Wat is het slagingspercentage van een gemiddeld incassobureau?

/door

Het slagingspercentage van een gemiddeld incassobureau in Nederland ligt ergens tussen de 60% en 80%, afhankelijk van het type vordering, de leeftijd van de schuld en de kwaliteit van het bureau. Gespecialiseerde bureaus die snel handelen en juridische kennis in huis hebben, scoren structureel hoger. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over slagingskansen bij incasso, zodat je weet wat je realistisch kunt verwachten.

Hoe wordt het slagingspercentage van een incassobureau berekend?

Het slagingspercentage geeft aan welk deel van de ingediende vorderingen daadwerkelijk wordt geïnd. Een bureau zet het aantal succesvol afgeronde dossiers af tegen het totaal aantal behandelde zaken. Daarbij maakt het verschil of een bureau ook moeilijke of verouderde vorderingen accepteert, of alleen de makkelijke gevallen.

Dit klinkt simpeler dan het is. Want wat telt als “succesvol”? Een volledige betaling is duidelijk, maar wat als een debiteur slechts een deel betaalt na onderhandeling? Veel bureaus rekenen ook gedeeltelijke inning mee als succes. Andere bureaus hanteren een strengere definitie en tellen alleen volledige betalingen. Dat maakt het vergelijken van percentages tussen bureaus onderling soms lastig.

Belangrijk om te weten: een bureau met een hoog slagingspercentage kan dat getal omhoog halen door selectief te zijn in welke zaken het accepteert. Een bureau dat ook complexe, betwiste of oude vorderingen aanpakt, heeft automatisch een lager percentage, maar levert je misschien meer op. Kijk dus altijd naar het percentage én het type zaken dat een bureau behandelt.

Wat is een realistisch slagingspercentage voor incasso in Nederland?

Een realistisch slagingspercentage voor incasso in Nederland ligt voor professionele bureaus tussen de 70% en 90%. Bureaus die snel handelen, juridische kennis in huis hebben en een gestructureerd proces volgen, zitten aan de bovenkant van die range.

Ter vergelijking: wij behalen bij CreMan een slagingspercentage van 93%. Dat is hoger dan het gemiddelde, en dat heeft een concrete reden. We handelen snel, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, en onze juristen beoordelen elke zaak op haalbaarheid voordat we stappen ondernemen. Dat voorkomt dat we tijd en energie steken in zaken die weinig kans van slagen hebben.

Voor jou als ondernemer is het percentage een nuttige indicator, maar niet het enige wat telt. Een bureau dat 95% scoort maar alleen eenvoudige zaken aanneemt, is minder waardevol dan een bureau dat 90% haalt op een breed en gevarieerd dossierbestand.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke factoren bepalen of een incassozaak succesvol wordt?

De kans op succesvolle incasso hangt af van een combinatie van factoren die deels bij jou liggen en deels bij de debiteur. De belangrijkste zijn: de leeftijd van de vordering, de financiële situatie van de debiteur, de aanwezigheid van een geldige overeenkomst of factuur, en hoe snel je actie onderneemt.

  • Leeftijd van de schuld: Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op inning. Een vordering die drie maanden oud is, heeft een veel hogere slagingskans dan een die al twee jaar openstaat.
  • Financiële situatie van de debiteur: Als iemand simpelweg geen geld heeft, is innen moeilijk, ongeacht hoe sterk je juridische positie is.
  • Kwaliteit van de documentatie: Een getekende overeenkomst, duidelijke facturen en een schriftelijk bewijs van levering maken je zaak sterk. Ontbreekt dit, dan wordt het lastiger.
  • Snelheid van handelen: Vroeg ingrijpen, al bij de eerste betalingsherinnering, verhoogt de kans op een minnelijke oplossing aanzienlijk.
  • Type debiteur: Vorderingen op bedrijven verlopen anders dan op particulieren. Bedrijven hebben vaak meer belang bij het behouden van hun reputatie, wat minnelijke oplossingen makkelijker maakt.

Heb je goede documentatie en handel je snel? Dan vergroot je de kans op succes flink, ongeacht welk bureau je inschakelt.

Wat is het verschil in slagingskans tussen minnelijke en gerechtelijke incasso?

Minnelijke incasso, waarbij het bureau contact opneemt met de debiteur zonder tussenkomst van de rechter, heeft doorgaans een hogere slagingskans dan gerechtelijke incasso. Dat klinkt misschien verrassend, maar de verklaring is logisch: de meeste debiteuren willen een rechtszaak vermijden en betalen zodra ze een serieuze aanmaning ontvangen van een professioneel bureau.

Bij gerechtelijke incasso is de situatie anders. Dit traject is zwaarder, duurder en tijdrovender. Je schakelt het in als minnelijke pogingen zijn mislukt. De slagingskans bij een rechterlijke uitspraak is vaak hoog, zeker als je zaak goed gedocumenteerd is. Maar een vonnis hebben en het geld daadwerkelijk ontvangen zijn twee verschillende dingen. Als de debiteur geen verhaal biedt, blijft het geld uit.

Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Bekijk ook ons volledige dienstenoverzicht voor een beeld van hoe het traject eruitziet.

Wanneer heeft het geen zin meer om een vordering uit handen te geven?

Het heeft weinig zin om een vordering uit handen te geven als de debiteur aantoonbaar insolvent is, een faillissement heeft aangevraagd, of als de vordering zo oud is dat de kans op inning verwaarloosbaar klein is. In die gevallen weegt de inspanning zelden op tegen het resultaat.

Een paar concrete situaties waarbij je jezelf de vraag moet stellen of doorzetten zinvol is:

  • De debiteur is failliet of in surseance van betaling. Je kunt je vordering indienen bij de curator, maar de kans op uitbetaling is klein.
  • De vordering is ouder dan vijf jaar en er is nooit actie ondernomen. De verjaringstermijn speelt dan een rol.
  • De debiteur heeft geen aantoonbare bezittingen of inkomsten. Een vonnis halen kost dan meer dan het oplevert.
  • De vordering is zo klein dat de incassokosten de opbrengst overstijgen.

Voor kleine en eenvoudige vorderingen is er overigens een laagdrempelige optie: via SelfCollect kun je zelf de eerste stappen zetten, kosteloos. Je stuurt zelf de brieven, wij bewaken het proces op de achtergrond. Lukt het? Dan krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het ook voor kleinere bedragen de moeite waard om toch actie te ondernemen.

Hoe wij helpen met het verbeteren van jouw slagingskans

Bij CreMan combineren we snelheid, juridische kennis en transparantie om het maximale uit elke vordering te halen. Dit is wat je van ons kunt verwachten:

  • 93% slagingspercentage dankzij een gestructureerde aanpak en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis die elke zaak beoordelen op haalbaarheid, van aanmaning tot executie
  • 24/7 real-time inzage in de status van jouw dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen, kosteloos in gebruik en met teruggave van incassoprovisie tot 30%
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Geregistreerd bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, registratienummer 00106, en volledig compliant met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten wat we voor jouw specifieke situatie kunnen doen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe werkt incasso via een Stichting Derdengelden?

/door

Wanneer een incassobureau geld int namens jou, komt dat geld niet op de bankrekening van het bureau zelf terecht. Het gaat via een Stichting Derdengelden: een onafhankelijke juridische entiteit die uitsluitend dient om gelden van derden te beheren en door te storten. Zo blijft jouw geld altijd gescheiden van het vermogen van het incassobureau zelf. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe dat werkt, wat het voor jou betekent en waarom het zo belangrijk is.

Waarom staat geïnd geld niet op de rekening van een incassobureau?

Geïnd geld staat niet op de rekening van een incassobureau omdat dat wettelijk niet is toegestaan voor gelden die aan een ander toebehoren. Als een incassobureau geld int namens een opdrachtgever, is dat geld eigendom van de opdrachtgever, niet van het bureau. Het op een gewone bedrijfsrekening zetten zou betekenen dat het vermogen van de opdrachtgever vermengd raakt met dat van het bureau, wat grote risico’s oplevert bij financiële problemen of faillissement.

Dit klinkt misschien technisch, maar het raakt direct aan jouw belang als ondernemer. Stel dat een incassobureau jouw vordering int en het geld op de eigen rekening zet. Als het bureau daarna in financiële problemen komt, loop jij het risico dat jouw geld niet meer beschikbaar is. Om dat te voorkomen, is de Stichting Derdengelden in het leven geroepen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is een Stichting Derdengelden precies?

Een Stichting Derdengelden is een onafhankelijke juridische entiteit, opgericht als stichting, die uitsluitend tot doel heeft gelden te ontvangen en door te storten die toebehoren aan derden. De stichting heeft geen winstoogmerk en mag het geld op haar rekening niet gebruiken voor eigen doeleinden. Daarmee functioneert ze als een neutrale tussenpersoon tussen de debiteur, het incassobureau en de opdrachtgever.

De stichting staat volledig los van de B.V. of het bedrijf dat het incassobureau exploiteert. Ze heeft een eigen bankrekening, een eigen bestuur en eigen statuten. Het geld dat via de stichting binnenkomt, behoort juridisch toe aan de opdrachtgevers, niet aan het incassobureau. Dat is precies de bedoeling.

Bij ons lopen alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Geld dat een debiteur betaalt, komt nooit in de B.V. terecht, maar wordt direct via de stichting aan jou als opdrachtgever doorbetaald. Zo blijft jouw geld altijd veilig en gescheiden.

Hoe verloopt de betaling via een Stichting Derdengelden stap voor stap?

De betaling via een Stichting Derdengelden verloopt via een vaste route: de debiteur betaalt aan de stichting, de stichting verrekent de incassokosten en stort het resterende bedrag door naar de opdrachtgever. Dit proces is transparant en controleerbaar.

In de praktijk gaat het zo:

  1. Aanmelding van de vordering: Je meldt een openstaande factuur aan bij het incassobureau via het incasso binnenland traject.
  2. Incassotraject: Het bureau stuurt aanmaningen, onderhandelt met de debiteur en zet indien nodig juridische stappen.
  3. Betaling door de debiteur: De debiteur betaalt het verschuldigde bedrag, inclusief de wettelijke incassokosten, op de rekening van de Stichting Derdengelden.
  4. Verrekening: De stichting verrekent de incassoprovisie van het bureau.
  5. Uitbetaling: Het resterende bedrag, de hoofdsom, wordt aan jou uitbetaald.

Dit hele proces is navolgbaar. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, inclusief betalingen die zijn binnengekomen. Je hoeft dus nooit te gissen waar je geld is.

Wat gebeurt er met jouw geld als een incassobureau failliet gaat?

Als een incassobureau failliet gaat terwijl jouw geld via een Stichting Derdengelden loopt, valt dat geld buiten de boedel van het failliete bedrijf. De stichting is een aparte juridische entiteit en haar vermogen behoort toe aan de opdrachtgevers, niet aan het incassobureau. Een curator kan dat geld dus niet aanspreken.

Dit is het grote verschil met een situatie waarbij geld op de gewone bedrijfsrekening van een bureau staat. In dat geval ben je gewoon crediteur van een failliete onderneming en is de kans groot dat je achter in de rij staat. Met een Stichting Derdengelden is jouw geld juridisch beschermd, ook als het bureau zelf in zwaar weer terechtkomt.

Het is dan ook een van de belangrijkste vragen die je kunt stellen aan een incassobureau: werkt het bureau met een onafhankelijke Stichting Derdengelden? Als het antwoord nee is of onduidelijk, is dat een serieus waarschuwingssignaal.

Is een Stichting Derdengelden verplicht voor incassobureaus in Nederland?

Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een van de voorwaarden voor registratie is dat gelden van opdrachtgevers via een onafhankelijke Stichting Derdengelden of een vergelijkbare beschermde structuur verlopen. Een Stichting Derdengelden is daarmee in de praktijk een vereiste voor serieuze, geregistreerde bureaus.

Bureaus die niet zijn geregistreerd, mogen per april 2024 wettelijk geen incassodiensten meer aanbieden in Nederland. Als je een bureau inschakelt dat niet geregistreerd is, loop je niet alleen financieel risico, maar ook juridisch, omdat de overeenkomst mogelijk niet rechtsgeldig is.

Controleer altijd of een bureau het registratienummer van Justis kan overleggen. Geregistreerde bureaus voldoen aan de wettelijke eisen rondom kwaliteit, transparantie en bescherming van jouw gelden. Bekijk ook het volledige dienstenaanbod van een bureau om te beoordelen of het past bij jouw situatie.

Hoe weet je of een incassobureau een betrouwbare Stichting Derdengelden gebruikt?

Je weet dat een incassobureau een betrouwbare Stichting Derdengelden gebruikt door drie dingen te controleren: het bureau is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, de stichting staat los van de B.V. van het bureau, en het bureau kan aantonen via welke stichting gelden worden verwerkt. Transparantie hierover is een basiseis, geen bonus.

Concrete dingen om op te letten:

  • Registratienummer: Vraag naar het Justis-registratienummer en controleer dit via het openbare register.
  • Naam van de stichting: Een betrouwbaar bureau noemt de naam van de stichting en kan de statuten of bankgegevens tonen.
  • Onafhankelijkheid: De stichting mag niet dezelfde bestuurders hebben als de B.V. van het bureau, of in elk geval niet zonder onafhankelijk toezicht.
  • Transparantie over uitbetaling: Het bureau legt uit hoe en wanneer jij je geld ontvangt na inning.
  • Real-time inzage: Je kunt via een portal zelf zien wat er met jouw dossier en jouw geld gebeurt.

Een bureau dat vaag blijft over deze punten, verdient je vertrouwen nog niet. Geld innen is één ding, maar veilig bewaren en doorbetalen is minstens zo belangrijk.

Hoe wij helpen met veilige geldstromen via een Stichting Derdengelden

CreMan werkt al meer dan 23 jaar met een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Alle geïnde bedragen komen nooit in de B.V. terecht, maar worden direct via de stichting aan jou doorbetaald. Dat is geen marketingpraatje, maar een juridische structuur die jouw geld beschermt, ook als er ooit iets mis zou gaan.

  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Slagingspercentage van 93% met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe wij dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en creditmanagement?

/door

Debiteurenbeheer en creditmanagement lijken op hetzelfde neer te komen, maar er zit een belangrijk verschil tussen de twee. Debiteurenbeheer gaat over het opvolgen van openstaande facturen nadat ze verstuurd zijn. Creditmanagement is breder: het omvat alles wat een bedrijf doet om financiële risico’s rondom klanten te beheersen, van de eerste kredietbeoordeling tot en met de uiteindelijke inning. Debiteurenbeheer is dus een onderdeel van creditmanagement. In dit artikel leggen we beide begrippen uit, wanneer je wat nodig hebt en wat het je oplevert.

Wat valt er precies onder debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat uitstaande facturen daadwerkelijk betaald worden. Het begint op het moment dat je een factuur verstuurt en eindigt wanneer het geld op je rekening staat, of wanneer je besluit een vordering uit handen te geven. Het draait om opvolging, communicatie en tijdig ingrijpen.

In de praktijk bestaat debiteurenbeheer uit deze stappen:

  • Facturen versturen met duidelijke betalingstermijnen
  • Betalingsherinneringen sturen bij het uitblijven van betaling
  • Telefonisch contact opnemen met de debiteur
  • Aanmaningen versturen wanneer herinneringen geen resultaat hebben
  • Beslissen of je een vordering overdraagt aan een incassobureau

Voor veel ondernemers is debiteurenbeheer iets wat er “even bij” gedaan wordt. Toch is het een van de meest directe manieren om je cashflow gezond te houden. Een factuur die 60 dagen te laat betaald wordt, is in feite een renteloze lening aan je klant. Hoe strakker je debiteurenbeheer, hoe minder je daar last van hebt.

Een praktische optie voor wie het beheer deels wil uitbesteden, maar toch betrokken wil blijven: via onze diensten kun je kiezen voor volledige uitbesteding of voor een tussenweg waarbij je zelf de regie houdt.

Wat houdt creditmanagement precies in?

Creditmanagement is de bredere strategie die een bedrijf hanteert om financiële risico’s bij klanten en opdrachtgevers te beheersen. Het begint al vóórdat je een factuur stuurt, namelijk bij de vraag: is deze klant eigenlijk wel kredietwaardig? En het eindigt pas wanneer een vordering volledig is afgewikkeld.

Creditmanagement omvat onder andere:

  • Kredietbeoordelingen uitvoeren voordat je een klant accepteert
  • Betalingsvoorwaarden en algemene voorwaarden opstellen
  • Kredietlimieten instellen per klant
  • Het bewaken van het totale debiteurenrisico in je portefeuille
  • Debiteurenbeheer uitvoeren (opvolging van openstaande facturen)
  • Incasso inschakelen wanneer minnelijke inning niet lukt

Goed creditmanagement is proactief. Je wacht niet tot een klant niet betaalt, maar je beperkt de kans dat het zover komt. Dat vraagt om inzicht in wie je klanten zijn, wat hun betaalgedrag is en welke risico’s je bereid bent te accepteren.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en creditmanagement?

Het verschil zit in de reikwijdte en het moment van handelen. Debiteurenbeheer is reactief: je reageert op openstaande facturen. Creditmanagement is proactief: je beheert het volledige financiële risico rondom klanten, van voor de eerste factuur tot na de laatste betaling.

De makkelijkste manier om het te onthouden:

  • Debiteurenbeheer = wat doe je nadat een factuur openstaat?
  • Creditmanagement = wat doe je om te voorkomen dat facturen te lang openstaan, én wat doe je als het toch misgaat?

Debiteurenbeheer is dus een onderdeel van creditmanagement, niet een synoniem. Een bedrijf dat alleen aan debiteurenbeheer doet, lost problemen op nadat ze ontstaan. Een bedrijf dat aan creditmanagement doet, probeert problemen te voorkomen én heeft een aanpak klaarliggen als het toch fout gaat.

Voor kleine bedrijven en zzp’ers is het onderscheid soms minder relevant in de dagelijkse praktijk. Maar zodra je klantenbestand groeit of je vaker te maken krijgt met late betalers, loont het om verder te kijken dan alleen de openstaande facturen.

Wanneer heb je als ondernemer creditmanagement nodig?

Je hebt creditmanagement nodig zodra betalingsrisico’s een structureel effect hebben op je bedrijfsvoering. Dat is niet alleen het geval als klanten niet betalen, maar ook als je merkt dat je cashflow onvoorspelbaar is, dat je steeds meer tijd kwijt bent aan opvolging of dat je niet goed weet welke klanten betrouwbaar zijn.

Concrete signalen dat het tijd is voor een gestructureerde aanpak:

  • Je stuurt regelmatig meerdere herinneringen voor dezelfde factuur
  • Je debiteurenlijst groeit sneller dan je die kunt bijhouden
  • Je accepteert klanten zonder te weten of ze kunnen betalen
  • Je hebt geen duidelijke betalingsvoorwaarden of hanteert ze niet consequent
  • Je weet niet precies hoeveel er op dit moment openstaat bij welke klant

Voor zzp’ers en kleine mkb-bedrijven geldt: je hoeft geen aparte creditcontroller aan te nemen om goed aan creditmanagement te doen. Het gaat om het hebben van een werkende aanpak, ook al is die eenvoudig.

Kan een incassobureau ook creditmanagement verzorgen?

Ja, een incassobureau kan meer doen dan alleen openstaande vorderingen innen. Veel bureaus bieden ook diensten aan op het gebied van creditmanagement, zoals debiteurenbeheer, kredietinformatie en advies over betalingsvoorwaarden. Het hangt wel af van het bureau hoe breed het aanbod is.

Een incassobureau dat ook creditmanagement verzorgt, kan het volledige traject begeleiden: van het beoordelen van de kredietwaardigheid van nieuwe klanten tot het innen van een vordering die al maanden openstaat. Dat is voor veel ondernemers een stuk praktischer dan werken met meerdere partijen.

Bij incasso binnenland gaat het niet alleen om innen, maar ook om het bewaken van het proces. Zo kan een bureau direct inloggen op jouw systeem en het debiteurenbeheer volledig overnemen, inclusief alles wat daaruit voortkomt. Dat scheelt jou tijd en voorkomt dat vorderingen te lang blijven liggen.

Let er bij de keuze van een bureau op dat het geregistreerd is. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico’s die je liever vermijdt.

Wat levert goed creditmanagement een bedrijf op?

Goed creditmanagement levert een bedrijf een gezondere cashflow, minder administratieve rompslomp en minder financiële verrassingen op. Je weet wie je klanten zijn, wat ze verschuldigd zijn en wanneer je actie moet ondernemen. Dat geeft rust en overzicht.

Concrete voordelen van een goede aanpak:

  • Betere cashflow: facturen worden sneller betaald omdat je ze consequent opvolgt
  • Minder oninbare vorderingen: je signaleert risico’s eerder en handelt sneller
  • Minder tijdverlies: een gestructureerd proces kost minder tijd dan ad hoc opvolging
  • Betere klantrelaties: duidelijke afspraken vooraf voorkomen discussies achteraf
  • Meer inzicht: je weet precies wat er openstaat en bij wie

Dat laatste punt is belangrijker dan het lijkt. Veel ondernemers schatten het totaal van hun openstaande vorderingen te laag in, simpelweg omdat ze geen goed overzicht hebben. Wie dat overzicht wel heeft, kan betere beslissingen nemen over nieuwe opdrachten, investeringen en liquiditeit.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer en creditmanagement

Bij Creman verzorgen we het volledige traject, van debiteurenbeheer tot gerechtelijke incasso. Concreet betekent dat:

  • We loggen direct in op jouw systeem en nemen het debiteurenbeheer volledig over, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak
  • We zijn actief in Nederland en internationaal: België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Alle gelden verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft

Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe start je een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland?

/door

Een gerechtelijke incassoprocedure start je wanneer een debiteur niet reageert op buitengerechtelijke aanmaningen en het minnelijk traject is mislukt. Je schakelt dan een deurwaarder in die via de rechter een vonnis kan halen, waarna executiemaatregelen mogelijk zijn, zoals loonbeslag of beslaglegging op bezittingen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit traject, van de eerste stap tot de uiteindelijke uitvoering.

Wanneer is een gerechtelijke incassoprocedure nodig?

Een gerechtelijke incassoprocedure is nodig wanneer het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Dat betekent: de debiteur heeft meerdere aanmaningen ontvangen, de wettelijke termijnen zijn verstreken, maar er is nog steeds niet betaald en er is geen betalingsregeling getroffen. Op dat punt is de volgende stap een rechtszaak.

In de praktijk gaat het buitengerechtelijke traject vooraf aan elke gerechtelijke procedure. Dat traject bestaat uit een of meerdere aanmaningen, gevolgd door een formele sommatie. Pas als dat niets oplevert, is het zinvol om naar de rechter te stappen. Hoe groter de vordering, hoe eerder het de moeite waard is om dit traject in te zetten. Bij kleine bedragen wegen de kosten soms zwaarder dan de opbrengst, dus het is verstandig om vooraf goed te laten beoordelen of een zaak kansrijk is.

Het is ook relevant om te weten of de debiteur solvabel is. Een vonnis halen is één ding, maar als de debiteur geen verhaalsmogelijkheden heeft, schiet je er weinig mee op. Een goede beoordeling van de haalbaarheid vooraf bespaart je tijd, geld en energie. Via onze diensten voor kredietinformatie kun je vooraf inzicht krijgen in de financiële positie van een debiteur.

Wat zijn de stappen in een gerechtelijke incassoprocedure?

Een gerechtelijke incassoprocedure verloopt in een vaste volgorde: eerst een dagvaarding, dan een zitting bij de rechter, vervolgens een vonnis en tot slot executie als de debiteur nog steeds niet betaalt. Elke stap heeft zijn eigen regels en doorlooptijden.

  1. Dagvaarding: Een deurwaarder dagvaardt de debiteur officieel. Dit is de formele oproep om voor de rechter te verschijnen.
  2. Zitting: De rechter behandelt de zaak. Bij een onbetwiste vordering is dit vaak een snelle procedure. Bij verweer van de debiteur kan het langer duren.
  3. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als je in het gelijk wordt gesteld, heb je een executoriale titel.
  4. Executie: Met het vonnis kan de deurwaarder overgaan tot dwangmaatregelen, zoals loonbeslag, bankbeslag of beslaglegging op roerende en onroerende zaken.

Voor vorderingen tot en met 25.000 euro geldt een vereenvoudigde kantonprocedure. Je hebt daarvoor geen advocaat nodig, wat de kosten drukt. Bij hogere bedragen is de rechtbank bevoegd en is een advocaat verplicht.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat kost een gerechtelijke incassoprocedure?

De kosten van een gerechtelijke incassoprocedure bestaan uit griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele advocaatkosten. Bij vorderingen tot 25.000 euro heb je geen advocaat nodig, wat de totale kosten aanzienlijk lager houdt. Als je de zaak wint, worden de proceskosten doorgaans op de verliezende partij verhaald.

Naast de proceskosten spelen ook de incassokosten een rol. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgestelde tarieven op basis van de WIK-tabel:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. Het is slim om je algemene voorwaarden hierop goed in te richten, zodat je bij een juridisch traject altijd een stevige basis hebt.

Hoe lang duurt een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland?

Een gerechtelijke incassoprocedure duurt in Nederland gemiddeld drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit van de zaak en of de debiteur verweer voert. Een onbetwiste vordering via de kantonrechter is vaak sneller afgehandeld dan een zaak waarbij de debiteur actief bezwaar maakt.

Houd er rekening mee dat de rechtbanken in Nederland regelmatig te maken hebben met een volle agenda. De doorlooptijd kan daardoor oplopen. Als de debiteur verweer voert, volgt er een schriftelijke ronde van conclusies en mogelijk een nieuwe zitting, wat extra tijd kost. Na het vonnis is de executiefase een aparte stap die ook tijd vraagt, zeker als de deurwaarder meerdere pogingen moet ondernemen om beslag te leggen.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder bij gerechtelijke incasso?

Een incassobureau handelt het buitengerechtelijke traject af: aanmaningen sturen, onderhandelen en proberen tot een betalingsregeling te komen. Een deurwaarder heeft als enige de bevoegdheid om een gerechtelijke procedure te starten en een vonnis te executeren. Bij gerechtelijke incasso werken beide partijen vaak samen.

Het incassobureau bereidt het dossier voor en zorgt dat alles juridisch klopt. De deurwaarder neemt het over zodra de rechter eraan te pas moet komen. Veel incassobureaus werken nauw samen met vaste deurwaarderskantoren, zodat de overgang soepel verloopt en jij als opdrachtgever niet zelf hoeft te schakelen.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer altijd of het bureau waarmee je werkt aan deze eis voldoet. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Kan een incassobureau de gerechtelijke procedure volledig overnemen?

Een incassobureau kan de gerechtelijke procedure niet zelfstandig voeren, maar kan het volledige proces wel coördineren en begeleiden. Het bureau werkt samen met een deurwaarder en, bij hogere vorderingen, een advocaat. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je bij één partij terechtkunt voor het hele traject.

Een goed incassobureau heeft juristen in huis die het dossier beoordelen, adviseren over de haalbaarheid en de samenwerking met de deurwaarder of advocaat coördineren. Zo hoef je als ondernemer niet zelf te begrijpen hoe een dagvaarding werkt of wanneer je een advocaat nodig hebt. Dat wordt voor je geregeld. Via gerechtelijke incasso binnenland kun je zien hoe dit traject er in de praktijk uitziet.

Hoe wij helpen bij een gerechtelijke incassoprocedure

Bij CreMan begeleiden we het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. We hebben juristen in huis die jouw dossier beoordelen, adviseren over de haalbaarheid en het hele juridische proces coördineren. Je hoeft zelf nergens achteraan te bellen.

  • Juristen in eigen huis die het dossier van begin tot eind begeleiden en altijd eerlijk adviseren over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in het buitengerechtelijke traject
  • 24/7 inzage in de status van jouw dossier via een eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106, volledig conform de wettelijke eisen van 2024

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is en wat de beste aanpak is? Lees meer over CreMan of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Hoe verbeter je debiteurenbeheer in 2026?

/door

Goed debiteurenbeheer verbeter je door een strak aanmaningsproces in te richten, heldere betalingsafspraken te maken en op tijd professionele hulp in te schakelen wanneer klanten niet betalen. Voor veel ondernemers en zzp’ers is dit makkelijker gezegd dan gedaan, want debiteurenbeheer kost tijd die je er vaak niet bij hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over betalingsachterstanden, aanmanen en het inschakelen van een incassobureau, zodat je in 2026 steviger staat.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van betalingsachterstanden?

Betalingsachterstanden ontstaan meestal niet omdat een klant kwaad wil. De meest voorkomende oorzaken zijn een gebrekkige administratie aan de kant van de debiteur, interne goedkeuringsproblemen, onduidelijke factuuromschrijvingen of simpelweg liquiditeitsproblemen. Soms is de factuur ook nooit aangekomen, of is er een inhoudelijk geschil over de geleverde dienst of het product.

Als ondernemer is het nuttig om te weten welke oorzaak er speelt, want dat bepaalt hoe je reageert. Bij een administratief probleem is een vriendelijke herinnering vaak genoeg. Bij een geschil moet je dat eerst oplossen voordat je kunt innen. En bij echte betalingsonwil of liquiditeitsproblemen is snel handelen belangrijk om te voorkomen dat de vordering oninbaar wordt.

Een paar oorzaken die je zelf kunt aanpakken:

  • Onduidelijke betalingstermijnen: vermeld altijd een concrete vervaldatum op je factuur, niet “30 dagen netto”
  • Geen bevestiging van ontvangst: vraag bij grote facturen altijd even of de factuur is ontvangen
  • Te late facturering: stuur facturen direct na levering, niet weken later
  • Geen algemene voorwaarden: zonder voorwaarden heb je minder juridische grond bij een geschil

Hoe richt je een effectief aanmaningsproces in?

Een effectief aanmaningsproces werkt in stappen en begint al vóórdat een factuur te laat is. Stuur een herinnering op de vervaldatum of een dag erna, wacht niet weken. Hoe eerder je reageert, hoe groter de kans dat een klant alsnog betaalt zonder dat het escaleert.

Een werkbaar aanmaningsproces ziet er zo uit:

  1. Dag 1 na vervaldatum: vriendelijke betalingsherinnering per e-mail
  2. Dag 7: tweede herinnering, iets stelliger van toon, met vermelding van incassokosten als de betaling uitblijft
  3. Dag 14: formele aanmaning met een laatste betalingstermijn van 14 dagen (wettelijk verplicht voor particulieren)
  4. Na dag 28: overdracht aan een incassobureau of juridische stap

Belangrijk: voor vorderingen op particulieren ben je wettelijk verplicht om eerst een aanmaning te sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen. Voor bedrijven gelden soepelere regels, maar een duidelijke aanmaning is ook hier de standaard. Zorg dat je aanmaningen altijd schriftelijk zijn en bewaar ze goed, want je hebt ze nodig als bewijs als het later escaleert.

Heb je meerdere debiteuren tegelijk? Dan is het slim om te kijken naar onze diensten voor debiteurenbeheer, zodat je dit proces niet handmatig hoeft bij te houden.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer schakel je een incassobureau in voor openstaande facturen?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat je eigen aanmaningsproces geen resultaat heeft opgeleverd en de wettelijke aanmaningstermijn verstreken is. In de praktijk betekent dit: als een klant na twee of drie herinneringen en een formele aanmaning nog steeds niet heeft betaald, is het tijd om een professional in te schakelen.

Wacht hier niet te lang mee. Hoe ouder een vordering wordt, hoe moeilijker het is om die alsnog te innen. Een incassobureau heeft meer middelen en meer gezag dan een ondernemer die zelf achter zijn geld aanzit. Bovendien zijn de incassokosten in veel gevallen voor rekening van de debiteur, niet van jou.

Voor kleinere of eenvoudige vorderingen is er ook een laagdrempelige optie. Via incasso binnenland kun je een dossier aanmelden en direct aan de slag. Wil je nog een stap eerder instappen? Met SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen via een eigen portal, waarbij wij op de achtergrond meekijken. Lukt het je toch niet zelf, dan pakken wij het over, en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechtbank om, via aanmaningen, onderhandelingen en betalingsregelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar die alleen optreedt na een rechterlijk vonnis en bevoegd is om dwangmaatregelen te nemen, zoals het leggen van beslag op bezittingen of loon.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Als dat niet lukt, volgt een gerechtelijke procedure, en daarna kan een deurwaarder het vonnis ten uitvoer leggen. Een incassobureau met juristen in eigen huis kan je door het hele traject begeleiden, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.

Het verschil op een rij:

  • Incassobureau: buitengerechtelijk, geen rechterlijk vonnis nodig, gericht op minnelijke oplossing
  • Deurwaarder: gerechtelijk, alleen na vonnis, bevoegd tot dwangmaatregelen zoals beslag
  • Kosten: bij het incassobureau zijn de kosten vaak voor de debiteur; deurwaarderskosten worden ook verhaald, maar de procedure duurt langer

Wanneer is debiteurenbeheer uitbesteden slim?

Debiteurenbeheer uitbesteden is slim zodra het bijhouden van openstaande facturen te veel tijd kost, je geen creditcontroller in dienst hebt of je debiteurenlijst snel groeit. Voor veel zzp’ers en mkb-bedrijven is het simpelweg niet haalbaar om dit goed bij te houden naast alle andere werkzaamheden.

Uitbesteden betekent niet dat je de controle verliest. Een professioneel bureau logt in op jouw systeem en beheert het debiteurenproces volledig extern. Alles wat incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Je houdt 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat er speelt zonder er zelf tijd in te steken.

Uitbesteden is zeker nuttig als:

  • Je meer dan vijf openstaande facturen tegelijk hebt staan
  • Betalingsachterstanden je cashflow merkbaar beïnvloeden
  • Je medewerker die dit deed ziek is of vertrekt
  • Je bedrijf snel groeit en de administratie niet bijhoudt

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd het registratienummer voordat je een bureau inschakelt.

Naast de registratie zijn er nog een paar dingen waar je op let:

  • Juristen in eigen huis: een bureau dat ook juridische stappen kan zetten zonder externe partij in te schakelen, werkt sneller en goedkoper
  • Transparantie over kosten: voor vorderingen op particulieren gelden vaste incassokosten via de WIK-tabel (15% over de eerste €2.500, daarna aflopend). Voor bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of gebaseerd op je eigen algemene voorwaarden
  • Veilige geldstromen: controleer of gelden via een onafhankelijke Stichting Derdengelden lopen, zodat jouw geld nooit in de B.V. van het bureau terechtkomt
  • Dossierinzage: kies een bureau dat je real-time laat meekijken in de status van je zaken
  • Internationale dekking: doe je ook zaken in het buitenland? Kies dan een bureau dat actief is in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Engeland

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer

Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106). We helpen ondernemers en mkb-bedrijven met het hele traject: van een eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, nationaal en internationaal.

  • Slagingspercentage van 93% met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis die adviseren over haalbaarheid en het hele traject begeleiden
  • 24/7 real-time dossierinzage via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • SelfCollect: eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen met terugverdienoptie tot 30%
  • Actief in zes talen en in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Engeland

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op de pagina over Creman. Of neem direct contact op via ons contactformulier en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.

Welke 4 sectoren hebben het meest last van wanbetalers?

/door

De sectoren met de meeste wanbetalers zijn de bouw en aannemerij, de zakelijke dienstverlening, de transport en logistiek en de horeca en detailhandel. In deze branches zijn late betalingen en onbetaalde facturen eerder regel dan uitzondering, door een combinatie van lange betaaltermijnen, dunne marges en een cultuur waarin het rekken van betalingen als normaal wordt gezien. Hieronder lees je waarom dat zo is, wat de gevolgen zijn en wat je eraan kunt doen.

Waarom betalen klanten in sommige sectoren vaker te laat?

Klanten betalen vaker te laat in sectoren waar lange betaaltermijnen gebruikelijk zijn, marges smal zijn of waar de klant een sterkere onderhandelingspositie heeft. In veel branches is het gewoon geworden om facturen pas na 60 of 90 dagen te betalen, ook als de afgesproken termijn 30 dagen is. Dat creëert een domino-effect: bedrijven betalen hun eigen leveranciers ook te laat omdat ze zelf wachten op inkomsten.

Daarnaast speelt de aard van de opdracht een rol. Bij projectmatig werk, zoals in de bouw of bij consultancy, is er vaak discussie over de oplevering of de kwaliteit. Die discussie wordt dan gebruikt als reden om de betaling uit te stellen, ook als de klacht niet terecht is. In sectoren met veel kleine transacties, zoals de horeca, zijn wanbetalers soms gewoon mensen of bedrijven die tijdelijk krap bij kas zitten en hopen dat de factuur wordt vergeten.

Welke sectoren hebben het meest te maken met wanbetalers?

De vier sectoren met de meeste wanbetalers in Nederland zijn de bouw en aannemerij, de zakelijke dienstverlening, transport en logistiek en de horeca en detailhandel. Dit zijn branches waar betalingsachterstanden structureel voorkomen en waar ondernemers regelmatig achter hun geld aan moeten.

Bouw en aannemerij

In de bouw zijn betaaltermijnen van 60 tot 90 dagen heel normaal. Aannemers en onderaannemers werken in lange ketens, waarbij iedereen wacht op de betaling van de partij boven hen. Discussies over meerwerk, oplevering of garanties geven opdrachtgevers een extra excuus om te wachten. Kleine aannemers en zzp’ers in de bouw zijn daardoor kwetsbaar: ze schieten materiaal en arbeidsuren voor, maar het geld komt pas veel later binnen.

Zakelijke dienstverlening

Consultants, marketingbureaus, IT-bedrijven en andere dienstverleners leveren een product dat niet altijd tastbaar is. Dat maakt het makkelijker voor klanten om de waarde te betwisten of de betaling uit te stellen. Facturen worden soms simpelweg onderaan de stapel gelegd, zeker als er geen duidelijke contractafspraken zijn over betaaltermijnen of de gevolgen van te late betaling.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Transport en logistiek

Transportbedrijven rijden de lading af en sturen daarna de factuur. In de praktijk betalen grote opdrachtgevers pas na 45 tot 60 dagen, terwijl de brandstof, het personeel en de lease al lang betaald zijn. Voor kleine transporteurs is dat een structureel cashflowprobleem. Bovendien is de concurrentie in deze sector zo groot dat bedrijven weinig durven te zeggen uit angst om opdrachten te verliezen.

Horeca en detailhandel

In de horeca en detailhandel zijn wanbetalers vaak leveranciers die niet betalen of zakelijke klanten die op rekening kopen. Marges zijn smal, de omloopsnelheid van geld is hoog en als een grote afnemer niet betaalt, kan dat direct problemen geven. Faillissementen in deze sector zijn dan ook relatief hoog, en dat maakt innen extra lastig.

Wat zijn de gevolgen van wanbetalers voor een bedrijf?

Wanbetalers raken direct je cashflow en daarmee het voortbestaan van je bedrijf. Als facturen niet betaald worden, kun je zelf je rekeningen niet meer op tijd betalen, raak je in de problemen met leveranciers en loopt je werkkapitaal vast. Voor kleine bedrijven en zzp’ers kan één grote onbetaalde factuur al genoeg zijn om in de problemen te komen.

Naast de financiële schade kost het achtervolgen van wanbetalers ook veel tijd en energie. Herinneringen sturen, bellen, mailen, dreigen met stappen en dan toch niets bereiken: het is frustrerend en het haalt je aandacht weg van je werk. En als je uiteindelijk besluit een vordering af te schrijven, ben je niet alleen het geld kwijt, maar ook de geleverde dienst of het geleverde product.

Er is ook een minder zichtbaar gevolg: de stress en onzekerheid die het meebrengt. Ondernemen is al spannend genoeg. Als je niet weet of je volgende maand je rekeningen kunt betalen omdat een klant niet betaalt, heeft dat invloed op je beslissingen en je welzijn.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij onbetaalde facturen?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt en niet meer reageert. Een vuistregel: heb je twee of drie keer herinnerd, is de betalingstermijn ruimschoots verstreken en is er geen betalingsregeling afgesproken? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen. Wachten kost je alleen maar meer geld en verkleint de kans op inning.

Veel ondernemers wachten te lang omdat ze de klantrelatie niet willen beschadigen. Dat is begrijpelijk, maar een professioneel incassobureau werkt altijd gericht op het behoud van die relatie. Een rechtszaak is echt het laatste middel, niet het eerste. Via binnenlandse incasso wordt eerst geprobeerd om in goed overleg tot betaling te komen, zonder dat het direct escaleert.

Let er bij het kiezen van een bureau op dat het geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau geeft je zekerheid over de manier van werken en de kwaliteit van het proces. Bekijk ook het volledige dienstenaanbod van een bureau voordat je kiest, zodat je weet of ze ook juridische stappen kunnen zetten als dat nodig is.

Hoe voorkom je wanbetalers in risicovolle sectoren?

Wanbetalers volledig voorkomen lukt niet, maar je kunt het risico flink verkleinen door scherpe afspraken te maken vóórdat je begint. Leg betaaltermijnen, rente bij te late betaling en incassokosten vast in je algemene voorwaarden en zorg dat de klant die accepteert. Stuur facturen direct na oplevering en stel automatische herinneringen in zodat je nooit vergeet te innen.

Andere manieren om het risico te beperken:

  • Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten, zodat je niet alles voorschiet
  • Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je met ze in zee gaat
  • Stuur facturen in termijnen bij langlopende projecten in plaats van alles achteraf
  • Wacht niet te lang met een herinnering sturen na het verstrijken van de betaaltermijn
  • Gebruik duidelijke taal in je factuur: vermeld de vervaldatum, het rekeningnummer en de gevolgen van niet-betalen

Voor bedrijven die veel facturen uitsturen of actief zijn in een van de risicovolle sectoren hierboven, is het ook slim om te kijken naar professioneel debiteurenbeheer. Dat hoeft niet duur te zijn en het scheelt je veel tijd en stress.

Hoe wij helpen bij onbetaalde facturen en wanbetalers

Bij Creman helpen we bedrijven in alle sectoren om sneller en effectiever hun geld te innen. Of je nu één onbetaalde factuur hebt of structureel te maken hebt met wanbetalers, wij nemen het proces van je over zodat jij je kunt focussen op je werk. Dit is wat we voor je doen:

  • Incasso binnenland en buitenland: we innen vorderingen in Nederland én in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Juristen in eigen huis: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren je altijd over de haalbaarheid
  • 24/7 inzage via een online portal: je ziet altijd precies wat de status is van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of te mailen
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je via ons eigen portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%
  • Uitbesteding debiteurenbeheer: we loggen in op jouw systeem en beheren je debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht. Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op als je wilt weten wat we voor jou kunnen betekenen.

Wat zijn de voordelen van goed debiteurenbeheer?

/door

Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat je sneller betaald wordt, minder cashflowtekorten ervaart en minder tijd kwijt bent aan achterstallige facturen. Het helpt je om financiële risico’s te beperken en je bedrijf gezond te houden, zonder dat je voortdurend achter klanten aan hoeft te bellen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over debiteurenbeheer, van de gevolgen van verwaarlozing tot de tools die je direct kunt inzetten.

Wat gebeurt er als je debiteurenbeheer verwaarloost?

Als je debiteurenbeheer verwaarloost, stapelen onbetaalde facturen zich op en raakt je cashflow verstopt. Je hebt misschien genoeg omzet op papier, maar niet genoeg geld op de rekening om je eigen rekeningen te betalen. Dat is een van de meest voorkomende redenen waarom gezonde bedrijven toch in de problemen komen.

Concreet betekent dit dat je:

  • moeite krijgt met het betalen van leveranciers en personeel
  • meer tijd kwijt bent aan achterstallige vorderingen dan aan je eigenlijke werk
  • klanten verliest die merken dat jij geen duidelijke betalingsstructuur hanteert
  • vorderingen laat verjaren doordat je te lang wacht met actie

Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Na 90 dagen daalt de kans op succesvolle inning aanzienlijk. Vroeg ingrijpen is dus niet alleen fijn, het is noodzakelijk om je bedrijf financieel gezond te houden.

Hoe verbetert goed debiteurenbeheer je cashflow?

Goed debiteurenbeheer verbetert je cashflow doordat je structureel eerder betaald wordt. Door duidelijke betalingstermijnen te hanteren, snel herinneringen te sturen en consequent op te volgen, verkort je de gemiddelde tijd tussen factuursturen en betaling. Dat geeft je meer financiële ruimte om te investeren, te groeien en rustig te slapen.

De impact is groter dan de meeste ondernemers verwachten. Een paar concrete maatregelen die direct helpen:

  • Stuur facturen direct na levering, niet aan het einde van de maand
  • Gebruik korte betalingstermijnen, standaard 14 dagen werkt beter dan 30 of 60
  • Stuur automatisch een herinnering op de dag dat een factuur vervalt
  • Bel na een week stilte, een kort telefoontje lost meer op dan drie e-mails
  • Houd je debiteurenlijst actueel en signaleer vroeg welke klanten structureel te laat betalen

Als je debiteurenbeheer wilt uitbesteden, kan CreMan direct inloggen op jouw systeem en het volledige proces overnemen, zonder dat jij iets hoeft in te richten. Zo houd je zelf grip op je bedrijf, terwijl het betalingsproces gewoon doorloopt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en incasso?

Debiteurenbeheer is het hele proces van het bewaken en opvolgen van openstaande facturen, van de eerste factuur tot en met de herinnering. Incasso begint pas als een klant ondanks meerdere aanmaningen niet betaalt en je een externe partij inschakelt om de vordering alsnog te innen. Het zijn dus twee fases in hetzelfde traject.

Een eenvoudige manier om het te onthouden:

  • Debiteurenbeheer is preventief en intern: je stuurt facturen, bewaakt termijnen en volgt op
  • Incasso is reactief en extern: je schakelt een bureau in als eigen pogingen niets opleveren

Veel ondernemers wachten te lang met de stap naar incasso, uit angst voor de klantrelatie of omdat ze niet weten wanneer het mag. Maar hoe eerder je een incassobureau inschakelt, hoe groter de kans op succes. Bekijk onze volledige diensten als je wilt weten welke stap in jouw situatie het meest logisch is.

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het is slim om debiteurenbeheer uit te besteden als je merkt dat je er zelf geen tijd voor hebt, als je debiteurenlijst groeit, of als dezelfde klanten steeds opnieuw te laat betalen. Uitbesteden is geen teken van zwakte, het is een slimme keuze waarmee je tijd en geld bespaart.

Signalen dat het tijd is om te overwegen:

  • Je besteedt meer dan een paar uur per week aan aanmaningen en telefoontjes
  • Je hebt meer dan 10 tot 15 openstaande facturen tegelijk
  • Je durft geen nieuwe opdrachten aan te nemen omdat je cashflow te krap is
  • Je hebt te maken met ziekteverzuim of personeelstekort op de financiële afdeling
  • Je doet zaken in het buitenland en weet niet hoe dat juridisch werkt

Voor internationale vorderingen geldt bovendien dat de lokale wet- en regelgeving sterk verschilt per land. Buitenlandse incasso vraagt om specifieke kennis van lokale procedures en taal, iets wat de meeste ondernemers zelf niet hebben.

Hoe bescherm je de klantrelatie tijdens het incassoproces?

Je beschermt de klantrelatie tijdens het incassoproces door professioneel, zakelijk en respectvol te communiceren, en door de toon vriendelijk te houden zolang dat mogelijk is. Een goede aanpak richt zich eerst op het oplossen van het probleem, niet op het beschadigen van de relatie.

Praktische manieren om dit te doen:

  • Stuur een vriendelijke herinnering voordat je een formele aanmaning stuurt
  • Bied een betalingsregeling aan als de klant aangeeft in de problemen te zitten
  • Laat een externe partij de aanmaning sturen, zodat de relatie tussen jou en de klant minder snel verslechtert
  • Kies voor een incassobureau dat ook gericht is op het behoud van de klantrelatie

Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. Een professioneel incassobureau weegt altijd af of juridische stappen zinvol zijn en adviseert je eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Welke tools helpen bij professioneel debiteurenbeheer?

De tools die het meest helpen bij professioneel debiteurenbeheer zijn facturatiesoftware met geautomatiseerde herinneringen, debiteurensoftware voor overzicht en opvolging, en portals die je real-time inzicht geven in de status van openstaande vorderingen. De combinatie van automatisering en persoonlijk contact werkt het best.

Handige categorieën om te overwegen:

  • Facturatieprogramma’s zoals Exact, Moneybird of Twinfield: automatiseren het versturen van facturen en herinneringen
  • Debiteurensoftware zoals DebCollect: geeft overzicht van alle openstaande posten en integreert met incassosystemen
  • Kredietinformatiediensten: geven inzicht in de kredietwaardigheid van klanten voordat je een opdracht aanneemt
  • SelfCollect: een portal waarmee je eenvoudige vorderingen zelf kunt afhandelen, zonder kosten, en waarbij je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%

Transparantie is ook een tool op zich. Via een eigen online portal heb je 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je altijd weet waar je aan toe bent, zonder te hoeven bellen of mailen.

Hoe wij helpen met professioneel debiteurenbeheer

Creman biedt een compleet pakket voor ondernemers die hun debiteurenbeheer professioneel willen aanpakken, zonder er zelf dagelijks mee bezig te zijn. Wat we voor je doen:

  • We loggen direct in op jouw systeem en nemen het volledige debiteurenbeheer over
  • Alles wat incasso vereist, pakken we automatisch op, van aanmaning tot gerechtelijke procedure
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren eerlijk over de haalbaarheid van elke zaak
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van al je dossiers via een eigen online portal
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
  • We zijn actief in Nederland en in het buitenland, waaronder België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken werken we snel en resultaatgericht

Wil je weten hoe Creman werkt en waarom meer dan 23 jaar ervaring het verschil maakt? Lees meer over ons. Of neem direct contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.

Wanneer loont het om zelf een incassozaak af te handelen?

/door

Zelf een incassozaak afhandelen loont als het gaat om een duidelijke, onbetwiste vordering op een klant die je al kent en waarbij het bedrag relatief beperkt is. In die gevallen kun je met de juiste aanpak en een goed hulpmiddel al veel bereiken zonder direct een bureau in te schakelen. Toch zijn er situaties waarin zelf incasseren meer risico met zich meebrengt dan het oplevert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wanneer je zelf aan de slag kunt en wanneer je beter professionele hulp inschakelt.

Welke incassozaken kun je zelf afhandelen?

Je kunt zelf een incassozaak afhandelen als de vordering duidelijk en onbetwist is, de debiteur in Nederland gevestigd is, het bedrag overzichtelijk is en er geen juridische complicaties spelen. Denk aan een klant die een factuur simpelweg niet heeft betaald, maar die je al langer kent en die niet ontkent dat hij een schuld heeft.

Concreet zijn dit de situaties die zich goed lenen voor zelfincasso:

  • Vorderingen tot een paar duizend euro op bekende klanten
  • Gevallen waarbij de debiteur wel wil betalen maar steeds uitstelt
  • Facturen waarbij geen discussie is over de geleverde dienst of het product
  • Situaties waarbij de klantrelatie nog intact is en je die wilt bewaren

Zodra een klant de vordering betwist, niet reageert of al langer in gebreke is, wordt het complexer. Dan heb je meer nodig dan een aanmaningsbrief.

Wat zijn de voordelen van zelf een incassozaak oppakken?

Zelf een incassozaak oppakken bespaart kosten, houdt de klantrelatie in jouw eigen handen en geeft je direct controle over de toon en aanpak. Voor eenvoudige vorderingen is het vaak de snelste weg naar betaling, zeker als je de debiteur persoonlijk kent.

De belangrijkste voordelen op een rij:

  • Lagere kosten: je betaalt geen of minder provisie aan een bureau
  • Snelle actie: je hoeft geen dossier over te dragen en kunt direct schakelen
  • Relatiebehoud: jij bepaalt zelf hoe direct of zacht je communiceert
  • Meer inzicht: je blijft zelf op de hoogte van elke stap in het proces

Dat gezegd hebbende: zelf incasseren kost ook tijd. En tijd is voor een ondernemer of ZZP’er vaak het schaarsste goed. Weeg dat eerlijk af voordat je eraan begint.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer is zelf incasseren toch te risicovol?

Zelf incasseren wordt te risicovol zodra de debiteur de vordering betwist, juridische kennis vereist is, het om een buitenlandse partij gaat of de schuldenaar al meerdere schuldeisers heeft. In die gevallen loop je het risico dat je fouten maakt die je positie verzwakken of de zaak onnodig verlengen.

Let op deze signalen dat zelfincasso niet verstandig is:

  • De debiteur ontkent de vordering of stelt de kwaliteit van je werk ter discussie
  • Het gaat om een bedrag dat je bedrijf echt raakt als het niet betaald wordt
  • De debiteur is gevestigd in het buitenland
  • Er zijn al eerder aanmaningen verstuurd zonder resultaat
  • Je hebt geen tijd om het proces actief te bewaken

In zulke gevallen is het verstandiger om een professioneel incassotraject te starten. Zeker als er juridische stappen nodig zijn, wil je iemand met kennis van zaken aan je zijde.

Hoe werkt een zelfincasso-portal zoals SelfCollect?

Een zelfincasso-portal zoals SelfCollect stelt je in staat om eenvoudige incassozaken zelf te starten en te begeleiden, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer dat nodig is. Je combineert zo de controle van zelfincasso met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Zo werkt het in de praktijk:

  1. Je meldt een openstaande vordering aan via de portal
  2. Je stuurt zelf de eerste brieven en legt contact met de debiteur
  3. Het bureau bewaakt de workflow en grijpt in als er geen reactie komt, bijvoorbeeld via een belactie
  4. Betaalt de debiteur? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug

Bij SelfCollect loopt dit terug tot 30% van de provisie die je anders volledig zou betalen. De portal is kosteloos in gebruik en kent geen inrichtingskosten. Het is een slimme tussenvorm voor wie grip wil houden op eenvoudige zaken zonder alles zelf te moeten uitzoeken.

Wat kost zelf incasseren ten opzichte van uitbesteden?

Zelf incasseren kost in principe geen directe provisie, maar wel tijd en energie. Uitbesteden kost een percentage van de vordering, maar levert je dat terug in ontzorging, snelheid en een hogere slagingskans. Welke optie goedkoper is, hangt af van de waarde van je tijd en de complexiteit van de zaak.

Bij vorderingen op particulieren gelden in Nederland wettelijke incassokosten op basis van de WIK-tabel:

  • Tot en met €2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende €2.500: 10%
  • Over de volgende €5.000: 5%
  • Over de volgende €190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Bij vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Belangrijk: deze kosten worden in de meeste gevallen doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als schuldeiser. Uitbesteden is daardoor financieel aantrekkelijker dan het op het eerste gezicht lijkt.

Wanneer schakel je alsnog een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat jouw eigen aanmaningen geen resultaat opleveren, de zaak juridisch complexer wordt of je merkt dat je er te veel tijd aan kwijt bent. Hoe eerder je die stap zet, hoe groter de kans op succesvolle inning.

Praktische momenten om over te stappen:

  • Na twee of drie aanmaningen zonder reactie of betaling
  • Als de debiteur de vordering plots betwist
  • Als je vermoedt dat de debiteur meerdere schuldeisers heeft
  • Als het om een buitenlandse debiteur gaat
  • Als de zaak juridische stappen vereist, zoals een dagvaarding

Kies daarbij altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Via het volledige dienstenaanbod van een erkend bureau kun je het hele traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie, in één hand leggen.

Hoe wij helpen bij zelf incasseren of uitbesteden

Bij Creman geloven we dat je als ondernemer zelf moet kunnen kiezen hoeveel controle je wilt houden over een incassozaak. Daarom bieden we meerdere manieren om samen te werken:

  • SelfCollect: start eenvoudige zaken zelf op via onze portal, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je tot 30% van de provisie terug. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
  • Volledige uitbesteding: wij nemen het dossier volledig over, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden het hele traject.
  • 24/7 inzage: via ons online portal heb je altijd real-time inzicht in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast.
  • Veilige geldstromen: alle betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Creman is opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en heeft een slagingspercentage van 93%. Leer ons beter kennen of neem direct contact op om te bespreken welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Hoe werkt effectief debiteurenbeheer in de praktijk?

/door

Effectief debiteurenbeheer betekent dat je openstaande facturen actief opvolgt via een vast proces: van een vriendelijke betalingsherinnering tot een formele aanmaning en, als het nodig is, een incassotraject. Voor ondernemers zonder creditcontroller is dat makkelijker gezegd dan gedaan. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over debiteurenbeheer, zodat je precies weet wat je wanneer kunt doen.

Wat zijn de stappen in een professioneel debiteurenbeheerproces?

Een professioneel debiteurenbeheerproces volgt een vaste volgorde: factuur versturen, herinnering sturen, aanmanen, incasso inschakelen en, als laatste stap, juridische stappen zetten. Elke stap heeft een eigen timing en aanpak. Hoe strakker je dit proces inricht, hoe groter de kans dat je je geld ontvangt zonder dat de klantrelatie eronder lijdt.

In de praktijk ziet een goed debiteurenbeheerproces er zo uit:

  1. Factuur versturen met een duidelijke betalingstermijn, bij voorkeur 14 of 30 dagen.
  2. Vriendelijke herinnering sturen zodra de betalingstermijn verstreken is. Houd de toon luchtig: mensen vergeten wel eens een factuur.
  3. Eerste aanmaning als er na de herinnering nog geen betaling volgt. Benoem hierin de openstaande bedragen en de uiterste betaaldatum.
  4. Tweede aanmaning met vermelding van incassokosten die in rekening worden gebracht als er niet wordt betaald.
  5. Incassobureau inschakelen als de debiteur na twee aanmaningen niet reageert of betaalt.
  6. Juridische procedure als buitengerechtelijke incasso niet het gewenste resultaat oplevert.

De sleutel zit in consistentie. Wie elke stap op een vast moment zet, laat zien dat hij serieus is. Debiteuren reageren beter op een helder en voorspelbaar proces dan op willekeurige herinneringen.

Wanneer is een factuur officieel te laat betaald?

Een factuur is officieel te laat betaald zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken en het bedrag niet op je rekening staat. Als je geen betalingstermijn hebt afgesproken, geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur voor zakelijke transacties. Bij consumenten geldt dezelfde termijn, tenzij je andere afspraken hebt gemaakt.

Vanaf het moment dat een factuur te laat is, heb je als schuldeiser het recht om wettelijke rente in rekening te brengen. Voor zakelijke transacties is dat de wettelijke handelsrente, die jaarlijks wordt vastgesteld. Voor consumenten geldt de gewone wettelijke rente, die lager ligt.

Praktisch gezien is het verstandig om niet direct op dag één na de vervaldatum actie te ondernemen. Geef je klant een paar dagen de ruimte en stuur dan een vriendelijke herinnering. Maar wacht niet te lang: hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger innen wordt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe bereken je wettelijke incassokosten bij een openstaande factuur?

De wettelijke incassokosten bereken je aan de hand van de hoogte van de vordering. Voor vorderingen op particulieren geldt de WIK-tabel (Wet Incassokosten), die vaste percentages per schijf voorschrijft. Voor zakelijke debiteuren zijn de incassokosten vrij overeen te komen, maar in de praktijk wordt vaak 15% over de hoofdsom gehanteerd.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren werkt als volgt:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Het minimumbedrag aan incassokosten is wettelijk vastgesteld op € 40. Heb je een vordering van € 500 op een particulier? Dan mag je 15% in rekening brengen, wat neerkomt op € 75. Voor zakelijke vorderingen hangt het af van je algemene voorwaarden. Staat daar een incassobeding in, dan kun je die kosten doorberekenen aan de debiteur.

Tip: zorg dat je algemene voorwaarden altijd van toepassing zijn op je facturen. Dat geeft je een sterkere positie als je incassokosten wilt verhalen.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int openstaande vorderingen buitengerechtelijk, via brieven, telefonisch contact en onderhandelingen. Een deurwaarder heeft de bevoegdheid om gerechtelijke bevelen te betekenen en beslag te leggen op bezittingen of inkomen van een debiteur. Dat laatste mag een incassobureau niet zelfstandig doen.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Het incassobureau probeert de zaak eerst buiten de rechter om op te lossen. Als dat niet lukt, schakelt het bureau een deurwaarder in voor de gerechtelijke fase. Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die je adviseren over wanneer die stap zinvol is en wat de kans van slagen is.

Kies je voor incasso in Nederland, dan is het handig om te weten dat een incassobureau met juridische kennis in eigen huis je het volledige traject uit handen kan nemen, van de eerste aanmaning tot aan de gerechtelijke executie.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een onbetaalde factuur?

Je schakelt een incassobureau in nadat je zelf minimaal één aanmaning hebt gestuurd en de debiteur niet heeft betaald of gereageerd. Wettelijk gezien moet je de debiteur eerst een laatste kans geven via een aanmaning met een termijn van minimaal 14 dagen. Pas daarna mogen incassokosten in rekening worden gebracht.

In de praktijk is het verstandig om een incassobureau in te schakelen als:

  • Je zelf al twee herinneringen of aanmaningen hebt gestuurd zonder resultaat.
  • De debiteur niet reageert op telefonisch contact.
  • De factuur al langer dan 60 tot 90 dagen openstaat.
  • Je vermoedt dat de debiteur betalingsproblemen heeft of de vordering betwist.

Wacht niet te lang. Hoe ouder een vordering, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Kies bovendien voor een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is die registratie wettelijk verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan strenge kwaliteitseisen en werkt transparant.

Hoe werkt debiteurenbeheer uitbesteden in de praktijk?

Debiteurenbeheer uitbesteden betekent dat een extern bureau jouw volledige debiteurenproces overneemt: van het versturen van facturen en herinneringen tot het opvolgen van betalingsachterstanden en het opstarten van incasso. Je hoeft zelf niets in te richten; het bureau werkt direct in jouw systeem.

Dit is een praktische oplossing voor ondernemers die geen tijd hebben om het debiteurenbeheer zelf bij te houden, of voor bedrijven die snel groeien en de debiteurenlijst niet meer overzien. Een goed bureau logt in op jouw administratiesysteem, bewaakt de betalingstermijnen en grijpt tijdig in. Alles wat incasso vereist, wordt automatisch opgepakt.

Via het volledige dienstenpakket van een creditmanagementbureau kun je ook kiezen voor een tussenvorm: eenvoudige vorderingen handel je zelf af via een tool als SelfCollect, terwijl complexere zaken worden overgedragen aan het bureau. Bij succesvolle inning via SelfCollect ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Uitbesteden is geen teken van zwakte. Het is een bewuste keuze om je tijd te besteden aan je eigen werk, terwijl een specialist zorgt dat je geld binnenkomt.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer

Bij CreMan nemen we het debiteurenbeheer volledig uit handen, van de eerste herinnering tot gerechtelijke executie als het zover moet komen. Dit is wat we voor je doen:

  • Volledig debiteurenbeheer op afstand: we loggen in op jouw systeem en beheren het debiteurenproces extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten.
  • Juristen in eigen huis: ze begeleiden het volledige traject en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak.
  • 24/7 inzage in je dossiers: via een eigen online portal zie je op elk moment de status van elke openstaande vordering.
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, tot 30%.
  • Internationale incasso: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.
  • Veilige geldstromen: alle ontvangen bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

CreMan is opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en haalt een slagingspercentage van 93%. Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op als je wilt weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen.

Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een incassodossier?

/door

De gemiddelde doorlooptijd van een buitengerechtelijk incassodossier is twee weken. Dat geldt voor zaken waarbij de debiteur reageert en betaalt na de eerste aanmaning of na contact. Zodra een zaak juridisch wordt, loopt de doorlooptijd op naar meerdere maanden. Welke factoren daarbij een rol spelen en wat je zelf kunt doen om het proces te versnellen, lees je hieronder.

Welke factoren bepalen hoe lang een incassodossier duurt?

De doorlooptijd van een incassodossier hangt vooral af van hoe snel de debiteur reageert en of die bereid is te betalen. Reageert iemand direct na de eerste aanmaning? Dan kan een zaak binnen enkele dagen zijn afgerond. Reageert iemand helemaal niet, of betwist die de vordering? Dan duurt het langer.

Andere factoren die de doorlooptijd beïnvloeden:

  • De hoogte van de vordering: Grotere bedragen leiden vaker tot discussie of betalingsregelingen, wat meer tijd kost.
  • De financiële situatie van de debiteur: Iemand die simpelweg geen geld heeft, betaalt niet snel, hoe goed het dossier ook is opgebouwd.
  • De kwaliteit van de documentatie: Een goed gedocumenteerde vordering met duidelijke facturen, contracten en betalingsherinneringen versnelt het proces aanzienlijk.
  • Of het gaat om een particulier of een bedrijf: Zakelijke debiteuren reageren soms sneller, maar kunnen ook meer juridische middelen inzetten om betaling uit te stellen.
  • De fase waarin je het dossier aanlevert: Hoe eerder je actie onderneemt na het verstrijken van de betalingstermijn, hoe groter de kans op een snelle afhandeling.

Kortom: de doorlooptijd is geen vaste waarde, maar het resultaat van meerdere variabelen. Hoe beter de voorbereiding, hoe sneller het traject.

Hoe lang duurt een buitengerechtelijk incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot vier weken. In dit traject stuurt het incassobureau aanmaningen, neemt het contact op met de debiteur en probeert het tot een betaling of betalingsregeling te komen, zonder tussenkomst van een rechter.

Voor eenvoudige vorderingen waarbij de debiteur reageert, kan dit zelfs sneller gaan. Via incasso in Nederland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, omdat we snel schakelen en direct contact opnemen met de debiteur.

Wil je eenvoudige vorderingen nog sneller en goedkoper afhandelen? Via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en leg je zelf het eerste contact, terwijl wij op de achtergrond meekijken en ingrijpen wanneer dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het traject niet alleen sneller, maar ook voordeliger.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoeveel langer duurt een gerechtelijke incassoprocedure?

Een gerechtelijke incassoprocedure duurt aanzienlijk langer dan een buitengerechtelijk traject. Afhankelijk van de rechtbank en de complexiteit van de zaak moet je rekenen op drie tot zes maanden, soms langer. Bij hoger beroep of executieproblemen kan een zaak jaren duren.

Een gerechtelijke procedure start wanneer de debiteur niet reageert op buitengerechtelijke aanmaningen, de vordering betwist, of simpelweg weigert te betalen. Het incassobureau of de jurist dient dan een dagvaarding in en de zaak wordt voorgelegd aan de kantonrechter of rechtbank.

Stappen in een gerechtelijk traject:

  1. Opstellen en uitbrengen van de dagvaarding
  2. Behandeling door de rechter (zitting of schriftelijke procedure)
  3. Vonnis
  4. Betekening van het vonnis
  5. Executie, bijvoorbeeld via loonbeslag of bankbeslag

Het is belangrijk dat je dit traject niet lichtzinnig ingaat. Juridische procedures brengen extra kosten met zich mee en de uitkomst is niet altijd zeker. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak. Soms is gedeeltelijke inning of zelfs afschrijven de betere keuze. Je weet dan vooraf waar je aan toe bent, in plaats van achteraf voor verrassingen te staan.

Wat kun je zelf doen om de doorlooptijd te verkorten?

Je kunt de doorlooptijd van een incassodossier verkorten door snel en goed voorbereid te handelen. Hoe eerder je een dossier aanlevert en hoe completer de documentatie is, hoe sneller een incassobureau aan de slag kan.

Concrete stappen die het verschil maken:

  • Stuur tijdig herinneringen: Wacht niet te lang na het verstrijken van de betalingstermijn. Elke week extra uitstel vergroot de kans dat een debiteur de vordering vergeet of bagatelliseert.
  • Bewaar alle communicatie: E-mails, facturen, contracten en betalingsafspraken vormen de basis van een sterk dossier. Hoe meer bewijs, hoe minder discussie.
  • Zorg voor duidelijke algemene voorwaarden: Hierin leg je de betalingstermijn, incassokosten en rente vast. Dat voorkomt discussie achteraf.
  • Schakel vroeg in: Een incassobureau inschakelen na de tweede herinnering is effectiever dan wachten tot een vordering al maanden oud is.
  • Lever een compleet dossier aan: Facturen, de overeenkomst, verstuurde herinneringen en eventuele reacties van de debiteur. Een volledig dossier bespaart tijd en vragen.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht als je wilt weten welke stappen wij voor je kunnen overnemen, van debiteurenbeheer tot juridische procedures.

Wanneer is een snelle doorlooptijd niet haalbaar?

Een snelle doorlooptijd is niet altijd haalbaar. Soms is de situatie simpelweg te complex of zijn er omstandigheden die het proces vertragen, buiten jouw invloed en die van het incassobureau.

Situaties waarbij je rekening moet houden met een langere doorlooptijd:

  • De debiteur betwist de vordering: Als iemand de factuur inhoudelijk aanvecht, moet dit eerst worden uitgezocht of aan de rechter worden voorgelegd. Dat kost tijd.
  • De debiteur is niet traceerbaar: Adreswijzigingen of het opzettelijk onvindbaar maken van een debiteur vertraagt het proces.
  • Er is sprake van faillissement: Bij een faillissement van de debiteur wordt de vordering ingediend bij de curator. De afhandeling kan dan jaren duren en leidt lang niet altijd tot volledige betaling.
  • Het gaat om een internationale vordering: Buitenlandse incassoprocedures kennen andere rechtsstelsels, talen en termijnen. Dat vraagt meer tijd en specifieke kennis.
  • De vordering is oud: Hoe ouder een openstaande factuur, hoe kleiner de kans op snelle betaling en hoe meer werk het kost om het dossier te reconstrueren.

In deze gevallen is het des te belangrijker om samen met een ervaren partij te bepalen wat de beste aanpak is: volledig innen, een schikking treffen of de vordering afschrijven.

Hoe wij helpen met een kortere doorlooptijd

Bij CreMan werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per buitengerechtelijk dossier en een slagingspercentage van 93%. Dat bereiken we door snel te schakelen, persoonlijk contact op te nemen met debiteuren en juristen in eigen huis te hebben die direct kunnen adviseren over de beste aanpak.

  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen, waarbij je tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106)
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft

Wil je weten hoe CreMan jouw dossier zo snel en effectief mogelijk oppakt? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.