Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven?
Buitengerechtelijke incasso is het traject dat je doorloopt om een onbetaalde factuur te innen zonder tussenkomst van de rechter. Je stuurt aanmaningen, schakelt eventueel een incassobureau in en probeert via onderhandeling of druk alsnog betaling te krijgen. Dit werkt in de meeste gevallen: de meerderheid van de openstaande vorderingen wordt in dit stadium al opgelost. Lukt het niet, dan komt pas een gerechtelijke procedure in beeld. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over buitengerechtelijke incasso voor bedrijven.
Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?
Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.
In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.
Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.
Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?
Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.
De stappen zien er doorgaans zo uit:
- Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
- Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
- Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
- Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
- Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.
Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.
Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?
Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.
De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:
- Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.
Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?
Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.
Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.
Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.
Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?
Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.
Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.
Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.
Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?
Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.
Let bij je keuze op het volgende:
- Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
- Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
- Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
- Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
- Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
- Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.
Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso
Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:
- Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
- 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
- SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
- Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen
Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
