in rekening worden gebracht, zowel richting opdrachtgever als debiteur.
• Zorgvuldige behandeling van debiteuren: Een geregistreerd bureau mag geen onterechte druk uitoefenen of misleidende communicatie inzetten.
• Scheiding van geldstromen: Geïnde gelden moeten gescheiden worden bewaard van het eigen vermogen van het bureau, bij voorkeur via een Stichting Derdengelden.
• Klachtenregeling: Het bureau moet een toegankelijke klachtenprocedure hebben voor zowel opdrachtgevers als debiteuren.

Deze eisen zorgen ervoor dat je als ondernemer weet waar je aan toe bent. Een bureau dat aan deze normen voldoet, werkt gestructureerd, integer en met oog voor alle betrokken partijen.

Waarom is registratie bij het ministerie van Justitie een keuzecriterium?

Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid is een belangrijk keuzecriterium omdat het de minimumdrempel aangeeft voor professioneel en legaal opereren. Een geregistreerd bureau heeft aangetoond dat het aan de wettelijke eisen voldoet en staat onder toezicht van de ACM. Dat geeft jou als opdrachtgever een stevige basis van vertrouwen.

Maar registratie alleen zegt niet alles. Het is het startpunt, niet het eindpunt. Kijk bij je keuze ook naar:

• Hoe lang het bureau al actief is en wat zijn trackrecord is
• Of er juristen in dienst zijn die het volledige traject kunnen begeleiden
• Of het bureau transparant is over kosten en doorlooptijden
• Of je real-time inzage hebt in je dossiers
• Of het bureau ook internationaal actief is, als je zaken doet over de grens

Registratie in combinatie met aantoonbare expertise en transparantie is de combinatie die je zoekt. Een bureau dat al meer dan twintig jaar actief is, een hoog slagingspercentage heeft en geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden laat verlopen, biedt meer zekerheid dan een nieuwkomer met alleen een registratienummer. Wil je ook weten welke diensten een professioneel bureau biedt naast het innen van facturen? Dan loont het om het volledige aanbod te vergelijken voordat je een keuze maakt.

Hoe wij helpen bij het vinden van een betrouwbaar geregistreerd incassobureau

CreMan is opgericht in 2002 en is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We voldoen aan alle eisen die de Wet kwaliteit incassodienstverlening stelt en werken al meer dan 23 jaar voor ondernemers die hun vorderingen snel en professioneel willen innen.

Dit is wat je bij ons krijgt:

• Geregistreerd bureau met registratienummer Justis 00106, volledig compliant met de Wki
• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
• Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• SelfCollect: een gratis portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt
• Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat we voor jou kunnen betekenen.

Gerelateerde artikelen

• Wat is debiteurenbeheer en waarom is het belangrijk voor je bedrijf?
• Wat doe je als je klant beweert dat je product of dienst niet goed was?
• Wanneer moet je een advocaat inschakelen in plaats van een incassobureau?
• Mag je een incassobureau inschakelen voor btw-schulden?
• Hoe voorkom je dat je incassobureau te agressief optreedt?