Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na minimaal één herinnering en de betalingstermijn is verstreken. Er is geen wettelijke minimumwachttijd, maar de meeste ondernemers wachten te lang. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je je geld terugziet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inschakelen van een incassobureau, van timing tot kosten en het kiezen van een betrouwbare partij.

Hoe lang wacht je voordat je een incassobureau inschakelt?

Er is geen vaste wettelijke termijn, maar een goede vuistregel is: stuur één of twee betalingsherinneringen met een duidelijke deadline en schakel daarna een incassobureau in als er geen reactie of betaling volgt. Bij zakelijke klanten is dat vaak al 30 tot 60 dagen na de oorspronkelijke vervaldatum. Wacht je langer, dan neemt de kans op succesvolle inning af.

Veel ondernemers stellen het inschakelen van een incassobureau uit uit beleefdheid of de hoop dat het vanzelf goed komt. Begrijpelijk, maar niet altijd slim. Een onbetaalde factuur die maanden blijft liggen, wordt moeilijker te innen. De debiteur kan ondertussen in financiële problemen raken, verhuizen of gewoon wennen aan het feit dat hij niet betaalt.

Een handige richtlijn:

• Dag 1 na vervaldatum: stuur een vriendelijke betalingsherinnering
• Dag 14: stuur een tweede, duidelijkere aanmaning met een uiterste betaaldatum
• Dag 30: schakel een professioneel incassobureau in als er nog steeds niet betaald is

Wat zijn de signalen dat een klant niet gaat betalen?

Een klant die niet gaat betalen, laat dat zelden direct weten. Maar er zijn duidelijke signalen die je vroeg kunt herkennen: herhaaldelijk uitblijven van reacties op herinneringen, vage beloftes zonder concrete betaaldata, steeds wisselende excuses of plotseling onbereikbaar zijn na eerder goed contact.

Andere waarschuwingssignalen zijn:

• De klant betwist de factuur pas weken na ontvangst, zonder eerder bezwaar te maken
• Gedeeltelijke betalingen die steeds kleiner worden
• Geen reactie op e-mail én telefoon, terwijl dat eerder wel normaal was
• Berichten van andere leveranciers dat dezelfde klant ook bij hen niet betaalt

Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het slim om niet langer af te wachten. Hoe eerder je een professioneel incassotraject start, hoe sterker jouw positie.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechtbank om, via aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Een deurwaarder is een ambtenaar die bevoegd is om gerechtelijke bevelen te betekenen en te executeren, zoals het leggen van beslag. Een incassobureau werkt dus in de buitengerechtelijke fase, een deurwaarder in de gerechtelijke fase.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Als een incassobureau er niet in slaagt om een vordering minnelijk te innen, kan het de zaak overdragen aan een deurwaarder voor verdere juridische stappen. Sommige incassobureaus, zoals wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Dat scheelt tijd, kosten en gedoe met meerdere partijen.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk geregeld via de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Deze kosten worden doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als opdrachtgever. Bij vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er zo uit:

• Tot en met €2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende €2.500: 10%
• Over de volgende €5.000: 5%
• Over de volgende €190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

In de meeste gevallen betaal je als schuldeiser dus niets extra. De incassokosten komen bovenop de hoofdsom en zijn voor rekening van de debiteur. Heb je kleinere of eenvoudige vorderingen? Via SelfCollect kun je die kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning ontvang je zelfs een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Beschadigt een incassobureau inschakelen de klantrelatie?

Een professioneel incassobureau is er juist op gericht om de klantrelatie zo veel mogelijk te ontzien. De aanpak is gericht op het vinden van een oplossing, niet op escalatie. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. In veel gevallen is een vriendelijke maar duidelijke aanmaning via een derde partij al genoeg om een klant in beweging te zetten.

Bovendien: als een klant structureel niet betaalt, is de relatie al beschadigd. Niet door jou, maar door hem. Het is dan niet onredelijk om professionele hulp in te schakelen. Een goed incassobureau communiceert zakelijk en respectvol, en zorgt ervoor dat jij buiten de directe confrontatie blijft. Dat maakt het voor beide partijen makkelijker om daarna verder te gaan.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incasso uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.

Naast de registratieplicht zijn er andere punten om op te letten:

• Juristen in eigen huis: zo hoef je bij juridische stappen niet te wisselen van partij
• Transparantie: kies een bureau dat je 24/7 inzage geeft in de status van je dossiers
• Veilige geldstromen: een onafhankelijke Stichting Derdengelden zorgt ervoor dat jouw geld altijd gescheiden blijft van het vermogen van het bureau
• Internationale dekking: heb je klanten in het buitenland? Kies dan een bureau dat ook actief is in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk en Engeland
• Aantoonbare resultaten: vraag naar het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd per dossier

Hoe wij helpen bij het inschakelen van incasso

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106). We helpen ondernemers en MKB-bedrijven bij het snel en professioneel innen van openstaande vorderingen, zowel nationaal als internationaal.

• Slagingspercentage van 93% met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
• 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig is
• Actief in zes landen en zes talen, waaronder België, Duitsland, Frankrijk en Engeland
• SelfCollect: eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en tot 30% van de incassoprovisie terugverdienen

Wil je weten hoe we werken of direct een dossier indienen? Lees meer over CreMan of neem contact met ons op. We kijken graag met je mee naar de beste aanpak voor jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Mag je incassokosten vooraf in je algemene voorwaarden opnemen?
• Hoe voorkom je dat je incassobureau te agressief optreedt?
• Welke documenten heb je nodig om een incassobureau in te schakelen?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij al heeft betaald?
• Wanneer moet je een advocaat inschakelen in plaats van een incassobureau?