Hoe werkt incasso in het buitenland voor Nederlandse bedrijven?

Als je zaken doet met klanten in het buitenland, weet je dat een onbetaalde factuur extra hoofdpijn oplevert. Andere taal, andere wetgeving, andere betaalgewoonten. Toch hoef je zo’n vordering niet af te schrijven. Internationale incasso is mogelijk, ook voor kleine en middelgrote bedrijven, en het proces lijkt meer op binnenlandse incasso dan je misschien denkt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, wat het kost en wanneer je actie moet ondernemen.

Wat is internationale incasso en wanneer heb je het nodig?

Internationale incasso is het proces waarbij je een openstaande vordering int bij een debiteur die in een ander land is gevestigd of woont. Je hebt het nodig zodra een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en gewone herinneringen of aanmaningen geen resultaat opleveren. Het verschil met binnenlandse incasso zit in de toepasselijke wetgeving, de taal en de lokale procedures.

In de praktijk komt dit voor bij exporterende bedrijven, freelancers die internationaal werken of ondernemers die diensten leveren aan buitenlandse opdrachtgevers. Zolang een klant gewoon betaalt, merk je weinig van de internationale dimensie. Maar zodra een onbetaalde factuur in het buitenland op je bureau belandt en je klant niet meer reageert, heb je een partner nodig die de lokale spelregels kent.

Welke landen vallen onder internationale incasso?

Internationale incasso omvat in principe elk land buiten Nederland waar je een vordering wilt innen. In de praktijk zijn de meest voorkomende landen voor Nederlandse bedrijven de directe buurlanden en grote handelspartners: België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Scandinavische landen.

Wij zijn als bureau actief in al deze landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Dat maakt een groot verschil, want een aanmaning die in de moedertaal van de debiteur wordt verstuurd, heeft veel meer effect dan een brief in het Nederlands. Buiten Europa wordt het complexer, maar ook daar zijn trajecten mogelijk, afhankelijk van de beschikbare lokale partners en de hoogte van de vordering.

Wil je meer weten over hoe incasso in het buitenland in zijn werk gaat? Dan vind je daar een volledig overzicht van de landen en de aanpak.

Hoe werkt het incassoproces bij een buitenlandse debiteur?

Het incassoproces bij een buitenlandse debiteur volgt grotendeels dezelfde stappen als bij een Nederlandse debiteur, maar met lokale aanpassingen. De aanpak ziet er als volgt uit:

Dossier aanmaken: je levert de factuurgegevens, correspondentie en eventuele overeenkomsten aan.
Aanmaning in de lokale taal: de debiteur ontvangt een officiële aanmaning die voldoet aan de lokale wetgeving.
Telefonisch contact: een medewerker neemt contact op in de taal van de debiteur om tot een betalingsafspraak te komen.
Buitengerechtelijke fase: verdere correspondentie en onderhandelingen om betaling te realiseren zonder tussenkomst van de rechter.
Juridische procedure: als bovenstaande stappen geen resultaat opleveren, starten juristen een gerechtelijke procedure in het betreffende land.

Gedurende het hele traject heb je via een eigen online portal 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid, zodat je niet onnodig geld uitgeeft aan een zaak die weinig kans van slagen heeft.

Wat is het verschil tussen incasso in de EU en buiten de EU?

Binnen de EU geldt een geharmoniseerd rechtsstelsel dat incasso een stuk eenvoudiger maakt dan buiten de EU. Het belangrijkste verschil is de beschikbaarheid van Europese juridische instrumenten die grensoverschrijdende inning versnellen en vereenvoudigen.

Incasso binnen de EU

Binnen de EU kun je gebruikmaken van de Europese betalingsbevelprocedure. Dit is een gestandaardiseerde procedure waarmee je zonder zitting een betalingsbevel kunt aanvragen dat geldig is in alle EU-lidstaten. Ook de Europese procedure voor geringe vorderingen (tot 5.000 euro) maakt het mogelijk om kleine zaken relatief snel en goedkoop af te handelen. Vonissen die in een EU-land zijn uitgesproken, zijn bovendien direct uitvoerbaar in andere lidstaten.

Incasso buiten de EU

Buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit of in landen als de Verenigde Staten, ontbreken deze gemeenschappelijke instrumenten. Hier ben je afhankelijk van bilaterale verdragen tussen landen, lokale rechtbanken en lokale advocaten of incassopartners. Dat maakt het traject langer, duurder en minder voorspelbaar. Voor vorderingen buiten de EU is het dan ook extra belangrijk om vooraf te beoordelen of de verwachte opbrengst opweegt tegen de kosten.

Wat kost internationale incasso voor een Nederlandse ondernemer?

De kosten van internationale incasso hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de fase van het traject. Voor de buitengerechtelijke fase geldt voor vorderingen op bedrijven doorgaans een provisie van 15% over de hoofdsom, of een percentage op basis van je eigen algemene voorwaarden. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel.

De WIK-tabel werkt als volgt voor vorderingen op particulieren:

Tot en met 2.500 euro: 15%
Over de volgende 2.500 euro: 10%
Over de volgende 5.000 euro: 5%
Over de volgende 190.000 euro: 1%
Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Zodra een juridische procedure nodig is, komen daar extra kosten bij, zoals griffierechten en honoraria van lokale juristen of advocaten. Een goed incassobureau geeft je vooraf duidelijkheid over wat je kunt verwachten en adviseert je eerlijk of een procedure financieel zinvol is. Alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat je geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een buitenlandse factuur?

Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse factuur zodra je zelf twee of drie herinneringen hebt verstuurd zonder resultaat, of zodra de debiteur niet meer reageert. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wachten vergroot het risico dat de debiteur failliet gaat of onvindbaar wordt.

Een aantal concrete signalen dat het tijd is om te handelen:

De betalingstermijn is meer dan 30 dagen verstreken en er is geen reactie.
De debiteur belooft te betalen, maar doet het niet.
Je hebt al meerdere herinneringen gestuurd zonder resultaat.
De debiteur betwist de factuur zonder geldige reden.
Het gaat om een substantieel bedrag dat je cashflow raakt.

Schakel je een bureau in, kies dan altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan wettelijke kwaliteitseisen en biedt je als opdrachtgever meer zekerheid over de werkwijze. Je kunt de volledige dienstverlening van een goed bureau ook gebruiken om je debiteurenbeheer preventief in te richten, zodat je minder vaak in deze situatie terechtkomt.

Hoe wij helpen met incasso in het buitenland

Creman is een van de weinige incassobureaus in Nederland die internationale incasso op dit niveau uitvoert. We zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en werken in zes talen. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie in het buitenland, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak voordat je kosten maakt.

Wat je van ons kunt verwachten:

Aanmaningen en communicatie in de taal van de debiteur
Juristen in eigen huis die lokale procedures kennen
24/7 real-time inzage in je dossier via een eigen online portal
Eerlijk advies over wat realistisch haalbaar is
Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)

Wil je weten wie wij zijn en hoe wij werken? Lees dan meer op de pagina over Creman. Heb je een openstaande factuur bij een buitenlandse debiteur en wil je weten wat je opties zijn? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.