Wat is een incassobureau en wat doet het precies?
Een incassobureau is een professionele partij die openstaande facturen int namens bedrijven of particulieren wanneer een debiteur niet betaalt. Het bureau neemt het volledige aanmanings- en incassoproces over, van de eerste herinnering tot en met juridische stappen als dat nodig is. Zo hoef jij je niet bezig te houden met lastige gesprekken over geld en kun je je focussen op je eigen werk.
Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend mkb-bedrijf runt, onbetaalde facturen zijn een bron van stress en gederfde omzet. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een incassobureau doet, wanneer je er een inschakelt, wat het kost en hoe je een betrouwbare partij kiest.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt en je zelf geen resultaat meer boekt. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar de vuistregel is: stuur eerst zelf twee of drie aanmaningen, geef de debiteur een redelijke termijn en schakel daarna professionele hulp in.
In de praktijk zien we dat veel ondernemers te lang wachten. Hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Reageert een klant nergens op, belooft hij steeds van alles maar betaalt hij nooit, of vermoed je dat er financiële problemen spelen? Dan is het moment om te handelen. Vroeg ingrijpen beschermt je cashflow en vergroot je kansen aanzienlijk.
Goed om te weten: het inschakelen van een incassobureau hoeft de klantrelatie niet te beschadigen. Een professioneel bureau werkt altijd eerst op een respectvolle manier en richt zich op een oplossing die voor beide partijen werkt. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste.
Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?
Het incassoproces bestaat uit twee fasen: de buitengerechtelijke fase, waarbij het bureau zelf contact opneemt met de debiteur, en de gerechtelijke fase, waarbij een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in de eerste fase opgelost, zonder dat je naar de rechter hoeft.
Buitengerechtelijke fase
In deze fase neemt het incassobureau het van je over. Het stuurt aanmaningsbrieven, belt de debiteur op en onderhandelt over een betalingsregeling als dat nodig is. De incassokosten komen in deze fase voor rekening van de debiteur, niet van jou. Via onze incasso-binnenlanddienst lossen we de meeste dossiers binnen twee weken op.
Gerechtelijke fase
Betaalt de debiteur ook na de buitengerechtelijke aanpak niet? Dan kan het bureau een juridische procedure starten. Denk aan een dagvaarding, een vonnis en uiteindelijk executie via een deurwaarder. Dit traject kost meer tijd en geld, maar is soms de enige manier om je geld terug te krijgen. Juristen in eigen huis adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van zo’n stap, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase en probeert een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een wettelijk aangestelde functionaris die pas in actie komt nadat een rechter een vonnis heeft uitgesproken. Het incassobureau gaat dus vóór de deurwaarder.
Simpel gezegd: een incassobureau probeert het vriendelijk op te lossen, een deurwaarder heeft de bevoegdheid om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bankrekeningen of bezittingen. In veel gevallen werken incassobureaus samen met deurwaarders: het bureau regelt het juridische traject en schakelt de deurwaarder in zodra er een vonnis is. Je hoeft als opdrachtgever zelf niet op zoek naar een deurwaarder.
Wat kost een incassobureau inschakelen?
In de meeste gevallen betaal jij als opdrachtgever niets aan het incassobureau zolang de zaak buitengerechtelijk blijft. De incassokosten worden doorberekend aan de debiteur. Pas als er een gerechtelijke procedure nodig is, kunnen er kosten voor jou ontstaan, zoals griffierechten of kosten voor de deurwaarder.
Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:
- Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je geen algemene voorwaarden? Dan is dit een goed moment om daar werk van te maken, want ze beschermen je bij elke toekomstige betalingsafspraak.
Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?
Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.
Naast de registratie zijn er nog een paar dingen die je kunt checken:
- Heeft het bureau juristen in dienst? Zo ja, dan kan het het volledige traject begeleiden zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen.
- Hoe transparant is het bureau over kosten en resultaten? Een betrouwbaar bureau geeft je altijd een eerlijk beeld van de haalbaarheid van je zaak.
- Hoe verlopen de geldstromen? Geïnde bedragen horen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden te lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
- Kun je de voortgang zelf volgen? Realtime inzage in je dossiers via een online portaal is een teken van een professionele en transparante werkwijze.
- Werkt het bureau ook internationaal? Heb je klanten in het buitenland, dan wil je een bureau dat ook in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië actief is en in meerdere talen communiceert.
Bekijk ook of het bureau extra mogelijkheden biedt, zoals het uitbesteden van je volledige debiteurenbeheer en creditmanagement. Sommige bureaus loggen direct in op jouw systeem en nemen het hele proces over, zodat jij er geen omkijken naar hebt.
Hoe wij helpen met incasso en debiteurenbeheer
CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We helpen mkb-ondernemers en eenmanszaken met het professioneel innen van openstaande vorderingen, nationaal en internationaal. Dit is wat we voor je doen:
- Buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso met juristen in eigen huis
- Volledig debiteurenbeheer uitbesteden: we loggen in op jouw systeem en nemen het proces over
- Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
- 24/7 realtime inzage in al je dossiers via een eigen online portaal
- Incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- Alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wanneer mag je een factuur doorverkopen aan een incassobureau?
- Hoe voorkom je dat incassokosten hoger worden dan de oorspronkelijke factuur?
- Wat doe je als je klant beweert dat hij de dienst heeft geannuleerd?
- Hoe zorg je ervoor dat je incassobureau transparant rapporteert?
- Hoeveel kost een deurwaarder versus een incassobureau?
Gerelateerde artikelen
- Hoeveel aanmaningen moet je sturen voordat je een incassobureau inschakelt?
- Wat doe je als je klant een surseance van betaling aanvraagt?
- Wanneer is een vordering te oud om nog te incasseren?
- Wat doe je als je klant beweert dat hij de dienst heeft geannuleerd?
- Wat doe je als je klant niet reageert op aanmaningen?
