Welke 5 fouten maak je bij zelf aanmanen?
De vijf meest gemaakte fouten bij zelf aanmanen zijn: geen duidelijke betalingstermijn vermelden, te lang wachten met de eerste aanmaning, geen wettelijke incassokosten aankondigen, te informeel formuleren en te snel opgeven na één herinnering. Deze fouten zorgen er samen voor dat een klant niet betaalt én dat je later een minder sterke juridische positie hebt als je een incassobureau inschakelt. Hieronder krijg je per vraag een concreet antwoord.
Wanneer is een aanmaning juridisch geldig?
Een aanmaning is juridisch geldig als de debiteur in gebreke is gesteld: je hebt schriftelijk een redelijke betalingstermijn gesteld en de debiteur heeft die termijn laten verlopen zonder te betalen. Zonder deze stap kun je geen wettelijke incassokosten in rekening brengen en sta je zwakker als je later juridische stappen wilt zetten.
Concreet betekent dit dat je aanmaning minimaal het volgende moet bevatten:
- Een duidelijke verwijzing naar de openstaande factuur (factuurnummer, datum, bedrag)
- Een nieuwe, specifieke betalingstermijn van minimaal 14 dagen voor particulieren
- De mededeling dat je bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening brengt
- Je bankgegevens en contactinformatie
Stuur de aanmaning bij voorkeur per e-mail én per brief, zodat je kunt aantonen dat de debiteur het bericht heeft ontvangen. Een aanmaning die alleen mondeling is gedaan, telt juridisch niet mee.
Waarom reageert een klant niet op een aanmaning?
Een klant reageert niet op een aanmaning om uiteenlopende redenen: financiële problemen, een factuurgeschil, slordigheid of simpelweg de hoop dat je het vergeet. De meest voorkomende reden in de praktijk is dat een klant de urgentie niet voelt, zeker als de aanmaning vaag of vriendelijk is geformuleerd.
Het maakt verschil of je te maken hebt met een particulier of een bedrijf. Particulieren reageren soms niet vanwege geldgebrek of schaamte. Bedrijven stellen betaling soms bewust uit om hun eigen cashflow te managen, zeker als ze weten dat jij niet snel doorzet.
Wat helpt: bel de klant na de aanmaning persoonlijk op. Een telefoontje doorbreekt de stilte veel sneller dan een volgende brief. Vraag direct of er een reden is voor de vertraging en of je een betalingsregeling kunt afspreken. Dat gesprek geeft je ook informatie: reageert de klant helemaal niet, dan is dat een signaal dat je moet opschalen.
Welke fouten maken ondernemers bij het opstellen van een aanmaning?
De meest gemaakte fouten bij het opstellen van een aanmaning zijn het ontbreken van een concrete betalingstermijn, een te vriendelijke toon die geen urgentie overbrengt en het vergeten van de aankondiging van incassokosten. Die laatste fout is duur: zonder die aankondiging mag je de wettelijke incassokosten later niet doorberekenen.
Hier zijn de vijf fouten op een rij:
- Geen betalingstermijn noemen. “Graag zo spoedig mogelijk betalen” is geen termijn. Schrijf altijd een specifieke datum.
- Te zacht formuleren. Een aanmaning is geen vriendelijk verzoek, maar een formele ingebrekestelling. Wees beleefd maar direct.
- Incassokosten niet aankondigen. Je bent wettelijk verplicht dit te vermelden voordat je ze mag doorberekenen.
- Te laat versturen. Veel ondernemers wachten weken of maanden voordat ze de eerste aanmaning sturen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.
- Stoppen na één aanmaning. Eén herinnering is zelden genoeg. Stuur een tweede aanmaning als reactie uitblijft, en zet daarna de volgende stap.
Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je een incassobureau inschakelt?
In de meeste gevallen zijn twee aanmaningen voldoende voordat je een incassobureau inschakelt. De eerste aanmaning stelt de debiteur in gebreke. Als die niet betaalt, stuur je een tweede aanmaning met een kortere termijn en een nadrukkelijke waarschuwing dat je het dossier overdraagt aan een incassobureau. Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan is het tijd om over te dragen.
Meer dan twee aanmaningen sturen heeft zelden zin. Het kost je tijd, het geeft de debiteur het signaal dat je niet serieus bent en het vergroot de kans dat de vordering verjaart of de debiteur intussen insolvent wordt. Wacht je te lang, dan wordt innen een stuk moeilijker.
Voor bedrijven geldt soms een kortere cyclus. Als de relatie zakelijk is en de factuurvoorwaarden duidelijk zijn, kun je na één aanmaning al overdragen, zeker als de debiteur al eerder te laat betaalde.
Wat zijn de wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen?
De wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen aan een particulier zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je algemene voorwaarden staat.
Voor particulieren gelden de volgende staffels:
| Hoofdsom (vordering) | Percentage incassokosten |
|---|---|
| Tot en met € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% (max. € 6.775) |
Het minimumbedrag aan incassokosten is € 40, ook bij kleine vorderingen. Belangrijk: je mag deze kosten alleen doorberekenen als je ze vooraf hebt aangekondigd in de aanmaning. Doe je dat niet, dan vervalt dit recht.
Wanneer schakel je een incassobureau in na zelf aanmanen?
Je schakelt een incassobureau voor binnenlandse vorderingen in zodra een debiteur na twee aanmaningen nog steeds niet heeft betaald én niet reageert op contact. Op dat moment heeft zelf aanmanen zijn werk gedaan en is verdere vertraging alleen maar in het nadeel van de schuldeiser.
Er zijn situaties waarin je sneller kunt handelen:
- De debiteur reageert helemaal niet, ook niet op telefonisch contact
- De debiteur belooft steeds te betalen maar doet het niet
- Het gaat om een hoog bedrag waarbij je het risico niet wilt lopen
- Je hebt eerder al problemen gehad met dezelfde klant
Een incassobureau inschakelen betekent niet automatisch dat de klantrelatie voorbij is. Professionele bureaus zijn erop getraind om de relatie zo veel mogelijk te sparen, terwijl ze toch resultaat boeken. Bekijk het volledige dienstenaanbod als je wilt weten wat een bureau voor jou kan betekenen.
Hoe wij helpen met zelf aanmanen en incasso
Bij Creman begrijpen we dat je als ondernemer liever zelf de regie houdt, zeker bij eenvoudige zaken. Daarom bieden we meerdere manieren om je te ondersteunen, afhankelijk van wat jij nodig hebt:
- SelfCollect: Via ons eigen portal stuur je zelf de eerste brieven en leg je contact met de debiteur. Wij bewaken het proces op de achtergrond en grijpen in als het nodig is. Lukt het je om zelf te innen? Dan krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
- Volledige incasso: Wil je het dossier volledig uit handen geven? Wij nemen het over, van aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in dienst en begeleiden het hele traject.
- 24/7 inzage: Via ons online portal zie je op elk moment de status van je dossiers. Geen verrassingen, altijd transparant.
- Veiligheid van je geld: Alle geldstromen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig.
- Geregistreerd bureau: Creman is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland.
Wil je weten hoe we werken of direct een dossier aanmelden? Lees meer over Creman of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
