Kun je debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau?
Ja, je kunt debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau. Een professioneel bureau neemt het hele proces over, van het versturen van herinneringen en aanmaningen tot het opstarten van juridische procedures als dat nodig is. Zo hoef jij je als ondernemer nergens meer druk om te maken en houd je meer tijd over voor je eigen werk. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat dat precies inhoudt, wanneer het slim is en wat het kost.
Wat houdt het uitbesteden van debiteurenbeheer precies in?
Het uitbesteden van debiteurenbeheer betekent dat je het volledige opvolgproces van openstaande facturen overdraagt aan een externe partij. Die partij bewaakt je betalingstermijnen, stuurt herinneringen en aanmaningen, voert gesprekken met debiteuren en escaleert waar nodig. Jij hoeft zelf niet meer achter je geld aan.
In de praktijk werkt dit concreter dan veel ondernemers denken. Een incassobureau logt in op jouw boekhoud- of debiteurensysteem en beheert het proces volledig extern. Je hoeft niets opnieuw in te richten of over te zetten. Alles wat uit dat beheer voortkomt en incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Zo houd jij als MKB-ondernemer of zzp’er de regie, zonder zelf de uitvoering te doen.
Transparantie is daarbij belangrijk. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier. Zo weet je altijd wat er speelt, zonder dat je zelf hoeft te bellen of te mailen voor een update.
Welke taken neemt een incassobureau over bij volledige uitbesteding?
Bij volledige uitbesteding van debiteurenbeheer neemt het incassobureau alle taken over die horen bij het innen van openstaande vorderingen. Dat begint bij preventieve stappen, zoals het bewaken van betalingstermijnen, en eindigt, als het moet, bij gerechtelijke procedures.
Concreet gaat het om de volgende taken:
- Bewaken van betalingstermijnen en signaleren van overschrijdingen
- Versturen van betalingsherinneringen en formele aanmaningen
- Telefonisch contact opnemen met debiteuren
- Onderhandelen over betalingsregelingen
- Opstarten van buitengerechtelijke incassoprocedures
- Juridisch advies over de haalbaarheid van een zaak
- Begeleiden van gerechtelijke procedures indien nodig
Een goed bureau heeft juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot executie. Zij adviseren je ook altijd over de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo neem je nooit een beslissing op basis van gevoel, maar op basis van feitelijk advies.
Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?
Het uitbesteden van debiteurenbeheer is slim wanneer je te veel tijd kwijt bent aan het achtervolgen van openstaande facturen, geen creditcontroller in dienst hebt of merkt dat je debiteurenlijst sneller groeit dan je bij kunt houden. Ook bij ziekteverzuim of een drukke groeifase is uitbesteding een praktische oplossing.
Voor veel MKB-ondernemers en zzp’ers is debiteurenbeheer iets wat “er even bij” wordt gedaan. Maar dat leidt al snel tot vertraging in de opvolging, en vertraging kost geld. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag terugziet.
Uitbesteding is ook relevant als je internationaal zaken doet. Debiteuren in het buitenland aanschrijven in hun eigen taal, met kennis van lokale wet- en regelgeving, is iets wat je niet zomaar zelf doet. Bureaus die actief zijn in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en die opdrachtgevers in meerdere talen bedienen, kunnen dat wel.
Heb je juist maar een handvol eenvoudige zaken per jaar? Dan is volledige uitbesteding misschien niet nodig. In dat geval kun je via incasso binnenland losse dossiers indienen, of kiezen voor een laagdrempelige tool waarmee je kleine zaken zelf afhandelt.
Wat zijn de kosten van debiteurenbeheer uitbesteden?
De kosten van debiteurenbeheer uitbesteden hangen af van het type vordering en de afspraken die je maakt. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat volgt uit jouw eigen algemene voorwaarden.
De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:
| Hoofdsom (vordering) | Percentage incassokosten |
|---|---|
| Tot en met € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% (max. € 6.775) |
Belangrijk om te weten: de incassokosten worden in de meeste gevallen verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Je betaalt dus niet zomaar uit eigen zak. Heb je eenvoudige zaken waarbij je zelf de eerste stappen wilt zetten? Via SelfCollect kun je dat kosteloos doen, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau probeert openstaande vorderingen buitengerechtelijk te innen, zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid aangestelde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken ten uitvoer te leggen, zoals het leggen van beslag of het uitvoeren van een vonnis.
In de praktijk werken de twee partijen samen. Het incassobureau start het traject en probeert de vordering minnelijk op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het bureau juridische stappen adviseren en begeleiden, waarna een deurwaarder in beeld komt voor de executie. Een incassobureau met juristen in huis begeleidt je door dat hele traject en adviseert je op elk moment over de beste aanpak.
Het grote voordeel van een incassobureau is dat het de klantrelatie zoveel mogelijk intact probeert te houden. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. Bekijk het volledige dienstenaanbod om te zien welke stappen er mogelijk zijn voor jouw situatie.
Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?
Het incassoproces verloopt in vaste stappen, van een vriendelijke herinnering tot gerechtelijke executie als dat nodig is. De meeste zaken worden al in een vroeg stadium opgelost, zonder dat het tot een rechtszaak komt.
Een standaard incassotraject ziet er zo uit:
- Betalingsherinnering: Een vriendelijke reminder dat de betalingstermijn is verstreken.
- Formele aanmaning: Een officiële aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen, conform de wet.
- Buitengerechtelijke incasso: Het incassobureau neemt contact op met de debiteur en probeert tot een oplossing te komen, inclusief een eventuele betalingsregeling.
- Juridisch advies: Als minnelijke inning niet lukt, adviseert een jurist over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure.
- Gerechtelijke procedure: Dagvaarding en rechtszaak, waarbij het bureau je volledig begeleidt.
- Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bezittingen of de bankrekening van de debiteur.
De gemiddelde doorlooptijd per dossier ligt rond de twee weken. Dat is snel, zeker als je bedenkt dat veel ondernemers zelf weken of maanden bezig zijn met het achternalopen van één factuur. Een geregistreerd bureau met een slagingspercentage van 93% haalt aanzienlijk meer op dan de meeste ondernemers zelf kunnen.
Hoe wij helpen met debiteurenbeheer uitbesteden
CreMan neemt het volledige debiteurenbeheer van je over, zodat jij je kunt focussen op ondernemen. Dit is wat we voor je doen:
- We loggen in op jouw systeem en beheren het debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
- Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
- Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via jouw eigen online portal
- Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- We zijn actief in zes landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen, ook als je buitenlandse debiteuren hebt
- Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
- We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
Wil je weten hoe we dat precies aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
