Hoe werkt incasso voor een eenmanszaak of ZZP?
Als eenmanszaak of ZZP’er kun je een incassobureau inschakelen zodra een klant een factuur niet betaalt na één of meerdere betalingsherinneringen. Je hebt daar geen advocaat of accountant voor nodig en er is geen minimumbedrag vereist. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso voor ZZP’ers, van kosten en het proces tot de keuze van een betrouwbaar bureau.
Wanneer mag een eenmanszaak of ZZP’er een incassobureau inschakelen?
Als ZZP’er of eenmanszaak mag je een incassobureau inschakelen zodra een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft en je minstens één betalingsherinnering hebt gestuurd. Er is geen wettelijk verplicht aantal herinneringen, maar in de praktijk geldt: één duidelijke aanmaning met een redelijke betalingstermijn is voldoende om het traject te starten.
Veel ondernemers wachten te lang. Ze sturen herinnering na herinnering en hopen dat het vanzelf goed komt. Maar hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning wordt. Schakel dus niet pas in als je er zelf helemaal klaar mee bent, maar doe het op het moment dat een klant niet reageert of structureel te laat betaalt.
Belangrijk om te weten: je mag een incassobureau inschakelen voor vorderingen op zowel particulieren als andere bedrijven. Als ZZP’er doe je zaken met beide, dus dit is in bijna alle situaties relevant. Via incasso binnenland kun je zien hoe zo’n traject er in de praktijk uitziet.
Wat zijn de kosten van incasso voor een ZZP’er?
Voor jou als schuldeiser zijn de kosten van incasso in veel gevallen nihil. De incassokosten worden namelijk bij de debiteur in rekening gebracht, bovenop het openstaande bedrag. Voor vorderingen op particulieren zijn deze kosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen.
Hieronder zie je hoe de WIK-tabel werkt voor vorderingen op particulieren:
| Hoofdsom (vordering) | Percentage incassokosten |
|---|---|
| Tot en met € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% (max. € 6.775) |
Heb je een kleine vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Dan is het slim om te kijken of je eenvoudige zaken zelf kunt afhandelen. Via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact met de debiteur, terwijl een incassobureau de workflow op de achtergrond bewaakt. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een stuk aantrekkelijker dan het hele bedrag kwijt te zijn.
Hoe verloopt het incassoproces stap voor stap?
Het incassoproces begint buiten de rechtbank en escaleert alleen naar een juridische procedure als dat nodig is. De meeste vorderingen worden al in de buitengerechtelijke fase opgelost, zonder dat een rechter eraan te pas komt.
- Aanmaning door het incassobureau: Het bureau stuurt een formele aanmaning namens jou, met daarin de openstaande vordering, de incassokosten en een betalingstermijn.
- Contactmoment met de debiteur: Reageert de debiteur niet? Dan volgt telefonisch of schriftelijk contact om de situatie te bespreken en eventueel een betalingsregeling te treffen.
- Juridische procedure (indien nodig): Blijft betaling uit, dan kan het bureau een gerechtelijke procedure starten. Denk aan een dagvaarding of een verzoek tot een betalingsbevel.
- Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bankrekeningen, loon of bezittingen van de debiteur.
In elke fase wordt gekeken of verdere stappen haalbaar en zinvol zijn. Soms is afschrijven de verstandigste keuze, bijvoorbeeld als een debiteur aantoonbaar niet kan betalen. Een goed incassobureau adviseert je eerlijk over die drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt buiten de rechtbank en probeert via aanmaningen en onderhandeling een vordering te innen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar die bevoegd is om dwangmiddelen in te zetten, zoals het leggen van beslag. Je hebt daarvoor altijd een rechterlijk vonnis nodig.
In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Het incassobureau doet het voortraject, en als een gerechtelijke procedure nodig is, schakelt het bureau een deurwaarder in voor de executie. Als ZZP’er hoef je dat onderscheid zelf niet te bewaken. Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt het hele traject, van de eerste aanmaning tot aan de executie, en schakelt op het juiste moment de juiste partij in.
Beschadigt incasso inschakelen de klantrelatie?
Incasso inschakelen hoeft de klantrelatie niet te beschadigen, zeker niet als het bureau de aanpak afstemt op het behoud van die relatie. Een professioneel bureau kiest voor een respectvolle toon en gebruikt een rechtszaak alleen als laatste middel. In veel gevallen lost een formele aanmaning de situatie al op zonder dat de verhouding permanent verslechtert.
Bedenk ook: een klant die structureel niet betaalt, beschadigt de relatie zelf al. Jij hebt een dienst geleverd of een product geleverd en hebt recht op betaling. Het inschakelen van een incassobureau is een zakelijke stap, geen persoonlijke aanval. Veel ondernemers merken achteraf dat ze eerder hadden moeten handelen in plaats van de situatie te laten voortslepen.
Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau als ZZP’er?
Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen officieel geen incassodiensten aanbieden. Controleer altijd of een bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier indient.
Naast registratie zijn dit de punten waar je op let:
- Juristen in eigen huis: Zo hoef je niet zelf een advocaat in te schakelen als het escaleert.
- Transparantie over kosten: Duidelijkheid over wie wat betaalt, zonder verborgen kosten.
- Real-time inzage: Een online portal waarmee je 24/7 de status van je dossier kunt volgen.
- Veilige geldstromen: Gelden die via een onafhankelijke Stichting Derdengelden lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
- Persoonlijk contact: Een vaste contactpersoon die het dossier kent en je eerlijk adviseert.
Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht van een bureau voordat je kiest. Een bureau dat zowel binnenlandse als buitenlandse vorderingen behandelt en ook debiteurenbeheer kan overnemen, geeft je meer ruimte als je bedrijf groeit.
Hoe wij helpen met incasso voor ZZP’ers en eenmanszaken
Bij CreMan begeleiden we ZZP’ers en eenmanszaken van de eerste aanmaning tot, als het nodig is, gerechtelijke executie. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat we concreet voor je doen:
- Het volledige incassotraject uit handen nemen, met juristen in eigen huis die meekijken op elk dossier
- Real-time inzage in de status van je dossiers via een eigen online portal, 24/7 beschikbaar
- Eerlijk advies over haalbaarheid: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
- Via SelfCollect eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
Wil je weten of we iets voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, ook als je nog niet zeker weet of incasso de juiste stap is.
