Hoe kies je de juiste aanpak voor debiteurenbeheer?
De juiste aanpak voor debiteurenbeheer hangt af van hoe groot je debiteurenportefeuille is, hoe vaak betalingen uitblijven en hoeveel tijd je zelf kunt vrijmaken. Als ondernemer of zzp’er kies je tussen zelf beheren, gedeeltelijk uitbesteden of het hele proces overlaten aan een professioneel bureau. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet welke keuze bij jouw situatie past.
Wanneer is uitbesteden van debiteurenbeheer slim?
Uitbesteden van debiteurenbeheer is slim zodra het bewaken van openstaande facturen meer tijd kost dan je kunt missen, of zodra betalingsachterstanden structureel worden. Voor veel ondernemers is dat het moment waarop herinneringen onbeantwoord blijven, de lijst met openstaande posten groeit of ziekteverzuim bij het eigen team voor een gat in het proces zorgt.
Je hoeft daarvoor geen groot bedrijf te zijn. Ook als zzp’er of klein mkb-bedrijf zonder creditcontroller kan uitbesteding direct verschil maken. Het geeft je tijd terug voor je kernwerk, terwijl een specialist de opvolging van debiteuren voor je doet. Sommige bureaus loggen daarvoor direct in op jouw eigen systeem en beheren de volledige debiteurenlijst extern, zonder dat je zelf iets hoeft in te richten.
Signalen dat uitbesteden nuttig is:
- Klanten reageren niet op jouw herinneringen
- Je hebt geen tijd of kennis om het proces consequent bij te houden
- Betalingsachterstanden beginnen je cashflow te beïnvloeden
- Je debiteurenlijst groeit sneller dan je bij kunt houden
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau probeert openstaande vorderingen buitengerechtelijk te innen, zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die alleen na een rechterlijk vonnis bevoegd is om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen.
In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Een incassobureau start het traject met aanmaningen en onderhandelingen. Levert dat niets op, dan kan het bureau adviseren om een gerechtelijke procedure te starten. Na een vonnis schakelt een deurwaarder in voor de daadwerkelijke executie. Goede incassobureaus hebben juristen in huis die het hele traject begeleiden en je adviseren over de kans van slagen voordat je geld uitgeeft aan een rechtszaak.
Kort samengevat:
- Incassobureau: buitengerechtelijk, geen dwangmiddelen, wel aanmaningen en onderhandelingen
- Deurwaarder: gerechtelijk, bevoegd tot beslag en executie na vonnis
Hoe verloopt het incassoproces stap voor stap?
Het incassoproces begint met een buitengerechtelijke fase en kan, als dat nodig is, doorlopen naar een juridische procedure. De meeste vorderingen worden al in de eerste fase opgelost, zonder dat een rechter eraan te pas komt.
- Aanmaning: De debiteur ontvangt een formele betalingsherinnering met een termijn om te betalen.
- Contact en onderhandeling: Het bureau neemt contact op met de debiteur om een betalingsregeling te treffen of betaling te versnellen.
- Sommatie: Als betaling uitblijft, volgt een laatste aanmaning met een duidelijke waarschuwing voor verdere stappen.
- Gerechtelijke procedure: Bij geen reactie kan een dagvaarding worden ingediend en de zaak voor de rechter worden gebracht.
- Vonnis en executie: Na een vonnis kan een deurwaarder worden ingeschakeld om de vordering af te dwingen.
Niet elke zaak doorloopt alle stappen. Een bureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt vervelend, maar het voorkomt dat je meer geld uitgeeft aan een procedure dan je ooit terugkrijgt.
Wat kost het inschakelen van een incassobureau?
De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen niet voor jou als schuldeiser, maar voor de debiteur. Incassokosten mogen wettelijk worden doorberekend aan de schuldenaar, mits aan de juiste voorwaarden is voldaan. Hoeveel dat is, hangt af van wie de debiteur is: een particulier of een bedrijf.
Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven via de WIK-tabel:
- Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden? Dan kun je soms een hoger tarief doorberekenen.
Vraag bij elk bureau vooraf om duidelijkheid over wat er bij jou in rekening wordt gebracht als de inning mislukt. Betrouwbare bureaus zijn hier transparant over.
Wat moet je controleren bij de keuze van een incassobureau?
Controleer bij de keuze van een incassobureau allereerst of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je juridisch risico en heb je geen garantie dat het bureau aan de wettelijke eisen voldoet.
Naast registratie zijn dit de punten die het meest tellen:
- Juridische kennis in huis: Heeft het bureau juristen in dienst die ook gerechtelijke procedures kunnen begeleiden?
- Transparantie over geldstromen: Lopen betalingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld gescheiden blijft van het vermogen van het bureau?
- Inzage in dossiers: Kun je 24/7 de status van je dossiers volgen via een online portal?
- Internationale dekking: Heb je ook buitenlandse debiteuren? Controleer dan of het bureau actief is in de relevante landen.
- Slagingspercentage en doorlooptijd: Vraag naar concrete cijfers over resultaten.
Je kunt de diensten van een incassobureau vergelijken op al deze punten voordat je een keuze maakt.
Kun je als ondernemer ook zelf eenvoudige incassozaken afhandelen?
Ja, als ondernemer kun je eenvoudige incassozaken prima zelf afhandelen, zeker als het gaat om een duidelijke vordering waarbij de debiteur niet reageert maar ook niet betwist dat hij moet betalen. Met de juiste ondersteuning op de achtergrond kun je zelf brieven sturen en contact opnemen, terwijl een professional ingrijpt als dat nodig is.
Sommige bureaus bieden daarvoor een eigen portal aan waarmee je dit kosteloos kunt doen. Via incasso in Nederland kun je al in een vroeg stadium actie ondernemen zonder dat je meteen het hele traject uit handen geeft. Een bijkomend voordeel: bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt zelf handelen niet alleen praktisch, maar ook financieel aantrekkelijk.
Wordt een zaak toch ingewikkelder? Dan neemt het bureau het over, zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen.
Hoe wij helpen met debiteurenbeheer
CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106). We helpen ondernemers en mkb-bedrijven met het hele traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, met juristen in eigen huis die altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak.
- Slagingspercentage van 93% en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
- 24/7 real-time inzage in al je dossiers via een eigen online portal
- Geldstromen verlopen altijd via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
- Actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- SelfCollect: kosteloos zelf eenvoudige zaken afhandelen en tot 30% provisie terugverdienen
- Volledige uitbesteding van debiteurenbeheer mogelijk, direct in jouw systeem
Wil je weten hoe CreMan werkt en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Welke oplossing past bij bedrijven met veel terugkerende betalingsachterstanden?
- Hoe werkt incasso anders voor B2B dan voor B2C?
- Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en creditmanagement?
- Wanneer mag je een factuur doorverkopen aan een incassobureau?
- Kun je een incassobureau stoppen als de klant alsnog betaalt?
