Een klant betaalt niet. Je hebt al een herinnering gestuurd, misschien zelfs twee. En nu vraag je je af: bel ik een incassobureau, of heb ik een deurwaarder nodig? Het korte antwoord: begin altijd met een incassobureau. Een deurwaarder komt pas in beeld als er een rechterlijk vonnis is. In de meeste gevallen los je een onbetaalde factuur op zonder ooit bij de rechter te komen.

Toch is het nuttig om te begrijpen wat het verschil precies is, wanneer je welke stap zet en wie er opdraait voor de kosten. Dat lees je hieronder, stap voor stap en zonder juridisch jargon.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande vorderingen int via aanmaningen, betalingsregelingen en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bezittingen of loon. Het grote verschil: een deurwaarder mag alleen optreden na een rechterlijk vonnis; een incassobureau werkt in de fase daarvoor.

In de praktijk betekent dit dat een incassobureau de debiteur benadert, druk uitoefent en probeert tot een oplossing te komen zonder tussenkomst van de rechter. Dat lukt verrassend vaak. Met een slagingspercentage van 93% worden de meeste zaken buitengerechtelijk opgelost. Pas als dat niet lukt en er een vonnis nodig is, komt de deurwaarder in beeld om dat vonnis te executeren.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je samen met een bureau dat niet geregistreerd is, dan loop je als opdrachtgever risico. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft.

Wanneer is een incassobureau de juiste keuze?

Een incassobureau is de juiste keuze wanneer een factuur onbetaald blijft en je er zelf niet uitkomt met herinneringen. Je schakelt een bureau in als de debiteur niet reageert, betaling uitstelt of simpelweg niet wil betalen, maar er nog geen rechterlijk vonnis nodig is. Dit is de buitengerechtelijke fase, en hier wordt het overgrote deel van de vorderingen opgelost.

Een goed incassobureau doet meer dan brieven versturen. Het legt contact met de debiteur, onderhandelt over een betalingsregeling en bewaakt het hele proces. Voor kleinere of overzichtelijke vorderingen kun je via incasso binnenland een dossier indienen en het bureau het werk laten doen. Heb je te maken met een buitenlandse debiteur, dan is het nuttig om een bureau te kiezen dat ook internationaal actief is.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je zelf de eerste stap zetten? Dan is het ook mogelijk om via SelfCollect zelf de eerste brieven te sturen, terwijl een bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer nodig. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een slimme manier om kosten te besparen bij overzichtelijke zaken.

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen?

Je schakelt een deurwaarder in wanneer er een rechterlijk vonnis ligt dat de debiteur verplicht te betalen, maar de debiteur dat nog steeds niet doet. De deurwaarder is dan bevoegd om dat vonnis te executeren: hij kan beslag leggen op bankrekeningen, loon of bezittingen. Zonder vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om op te treden.

In de praktijk kom je bij een deurwaarder terecht via een gerechtelijke procedure. Een rechter doet uitspraak, en als de debiteur daarna nog steeds niet betaalt, voert de deurwaarder het vonnis uit. Dit traject kost tijd en geld en is daarom altijd een laatste stap, niet de eerste.

Juristen die het volledige traject kennen, adviseren altijd eerst over de haalbaarheid van een zaak voordat je naar de rechter stapt. Heeft de debiteur geen verhaal, dan heeft een vonnis weinig praktisch nut. Dat is relevante informatie die je vooraf wilt weten.

Hoe verloopt het traject van aanmaning tot deurwaarder stap voor stap?

Het traject van onbetaalde factuur tot deurwaarder verloopt in duidelijke stappen. Eerst probeer je het zelf op te lossen, daarna neemt een incassobureau het over, en pas als dat niet werkt volgt een gerechtelijke procedure met eventuele inzet van een deurwaarder.

1. Eigen herinnering of aanmaning: Je stuurt zelf een betalingsherinnering met een nieuwe betaaltermijn.
2. Inschakelen incassobureau: Als de debiteur niet reageert, draag je het dossier over aan een incassobureau. Het bureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
3. Buitengerechtelijke incasso: Het bureau onderhandelt, stelt een betalingsregeling voor en bewaakt de nakoming daarvan. In de meeste gevallen wordt hier al betaald.
4. Gerechtelijke procedure: Als de debiteur blijft weigeren, kan het bureau een dagvaarding laten opstellen en de zaak aan de rechter voorleggen.
5. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als de debiteur wordt veroordeeld, is er een executoriale titel.
6. Inzet deurwaarder: De deurwaarder voert het vonnis uit via beslag of andere executiemiddelen.

De meeste zaken eindigen bij stap drie. Dat scheelt tijd, geld en gedoe voor alle partijen.

Wie betaalt de kosten van een deurwaarder of incassobureau?

In principe betaalt de debiteur de incassokosten, niet jij als schuldeiser. De wet regelt dit voor vorderingen op particulieren via de WIK-tabel. Voor bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat. De kosten worden bij de vordering opgeteld en bij de debiteur in rekening gebracht.

Voor vorderingen op particulieren ziet de WIK-tabel er zo uit:

Kosten van een gerechtelijke procedure, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, worden bij een gewonnen zaak eveneens op de debiteur verhaald. Verlies je de zaak, dan kunnen die kosten wel voor jouw rekening komen. Dat is een van de redenen waarom een goede haalbaarheidsanalyse vooraf zo nuttig is.

Kan een incassobureau ook de rol van deurwaarder overnemen?

Een incassobureau kan de rol van deurwaarder niet overnemen, omdat een deurwaarder een wettelijk benoemde ambtenaar is met exclusieve bevoegdheden. Wat een incassobureau wel kan doen, is het volledige traject begeleiden tot en met de gerechtelijke procedure en samenwerken met een deurwaarder voor de executiefase. Je hoeft als opdrachtgever dus niet zelf op zoek naar een deurwaarder.

Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt je van de eerste aanmaning tot aan de rechtbank en adviseert je over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onprettig, maar het is soms de meest verstandige keuze als een debiteur geen verhaal heeft. Eerlijk advies op dat moment is meer waard dan een juridisch traject dat niets oplevert.

Via het volledige dienstenoverzicht zie je precies wat een bureau op elk moment in het proces voor je kan betekenen.

Hoe wij helpen bij het hele traject, van aanmaning tot executie

Bij Creman hoef je niet zelf uit te zoeken wanneer je een incassobureau of een deurwaarder nodig hebt. Wij begeleiden het volledige traject en schakelen op het juiste moment de juiste partij in. Concreet betekent dat:

• Juristen in eigen huis die het traject bewaken van aanmaning tot gerechtelijke executie
• Eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak, zodat je geen geld steekt in een procedure die niets oplevert
• Een slagingspercentage van 93% in de buitengerechtelijke fase, waardoor een deurwaarder in de meeste gevallen niet nodig is
• 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), dus volledig in lijn met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten hoe Creman werkt en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Ja, je kunt debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau. Een professioneel bureau neemt het hele proces over, van het versturen van herinneringen en aanmaningen tot het opstarten van juridische procedures als dat nodig is. Zo hoef jij je als ondernemer nergens meer druk om te maken en houd je meer tijd over voor je eigen werk. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat dat precies inhoudt, wanneer het slim is en wat het kost.

Wat houdt het uitbesteden van debiteurenbeheer precies in?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer betekent dat je het volledige opvolgproces van openstaande facturen overdraagt aan een externe partij. Die partij bewaakt je betalingstermijnen, stuurt herinneringen en aanmaningen, voert gesprekken met debiteuren en escaleert waar nodig. Jij hoeft zelf niet meer achter je geld aan.

In de praktijk werkt dit concreter dan veel ondernemers denken. Een incassobureau logt in op jouw boekhoud- of debiteurensysteem en beheert het proces volledig extern. Je hoeft niets opnieuw in te richten of over te zetten. Alles wat uit dat beheer voortkomt en incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Zo houd jij als MKB-ondernemer of zzp’er de regie, zonder zelf de uitvoering te doen.

Transparantie is daarbij belangrijk. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier. Zo weet je altijd wat er speelt, zonder dat je zelf hoeft te bellen of te mailen voor een update.

Welke taken neemt een incassobureau over bij volledige uitbesteding?

Bij volledige uitbesteding van debiteurenbeheer neemt het incassobureau alle taken over die horen bij het innen van openstaande vorderingen. Dat begint bij preventieve stappen, zoals het bewaken van betalingstermijnen, en eindigt, als het moet, bij gerechtelijke procedures.

Concreet gaat het om de volgende taken:

• Bewaken van betalingstermijnen en signaleren van overschrijdingen
• Versturen van betalingsherinneringen en formele aanmaningen
• Telefonisch contact opnemen met debiteuren
• Onderhandelen over betalingsregelingen
• Opstarten van buitengerechtelijke incassoprocedures
• Juridisch advies over de haalbaarheid van een zaak
• Begeleiden van gerechtelijke procedures indien nodig

Een goed bureau heeft juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot executie. Zij adviseren je ook altijd over de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo neem je nooit een beslissing op basis van gevoel, maar op basis van feitelijk advies.

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer is slim wanneer je te veel tijd kwijt bent aan het achtervolgen van openstaande facturen, geen creditcontroller in dienst hebt of merkt dat je debiteurenlijst sneller groeit dan je bij kunt houden. Ook bij ziekteverzuim of een drukke groeifase is uitbesteding een praktische oplossing.

Voor veel MKB-ondernemers en zzp’ers is debiteurenbeheer iets wat “er even bij” wordt gedaan. Maar dat leidt al snel tot vertraging in de opvolging, en vertraging kost geld. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag terugziet.

Uitbesteding is ook relevant als je internationaal zaken doet. Debiteuren in het buitenland aanschrijven in hun eigen taal, met kennis van lokale wet- en regelgeving, is iets wat je niet zomaar zelf doet. Bureaus die actief zijn in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en die opdrachtgevers in meerdere talen bedienen, kunnen dat wel.

Heb je juist maar een handvol eenvoudige zaken per jaar? Dan is volledige uitbesteding misschien niet nodig. In dat geval kun je via incasso binnenland losse dossiers indienen, of kiezen voor een laagdrempelige tool waarmee je kleine zaken zelf afhandelt.

Wat zijn de kosten van debiteurenbeheer uitbesteden?

De kosten van debiteurenbeheer uitbesteden hangen af van het type vordering en de afspraken die je maakt. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat volgt uit jouw eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:

Belangrijk om te weten: de incassokosten worden in de meeste gevallen verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Je betaalt dus niet zomaar uit eigen zak. Heb je eenvoudige zaken waarbij je zelf de eerste stappen wilt zetten? Via SelfCollect kun je dat kosteloos doen, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau probeert openstaande vorderingen buitengerechtelijk te innen, zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid aangestelde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken ten uitvoer te leggen, zoals het leggen van beslag of het uitvoeren van een vonnis.

In de praktijk werken de twee partijen samen. Het incassobureau start het traject en probeert de vordering minnelijk op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het bureau juridische stappen adviseren en begeleiden, waarna een deurwaarder in beeld komt voor de executie. Een incassobureau met juristen in huis begeleidt je door dat hele traject en adviseert je op elk moment over de beste aanpak.

Het grote voordeel van een incassobureau is dat het de klantrelatie zoveel mogelijk intact probeert te houden. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. Bekijk het volledige dienstenaanbod om te zien welke stappen er mogelijk zijn voor jouw situatie.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces verloopt in vaste stappen, van een vriendelijke herinnering tot gerechtelijke executie als dat nodig is. De meeste zaken worden al in een vroeg stadium opgelost, zonder dat het tot een rechtszaak komt.

Een standaard incassotraject ziet er zo uit:

1. Betalingsherinnering: Een vriendelijke reminder dat de betalingstermijn is verstreken.
2. Formele aanmaning: Een officiële aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen, conform de wet.
3. Buitengerechtelijke incasso: Het incassobureau neemt contact op met de debiteur en probeert tot een oplossing te komen, inclusief een eventuele betalingsregeling.
4. Juridisch advies: Als minnelijke inning niet lukt, adviseert een jurist over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure.
5. Gerechtelijke procedure: Dagvaarding en rechtszaak, waarbij het bureau je volledig begeleidt.
6. Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bezittingen of de bankrekening van de debiteur.

De gemiddelde doorlooptijd per dossier ligt rond de twee weken. Dat is snel, zeker als je bedenkt dat veel ondernemers zelf weken of maanden bezig zijn met het achternalopen van één factuur. Een geregistreerd bureau met een slagingspercentage van 93% haalt aanzienlijk meer op dan de meeste ondernemers zelf kunnen.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer uitbesteden

CreMan neemt het volledige debiteurenbeheer van je over, zodat jij je kunt focussen op ondernemen. Dit is wat we voor je doen:

• We loggen in op jouw systeem en beheren het debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
• Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
• Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via jouw eigen online portal
• Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• We zijn actief in zes landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen, ook als je buitenlandse debiteuren hebt
• Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
• We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we dat precies aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.