Wat is incasso en hoe werkt het precies?

Incasso is het proces waarbij een schuldeiser een openstaande vordering int bij een debiteur die niet of niet op tijd betaalt. Het begint met aanmaningen en kan, als die geen effect hebben, uitmonden in een gerechtelijke procedure. Voor ondernemers is het goed om te weten hoe dit proces werkt, wat het kost en wanneer je een professional inschakelt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso, stap voor stap.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces begint altijd buiten de rechtbank en gaat pas over naar een juridische procedure als minnelijke pogingen niets opleveren. De eerste stap is een betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning. Pas als de debiteur dan nog niet betaalt, komen gerechtelijke stappen in beeld.

In de praktijk ziet het traject er zo uit:

1. Betalingsherinnering: je stuurt een vriendelijke herinnering, soms automatisch vanuit je boekhoudsysteem.
2. Aanmaning: een formele brief met een laatste betaaltermijn en de mededeling dat incassokosten in rekening worden gebracht als er niet betaald wordt.
3. Buitengerechtelijke incasso: je schakelt een incassobureau in dat contact opneemt met de debiteur via brieven, telefoon en e-mail.
4. Gerechtelijke procedure: als de buitengerechtelijke fase niets oplevert, volgt een dagvaarding en een rechtszaak.
5. Executie: na een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen van de debiteur.

Hoe lang dit duurt, hangt af van de medewerking van de debiteur. Bij een professionele incasso binnenland is de gemiddelde doorlooptijd in de buitengerechtelijke fase twee weken per dossier, mits de debiteur bereikbaar is en de vordering helder onderbouwd is.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er buiten de rechter om gebeurt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen over een betalingsregeling. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat een zaak voor de rechter wordt gebracht via een dagvaarding.

Het grote verschil zit in kosten, tijd en impact. Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder belastend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso is zwaarder, maar levert een vonnis op dat juridisch afdwingbaar is. Pas als de debiteur een vonnis naast zich neerlegt, kan een deurwaarder worden ingeschakeld voor executie.

De meeste vorderingen worden in de buitengerechtelijke fase opgelost. Een goede aanpak is erop gericht om de rechtbank zo lang mogelijk te vermijden, niet omdat het niet kan, maar omdat het voor alle partijen eenvoudiger en sneller is.

Wat zijn incassokosten en wie betaalt die?

Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser mag doorberekenen aan de debiteur voor het inschakelen van een incassobureau. In de meeste gevallen betaalt de debiteur deze kosten, niet de schuldeiser. De hoogte van de kosten is wettelijk geregeld voor vorderingen op particulieren via de Wet Incassokosten (WIK).

Voor vorderingen op particulieren gelden de volgende staffels:

• Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijke staffel. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden met een incassokostenbeding? Dan kun je die als basis gebruiken.

Als schuldeiser draag je zelf de kosten voor juridische procedures, zoals griffierechten en deurwaarderskosten. Die kun je bij een gewonnen rechtszaak in principe verhalen op de debiteur, maar dat is niet altijd even eenvoudig.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in als je zelf al een of meerdere aanmaningen hebt gestuurd en de debiteur nog steeds niet betaalt of niet reageert. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar in de praktijk geldt: geef de debiteur eerst een redelijke kans om zelf te betalen, daarna is het verstandig om professionele hulp in te roepen.

Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Debiteuren die meerdere schulden hebben, betalen doorgaans degene die het hardst aandringt. Een incassobureau inschakelen is dus niet alleen een laatste redmiddel, het is ook een signaal dat je serieus bent.

Kies wel een geregistreerd bureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een bureau zonder registratie werkt buiten de wet. Je kunt de registratie controleren via het openbare register van Justis. Wij zijn geregistreerd onder nummer 00106 en voldoen aan alle wettelijke eisen.

Wil je kleinere vorderingen liever zelf afhandelen? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan, een portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt oppakken en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechtbank om, via aanmaningen en contact met de debiteur. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die gerechtelijke uitspraken uitvoert, zoals het leggen van beslag. Een deurwaarder heeft bevoegdheden die een incassobureau niet heeft.

In de praktijk werken beide partijen vaak samen. Een incassobureau handelt de buitengerechtelijke fase af. Als die niets oplevert en er een vonnis wordt uitgesproken, schakelt het bureau een deurwaarder in voor de executie. Jij hoeft daar zelf niets voor te regelen als je met een bureau werkt dat het volledige traject beheert.

Het belangrijkste verschil in één zin: een incassobureau overtuigt, een deurwaarder dwingt af.

Kan een incassobureau ook juridische stappen zetten?

Een incassobureau kan juridische stappen initiëren en begeleiden, maar heeft zelf geen bevoegdheid om een vonnis te executeren. Daarvoor is altijd een deurwaarder nodig. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen echter het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot en met de dagvaarding en de rechtszitting.

Niet elk incassobureau heeft juridische kennis in huis. Sommige bureaus stoppen na de buitengerechtelijke fase en verwijzen je dan door naar een advocaat of deurwaarder. Dat kost extra tijd, geld en energie. Een bureau met eigen juristen adviseert je bovendien over de haalbaarheid van een zaak, zodat je niet in een kostbare procedure stapt die weinig kans van slagen heeft.

Juristen kunnen ook adviseren over je algemene voorwaarden, de opbouw van je dossier en de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onaangenaam, maar soms is het financieel verstandiger dan verder procederen.

Hoe wij helpen bij incasso

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (nummer 00106). We begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, met juristen in eigen huis die altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van jouw zaak.

• 93% slagingspercentage en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• 24/7 real-time inzage in de status van al jouw dossiers via een eigen online portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
• SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: gratis in gebruik en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
• Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten hoe we werken of direct een vordering indienen? Lees meer over CreMan of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer moet je overstappen naar een ander incassobureau?
• Hoe voorkom je dat je zelf aansprakelijk wordt voor incassokosten?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft betwist?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de dienst heeft geannuleerd?
• Hoe voorkom je dat je incassobureau onnodig hoge kosten rekent?