Hoe reageer je op een klant die zegt tijdelijk geen geld te hebben?

/door

Als een klant zegt dat hij tijdelijk geen geld heeft, is de juiste reactie: neem het serieus, maar handel meteen. Dat betekent niet dat je de vordering kwijtscheldt of eindeloos wacht, maar dat je de situatie uitvraagt, afspraken vastlegt en een duidelijke grens stelt. Hoe je dat aanpakt, bepaalt of je je geld alsnog ontvangt en of de klantrelatie intact blijft. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit scenario, stap voor stap.

Wanneer is ‘ik heb tijdelijk geen geld’ een geldige reden om niet te betalen?

Juridisch gezien is een tijdelijk gebrek aan liquiditeit geen geldige reden om een factuur onbetaald te laten. Een betalingsverplichting ontstaat op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten, niet pas als de klant het financieel makkelijk heeft. Zodra de betalingstermijn is verstreken, is de klant in verzuim, ongeacht de reden.

Dat neemt niet weg dat betalingsproblemen in de praktijk voorkomen. Een ondernemer die een tijdelijke liquiditeitskrapte ervaart, een eenmanszaak die zelf op een grote betaling wacht, of een bedrijf dat door een slechte maand in de problemen zit: het zijn herkenbare situaties. Het verschil zit in de houding van de klant. Iemand die proactief contact opneemt, openheid geeft over de situatie en bereid is tot afspraken, verdient een andere aanpak dan iemand die simpelweg niet reageert op herinneringen.

Let op de volgende signalen die onderscheid maken tussen een tijdelijk probleem en een structureel risico:

  • De klant neemt zelf contact op voordat de betalingstermijn verstrijkt
  • Er is een concrete verwachting van wanneer het geld er wel is
  • De klant is bereid een betalingsregeling te tekenen
  • Er is geen patroon van eerdere late betalingen bij deze klant

Ontbreken deze signalen, dan is voorzichtigheid geboden. Een vaag verhaal zonder concrete datum of bereidheid tot afspraken is geen reden om te wachten, maar een reden om sneller te handelen.

Wat zijn je rechten als ondernemer als een klant niet kan betalen?

Als ondernemer heb je het recht om betaling te eisen zodra de betalingstermijn is verstreken. Je mag wettelijke rente in rekening brengen, incassokosten doorberekenen en uiteindelijk juridische stappen ondernemen om je vordering te innen. Het feit dat een klant tijdelijk in financiële moeilijkheden zit, doet niets af aan jouw aanspraken.

Concreet heb je als schuldeiser de volgende rechten:

  • Wettelijke rente: vanaf de dag dat de betalingstermijn verloopt, heb je recht op wettelijke handelsrente (voor zakelijke debiteuren) of wettelijke rente (voor particulieren).
  • Incassokosten: de buitengerechtelijke incassokosten mogen worden doorberekend aan de debiteur. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Voor particulieren wordt de hoogte bepaald aan de hand van de wettelijke WIK-staffel.
  • Recht op informatie: je mag vragen naar de financiële situatie van de klant, al is de klant niet verplicht die te delen.
  • Recht op opschorting: als je zelf ook nog leveringen of diensten moet verrichten, mag je die opschorten totdat de openstaande factuur is voldaan.

Houd er rekening mee dat rechten alleen afdwingbaar zijn als je ze ook uitoefent. Wachten zonder actie te ondernemen, kan de indruk wekken dat je akkoord gaat met uitstel. Leg alles schriftelijk vast en reageer tijdig.

Hoe stel je een betalingsregeling op die jou beschermt?

Een goede betalingsregeling bevat een concreet schema, een heldere einddatum en schriftelijke bevestiging van beide partijen. Zonder die elementen is een mondeling akkoord juridisch kwetsbaar en loop je het risico dat de afspraken later worden betwist. Leg alles vast in een document dat de klant ondertekent of schriftelijk bevestigt via e-mail.

Een betalingsregeling die jou beschermt, bevat minimaal de volgende onderdelen:

  1. Het totale openstaande bedrag: inclusief eventuele rente en incassokosten die al zijn opgebouwd.
  2. Een concreet afbetalingsschema: met vaste bedragen op vaste data, niet “zodra het kan”.
  3. Een vervalbeding: als de klant één termijn mist, vervalt de regeling en is het volledige restbedrag direct opeisbaar.
  4. Schriftelijke bevestiging: een e-mail van de klant waarin hij de regeling bevestigt, volstaat juridisch. Een getekend document is sterker.
  5. Geen nieuwe leveringen: spreek af dat je geen nieuwe diensten of producten levert zolang de betalingsregeling loopt, tenzij de klant vooruit betaalt.

Wees realistisch in wat je afspreekt. Een regeling waarbij de klant in twaalf maanden kleine bedragen betaalt, is minder aantrekkelijk dan een regeling van drie maanden met substantiële termijnen. Hoe langer de looptijd, hoe groter het risico dat de situatie van de klant verslechtert voordat jij volledig bent betaald.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een klant met betalingsproblemen?

Schakel een incassobureau in zodra de klant niet reageert op herinneringen, een betalingsregeling niet nakomt of als het duidelijk wordt dat de klant de betalingsproblemen niet serieus neemt. Wachten kost tijd en vergroot het risico dat de vordering oninbaar wordt. Hoe eerder je handelt, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

In de praktijk zijn dit de momenten waarop je beter kunt doorschakelen naar een professionele partij:

  • De klant reageert niet op twee of meer herinneringen
  • Een betalingsregeling is gemist zonder uitleg
  • De klant erkent de schuld wel, maar onderneemt geen actie
  • Je hebt het gevoel dat je in een eindeloze discussie verzeild raakt
  • De klant dreigt failliet te gaan en je wilt je positie veiligstellen

Bij het kiezen van een incassobureau is het belangrijk te letten op registratie. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je als opdrachtgever risico’s. Vraag altijd naar het registratienummer voordat je een dossier overdraagt.

Voor kleinere of eenvoudige vorderingen hoef je niet altijd meteen een volledig incassotraject op te starten. Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, terwijl een professionele partij op de achtergrond meekijkt. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo houd je controle over het proces en bespaar je kosten.

Hoe voorkom je dat betalingsproblemen de klantrelatie beschadigen?

Betalingsproblemen beschadigen een klantrelatie niet per definitie, maar hoe je erop reageert wel. Een professionele, zakelijke aanpak waarbij je duidelijk bent over verwachtingen en consequenties, wordt door de meeste klanten beter ontvangen dan eindeloos geduld dat uiteindelijk in frustratie omslaat. Duidelijkheid is respectvoller dan vaagheid.

Praktische manieren om de relatie intact te houden terwijl je toch handelt:

  • Scheid de zakelijke en persoonlijke toon: blijf vriendelijk in communicatie, maar wees helder over de zakelijke feiten. “Ik begrijp dat het moeilijk is, en tegelijk moet ik je vragen om voor [datum] een voorstel te doen” is effectiever dan dreigen of verontschuldigen.
  • Geef de klant een uitweg: een betalingsregeling geeft de klant de kans zijn verplichtingen na te komen zonder gezichtsverlies. Dat versterkt de relatie vaker dan het beschadigt.
  • Communiceer via de juiste kanalen: een formele aanmaning per e-mail of post voelt zakelijker dan een appje. Dat helpt om het zakelijk te houden.
  • Laat een derde partij het overnemen als het escaleert: als de situatie gespannen wordt, is het soms beter om het contact via een incassobureau te laten lopen. Dat haalt de emotie uit de relatie en maakt ruimte voor een zakelijke afwikkeling.

Het is ook goed om eerlijk te zijn met jezelf: niet elke klantrelatie is het waard om te bewaren. Als een klant structureel te laat betaalt, niet communiceert of afspraken niet nakomt, is de vraag of je deze relatie wilt voortzetten een legitieme zakelijke overweging.

Hoe CreMan je helpt bij klanten met betalingsproblemen

CreMan begeleidt ondernemers door het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke inning, zonder dat je zelf alles hoeft bij te houden. Of je nu een betalingsregeling wilt laten bewaken, wilt weten of een zaak kansrijk is, of een dossier wilt overdragen: CreMan heeft juristen in eigen huis die meteen kunnen beoordelen wat in jouw situatie het meest verstandig is.

  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), waarmee CreMan voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden.
  • 24/7 inzage in dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat de status is zonder te hoeven bellen.
  • Eigen juristen die het traject bewaken van aanmaning tot executie en altijd adviseren over haalbaarheid.
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: kosteloos zelf afhandelen, met de mogelijkheid om tot 30% van de incassoprovisie terug te ontvangen bij succesvolle inning.
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft.

Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Vraag vrijblijvend advies aan via creman.com of probeer SelfCollect als je een eenvoudige zaak zelf wilt oppakken.

Veelgestelde vragen

Wat doe ik als een klant een betalingsregeling belooft maar niets op papier wil zetten?

Een mondelinge belofte is juridisch vrijwel niet afdwingbaar. Stuur na elk gesprek direct een e-mail met een samenvatting van wat er is afgesproken en vraag de klant dit schriftelijk te bevestigen. Als de klant weigert iets te bevestigen, is dat op zichzelf al een alarmsignaal: het kan betekenen dat hij de afspraken niet serieus neemt of niet van plan is ze na te komen. Schakel in dat geval eerder dan later een professionele partij in.

Mag ik nieuwe opdrachten weigeren van een klant die nog een openstaande factuur heeft?

Ja, als ondernemer heb je het recht om nieuwe leveringen of diensten op te schorten zolang een eerdere factuur onbetaald is. Dit heet het opschortingsrecht en is wettelijk verankerd. Communiceer dit duidelijk en zakelijk: leg uit dat je pas weer aan de slag gaat zodra de openstaande vordering is voldaan of er een getekende betalingsregeling ligt. Dit is geen straf, maar een logische zakelijke grens.

Hoe lang moet ik wachten voordat ik verdere stappen onderneem na een gemiste betalingstermijn?

Er is geen wettelijke verplichting om lang te wachten. Zodra de betalingstermijn is verstreken, staat de klant formeel in verzuim en kun je direct handelen. In de praktijk is het gebruikelijk om één herinnering te sturen met een korte extra termijn van zeven tot veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet binnen die termijn, dan is er geen reden meer om te wachten en kun je overgaan tot een aanmaning of incassotraject.

Wat als mijn klant aangeeft binnenkort failliet te gaan — heeft het dan nog zin om actie te ondernemen?

Ja, en juist dan is snelheid cruciaal. Bij een dreigend faillissement wil je je vordering zo snel mogelijk indienen en je positie als schuldeiser veiligstellen. In sommige gevallen kun je beslag laten leggen op bezittingen van de klant voordat het faillissement officieel wordt uitgesproken. Schakel direct een jurist of incassobureau met eigen juristen in, want de haalbaarheid hangt sterk af van de specifieke situatie en het tijdstip van handelen.

Kan ik wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen als ik nooit een aanmaning heb gestuurd?

Voor zakelijke debiteuren geldt dat wettelijke handelsrente automatisch ingaat na het verstrijken van de betalingstermijn, ook zonder aanmaning. Voor particulieren is in de meeste gevallen wel een aanmaning vereist voordat rente en incassokosten mogen worden doorberekend. Het is sowieso verstandig om altijd een schriftelijke herinnering of aanmaning te sturen: het versterkt je juridische positie en toont aan dat je de klant een redelijke kans hebt gegeven om te betalen.

Wat is het grootste fout dat ondernemers maken bij een klant met betalingsproblemen?

De meest gemaakte fout is te lang wachten in de hoop dat het vanzelf goed komt. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op volledige inning. Een tweede veelgemaakte fout is het maken van mondelinge afspraken zonder schriftelijke vastlegging, waardoor je bij een conflict niets kunt bewijzen. Handel snel, leg alles schriftelijk vast en stel duidelijke deadlines — ook als je de klantrelatie wilt bewaren.

Hoe weet ik of een incassobureau betrouwbaar en legaal is?

Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Vraag altijd naar het registratienummer en controleer dit via het openbare register van de Rijksoverheid. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, klachtenafhandeling en financiële transparantie. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je als opdrachtgever zelf ook juridische en reputatierisico’s.

Waar let je op bij het vergelijken van incassobureaus voor bedrijven?

/door

Bij het vergelijken van incassobureaus voor bedrijven let je vooral op registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, de aanwezigheid van eigen juristen, transparante tarieven en aantoonbare snelheid van handelen. Dit zijn de criteria die bepalen of een bureau echt resultaat boekt of alleen beloofde resultaten verkoopt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het kiezen van het juiste incassobureau voor jouw situatie.

Welke criteria zijn het belangrijkst bij het kiezen van een incassobureau?

De belangrijkste criteria bij het kiezen van een incassobureau zijn wettelijke registratie, juridische kennis in eigen huis, transparantie over kosten en doorlooptijden, en de mogelijkheid om dossiers real-time te volgen. Bureaus die op al deze punten sterk scoren, bieden structureel meer zekerheid dan bureaus die alleen op prijs concurreren.

Voor ondernemers en financieel verantwoordelijken binnen het MKB is het kiezen van een incassobureau geen kleine beslissing. Het gaat om openstaande vorderingen die direct invloed hebben op je cashflow. Toch vergelijken veel bedrijven incassobureaus voornamelijk op tarief, terwijl juist andere factoren bepalen of je geld daadwerkelijk terugkomt.

Houd bij je vergelijking rekening met de volgende punten:

  • Wettelijke registratie: Alleen geregistreerde bureaus mogen in Nederland actief zijn als incassobureau.
  • Juridische expertise: Een bureau met eigen juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie.
  • Snelheid en slagingspercentage: Vraag naar concrete cijfers over doorlooptijden en resultaten.
  • Transparantie over kosten: Zijn de tarieven helder en begrijpelijk, ook voor niet-juristen?
  • Digitale toegang: Kun je op elk moment de status van jouw dossier inzien?
  • Internationale dekking: Relevant als je ook zaken doet met buitenlandse klanten.

Een bureau dat op al deze punten duidelijkheid geeft, werkt professioneler en geeft jou als opdrachtgever meer grip op het proces.

Welk incassobureau is verplicht geregistreerd en waarom maakt dat uit?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Alleen bureaus met een geldig registratienummer mogen legaal incassodiensten aanbieden. Werk je samen met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je juridisch en financieel risico.

De registratieplicht is ingevoerd om de incassobranche te professionaliseren en consumenten en bedrijven beter te beschermen. Bureaus die aan de eisen voldoen, moeten onder andere aantonen dat ze integer werken, klachten correct afhandelen en voldoen aan de regels rondom communicatie met debiteuren.

Controleer altijd of een bureau is opgenomen in het register van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie. Het registratienummer moet zichtbaar zijn op de website van het bureau. Ontbreekt dit, dan is het bureau niet bevoegd om namens jou op te treden.

CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106 en voldoet aan alle wettelijke eisen die gelden voor erkende incassobureaus in Nederland.

Wat is het verschil tussen een incassobureau met en zonder eigen juristen?

Een incassobureau met eigen juristen kan het volledige incassotraject begeleiden, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Een bureau zonder juridische kennis in huis moet externe partijen inschakelen zodra een zaak juridisch wordt, wat leidt tot vertraging, hogere kosten en minder regie over het proces.

In de praktijk betekent dit verschil veel voor jou als ondernemer. Bij een eenvoudige vordering waarbij de debiteur snel betaalt, merk je het onderscheid nauwelijks. Maar zodra een debiteur niet reageert, de vordering betwist of het traject juridisch wordt, is het cruciaal dat jouw bureau intern kan schakelen.

Wat doet een jurist in een incassotraject?

Juristen beoordelen de haalbaarheid van een zaak voordat er onnodige kosten worden gemaakt. Ze stellen dagvaardingen op, begeleiden gerechtelijke procedures en adviseren over executiemaatregelen zoals loonbeslag of beslaglegging op bankrekeningen. Zonder die expertise intern moet een bureau dit uitbesteden, wat de doorlooptijd verlengt en de kosten verhoogt.

Wanneer is juridische begeleiding noodzakelijk?

Juridische begeleiding wordt relevant zodra een debiteur de vordering betwist, niet reageert op aanmaningen of wanneer het bedrag hoog genoeg is om een gerechtelijke procedure te rechtvaardigen. In die gevallen wil je dat jouw incassobureau direct kan handelen, zonder dat je zelf een advocaat hoeft te zoeken of een apart traject moet opstarten.

Hoe werken de kosten van een incassobureau precies?

De kosten van een incassobureau bestaan doorgaans uit een incassoprovisie, berekend als percentage over de geïnde hoofdsom. Voor vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of een percentage dat voortvloeit uit de algemene voorwaarden van de schuldeiser. Voor vorderingen op particulieren geldt de wettelijke staffel op basis van de Wet Incassokosten (WIK).

De WIK-tabel werkt met aflopende percentages: over de eerste 2.500 euro van de vordering geldt 15%, daarna daalt het percentage per schijf. Het minimumbedrag is 40 euro. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als opdrachtgever. Je betaalt als schuldeiser alleen provisie over wat daadwerkelijk wordt geïnd.

Naast de incassoprovisie kunnen er aanvullende kosten zijn voor gerechtelijke procedures, zoals griffierecht en deurwaarderskosten. Een goed incassobureau is hier van tevoren transparant over en adviseert je over de verhouding tussen de verwachte kosten en de kans op succes.

Let bij het vergelijken van incassobureaus ook op verborgen kosten, zoals opstartkosten, administratiekosten per dossier of kosten voor het aanmaken van een account. Bureaus die uitsluitend op no cure, no pay-basis werken voor de buitengerechtelijke fase, lopen hierin minder risico voor jou als opdrachtgever.

Hoe weet je of een incassobureau snel en transparant werkt?

Je weet dat een incassobureau snel en transparant werkt als het aantoonbare doorlooptijden noemt, een online portal biedt waarmee je zelf dossiers kunt volgen, en proactief communiceert over de voortgang. Bureaus die vaag blijven over resultaten of je afhankelijk maken van periodieke rapportages, geven je minder grip op je eigen vorderingen.

Vraag bij het vergelijken van bureaus altijd naar het gemiddelde slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd per dossier. Bureaus die deze cijfers niet kunnen of willen noemen, maken het moeilijk om een gefundeerde keuze te maken.

Transparantie uit zich ook in de toegang die je krijgt tot informatie. Real-time inzage via een eigen online portal, beschikbaar op elk moment van de dag, is inmiddels een basisverwachting bij professionele bureaus. Zo hoef je niet te bellen of te mailen om te weten waar een dossier staat.

Vraag daarnaast naar de beveiliging van geldstromen. Bij betrouwbare bureaus verlopen alle ontvangen betalingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Dat betekent dat geïnde bedragen volledig gescheiden blijven van het eigen vermogen van het bureau, wat jou als opdrachtgever beschermt als het bureau in financiële problemen zou komen.

Wanneer is het uitbesteden van debiteurenbeheer slimmer dan losse incasso?

Het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer is slimmer dan losse incasso wanneer je structureel te maken hebt met te late betalingen, geen tijd hebt om het aanmaningsproces zelf te bewaken, of wanneer het beheer van openstaande facturen ten koste gaat van je kernactiviteiten. Losse incasso lost een individueel probleem op; uitbesteed debiteurenbeheer voorkomt dat problemen ontstaan.

Bij uitbesteed debiteurenbeheer neemt een bureau het volledige proces over, van het versturen van facturen en herinneringen tot het bewaken van betaaltermijnen en het opstarten van incasso bij niet-betaling. Sommige bureaus kunnen direct inloggen op het boekhoudpakket of het debiteurensysteem van de opdrachtgever, zodat er geen aparte administratie hoeft te worden opgezet.

Voor eenmanszaken en kleine MKB-bedrijven zonder eigen creditcontroller is dit vaak de meest efficiënte oplossing. Je besteedt het proces uit aan een partij die er dagelijks mee bezig is, terwijl jij je richt op je eigen werk.

Heb je incidenteel een vordering die je eerst zelf wilt proberen te innen? Dan biedt een portal zoals SelfCollect een laagdrempelig alternatief. Je handelt eenvoudige zaken kosteloos zelf af, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo houd je zelf de regie over kleinere zaken en schakel je een bureau in zodra het complexer wordt.

Hoe CreMan helpt bij het vergelijken en kiezen van het juiste incassobureau

CreMan biedt ondernemers en MKB-bedrijven een volledig dienstenpakket dat aansluit op elke fase van het incassoproces. Of je nu een eenmalige vordering wilt innen of je volledige debiteurenbeheer wilt uitbesteden, CreMan heeft de kennis, registratie en middelen om het traject van begin tot eind te begeleiden.

Wat CreMan concreet biedt:

  • Wettelijke registratie: Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder nummer 00106, volledig compliant met de regelgeving die geldt sinds april 2024.
  • Eigen juristen: Van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, met eerlijk advies over de haalbaarheid van elke zaak.
  • 24/7 online portal: Real-time inzage in de status van al je dossiers, zonder te hoeven bellen of mailen.
  • Stichting Derdengelden: Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke stichting, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.
  • Internationaal actief: Incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.
  • SelfCollect: Eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, met terugbetaling van een deel van de incassoprovisie bij succesvolle inning.

Wil je weten welke aanpak het beste past bij jouw situatie? Bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en ontdek hoe je snel en professioneel aan de slag kunt, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als mijn debiteur de vordering betwist?

Als een debiteur de vordering betwist, is het belangrijk dat jouw incassobureau direct juridisch kan schakelen. Een bureau met eigen juristen beoordeelt de haalbaarheid van de zaak, analyseert de betwisting en bepaalt of een gerechtelijke procedure zinvol is. Zorg ervoor dat je alle relevante documentatie — zoals facturen, contracten en correspondentie — op orde hebt, zodat het bureau snel en effectief kan handelen.

Hoe lang duurt een gemiddeld incassotraject?

De doorlooptijd van een incassotraject hangt sterk af van de medewerking van de debiteur en of het traject buitengerechtelijk of gerechtelijk verloopt. Een buitengerechtelijk traject duurt gemiddeld enkele weken tot twee maanden; een gerechtelijke procedure kan zes maanden tot meer dan een jaar in beslag nemen. Vraag je incassobureau altijd naar concrete gemiddelden op basis van hun eigen dossiers, zodat je een realistische verwachting hebt.

Kan ik een incassobureau inschakelen voor een kleine vordering, of is dat niet de moeite waard?

Ja, ook voor kleine vorderingen kan een incassobureau zinvol zijn, zeker als de debiteur niet reageert op je eigen herinneringen. Platforms zoals SelfCollect zijn specifiek ontworpen voor eenvoudige of kleinere zaken: je handelt ze zelf kosteloos af en ontvangt bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug. Voor heel kleine bedragen is het wel verstandig om de verwachte kosten af te wegen tegen de hoogte van de vordering.

Wat is het risico als ik een niet-geregistreerd incassobureau inschakel?

Werk je samen met een bureau dat niet geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, dan is dat bureau juridisch niet bevoegd om namens jou incassodiensten uit te voeren. Alle stappen die het bureau onderneemt, kunnen juridisch aanvechtbaar zijn, wat betekent dat je vordering in gevaar komt. Bovendien biedt een niet-geregistreerd bureau geen garanties op het gebied van integriteit, klachtafhandeling of correcte communicatie met debiteuren.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn eigen klantrelatie niet beschadigd wordt tijdens een incassotraject?

Kies een incassobureau dat professioneel en respectvol communiceert met debiteuren, ook als de toon zakelijker wordt. Goede bureaus hanteren een gestructureerde aanpak waarbij ze eerst vriendelijk maar duidelijk aanmanen, voordat ze verdere stappen zetten. Bespreek vooraf met het bureau welke communicatiestijl ze hanteren, zodat jouw zakelijke relatie zo min mogelijk schade oploopt — zeker bij klanten waarmee je in de toekomst opnieuw zaken wilt doen.

Wat is het verschil tussen no cure, no pay en een vaste tariefstructuur bij incassobureaus?

Bij no cure, no pay betaal je als opdrachtgever alleen provisie wanneer de vordering daadwerkelijk wordt geïnd; bij een vaste tariefstructuur kunnen er opstartkosten of administratiekosten gelden ongeacht het resultaat. Voor de buitengerechtelijke fase werken de meeste serieuze bureaus op no cure, no pay-basis, wat het financiële risico voor jou beperkt. Let wel op dat gerechtelijke kosten — zoals griffierecht en deurwaarderskosten — doorgaans apart worden verrekend, ongeacht het gehanteerde model.

Wanneer is internationaal incasso aan de orde en hoe werkt dat?

Internationaal incasso is relevant zodra je een openstaande vordering hebt op een bedrijf of particulier buiten Nederland. De regels, doorlooptijden en juridische procedures verschillen per land, waardoor het essentieel is dat je bureau lokale kennis heeft of samenwerkt met betrouwbare partners in het betreffende land. Bureaus die internationaal actief zijn — zoals in België, Duitsland, Frankrijk en Spanje — kunnen het traject in de lokale taal en volgens lokale wetgeving afhandelen, wat de slagingskans aanzienlijk vergroot.

Hoe spreek je een zakelijke klant professioneel aan op een openstaande factuur?

/door

Een zakelijke klant professioneel aanspreken op een openstaande factuur doe je door zakelijk en vriendelijk te blijven, duidelijk te zijn over het openstaande bedrag en de betalingstermijn, en een concrete actie te vragen. De sleutel is dat je de toon afstemt op de relatie en de situatie: een eerste herinnering klinkt anders dan een derde aanmaning. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over dit onderwerp, van de juiste toon tot het moment waarop je een incassobureau inschakelt.

Wat is de juiste toon als een klant een factuur niet betaalt?

De juiste toon bij een onbetaalde factuur is zakelijk, vriendelijk en direct. Ga er in eerste instantie van uit dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien of tijdelijk krap bij kas zit. Een beschuldigende of geïrriteerde toon schaadt de relatie en levert zelden sneller geld op. Wees helder, concreet en professioneel.

In de praktijk betekent dit dat je in een eerste herinnering neutraal blijft en de klant een makkelijke uitweg biedt: misschien is de factuur zoekgeraakt, misschien is er een administratieve fout. Door die ruimte te geven, voelt de klant zich niet aangevallen en is de kans groter dat hij snel reageert.

Naarmate de situatie langer duurt, mag de toon iets zakelijker en stelliger worden. Je blijft beleefd, maar je benadrukt de urgentie. Vermijd emotionele taal, persoonlijke verwijten of dreigementen die je niet kunt waarmaken. Houd de communicatie altijd schriftelijk, zodat je een dossier opbouwt als verdere stappen nodig zijn.

Hoe schrijf je een effectieve betalingsherinnering?

Een effectieve betalingsherinnering bevat vijf elementen: een duidelijke verwijzing naar de factuur (nummer, datum, bedrag), de vervaldatum, een vriendelijke maar directe vraag om te betalen, je betaalgegevens en een uiterste betaaldatum voor de reactie. Houd het kort en to the point.

Gebruik een onderwerpregel die direct duidelijk maakt waar het over gaat, zoals: Herinnering: factuur [nummer] van [datum] nog openstaand. Begin de e-mail met een vriendelijke aanhef, benoem in één zin dat de betalingstermijn is verstreken, en geef de klant een concrete datum waarop het bedrag uiterlijk binnen moet zijn.

Voeg altijd de originele factuur als bijlage toe. Veel betalingsachterstanden ontstaan simpelweg omdat een factuur in een spammap is beland of intern is zoekgeraakt. Door de factuur opnieuw mee te sturen, verlaag je de drempel om direct te betalen. Sluit af met een vriendelijke zin, zoals: Mocht er iets onduidelijk zijn, neem dan gerust contact met ons op.

Hoeveel herinneringen stuur je voor je verdere stappen zet?

In de meeste gevallen stuur je twee tot drie herinneringen voordat je verdere stappen overweegt. Een gebruikelijke opbouw is: een vriendelijke eerste herinnering kort na de vervaldatum, een tweede herinnering na een week of twee, en een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn. Reageert de klant dan nog steeds niet, dan zijn verdere stappen gerechtvaardigd.

Een veelgebruikte tijdlijn ziet er als volgt uit:

  1. Dag 1 tot 7 na vervaldatum: eerste herinnering, vriendelijk en informatief van toon.
  2. Dag 14 na vervaldatum: tweede herinnering, iets zakelijker, met verwijzing naar de eerste herinnering.
  3. Dag 21 tot 30 na vervaldatum: formele aanmaning met vermelding dat je verdere stappen zet als er geen betaling volgt binnen een gestelde termijn, doorgaans veertien dagen.

Houd bij elke stap een schriftelijk spoor bij. Bewaar verstuurde e-mails, noteer telefonische contactmomenten en sla eventuele reacties van de klant op. Dit dossier is waardevol als je later een incassobureau inschakelt of een juridische procedure start.

Wat zeg je als een klant reageert maar niet betaalt?

Als een klant reageert maar niet betaalt, vraag je om een concrete betalingsdatum of een schriftelijk betalingsvoorstel. Een reactie zonder betaling is beter dan geen reactie, maar het lost het probleem niet op. Zorg dat je altijd een duidelijke afspraak vastlegt en bevestig die schriftelijk.

Veelvoorkomende situaties en hoe je ermee omgaat:

  • De klant vraagt om uitstel: ga hier alleen mee akkoord als je een concrete nieuwe datum krijgt. Bevestig de afspraak per e-mail en houd je aan die datum.
  • De klant betwist de factuur: vraag om een schriftelijke toelichting. Is de klacht terecht, los die dan op. Is die ongegrond, onderbouw dan waarom de factuur correct is en stel opnieuw een betalingstermijn.
  • De klant belooft te betalen maar doet het niet: geef maximaal één kans om de belofte na te komen. Daarna is het tijd om aan te kondigen dat je een incassobureau inschakelt als er geen betaling volgt.

Wees consequent. Als je steeds nieuwe termijnen geeft zonder gevolgen, leert de klant dat er geen echte druk achter zit. Een vriendelijke maar vaste houding werkt beter dan eindeloos toegeven.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een zakelijke klant?

Je schakelt een incassobureau in wanneer je twee tot drie herinneringen hebt verstuurd, de klant niet betaalt of niet reageert, en de betalingstermijn met meer dan dertig dagen is verstreken. Op dat moment is de kans groot dat je het geld zonder externe hulp niet meer ontvangt, en weegt de tijdsinvestering niet meer op tegen het resultaat.

Een incassobureau inschakelen is geen drastische stap. Het is een professionele en juridisch erkende manier om een openstaande vordering te innen. Voor zakelijke vorderingen geldt doorgaans een incassoprovisie van 15% over de hoofdsom, of een tarief op basis van je eigen algemene voorwaarden. Die kosten worden in principe verhaald op de debiteur.

Let er bij de keuze van een bureau op dat het geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is die registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan de gedragsnormen die de wet stelt en biedt jou als opdrachtgever de zekerheid dat het traject correct verloopt. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen bovendien direct adviseren over de haalbaarheid van je zaak en het traject begeleiden van aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is.

Beschadigt een incassobureau inschakelen de klantrelatie?

Het inschakelen van een incassobureau beschadigt de klantrelatie niet per definitie. De relatie is al onder druk komen te staan op het moment dat een klant herhaaldelijk niet betaalt ondanks meerdere herinneringen. Een professioneel incassotraject kan juist zorgen voor duidelijkheid en structuur, zonder dat jij zelf de confrontatie hoeft aan te gaan.

Veel ondernemers stellen dit moment uit uit angst voor een verstoorde relatie, maar die afweging werkt vaak averechts. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de vordering oninbaar wordt en hoe verder de relatie al is afgekoeld. Een incassobureau dat professioneel en respectvol communiceert, benadert de debiteur op een manier die de zakelijke toon bewaart.

Bovendien hoef je niet te kiezen tussen alles of niets. Voor eenvoudige vorderingen kun je ook zelf de eerste stappen zetten via een platform als SelfCollect, waarbij je zelf de regie houdt en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%. Zo behoud je controle over de aanpak en het tempo, en kun je zelf bepalen hoe je de communicatie richting de klant insteekt.

Hoe CreMan je helpt bij openstaande facturen

CreMan begeleidt het volledige traject rondom onbetaalde facturen, van de eerste professionele aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Het bureau is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, wat betekent dat het voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland.

Wat CreMan concreet biedt:

  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden en altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak.
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast.
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: zelf afhandelen, kosteloos, met terugverdienoptie op de incassoprovisie tot 30%.
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft.
  • Internationale incasso in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.

Of je nu een eenmalige vordering wilt uitbesteden of je hele debiteurenbeheer professioneel wilt laten aanpakken: bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en ontdek welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Mag je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen bij een zakelijke klant?

Ja, bij zakelijke transacties heb je op grond van de Wet handelsrente recht op wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat je de klant daar vooraf op hoeft te wijzen. Daarnaast mag je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen zodra de klant in verzuim is, mits je dit hebt vermeld in je algemene voorwaarden of op de factuur zelf. Vermeld deze kosten expliciet in je aanmaning, zodat de klant weet waar hij aan toe is en jij een sterker dossier hebt als verdere stappen nodig zijn.

Wat doe je als een zakelijke klant de factuur betwist vlak voordat de betalingstermijn verstrijkt?

Vraag altijd om een schriftelijke, gespecificeerde toelichting van de klacht: wat klopt er volgens de klant niet, en op welk onderdeel van de factuur heeft de betwisting betrekking? Is de klacht gegrond, los die dan snel op en stuur indien nodig een gecorrigeerde factuur met een nieuwe betalingstermijn. Is de klacht ongegrond, onderbouw dan schriftelijk waarom de factuur correct is en stel een nieuwe, korte betalingstermijn. Zo voorkom je dat een vage betwisting als vertragingstactiek wordt gebruikt en bouw je tegelijk een gedocumenteerd dossier op.

Is het verstandig om een betalingsregeling aan te bieden, en zo ja, hoe doe je dat?

Een betalingsregeling kan zinvol zijn als de klant aannemelijk maakt dat hij tijdelijk in financiële problemen zit maar wel de wil heeft om te betalen. Leg de regeling altijd schriftelijk vast met concrete termijnen, bedragen en een bepaling dat de volledige vordering direct opeisbaar wordt als de klant één termijn mist. Bied een betalingsregeling niet te snel of te vrijblijvend aan: doe het pas nadat de klant zelf het initiatief neemt of na een tweede herinnering, zodat je niet de indruk wekt dat niet-betalen geen gevolgen heeft.

Hoe zorg je er in de toekomst voor dat klanten vaker op tijd betalen?

Preventie begint bij duidelijke afspraken vóór de opdracht: vermeld je betalingstermijn, eventuele rente bij te late betaling en incassokosten in je offerte én je algemene voorwaarden, en laat de klant die voorwaarden expliciet accepteren. Stuur facturen direct na oplevering en gebruik een korte betalingstermijn van veertien dagen in plaats van de standaard dertig dagen, want hoe korter de termijn, hoe minder kans op vergeten. Overweeg ook om een geautomatiseerde betalingsherinnering in te stellen via je boekhoud- of facturatiesoftware, zodat het opvolgen van openstaande facturen geen handmatige actie vereist.

Wat als de zakelijke klant failliet gaat terwijl er nog een openstaande factuur is?

Als een klant failliet wordt verklaard, dien je je vordering in bij de curator via een zogenoemde verificatieaanvraag. Doe dit zo snel mogelijk na de faillissementsmelding, want er geldt een termijn. Houd er rekening mee dat concurrente crediteuren — waar je als leverancier doorgaans toe behoort — pas aan de beurt komen nadat preferente schuldeisers zoals de Belastingdienst en het UWV zijn voldaan, en dat de kans op volledige terugbetaling bij faillissement helaas beperkt is. Een incassobureau of jurist kan je adviseren over je positie en helpen bij het correct indienen van de vordering.

Kun je een zakelijke klant ook telefonisch aanspreken op een openstaande factuur, of doe je dat beter schriftelijk?

Telefonisch contact kan effectief zijn als aanvulling op schriftelijke herinneringen, bijvoorbeeld om te controleren of een factuur is ontvangen of om een betalingsafspraak te maken. Bel altijd na, niet in plaats van, een schriftelijke herinnering, en bevestig elke telefonische afspraak direct daarna per e-mail met een korte samenvatting. Zo combineer je het persoonlijke contact van een telefoongesprek met het juridische bewijsgewicht van schriftelijke communicatie, wat je dossier sterker maakt als verdere stappen nodig zijn.

Wat is het verschil tussen een incassobureau inschakelen en naar de rechter stappen?

Een incassobureau probeert de vordering buitengerechtelijk te innen via aanmaningen, onderhandelingen en druk op de debiteur — zonder tussenkomst van een rechter. Dit is doorgaans sneller, goedkoper en minder belastend dan een gerechtelijke procedure. Lukt het incassotraject niet, dan kan een bureau met eigen juristen, zoals CreMan, de stap naar de rechter voor je begeleiden en een vonnis aanvragen, waarna de vordering via gerechtelijke executie alsnog inbaar wordt. Voor de meeste zakelijke vorderingen is het incassotraject de logische eerste stap, met de rechter als vangnet.

Hoe bepaal je welke openstaande facturen je als eerste moet opvolgen?

/door

De openstaande facturen die je als eerste moet opvolgen, zijn die met de hoogste waarde, de langste betalingsachterstand en debiteuren met een slecht betalingsverleden. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Voor MKB-ondernemers zonder creditcontroller is een duidelijke prioritering essentieel om cashflowproblemen te voorkomen. In dit artikel beantwoorden we de meest praktische vragen over het rangschikken en opvolgen van openstaande vorderingen.

Welke factoren bepalen hoe urgent een openstaande factuur is?

De urgentie van een openstaande factuur hangt af van vier factoren: het openstaande bedrag, het aantal dagen dat de betalingstermijn is verstreken, het betalingsgedrag van de klant in het verleden en de financiële situatie van de debiteur. Hoe meer van deze factoren in het nadeel werken, hoe hoger de prioriteit.

Begin altijd met het bedrag. Een factuur van duizend euro die dertig dagen over de betalingstermijn is, weegt zwaarder dan een factuur van honderd euro die vijf dagen te laat is. Maar het bedrag alleen is niet genoeg. Een debiteur die al eerder moeilijk betaalde, verdient meer aandacht dan een klant die voor het eerst iets te laat is. Bij twijfel over de financiële gezondheid van een klant, bijvoorbeeld door signalen van betalingsproblemen bij anderen, is snelle actie geboden.

Daarnaast speelt de aard van de klantrelatie een rol. Bij een eenmalige klant is de drempel om snel en zakelijk op te treden lager dan bij een vaste relatie. Toch is ook bij vaste klanten terughoudendheid gevaarlijk: hoe langer een vordering openstaat, hoe lastiger de inning wordt.

  • Hoogte van het bedrag: Grotere vorderingen vragen om snellere actie.
  • Betalingsachterstand in dagen: Hoe ouder de vordering, hoe urgenter.
  • Betalingshistorie van de klant: Eerder wangedrag verhoogt het risico.
  • Financiële signalen: Geruchten over betalingsproblemen of faillissement.
  • Aard van de relatie: Eenmalige versus vaste klant bepaalt de toon van de aanpak.

Hoe rangschik je openstaande facturen op volgorde van aanpak?

Rangschik openstaande facturen door ze te scoren op bedrag, ouderdom en debiteurrisico. Maak een eenvoudig overzicht van al je openstaande posten en ken aan elke factuur een prioriteitsniveau toe: hoog, middel of laag. Facturen met een hoog bedrag, een lange achterstand en een risicovolle debiteur staan bovenaan.

Een praktische aanpak is het zogeheten aging report: een overzicht van alle openstaande facturen gegroepeerd op betalingstermijn. Facturen die meer dan dertig dagen over de termijn zijn, verdienen directe opvolging. Facturen tussen vijftien en dertig dagen vragen om een vriendelijke maar duidelijke herinnering. Facturen die net de betalingstermijn hebben overschreden, kun je met een korte reminder afhandelen.

Combineer dit met een risicoscore per klant. Een klant met een goede betalingshistorie en een kleine achterstand hoeft minder aandacht dan een nieuwe klant met een grote openstaande post. Door beide dimensies te combineren, krijg je een werklijst die je tijd en energie optimaal inzet.

Voor wie het debiteurenbeheer liever niet zelf bijhoudt: professioneel debiteurenbeheer uitbesteden zorgt ervoor dat dit proces continu en systematisch wordt bewaakt, zonder dat je er zelf tijd aan kwijt bent.

Wat doe je als een klant herhaaldelijk te laat betaalt?

Als een klant structureel te laat betaalt, is het tijd om de aanpak te veranderen. Stap over van vriendelijke herinneringen naar een formele aanmaning met een duidelijke deadline, en overweeg aanvullende maatregelen zoals vooruitbetaling, kortere betalingstermijnen of het stopzetten van nieuwe leveringen totdat de achterstand is voldaan.

Een patroon van te laat betalen is een signaal dat je serieus moet nemen. Het is geen toeval, maar een gewoonte. Documenteer elke communicatie zorgvuldig: e-mails, telefoongesprekken en betalingsafspraken. Deze documentatie is waardevol als je later juridische stappen moet zetten.

Bespreek het betalingsgedrag ook rechtstreeks met de klant. Soms is er een tijdelijke liquiditeitskwestie die met een betalingsregeling opgelost kan worden. Maar als de klant niet reageert of afspraken niet nakomt, is dat een teken dat verdere stappen nodig zijn. Op dat moment is het verstandig om een incassotraject te overwegen, zodat de vordering niet verder veroudert.

Wanneer is het te laat om een factuur nog succesvol te innen?

Een factuur wordt moeilijker te innen naarmate die ouder wordt. Vorderingen die langer dan negentig dagen openstaan zonder enige actie, hebben een significant lagere slagingskans. Na verloop van tijd kan een vordering ook verjaren: in Nederland geldt voor handelsvorderingen doorgaans een verjaringstermijn van vijf jaar, maar wachten tot het zover is, is zelden verstandig.

De praktijk laat zien dat de inningskans het grootst is in de eerste dertig tot zestig dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. In die periode is de debiteur nog goed bereikbaar, de vordering vers in het geheugen en de bereidheid om te betalen het grootst. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur andere schuldeisers voor laat gaan of zijn financiële situatie verslechtert.

Dat betekent niet dat een oudere vordering kansloos is. Met de juiste aanpak en juridische ondersteuning kunnen ook hardnekkige dossiers nog succesvol worden afgewikkeld. Maar elke week uitstel vergroot het risico. Handel dus tijdig, ook als je de klantrelatie wilt ontzien.

Hoe helpt een incassobureau bij het prioriteren van jouw debiteurenportefeuille?

Een incassobureau helpt bij het prioriteren van openstaande facturen door jouw volledige debiteurenportefeuille te analyseren, risicovolle dossiers te identificeren en een gestructureerde aanpak te bepalen. Dat bespaart tijd en vergroot de kans op succesvolle inning, zeker voor ondernemers die het debiteurenbeheer ernaast hun reguliere werk moeten doen.

Professionele begeleiding maakt het verschil omdat een incassobureau niet alleen brieven verstuurt, maar ook de haalbaarheid van elke vordering beoordeelt. Zo weet je precies welke dossiers de meeste aandacht verdienen en welke aanpak het meest kansrijk is.

Hoe CreMan helpt bij het prioriteren van jouw openstaande facturen

CreMan neemt het debiteurenbeheer volledig uit handen en biedt daarbij een gestructureerde aanpak die past bij jouw situatie als ondernemer. Of je nu een handvol openstaande facturen hebt of een grotere portefeuille wilt laten beheren, CreMan denkt actief mee over de juiste prioritering en aanpak.

  • Volledige transparantie: Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je altijd weet wat er speelt.
  • Juristen in eigen huis: CreMan heeft juristen in dienst die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak.
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: Voor kleinere of eenvoudige zaken kun je via SelfCollect kosteloos zelf actie ondernemen. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • Veilige geldstromen: Alle geïnde bedragen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Wettelijk geregistreerd: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland.

Wil je weten hoe CreMan jouw openstaande facturen snel en effectief oppakt? Neem contact op voor persoonlijk advies of start direct via het online portal.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik een betalingsregeling op met een klant die niet in één keer kan betalen?

Leg de afspraken altijd schriftelijk vast, inclusief de termijnbedragen, de betaaldata en de gevolgen bij het niet nakomen van de regeling. Zorg dat de klant de regeling expliciet bevestigt per e-mail of via een ondertekend document. Houd de regeling realistisch: een klant die iedere maand een haalbaar bedrag betaalt, is beter dan een regeling die hij na de eerste termijn al niet nakomt.

Mag ik wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen bij te late betaling?

Ja, zodra een betalingstermijn is verstreken en de klant in verzuim is, heb je in Nederland het recht om wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en bedraagt minimaal veertig euro. Vermeld dit recht bij voorkeur al in je algemene voorwaarden en op de factuur, zodat de klant vooraf op de hoogte is.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke nudge kort na het verstrijken van de betalingstermijn, zonder juridische gevolgen. Een aanmaning is een formele oproep tot betaling met een nieuwe deadline en vermelding van mogelijke vervolgstappen. Een ingebrekestelling is een juridisch document waarmee je de klant officieel in verzuim stelt, wat noodzakelijk is om aanspraak te maken op wettelijke rente en om verdere juridische stappen te kunnen zetten.

Hoe voorkom ik dat openstaande facturen in de toekomst zo hoog oplopen?

Stuur facturen direct na levering van je product of dienst en stel betalingstermijnen zo kort mogelijk in, bij voorkeur veertien dagen in plaats van dertig. Doe voor nieuwe klanten of grote opdrachten een kredietcheck en vraag bij twijfel om een aanbetaling. Automatische betalingsherinneringen via je boekhoudsoftware zorgen ervoor dat geen enkele factuur onopgemerkt over de termijn glijdt.

Wat moet ik doen als een klant failliet gaat terwijl er nog een openstaande factuur is?

Dien je vordering zo snel mogelijk in bij de curator als preferente of concurrente schuldeiser, afhankelijk van de aard van je vordering. Bewaar alle documentatie zoals de factuur, de overeenkomst en eventuele betalingsafspraken, want de curator heeft die nodig om je vordering te beoordelen. Houd er rekening mee dat concurrente schuldeisers bij een faillissement doorgaans weinig tot niets terugzien, dus snelle actie bij de eerste signalen van financiële problemen bij een klant is cruciaal.

Hoe weet ik of een klant financieel in de problemen zit voordat hij stopt met betalen?

Let op vroege signalen zoals betalingen die steeds later binnenkomen, wisselende excuses bij navraag, het niet reageren op e-mails of telefoontjes, of berichten via andere kanalen over betalingsproblemen bij die klant. Je kunt ook periodiek een kredietcheck uitvoeren via diensten als Graydon of Dun & Bradstreet, zeker bij klanten met grote openstaande bedragen. Hoe eerder je deze signalen herkent, hoe meer handelingsruimte je hebt om de schade te beperken.

Wanneer is het zinvol om een incassotraject te starten in plaats van zelf te blijven achtervolgen?

Schakel een incassobureau in wanneer een klant niet reageert op meerdere herinneringen en aanmaningen, afspraken structureel niet nakomt, of wanneer de vordering ouder is dan zestig dagen zonder enig perspectief op betaling. Een incassobureau heeft meer juridische middelen en ervaring om de druk op te voeren, en de kosten van het traject worden bij succesvolle inning doorgaans verhaald op de debiteur. Langer zelf proberen kost tijd en vergroot het risico dat de vordering oninstelbaar wordt.

Wat is de beste aanpak voor een zakelijke klant met meerdere betalingsachterstanden?

/door

De beste aanpak voor een zakelijke klant met meerdere betalingsachterstanden is een gestructureerde combinatie van directe communicatie, een duidelijk overzicht van alle openstaande facturen en een bewuste keuze tussen een betalingsregeling of incassotraject. Hoe eerder je handelt, hoe groter de kans dat je je geld alsnog ontvangt zonder de zakelijke relatie volledig te beschadigen.

Voor MKB-ondernemers en ZZP’ers die geen creditcontroller in dienst hebben, is dit extra uitdagend: het debiteurenbeheer moet er naast alle andere taken bij. Toch zijn er concrete stappen die je kunt zetten, en weet je na het lezen van dit artikel precies wanneer en hoe je moet handelen.

Wanneer wordt een klant met betalingsachterstanden een serieus risico?

Een zakelijke klant wordt een serieus financieel risico op het moment dat er sprake is van meerdere openstaande facturen tegelijk, herhaaldelijk niet wordt gereageerd op herinneringen of dat de betalingsachterstanden steeds verder oplopen zonder duidelijke verklaring. Eén te late betaling kan toeval zijn; een patroon van achterstanden is een signaal dat actie vereist.

Concrete signalen dat je te maken hebt met een risicovolle debiteur:

  • Twee of meer facturen staan gelijktijdig open, waarvan minstens één de vervaldatum ruim heeft overschreden
  • De klant reageert niet op telefonisch contact of e-mails over de openstaande bedragen
  • Eerder gemaakte betalingsafspraken worden niet nagekomen
  • De klant geeft wisselende of vage redenen voor het uitblijven van betaling
  • Je hoort via andere kanalen dat de klant ook bij andere leveranciers achterstanden heeft

Op dit moment is het essentieel om je eigen financiële positie te beschermen. Hoe langer je wacht, hoe groter het risico dat de vordering oninbaar wordt. Vroeg ingrijpen vergroot de kans op succesvolle inning aanzienlijk.

Hoe pak je meerdere openstaande facturen bij één klant aan?

Bij meerdere openstaande facturen bij één klant begin je altijd met een volledig en overzichtelijk dossier: alle facturen, vervaldatums, eventuele betalingsafspraken en correspondentie op een rij. Vervolgens benader je de klant schriftelijk met een totaaloverzicht en een duidelijke betalingstermijn. Door alles samen te bundelen, voorkom je verwarring en laat je zien dat je de situatie serieus neemt.

Praktische stappen voor een gestructureerde aanpak:

  1. Maak een volledig overzicht van alle openstaande facturen met factuurnummers, bedragen en vervaldatums.
  2. Stuur een gecombineerde aanmaning met het totale openstaande bedrag en een redelijke maar korte betalingstermijn, bij voorkeur 7 tot 14 dagen.
  3. Documenteer alle communicatie zorgvuldig, zodat je bij een eventueel vervolgtraject een volledig dossier hebt.
  4. Benoem de consequenties als betaling uitblijft, zoals het stopzetten van leveringen of het inschakelen van een incassobureau.

Houd er rekening mee dat de toon van je aanmaning professioneel maar duidelijk moet zijn. Vermijd emotionele formuleringen, maar wees ook niet zo voorzichtig dat de urgentie verloren gaat.

Wat is het verschil tussen een betalingsregeling en volledige incasso?

Een betalingsregeling is een vrijwillige afspraak tussen jou en de debiteur waarbij het openstaande bedrag in termijnen wordt voldaan. Volledige incasso betekent dat je de inning uit handen geeft aan een professionele partij, die namens jou het volledige bedrag opeist. Het belangrijkste verschil zit in controle, snelheid en de bereidheid van de debiteur om mee te werken.

Een betalingsregeling is zinvol wanneer:

  • De debiteur aantoonbaar in tijdelijke liquiditeitsproblemen zit maar wel bereid is te betalen
  • De zakelijke relatie waardevol is en je die wilt behouden
  • Het totaalbedrag relatief beperkt is en de termijnen realistisch zijn

Volledige incasso is de betere keuze wanneer:

  • De debiteur niet reageert of eerder gemaakte afspraken niet nakomt
  • Er sprake is van meerdere openstaande facturen zonder enige betalingsbereidheid
  • De hoogte van de vordering een professionele aanpak rechtvaardigt

Let op: als je een betalingsregeling afspreekt, leg deze dan altijd schriftelijk vast met concrete bedragen, data en een clausule over wat er gebeurt bij niet-nakoming. Een mondelinge afspraak is juridisch moeilijk aantoonbaar.

Mag je een zakelijke klant met achterstanden nog blijven leveren?

Je bent in principe niet verplicht om een zakelijke klant met betalingsachterstanden te blijven leveren. Tenzij een contract je daartoe verplicht, heb je als leverancier het recht om nieuwe leveringen op te schorten totdat openstaande facturen zijn voldaan. Dit recht heet het opschortingsrecht en is verankerd in het Burgerlijk Wetboek.

Doorgaan met leveren aan een klant die structureel niet betaalt, vergroot je financiële risico alleen maar. Elke nieuwe levering is een nieuwe vordering die mogelijk ook onbetaald blijft. Praktisch advies:

  • Informeer de klant schriftelijk dat je leveringen opschort totdat het openstaande bedrag is voldaan of een betalingsregeling is getroffen
  • Controleer eerst of je contract een opschortingsclausule bevat of juist een leveringsverplichting
  • Wees duidelijk maar zakelijk in je communicatie, zodat je de deur openhoudt voor een oplossing

Het opschorten van leveringen is ook een effectief signaal dat je de situatie serieus neemt. Veel debiteuren reageren sneller op een concrete maatregel dan op een extra aanmaning.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij meerdere betalingsachterstanden?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat eigen aanmaningen geen resultaat opleveren, de debiteur niet reageert of gemaakte afspraken niet nakomt. Bij meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant is dat moment eerder bereikt dan bij een eenmalige achterstand, omdat het risico op verdere opeenstapeling reëel is.

Als vuistregel geldt: na twee aanmaningen zonder reactie of betaling is het tijd om professionele hulp in te schakelen. Wacht je langer, dan neemt de kans op succesvolle inning af en kunnen vorderingen verjaren.

Kies bij het inschakelen van een incassobureau altijd voor een partij die is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratieplicht wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan strenge eisen op het gebied van vakbekwaamheid, gedragsregels en klachtafhandeling. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen bovendien direct beoordelen of een juridisch vervolgtraject haalbaar en zinvol is, zodat je geen onnodige kosten maakt.

Hoe bescherm je de klantrelatie tijdens een incassotraject?

Je beschermt de klantrelatie tijdens een incassotraject door professioneel en zakelijk te blijven communiceren, het proces zo veel mogelijk te scheiden van de persoonlijke relatie en de debiteur altijd de mogelijkheid te geven om tot een oplossing te komen. Een goed incassobureau werkt respectvol maar doelgericht, zonder onnodige escalatie.

Praktische manieren om de relatie te beschermen:

  • Kies voor een minnelijk traject als eerste stap: een buitengerechtelijke incasso richt zich op betaling zonder juridische procedure, wat de kans op behoud van de relatie vergroot
  • Communiceer open naar de klant: laat weten dat je een bureau hebt ingeschakeld om het proces professioneel te laten verlopen, niet om de relatie te beschadigen
  • Stel een redelijke betalingstermijn in: ook binnen een incassotraject is ruimte voor een betalingsregeling als de debiteur bereid is mee te werken
  • Houd zelf de regie: via een online portal kun je als opdrachtgever de voortgang van je dossier volgen en zo nodig bijsturen

Vergeet niet dat het inschakelen van een incassobureau in de meeste gevallen juist professioneler overkomt dan zelf blijven aanmanen. Het laat zien dat je je bedrijfsvoering serieus neemt en duidelijke grenzen stelt.

Hoe CreMan helpt bij zakelijke klanten met meerdere betalingsachterstanden

CreMan biedt een compleet en gestructureerd traject voor ondernemers die te maken hebben met een zakelijke klant die meerdere facturen onbetaald laat. Wat CreMan onderscheidt:

  • Volledig dienstenpakket onder één dak: van de eerste aanmaning en buitengerechtelijke incasso tot juridische procedures en gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis die altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak
  • 24/7 inzage via een eigen online portal: je volgt de status van elk dossier in real time, zonder dat je zelf hoeft te bellen voor een update
  • Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: heb je een relatief eenvoudige zaak? Dan kun je die kosteloos zelf afhandelen via het SelfCollect-platform en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
  • Wettelijk geregistreerd: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106 en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden
  • Persoonlijke begeleiding: hoogopgeleide medewerkers begeleiden je door het hele traject, met oog voor zowel het financiële resultaat als de zakelijke relatie

Wil je weten welke aanpak het beste past bij jouw situatie? Bekijk het volledige dienstenoverzicht van CreMan of neem direct contact op voor persoonlijk advies zonder verplichtingen.

Veelgestelde vragen

Wat doe ik als een zakelijke klant wel reageert, maar steeds nieuwe excuses geeft voor niet-betaling?

Herhalende excuses zonder concrete betaling zijn een duidelijk signaal dat je steviger moet optreden. Stel een harde deadline en communiceer schriftelijk dat je bij het uitblijven van betaling overgaat tot concrete maatregelen, zoals het opschorten van leveringen of het inschakelen van een incassobureau. Documenteer elk contactmoment zorgvuldig, want dit patroon van uitvluchten kan later als bewijs dienen in een juridisch traject.

Kan ik incassokosten doorberekenen aan mijn zakelijke debiteur?

Ja, bij zakelijke transacties mag je incassokosten doorberekenen aan de debiteur, mits dit is opgenomen in je algemene voorwaarden of de overeenkomst. Voor B2B-vorderingen gelden andere regels dan voor consumenten: de hoogte van de kosten is vrijer te bepalen, maar moet wel redelijk zijn. Zorg er altijd voor dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard bij het aangaan van de overeenkomst, anders kun je hier later geen aanspraak op maken.

Hoe voorkom ik in de toekomst dat een klant meerdere facturen onbetaald laat oplopen?

De beste preventie is een strak creditmanagementproces: stel korte betalingstermijnen in (14 dagen in plaats van 30), stuur automatisch een vriendelijke betalingsherinnering vóór de vervaldatum en blokkeer nieuwe leveringen zodra een factuur de vervaldatum overschrijdt zonder betaling. Overweeg ook om bij nieuwe of risicovolle klanten te werken met een aanbetaling of gespreide facturering, zodat de financiële blootstelling per klant beperkt blijft.

Wat als de zakelijke debiteur failliet gaat terwijl er meerdere facturen openstaan?

Bij een faillissement van je debiteur word je automatisch schuldeiser en moet je je vordering indienen bij de curator. Meld je vorderingen zo snel mogelijk aan, voorzien van alle facturen en correspondentie, want er geldt een indieningstermijn. Helaas is de kans op volledige terugbetaling bij faillissement beperkt; dit onderstreept nogmaals het belang van vroeg ingrijpen bij betalingsachterstanden, nog vóórdat een klant in financiële problemen raakt.

Hoe stel ik een betalingsregeling juridisch correct op zodat ik er later rechten aan kan ontlenen?

Een juridisch solide betalingsregeling bevat minimaal: de namen en gegevens van beide partijen, een volledig overzicht van alle openstaande facturen en het totaalbedrag, de exacte termijnbedragen en betaaldata, en een boeteclausule of vervalbeding bij niet-nakoming. Laat beide partijen de regeling ondertekenen en bewaar een kopie in je dossier. Een vervalbeding is hierbij cruciaal: het zorgt ervoor dat bij het missen van één termijn het volledige resterende bedrag direct opeisbaar wordt.

Is het zinvol om een juridische procedure te starten voor een relatief klein openstaand bedrag?

Voor vorderingen tot €25.000 kun je via de kantonrechter een relatief eenvoudige en goedkope dagvaardingsprocedure starten, maar de kosten en doorlooptijd moeten wel opwegen tegen het openstaande bedrag. Bij kleinere bedragen is een buitengerechtelijk incassotraject vaak efficiënter en goedkoper. Een incassobureau met eigen juristen, zoals CreMan, kan snel inschatten of een juridische procedure haalbaar en kosteneffectief is in jouw specifieke situatie.

Hoe weet ik of een incassobureau betrouwbaar en wettelijk geregistreerd is?

Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Je kunt de registratie van een bureau controleren via het openbare register op de website van de Rijksoverheid. Let daarnaast op transparantie over kosten en werkwijze, de aanwezigheid van eigen juristen en de mogelijkheid om je dossier zelf te volgen via een online portal — dit zijn kenmerken van een professionele en betrouwbare partij.

Wat zijn de 5 stappen van aanmaning tot gerechtelijke executie?

/door

Het incassoproces van aanmaning tot gerechtelijke executie bestaat uit vijf stappen: een betalingsherinnering sturen, een formele aanmaning versturen, een incassobureau inschakelen voor buitengerechtelijke incasso, een gerechtelijke procedure starten via dagvaarding, en ten slotte gerechtelijke executie als de rechter je in het gelijk stelt. Elke stap heeft zijn eigen spelregels, termijnen en kosten. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit traject, zodat je precies weet wat je kunt verwachten.

Hoe lang mag je wachten voordat je een aanmaning stuurt?

Je mag een aanmaning sturen zodra een factuur de afgesproken betaaltermijn heeft overschreden. Er is geen wettelijke minimumwachttijd. Als je factuur een betalingstermijn van 30 dagen heeft en die termijn is verstreken, kun je de volgende dag al een aanmaning sturen.

In de praktijk sturen de meeste ondernemers eerst een vriendelijke betalingsherinnering, een dag of twee nadat de termijn is verstreken. Reageert de klant niet? Dan volgt de formele aanmaning. Wettelijk gezien is die aanmaning belangrijk: pas na een schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mag je incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Die verplichting staat in de Wet Incassokosten (WIK).

Voor zakelijke debiteuren gelden soepelere regels. Als je algemene voorwaarden een renteclausule bevatten, kun je soms al eerder aanspraak maken op rente en kosten. Het loont dus om je algemene voorwaarden op orde te hebben voordat je überhaupt een factuur verstuurt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt buiten de rechtbank om en probeert een schuld te innen via brieven, telefoongesprekken en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken te executeren, zoals het leggen van beslag op bezittingen of bankrekeningen.

Het grote verschil zit in de bevoegdheden. Een incassobureau kan geen beslag leggen en heeft geen toegang tot officiële registers zoals het Kadaster of de Basisregistratie Personen. Een deurwaarder wel. Maar een deurwaarder kan pas in actie komen als er een rechterlijk vonnis ligt. Zonder vonnis heb je aan een deurwaarder weinig.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Wordt de schuld buitengerechtelijk niet betaald, dan schakelt het bureau over naar een juridische procedure. Als de rechter je in het gelijk stelt, wordt de deurwaarder ingeschakeld om het vonnis te executeren. De twee werken dus achter elkaar, niet naast elkaar.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer schakel je een incassobureau in na een aanmaning?

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra je eigen aanmaningen geen resultaat hebben opgeleverd. In de praktijk is dat moment aangebroken als de debiteur niet reageert op je herinnering én de formele aanmaning, of als er wel contact is maar geen betaling volgt.

Er is geen vaste termijn die je moet afwachten. Wel is het verstandig om minimaal één schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen te hebben verstuurd, zodat je recht hebt op incassokosten bovenop de hoofdsom. Heb je dat gedaan en blijft betaling uit? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Kies daarbij een geregistreerd bureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt. Je kunt dit eenvoudig verifiëren via het register van Justis.

Als je twijfelt of een zaak het waard is om door te zetten, is het nuttig om met een bureau te spreken dat juristen in huis heeft. Die kunnen je direct adviseren over de haalbaarheid van je vordering, zodat je geen tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans van slagen heeft. Je kunt ook bekijken of een incassotraject binnenland past bij jouw situatie voordat je een beslissing neemt.

Hoe werkt een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland?

Een gerechtelijke incassoprocedure begint met een dagvaarding: een officieel document waarmee je de debiteur oproept om voor de rechter te verschijnen. De dagvaarding wordt betekend door een deurwaarder en bevat de vordering, de onderbouwing en de datum van de rechtszitting.

Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Daarboven gaat de zaak naar de rechtbank en is rechtsbijstand verplicht. De rechter beoordeelt de zaak en doet uitspraak. Als je in het gelijk wordt gesteld, ontvang je een vonnis. Met dat vonnis in handen kun je overgaan tot executie.

De procedure duurt gemiddeld enkele maanden, afhankelijk van de werkdruk van de rechtbank en of de debiteur verweer voert. Voert de debiteur geen verweer? Dan volgt er vaak een verstekvonnis, wat sneller gaat. Het is verstandig om een jurist te betrekken die het volledige traject kent, van het opstellen van de dagvaarding tot aan de zitting, zodat je geen fouten maakt die de zaak vertragen of verzwakken. Bekijk het volledige dienstenoverzicht voor een beeld van wat er per stap mogelijk is.

Wat houdt gerechtelijke executie precies in?

Gerechtelijke executie is de fase waarin een vonnis daadwerkelijk ten uitvoer wordt gelegd. De deurwaarder heeft na een rechterlijk vonnis de bevoegdheid om beslag te leggen op bezittingen, bankrekeningen of inkomen van de debiteur, om zo de schuld alsnog te innen.

Er zijn verschillende vormen van executie:

  • Bankbeslag: de deurwaarder bevriest de bankrekening van de debiteur en incasseert het verschuldigde bedrag direct.
  • Loonbeslag: een deel van het salaris of inkomen van de debiteur wordt periodiek ingehouden.
  • Beslag op roerende zaken: de deurwaarder kan spullen in beslag nemen en laten veilen.
  • Beslag op onroerend goed: bij grotere vorderingen is het mogelijk beslag te leggen op een woning of bedrijfspand.

Executie is het zwaarste middel en wordt alleen ingezet als de debiteur na het vonnis nog steeds niet betaalt. Het is geen garantie dat je je geld ook daadwerkelijk terugkrijgt: als de debiteur geen verhaalsmogelijkheden heeft, zit er niets te executeren. Een goede jurist adviseert je vooraf over de kans op succes en of executie in jouw geval realistisch is.

Wat kost het incassoproces van aanmaning tot executie?

De kosten van het incassoproces hangen af van de fase waarin je zit en of je te maken hebt met een particuliere of zakelijke debiteur. Bij buitengerechtelijke incasso gelden voor vorderingen op particulieren de wettelijk vastgelegde tarieven uit de WIK-tabel. Die kosten worden in rekening gebracht bij de debiteur, niet bij jou als schuldeiser.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er als volgt uit:

  • Tot en met €2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende €2.500: 10%
  • Over de volgende €5.000: 5%
  • Over de volgende €190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Als de zaak naar de rechter gaat, komen daar griffierechten en eventuele advocaatkosten bij. Bij een veroordelend vonnis worden de proceskosten vaak (deels) doorgelegd aan de verliezende partij.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten laag houden? Dan is het interessant om te weten dat je via SelfCollect de eerste stappen zelf kunt zetten. Je verstuurt zelf de brieven, en als de inning slaagt, krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe wij helpen van aanmaning tot executie

Bij Creman begeleiden we het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Dat doen we met juristen in eigen huis die je altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit onnodig geld uitgeeft aan een procedure die weinig kans van slagen heeft.

  • Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: zelf afhandelen, kosteloos, en bij succes een deel van de provisie terug
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106), volledig compliant met de wetgeving van 2024
  • Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten hoe Creman werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer over ons. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Welke 5 fouten maak je bij zelf aanmanen?

/door

De vijf meest gemaakte fouten bij zelf aanmanen zijn: geen duidelijke betalingstermijn vermelden, te lang wachten met de eerste aanmaning, geen wettelijke incassokosten aankondigen, te informeel formuleren en te snel opgeven na één herinnering. Deze fouten zorgen er samen voor dat een klant niet betaalt én dat je later een minder sterke juridische positie hebt als je een incassobureau inschakelt. Hieronder krijg je per vraag een concreet antwoord.

Wanneer is een aanmaning juridisch geldig?

Een aanmaning is juridisch geldig als de debiteur in gebreke is gesteld: je hebt schriftelijk een redelijke betalingstermijn gesteld en de debiteur heeft die termijn laten verlopen zonder te betalen. Zonder deze stap kun je geen wettelijke incassokosten in rekening brengen en sta je zwakker als je later juridische stappen wilt zetten.

Concreet betekent dit dat je aanmaning minimaal het volgende moet bevatten:

  • Een duidelijke verwijzing naar de openstaande factuur (factuurnummer, datum, bedrag)
  • Een nieuwe, specifieke betalingstermijn van minimaal 14 dagen voor particulieren
  • De mededeling dat je bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening brengt
  • Je bankgegevens en contactinformatie

Stuur de aanmaning bij voorkeur per e-mail én per brief, zodat je kunt aantonen dat de debiteur het bericht heeft ontvangen. Een aanmaning die alleen mondeling is gedaan, telt juridisch niet mee.

Waarom reageert een klant niet op een aanmaning?

Een klant reageert niet op een aanmaning om uiteenlopende redenen: financiële problemen, een factuurgeschil, slordigheid of simpelweg de hoop dat je het vergeet. De meest voorkomende reden in de praktijk is dat een klant de urgentie niet voelt, zeker als de aanmaning vaag of vriendelijk is geformuleerd.

Het maakt verschil of je te maken hebt met een particulier of een bedrijf. Particulieren reageren soms niet vanwege geldgebrek of schaamte. Bedrijven stellen betaling soms bewust uit om hun eigen cashflow te managen, zeker als ze weten dat jij niet snel doorzet.

Wat helpt: bel de klant na de aanmaning persoonlijk op. Een telefoontje doorbreekt de stilte veel sneller dan een volgende brief. Vraag direct of er een reden is voor de vertraging en of je een betalingsregeling kunt afspreken. Dat gesprek geeft je ook informatie: reageert de klant helemaal niet, dan is dat een signaal dat je moet opschalen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke fouten maken ondernemers bij het opstellen van een aanmaning?

De meest gemaakte fouten bij het opstellen van een aanmaning zijn het ontbreken van een concrete betalingstermijn, een te vriendelijke toon die geen urgentie overbrengt en het vergeten van de aankondiging van incassokosten. Die laatste fout is duur: zonder die aankondiging mag je de wettelijke incassokosten later niet doorberekenen.

Hier zijn de vijf fouten op een rij:

  1. Geen betalingstermijn noemen. “Graag zo spoedig mogelijk betalen” is geen termijn. Schrijf altijd een specifieke datum.
  2. Te zacht formuleren. Een aanmaning is geen vriendelijk verzoek, maar een formele ingebrekestelling. Wees beleefd maar direct.
  3. Incassokosten niet aankondigen. Je bent wettelijk verplicht dit te vermelden voordat je ze mag doorberekenen.
  4. Te laat versturen. Veel ondernemers wachten weken of maanden voordat ze de eerste aanmaning sturen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.
  5. Stoppen na één aanmaning. Eén herinnering is zelden genoeg. Stuur een tweede aanmaning als reactie uitblijft, en zet daarna de volgende stap.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je een incassobureau inschakelt?

In de meeste gevallen zijn twee aanmaningen voldoende voordat je een incassobureau inschakelt. De eerste aanmaning stelt de debiteur in gebreke. Als die niet betaalt, stuur je een tweede aanmaning met een kortere termijn en een nadrukkelijke waarschuwing dat je het dossier overdraagt aan een incassobureau. Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan is het tijd om over te dragen.

Meer dan twee aanmaningen sturen heeft zelden zin. Het kost je tijd, het geeft de debiteur het signaal dat je niet serieus bent en het vergroot de kans dat de vordering verjaart of de debiteur intussen insolvent wordt. Wacht je te lang, dan wordt innen een stuk moeilijker.

Voor bedrijven geldt soms een kortere cyclus. Als de relatie zakelijk is en de factuurvoorwaarden duidelijk zijn, kun je na één aanmaning al overdragen, zeker als de debiteur al eerder te laat betaalde.

Wat zijn de wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen?

De wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen aan een particulier zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je algemene voorwaarden staat.

Voor particulieren gelden de volgende staffels:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Het minimumbedrag aan incassokosten is € 40, ook bij kleine vorderingen. Belangrijk: je mag deze kosten alleen doorberekenen als je ze vooraf hebt aangekondigd in de aanmaning. Doe je dat niet, dan vervalt dit recht.

Wanneer schakel je een incassobureau in na zelf aanmanen?

Je schakelt een incassobureau voor binnenlandse vorderingen in zodra een debiteur na twee aanmaningen nog steeds niet heeft betaald én niet reageert op contact. Op dat moment heeft zelf aanmanen zijn werk gedaan en is verdere vertraging alleen maar in het nadeel van de schuldeiser.

Er zijn situaties waarin je sneller kunt handelen:

  • De debiteur reageert helemaal niet, ook niet op telefonisch contact
  • De debiteur belooft steeds te betalen maar doet het niet
  • Het gaat om een hoog bedrag waarbij je het risico niet wilt lopen
  • Je hebt eerder al problemen gehad met dezelfde klant

Een incassobureau inschakelen betekent niet automatisch dat de klantrelatie voorbij is. Professionele bureaus zijn erop getraind om de relatie zo veel mogelijk te sparen, terwijl ze toch resultaat boeken. Bekijk het volledige dienstenaanbod als je wilt weten wat een bureau voor jou kan betekenen.

Hoe wij helpen met zelf aanmanen en incasso

Bij Creman begrijpen we dat je als ondernemer liever zelf de regie houdt, zeker bij eenvoudige zaken. Daarom bieden we meerdere manieren om je te ondersteunen, afhankelijk van wat jij nodig hebt:

  • SelfCollect: Via ons eigen portal stuur je zelf de eerste brieven en leg je contact met de debiteur. Wij bewaken het proces op de achtergrond en grijpen in als het nodig is. Lukt het je om zelf te innen? Dan krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
  • Volledige incasso: Wil je het dossier volledig uit handen geven? Wij nemen het over, van aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in dienst en begeleiden het hele traject.
  • 24/7 inzage: Via ons online portal zie je op elk moment de status van je dossiers. Geen verrassingen, altijd transparant.
  • Veiligheid van je geld: Alle geldstromen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig.
  • Geregistreerd bureau: Creman is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland.

Wil je weten hoe we werken of direct een dossier aanmelden? Lees meer over Creman of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

/door

Als een schuldenaar niet reageert op aanmaningen, heb je als schuldeiser het recht om juridische stappen te zetten. Je kunt een incassobureau inschakelen, een gerechtelijke procedure starten via een dagvaarding of betalingsbevelprocedure, en uiteindelijk via een deurwaarder beslag laten leggen op bezittingen of inkomen. Hoe snel je die stappen zet, hangt af van het bedrag, de situatie en of je de klantrelatie wilt bewaren. Dit artikel loopt de belangrijkste vragen door, van je eerste juridische opties tot wat een deurwaarder concreet kan doen als er een vonnis ligt.

Wat zijn je juridische opties als aanmaningen worden genegeerd?

Als aanmaningen worden genegeerd, heb je als schuldeiser drie juridische routes: je schakelt een incassobureau in voor buitengerechtelijke inning, je start een gerechtelijke procedure via dagvaarding of een betalingsbevelprocedure, of je combineert beide door eerst buitengerechtelijk te proberen en daarna naar de rechter te stappen als dat niets oplevert.

De buitengerechtelijke route is bijna altijd de eerste keuze. Een incassobureau neemt het contact met de schuldenaar over, verstuurt formele aanmaningen namens jou en voert indien nodig een belactie uit. Dit is minder kostbaar dan een rechtszaak en leidt in veel gevallen alsnog tot betaling, ook bij schuldenaren die eerder niet reageerden.

Reageert de schuldenaar nergens op en betaalt hij niet? Dan is een gerechtelijke procedure de volgende stap. Via een dagvaarding vraag je de rechter om een vonnis te wijzen. Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Voor onbetwiste vorderingen bestaat ook de snellere betalingsbevelprocedure, waarbij je zonder zitting een executoriale titel kunt krijgen.

Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en de kans op daadwerkelijke inning. Een goede incassospecialist adviseert je hierover voordat je kosten maakt die je nooit terugziet.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je naar een incassobureau gaat?

Er is geen wettelijk verplicht aantal aanmaningen voordat je een incassobureau mag inschakelen. In de praktijk volstaan twee aanmaningen: een eerste herinnering kort na de vervaldatum en een tweede aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen. Daarna mag je direct overgaan tot incasso.

Wat wel wettelijk verplicht is bij vorderingen op particulieren, is dat je een aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen voordat incassokosten in rekening worden gebracht. Dit is geregeld in de Wet Incassokosten (WIK). Doe je dit niet, dan kun je die kosten niet verhalen op de schuldenaar.

Bij zakelijke schuldenaren liggen de regels iets anders. Hier spelen je eigen algemene voorwaarden een grote rol. Als daarin een betalingstermijn en een renteclausule zijn opgenomen, kun je ook handelsrente in rekening brengen vanaf de dag dat de factuur vervallen is.

Het advies is praktisch: stuur twee aanmaningen, wacht niet te lang en schakel daarna een incassobureau in. Hoe langer een vordering open staat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat doet een incassobureau als de schuldenaar blijft zwijgen?

Als een schuldenaar blijft zwijgen na de eerste stappen van een incassobureau, escaleert het bureau de aanpak. Dit betekent intensiever contact via telefoon en schriftelijke communicatie, soms een persoonlijk bezoek, en uiteindelijk het adviseren van een gerechtelijke procedure als buitengerechtelijke inning geen resultaat oplevert.

Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die het hele traject bewaken. Bij CreMan begeleiden onze juristen elk dossier van de eerste aanmaning tot en met executie als dat nodig is. Ze beoordelen ook altijd de haalbaarheid: heeft het zin om door te zetten, of is de schuldenaar aantoonbaar niet in staat te betalen? Die eerlijkheid bespaart je onnodige kosten.

Via ons online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Elke stap die wordt gezet, zie je direct terug in het systeem.

Bekijk ook het volledige overzicht van onze incassodiensten als je wilt weten welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wanneer is een gerechtelijke procedure de volgende stap?

Een gerechtelijke procedure is de volgende stap als buitengerechtelijke incasso geen resultaat heeft opgeleverd, de schuldenaar consequent niet reageert of betaling weigert, en de vordering groot genoeg is om de proceskosten te rechtvaardigen. In dat geval vraag je via de rechter een vonnis aan dat je het recht geeft om executoriaal beslag te laten leggen.

Er zijn twee veelgebruikte routes. Bij een dagvaardingsprocedure daag je de schuldenaar voor de rechter. De rechter beoordeelt de zaak en wijst een vonnis. Bij een betalingsbevelprocedure, bedoeld voor onbetwiste vorderingen, vraag je de rechter om een Europees betalingsbevel of een nationaal betalingsbevel zonder dat er een zitting nodig is. Dit is sneller en goedkoper.

Houd er rekening mee dat procederen kosten met zich meebrengt, zoals griffierechten en eventueel advocaatkosten. Bij vorderingen tot 25.000 euro mag je je bij de kantonrechter laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, dus niet per se een advocaat. Dit maakt de drempel lager voor MKB-ondernemers.

Wat kan een deurwaarder doen als er een vonnis ligt?

Als er een vonnis ligt, heeft een deurwaarder vergaande bevoegdheden om betaling af te dwingen. Hij kan beslag leggen op bankrekeningen, salaris of inkomen, roerende zaken zoals voertuigen en apparatuur, en in sommige gevallen ook op onroerend goed. Het vonnis geeft hem de wettelijke grondslag om dit zonder toestemming van de schuldenaar te doen.

Loonbeslag is een van de meest effectieve middelen bij particulieren. De werkgever van de schuldenaar is dan verplicht een deel van het salaris direct aan de deurwaarder over te maken. Bij bedrijven is bankbeslag vaak de snelste route.

Belangrijk om te weten: een vonnis heeft een geldigheid van twintig jaar. Je hoeft dus niet direct te executeren als de schuldenaar nu niets heeft. Verbetert zijn financiële situatie later, dan kun je alsnog beslag laten leggen.

De deurwaarder werkt op basis van een executoriale titel. Die titel krijg je via het vonnis van de rechter, of via een notariële akte. Zonder die titel mag een deurwaarder geen beslag leggen.

Hoe voorkom je dat een niet-betalende klant je cashflow blijft schaden?

Je voorkomt structurele cashflowschade door niet-betalende klanten door een strak debiteurenbeheerproces op te zetten: korte betalingstermijnen hanteren, snel opvolgen na de vervaldatum en niet te lang wachten met het inschakelen van professionele hulp. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op inning en hoe minder schade voor je liquiditeit.

Praktische maatregelen die direct helpen:

  • Stel korte betalingstermijnen in, bij voorkeur veertien dagen in plaats van dertig
  • Stuur automatische herinneringen de dag na de vervaldatum, niet pas na twee weken
  • Neem telefonisch contact op bij een tweede herinnering, dat werkt beter dan een brief
  • Leg afspraken vast in een betalingsregeling als een klant tijdelijk niet kan betalen
  • Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je een grote opdracht uitvoert
  • Schakel snel een incassobureau in als een klant na twee aanmaningen nog niet heeft betaald

Voor wie geen tijd heeft om dit zelf bij te houden, is het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer een goede optie. Dat voorkomt dat facturen te lang blijven liggen terwijl jij andere dingen aan je hoofd hebt.

Hoe wij helpen als een schuldenaar niet reageert

Bij CreMan pakken we dit soort situaties dagelijks aan. Of het nu gaat om een schuldenaar die al maanden stilzwijgend is of een zaak waarbij een gerechtelijke procedure onvermijdelijk lijkt, wij begeleiden het hele traject. Dat doen we met juristen in eigen huis, een gemiddeld slagingspercentage van 93% en een doorlooptijd van gemiddeld twee weken per dossier.

  • Buitengerechtelijke incasso met persoonlijk contact en gerichte belacties
  • Juridische begeleiding van dagvaarding tot executie, door onze eigen juristen
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij handelt ze zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Uitbesteding van debiteurenbeheer voor wie structureel ontzorgd wil worden
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft

Wil je weten hoe we werken en wat ons onderscheidt? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatiebrief?

/door

Een aanmaning is een herinnering die je stuurt als een factuur niet is betaald, bedoeld om de debiteur vrijwillig te laten betalen. Een sommatiebrief gaat een stap verder: dat is een formeel, juridisch document waarin je de debiteur een laatste kans geeft om te betalen vóór je verdere stappen onderneemt. Het verschil zit in de juridische lading. Een aanmaning heeft weinig formele rechtsgevolgen, terwijl een sommatiebrief de grondslag legt voor incassokosten en juridische procedures. Hieronder leggen we uit wanneer je welk document gebruikt en wat de gevolgen zijn.

Wat zijn de juridische gevolgen van een aanmaning?

Een aanmaning heeft op zichzelf beperkte juridische gevolgen. Het is in de eerste plaats een vriendelijke of zakelijke herinnering dat een factuur openstaat. Pas als je een aanmaning stuurt die voldoet aan de wettelijke eisen uit de Wet Incassokosten (WIK), mag je daarna incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Zonder die stap kun je die kosten niet vorderen.

Voor vorderingen op particulieren geldt een specifieke verplichting: je moet eerst een schriftelijke aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen. Die aanmaning moet duidelijk vermelden hoe hoog die kosten zullen zijn als de debiteur niet betaalt. Stuur je die aanmaning niet, of vermeld je de kosten niet, dan vervalt je recht op die incassokosten.

Voor vorderingen op bedrijven gelden minder strikte regels. Hier spelen je factuur, betalingstermijn en eventuele algemene voorwaarden een grotere rol. Een aanmaning is dan meer een praktische stap dan een juridische verplichting.

Wat zijn de juridische gevolgen van een sommatiebrief?

Een sommatiebrief heeft meer juridisch gewicht dan een aanmaning. Het is een formele ingebrekestelling waarmee je de debiteur officieel in gebreke stelt. Dat betekent dat de debiteur vanaf dat moment in verzuim is, en dat opent de deur naar verdere juridische stappen zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure.

Concreet heeft een sommatiebrief de volgende gevolgen:

  • De debiteur is officieel in verzuim, wat verdere juridische stappen mogelijk maakt.
  • De wettelijke rente begint te lopen als dat nog niet het geval was.
  • Je legt vast dat je alle redelijke pogingen hebt gedaan om buiten de rechter om te incasseren.
  • Het document kan dienen als bewijs in een eventuele rechtszaak.

Een sommatiebrief is dus niet zomaar een herinnering, maar een juridisch instrument. Laat je die opstellen door een jurist, dan staat de brief ook formeel sterk als het later tot een procedure komt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer stuur je een aanmaning en wanneer een sommatiebrief?

Je stuurt een aanmaning zodra een factuur niet op tijd is betaald en een eerste herinnering geen resultaat heeft opgeleverd. Een sommatiebrief stuur je daarna, als de debiteur ook na meerdere aanmaningen niet reageert en je serieus overweegt juridische stappen te zetten.

Een praktisch overzicht van de volgorde:

  1. Eerste herinnering: vriendelijk, kort na het verstrijken van de betalingstermijn.
  2. Aanmaning: formeler, met vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt (verplicht bij particulieren volgens de WIK).
  3. Sommatiebrief: laatste kans, formele ingebrekestelling, met een korte betalingstermijn (vaak 5 tot 14 dagen).
  4. Incasso of juridische procedure: als ook de sommatiebrief geen resultaat heeft.

Je hoeft niet altijd alle stappen te doorlopen. Bij een zakelijke debiteur die al lang niet reageert, kun je sneller naar een sommatiebrief of zelfs direct naar een incassobureau voor binnenlandse vorderingen stappen.

Mag je incassokosten rekenen na een aanmaning?

Ja, maar alleen als je je aan de wettelijke spelregels houdt. Voor vorderingen op particulieren mag je incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die voldoet aan de WIK, met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij uitblijvende betaling.

De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt een ander regime. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is vastgelegd. Heb je geen algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, dan kun je je minder goed beroepen op een vast percentage.

Wat moet er in een aanmaning of sommatiebrief staan?

Een aanmaning bevat minimaal de openstaande factuur, het factuurnummer, de betalingstermijn, en bij vorderingen op particulieren een duidelijke vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt. Een sommatiebrief is formeler en bevat meer.

Voor een aanmaning zijn dit de basisonderdelen:

  • Jouw naam en contactgegevens
  • Naam en adres van de debiteur
  • Factuurnummer en openstaand bedrag
  • Betalingstermijn (minimaal 14 dagen bij particulieren)
  • Vermelding van de incassokosten die volgen (verplicht bij particulieren)

Voor een sommatiebrief voeg je daar het volgende aan toe:

  • Een expliciete ingebrekestelling
  • Een korte, laatste betalingstermijn
  • Aankondiging van de juridische stappen die volgen bij uitblijven van betaling
  • Eventueel: vermelding van de wettelijke rente die al loopt of gaat lopen

Zowel de aanmaning als de sommatiebrief stuur je bij voorkeur per aangetekende post of op een manier waarmee je kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Dat is belangrijk als het later tot een procedure komt. Meer informatie over het volledige traject vind je in ons overzicht van diensten.

Wanneer schakel je een incassobureau in na een sommatiebrief?

Als een sommatiebrief geen resultaat oplevert en de betalingstermijn is verstreken, is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Op dat punt heb je als schuldeiser alles gedaan wat redelijkerwijs van je verwacht wordt, en is het zinvol om het over te dragen aan een partij die het juridische traject verder kan oppakken.

Signalen dat je niet langer moet wachten:

  • De debiteur reageert niet op aanmaningen én de sommatiebrief.
  • De debiteur belooft steeds te betalen, maar doet het niet.
  • Het openstaande bedrag loopt op door rente of nieuwe facturen.
  • Je hebt geen tijd of kennis om het proces zelf verder te bewaken.

Een goed incassobureau beoordeelt de haalbaarheid van jouw zaak en adviseert je eerlijk over de kansen, ook als dat betekent dat een zaak beter afgeschreven kan worden. Dat voorkomt dat je geld en energie steekt in een traject dat weinig oplevert.

Hoe wij helpen bij aanmaningen, sommatiebrieven en incasso

Bij CreMan nemen we het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden elk dossier van begin tot eind. Ze adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

  • Juristen in eigen huis die de sommatiebrief en het verdere traject juridisch sterk maken.
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, zodat je snel duidelijkheid hebt.
  • SelfCollect: heb je een eenvoudige vordering? Via ons eigen portal handel je die zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal.
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt.
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doe je als een klant al maanden niet betaalt?

/door

Een klant die maanden niet betaalt: het overkomt bijna elke ondernemer wel een keer. Je hebt je werk gedaan, de factuur verstuurd, en toch blijft het stil. Wat nu? De korte versie: stuur eerst een herinnering, daarna een aanmaning, en schakel bij uitblijvende reactie een incassobureau in. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen, wanneer je welke stap zet, en hoe je de klantrelatie zo goed mogelijk beschermt.

Wanneer is een klant officieel ’te laat’ met betalen?

Een klant is officieel te laat met betalen zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken zonder dat de factuur is voldaan. Staat er geen betalingstermijn op de factuur, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Daarna is de klant automatisch in verzuim en heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen.

In de praktijk betekent dit dat je niet hoeft te wachten tot een factuur maanden oud is. Zodra dag 31 aanbreekt zonder betaling, mag je actie ondernemen. Voor zakelijke klanten (B2B) gelden soms andere afspraken, maar ook daar geldt: als de termijn verstreken is, is de klant te laat. Controleer altijd je factuur en algemene voorwaarden, want die bepalen mede wat je kunt claimen.

Wat kun je zelf doen voordat je een incassobureau inschakelt?

Voordat je een incassobureau inschakelt bij een openstaande factuur, doorloop je zelf het volgende stappenplan: stuur een betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn van 14 dagen, en neem eventueel telefonisch contact op. Pas als dat allemaal niets oplevert, is het tijd voor de volgende stap.

Concreet ziet dat er zo uit:

  1. Betalingsherinnering: vriendelijk, informeel, kan per e-mail. Geef de klant het voordeel van de twijfel.
  2. Aanmaning: formeler van toon, met vermelding van de openstaande factuur, het bedrag en een duidelijke deadline (14 dagen).
  3. Telefonisch contact: soms lost een kort gesprek meer op dan tien e-mails. Vraag direct wat er aan de hand is.
  4. Laatste aanmaning: schriftelijk, met de mededeling dat je een incassobureau inschakelt als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.

Heb je weinig tijd of energie om dit zelf bij te houden? Via ons volledige dienstenpakket kun je dit soort taken ook volledig uitbesteden, inclusief het debiteurenbeheer voorafgaand aan het incassotraject.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een onbetaalde factuur?

Je schakelt een incassobureau in wanneer je zelf een of meerdere aanmaningen hebt verstuurd, de betalingstermijn is verlopen en de klant nog steeds niet reageert of betaalt. Op dat moment is verdere communicatie vanuit jou vaak niet meer effectief en is professionele hulp de logische volgende stap.

Een incassobureau inschakelen is ook slim als je merkt dat je er zelf te veel tijd aan kwijt bent, of als de klant wel reageert maar steeds met smoesjes komt. Een externe partij heeft meer juridische armslag en wordt serieuzer genomen. Bovendien geldt in Nederland sinds april 2024 een registratieplicht voor incassobureaus. Controleer dus altijd of het bureau waarbij je aanklopt geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is een wettelijke verplichting die bescherming biedt aan zowel jou als de debiteur.

Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier en een slagingspercentage van 93%. Bovendien heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Het belangrijkste verschil: een incassobureau werkt buiten de rechtbank om (buitengerechtelijk), een deurwaarder treedt op met wettelijke bevoegdheden na een rechterlijke uitspraak. Een incassobureau stuurt aanmaningen en onderhandelt; een deurwaarder kan beslag leggen op bezittingen of loon.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Dat is sneller, goedkoper en minder confronterend voor de klantrelatie. Pas als de buitengerechtelijke weg niets oplevert, volgt een gerechtelijke procedure waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld. Een goed incassobureau begeleidt je ook in die fase en heeft juristen in huis die je adviseren over de haalbaarheid van een rechtszaak.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen wettelijk geregeld en worden betaald door de debiteur, niet door jou als opdrachtgever. Voor vorderingen op particulieren geldt de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Voor zakelijke debiteuren is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van je eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, volledig kosteloos. Wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe bescherm je de klantrelatie bij een incassotraject?

Je beschermt de klantrelatie bij een incassotraject door te kiezen voor een bureau dat de-escalatie als uitgangspunt neemt: eerst vriendelijk contact, daarna pas juridische druk. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet de eerste reflex. Professionele communicatie en een respectvolle benadering maken het verschil.

Een goed incassobureau begint altijd met buitengerechtelijke middelen: een aanmaning, een telefoongesprek, het aanbieden van een betalingsregeling. Pas als dat echt niets oplevert, volgen juridische stappen. Die aanpak beschermt niet alleen de relatie, maar is ook effectiever: de meeste vorderingen worden opgelost zonder dat het voor de rechter komt. Communiceer zelf ook transparant richting de klant: leg uit dat je een incassobureau inschakelt, maar dat je graag samen tot een oplossing wilt komen.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij CreMan nemen we het volledige incassotraject uit handen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden elk dossier en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

  • Geregistreerd bureau: wij zijn ingeschreven bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen.
  • Snel en resultaatgericht: gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, slagingspercentage van 93%.
  • Transparant: 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal.
  • Veilige geldstromen: alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugverdienen.
  • Internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je openstaande vordering.