Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en incasso?
Debiteurenbeheer en incasso lijken op elkaar, maar zijn twee verschillende dingen. Debiteurenbeheer is alles wat je doet om facturen tijdig betaald te krijgen, van het versturen van herinneringen tot het bewaken van betalingstermijnen. Incasso start pas als een klant na alle aanmaningen nog steeds niet betaalt en je de vordering uit handen geeft aan een professionele partij. Kort gezegd: debiteurenbeheer is preventief, incasso is curatief. In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar de grens ligt, wat elk traject inhoudt en wanneer het slim is om hulp in te schakelen.
Wanneer gaat debiteurenbeheer over in incasso?
Debiteurenbeheer gaat over in incasso op het moment dat een klant niet reageert op je betalingsherinneringen en de factuur na de wettelijke aanmaantermijn nog steeds openstaat. In de praktijk betekent dit: je hebt minimaal één aanmaning gestuurd, een redelijke termijn gegeven (doorgaans 14 dagen), en de klant heeft niet betaald en niet gereageerd.
Wettelijk gezien mag je een incassobureau inschakelen zodra een vordering opeisbaar is en de debiteur in verzuim is. Dat verzuim treedt in wanneer een betalingstermijn is verstreken zonder betaling. Heb je in je factuur of algemene voorwaarden een betalingstermijn opgenomen, dan is die termijn leidend. Is er geen termijn afgesproken, dan geldt een redelijke termijn, doorgaans 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Het is slim om dit moment niet te lang uit te stellen. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Schakel je op tijd in, dan vergroot je de kans op een succesvolle inning aanzienlijk.
Wat valt er precies onder debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die erop gericht zijn openstaande facturen tijdig en volledig betaald te krijgen, nog voordat een vordering uit handen gaat. Het gaat om een combinatie van administratieve processen, communicatie en bewaking van betalingstermijnen.
Concreet valt hieronder:
- Het opstellen en versturen van facturen met duidelijke betalingstermijnen
- Het bewaken van openstaande posten in je administratie
- Het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen
- Telefonisch contact opnemen met klanten die niet reageren
- Het afspreken van betalingsregelingen met klanten met tijdelijke liquiditeitsproblemen
- Het bijhouden van kredietinformatie over klanten om risico’s te beperken
Voor veel ondernemers is dit een tijdrovend proces dat er “even bij” gedaan wordt. Dat is begrijpelijk, maar het risico is dat facturen te lang blijven liggen. Een gestructureerd debiteurenbeheer voorkomt dat kleine achterstanden uitgroeien tot serieuze problemen.
Wat houdt een incassotraject stap voor stap in?
Een incassotraject bestaat uit meerdere fases, van een buitengerechtelijke aanpak tot een juridische procedure als dat nodig is. De meeste zaken worden al in de eerste fase opgelost, zonder dat het voor de rechter hoeft te komen.
Dit is hoe een typisch traject eruitziet:
- Aanmelding van de vordering bij het incassobureau, inclusief alle relevante documenten zoals facturen en eerdere correspondentie.
- Buitengerechtelijke incasso: het bureau stuurt een formele aanmaning namens jou. De toon is zakelijk maar gericht op oplossing. Veel debiteuren betalen in deze fase alsnog.
- Telefonisch contact en onderhandeling over een eventuele betalingsregeling, als de debiteur niet direct betaalt maar wel wil meewerken.
- Juridische procedure: als de debiteur blijft weigeren, kan het bureau een dagvaarding laten opstellen en de zaak voor de rechter brengen.
- Executie: na een vonnis kunnen gerechtsdeurwaarders beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen van de debiteur.
Bij ons begeleiden juristen in eigen huis het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je ook altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je niet onnodig kosten maakt voor een vordering die moeilijk inbaar is.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau en een deurwaarder vervullen verschillende rollen in het incassoproces. Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase: het probeert een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken ten uitvoer te leggen, zoals het leggen van beslag.
In de praktijk werken de twee samen. Een incassobureau doet het voortraject en schakelt een deurwaarder in als een juridische procedure of executie nodig is. Je hebt als schuldeiser zelf geen deurwaarder nodig om te starten met incasso. Pas als er een rechterlijk vonnis ligt, komt de deurwaarder in beeld.
Het grote voordeel van werken met een incassobureau dat juristen in huis heeft, is dat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende partijen. Alles loopt via één aanspreekpunt, van de eerste aanmaning tot en met de executiefase.
Wanneer is uitbesteden van debiteurenbeheer slim?
Uitbesteden van debiteurenbeheer is slim als je merkt dat openstaande facturen te lang blijven liggen, je er zelf geen tijd voor hebt of als je debiteurenlijst snel groeit. Het is geen teken van zwakte, maar van slimme bedrijfsvoering.
Dit zijn situaties waarin uitbesteden een goede keuze is:
- Je hebt geen creditcontroller in dienst en het debiteurenbeheer kost je te veel tijd
- Je groeit snel en het volume aan openstaande facturen wordt onbeheersbaar
- Er is ziekteverzuim waardoor het debiteurenbeheer tijdelijk niet goed wordt bijgehouden
- Je wilt een professionelere aanpak zonder zelf extra personeel aan te nemen
Uitbesteding hoeft niet te betekenen dat je de controle verliest. Een goede partner logt in op jouw eigen systeem en beheert het debiteurenproces volledig extern. Alles wat incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Je houdt 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat er speelt.
Welke kosten zijn verbonden aan incasso?
De kosten van incasso hangen af van de hoogte van de vordering en of het gaat om een particulier of een bedrijf. In veel gevallen worden de incassokosten doorberekend aan de debiteur, zodat jij als schuldeiser weinig tot niets betaalt als de inning succesvol is.
Incassokosten bij vorderingen op particulieren
Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven, vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). De kosten worden berekend als een percentage van de hoofdsom:
- Tot en met €2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende €2.500: 10%
- Over de volgende €5.000: 5%
- Over de volgende €190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)
Incassokosten bij vorderingen op bedrijven
Voor vorderingen op andere bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat is vastgelegd in jouw algemene voorwaarden. Heb je goede algemene voorwaarden, dan kun je hogere incassokosten in rekening brengen bij de debiteur.
Voor kleinere of eenvoudige vorderingen is er ook de optie om via incasso binnenland zelf de eerste stappen te zetten met SelfCollect. Je verstuurt zelf de eerste brieven en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleine vorderingen serieus op te pakken.
Hoe wij helpen met debiteurenbeheer en incasso
Bij CreMan nemen we het volledige traject uit handen, van gestructureerd debiteurenbeheer tot gerechtelijke incasso als dat nodig is. Dit is wat we voor je doen:
- Volledig debiteurenbeheer uitbesteden: we loggen in op jouw systeem en beheren je debiteurenproces extern, zonder dat je zelf iets hoeft in te richten
- Buitengerechtelijke incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier en een slagingspercentage van 93%
- Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
- SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf aan de slag en een deel van de provisie terugverdienen
- 24/7 inzage in de status van al je dossiers via een eigen online portal
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
- Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
Wil je weten hoe CreMan werkt en wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Lees meer over ons als incassobureau of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
