Kun je een incassobureau stoppen als de klant alsnog betaalt?
Je hebt een incassobureau ingeschakeld en dan betaalt je klant alsnog. Goed nieuws, maar nu vraag je je af: wat doe je met de lopende incassoprocedure? Het korte antwoord: ja, je kunt een incassodossier stopzetten of intrekken, maar er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Denk aan de incassokosten die al zijn gemaakt en aan hoe je dit netjes afhandelt, zonder gedoe achteraf.
Kun je een incassoprocedure zomaar stoppen?
Ja, je kunt een lopende incassozaak op elk moment stopzetten. Als opdrachtgever heb je altijd het recht om een dossier in te trekken. Dit geldt zowel in de buitengerechtelijke fase als wanneer er al juridische stappen zijn gezet. Hoe eenvoudig dat is, hangt af van hoe ver de procedure al gevorderd is.
In de vroege fase, bijvoorbeeld als er alleen aanmaningen zijn verstuurd, is intrekken eenvoudig. Zodra er al kosten zijn gemaakt voor juridische stappen, zoals een dagvaarding, wordt het iets complexer. Het incassobureau heeft dan al werk verricht en mogelijk kosten voorgeschoten die terugbetaald moeten worden. Neem altijd direct contact op met je incassobureau zodra je weet dat de klant gaat betalen, zodat verdere stappen worden stilgelegd.
Wat gebeurt er als de klant betaalt nadat het incassobureau is ingeschakeld?
Als de klant betaalt nadat een incassobureau is ingeschakeld, wordt de hoofdsom voldaan, maar daarmee is de zaak nog niet per definitie gesloten. Het incassobureau heeft al kosten gemaakt voor het behandelen van het dossier. Die kosten zijn in principe voor rekening van de debiteur, niet voor jou als opdrachtgever.
In de praktijk zijn er twee scenario’s. De klant betaalt het volledige bedrag, inclusief de incassokosten. Dan is de zaak klaar en wordt het dossier gesloten. Of de klant betaalt alleen de oorspronkelijke factuur, zonder de incassokosten. Dan staat er nog een bedrag open en moet je beslissen hoe je daarmee omgaat. Via het incasso binnenland-traject houden we dit voor je bij en informeren we je over de exacte stand van zaken.
Wie betaalt de incassokosten als de klant alsnog betaalt?
De incassokosten zijn wettelijk voor rekening van de debiteur, niet voor jou als schuldeiser. Dit geldt in Nederland voor zowel vorderingen op particulieren als op bedrijven, mits je aan de wettelijke voorwaarden hebt voldaan, zoals het sturen van een correcte aanmaning met de juiste wettelijke tekst.
Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk geregeld via de WIK-tabel:
- Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Gangbaar is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je geen algemene voorwaarden met een incassobeding? Dan is het verstandig om dat alsnog te regelen voor toekomstige situaties.
Wat als de klant alleen het factuurbedrag betaalt maar niet de incassokosten?
Als de klant alleen de oorspronkelijke factuur betaalt maar de incassokosten niet voldoet, heb je nog steeds een openstaande vordering. Je hoeft dat niet zomaar te accepteren. De incassokosten zijn een rechtmatige vordering en je kunt die apart innen.
In dit geval kun je het dossier laten doorlopen voor het openstaande bedrag aan incassokosten. Je incassobureau kan dan specifiek voor dat resterende bedrag verdere stappen zetten. Je kunt er ook voor kiezen om de incassokosten kwijt te schelden, bijvoorbeeld om de klantrelatie te sparen. Dat is jouw keuze als opdrachtgever. Maar weet dat je er juridisch recht op hebt.
Hoe trek je een incassodossier officieel in?
Een incassodossier intrekken doe je door contact op te nemen met je incassobureau en aan te geven dat je de zaak wilt beëindigen. Dit kan telefonisch of via het online portaal. Het bureau stopt dan alle lopende acties en sluit het dossier administratief af.
Praktisch verloopt het als volgt:
- Informeer het incassobureau direct zodra de klant aangeeft te gaan betalen of zodra de betaling is binnengekomen.
- Controleer of alle kosten zijn voldaan, inclusief de incassokosten.
- Bevestig de intrekking schriftelijk, zodat je bewijs hebt dat het dossier is gesloten.
- Ontvang een eindafrekening van het incassobureau met een overzicht van wat is geïnd en wat er eventueel nog openstaat.
Via het overzicht van onze diensten zie je hoe we dossiers beheren en hoe je als opdrachtgever altijd 24/7 real-time inzage hebt in de status van je zaak via ons online portaal. Zo weet je op elk moment precies wat er speelt, zonder dat je hoeft te bellen voor een update.
Wat zijn de gevolgen van het stoppen van een incassoprocedure voor de klantrelatie?
Het stoppen van een incassoprocedure heeft in de meeste gevallen een positief effect op de klantrelatie, mits je het goed afhandelt. De klant heeft betaald, jij trekt de zaak in, en daarmee is het conflict feitelijk opgelost. Hoe je dat communiceert, bepaalt of de relatie hersteld kan worden.
Een paar dingen om rekening mee te houden: laat het incassobureau de formele communicatie afhandelen, zodat jij als ondernemer niet zelf in een lastige positie komt. Stuur na afronding eventueel zelf een kort, zakelijk bericht dat de zaak is gesloten. En bedenk of je in de toekomst betere betalingsafspraken wilt maken met deze klant, zoals kortere betalingstermijnen of een aanbetaling vooraf.
Het inschakelen van een incassobureau hoeft een klantrelatie niet te beschadigen. Professioneel optreden, met duidelijke communicatie en een respectvolle aanpak, laat juist zien dat je serieus bent over je bedrijfsvoering.
Hoe wij helpen als je een incassodossier wilt stoppen of afronden
Bij CreMan begrijpen we dat een incassoprocedure soms sneller eindigt dan verwacht, namelijk omdat de klant alsnog betaalt. Dat is precies zoals het hoort. Wij zorgen ervoor dat het afsluiten van een dossier soepel verloopt en dat je nooit voor verrassingen komt te staan.
- Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via ons online portaal, zodat je altijd weet wat er speelt
- Onze juristen in eigen huis adviseren je over wat er nog openstaat, ook als de klant alleen de hoofdsom heeft betaald
- Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de regie houden en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
- We werken met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
Wil je weten hoe we werken of heb je een lopende zaak die je wilt bespreken? Lees meer over wie we zijn en hoe we te werk gaan of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.
