Hoe voorkom je betalingsproblemen met nieuwe klanten?
Betalingsproblemen met nieuwe klanten voorkom je door vooraf te screenen, duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen en snel te handelen zodra een factuur niet op tijd binnenkomt. De combinatie van een kredietcheck, heldere afspraken op papier en een gestructureerd aanmaningsproces houdt verreweg de meeste betalingsproblemen buiten de deur. In dit artikel lopen we stap voor stap door alles heen wat je als ondernemer kunt doen, van de eerste kennismaking met een nieuwe klant tot het moment dat je besluit een incassobureau in te schakelen.
Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van wanbetaling bij nieuwe klanten?
Nieuwe klanten betalen om drie hoofdredenen niet op tijd: ze hebben zelf cashflowproblemen, ze zijn de factuur kwijtgeraakt of vergeten, of ze zijn het simpelweg niet eens met wat er gefactureerd is. Bij nieuwe klanten speelt ook mee dat ze jouw betalingsproces nog niet kennen en dat jij hun betaalgedrag nog niet kent. Dat maakt de eerste transacties altijd iets risicovoller.
Onduidelijke facturen zijn een veelvoorkomende boosdoener. Als een klant niet precies begrijpt waarvoor hij betaalt, of als de betalingstermijn niet duidelijk op de factuur staat, schuift de betaling makkelijk op. Hetzelfde geldt voor ontbrekende referentienummers bij grotere bedrijven, die facturen zonder inkoopordernummer soms gewoon niet verwerken.
Wil je wanbetaling voorkomen? Dan helpt het om te begrijpen wat er bij de klant speelt. Vraag bij twijfel gewoon hoe het inkoopproces werkt voordat je de eerste factuur stuurt. Dat kleine gesprek kan je weken wachten besparen.
Hoe controleer je de kredietwaardigheid van een nieuwe klant?
Je controleert de kredietwaardigheid van een nieuwe klant door een kredietrapport op te vragen via een gespecialiseerde dienst, het handelsregister te raadplegen en te letten op signalen tijdens het eerste contact. Een kredietrapport geeft inzicht in openstaande schulden, betalingsgedrag en eventuele faillissementsaanvragen. Dit is de meest betrouwbare manier om risico’s vroeg te signaleren.
Praktische stappen die je kunt zetten:
- Raadpleeg de Kamer van Koophandel voor basisgegevens over het bedrijf, zoals oprichtingsdatum en rechtsvorm
- Vraag een kredietrapport op via aanbieders zoals Graydon, Creditsafe of Dun & Bradstreet
- Let op gedragsignalen: een klant die moeite heeft met het geven van een factuuradres of steeds vraagt om uitstel van betaling vóór de eerste levering, geeft een signaal
- Zoek online naar ervaringen van andere leveranciers, via forums of LinkedIn
Voor kleinere vorderingen hoef je niet altijd een volledig rapport te kopen. Een snelle check via het handelsregister en een goed gevoel bij het gesprek zijn al een stuk beter dan niets.
Welke betalingsvoorwaarden beschermen je het best als ondernemer?
De betalingsvoorwaarden die je het best beschermen, zijn voorwaarden die een korte betalingstermijn hanteren, incassokosten doorleggen aan de klant en rente in rekening brengen bij te late betaling. Zorg dat deze voorwaarden altijd schriftelijk zijn overeengekomen vóórdat je levert of een opdracht start, en dat ze op elke factuur staan vermeld.
Neem minimaal de volgende punten op in je algemene voorwaarden:
- Betalingstermijn: 14 of 30 dagen is gangbaar; hoe korter, hoe beter voor je cashflow
- Incassokosten: leg vast dat bij niet-tijdige betaling de incassokosten voor rekening van de klant komen, conform de wettelijke regels
- Wettelijke rente: vermeld dat je bij te late betaling wettelijke handelsrente in rekening brengt
- Eigendomsvoorbehoud: bij levering van goederen kun je vastleggen dat de eigendom pas overgaat na volledige betaling
- Toepasselijk recht: geef aan welk recht van toepassing is, zeker bij internationale klanten
Laat je algemene voorwaarden altijd ondertekenen of bevestig ze schriftelijk per e-mail. Een handtekening of een e-mailbevestiging maakt ze juridisch afdwingbaar. Zonder bewijs van akkoord sta je zwakker als het later misgaat.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering en hoe doe je dat effectief?
Stuur de eerste betalingsherinnering op de dag dat de betalingstermijn verloopt, of uiterlijk één tot twee dagen daarna. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op betaling. Wacht je weken, dan geef je het signaal dat een late betaling geen gevolgen heeft.
Een effectieve betalingsherinnering is vriendelijk maar duidelijk. Vermeld altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe, concrete betalingstermijn. Geef de klant een uitweg: soms is een factuur simpelweg kwijtgeraakt of in een spammap terechtgekomen.
Een handig stappenplan voor je aanmaningsproces:
- Dag 0 (vervaldatum): vriendelijke herinnering per e-mail
- Dag 7: tweede herinnering, iets formeler van toon, met vermelding van incassokosten bij verdere vertraging
- Dag 14: telefonisch contact, persoonlijk en direct
- Dag 21: formele aanmaning met aankondiging van incasso als er niet binnen zeven dagen betaald wordt
Houd alle communicatie bij in een dossier. Als je later een incassobureau binnenland inschakelt, is een compleet overzicht van je aanmaningshistorie heel waardevol.
Wanneer schakel je een incassobureau in bij een nieuwe klant die niet betaalt?
Schakel een incassobureau in wanneer je eigen aanmaningen geen resultaat hebben opgeleverd en de klant niet reageert of betalingsafspraken niet nakomt. In de praktijk is dat moment aangebroken na twee tot drie aanmaningen zonder reactie, of wanneer een klant wel reageert maar steeds nieuwe beloftes doet zonder te betalen.
Wacht niet te lang. Hoe ouder een vordering wordt, hoe lastiger innen. Na zes maanden daalt de kans op volledige inning aanzienlijk. Vroeg ingrijpen is altijd beter dan hopen dat het vanzelf goed komt.
Let bij de keuze van een incassobureau op de registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland wettelijk verplicht geregistreerd te zijn. Werk je met een ongeregistreerd bureau, dan loop je juridische risico’s en heb je minder bescherming als opdrachtgever. Vraag altijd naar het registratienummer voordat je een bureau inschakelt.
Wil je kleine vorderingen liever zelf afhandelen? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan: een gratis portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt oppakken en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%.
Hoe voorkom je dat incasso de klantrelatie beschadigt?
Je voorkomt schade aan de klantrelatie door het incassoproces professioneel en zakelijk te houden, nooit persoonlijk te worden en altijd een oplossing aan te bieden voordat je naar zwaardere middelen grijpt. Een goed incassobureau richt zich altijd eerst op minnelijke oplossingen en gaat pas naar de rechter als dat echt noodzakelijk is.
Communiceer ook zelf helder richting je klant: het inschakelen van een bureau is geen persoonlijke aanval, maar een zakelijke stap die je als ondernemer soms moet zetten. Klanten die dat begrijpen, herstellen de relatie vaak sneller dan je denkt, zeker als de betaling alsnog snel volgt.
Wat helpt om de relatie te beschermen:
- Kies een bureau dat minnelijk incasso als uitgangspunt neemt en een rechtszaak alleen als laatste middel inzet
- Houd zelf de communicatie zakelijk en vermijd verwijten of frustratie in je berichten
- Bied een betalingsregeling aan als de klant aangeeft in financiële moeilijkheden te zitten
- Maak duidelijk dat je de relatie wilt voortzetten als de betaling geregeld is
Hoe wij helpen bij het voorkomen van betalingsproblemen
Bij Creman helpen we je niet alleen als een factuur al lang openstaat, maar ook bij het opzetten van een sterk fundament om betalingsproblemen te voorkomen. We zijn opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106), dus je weet dat je met een betrouwbare en wettelijk erkende partij werkt.
Wat we voor je kunnen doen:
- Kredietinformatie opvragen voor nieuwe klanten, zodat je weet met wie je zaken doet
- Volledig debiteurenbeheer overnemen: we loggen in op jouw systeem en beheren het hele proces extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
- SelfCollect: eenvoudige vorderingen kosteloos zelf afhandelen via ons portal, met tot 30% van de incassoprovisie terug bij succes
- Buitengerechtelijke incasso met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken
- Juridische begeleiding door juristen in eigen huis, van aanmaning tot executie
- 24/7 inzage in de status van elk dossier via ons online portal
Wil je weten hoe we jouw situatie kunnen aanpakken? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
