Welke 4 opties heb je als een klant blijft weigeren te betalen?
Als een klant blijft weigeren te betalen, heb je vier opties: je stuurt een formele aanmaning, je schakelt een incassobureau in, je start een juridische procedure via de rechter, of je schrijft de vordering af. Welke optie het beste past, hangt af van het openstaande bedrag, de situatie van de debiteur en hoe ver je in het proces al bent. In dit artikel lopen we de vier opties stap voor stap door en beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso.
Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?
Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na ten minste één betalingsherinnering en de betalingstermijn is verstreken. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar in de praktijk geef je de debiteur eerst een redelijke kans om te betalen voordat je een derde partij inschakelt.
In de meeste gevallen werkt het zo: je stuurt een factuur, daarna een herinnering, en als die ook niet wordt betaald, schakel je een incassobureau in. Het bureau verstuurt dan namens jou een formele aanmaning, de zogenoemde incassobrief. Vanaf dat moment komen ook de wettelijke incassokosten voor rekening van de debiteur, mits je aan de voorwaarden van de Wet Incassokosten (WIK) voldoet.
Belangrijk: kies alleen een geregistreerd incassobureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een bureau zonder registratie mag wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier indient.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt buiten de rechtbank om en probeert via aanmaningen, onderhandeling en contact met de debiteur de vordering te innen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar die bevoegd is om officiële gerechtelijke stukken te betekenen en dwangmaatregelen te nemen, zoals loonbeslag of het uitvoeren van een vonnis.
Het grote verschil zit in de bevoegdheden. Een incassobureau kan aanmanen, bemiddelen en druk uitoefenen, maar heeft geen juridische executiemacht. Een deurwaarder kan dat wel, maar pas nadat de rechter een vonnis heeft uitgesproken. In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen: het bureau regelt het buitengerechtelijke traject, en als dat niet werkt, schakelt het over op een juridische procedure waarbij een deurwaarder wordt betrokken.
Voor de meeste MKB-ondernemers is een incassotraject binnenland via een bureau de eerste stap. Dat is sneller, goedkoper en minder ingrijpend dan direct naar de rechter stappen.
Wat zijn je 4 opties als een klant blijft weigeren te betalen?
Als een klant blijft weigeren te betalen ondanks herinneringen, heb je vier concrete opties. Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen, afhankelijk van het bedrag en de situatie.
- Formele aanmaning sturen: Dit is de eerste stap. Een schriftelijke aanmaning met een duidelijke betalingstermijn en vermelding van de incassokosten die volgen als er niet wordt betaald. Dit is ook de wettelijk vereiste stap om incassokosten later te kunnen vorderen.
- Incassobureau inschakelen: Als de aanmaning geen resultaat heeft, geef je het dossier uit handen aan een incassobureau. Het bureau neemt het contact met de debiteur over en probeert de vordering buitengerechtelijk te innen. De kosten hiervan zijn in principe voor rekening van de debiteur.
- Juridische procedure starten: Als het buitengerechtelijke traject niets oplevert, kan een rechter worden ingeschakeld. Voor vorderingen tot 25.000 euro is dat de kantonrechter. Na een vonnis kan een deurwaarder worden ingezet om de betaling af te dwingen, bijvoorbeeld via beslag op loon of bankrekening.
- Vordering afschrijven: Als de debiteur aantoonbaar niet kan betalen, bijvoorbeeld bij faillissement, kan het verstandig zijn de vordering fiscaal af te schrijven. Dit is geen prettige optie, maar soms de meest realistische. Een incassobureau met juristen in huis kan je adviseren of doorzetten nog zinvol is.
Welke route je kiest, hangt sterk af van het bedrag. Bij kleine vorderingen wegen de juridische kosten al snel niet meer op tegen de opbrengst. Bij hogere bedragen is een juridische procedure vaker de moeite waard.
Wat kost het inschakelen van een incassobureau?
De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen voor rekening van de debiteur, niet voor jou als schuldeiser. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief uit jouw algemene voorwaarden.
De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren werkt als volgt:
- Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
- Over de volgende 2.500 euro: 10%
- Over de volgende 5.000 euro: 5%
- Over de volgende 190.000 euro: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)
Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Dan is het ook mogelijk om de eerste stappen zelf te zetten via een tool zoals SelfCollect. Je verstuurt zelf de eerste brieven en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
Hoe bescherm je de klantrelatie tijdens een incassotraject?
Een incassotraject hoeft de klantrelatie niet te beschadigen, zeker niet als je het professioneel en respectvol aanpakt. De meeste incassobureaus richten zich bewust op het behoud van de relatie, met een rechtszaak als laatste middel. Een zakelijke, neutrale toon in de communicatie maakt een groot verschil.
Een paar praktische tips om de relatie zo goed mogelijk te houden:
- Communiceer altijd schriftelijk en zakelijk, zonder emotie of verwijten
- Bied indien mogelijk een betalingsregeling aan, zeker als de klant aangeeft tijdelijk in de problemen te zitten
- Laat het bureau de communicatie overnemen, zodat jij op afstand blijft en de relatie niet verder onder druk komt
- Kies een bureau dat bemiddeling en mediation als optie aanbiedt naast directe inning
Het feit dat je een incassobureau inschakelt, hoeft niet te betekenen dat je de relatie afschrijft. Veel klanten betalen alsnog zodra er een professionele derde partij in beeld komt, zonder dat het tot een rechtszaak hoeft te komen.
Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?
Een betrouwbaar incassobureau herken je aan drie dingen: een geldige registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, transparantie over kosten en werkwijze, en aantoonbare ervaring. Controleer altijd het registratienummer via het officiële register van Justis voordat je een bureau inschakelt.
Let bij je keuze ook op het volgende:
- Juridische kennis in eigen huis: Een bureau met juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen
- Transparantie over geldstromen: Zorg dat het geld van geïnde vorderingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden loopt, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
- Realtime inzicht: Een goed bureau geeft je 24/7 inzage in de status van je dossiers via een online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
- Internationale dekking: Doe je ook zaken in het buitenland? Kies dan een bureau dat actief is in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Engeland en dat opdrachtgevers bedient in meerdere talen
- Slagingspercentage: Vraag naar het gemiddelde resultaat. Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken zeggen meer dan mooie beloften
Bekijk ook het volledige aanbod van diensten van een bureau voordat je een keuze maakt. Een bureau dat ook debiteurenbeheer kan overnemen, biedt meer dan alleen incasso achteraf.
Hoe wij helpen als een klant blijft weigeren te betalen
Bij CreMan helpen we MKB-ondernemers en eenmanszaken die vastlopen op onbetaalde facturen. We nemen het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Dit is wat we voor je regelen:
- Buitengerechtelijke incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
- Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden en altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak
- 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
- SelfCollect: zelf eenvoudige zaken afhandelen en bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
- Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106
Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
