Welke 3 vragen stel je bij het kiezen van een incassobureau?
Bij het kiezen van een incassobureau stel je drie vragen: Is het bureau wettelijk geregistreerd? Biedt het het volledige traject aan, van aanmaning tot juridische procedure? En is het transparant over kosten en resultaten? Die drie vragen filteren direct de betrouwbare partijen van de minder betrouwbare. Hieronder lichten we elke vraag toe, zodat je een weloverwogen keuze maakt.
Wat zijn de kenmerken van een betrouwbaar incassobureau?
Een betrouwbaar incassobureau is wettelijk geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, werkt met een onafhankelijke Stichting Derdengelden en biedt je persoonlijke begeleiding door mensen die het vak kennen. Zonder registratie mag een bureau sinds april 2024 in Nederland geen incassodiensten meer aanbieden. Dat is dus je eerste harde filter.
Naast de registratieplicht zijn er een paar andere kenmerken die het verschil maken:
- Juristen in eigen huis: Een bureau dat alleen brieven verstuurt, doet maar een deel van het werk. Je wilt een partij die ook juridisch advies geeft en weet wanneer een zaak kans van slagen heeft.
- Veilige geldstromen: Geïnde bedragen horen nooit in de B.V. van het bureau terecht te komen. Een onafhankelijke Stichting Derdengelden zorgt ervoor dat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
- Aantoonbare resultaten: Vraag naar het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd. Bureaus die resultaatgericht werken, zijn hier open over.
- Persoonlijk contact: Zeker als het gaat om klantrelaties die je wilt bewaren, wil je een bureau dat begrijpt dat incasso meer is dan een brief sturen.
Een registratienummer kun je altijd opvragen en verifiëren. Doe dat ook gewoon. Het kost je twee minuten en geeft direct zekerheid.
Welke diensten moet een incassobureau minimaal aanbieden?
Een incassobureau moet minimaal buitengerechtelijke incasso aanbieden, maar een volwaardig bureau gaat verder: het begeleidt je van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Alles onder één dak scheelt je tijd, gedoe en het risico dat een zaak ergens tussendoor valt.
Concreet zijn dit de diensten waar je op let:
- Buitengerechtelijke incasso: Aanmaningen, betalingsregelingen en onderhandelingen met de debiteur.
- Juridische procedures: Dagvaarding, vonnis en executie wanneer minnelijke oplossingen niet werken.
- Debiteurenbeheer: Sommige bureaus nemen het volledige debiteurenproces over, inclusief het bewaken van betalingstermijnen en het opvolgen van openstaande facturen.
- Internationale incasso: Doe je zaken in het buitenland, dan wil je een bureau dat ook daar actief is. Weinig Nederlandse bureaus zijn echt internationaal ingesteld.
Voor eenvoudige vorderingen is het ook handig als een bureau een laagdrempelige optie heeft waarbij jij zelf de eerste stappen zet. Via incasso binnenland kun je zien hoe zo’n traject er in de praktijk uitziet. SelfCollect is daar een goed voorbeeld van: jij stuurt de eerste brieven, het bureau bewaakt het proces op de achtergrond, en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
Hoe transparant is een incassobureau over kosten en resultaten?
Een betrouwbaar incassobureau is vooraf helder over wat het kost, wie die kosten betaalt en wat je kunt verwachten. Vage antwoorden op kostenvragen zijn een waarschuwingssignaal. De meeste incassokosten zijn wettelijk geregeld of volgen een gangbaar tarief, dus er is geen reden voor onduidelijkheid.
Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel:
- Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van de algemene voorwaarden van jou als schuldeiser. Die kosten worden in de meeste gevallen doorberekend aan de debiteur, niet aan jou.
Naast kosten wil je ook transparantie over de voortgang. Een goed bureau geeft je 24/7 real-time inzage in de status van je dossiers via een eigen online portal. Je hoeft dan niet te bellen om te weten waar een zaak staat. Dat scheelt tijd en geeft rust.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt buiten de rechtbank om en probeert een schuld minnelijk te innen via aanmaningen en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken te executeren, zoals het leggen van beslag. Ze vullen elkaar aan, maar ze zijn niet hetzelfde.
In de praktijk werkt het zo:
- Eerst het incassobureau: Het bureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en probeert tot een betaling of regeling te komen. Dit is de snelste en goedkoopste route.
- Dan de rechter: Als minnelijke incasso niet werkt, kan een zaak voor de rechter worden gebracht. Een incassobureau met juristen in eigen huis begeleidt dit traject.
- Dan de deurwaarder: Na een vonnis kan een deurwaarder overgaan tot executie, zoals loonbeslag of het meenemen van bezittingen.
Het voordeel van een bureau met juristen in huis is dat je niet steeds van partij hoeft te wisselen. Het hele traject wordt dan begeleid door mensen die de zaak al kennen, van de eerste aanmaning tot de uiteindelijke executie.
Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?
Debiteurenbeheer uitbesteden is slim wanneer je te weinig tijd hebt om betalingstermijnen actief te bewaken, wanneer je debiteurenlijst groeit en je het overzicht verliest, of wanneer ziekteverzuim of onderbezetting zorgt voor achterstanden. Je hoeft er geen groot bedrijf voor te zijn; ook als ZZP’er of klein MKB-bedrijf kan uitbesteding direct verschil maken.
Een bureau dat debiteurenbeheer overneemt, logt in op jouw systeem en beheert het proces volledig extern. Alles wat incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Je hoeft zelf niets in te richten en verliest geen tijd aan het nabellen van klanten of het versturen van herinneringen.
Het is ook een slimme keuze als je merkt dat klantrelaties eronder lijden omdat jij zelf de aanmaningen verstuurt. Een neutrale partij die professioneel en respectvol communiceert, beschermt die relatie beter dan wanneer jij als eigenaar zelf achter het geld aan gaat. Bekijk het volledige dienstenoverzicht om te zien welke vormen van ondersteuning er zijn.
Hoe wij helpen bij het kiezen en uitvoeren van incasso
CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We bieden het volledige traject aan, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, met juristen in eigen huis die altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak. Onze geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.
- Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
- 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
- Actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- SelfCollect: eenvoudige zaken zelf afhandelen, kosteloos, met tot 30% van de incassoprovisie terug
- Volledige uitbesteding van debiteurenbeheer, inclusief inloggen op jouw systeem
Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
