Hoe voorkom je dat je zelf aansprakelijk wordt voor incassokosten?

Als ondernemer wil je gewoon betaald worden voor je werk. Maar soms blijft een factuur openstaan, stuur je een herinnering, en dan nog een, en voor je het weet vraag je je af: mag ik nu incassokosten in rekening brengen? En wat als je dat verkeerd aanpakt? Dan kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor kosten die je dacht te kunnen doorberekenen. Dat is precies wat je wilt voorkomen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Wat zijn incassokosten en wie betaalt ze?

Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser maakt om een onbetaalde vordering te innen. Denk aan kosten voor aanmaningen, de inzet van een incassobureau of juridische stappen. In principe betaalt de schuldenaar deze kosten, mits je als schuldeiser aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoet.

Voor vorderingen op particulieren gelden vaste wettelijke tarieven via de Wet Incassokosten (WIK). De tabel ziet er als volgt uit:

Bij vorderingen op andere bedrijven is er meer vrijheid. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat je in je algemene voorwaarden hebt opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden? Dan kun je daarin een hogere vergoeding vastleggen. Heb je die niet? Dan val je terug op wat redelijk en gebruikelijk is.

Wanneer kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor incassokosten?

Je kunt als schuldeiser aansprakelijk worden voor incassokosten als je de wettelijke spelregels niet volgt. Dat gebeurt vaker dan je denkt, en het is vervelend: je dacht kosten te kunnen verhalen op de schuldenaar, maar de rechter oordeelt dat jij ze zelf moet dragen.

De meest voorkomende fouten die tot aansprakelijkheid leiden:

• Je stuurt geen geldige aanmaning voordat je incassokosten in rekening brengt
• Je geeft de schuldenaar niet de wettelijk verplichte 14 dagen om alsnog te betalen
• Je brengt hogere incassokosten in rekening dan de wet toestaat
• Je werkt met een niet-geregistreerd incassobureau dat onrechtmatig handelt
• Je stuurt de aanmaning naar het verkeerde adres of op een onjuiste manier

Kortom: als jij de regels niet netjes volgt, draait de rechter de rollen om. Dat wil je voorkomen. Gelukkig is het niet ingewikkeld als je weet wat de wet van je vraagt.

Welke eisen stelt de wet aan een geldige aanmaning?

Een geldige aanmaning moet voldoen aan drie voorwaarden: ze moet schriftelijk zijn, een betalingstermijn van minimaal 14 dagen bevatten, en duidelijk vermelden welke incassokosten verschuldigd zijn als de schuldenaar niet op tijd betaalt.

Dit staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. De aanmaning moet ook het exacte bedrag aan incassokosten noemen dat de schuldenaar verschuldigd wordt. Schrijf je alleen “er worden incassokosten in rekening gebracht” zonder een bedrag te noemen? Dan is de aanmaning niet geldig en kun je de kosten niet verhalen.

Stuur je de aanmaning per e-mail? Zorg dan dat je kunt aantonen dat de schuldenaar de mail heeft ontvangen. Een aangetekende brief geeft meer zekerheid, zeker als een zaak later voor de rechter komt. Kleine details, groot verschil.

Wat is het verschil tussen een geregistreerd en niet-geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan riskeer je dat de incassohandelingen onrechtmatig zijn en dat jij als opdrachtgever aansprakelijk wordt gesteld voor de gevolgen.

Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, gedragsregels en klachtafhandeling. Dat beschermt niet alleen de schuldenaar, maar ook jou als schuldeiser. Als een niet-geregistreerd bureau fouten maakt of onrechtmatig handelt, kan de schuldenaar jou aanspreken.

Controleer bij elk bureau dat je overweegt of het een geldig registratienummer heeft. Dit is openbaar te raadplegen via het register van Justis. Een betrouwbaar bureau deelt dit nummer zonder aarzeling. Bij professionele incasso in Nederland is registratie geen bijzaak, maar een basiseis.

Hoe voorkom je aansprakelijkheid door je incassoproces goed in te richten?

Je voorkomt aansprakelijkheid voor incassokosten door een gestructureerd incassoproces te volgen: stuur een geldige aanmaning, houd je aan de wettelijke termijnen, werk met een geregistreerd bureau en leg alles schriftelijk vast.

Praktisch gezien betekent dit:

1. Zorg voor goede algemene voorwaarden met een duidelijke betalingstermijn en een incassokostenbeding
2. Stuur een herinnering zodra een factuur de vervaldatum passeert
3. Stuur daarna een formele aanmaning met het exacte bedrag aan incassokosten en een betalingstermijn van minimaal 14 dagen
4. Schakel een geregistreerd incassobureau in als de schuldenaar niet reageert
5. Bewaar alle communicatie zodat je kunt aantonen dat je correct hebt gehandeld

Transparantie over de status van je dossiers helpt ook. Als je op elk moment weet wat er speelt, kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat een zaak onnodig escaleert. Via een volledig overzicht van incasso- en creditmanagementdiensten zie je welke stappen professioneel worden opgepakt.

Moet je als ondernemer altijd een incassobureau inschakelen of kun je het zelf doen?

Je hoeft niet altijd een incassobureau in te schakelen. Voor eenvoudige vorderingen kun je het incassoproces zelf opstarten, mits je de wettelijke regels kent en correct toepast. Bij complexere of hardnekkige gevallen is professionele hulp verstandig.

Zelf doen werkt goed als de vordering overzichtelijk is, de schuldenaar bereikbaar is en je de tijd hebt om het proces te bewaken. Maar zodra een schuldenaar niet reageert, de vordering groter is of juridische stappen nodig zijn, loopt het risico op fouten snel op. Een fout in de aanmaning, een verkeerd bedrag of een te korte betalingstermijn kan je de hele vordering kosten.

Een tussenweg is ook mogelijk. Met SelfCollect kun je eenvoudige zaken zelf afhandelen via een portal, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt als dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo combineer je de controle van zelf doen met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Hoe wij helpen om aansprakelijkheid voor incassokosten te voorkomen

Bij Creman zorgen we ervoor dat jouw incassoproces van begin tot eind juridisch correct verloopt. Zo hoef je je geen zorgen te maken over aansprakelijkheid of gemiste vorderingen. Concreet betekent dat:

• Wij zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
• Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak
• Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via je eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
• Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
• Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht

Wil je weten hoe Creman jouw incassoproces veiliger en efficiënter maakt? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Wat doe je als je klant beweert dat hij geen geld heeft?
• Is het voordeliger om zelf te incasseren of een incassobureau in te schakelen?
• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft doorgestuurd?
• Kun je een incassobureau inschakelen zonder schriftelijke overeenkomst?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor facturen in vreemde valuta?

Gerelateerde artikelen

• Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?
• Wat doe je als je klant een betalingsregeling voorstelt?
• Hoe voorkom je dat incassokosten hoger worden dan de oorspronkelijke factuur?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor rekeningen van vorig jaar?
• Mag je een incassobureau inschakelen voor particuliere klanten?