Mag je incassokosten doorberekenen aan je klant?
Ja, je mag incassokosten doorberekenen aan je klant, maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden. Of je dat zomaar kunt doen, hangt af van wie je klant is (consument of bedrijf), of je aan de wettelijke vereisten hebt voldaan en of je algemene voorwaarden op orde zijn. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wanneer het mag, hoeveel je mag vragen en wat je doet als je klant dwarsligt.
Wat zijn incassokosten en wie betaalt ze?
Incassokosten zijn de kosten die je maakt om een onbetaalde factuur alsnog geïnd te krijgen. Denk aan kosten voor het sturen van aanmaningen, het inschakelen van een incassobureau of het voeren van juridische procedures. In principe betaalt de schuldenaar deze kosten, niet jij als schuldeiser.
De gedachte achter dit systeem is simpel: wie niet betaalt, draait op voor de gevolgen. Jij hebt recht op je geld, en de kosten die je maakt om dat geld te innen zijn voor rekening van degene die de rekening niet heeft voldaan. Dat geldt voor zowel vorderingen op consumenten als op andere bedrijven, al gelden er voor beide groepen andere regels.
Er zijn twee soorten incassokosten die je kunt tegenkomen: buitengerechtelijke incassokosten (de kosten vóór een rechtszaak, zoals aanmaningen en incassobureaukosten) en gerechtelijke kosten (de kosten van een rechtszaak zelf). Dit artikel gaat vooral over de buitengerechtelijke incassokosten, want dat is het traject waar de meeste ondernemers mee te maken krijgen.
Wanneer mag je incassokosten doorberekenen aan je klant?
Je mag incassokosten in rekening brengen zodra je klant in verzuim is en je een aanmaning hebt gestuurd die aan de wettelijke eisen voldoet. Voor consumenten geldt een striktere procedure dan voor zakelijke klanten. Zonder de juiste aanmaning kun je de kosten juridisch niet afdwingen.
Voor consumenten schrijft de wet voor dat je een zogenoemde veertiendagenbrief moet sturen. In die brief geef je je klant nog veertien dagen de tijd om te betalen, met een duidelijke waarschuwing dat je anders incassokosten in rekening brengt. Betaalt je klant niet binnen die termijn? Dan heb je het recht om de wettelijke incassokosten toe te voegen aan de vordering.
Bij zakelijke klanten is de procedure wat soepeler. Je kunt de incassokosten doorberekenen als dat is vastgelegd in je algemene voorwaarden of als je klant er expliciet mee heeft ingestemd. Een goede set algemene voorwaarden is hier dus geen luxe, maar een nuttige bescherming. Heb je die nog niet goed op orde? Dan is het slim om dat zo snel mogelijk te regelen.
Hoeveel incassokosten mag je in rekening brengen?
Voor vorderingen op consumenten zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de Wet Incassokosten (WIK). De hoogte hangt af van de hoofdsom van je vordering en wordt berekend aan de hand van een staffel. Het wettelijk minimum is € 40, ook als het berekende bedrag lager uitkomt.
De WIK-staffel werkt als volgt:
- Over de eerste € 2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende € 2.500 (van € 2.500 tot € 5.000): 10%
- Over de volgende € 5.000 (van € 5.000 tot € 10.000): 5%
- Over de volgende € 190.000 (van € 10.000 tot € 200.000): 1%
- Over het meerdere boven € 200.000: 0,5% (met een maximum van € 6.775 in totaal)
Voor zakelijke debiteuren gelden deze wettelijke maxima niet op dezelfde manier. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, tenzij je algemene voorwaarden een ander percentage vermelden. Zolang dat redelijk is en vooraf duidelijk was voor je klant, kun je dit in rekening brengen.
Wat is het verschil tussen incassokosten bij consumenten en bedrijven?
Het belangrijkste verschil is dat de incassokosten voor consumenten wettelijk zijn begrensd via de WIK, terwijl voor bedrijven de contractvrijheid meer ruimte geeft. Bij consumenten moet je de veertiendagenbrief sturen en de wettelijke staffel toepassen. Bij bedrijven bepalen je algemene voorwaarden grotendeels de spelregels.
Bij consumenten geldt ook dat je de incassokosten niet zomaar kunt verhogen met extra administratiekosten of dossierkosten bovenop de wettelijke staffel. Wat de wet toestaat, is het maximum. Probeer je meer te vragen, dan is dat deel van de vordering niet afdwingbaar.
Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid, maar dat betekent niet dat alles kan. Ook hier geldt dat de kosten redelijk moeten zijn en dat je klant vooraf op de hoogte moet zijn geweest van je betalingsvoorwaarden. Een goed opgesteld contract of duidelijke algemene voorwaarden vormen daarbij de basis. Heb je vragen over hoe je dit juridisch goed regelt, dan kun je daarvoor terecht bij een incassobureau met juristen in eigen huis, zodat je direct advies krijgt over jouw specifieke situatie.
Hoe bereken je incassokosten correct voor je factuur?
Incassokosten bereken je op basis van de openstaande hoofdsom op het moment dat je klant in verzuim is. Je telt de rente en eventuele andere bijkomende kosten daar niet bij op voor de berekening van de incassokosten zelf. Pas daarna voeg je de berekende incassokosten toe aan het totaalbedrag dat je claimt.
Een praktisch voorbeeld: stel, je klant heeft een factuur van € 1.200 niet betaald. Je berekent 15% over € 1.200, wat neerkomt op € 180. Dat is boven het wettelijk minimum van € 40, dus je mag € 180 aan buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. De totale vordering wordt dan € 1.200 plus € 180, plus eventuele wettelijke rente.
Let op dat je de veertiendagenbrief (voor consumenten) of een duidelijke aanmaning (voor bedrijven) altijd eerst verstuurt. Zonder die stap kun je de incassokosten niet afdwingen. Wil je zeker weten dat je dit proces correct uitvoert? Via de diensten die wij aanbieden kun je het volledige debiteurenbeheer uit handen geven, inclusief het correct opstellen van aanmaningen en het berekenen van de juiste kosten.
Wat als je klant de incassokosten weigert te betalen?
Als je klant de incassokosten weigert te betalen, heb je juridisch gezien nog steeds recht op dat geld, mits je de juiste stappen hebt gevolgd. Je kunt de zaak dan voorleggen aan de rechter, die de incassokosten kan toewijzen als onderdeel van de totale vordering.
Weigering is overigens niet altijd onwil. Soms betwist een klant de hoogte van de kosten of stelt hij dat de aanmaning niet aan de wettelijke eisen voldeed. Controleer in dat geval goed of je procedure klopte: heb je de veertiendagenbrief gestuurd, de juiste staffel toegepast en het minimumbedrag van € 40 gehanteerd? Als dat allemaal klopt, sta je sterk.
Is je klant een bedrijf en weigert het te betalen? Dan is het verstandig om te kijken of er een betalingsregeling mogelijk is, of om het dossier direct over te dragen aan een incassobureau dat ook juridische stappen kan zetten. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het soms wordt om alsnog te innen.
Hoe wij helpen bij het doorberekenen van incassokosten
Bij Creman zorgen we ervoor dat je incassokosten correct worden berekend en dat het hele traject juridisch waterdicht verloopt. Of het nu gaat om een factuur aan een consument of een zakelijke debiteur, onze aanpak is altijd gericht op het snelst mogelijke resultaat, met zo min mogelijk gedoe voor jou.
- Juristen in eigen huis die controleren of jouw aanmaning en incassokosten aan alle wettelijke eisen voldoen
- Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, met een slagingspercentage van 93%
- 24/7 inzage in de status van je dossier via ons eigen online portaal
- SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via ons portaal, volledig kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
Wil je weten hoe Creman jouw openstaande vorderingen aanpakt? Lees meer over wie wij zijn en hoe wij werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
