Welke signalen wijzen op een klant die niet gaat betalen?

Een klant die niet gaat betalen, geeft dat zelden ineens aan. De signalen zijn er vaak al vóór de vervaldatum: trage reacties op e-mails, wisselende contactpersonen, vage antwoorden op vragen over de betaaltermijn of een plotselinge stilte na het sturen van de factuur. Wie deze patronen vroeg herkent, kan op tijd bijsturen.

Andere veelvoorkomende waarschuwingssignalen zijn:

• Onduidelijkheid over wie de factuur goedkeurt binnen het bedrijf van de klant
• Herhaaldelijk vragen om uitstel, ook bij kleinere bedragen
• Klachten over de geleverde dienst of het product die pas na de factuurdatum opduiken
• Berichten over reorganisaties, wisselingen in het management of financiële problemen in het nieuws of via via
• Betalingen die steeds later binnenkomen, zelfs als de klant vroeger altijd op tijd betaalde

Een enkel signaal hoeft niets te betekenen, maar een combinatie van meerdere van deze punten is een reden om proactief contact op te nemen. Niet om de relatie onder druk te zetten, maar om duidelijkheid te krijgen voordat de factuur vervalt.

Welke klanttypen lopen het hoogste betalingsrisico?

Niet elke klant brengt hetzelfde risico met zich mee. Klanttypen met het hoogste betalingsrisico zijn nieuwe klanten zonder bewezen betalingshistorie, bedrijven in sectoren met krappe marges zoals de horeca of bouw, en eenmanszaken of kleine ondernemingen zonder financiële buffer. Ook klanten die via een tussenpersoon zijn binnengekomen en waarbij je geen directe relatie hebt, vragen extra aandacht.

Daarnaast zijn er specifieke situaties die het risico verhogen:

• Klanten die snel akkoord gaan met hoge bedragen zonder onderhandeling, terwijl hun bedrijfsomvang dat niet rechtvaardigt
• Bedrijven met een hoog personeelsverloop, wat kan wijzen op interne instabiliteit
• Klanten in een groeifase die meer verplichtingen aangaan dan ze kunnen dragen
• Buitenlandse klanten waarbij je minder zicht hebt op de financiële situatie en de lokale wetgeving rondom incasso verschilt

Bij internationale opdrachtgevers is het risico extra complex, omdat een eventuele incassoprocedure in een ander land andere regels volgt. CreMan is actief in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en bedient opdrachtgevers in zes talen, wat juist bij buitenlandse debiteuren een groot verschil maakt.

Hoe herken je een risicovolle klant vóór je een opdracht aanneemt?

Een risicovolle klant herken je vóór de opdracht door een combinatie van due diligence en gezond verstand. Controleer de bedrijfsregistratie bij de Kamer van Koophandel, vraag naar referenties bij grotere opdrachten en let op hoe de klant communiceert tijdens de offertefase. Haast, onduidelijkheid over de opdrachtgever of druk om snel te starten zonder schriftelijke afspraken zijn rode vlaggen.

Concrete stappen die je kunt zetten vóór de eerste factuur:

1. Controleer de KvK-inschrijving en kijk of het bedrijf actief is en al enige tijd bestaat
2. Vraag een vooruitbetaling of aanbetaling bij nieuwe klanten of grote opdrachten
3. Leg betalingstermijnen en rente bij te late betaling vast in je algemene voorwaarden of de offerte
4. Zoek online naar reviews of ervaringen van andere leveranciers met dit bedrijf
5. Vertrouw op je gevoel bij klanten die onduidelijk zijn over wie de beslissingen neemt of wie de factuur ontvangt

Goede voorbereiding is de goedkoopste manier om betalingsproblemen te voorkomen. Hoe meer je weet over een klant vóór de opdracht begint, hoe minder je achteraf hoeft te regelen.

Wat kun je doen als een klant al eerder te laat betaalde?

Als een klant al eerder te laat betaalde, is dat de sterkste voorspeller voor toekomstig gedrag. De meest effectieve aanpak is: scherpere betalingsafspraken maken vóór de volgende opdracht, kortere betalingstermijnen hanteren en actief opvolgen zodra de vervaldatum nadert. Wacht niet tot de factuur al weken openstaat.

Praktische maatregelen bij een klant met een wisselende betalingshistorie:

• Verlaag de betalingstermijn van 30 naar 14 dagen
• Stuur een vriendelijke betalingsherinnering al een paar dagen voor de vervaldatum
• Vraag bij grotere opdrachten een deelbetaling vooraf
• Leg in de opdrachtbevestiging vast dat bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht

Dit is ook het moment om te bepalen of je de samenwerking wilt voortzetten. Een klant die structureel te laat betaalt, kost je niet alleen geld, maar ook tijd en energie. Soms is het verstandiger om de relatie af te bouwen dan om steeds opnieuw achter je geld aan te gaan.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een openstaande factuur?

Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere aanmaningen niet betaalt en niet reageert, of wanneer de betalingsachterstand oploopt en je geen zicht meer hebt op wanneer het geld binnenkomt. Als vuistregel geldt: na twee aanmaningen met een redelijke reactietermijn en nog steeds geen betaling, is het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Eerder ingrijpen loont. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Een incassobureau heeft meer middelen en ervaring om een debiteur in beweging te krijgen dan de gemiddelde ondernemer die het er zelf naast doet.

Wil je de drempel laag houden? Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten, kosteloos en met ondersteuning op de achtergrond. Lukt het niet, dan schakel je eenvoudig op naar een volledig incassotraject. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Let er bij de keuze van een incassobureau op dat het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, gedragsregels en klachtafhandeling, wat jou als opdrachtgever extra zekerheid geeft.

Hoe CreMan helpt bij risicovolle klanten en openstaande facturen

CreMan ondersteunt ondernemers in het hele traject, van het herkennen van betalingsrisico’s tot het innen van hardnekkige vorderingen. Of je nu een enkele factuur hebt die te lang openstaat of structureel wilt werken aan een strakker debiteurenbeheer: CreMan biedt een oplossing die past bij jouw situatie.

Wat CreMan concreet voor je doet:

• Volledig incassotraject van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis die altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak
• 24/7 inzage in de status van al je dossiers via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast over wat er gebeurt
• SelfCollect voor eenvoudige zaken die je zelf wilt afhandelen, kosteloos en met de mogelijkheid om bij succes een deel van de incassoprovisie terug te verdienen
• Internationale incasso in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft

CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106 en voldoet daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden. Wil je weten wat CreMan voor jouw specifieke situatie kan betekenen? Bekijk het volledige dienstenaanbod van CreMan en neem vrijblijvend contact op.

Het bericht Welke klanten verdienen extra aandacht voordat een factuur vervalt? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Hoe lang mag je wachten voordat je een aanmaning stuurt?

Je mag een aanmaning sturen zodra een factuur de afgesproken betaaltermijn heeft overschreden. Er is geen wettelijke minimumwachttijd. Als je factuur een betalingstermijn van 30 dagen heeft en die termijn is verstreken, kun je de volgende dag al een aanmaning sturen.

In de praktijk sturen de meeste ondernemers eerst een vriendelijke betalingsherinnering, een dag of twee nadat de termijn is verstreken. Reageert de klant niet? Dan volgt de formele aanmaning. Wettelijk gezien is die aanmaning belangrijk: pas na een schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mag je incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Die verplichting staat in de Wet Incassokosten (WIK).

Voor zakelijke debiteuren gelden soepelere regels. Als je algemene voorwaarden een renteclausule bevatten, kun je soms al eerder aanspraak maken op rente en kosten. Het loont dus om je algemene voorwaarden op orde te hebben voordat je überhaupt een factuur verstuurt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt buiten de rechtbank om en probeert een schuld te innen via brieven, telefoongesprekken en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken te executeren, zoals het leggen van beslag op bezittingen of bankrekeningen.

Het grote verschil zit in de bevoegdheden. Een incassobureau kan geen beslag leggen en heeft geen toegang tot officiële registers zoals het Kadaster of de Basisregistratie Personen. Een deurwaarder wel. Maar een deurwaarder kan pas in actie komen als er een rechterlijk vonnis ligt. Zonder vonnis heb je aan een deurwaarder weinig.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Wordt de schuld buitengerechtelijk niet betaald, dan schakelt het bureau over naar een juridische procedure. Als de rechter je in het gelijk stelt, wordt de deurwaarder ingeschakeld om het vonnis te executeren. De twee werken dus achter elkaar, niet naast elkaar.

Wanneer schakel je een incassobureau in na een aanmaning?

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra je eigen aanmaningen geen resultaat hebben opgeleverd. In de praktijk is dat moment aangebroken als de debiteur niet reageert op je herinnering én de formele aanmaning, of als er wel contact is maar geen betaling volgt.

Er is geen vaste termijn die je moet afwachten. Wel is het verstandig om minimaal één schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen te hebben verstuurd, zodat je recht hebt op incassokosten bovenop de hoofdsom. Heb je dat gedaan en blijft betaling uit? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Kies daarbij een geregistreerd bureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt. Je kunt dit eenvoudig verifiëren via het register van Justis.

Als je twijfelt of een zaak het waard is om door te zetten, is het nuttig om met een bureau te spreken dat juristen in huis heeft. Die kunnen je direct adviseren over de haalbaarheid van je vordering, zodat je geen tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans van slagen heeft. Je kunt ook bekijken of een incassotraject binnenland past bij jouw situatie voordat je een beslissing neemt.

Hoe werkt een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland?

Een gerechtelijke incassoprocedure begint met een dagvaarding: een officieel document waarmee je de debiteur oproept om voor de rechter te verschijnen. De dagvaarding wordt betekend door een deurwaarder en bevat de vordering, de onderbouwing en de datum van de rechtszitting.

Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Daarboven gaat de zaak naar de rechtbank en is rechtsbijstand verplicht. De rechter beoordeelt de zaak en doet uitspraak. Als je in het gelijk wordt gesteld, ontvang je een vonnis. Met dat vonnis in handen kun je overgaan tot executie.

De procedure duurt gemiddeld enkele maanden, afhankelijk van de werkdruk van de rechtbank en of de debiteur verweer voert. Voert de debiteur geen verweer? Dan volgt er vaak een verstekvonnis, wat sneller gaat. Het is verstandig om een jurist te betrekken die het volledige traject kent, van het opstellen van de dagvaarding tot aan de zitting, zodat je geen fouten maakt die de zaak vertragen of verzwakken. Bekijk het volledige dienstenoverzicht voor een beeld van wat er per stap mogelijk is.

Wat houdt gerechtelijke executie precies in?

Gerechtelijke executie is de fase waarin een vonnis daadwerkelijk ten uitvoer wordt gelegd. De deurwaarder heeft na een rechterlijk vonnis de bevoegdheid om beslag te leggen op bezittingen, bankrekeningen of inkomen van de debiteur, om zo de schuld alsnog te innen.

Er zijn verschillende vormen van executie:

• Bankbeslag: de deurwaarder bevriest de bankrekening van de debiteur en incasseert het verschuldigde bedrag direct.
• Loonbeslag: een deel van het salaris of inkomen van de debiteur wordt periodiek ingehouden.
• Beslag op roerende zaken: de deurwaarder kan spullen in beslag nemen en laten veilen.
• Beslag op onroerend goed: bij grotere vorderingen is het mogelijk beslag te leggen op een woning of bedrijfspand.

Executie is het zwaarste middel en wordt alleen ingezet als de debiteur na het vonnis nog steeds niet betaalt. Het is geen garantie dat je je geld ook daadwerkelijk terugkrijgt: als de debiteur geen verhaalsmogelijkheden heeft, zit er niets te executeren. Een goede jurist adviseert je vooraf over de kans op succes en of executie in jouw geval realistisch is.

Wat kost het incassoproces van aanmaning tot executie?

De kosten van het incassoproces hangen af van de fase waarin je zit en of je te maken hebt met een particuliere of zakelijke debiteur. Bij buitengerechtelijke incasso gelden voor vorderingen op particulieren de wettelijk vastgelegde tarieven uit de WIK-tabel. Die kosten worden in rekening gebracht bij de debiteur, niet bij jou als schuldeiser.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er als volgt uit:

• Tot en met €2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende €2.500: 10%
• Over de volgende €5.000: 5%
• Over de volgende €190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Als de zaak naar de rechter gaat, komen daar griffierechten en eventuele advocaatkosten bij. Bij een veroordelend vonnis worden de proceskosten vaak (deels) doorgelegd aan de verliezende partij.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten laag houden? Dan is het interessant om te weten dat je via SelfCollect de eerste stappen zelf kunt zetten. Je verstuurt zelf de brieven, en als de inning slaagt, krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe wij helpen van aanmaning tot executie

Bij Creman begeleiden we het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Dat doen we met juristen in eigen huis die je altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit onnodig geld uitgeeft aan een procedure die weinig kans van slagen heeft.

• Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: zelf afhandelen, kosteloos, en bij succes een deel van de provisie terug
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106), volledig compliant met de wetgeving van 2024
• Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten hoe Creman werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer over ons. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Het bericht Wat zijn de 5 stappen van aanmaning tot gerechtelijke executie? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer is een gerechtelijke incassoprocedure nodig?

Een gerechtelijke incassoprocedure is nodig wanneer het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Dat betekent: de debiteur heeft meerdere aanmaningen ontvangen, de wettelijke termijnen zijn verstreken, maar er is nog steeds niet betaald en er is geen betalingsregeling getroffen. Op dat punt is de volgende stap een rechtszaak.

In de praktijk gaat het buitengerechtelijke traject vooraf aan elke gerechtelijke procedure. Dat traject bestaat uit een of meerdere aanmaningen, gevolgd door een formele sommatie. Pas als dat niets oplevert, is het zinvol om naar de rechter te stappen. Hoe groter de vordering, hoe eerder het de moeite waard is om dit traject in te zetten. Bij kleine bedragen wegen de kosten soms zwaarder dan de opbrengst, dus het is verstandig om vooraf goed te laten beoordelen of een zaak kansrijk is.

Het is ook relevant om te weten of de debiteur solvabel is. Een vonnis halen is één ding, maar als de debiteur geen verhaalsmogelijkheden heeft, schiet je er weinig mee op. Een goede beoordeling van de haalbaarheid vooraf bespaart je tijd, geld en energie. Via onze diensten voor kredietinformatie kun je vooraf inzicht krijgen in de financiële positie van een debiteur.

Wat zijn de stappen in een gerechtelijke incassoprocedure?

Een gerechtelijke incassoprocedure verloopt in een vaste volgorde: eerst een dagvaarding, dan een zitting bij de rechter, vervolgens een vonnis en tot slot executie als de debiteur nog steeds niet betaalt. Elke stap heeft zijn eigen regels en doorlooptijden.

1. Dagvaarding: Een deurwaarder dagvaardt de debiteur officieel. Dit is de formele oproep om voor de rechter te verschijnen.
2. Zitting: De rechter behandelt de zaak. Bij een onbetwiste vordering is dit vaak een snelle procedure. Bij verweer van de debiteur kan het langer duren.
3. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als je in het gelijk wordt gesteld, heb je een executoriale titel.
4. Executie: Met het vonnis kan de deurwaarder overgaan tot dwangmaatregelen, zoals loonbeslag, bankbeslag of beslaglegging op roerende en onroerende zaken.

Voor vorderingen tot en met 25.000 euro geldt een vereenvoudigde kantonprocedure. Je hebt daarvoor geen advocaat nodig, wat de kosten drukt. Bij hogere bedragen is de rechtbank bevoegd en is een advocaat verplicht.

Wat kost een gerechtelijke incassoprocedure?

De kosten van een gerechtelijke incassoprocedure bestaan uit griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele advocaatkosten. Bij vorderingen tot 25.000 euro heb je geen advocaat nodig, wat de totale kosten aanzienlijk lager houdt. Als je de zaak wint, worden de proceskosten doorgaans op de verliezende partij verhaald.

Naast de proceskosten spelen ook de incassokosten een rol. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgestelde tarieven op basis van de WIK-tabel:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. Het is slim om je algemene voorwaarden hierop goed in te richten, zodat je bij een juridisch traject altijd een stevige basis hebt.

Hoe lang duurt een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland?

Een gerechtelijke incassoprocedure duurt in Nederland gemiddeld drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit van de zaak en of de debiteur verweer voert. Een onbetwiste vordering via de kantonrechter is vaak sneller afgehandeld dan een zaak waarbij de debiteur actief bezwaar maakt.

Houd er rekening mee dat de rechtbanken in Nederland regelmatig te maken hebben met een volle agenda. De doorlooptijd kan daardoor oplopen. Als de debiteur verweer voert, volgt er een schriftelijke ronde van conclusies en mogelijk een nieuwe zitting, wat extra tijd kost. Na het vonnis is de executiefase een aparte stap die ook tijd vraagt, zeker als de deurwaarder meerdere pogingen moet ondernemen om beslag te leggen.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder bij gerechtelijke incasso?

Een incassobureau handelt het buitengerechtelijke traject af: aanmaningen sturen, onderhandelen en proberen tot een betalingsregeling te komen. Een deurwaarder heeft als enige de bevoegdheid om een gerechtelijke procedure te starten en een vonnis te executeren. Bij gerechtelijke incasso werken beide partijen vaak samen.

Het incassobureau bereidt het dossier voor en zorgt dat alles juridisch klopt. De deurwaarder neemt het over zodra de rechter eraan te pas moet komen. Veel incassobureaus werken nauw samen met vaste deurwaarderskantoren, zodat de overgang soepel verloopt en jij als opdrachtgever niet zelf hoeft te schakelen.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer altijd of het bureau waarmee je werkt aan deze eis voldoet. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Kan een incassobureau de gerechtelijke procedure volledig overnemen?

Een incassobureau kan de gerechtelijke procedure niet zelfstandig voeren, maar kan het volledige proces wel coördineren en begeleiden. Het bureau werkt samen met een deurwaarder en, bij hogere vorderingen, een advocaat. Voor jou als opdrachtgever betekent dit dat je bij één partij terechtkunt voor het hele traject.

Een goed incassobureau heeft juristen in huis die het dossier beoordelen, adviseren over de haalbaarheid en de samenwerking met de deurwaarder of advocaat coördineren. Zo hoef je als ondernemer niet zelf te begrijpen hoe een dagvaarding werkt of wanneer je een advocaat nodig hebt. Dat wordt voor je geregeld. Via gerechtelijke incasso binnenland kun je zien hoe dit traject er in de praktijk uitziet.

Hoe wij helpen bij een gerechtelijke incassoprocedure

Bij CreMan begeleiden we het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. We hebben juristen in huis die jouw dossier beoordelen, adviseren over de haalbaarheid en het hele juridische proces coördineren. Je hoeft zelf nergens achteraan te bellen.

• Juristen in eigen huis die het dossier van begin tot eind begeleiden en altijd eerlijk adviseren over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
• Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in het buitengerechtelijke traject
• 24/7 inzage in de status van jouw dossier via een eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106, volledig conform de wettelijke eisen van 2024

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is en wat de beste aanpak is? Lees meer over CreMan of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Het bericht Hoe start je een gerechtelijke incassoprocedure in Nederland? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en juridische incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat je doet voordat een rechter eraan te pas komt: aanmaningen, betalingsregelingen treffen en onderhandelen met de debiteur. Juridische incasso begint op het moment dat je een gerechtelijke procedure start, bijvoorbeeld via een dagvaarding. Het grote verschil zit in de betrokkenheid van de rechter en de bijkomende kosten en doorlooptijd.

Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechtbank. Dat is sneller, goedkoper en minder belastend voor de zakelijke relatie. De meeste vorderingen worden in dit stadium al opgelost. Pas als de debiteur blijft weigeren of niet reageert, wordt de stap naar de rechter overwogen.

Bij juridische incasso vraagt een rechter de debiteur officieel te betalen. Als de rechter je gelijk geeft, ontvang je een vonnis. Dat vonnis geeft je het recht om de schuld te laten invorderen, bijvoorbeeld via loonbeslag of beslag op bankrekeningen. Dit traject is effectief, maar vergt meer tijd en voorbereiding.

Wanneer is buitengerechtelijke incasso niet meer voldoende?

Buitengerechtelijke incasso schiet tekort wanneer de debiteur stelselmatig niet reageert, betalingsafspraken niet nakomt of actief aangeeft niet te willen betalen. Op dat moment bieden aanmaningen en telefoontjes geen toegevoegde waarde meer en is een gerechtelijke stap de logische vervolgstap.

Praktisch gezien zijn er een paar signalen die aangeven dat het tijd is om door te schakelen:

• De debiteur heeft meerdere aanmaningen ontvangen en reageert niet
• Er is een betalingsregeling afgesproken, maar die wordt niet nagekomen
• De debiteur betwist de vordering zonder inhoudelijke grond
• De schuld is hoog genoeg om de kosten van een procedure te rechtvaardigen
• Er zijn aanwijzingen dat de debiteur vermogen heeft, maar betaling bewust uitstelt

Via incasso binnenland wordt altijd eerst gekeken of een buitengerechtelijk traject nog kans van slagen heeft voordat juridische stappen worden aanbevolen.

Hoe verloopt een juridische incassoprocedure stap voor stap?

Een juridische incassoprocedure begint met een dagvaarding en eindigt met een vonnis dat, indien nodig, via gerechtelijke executie wordt afgedwongen. Tussen die twee momenten doorloopt de zaak een aantal vaste stappen die afhangen van de hoogte van de vordering en de houding van de debiteur.

Zo ziet het traject er in de praktijk uit:

1. Laatste buitengerechtelijke aanmaning: voordat je naar de rechter gaat, stuur je een formele sommatie met een laatste betalingstermijn.
2. Dagvaarding: een deurwaarder betekent de dagvaarding aan de debiteur. Hierin staat wat er gevorderd wordt en wanneer de zaak dient.
3. Zitting bij de kantonrechter of rechtbank: voor vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Daarboven gaat het naar de rechtbank.
4. Vonnis: de rechter doet uitspraak. Als je gelijk krijgt, ontvang je een executoriale titel.
5. Executie: met het vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bezittingen, bankrekeningen of loon van de debiteur.

De totale doorlooptijd van een gerechtelijke procedure varieert van enkele weken bij een verstekvonnis (wanneer de debiteur niet verschijnt) tot meerdere maanden bij een inhoudelijk verweer.

Wat zijn de kosten van een juridische incassoprocedure?

De kosten van een juridische incassoprocedure bestaan uit griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele advocaat- of juristenkosten. Het goede nieuws is dat deze kosten bij een gewonnen zaak vaak op de debiteur worden verhaald. Toch is het verstandig om van tevoren te beoordelen of de vordering hoog genoeg is om de procedure financieel zinvol te maken.

Voor de buitengerechtelijke fase gelden vaste incassokosten op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op particulieren geldt:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd. Zodra de zaak juridisch wordt, komen daar de gerechtelijke kosten bovenop, maar bij een gewonnen vonnis worden deze doorgaans teruggevorderd van de debiteur.

Wat als de schuldenaar geen verhaal biedt?

Als de schuldenaar geen verhaal biedt, betekent een gewonnen vonnis helaas niet automatisch dat je het geld ook ontvangt. Wanneer iemand geen inkomen, spaargeld of bezittingen heeft waarop beslag gelegd kan worden, blijft de vordering openstaan. In dat geval is het verstandig om de zaak tijdelijk te parkeren en de situatie van de debiteur periodiek te monitoren.

Een goed incassobureau adviseert je altijd eerlijk over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen via een schikking, of afschrijven. Dat laatste klinkt vervelend, maar voorkomt dat je geld en energie steekt in een procedure die niets oplevert. Kredietinformatie over de debiteur, zoals inzicht in zijn financiële positie, helpt om die afweging goed te maken voordat je de juridische stap zet.

Wanneer schakel je een jurist in plaats van alleen een incassobureau in?

Je schakelt een jurist in wanneer de debiteur de vordering betwist, de zaak juridisch complex is, of wanneer je een gerechtelijke procedure wilt starten. Een incassobureau zonder juristen kan aanmanen en onderhandelen, maar zodra er een rechter aan te pas komt, heb je juridische expertise nodig. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen het volledige traject verzorgen zonder dat je meerdere partijen hoeft in te schakelen.

Een jurist voegt waarde toe in situaties als:

• De debiteur betwist de vordering en er is een inhoudelijk verweer
• Je twijfelt of je algemene voorwaarden juridisch waterdicht zijn
• Je overweegt een dagvaarding en wilt weten of de zaak haalbaar is
• De vordering loopt via een buitenlandse partij en er gelden andere rechtsstelsels
• Je wilt mediation inzetten als alternatief voor een rechtszaak

Het voordeel van een bureau dat juridische kennis in huis heeft, is dat je van aanmaning tot executie bij één partij terechtkunt. Dat scheelt tijd, miscommunicatie en onnodige kosten. Bekijk het volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen wij kunnen begeleiden.

Hoe wij helpen bij juridische incasso

Bij Creman hoef je voor juridische incasso niet te schakelen tussen een incassobureau, een advocaat en een deurwaarder. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en geven je altijd eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak. Zo weet je vooraf wat je kunt verwachten en voorkom je verrassingen.

• Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
• Eerlijk advies over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
• 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland
• Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten of juridische incasso in jouw situatie de juiste stap is? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Het bericht Wanneer is juridische incasso de juiste stap? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Mag je wettelijke rente en incassokosten doorberekenen aan je klant?

Ja, zodra een factuur niet op tijd betaald wordt, heb je het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen. De wettelijke rente gaat automatisch lopen zodra de betalingstermijn is verstreken. Incassokosten mag je doorberekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd met een laatste betaaltermijn van veertien dagen.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

• Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Zorg dus dat je algemene voorwaarden duidelijk zijn opgesteld en dat je klant ze heeft ontvangen en geaccepteerd. Dat is de basis waarop je deze kosten kunt verhalen.

Heb je het recht om levering of diensten op te schorten bij een openstaande factuur?

Ja, als een klant een openstaande factuur niet betaalt, mag je je eigen verplichtingen opschorten. Dit recht heet het opschortingsrecht en is geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Je hoeft dus niet te blijven leveren als de wederpartij haar kant van de overeenkomst niet nakomt.

Praktisch betekent dit dat je nieuwe opdrachten, leveringen of diensten tijdelijk mag stopzetten totdat de openstaande vordering is voldaan. Wel is het verstandig om dit schriftelijk aan te kondigen, zodat je achteraf kunt aantonen dat je de klant op de hoogte hebt gesteld. Het opschortingsrecht geldt in principe bij elke wederkerige overeenkomst, maar controleer altijd of er in het contract of de algemene voorwaarden specifieke afspraken zijn gemaakt die dit recht beperken of uitbreiden.

Houd er rekening mee dat opschorten een tijdelijke maatregel is. Het lost de openstaande schuld niet op, maar het geeft je een stevige onderhandelingspositie en voorkomt dat je verdere schade oploopt door te blijven werken zonder betaling.

Wanneer mag je een contract ontbinden vanwege wanbetaling?

Je mag een contract ontbinden als de andere partij tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, en dat tekortschieten niet meer hersteld kan worden of de klant na een ingebrekestelling alsnog in verzuim blijft. Wanbetaling is zo’n tekortkoming. Ontbinding is een vergaande stap en heeft gevolgen voor beide partijen.

Voordat je tot ontbinding overgaat, stuur je de klant een ingebrekestelling: een schriftelijke mededeling waarin je een redelijke termijn geeft om alsnog te betalen. Doet de klant dat niet, dan is er sprake van verzuim en mag je de overeenkomst ontbinden. Na ontbinding vervallen de wederzijdse verplichtingen voor de toekomst, maar al geleverde prestaties moeten wel worden verrekend of teruggedraaid.

Ontbinding is dus geen automatische stap na een gemiste betaling. Het is een juridische maatregel die je zorgvuldig moet voorbereiden. Laat je bij twijfel adviseren over de haalbaarheid en de gevolgen voordat je deze stap zet.

Wat is het recht op eigendomsvoorbehoud en hoe beschermt het je?

Het eigendomsvoorbehoud houdt in dat geleverde goederen juridisch jouw eigendom blijven totdat de klant volledig heeft betaald. Je kunt dit recht inroepen als je het van tevoren hebt vastgelegd in je algemene voorwaarden of in de overeenkomst zelf.

In de praktijk betekent dit dat je geleverde goederen kunt terugvorderen als een klant niet betaalt, zelfs als die goederen al in het bezit zijn van de klant. Dit beschermt je met name bij de levering van fysieke producten. Let wel: het eigendomsvoorbehoud werkt alleen als het tijdig en schriftelijk is overeengekomen. Zet het dus altijd in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden, en zorg dat de klant deze heeft ontvangen voordat de levering plaatsvindt.

Bij dienstverlening werkt eigendomsvoorbehoud niet op dezelfde manier, omdat je een dienst niet kunt terugnemen. In dat geval ben je meer aangewezen op de andere rechten, zoals opschorting of ontbinding.

Heb je recht op vergoeding van schade door late betaling?

Ja, naast wettelijke rente en incassokosten heb je in sommige gevallen ook recht op aanvullende schadevergoeding als de late betaling jou aantoonbaar extra schade heeft opgeleverd. Denk aan kosten die je hebt moeten maken om vervangende financiering te regelen, of omzet die je bent misgelopen doordat je niet kon investeren.

Aanvullende schadevergoeding is lastiger te claimen dan wettelijke rente, omdat je de schade concreet moet kunnen aantonen en onderbouwen. De rechter toetst of er een direct verband is tussen de wanbetaling en de geleden schade. Heb je aantoonbare kosten gemaakt die verder gaan dan de standaard incassokosten en rente, dan is het de moeite waard om dit mee te nemen in een juridische procedure. Laat je daarvoor adviseren door iemand met juridische kennis van incasso en contractrecht, zodat je weet of het kansrijk is.

Wanneer schakel je een incassobureau in om je rechten te laten gelden?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant niet reageert op jouw aanmaningen of de betalingstermijn meerdere keren heeft laten verstrijken. Op dat moment is het slim om het proces uit handen te geven aan een partij die het volledige traject kent, van buitengerechtelijke inning tot juridische procedure.

Een professioneel incassobureau neemt de communicatie met de debiteur over, bewaakt de termijnen en adviseert je over de beste aanpak. Daarmee bespaar je tijd en vergroot je de kans op succesvolle inning. Kies wel voor een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Voor eenvoudige vorderingen hoef je niet meteen het volledige incassotraject in te zetten. Via onze diensten kun je ook kiezen voor een lichtere aanpak die past bij de situatie en de relatie met je klant.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij Creman helpen we je om al deze rechten daadwerkelijk te benutten, zonder dat jij er zelf de hele dag mee bezig hoeft te zijn. We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland.

• Incasso binnenland: we innen openstaande facturen bij particulieren en bedrijven in Nederland, gericht op behoud van je klantrelatie, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juristen in eigen huis: onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak
• SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je via ons eigen portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
• 24/7 inzage: via een eigen online portal zie je altijd real-time de status van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of mailen
• Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Wil je weten hoe we dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee naar de beste aanpak voor jouw situatie. Je kunt ook direct een dossier aanmelden via incasso binnenland.

Het bericht Welke 5 rechten heb je bij een niet-betalende klant? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.

In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.

Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.

Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?

Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.

De stappen zien er doorgaans zo uit:

1. Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
2. Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
3. Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
4. Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
5. Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.

Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?

Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

• Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.

Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.

Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.

Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.

Let bij je keuze op het volgende:

• Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
• Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
• Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
• Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
• Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
• Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.

Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso

Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:

• Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
• 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
• SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
• Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
• Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Het bericht Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Hoe worden wettelijke incassokosten berekend?

De wettelijke incassokosten worden berekend via een staffel die is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het percentage daalt naarmate de hoofdsom hoger wordt. Op de eerste € 2.500 geldt een tarief van 15%, met een minimum van € 40. Daarna loopt het tarief stapsgewijs af tot 0,5% over het bedrag boven de € 200.000, met een wettelijk maximum van € 6.775.

Concreet ziet de WIK-staffel er zo uit:

• Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende € 2.500: 10%
• Over de volgende € 5.000: 5%
• Over de volgende € 190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Stel dat een klant € 1.500 schuldig is. Dan bedragen de wettelijke incassokosten 15% van € 1.500 = € 225. Dat is hoger dan het minimumbedrag van € 40, dus € 225 is het bedrag dat in rekening gebracht mag worden. De berekening gaat altijd over de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag zonder rente of andere kosten.

Geldt de wettelijke maximale incassoprovisie voor alle schuldenaren?

Nee, de WIK-staffel geldt alleen voor vorderingen op particulieren (consumenten). Voor zakelijke debiteuren, dus bedrijven die een factuur niet betalen, geldt de WIK niet automatisch. Bij zakelijke vorderingen zijn partijen in principe vrij om onderling andere afspraken te maken over incassokosten.

In de praktijk wordt bij vorderingen op bedrijven vaak een tarief van 15% over de hoofdsom gehanteerd. Maar het tarief dat daadwerkelijk van toepassing is, hangt af van wat er in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat. Heb je als ondernemer je algemene voorwaarden goed op orde en daarin een incassokostenbeding opgenomen, dan kun je dat bedrag bij een zakelijke debiteur in rekening brengen. Heb je geen algemene voorwaarden of ontbreekt zo’n beding, dan is het lastiger om de kosten te verhalen.

Kortom: voor consumenten is de maximale incassoprovisie wettelijk begrensd via de WIK. Voor bedrijven geldt de contractsvrijheid, maar is 15% de gangbare standaard in de incassopraktijk in Nederland.

Mag een incassobureau een hogere provisie rekenen dan de wet toestaat?

Bij vorderingen op particulieren mag een incassobureau nooit meer in rekening brengen dan de WIK-staffel toestaat. De wet stelt een harde bovengrens. Een hoger bedrag op een aanmaning zetten is niet alleen onterecht, maar ook in strijd met de wet. De schuldenaar hoeft dat meerdere simpelweg niet te betalen.

Bij zakelijke vorderingen ligt dat anders. Omdat de WIK hier niet van toepassing is, kunnen partijen hogere of lagere tarieven afspreken. Toch geldt ook hier dat een incassobureau niet zomaar een willekeurig bedrag mag rekenen. De kosten moeten redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de vordering. Bovendien moet een serieus incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, wat sinds april 2024 wettelijk verplicht is. Bureaus die aan die registratieplicht voldoen, werken volgens gedragsregels die ook de hoogte van kosten reguleren.

Wie betaalt de incassoprovisie: de schuldenaar of de schuldeiser?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassoprovisie. Dat is precies de bedoeling van de WIK: de kosten die een schuldeiser maakt om zijn geld te innen, worden doorbelast aan de partij die niet betaalt. Voorwaarde is wel dat de schuldeiser de schuldenaar eerst een schriftelijke aanmaning heeft gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, en daarin heeft vermeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht als er niet binnen die termijn wordt betaald.

Wordt de vordering uiteindelijk niet volledig betaald, of besluit je als schuldeiser geen incassoprovisie door te belasten, dan draag je die kosten zelf. Sommige schuldeisers kiezen er bewust voor om de incassokosten zelf te dragen om de klantrelatie te sparen. Dat is een afweging die je per geval kunt maken.

Wat is het verschil tussen incassoprovisie en deurwaarderskosten?

Incassoprovisie en deurwaarderskosten zijn twee verschillende soorten kosten die in verschillende fases van het incassoproces ontstaan. Incassoprovisie is de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, dus alles wat een incassobureau doet vóór een rechtszaak: aanmaningen sturen, contact opnemen met de debiteur en onderhandelen over betaling. Deurwaarderskosten ontstaan pas als de zaak voor de rechter is geweest en er een vonnis ligt dat geëxecuteerd moet worden.

Een deurwaarder is een overheidsambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen. Die bevoegdheden heeft een incassobureau niet. De kosten van een deurwaarder zijn wettelijk vastgesteld en vallen buiten de WIK-staffel. In de praktijk komen deze kosten bovenop de incassoprovisie als een zaak niet minnelijk wordt opgelost.

Via onze diensten begeleiden we het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, inclusief samenwerking met deurwaarders wanneer dat nodig is.

Hoe controleer je of de incassokosten op een aanmaning correct zijn?

Je controleert de incassokosten op een aanmaning door de WIK-staffel toe te passen op de hoofdsom van de vordering. Bereken zelf hoeveel procent van de hoofdsom de kosten bedragen en vergelijk dat met het bedrag dat op de aanmaning staat. Klopt het percentage niet, of staat er een bedrag onder het wettelijk minimum van € 40 of boven het maximum van € 6.775, dan kloppen de kosten niet.

Let ook op de volgende punten:

• Is er een correcte aanmaning voorafgegaan? Zonder schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mogen er geen incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren.
• Staat het incassobureau geregistreerd? Controleer of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.
• Zijn de kosten gespecificeerd? Een betrouwbaar bureau legt duidelijk uit waaruit de kosten bestaan. Vage of ongespecificeerde bedragen zijn een waarschuwingssignaal.
• Is de hoofdsom juist? Controleer of de incassokosten zijn berekend over de werkelijke hoofdsom, niet over een bedrag inclusief rente of eerdere kosten.

Twijfel je als schuldeiser of de kosten die jij in rekening brengt correct zijn? Of wil je als schuldenaar weten of een aanmaning klopt? Laat het dan controleren door iemand met juridische kennis van het incassorecht.

Hoe wij helpen met incassoprovisie en correcte kostendoorbelasting

Bij Creman weten we als geen ander hoe de WIK-staffel werkt en hoe je als ondernemer de incassokosten correct doorbelast aan je debiteur. We hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je ook altijd over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit voor verrassingen staat.

• We berekenen de incassokosten altijd conform de wettelijke WIK-staffel voor particulieren en hanteren 15% voor zakelijke vorderingen
• We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
• Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossiers via ons online portal
• Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Het bericht Hoe hoog mag de incassoprovisie wettelijk zijn? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wanneer is een klant officieel ’te laat’ met betalen?

Een klant is officieel te laat met betalen zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken zonder dat de factuur is voldaan. Staat er geen betalingstermijn op de factuur, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Daarna is de klant automatisch in verzuim en heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen.

In de praktijk betekent dit dat je niet hoeft te wachten tot een factuur maanden oud is. Zodra dag 31 aanbreekt zonder betaling, mag je actie ondernemen. Voor zakelijke klanten (B2B) gelden soms andere afspraken, maar ook daar geldt: als de termijn verstreken is, is de klant te laat. Controleer altijd je factuur en algemene voorwaarden, want die bepalen mede wat je kunt claimen.

Wat kun je zelf doen voordat je een incassobureau inschakelt?

Voordat je een incassobureau inschakelt bij een openstaande factuur, doorloop je zelf het volgende stappenplan: stuur een betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn van 14 dagen, en neem eventueel telefonisch contact op. Pas als dat allemaal niets oplevert, is het tijd voor de volgende stap.

Concreet ziet dat er zo uit:

1. Betalingsherinnering: vriendelijk, informeel, kan per e-mail. Geef de klant het voordeel van de twijfel.
2. Aanmaning: formeler van toon, met vermelding van de openstaande factuur, het bedrag en een duidelijke deadline (14 dagen).
3. Telefonisch contact: soms lost een kort gesprek meer op dan tien e-mails. Vraag direct wat er aan de hand is.
4. Laatste aanmaning: schriftelijk, met de mededeling dat je een incassobureau inschakelt als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.

Heb je weinig tijd of energie om dit zelf bij te houden? Via ons volledige dienstenpakket kun je dit soort taken ook volledig uitbesteden, inclusief het debiteurenbeheer voorafgaand aan het incassotraject.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een onbetaalde factuur?

Je schakelt een incassobureau in wanneer je zelf een of meerdere aanmaningen hebt verstuurd, de betalingstermijn is verlopen en de klant nog steeds niet reageert of betaalt. Op dat moment is verdere communicatie vanuit jou vaak niet meer effectief en is professionele hulp de logische volgende stap.

Een incassobureau inschakelen is ook slim als je merkt dat je er zelf te veel tijd aan kwijt bent, of als de klant wel reageert maar steeds met smoesjes komt. Een externe partij heeft meer juridische armslag en wordt serieuzer genomen. Bovendien geldt in Nederland sinds april 2024 een registratieplicht voor incassobureaus. Controleer dus altijd of het bureau waarbij je aanklopt geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is een wettelijke verplichting die bescherming biedt aan zowel jou als de debiteur.

Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier en een slagingspercentage van 93%. Bovendien heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Het belangrijkste verschil: een incassobureau werkt buiten de rechtbank om (buitengerechtelijk), een deurwaarder treedt op met wettelijke bevoegdheden na een rechterlijke uitspraak. Een incassobureau stuurt aanmaningen en onderhandelt; een deurwaarder kan beslag leggen op bezittingen of loon.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Dat is sneller, goedkoper en minder confronterend voor de klantrelatie. Pas als de buitengerechtelijke weg niets oplevert, volgt een gerechtelijke procedure waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld. Een goed incassobureau begeleidt je ook in die fase en heeft juristen in huis die je adviseren over de haalbaarheid van een rechtszaak.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen wettelijk geregeld en worden betaald door de debiteur, niet door jou als opdrachtgever. Voor vorderingen op particulieren geldt de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Voor zakelijke debiteuren is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van je eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, volledig kosteloos. Wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe bescherm je de klantrelatie bij een incassotraject?

Je beschermt de klantrelatie bij een incassotraject door te kiezen voor een bureau dat de-escalatie als uitgangspunt neemt: eerst vriendelijk contact, daarna pas juridische druk. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet de eerste reflex. Professionele communicatie en een respectvolle benadering maken het verschil.

Een goed incassobureau begint altijd met buitengerechtelijke middelen: een aanmaning, een telefoongesprek, het aanbieden van een betalingsregeling. Pas als dat echt niets oplevert, volgen juridische stappen. Die aanpak beschermt niet alleen de relatie, maar is ook effectiever: de meeste vorderingen worden opgelost zonder dat het voor de rechter komt. Communiceer zelf ook transparant richting de klant: leg uit dat je een incassobureau inschakelt, maar dat je graag samen tot een oplossing wilt komen.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij CreMan nemen we het volledige incassotraject uit handen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden elk dossier en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

• Geregistreerd bureau: wij zijn ingeschreven bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen.
• Snel en resultaatgericht: gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, slagingspercentage van 93%.
• Transparant: 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal.
• Veilige geldstromen: alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
• SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugverdienen.
• Internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je openstaande vordering.

Het bericht Wat doe je als een klant al maanden niet betaalt? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat is een incassobureau en wat doet het precies?

Een incassobureau is een bedrijf dat openstaande facturen int namens schuldeisers, zonder tussenkomst van de rechter. Het bureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en onderhandelt over een betalingsregeling. Dit hele traject heet buitengerechtelijke incasso: alles wat je doet voordat je naar de rechter stapt.

Een goed incassobureau doet meer dan alleen brieven sturen. Het analyseert de situatie, adviseert over de haalbaarheid van een vordering en bewaakt het proces van begin tot eind. Bij incasso binnenland gaat het om een combinatie van communicatie, druk en onderhandeling, altijd met als doel: betaling zonder rechtszaak. Dat is niet alleen sneller, maar ook goedkoper voor alle partijen.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 moeten incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer altijd of een bureau deze registratie heeft voordat je een dossier overdraagt.

Wat is een deurwaarder en wanneer komt die in beeld?

Een deurwaarder is een gerechtelijk ambtenaar met wettelijke bevoegdheden die een gewoon incassobureau niet heeft. Denk aan het betekenen van dagvaardingen, het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen, en het uitvoeren van een vonnis. Een deurwaarder mag pas optreden nadat een rechter uitspraak heeft gedaan.

De deurwaarder komt dus in beeld als het buitengerechtelijke traject niets heeft opgeleverd en je naar de rechter bent gestapt. Na een gewonnen rechtszaak is de deurwaarder degene die het vonnis daadwerkelijk ten uitvoer legt. Zonder rechterlijk vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om in te grijpen in het vermogen van een debiteur.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Het kernverschil is bevoegdheid en fase. Een incassobureau werkt buiten de rechter om en heeft geen wettelijke dwangmiddelen. Een deurwaarder is een overheidsambtenaar die wettelijk mag ingrijpen, maar alleen op basis van een rechterlijk vonnis. Ze vullen elkaar aan in een oplopend traject.

Hier is het verschil op een rij:

• Incassobureau: buitengerechtelijk, geen dwangmiddelen, werkt via communicatie en druk, sneller en goedkoper
• Deurwaarder: gerechtelijk, wettelijke bevoegdheden, beslag en executie mogelijk, vereist een rechterlijk vonnis
• Volgorde: eerst een incassobureau, daarna een deurwaarder als dat nodig is
• Kosten: een incassobureau werkt vaak op basis van no cure no pay; deurwaarderskosten zijn wettelijk vastgelegd en vallen doorgaans hoger uit

In de meeste gevallen is een incassobureau voldoende. Pas als een debiteur echt niet betaalt en een rechter uitspraak heeft gedaan, neemt de deurwaarder het over. Sommige incassobureaus, waaronder wij, hebben juristen in huis die het juridische traject ook begeleiden. Zo hoef je als ondernemer niet te schakelen tussen meerdere partijen.

Wanneer schakel je een incassobureau in en wanneer een deurwaarder?

Schakel een incassobureau in zodra een factuur na twee herinneringen nog steeds onbetaald is. Een deurwaarder schakel je pas in als het buitengerechtelijke traject is mislukt én een rechter in jouw voordeel een vonnis heeft gewezen.

In de praktijk ziet het traject er zo uit:

1. Je stuurt zelf een of twee betalingsherinneringen.
2. Je schakelt een incassobureau in voor de buitengerechtelijke fase.
3. Het incassobureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
4. Als betaling uitblijft, volgt juridisch advies: is een rechtszaak haalbaar en zinvol?
5. Bij een positief advies volgt een gerechtelijke procedure.
6. Na een gewonnen vonnis treedt de deurwaarder op voor executie.

Wacht niet te lang met stap twee. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Twee weken is in veel gevallen al genoeg om duidelijkheid te krijgen over de intentie van een debiteur.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder?

De kosten van een incassobureau worden bij vorderingen op particulieren bepaald door de wettelijke WIK-tabel. Bij vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

• Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt niets als er niets wordt geïnd. De incassokosten worden in dat geval doorberekend aan de debiteur, niet aan jou. Deurwaarderskosten liggen hoger en zijn wettelijk vastgelegd. Die komen bovenop de incassokosten als het tot executie komt.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau in Nederland?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 wettelijk verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer ook of het bureau juristen in huis heeft, transparant is over de kosten en je real-time inzage geeft in je dossiers.

Andere punten om op te letten bij je keuze:

• Heeft het bureau een geldig registratienummer bij Justis?
• Zijn er juristen in dienst voor juridisch advies en gerechtelijke procedures?
• Lopen geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld veilig is?
• Kun je 24/7 de status van je dossiers inzien?
• Is het bureau ook actief voor internationale vorderingen als je grensoverschrijdend zaken doet?

Een bureau dat al deze vragen positief beantwoordt, is niet alleen betrouwbaar, maar ook een strategische partner in je debiteurenbeheer en creditmanagement.

Hoe wij helpen bij het verschil tussen incasso en gerechtelijke inning

CreMan is een geregistreerd incasso- en creditmanagementbureau (registratienummer Justis 00106) met meer dan 23 jaar ervaring. We begeleiden het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Onze juristen adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit onnodige kosten maakt.

• Buitengerechtelijke incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juristen in huis voor juridisch advies en gerechtelijke procedures
• 24/7 real-time inzage in al je dossiers via een eigen online portal
• Geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
• SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
• Slagingspercentage van 93%

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat we voor je kunnen betekenen.

Het bericht Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.

Wat betekent het als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld?

Als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld, betwist hij de grondslag van de vordering zelf. Dat is iets anders dan simpelweg niet betalen. De klant stelt dat er geen opdracht is gegeven en dat er dus ook geen betalingsverplichting bestaat. Dit heet een betwiste vordering en vraagt om een andere aanpak dan een gewone onbetaalde factuur.

Zo’n reactie kan verschillende redenen hebben. Soms is er intern bij de klant iets misgegaan: de persoon die de opdracht gaf, was daartoe niet bevoegd, of de communicatie is niet goed vastgelegd. Soms is het ook een bewuste manier om betaling uit te stellen of te vermijden. In beide gevallen is het belangrijk dat jij kunt aantonen dat de opdracht wel degelijk is gegeven.

Hoe bewijs je dat een opdracht wel degelijk is gegeven?

Je bewijst dat een opdracht is gegeven door alle communicatie te verzamelen waaruit de afspraak blijkt. Denk aan e-mails, appberichten, een getekende offerte, een opdrachtbevestiging, notulen van een vergadering of een inkooporder. Zelfs een mondeling akkoord kun je onderbouwen als je een bevestiging per e-mail hebt gestuurd die niet is weersproken.

Zet alle bewijsstukken op een rij en beoordeel hoe sterk je dossier is. Heb je een getekende offerte of een schriftelijke opdrachtbevestiging? Dan sta je sterk. Heb je alleen een mondeling gesprek zonder verdere schriftelijke bevestiging? Dan wordt het lastiger, maar niet onmogelijk. Factuurgeschillen draaien uiteindelijk om de vraag wie wat kan bewijzen.

• Verzamel alle e-mails en berichten rondom de opdracht
• Zoek de offerte of het voorstel dat je hebt gestuurd
• Controleer of de klant ooit heeft gereageerd op een bevestiging
• Kijk of er leveringsbonnen, urenstaten of andere uitvoeringsbewijzen zijn
• Noteer de namen van personen die bij de afspraak aanwezig waren

Wat is het verschil tussen een betwiste factuur en een onbetaalde factuur?

Een onbetaalde factuur is een factuur die de klant erkent, maar niet betaalt. Een betwiste factuur is een factuur die de klant ontkent of inhoudelijk aanvecht. Dat verschil bepaalt welke stappen je kunt zetten en hoe snel je kunt handelen.

Bij een gewone onbetaalde factuur kun je relatief snel een incassotraject starten, omdat de schuld zelf niet ter discussie staat. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil over de opdracht of de inhoud oplossen voordat incasso zinvol is. Dat betekent niet dat je niets kunt doen, maar het traject vraagt meer voorbereiding en soms juridisch advies.

Mag je een incassobureau inschakelen als de factuur wordt betwist?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar het bureau zal eerst beoordelen of de vordering haalbaar is. Een serieus bureau pakt een dossier niet klakkeloos op, maar weegt de bewijspositie van de schuldeiser af voordat het actie onderneemt.

Bij CreMan hebben we juristen in eigen huis die precies dit soort situaties beoordelen. Ze kijken naar de beschikbare bewijsstukken, beoordelen de haalbaarheid van de zaak en adviseren je eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat eerlijke advies voorkomt dat je tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans maakt, maar het voorkomt ook dat je te snel opgeeft bij een sterke vordering. Houd er ook rekening mee dat een incassobureau in Nederland sinds april 2024 verplicht geregistreerd moet zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je weten hoe een incassotraject binnenland er in de praktijk uitziet? Dat verschilt per situatie, maar een goed bureau legt het je stap voor stap uit.

Wat kun je doen als de klant blijft volhouden dat hij niets heeft besteld?

Als de klant blijft ontkennen, zijn er drie routes: een minnelijke oplossing zoeken, een juridische procedure starten of de vordering afschrijven. Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de kracht van je bewijs en de kosten van een procedure.

Een minnelijke oplossing kan zijn: een betalingsregeling, een gedeeltelijke kwijting of mediation. Soms lost een gesprek via een neutrale partij meer op dan een rechtszaak. Lukt dat niet, dan kun je via een gerechtelijke procedure een rechter laten oordelen. Bij een sterke bewijspositie is dat een reële optie. Een rechter kan de klant veroordelen tot betaling, waarna executie mogelijk is.

Houd bij je beslissing ook rekening met de verhouding tussen de vordering en de proceskosten. Een juridische procedure kost tijd en geld. Bij kleinere bedragen weegt dat soms zwaarder dan de vordering zelf. Een goede adviseur helpt je die afweging te maken. Via het volledige dienstenpakket van een gespecialiseerd bureau kun je ook voor dit soort trajecten terecht.

Hoe voorkom je in de toekomst dat klanten een factuur betwisten?

Je voorkomt factuurgeschillen door elke opdracht schriftelijk te bevestigen voordat je begint met werken. Dat hoeft niet formeel te zijn: een korte e-mail met de afgesproken werkzaamheden, het tarief en de leveringsdatum is al voldoende. Zorg er ook voor dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant deze heeft ontvangen.

Praktische maatregelen die factuurgeschillen voorkomen:

• Stuur altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, ook bij mondelinge afspraken
• Gebruik een getekende offerte als standaard voor nieuwe opdrachten
• Vermeld op de factuur duidelijk de omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Leg je algemene voorwaarden vast en verwijs ernaar op elke offerte en factuur
• Stuur een tussentijdse update bij langlopende projecten, zodat de klant op de hoogte blijft
• Reageer snel op vragen of bezwaren van klanten, zodat misverstanden niet uitgroeien tot geschillen

Goede administratie is de beste bescherming. Hoe meer je vastlegt, hoe makkelijker je je positie kunt verdedigen als een klant later beweert niets te hebben besteld.

Hoe wij helpen bij een betwiste factuur

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer stress geeft dan een gewone onbetaalde factuur. Je weet niet waar je aan toe bent, de klantrelatie staat onder druk en je vraagt je af of je kans maakt. Dat is precies waarom we niet alleen incasseren, maar ook adviseren.

• Juridische beoordeling vooraf: onze juristen bekijken je dossier en geven eerlijk advies over de haalbaarheid voordat we actie ondernemen
• Volledig traject onder één dak: van eerste aanmaning tot gerechtelijke procedure; we begeleiden je bij elke stap
• 24/7 inzage in je dossier: via ons online portal zie je altijd wat de status van je zaak is, zonder dat je hoeft te bellen
• Geregistreerd en betrouwbaar: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen
• Geldstromen via Stichting Derdengelden: jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig, ongeacht de uitkomst

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee.

Het bericht Wat gebeurt er als je klant beweert dat hij de factuur nooit heeft besteld? verscheen eerst op CREMAN | CREDIT MANAGEMENT & INCASSO.