Wat zijn de 3 stappen om een klant zijn openstaande factuur te laten betalen?

Om een klant zijn openstaande factuur te laten betalen, doorloop je drie stappen: stuur een duidelijke betalingsherinnering, volg dit op met een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn en schakel daarna een incassobureau in als er nog steeds niet betaald wordt. Deze aanpak geldt voor zowel eenmanszaken als mkb-bedrijven en is in de meeste gevallen voldoende om een vordering succesvol te innen. In dit artikel vind je antwoord op de meest gestelde vragen over het hele traject, van de eerste herinnering tot het moment dat je professionele hulp inschakelt.

Wat kun je doen als een eerste herinnering geen reactie oplevert?

Als een eerste betalingsherinnering geen reactie oplevert, stuur je een formele aanmaning. Daarin geef je de debiteur een laatste kans om binnen een vaste termijn, doorgaans veertien dagen, alsnog te betalen. Vermeld in deze aanmaning duidelijk het openstaande bedrag, de oorspronkelijke factuurdatum en wat er gebeurt als betaling opnieuw uitblijft.

Een aanmaning verschilt van een herinnering doordat je er expliciet gevolgen aan verbindt. Maak duidelijk dat je bij uitblijvende betaling incassokosten in rekening zult brengen en verdere stappen zult ondernemen. Dit geeft de klant een concreet signaal dat de situatie serieus is, zonder de relatie onnodig op scherp te zetten.

Naast de aanmaning per e-mail of post is het verstandig om ook telefonisch contact op te nemen. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien, of speelt er een administratieve fout. Een kort gesprek kan de situatie snel verduidelijken en geeft je ook informatie over de reden van het uitblijven van betaling.

Houd alles schriftelijk bij. Bewaar e-mails, verstuurde brieven en notities van telefoongesprekken. Als je later toch een incassobureau of de rechter inschakelt, is een goed gedocumenteerd dossier van grote waarde.

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na ten minste één aanmaning met een redelijke betalingstermijn. Er is geen wettelijke minimumperiode die je moet afwachten, maar de gangbare praktijk is dat je de debiteur eerst zelf een reële kans geeft om te betalen, doorgaans met een termijn van veertien dagen na de aanmaning.

Voor vorderingen op consumenten geldt de Wet Incassokosten (WIK), die bepaalt dat je alleen buitengerechtelijke incassokosten mag doorbelasten als de debiteur eerst een aanmaning heeft ontvangen met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Bij zakelijke debiteuren gelden andere regels: incassokosten worden dan vaak bepaald op basis van de algemene voorwaarden van de schuldeiser, waarbij een tarief van 15% over de hoofdsom gangbaar is.

Houd er rekening mee dat je sinds april 2024 verplicht bent om samen te werken met een geregistreerd incassobureau. De overheid heeft een registratieplicht ingevoerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid om de kwaliteit van de sector te waarborgen. Controleer dus altijd of een bureau aan deze verplichting voldoet voordat je een dossier overdraagt.

Voor eenvoudige vorderingen waarbij je zelf de regie wilt houden, is het ook mogelijk om via een platform als SelfCollect zelf actie te ondernemen. Je handelt de zaak zelf af, terwijl een bureau op de achtergrond meekijkt. Bij een succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau probeert een schuld buiten de rechter om te innen, via aanmaningen, onderhandelingen en betalingsregelingen. Een deurwaarder is een door de overheid aangestelde functionaris die bevoegd is om dwangmaatregelen te nemen op basis van een rechterlijk vonnis, zoals het leggen van beslag op bezittingen of bankrekeningen.

Het onderscheid zit dus in de bevoegdheid en het moment in het proces:

Incassobureau: actief in de buitengerechtelijke fase, zonder tussenkomst van een rechter. Schrijft aanmaningen, voert onderhandelingen en biedt betalingsregelingen aan. Goedkoper en sneller dan een juridische procedure.
Deurwaarder: actief zodra er een vonnis is. Kan pas echte dwangmaatregelen nemen als de rechter een uitspraak heeft gedaan. Noodzakelijk als een debiteur weigert mee te werken en de zaak voor de rechter is gebracht.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Een goed incassobureau begeleidt het hele traject en schakelt bij complexe zaken een deurwaarder in zodra dat nodig is. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen bovendien zelf adviseren over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure, zodat je als ondernemer niet voor verrassingen komt te staan.

Voor de meeste onbetaalde facturen geldt dat een buitengerechtelijk traject via een incassobureau al voldoende is om het geld te innen. Een juridische procedure is pas aan de orde als een debiteur stelselmatig weigert te betalen of betwist dat hij iets verschuldigd is.

Hoe voorkom je dat klanten facturen te laat betalen?

Je voorkomt late betalingen door duidelijke betalingsafspraken te maken nog voordat je de opdracht uitvoert. Vermeld op elke factuur een concrete betalingstermijn, je bankgegevens en een factuurnummer. Stuur facturen direct na levering en volg ze actief op zodra de betaaldatum nadert.

Een aantal concrete maatregelen die het verschil maken:

Korte betalingstermijnen hanteren: veertien dagen is effectiever dan dertig. Hoe korter de termijn, hoe kleiner de kans dat een factuur onder op een stapel belandt.
Automatische betalingsherinneringen instellen: veel boekhoudpakketten kunnen dit automatisch doen. Een vriendelijke herinnering een dag voor de vervaldatum voorkomt veel onnodige vertraging.
Vooruitbetaling of aanbetaling vragen: zeker bij nieuwe klanten of grote opdrachten is een aanbetaling van 30 tot 50% een verstandige maatregel.
Algemene voorwaarden opstellen en laten accepteren: leg daarin vast wat de betalingstermijn is, welke incassokosten je in rekening brengt bij wanbetaling en wat de rente is bij te late betaling.
Kredietwaardigheid checken: bij nieuwe zakelijke relaties is het verstandig om vooraf een kredietcheck uit te voeren, zeker als het om grote bedragen gaat.

Preventie begint bij de inrichting van je eigen administratie en werkwijze. Hoe strakker je proces is, hoe minder ruimte klanten hebben om betalingen uit te stellen. Een gestructureerd debiteurenbeheer hoeft niet veel tijd te kosten als je het goed inricht.

Hoe CreMan helpt bij onbetaalde facturen

Als je ondanks goede afspraken toch te maken krijgt met een klant die niet betaalt, is het prettig om te weten dat je niet alles zelf hoeft op te lossen. CreMan is een van de meest ervaren creditmanagement- en incassobureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Daarmee voldoet het bureau aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus.

Wat CreMan concreet biedt:

Volledig traject onder één dak: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis die altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak.
24/7 inzage in je dossiers: via een eigen online portal zie je op elk moment de actuele status van elke openstaande vordering, zonder dat je hoeft te bellen of te mailen.
Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
Internationale incasso: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en bereikbaar in zes talen voor wie ook over de grens zaken doet.
SelfCollect voor eenvoudige zaken: wil je zelf de regie houden? Via SelfCollect handel je eenvoudige vorderingen kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Of je nu een enkele factuur wilt innen of je hele debiteurenbeheer wilt uitbesteden, CreMan denkt mee over de aanpak die het beste bij jouw situatie past. Bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en ontdek welke optie voor jou het meest geschikt is.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als een klant de factuur wel erkent maar zegt dat hij tijdelijk niet kan betalen?

Als een klant aangeeft betalingsproblemen te hebben, is een betalingsregeling vaak de meest praktische oplossing. Leg de afspraken altijd schriftelijk vast: het aantal termijnen, de bedragen en de data waarop betaald wordt. Zo houd je grip op de situatie en heb je een juridisch geldig document als de klant zich later niet aan de afspraken houdt. Een incassobureau zoals CreMan kan je hierbij begeleiden en de regeling bewaken.

Mag ik incassokosten en rente in rekening brengen, en zo ja, hoeveel?

Ja, dat mag, maar de regels verschillen per situatie. Voor consumenten geldt de Wet Incassokosten (WIK), die de maximale incassokosten vastlegt op een staffel die begint bij 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom. Voor zakelijke debiteuren worden incassokosten doorgaans bepaald via de algemene voorwaarden. Wettelijke handelsrente mag je in rekening brengen vanaf de dag na de overeengekomen betaaldatum, zolang dit in je algemene voorwaarden of op de factuur is vermeld.

Wat als een klant de factuur betwist of claimt dat de geleverde dienst of het product niet in orde was?

Als een klant de factuur inhoudelijk betwist, is het verstandig om eerst schriftelijk te reageren en de betwisting serieus te nemen, ook als je het er niet mee eens bent. Vraag de klant om de klacht concreet en schriftelijk te onderbouwen. Blijkt de klacht ongegrond, dan kun je alsnog een incassotraject starten; bij een gedeeltelijk terechte klacht kan een creditnota of korting de snelste oplossing zijn. Een incassobureau met juristen in eigen huis, zoals CreMan, kan beoordelen hoe sterk jouw positie is voordat je verdere stappen zet.

Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld vier tot twaalf weken, afhankelijk van de medewerking van de debiteur en de complexiteit van de vordering. Simpele zaken waarbij de debiteur snel reageert, kunnen al binnen enkele weken zijn afgerond. Als de zaak voor de rechter moet komen, loopt het traject aanzienlijk langer op, soms drie tot zes maanden of meer. Hoe eerder je actie onderneemt na het uitblijven van betaling, hoe groter de kans op een snelle en succesvolle inning.

Wat als de debiteur failliet gaat tijdens het incassotraject?

Als een debiteur failliet wordt verklaard, wordt het incassotraject in principe opgeschort en moet je je vordering indienen bij de curator. Je wordt dan crediteur in het faillissement, maar de kans op volledige terugbetaling is helaas vaak klein, omdat preferente schuldeisers zoals de Belastingdienst en het UWV voorgaan. Het is daarom des te belangrijker om bij betalingsproblemen zo snel mogelijk actie te ondernemen, voordat een faillissement een feit is.

Is het zinvol om een vordering van een klein bedrag, zoals onder de €500, uit handen te geven?

Ja, ook kleine vorderingen kunnen worden uitbesteed aan een incassobureau. De incassokosten worden bij succesvolle inning doorbelast aan de debiteur, waardoor je als schuldeiser in veel gevallen het volledige factuurbedrag terugkrijgt zonder zelf extra kosten te maken. Via een platform als SelfCollect kun je bovendien kleine vorderingen kosteloos zelf afhandelen, met professionele ondersteuning op de achtergrond. De afweging is niet zozeer het bedrag, maar hoe waarschijnlijk het is dat de debiteur zal betalen.

Wanneer is het verstandig om een juridische procedure te starten in plaats van een incassotraject?

Een juridische procedure is verstandig als een debiteur stelselmatig weigert te betalen, de schuld betwist of simpelweg niet reageert op buitengerechtelijke pogingen. Ook als je beslag wilt leggen op bezittingen of bankrekeningen, heb je een rechterlijk vonnis nodig. Laat je vooraf adviseren door een jurist over de haalbaarheid: de hoogte van de vordering, de verhaalsmogelijkheden van de debiteur en de proceskosten spelen allemaal een rol bij de beslissing of een procedure financieel zinvol is.