Wat is een incassobureau en wat doet het precies?

/door

Een incassobureau is een professionele partij die openstaande facturen int namens bedrijven of particulieren wanneer een debiteur niet betaalt. Het bureau neemt het volledige aanmanings- en incassoproces over, van de eerste herinnering tot en met juridische stappen als dat nodig is. Zo hoef jij je niet bezig te houden met lastige gesprekken over geld en kun je je focussen op je eigen werk.

Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend mkb-bedrijf runt, onbetaalde facturen zijn een bron van stress en gederfde omzet. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een incassobureau doet, wanneer je er een inschakelt, wat het kost en hoe je een betrouwbare partij kiest.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt en je zelf geen resultaat meer boekt. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar de vuistregel is: stuur eerst zelf twee of drie aanmaningen, geef de debiteur een redelijke termijn en schakel daarna professionele hulp in.

In de praktijk zien we dat veel ondernemers te lang wachten. Hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Reageert een klant nergens op, belooft hij steeds van alles maar betaalt hij nooit, of vermoed je dat er financiële problemen spelen? Dan is het moment om te handelen. Vroeg ingrijpen beschermt je cashflow en vergroot je kansen aanzienlijk.

Goed om te weten: het inschakelen van een incassobureau hoeft de klantrelatie niet te beschadigen. Een professioneel bureau werkt altijd eerst op een respectvolle manier en richt zich op een oplossing die voor beide partijen werkt. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces bestaat uit twee fasen: de buitengerechtelijke fase, waarbij het bureau zelf contact opneemt met de debiteur, en de gerechtelijke fase, waarbij een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in de eerste fase opgelost, zonder dat je naar de rechter hoeft.

Buitengerechtelijke fase

In deze fase neemt het incassobureau het van je over. Het stuurt aanmaningsbrieven, belt de debiteur op en onderhandelt over een betalingsregeling als dat nodig is. De incassokosten komen in deze fase voor rekening van de debiteur, niet van jou. Via onze incasso-binnenlanddienst lossen we de meeste dossiers binnen twee weken op.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Gerechtelijke fase

Betaalt de debiteur ook na de buitengerechtelijke aanpak niet? Dan kan het bureau een juridische procedure starten. Denk aan een dagvaarding, een vonnis en uiteindelijk executie via een deurwaarder. Dit traject kost meer tijd en geld, maar is soms de enige manier om je geld terug te krijgen. Juristen in eigen huis adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van zo’n stap, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase en probeert een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een wettelijk aangestelde functionaris die pas in actie komt nadat een rechter een vonnis heeft uitgesproken. Het incassobureau gaat dus vóór de deurwaarder.

Simpel gezegd: een incassobureau probeert het vriendelijk op te lossen, een deurwaarder heeft de bevoegdheid om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bankrekeningen of bezittingen. In veel gevallen werken incassobureaus samen met deurwaarders: het bureau regelt het juridische traject en schakelt de deurwaarder in zodra er een vonnis is. Je hoeft als opdrachtgever zelf niet op zoek naar een deurwaarder.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

In de meeste gevallen betaal jij als opdrachtgever niets aan het incassobureau zolang de zaak buitengerechtelijk blijft. De incassokosten worden doorberekend aan de debiteur. Pas als er een gerechtelijke procedure nodig is, kunnen er kosten voor jou ontstaan, zoals griffierechten of kosten voor de deurwaarder.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je geen algemene voorwaarden? Dan is dit een goed moment om daar werk van te maken, want ze beschermen je bij elke toekomstige betalingsafspraak.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.

Naast de registratie zijn er nog een paar dingen die je kunt checken:

  • Heeft het bureau juristen in dienst? Zo ja, dan kan het het volledige traject begeleiden zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen.
  • Hoe transparant is het bureau over kosten en resultaten? Een betrouwbaar bureau geeft je altijd een eerlijk beeld van de haalbaarheid van je zaak.
  • Hoe verlopen de geldstromen? Geïnde bedragen horen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden te lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Kun je de voortgang zelf volgen? Realtime inzage in je dossiers via een online portaal is een teken van een professionele en transparante werkwijze.
  • Werkt het bureau ook internationaal? Heb je klanten in het buitenland, dan wil je een bureau dat ook in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië actief is en in meerdere talen communiceert.

Bekijk ook of het bureau extra mogelijkheden biedt, zoals het uitbesteden van je volledige debiteurenbeheer en creditmanagement. Sommige bureaus loggen direct in op jouw systeem en nemen het hele proces over, zodat jij er geen omkijken naar hebt.

Hoe wij helpen met incasso en debiteurenbeheer

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We helpen mkb-ondernemers en eenmanszaken met het professioneel innen van openstaande vorderingen, nationaal en internationaal. Dit is wat we voor je doen:

  • Buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso met juristen in eigen huis
  • Volledig debiteurenbeheer uitbesteden: we loggen in op jouw systeem en nemen het proces over
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • 24/7 realtime inzage in al je dossiers via een eigen online portaal
  • Incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen in plaats van een incassobureau?

/door

Een klant betaalt niet. Je hebt al een herinnering gestuurd, misschien zelfs twee. En nu vraag je je af: bel ik een incassobureau, of heb ik een deurwaarder nodig? Het korte antwoord: begin altijd met een incassobureau. Een deurwaarder komt pas in beeld als er een rechterlijk vonnis is. In de meeste gevallen los je een onbetaalde factuur op zonder ooit bij de rechter te komen.

Toch is het nuttig om te begrijpen wat het verschil precies is, wanneer je welke stap zet en wie er opdraait voor de kosten. Dat lees je hieronder, stap voor stap en zonder juridisch jargon.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande vorderingen int via aanmaningen, betalingsregelingen en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bezittingen of loon. Het grote verschil: een deurwaarder mag alleen optreden na een rechterlijk vonnis; een incassobureau werkt in de fase daarvoor.

In de praktijk betekent dit dat een incassobureau de debiteur benadert, druk uitoefent en probeert tot een oplossing te komen zonder tussenkomst van de rechter. Dat lukt verrassend vaak. Met een slagingspercentage van 93% worden de meeste zaken buitengerechtelijk opgelost. Pas als dat niet lukt en er een vonnis nodig is, komt de deurwaarder in beeld om dat vonnis te executeren.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je samen met een bureau dat niet geregistreerd is, dan loop je als opdrachtgever risico. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft.

Wanneer is een incassobureau de juiste keuze?

Een incassobureau is de juiste keuze wanneer een factuur onbetaald blijft en je er zelf niet uitkomt met herinneringen. Je schakelt een bureau in als de debiteur niet reageert, betaling uitstelt of simpelweg niet wil betalen, maar er nog geen rechterlijk vonnis nodig is. Dit is de buitengerechtelijke fase, en hier wordt het overgrote deel van de vorderingen opgelost.

Een goed incassobureau doet meer dan brieven versturen. Het legt contact met de debiteur, onderhandelt over een betalingsregeling en bewaakt het hele proces. Voor kleinere of overzichtelijke vorderingen kun je via incasso binnenland een dossier indienen en het bureau het werk laten doen. Heb je te maken met een buitenlandse debiteur, dan is het nuttig om een bureau te kiezen dat ook internationaal actief is.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je zelf de eerste stap zetten? Dan is het ook mogelijk om via SelfCollect zelf de eerste brieven te sturen, terwijl een bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer nodig. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een slimme manier om kosten te besparen bij overzichtelijke zaken.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen?

Je schakelt een deurwaarder in wanneer er een rechterlijk vonnis ligt dat de debiteur verplicht te betalen, maar de debiteur dat nog steeds niet doet. De deurwaarder is dan bevoegd om dat vonnis te executeren: hij kan beslag leggen op bankrekeningen, loon of bezittingen. Zonder vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om op te treden.

In de praktijk kom je bij een deurwaarder terecht via een gerechtelijke procedure. Een rechter doet uitspraak, en als de debiteur daarna nog steeds niet betaalt, voert de deurwaarder het vonnis uit. Dit traject kost tijd en geld en is daarom altijd een laatste stap, niet de eerste.

Juristen die het volledige traject kennen, adviseren altijd eerst over de haalbaarheid van een zaak voordat je naar de rechter stapt. Heeft de debiteur geen verhaal, dan heeft een vonnis weinig praktisch nut. Dat is relevante informatie die je vooraf wilt weten.

Hoe verloopt het traject van aanmaning tot deurwaarder stap voor stap?

Het traject van onbetaalde factuur tot deurwaarder verloopt in duidelijke stappen. Eerst probeer je het zelf op te lossen, daarna neemt een incassobureau het over, en pas als dat niet werkt volgt een gerechtelijke procedure met eventuele inzet van een deurwaarder.

  1. Eigen herinnering of aanmaning: Je stuurt zelf een betalingsherinnering met een nieuwe betaaltermijn.
  2. Inschakelen incassobureau: Als de debiteur niet reageert, draag je het dossier over aan een incassobureau. Het bureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
  3. Buitengerechtelijke incasso: Het bureau onderhandelt, stelt een betalingsregeling voor en bewaakt de nakoming daarvan. In de meeste gevallen wordt hier al betaald.
  4. Gerechtelijke procedure: Als de debiteur blijft weigeren, kan het bureau een dagvaarding laten opstellen en de zaak aan de rechter voorleggen.
  5. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als de debiteur wordt veroordeeld, is er een executoriale titel.
  6. Inzet deurwaarder: De deurwaarder voert het vonnis uit via beslag of andere executiemiddelen.

De meeste zaken eindigen bij stap drie. Dat scheelt tijd, geld en gedoe voor alle partijen.

Wie betaalt de kosten van een deurwaarder of incassobureau?

In principe betaalt de debiteur de incassokosten, niet jij als schuldeiser. De wet regelt dit voor vorderingen op particulieren via de WIK-tabel. Voor bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat. De kosten worden bij de vordering opgeteld en bij de debiteur in rekening gebracht.

Voor vorderingen op particulieren ziet de WIK-tabel er zo uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Kosten van een gerechtelijke procedure, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, worden bij een gewonnen zaak eveneens op de debiteur verhaald. Verlies je de zaak, dan kunnen die kosten wel voor jouw rekening komen. Dat is een van de redenen waarom een goede haalbaarheidsanalyse vooraf zo nuttig is.

Kan een incassobureau ook de rol van deurwaarder overnemen?

Een incassobureau kan de rol van deurwaarder niet overnemen, omdat een deurwaarder een wettelijk benoemde ambtenaar is met exclusieve bevoegdheden. Wat een incassobureau wel kan doen, is het volledige traject begeleiden tot en met de gerechtelijke procedure en samenwerken met een deurwaarder voor de executiefase. Je hoeft als opdrachtgever dus niet zelf op zoek naar een deurwaarder.

Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt je van de eerste aanmaning tot aan de rechtbank en adviseert je over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onprettig, maar het is soms de meest verstandige keuze als een debiteur geen verhaal heeft. Eerlijk advies op dat moment is meer waard dan een juridisch traject dat niets oplevert.

Via het volledige dienstenoverzicht zie je precies wat een bureau op elk moment in het proces voor je kan betekenen.

Hoe wij helpen bij het hele traject, van aanmaning tot executie

Bij Creman hoef je niet zelf uit te zoeken wanneer je een incassobureau of een deurwaarder nodig hebt. Wij begeleiden het volledige traject en schakelen op het juiste moment de juiste partij in. Concreet betekent dat:

  • Juristen in eigen huis die het traject bewaken van aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak, zodat je geen geld steekt in een procedure die niets oplevert
  • Een slagingspercentage van 93% in de buitengerechtelijke fase, waardoor een deurwaarder in de meeste gevallen niet nodig is
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), dus volledig in lijn met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten hoe Creman werkt en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Wat gebeurt er als het incassobureau er niet in slaagt om te innen?

/door

Je hebt een incassobureau ingeschakeld, de aanmaningen zijn verstuurd en er is contact gezocht met de debiteur. Maar wat als het dan toch niet lukt? Als de incasso geen resultaat oplevert, wil je weten waar je aan toe bent. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er dan gebeurt, wie de kosten draagt, welke vervolgstappen mogelijk zijn en wanneer het verstandig is om te stoppen.

Wat betekent het als een incassobureau er niet in slaagt te innen?

Als een incassobureau er niet in slaagt te innen, betekent dit dat de buitengerechtelijke fase is afgerond zonder betaling. Het bureau heeft aanmaningen verstuurd, contact gezocht en onderhandeld, maar de debiteur heeft niet betaald. De vordering staat dan nog steeds open en jij, als schuldeiser, moet beslissen wat de volgende stap is.

Dit klinkt misschien als een doodlopende weg, maar dat is het niet per se. Een mislukte buitengerechtelijke incasso is eigenlijk een keerpunt. Je hebt nu meer informatie dan aan het begin: je weet dat de debiteur niet vrijwillig betaalt en je kunt een bewuste keuze maken over hoe je verder gaat. Ga je juridisch verder, schrijf je de vordering af, of zoek je een schikking? Die keuze hangt af van meerdere factoren.

Wat zijn de meest voorkomende redenen dat incasso mislukt?

Incasso mislukt het vaakst wanneer een debiteur simpelweg geen geld heeft, onvindbaar is of actief weigert te betalen zonder dat er juridische druk op staat. In die gevallen levert ook de beste aanpak geen betaling op, ongeacht hoeveel aanmaningen er worden verstuurd.

De meest voorkomende redenen zijn:

  • Betalingsonmacht: de debiteur heeft geen middelen om te betalen, ook al wil hij wel.
  • Onbereikbaarheid: het adres klopt niet meer, er wordt niet gereageerd op brieven of telefoontjes.
  • Faillissement of surseance van betaling: de debiteur is officieel insolvent.
  • Betwisting van de vordering: de debiteur ontkent de schuld of stelt dat er gebrekkig is geleverd.
  • Slechte documentatie: er ontbreekt een ondertekend contract, een bevestiging of een duidelijke afspraak.

Het is nuttig om te weten welke reden van toepassing is, want dat bepaalt of het zinvol is om door te gaan. Bij betalingsonmacht of faillissement heeft een gerechtelijke procedure weinig toegevoegde waarde. Bij een betwiste vordering of een weigerachtige debiteur met aantoonbare middelen kan een rechter wel het verschil maken.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wie betaalt de kosten als de incasso niets oplevert?

Als de incasso niets oplevert, zijn de incassokosten in principe voor rekening van de debiteur. Maar als die niet betaalt, worden die kosten in de praktijk niet geïnd. De kosten die jij als opdrachtgever aan het bureau hebt betaald, ben je dan kwijt.

Hoe de kosten zijn geregeld, hangt af van het type vordering. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of een percentage dat is vastgelegd in jouw algemene voorwaarden. Veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay, wat betekent dat je alleen betaalt bij succes. Vraag dit altijd na voordat je een dossier indient, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als de inning mislukt.

Wat zijn de vervolgstappen na een mislukte buitengerechtelijke incasso?

Na een mislukte buitengerechtelijke incasso zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, een schikking treffen of de vordering afschrijven. Welke optie het beste past, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kracht van jouw dossier.

Bij een gerechtelijke procedure vraag je de rechter om een vonnis. Als de rechter in jouw voordeel beslist, kun je loonbeslag, bankbeslag of beslag op bezittingen laten leggen. Dit is een effectieve stap als de debiteur wel vermogen heeft, maar niet wil betalen. Voor deze stap heb je juridische kennis nodig. Het is verstandig om te werken met een bureau dat juristen in eigen huis heeft, zodat je direct advies krijgt over de haalbaarheid voordat je kosten maakt. Bij incasso binnenland begeleiden onze juristen het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie.

Een schikking kan interessant zijn als de debiteur wel wil betalen, maar niet het volledige bedrag kan opbrengen. Soms is een gedeeltelijke betaling beter dan een langdurige procedure zonder zekerheid. Een afschrijving is de laatste optie: je boekt de vordering af als oninbaar. Dit is fiscaal soms interessant, maar het betekent wel dat je het geld definitief kwijt bent.

Wanneer heeft het geen zin meer om door te gaan met een vordering?

Het heeft geen zin meer om door te gaan met een vordering als de debiteur aantoonbaar geen verhaalsmogelijkheden heeft. Denk aan iemand die failliet is verklaard, geen inkomen of bezittingen heeft, of bij wie de kosten van een procedure hoger uitvallen dan de vordering zelf.

Een goede vuistregel: als de kosten van een gerechtelijke procedure niet opwegen tegen de kans op daadwerkelijke inning, is stoppen de verstandigste keuze. Een incassobureau met juristen in huis kan je hier eerlijk over adviseren. Wij kijken altijd naar drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat advies krijg je bij ons altijd voordat je een beslissing neemt, zodat je niet onnodig geld uitgeeft aan een procedure die weinig oplevert.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur? Dan speelt ook de vraag of een buitenlands vonnis uitvoerbaar is in het land van de debiteur. Dat maakt internationale incasso complexer, maar niet onmogelijk. Via onze diensten zijn we actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië.

Hoe voorkom je dat een factuur onbetaald blijft?

Je voorkomt onbetaalde facturen door goede afspraken te maken vóór je levert, niet achteraf. Dat betekent: duidelijke betalingstermijnen in je offerte en factuur, een ondertekend contract of opdrachtbevestiging, en het consequent opvolgen van betalingen zodra een termijn verstrijkt.

Praktische stappen die het verschil maken:

  1. Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je grote opdrachten aanneemt.
  2. Gebruik duidelijke algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, zodat je bij wanbetaling recht hebt op vergoeding van de kosten.
  3. Stuur facturen direct na levering en bevestig de ontvangst als dat mogelijk is.
  4. Volg betalingen actief op en stuur na de vervaldatum snel een herinnering.
  5. Schakel tijdig een incassobureau in als een klant niet reageert op herinneringen, in plaats van te wachten tot de schuld verder oploopt.

Voor bedrijven die weinig tijd hebben voor debiteurenbeheer is uitbesteding een nuttige optie. Zo blijft het proces altijd bewaakt, ook als jij er zelf niet dagelijks bij stilstaat.

Hoe wij helpen als incasso geen resultaat oplevert

Bij CreMan weten we dat een mislukte incasso frustrerend is. Daarom begeleiden we je niet alleen tijdens het incassotraject, maar ook bij de keuze wat je daarna het beste kunt doen. Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van vervolgstappen eerlijk en adviseren je altijd over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat verplicht is sinds april 2024

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Kun je debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau?

/door

Ja, je kunt debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau. Een professioneel bureau neemt het hele proces over, van het versturen van herinneringen en aanmaningen tot het opstarten van juridische procedures als dat nodig is. Zo hoef jij je als ondernemer nergens meer druk om te maken en houd je meer tijd over voor je eigen werk. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat dat precies inhoudt, wanneer het slim is en wat het kost.

Wat houdt het uitbesteden van debiteurenbeheer precies in?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer betekent dat je het volledige opvolgproces van openstaande facturen overdraagt aan een externe partij. Die partij bewaakt je betalingstermijnen, stuurt herinneringen en aanmaningen, voert gesprekken met debiteuren en escaleert waar nodig. Jij hoeft zelf niet meer achter je geld aan.

In de praktijk werkt dit concreter dan veel ondernemers denken. Een incassobureau logt in op jouw boekhoud- of debiteurensysteem en beheert het proces volledig extern. Je hoeft niets opnieuw in te richten of over te zetten. Alles wat uit dat beheer voortkomt en incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Zo houd jij als MKB-ondernemer of zzp’er de regie, zonder zelf de uitvoering te doen.

Transparantie is daarbij belangrijk. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier. Zo weet je altijd wat er speelt, zonder dat je zelf hoeft te bellen of te mailen voor een update.

Welke taken neemt een incassobureau over bij volledige uitbesteding?

Bij volledige uitbesteding van debiteurenbeheer neemt het incassobureau alle taken over die horen bij het innen van openstaande vorderingen. Dat begint bij preventieve stappen, zoals het bewaken van betalingstermijnen, en eindigt, als het moet, bij gerechtelijke procedures.

Concreet gaat het om de volgende taken:

  • Bewaken van betalingstermijnen en signaleren van overschrijdingen
  • Versturen van betalingsherinneringen en formele aanmaningen
  • Telefonisch contact opnemen met debiteuren
  • Onderhandelen over betalingsregelingen
  • Opstarten van buitengerechtelijke incassoprocedures
  • Juridisch advies over de haalbaarheid van een zaak
  • Begeleiden van gerechtelijke procedures indien nodig

Een goed bureau heeft juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot executie. Zij adviseren je ook altijd over de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo neem je nooit een beslissing op basis van gevoel, maar op basis van feitelijk advies.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer is slim wanneer je te veel tijd kwijt bent aan het achtervolgen van openstaande facturen, geen creditcontroller in dienst hebt of merkt dat je debiteurenlijst sneller groeit dan je bij kunt houden. Ook bij ziekteverzuim of een drukke groeifase is uitbesteding een praktische oplossing.

Voor veel MKB-ondernemers en zzp’ers is debiteurenbeheer iets wat “er even bij” wordt gedaan. Maar dat leidt al snel tot vertraging in de opvolging, en vertraging kost geld. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag terugziet.

Uitbesteding is ook relevant als je internationaal zaken doet. Debiteuren in het buitenland aanschrijven in hun eigen taal, met kennis van lokale wet- en regelgeving, is iets wat je niet zomaar zelf doet. Bureaus die actief zijn in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en die opdrachtgevers in meerdere talen bedienen, kunnen dat wel.

Heb je juist maar een handvol eenvoudige zaken per jaar? Dan is volledige uitbesteding misschien niet nodig. In dat geval kun je via incasso binnenland losse dossiers indienen, of kiezen voor een laagdrempelige tool waarmee je kleine zaken zelf afhandelt.

Wat zijn de kosten van debiteurenbeheer uitbesteden?

De kosten van debiteurenbeheer uitbesteden hangen af van het type vordering en de afspraken die je maakt. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat volgt uit jouw eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Belangrijk om te weten: de incassokosten worden in de meeste gevallen verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Je betaalt dus niet zomaar uit eigen zak. Heb je eenvoudige zaken waarbij je zelf de eerste stappen wilt zetten? Via SelfCollect kun je dat kosteloos doen, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau probeert openstaande vorderingen buitengerechtelijk te innen, zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid aangestelde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken ten uitvoer te leggen, zoals het leggen van beslag of het uitvoeren van een vonnis.

In de praktijk werken de twee partijen samen. Het incassobureau start het traject en probeert de vordering minnelijk op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het bureau juridische stappen adviseren en begeleiden, waarna een deurwaarder in beeld komt voor de executie. Een incassobureau met juristen in huis begeleidt je door dat hele traject en adviseert je op elk moment over de beste aanpak.

Het grote voordeel van een incassobureau is dat het de klantrelatie zoveel mogelijk intact probeert te houden. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. Bekijk het volledige dienstenaanbod om te zien welke stappen er mogelijk zijn voor jouw situatie.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces verloopt in vaste stappen, van een vriendelijke herinnering tot gerechtelijke executie als dat nodig is. De meeste zaken worden al in een vroeg stadium opgelost, zonder dat het tot een rechtszaak komt.

Een standaard incassotraject ziet er zo uit:

  1. Betalingsherinnering: Een vriendelijke reminder dat de betalingstermijn is verstreken.
  2. Formele aanmaning: Een officiële aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen, conform de wet.
  3. Buitengerechtelijke incasso: Het incassobureau neemt contact op met de debiteur en probeert tot een oplossing te komen, inclusief een eventuele betalingsregeling.
  4. Juridisch advies: Als minnelijke inning niet lukt, adviseert een jurist over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure.
  5. Gerechtelijke procedure: Dagvaarding en rechtszaak, waarbij het bureau je volledig begeleidt.
  6. Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bezittingen of de bankrekening van de debiteur.

De gemiddelde doorlooptijd per dossier ligt rond de twee weken. Dat is snel, zeker als je bedenkt dat veel ondernemers zelf weken of maanden bezig zijn met het achternalopen van één factuur. Een geregistreerd bureau met een slagingspercentage van 93% haalt aanzienlijk meer op dan de meeste ondernemers zelf kunnen.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer uitbesteden

CreMan neemt het volledige debiteurenbeheer van je over, zodat jij je kunt focussen op ondernemen. Dit is wat we voor je doen:

  • We loggen in op jouw systeem en beheren het debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via jouw eigen online portal
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • We zijn actief in zes landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen, ook als je buitenlandse debiteuren hebt
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we dat precies aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?

/door

Stel je voor: je stuurt een factuur en in plaats van een betaling krijg je een mailtje terug met de mededeling dat de factuur “niet klopt”. Frustrerend en ook best verwarrend. Want wat doe je dan? Heb je een fout gemaakt, of probeert je klant gewoon onder de betaling uit te komen? Het antwoord bepaalt hoe je verdergaat. In dit artikel lopen we stap voor stap door het factuurgeschil heen, van de eerste reactie tot het moment dat je een incassobureau kunt inschakelen.

Wat betekent het als een klant een factuur betwist?

Als een klant een factuur betwist, geeft die aan het niet eens te zijn met (een deel van) de factuur. Dat kan gaan over het bedrag, de geleverde dienst, de kwaliteit van het werk of een administratieve fout. Een betwiste factuur is niet hetzelfde als een factuur die simpelweg niet wordt betaald. Er is sprake van een actief bezwaar, en dat vraagt om een andere aanpak.

Belangrijk om te weten: een klant mag een factuur niet zomaar negeren omdat die het er niet mee eens is. Als er een betwisting is, moet de klant dat tijdig en onderbouwd aangeven. Alleen “ik betaal niet” is geen geldig bezwaar. Er moet een concrete reden zijn, en die reden moet aansluiten bij wat er is afgesproken of geleverd.

Wanneer is een factuurklacht van een klant terecht?

Een factuurklacht is terecht als de factuur niet overeenkomt met de werkelijkheid of met wat er is afgesproken. Denk aan een verkeerd bedrag, een fout in het aantal uren, een product dat niet is geleverd of werk dat aantoonbaar niet voldeed aan de afgesproken kwaliteit. In die gevallen heeft de klant een punt, en is het slim om dat serieus te nemen.

Een klacht is minder terecht als de klant achteraf een andere mening heeft over de prijs, of als de klacht pas komt nadat de betalingstermijn is verstreken. Ook als de klant eerder akkoord is gegaan met een offerte of opdrachtbevestiging, geldt die afspraak in principe gewoon. Let ook op de reactietermijn: veel algemene voorwaarden bepalen dat een klant binnen een bepaalde periode bezwaar moet maken. Heeft de klant dat niet gedaan, dan is de klacht juridisch gezien vaak al verzwakt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe reageer je op een klant die de factuur aanvecht?

Reageer altijd schriftelijk en rustig, ook als je het er niet mee eens bent. Vraag de klant om de klacht concreet te onderbouwen: wat klopt er niet, en waarom? Zorg dat je eigen administratie op orde is, inclusief de offerte, opdrachtbevestiging, communicatie en bewijs van levering.

Volg daarna dit stappenplan:

  1. Vraag om een schriftelijke toelichting van de klant, zodat de klacht duidelijk en traceerbaar is.
  2. Beoordeel de klacht eerlijk. Is er een fout gemaakt? Geef dat toe en stuur een gecorrigeerde factuur.
  3. Is de klacht ongegrond? Leg dan rustig maar duidelijk uit waarom de factuur correct is, en verwijs naar de afspraken die zijn gemaakt.
  4. Stel een redelijke deadline voor betaling, ook als je de klacht deels erkent. Een gedeeltelijk erkende factuur moet alsnog worden betaald voor het deel dat niet in geschil is.
  5. Leg alles schriftelijk vast, zodat je altijd bewijs hebt als het later toch escaleert.

Blijf professioneel in je communicatie. Een factuurgeschil hoeft geen ruzie te worden, maar je mag wel stevig zijn over je rechten.

Wat als de klant betwist maar toch gewoon niet wil betalen?

Soms is een “betwisting” geen echte klacht, maar een vertragingstactiek. De klant reageert vaag, geeft geen concrete onderbouwing of verandert steeds van verhaal. In dat geval is er geen sprake van een serieus factuurgeschil, maar van een klant die gewoon niet wil betalen.

Hoe herken je dat? Let op deze signalen:

  • De klant geeft geen concrete reden voor de betwisting.
  • De klacht komt pas nadat je een herinnering hebt gestuurd.
  • De klant reageert niet op jouw verzoek om toelichting.
  • Er waren eerder geen klachten over de geleverde dienst of het product.
  • De klant stelt steeds nieuwe voorwaarden of eisen.

In dit geval is het verstandig om het traject te formaliseren. Stuur een officiële aanmaning met een duidelijke betalingstermijn, en maak duidelijk dat je verdere stappen zet als er niet wordt betaald. Via ons volledige dienstenpakket zie je welke opties er zijn, van aanmaning tot juridische procedure.

Mag je een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar er zijn wel voorwaarden. De vordering moet opeisbaar zijn, wat betekent dat de betalingstermijn is verstreken en de klant geen gegrond bezwaar heeft. Als de betwisting ongegrond is of de klant weigert de klacht te onderbouwen, staat niets een incassotraject in de weg.

Een goed incassobureau voor binnenlandse vorderingen beoordeelt altijd eerst of een zaak kansrijk is. Dat is ook precies wat wij doen: onze juristen kijken naar de onderbouwing van de klacht, de afspraken die zijn gemaakt en de kans op succes. Zo voorkom je dat je energie steekt in een zaak die juridisch niet sterk genoeg staat, of juist te lang wacht met actie terwijl de kans op inning kleiner wordt.

Let er ook op dat je een geregistreerd bureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico’s op het gebied van aansprakelijkheid en rechtsgevolgen.

Hoe voorkom je factuurgeschillen in de toekomst?

Factuurgeschillen voorkomen begint vóór de opdracht, niet erna. Duidelijke afspraken aan het begin van een samenwerking zijn de beste bescherming tegen discussies achteraf.

Praktische maatregelen die helpen:

  • Werk altijd met een schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging die de klant expliciet heeft goedgekeurd.
  • Gebruik duidelijke algemene voorwaarden met een bezwaartermijn voor facturen, zodat klachten tijdig ingediend moeten worden.
  • Factureer snel na levering, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wat er is geleverd en wanneer.
  • Specificeer je facturen, met een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of producten.
  • Stuur herinneringen snel, zodat een openstaande factuur niet weken blijft liggen zonder opvolging.
  • Leg afwijkingen of meerwerk altijd schriftelijk vast, ook als het kleine aanpassingen zijn.

Goede debiteurenbeheerprocessen zorgen ervoor dat factuurgeschillen minder vaak voorkomen én dat je sterker staat als er toch een conflict ontstaat.

Hoe wij helpen bij factuurgeschillen en onjuiste factuurclaims

Bij Creman begrijpen we dat een betwiste factuur meer is dan een administratief probleem. Het raakt je cashflow, je tijd en soms ook je relatie met een klant. Wij helpen je om snel en slim te handelen, zonder dat je zelf advocaat hoeft te zijn.

  • Juristen in eigen huis die beoordelen of een betwisting gegrond is en wat de beste aanpak is.
  • Snel en resultaatgericht: gemiddeld twee weken doorlooptijd per dossier, met een slagingspercentage van 93%.
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portaal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd is.
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via ons gratis portaal en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman en onze werkwijze, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Hoeveel kost een deurwaarder versus een incassobureau?

/door

Als een klant niet betaalt, wil je snel weten wat het je kost om dat geld terug te halen. Het korte antwoord: een incassobureau werkt meestal op no cure no pay en kost je in principe niets als de inning mislukt. Een deurwaarder rekent vaste tarieven, ongeacht het resultaat, maar die kosten zijn bij een succesvolle inning vaak verhaalbaar op de debiteur. Welke route het slimst is, hangt af van de fase waarin je vordering zich bevindt. Hieronder leggen we het stap voor stap uit.

Wat is het verschil tussen een deurwaarder en een incassobureau?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande facturen int via aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of loon. Het grote verschil: een incassobureau werkt buiten de rechtbank om; een deurwaarder treedt op na een rechterlijk vonnis.

In de praktijk komt een deurwaarder dus pas in beeld na een juridische procedure. Je schakelt eerst een incassobureau in voor de buitengerechtelijke fase. Pas als dat niet werkt en een rechter een vonnis uitspreekt, kan een deurwaarder met dwang optreden. Die twee partijen sluiten elkaar niet uit; ze volgen elkaar op. Een goed incassobureau met juristen in huis kan je door beide fases heen begeleiden, zodat je niet steeds van loket hoeft te wisselen.

Hoeveel kost een incassobureau gemiddeld?

De meeste incassobureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt alleen een provisie als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd. Het gangbare tarief voor vorderingen op bedrijven is 15% van de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Die kosten worden bovendien vaak doorberekend aan de debiteur, zodat jij er zelf niets aan overhoudt.

Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgestelde maximumtarieven via de WIK-tabel. Die zien er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten nog verder beperken? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan: een gratis portal waarmee je zelf de eerste stappen zet en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoeveel kost een deurwaarder en wie betaalt dat?

De kosten van een deurwaarder bestaan uit twee delen: de explootkosten (voor het uitbrengen van een dagvaarding of het betekenen van een vonnis) en de executiekosten (voor beslaglegging of verkoop van bezittingen). Deze tarieven zijn wettelijk vastgelegd en variëren afhankelijk van de handeling, maar liggen al snel tussen de € 100 en enkele honderden euro’s per stap.

Wie die kosten draagt, hangt af van de uitkomst. Als de rechter de debiteur veroordeelt, worden de proceskosten en deurwaarderskosten doorgaans verhaald op de verliezende partij. Maar als de debiteur geen verhaal biedt, of als je de zaak verliest, draai jij zelf op voor de kosten. Dat maakt het inschakelen van een deurwaarder een financieel risico dat je bewust moet afwegen.

Wanneer schakel je een incassobureau in en wanneer een deurwaarder?

Je schakelt een incassobureau voor binnenlandse vorderingen in zodra je eigen herinneringen geen resultaat opleveren. Dat kan al na één of twee onbeantwoorde aanmaningen. Een deurwaarder komt pas in beeld als de buitengerechtelijke incasso is mislukt en een rechter een vonnis heeft uitgesproken.

De volgorde ziet er in de praktijk zo uit:

  1. Eigen herinneringen en aanmaningen sturen
  2. Incassobureau inschakelen voor buitengerechtelijke incasso
  3. Juridische procedure opstarten als betaling uitblijft
  4. Vonnis laten uitspreken door de rechter
  5. Deurwaarder inschakelen voor executie op basis van het vonnis

Wacht niet te lang met stap twee. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Incassobureaus met juristen in huis kunnen bovendien al in een vroeg stadium inschatten of een zaak het waard is om door te zetten, zodat je geen tijd en geld steekt in een vordering die toch niet inbaar blijkt.

Wat zijn de wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen?

De wettelijke incassokosten die je als schuldeiser mag doorberekenen aan een particuliere debiteur, zijn vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK). Voorwaarde is dat je eerst een aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Pas daarna mag je de incassokosten in rekening brengen. Het minimumbedrag is € 40, ook als het percentage lager uitkomt.

Bij zakelijke debiteuren ligt het anders. Hier gelden de WIK-tarieven niet automatisch. Wat je mag doorberekenen, hangt af van wat er in jouw algemene voorwaarden staat of wat jullie contractueel hebben afgesproken. Heb je geen algemene voorwaarden of staat er niets in over incassokosten? Dan is het gangbare tarief van 15% van de hoofdsom een gebruikelijk en redelijk uitgangspunt dat in de praktijk breed geaccepteerd wordt.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Kies daarom altijd een bureau dat aantoonbaar aan deze registratieplicht voldoet. Zonder registratie mag een bureau wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Naast registratie zijn er nog een paar dingen waar je op kunt letten:

  • Juristen in huis: een bureau met eigen juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je hoeft door te verwijzen naar een externe advocaat.
  • Transparantie over geldstromen: controleer of gelden via een onafhankelijke Stichting Derdengelden lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Real-time inzage: een betrouwbaar bureau geeft je 24/7 toegang tot de status van je dossiers, zodat je nooit in het ongewisse zit.
  • Internationale dekking: doe je ook zaken in het buitenland? Kies dan een bureau dat actief is in meerdere landen en in meerdere talen werkt.

Hoe wij je helpen bij incasso en deurwaarderskosten

Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We combineren buitengerechtelijke incasso met juridische expertise in eigen huis, zodat je altijd één aanspreekpunt hebt, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier.

  • Incasso binnenland en buitenland (België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië)
  • Juristen in huis die adviseren over haalbaarheid en het volledige traject begeleiden
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • 24/7 real-time inzage in al je dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect: gratis portal voor eenvoudige zaken, met tot 30% provisie terug bij succesvolle inning
  • Uitbesteding van volledig debiteurenbeheer, inclusief inloggen op jouw eigen systeem

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen doen? Lees meer over Creman en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat gebeurt er als je klant faillissement aanvraagt?

/door

Als een klant faillissement aanvraagt, is dat een vervelende situatie waar je als ondernemer direct mee te maken krijgt. Je openstaande facturen staan plotseling op losse schroeven en je weet niet wat je nog kunt doen. Kort gezegd: je wordt schuldeiser in het faillissement en je moet je vordering indienen bij de curator. Of je dat geld terugziet, hangt af van de positie die je inneemt in de rangorde van schuldeisers. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er gebeurt en wat je kunt doen.

Wat betekent het als je klant faillissement aanvraagt?

Als je klant faillissement aanvraagt, verliest die klant het recht om zelfstandig over zijn bezittingen te beschikken. De rechtbank benoemt een curator, die vanaf dat moment het bedrijf of de boedel beheert. Jij wordt automatisch concurrent schuldeiser, tenzij je een bijzondere positie hebt, zoals een pandrecht of eigendomsvoorbehoud.

Het faillissement van een klant betekent in de praktijk dat alle lopende betalingsverplichtingen van die klant worden bevroren. De curator inventariseert alle bezittingen en schulden en bepaalt later hoe de beschikbare middelen worden verdeeld. Als concurrent schuldeiser sta je achteraan in de rij, na de Belastingdienst, het UWV en schuldeisers met een zekerheidsrecht. Dat klinkt hard, en dat is het ook. In veel faillissementen ontvangen gewone schuldeisers weinig tot niets terug.

Het is daarom slim om zo snel mogelijk te handelen zodra je hoort dat een klant failliet is verklaard. Tijd speelt een rol bij het indienen van je vordering en bij het veiligstellen van goederen die je mogelijk nog kunt terugvorderen.

Wat gebeurt er met jouw openstaande facturen bij faillissement?

Openstaande facturen bij een faillissement worden niet automatisch betaald. Ze worden onderdeel van de faillissementsboedel en behandeld als concurrente vorderingen. Dat betekent dat je pas wordt betaald als preferente schuldeisers, zoals de Belastingdienst en het UWV, zijn voldaan en er daarna nog geld overblijft.

In de meeste faillissementen is de boedel onvoldoende om alle schuldeisers volledig te betalen. Soms ontvang je een klein percentage van je vordering, maar het komt ook regelmatig voor dat er helemaal niets overblijft voor concurrente schuldeisers. Dat is een van de redenen waarom preventief debiteurenbeheer zo belangrijk is.

Er zijn situaties waarin je een sterkere positie hebt. Als je goederen hebt geleverd met een eigendomsvoorbehoud en die goederen zijn nog aanwezig en identificeerbaar, kun je ze bij de curator terugvorderen. Hetzelfde geldt als je een pandrecht hebt bedongen. Controleer je algemene voorwaarden dus altijd goed als je te maken krijgt met het faillissement van een klant.

Hoe dien je een vordering in bij de curator?

Een vordering indienen bij een faillissement doe je schriftelijk bij de curator die door de rechtbank is aangesteld. Je stuurt een brief of e-mail met daarin de hoogte van de vordering, de onderbouwing (zoals facturen en overeenkomsten) en eventuele bijzondere rechten, zoals een eigendomsvoorbehoud of pandrecht.

De curator publiceert zijn contactgegevens in het Centraal Insolventieregister op rechtspraak.nl. Zodra je weet dat je klant failliet is, zoek je de curator op en dien je je vordering zo snel mogelijk in. Er is geen harde wettelijke deadline voor het indienen, maar de curator stelt wel een vergadering van schuldeisers vast waarin vorderingen worden geverifieerd. Zorg dat je daar dan bij bent.

{!– CTA START –}
{div style=”border-radius:16px !important; overflow:hidden !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border:1px solid #314656 !important; background:none !important; float:none !important; clear:both !important; display:block !important;”}
{table style=”width:100% !important; background-color:#22313d !important; border-collapse:collapse !important; border:none !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border-radius:16px !important;”}
{td style=”padding:18px 22px !important; width:59% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; margin:0 !important; background-color:#22313d !important;”}
{p style=”font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:9px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; color:#83bce6 !important; margin:0 0 6px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.2 !important; text-decoration:none !important; text-transform:uppercase !important; letter-spacing:.65px !important; background:none !important; border:none !important;”}23+ jaar ervaring in credit management & incasso{/p}
{p style=”color:#ffffff !important; font-size:20px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 5px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.15 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:-.15px !important; background:none !important; border:none !important;”}Een klant die niet betaalt?{/p}
{p style=”color:#dce6ed !important; font-size:12px !important; font-weight:400 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 9px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.45 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.{/p}
{p style=”color:#aebec9 !important; font-size:9.5px !important; font-weight:600 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; line-height:1.3 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding{/p}
{/td}
{td style=”padding:11px !important; width:41% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; background-color:#18242e !important; margin:0 !important; border-left:1px solid #385063 !important;”}
{div style=”margin:0 0 8px 0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://selfcollect.nl/” style=”display:block !important; background-color:#5b93bd !important; color:#ffffff !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #79abd0 !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil het eerst zelf proberen →{br/}{span style=”color:#edf7fd !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Zelf controle houden met SelfCollect{/span}{/a}
{/div}
{div style=”margin:0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://creman.com/” style=”display:block !important; background-color:#ffffff !important; color:#243743 !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #dce8ef !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil eerst weten wat verstandig is →{br/}{span style=”color:#6b7f8d !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Persoonlijk advies van CreMan{/span}{/a}
{/div}
{/td}
{/tr}
{/table}
{/div}
{!– CTA END –}

Wat heb je nodig bij het indienen?

  • Een overzicht van alle openstaande facturen met factuurnummers en bedragen
  • Kopieën van de betreffende facturen en de onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging
  • Bewijs van levering of uitvoering van de werkzaamheden
  • Je algemene voorwaarden, als daarin een eigendomsvoorbehoud of pandrecht is opgenomen
  • Je bankgegevens voor een eventuele uitkering

Houd er rekening mee dat de curator jouw vordering kan betwisten. Als dat gebeurt, heb je de mogelijkheid om dit verder juridisch aan te vechten. De juristen van CreMan kunnen je hierbij adviseren over de haalbaarheid en de vervolgstappen.

Kun je nog incasso inschakelen als je klant failliet is?

Nee, je kunt geen regulier incassotraject meer starten als je klant faillissement heeft aangevraagd. Zodra het faillissement is uitgesproken, neemt de curator het beheer over en is individuele incasso geblokkeerd. Het enige wat je kunt doen, is je vordering indienen bij de curator en deelnemen aan het faillissementsproces.

Dit is een belangrijk verschil met een situatie waarin een klant gewoon niet betaalt, maar nog niet failliet is. In dat geval is incasso binnenland juist een effectieve manier om snel actie te ondernemen. Wacht je te lang en vraagt je klant intussen faillissement aan, dan verlies je de mogelijkheid om via incasso te innen en wordt je positie als schuldeiser een stuk lastiger.

Als je vermoedt dat een klant in financiële problemen zit, maar nog niet failliet is, is het slim om direct te handelen. Hoe eerder je een vordering uitzet, hoe groter de kans op betaling. Bekijk ook ons volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen je in zo’n situatie kunt zetten.

Wat kun je doen om dit soort verliezen te voorkomen?

Het risico op verlies door het faillissement van een klant verklein je het meest door preventief te werken: controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten, stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en stuur facturen direct na levering. Hoe eerder je signalen van betalingsproblemen oppikt, hoe meer ruimte je hebt om actie te ondernemen.

Praktische stappen die je kunt nemen om je financiële risico te beperken:

  • Kredietcheck bij nieuwe klanten: vraag een kredietrapport op voordat je een grote opdracht aanneemt
  • Eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden: zo kun je geleverde goederen terugvorderen als een klant failliet gaat
  • Korte betalingstermijnen hanteren: hoe sneller je factureert en hoe korter de termijn, hoe kleiner het risico
  • Vroeg aanmanen bij overschrijding: wacht niet weken voordat je een herinnering stuurt
  • Signalen serieus nemen: vertraagde betalingen, wisselende contactpersonen of vage excuses zijn vroege waarschuwingstekens

Goed debiteurenbeheer is de beste bescherming tegen faillissementsverliezen. Als je daar onvoldoende tijd of capaciteit voor hebt, is uitbesteden een slimme optie.

Hoe wij helpen bij een faillissement van je klant

Bij Creman begrijpen we dat het faillissement van een klant een directe klap is voor je cashflow. We helpen je op meerdere manieren om de schade te beperken en herhaling te voorkomen.

  • We adviseren je over de haalbaarheid van je vordering en de stappen die je moet zetten in het faillissementsproces
  • Onze juristen in eigen huis begeleiden het volledige traject, van het indienen van je vordering bij de curator tot eventuele juridische vervolgstappen
  • We helpen je bij het inrichten van een strak debiteurenbeheer, zodat je betalingsproblemen eerder signaleert en sneller kunt handelen
  • Via ons online portaal heb je 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier, zodat je altijd weet waar je staat
  • We controleren de kredietwaardigheid van je debiteuren, zodat je beter kunt inschatten met wie je in zee gaat

Wil je weten hoe Creman werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer op onze pagina over Creman. Heb je een concrete vraag over een openstaande vordering of een klant die in financiële problemen zit? Neem dan direct contact met ons op. We denken graag met je mee.

Kun je een incassobureau inschakelen zonder schriftelijke overeenkomst?

/door

Ja, je kunt een incassobureau inschakelen zonder schriftelijke overeenkomst. Een mondelinge afspraak of een factuur kan in veel gevallen voldoende zijn om een vordering te onderbouwen. Wel is het belangrijk dat je bewijs hebt van de geleverde dienst of het geleverde product. Hoe sterker je bewijspositie, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Veel ondernemers denken dat ze zonder getekend contract nergens staan. Dat klopt gelukkig niet. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe incasso zonder contract werkt, welk bewijs je kunt gebruiken en wanneer het zinvol is om een bureau in te schakelen.

Mag je een incassobureau inschakelen zonder schriftelijk contract?

Ja, dat mag. Een schriftelijke overeenkomst is geen wettelijke vereiste om een incassobureau in te schakelen. Zolang je kunt aantonen dat er een overeenkomst tot stand is gekomen en dat je je kant van de afspraak bent nagekomen, sta je juridisch gezien niet met lege handen. Een factuur, een e-mailwisseling of zelfs getuigenverklaringen kunnen daarvoor de basis vormen.

Wel geldt: hoe beter je bewijs, hoe sterker je positie. Een incassobureau beoordeelt altijd eerst de haalbaarheid van je zaak voordat het aan de slag gaat. Bij een goed gedocumenteerde vordering is die beoordeling snel gemaakt. Bij een mondelinge afspraak zonder enige schriftelijke bevestiging wordt het lastiger, maar zeker niet onmogelijk.

Let er ook op dat je een geregistreerd incassobureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer dus altijd of het bureau dat je overweegt aan deze eis voldoet.

Wat telt als bewijs van een vordering zonder schriftelijke overeenkomst?

Bewijs van een vordering zonder contract kan uit meerdere bronnen komen. Denk aan verstuurde en ontvangen e-mails, appberichten, offertes die de klant heeft geaccepteerd, facturen die zijn verstuurd zonder bezwaar, of getuigen die de mondelinge afspraak kunnen bevestigen. Elk stukje communicatie dat aantoont dat er een afspraak was en dat jij hebt geleverd, telt mee.

Hieronder vind je een overzicht van bewijsmiddelen die een incassobureau of rechter kan meewegen:

  • Facturen die zijn verstuurd en niet zijn betwist door de debiteur
  • E-mails of appberichten waaruit de afspraak blijkt
  • Offertes of opdrachtbevestigingen die de klant heeft goedgekeurd, mondeling of schriftelijk
  • Bewijs van levering, zoals een pakbon, afleverbevestiging of projectoplevering
  • Bankafschriften waaruit eerdere betalingen voor vergelijkbare opdrachten blijken
  • Getuigenverklaringen van mensen die bij de afspraak aanwezig waren

Heb je meerdere van deze bewijsstukken? Dan is je positie al een stuk sterker dan je misschien dacht. Een incassobureau kan op basis hiervan een gefundeerde inschatting maken van de kans van slagen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe werkt het incassoproces als er geen contract is?

Het incassoproces verloopt bij het ontbreken van een contract grotendeels hetzelfde als bij een normale vordering. Het bureau stuurt eerst een aanmaning naar de debiteur, geeft een betalingstermijn en probeert de zaak buitengerechtelijk op te lossen. Pas als dat niet werkt, komen juridische stappen in beeld.

Het verschil zit in de voorbereiding. Voordat het bureau een aanmaning stuurt, beoordelen juristen de bewijspositie. Ze kijken naar de beschikbare documentatie en adviseren je eerlijk over de haalbaarheid. Dat advies is belangrijk: doorzetten met een zwakke bewijspositie kost tijd en geld, terwijl een sterke zaak vaak al in de buitengerechtelijke fase wordt opgelost.

Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier. Dat geldt ook voor zaken zonder schriftelijk contract, mits de bewijspositie voldoende sterk is. Via ons online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.

Wat is het verschil tussen een mondelinge en schriftelijke overeenkomst bij incasso?

Een mondelinge overeenkomst is juridisch gezien even geldig als een schriftelijke. Het grote verschil zit in de bewijsbaarheid. Een schriftelijk contract spreekt voor zich. Een mondelinge afspraak moet je onderbouwen met indirecte bewijsstukken, wat meer werk vraagt en meer onzekerheid met zich meebrengt.

Bij een schriftelijke overeenkomst is het voor een incassobureau direct duidelijk wat er is afgesproken, welk bedrag verschuldigd is en per wanneer betaald had moeten worden. Bij een mondelinge afspraak moet dat verhaal worden samengesteld uit losse puzzelstukjes. Dat is mogelijk, maar vergt meer voorbereiding en soms juridisch advies over hoe sterk de zaak staat.

Kort gezegd: mondeling is geldig, schriftelijk is makkelijker te bewijzen. Als je regelmatig zonder contract werkt, is het slim om daar iets aan te doen, maar je staat nu niet per definitie met lege handen.

Wanneer is het inschakelen van een incassobureau zinvol zonder contract?

Een incassobureau inschakelen is zinvol als je voldoende bewijs hebt dat er een afspraak was, dat jij hebt geleverd en dat de debiteur niet betaalt ondanks herinneringen. Heb je facturen verstuurd, e-mails gewisseld en is er geen betwisting van de vordering? Dan is de kans groot dat een bureau succesvol kan optreden.

Het is minder zinvol als de debiteur de afspraak volledig ontkent en je geen enkel bewijs hebt. In dat geval is het verstandig om eerst juridisch advies in te winnen over je kansen voordat je kosten maakt.

Een goede vuistregel: als de debiteur niet reageert of betaling uitstelt, maar de vordering niet betwist, is het inschakelen van een incassobureau bijna altijd de moeite waard. Stilzwijgen is geen ontkenning, en dat werkt in jouw voordeel. Via ons volledige dienstenoverzicht zie je welke opties er zijn, van een eerste aanmaning tot volledige gerechtelijke procedures.

Hoe voorkom je dit probleem bij toekomstige opdrachten?

De beste manier om betalingsproblemen te voorkomen, is ervoor te zorgen dat elke opdracht schriftelijk is vastgelegd, hoe klein ook. Dat hoeft geen uitgebreid contract te zijn. Een eenvoudige opdrachtbevestiging per e-mail met daarin de afgesproken prijs, het werk en de betalingstermijn maakt al een wereld van verschil.

Concrete stappen die je nu al kunt nemen:

  1. Stuur altijd een opdrachtbevestiging per e-mail na een mondelinge afspraak, ook al is het maar één zin
  2. Voeg betalingstermijnen toe aan je facturen en verwijs daarin naar je algemene voorwaarden
  3. Gebruik algemene voorwaarden en laat die van tevoren accepteren, bij voorkeur schriftelijk
  4. Stuur facturen direct na levering en volg ze actief op zodra de betalingstermijn verstrijkt
  5. Documenteer alles: offertes, goedkeuringen, leveringsbewijzen en correspondentie

Wie regelmatig met meerdere klanten werkt en het debiteurenbeheer moeilijk kan bijhouden, kan overwegen dat proces gedeeltelijk of volledig uit te besteden. Dat scheelt tijd en zorgt ervoor dat betalingsachterstanden sneller worden opgepakt, voordat ze een probleem worden.

Hoe wij helpen bij incasso zonder schriftelijk contract

Bij CreMan beoordelen onze juristen elke zaak op zijn eigen merites, ook als er geen schriftelijk contract is. We kijken naar je bewijspositie, geven je eerlijk advies over de haalbaarheid en bepalen samen de beste aanpak. Of het nu gaat om een buitengerechtelijk traject of een volledige juridische procedure: wij begeleiden het van begin tot eind.

  • Juristen in eigen huis die je bewijspositie beoordelen en adviseren over de kans van slagen
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, ook bij complexere zaken
  • 24/7 real-time inzage in je dossier via ons online portal
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • Alle gelden verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft

Wil je weten of jouw zaak kans van slagen heeft? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvende beoordeling van je dossier.

Wat betekent de BGI-registratie voor incassobureaus?

/door

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit heet de BGI-registratie: de registratie op grond van de Wet toelating kredietaanbieders en incassodienstverleners. Voor jou als ondernemer betekent dit dat je voortaan kunt controleren of een bureau echt aan de wettelijke eisen voldoet voordat je een vordering uit handen geeft. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan riskeer je niet alleen je geld, maar ook je reputatie.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat de BGI-registratie inhoudt, waarom die is ingevoerd en wat je er als ondernemer mee moet. Zo weet je precies waar je op moet letten bij het kiezen van een incassobureau in Nederland.

Wat is de BGI-registratie voor incassobureaus?

De BGI-registratie is de officiële inschrijving van een incassobureau bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT), namens het ministerie van Justitie en Veiligheid. Elk bureau dat in Nederland incassodiensten aanbiedt, is verplicht deze registratie te hebben. Zonder geldig registratienummer mag een bureau wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

De afkorting BGI staat voor Buitengerechtelijke Incassodienstverleners. De registratieplicht is onderdeel van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki), die op 1 april 2024 in werking trad. Het doel van die wet is de sector te professionaliseren en consumenten en bedrijven beter te beschermen tegen malafide of slecht functionerende bureaus.

Een geregistreerd incassobureau heeft een uniek registratienummer dat je kunt opzoeken in het openbare register. Bureaus die al actief waren vóór april 2024 kregen een overgangstermijn, maar zijn inmiddels ook verplicht geregistreerd te zijn of hun werkzaamheden te hebben gestaakt.

Waarom is de BGI-registratieplicht ingevoerd?

De BGI-registratieplicht is ingevoerd omdat de incassobranche jarenlang onvoldoende gereguleerd was. Iedereen kon zich incassobureau noemen, zonder enige opleiding, kwalificatie of toezicht. Dat leidde tot excessen: buitensporige kosten, agressieve praktijken en bureaus die geld van schuldeisers niet afdroegen.

De wetgever greep in om drie problemen aan te pakken:

  • Bescherming van debiteuren tegen onrechtmatige incassomethoden en onterechte kostenrekeningen
  • Bescherming van opdrachtgevers tegen bureaus die niet integer omgaan met geïnde gelden
  • Verbetering van de kwaliteit in de sector door minimumeisen te stellen aan kennis, werkwijze en financiële transparantie

Voor jou als ondernemer is de registratieplicht dus goed nieuws. Je hebt nu een objectief criterium om kaf van koren te scheiden. Een bureau dat niet geregistreerd is, mag simpelweg niet werken. Een bureau dat wél geregistreerd is, heeft aangetoond aan de basisvereisten te voldoen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat zijn de eisen voor een geregistreerd incassobureau?

Om een BGI-registratie te krijgen en te behouden, moet een incassobureau aan een reeks wettelijke eisen voldoen. De belangrijkste zijn de vakbekwaamheid van medewerkers, een transparante werkwijze en een correcte omgang met geïnde gelden.

Concreet gaat het om de volgende eisen:

  • Vakbekwaamheid: medewerkers moeten aantoonbare kennis hebben van incassowetgeving en schuldenproblematiek
  • Transparantie: opdrachtgevers en debiteuren moeten duidelijk geïnformeerd worden over kosten, rechten en de voortgang van een dossier
  • Financiële scheiding: geïnde gelden mogen niet vermengd worden met het eigen vermogen van het bureau
  • Klachtenregeling: het bureau moet een toegankelijke klachtenprocedure hebben
  • Gedragsregels: het bureau moet zich houden aan de normen voor fatsoenlijk incasseren, zonder intimidatie of misleiding

Die financiële scheiding is een punt dat veel ondernemers onderschatten. Bij een betrouwbaar bureau verlopen alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat het geld dat voor jou wordt geïnd nooit in de bedrijfskas van het bureau terechtkomt. Dat beschermt je als opdrachtgever als een bureau in financiële problemen raakt.

Wat zijn de risico’s van een niet-geregistreerd incassobureau?

Een niet-geregistreerd incassobureau inschakelen is op meerdere vlakken riskant. Juridisch gezien mag zo’n bureau geen incassowerkzaamheden uitvoeren, wat betekent dat aanmaningen of acties van dat bureau geen rechtskracht hebben. Je vordering kan daardoor vertraging oplopen of zelfs ongeldig worden verklaard.

Daarnaast loop je financieel risico. Zonder toezicht en registratie is er geen garantie dat geïnde bedragen daadwerkelijk bij jou terechtkomen. Er zijn gevallen bekend van bureaus die geld innen maar niet afdragen. Zonder de wettelijk verplichte Stichting Derdengelden heb je als opdrachtgever weinig verhaal.

Tot slot is er het reputatierisico. Als een niet-geregistreerd bureau agressief of onrechtmatig optreedt richting jouw debiteur, kan dat terugslaan op jouw bedrijfsnaam. Je bent immers de partij die het bureau inschakelde.

Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?

Je controleert de BGI-registratie van een incassobureau via het openbare register op de website van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) of via het Justis-register van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zoek op naam of registratienummer van het bureau.

Praktisch gezien doe je dit in drie stappen:

  1. Ga naar het openbare register op de BFT-website of het Justis-register
  2. Zoek op de bedrijfsnaam of het opgegeven registratienummer
  3. Controleer of de registratie actief is en niet geschorst of ingetrokken

Een serieus bureau vermeldt zijn registratienummer zichtbaar op de website en in correspondentie. Staat dat nummer er niet? Dan is dat al een waarschuwingssignaal. Vraag het bureau altijd proactief naar de registratiestatus voordat je een dossier overdraagt. Via onze overzichtspagina van diensten zie je hoe een volledig geregistreerd en transparant traject eruitziet.

Wanneer moet je een geregistreerd incassobureau inschakelen?

Je schakelt een geregistreerd incassobureau in wanneer een debiteur niet reageert op jouw eigen herinneringen en aanmaningen, of wanneer je merkt dat je te weinig tijd of kennis hebt om het incassoproces zelf goed te bewaken. Het moment van inschakelen is eerder dan de meeste ondernemers denken.

Concreet zijn dit de situaties waarin je beter niet langer wacht:

  • Een factuur staat al langer dan 30 dagen open na de vervaldatum
  • Je hebt zelf al één of twee herinneringen gestuurd zonder reactie
  • De debiteur reageert wel, maar betaalt structureel niet
  • Het gaat om een bedrag dat een serieuze impact heeft op jouw cashflow
  • Je hebt te maken met een buitenlandse debiteur en je kent de lokale regels niet

Hoe eerder je een professionele partij inschakelt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wacht je te lang, dan vergroot je het risico dat de debiteur insolvabel raakt of dat een vordering verjaart. Bij kleinere of eenvoudige vorderingen kun je ook overwegen om zelf de eerste stappen te zetten via een tool als SelfCollect, waarbij je de eerste brieven verstuurt en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt.

Hoe wij helpen bij BGI-registratie en betrouwbaar incasseren

Creman is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106 en voldoet aan alle eisen die de Wki stelt. Dat betekent dat je bij ons werkt met een bureau dat volledig transparant, wettelijk compliant en financieel veilig opereert. Dit kun je van ons verwachten:

  • Geregistreerd en gecertificeerd: actief sinds 2002, geregistreerd onder registratienummer 00106, met juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • Financieel veilig: alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft
  • Realtime inzicht: via een eigen online portal heb je 24/7 inzage in de status van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of te mailen
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je via ons SelfCollect-portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%
  • Slagingspercentage van 93%: met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht

Wil je weten hoe Creman werkt of wil je direct een dossier aanmelden? Lees meer over wie wij zijn en hoe wij werken, of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag verder.

Moet een incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie?

/door

Ja, een incassobureau in Nederland is verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 geldt een wettelijke registratieplicht voor alle incassobureaus die in Nederland actief zijn. Werk je samen met een bureau zonder registratie, dan loop je als ondernemer serieuze risico’s. In dit artikel lees je wat er precies is veranderd, hoe je een registratie controleert en waarom dit een belangrijk keuzecriterium is bij het selecteren van een partner voor je incasso binnenland.

Wat veranderde er in april 2024 voor incassobureaus?

Sinds april 2024 geldt in Nederland een verplichte registratie voor incassobureaus op basis van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Vóór die datum kon iedereen zich incassobureau noemen zonder enige toets. Dat is fundamenteel veranderd: bureaus moeten nu aan concrete kwaliteitseisen voldoen en zich laten registreren bij het ministerie van Justitie en Veiligheid voordat ze mogen opereren.

De wet is ingevoerd omdat de incassobranche jarenlang onvoldoende gereguleerd was. Debiteuren werden soms geconfronteerd met onterechte kosten, onduidelijke communicatie en bureaus die de grenzen van de wet opzochten. De registratieplicht beschermt zowel debiteuren als opdrachtgevers. Voor jou als ondernemer betekent dit concreet: controleer altijd of een bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een samenwerking aangaat.

Het toezicht op de naleving van de Wki ligt bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM). De ACM kan bureaus die niet aan de eisen voldoen een boete opleggen of de registratie intrekken. Dat maakt registratie niet alleen een formaliteit, maar een actief gehandhaafd kwaliteitskeurmerk.

Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?

Je controleert de registratie van een incassobureau via het openbare register van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Op de website van Justis zoek je op naam of registratienummer van het bureau. Een geregistreerd bureau heeft een uniek registratienummer dat het verplicht in zijn communicatie moet vermelden.

Let bij je controle op het volgende:

  • Staat het bureau vermeld in het register van Justis?
  • Is de registratie actief en niet ingetrokken?
  • Vermeldt het bureau het registratienummer op zijn website, offertes en correspondentie?

Een serieus bureau heeft niets te verbergen en toont zijn registratienummer proactief. Zie je geen registratienummer op de website of in de offerte, dan is dat een signaal om door te vragen. Transparantie begint bij de eerste kennismaking.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat zijn de risico’s van een niet-geregistreerd incassobureau?

Samenwerken met een niet-geregistreerd incassobureau brengt meerdere risico’s met zich mee. Ten eerste opereer je buiten de wettelijke kaders: het bureau mag juridisch gezien geen incassodiensten verlenen, wat de geldigheid van de incassohandelingen in twijfel kan trekken. Ten tweede heb je als opdrachtgever geen garantie dat het bureau aan minimumeisen voor kwaliteit en integriteit voldoet.

Concreet kunnen de gevolgen zijn:

  • Ongeldige incassohandelingen: Brieven, aanmaningen of betalingsregelingen van een niet-geregistreerd bureau kunnen juridisch worden aangevochten.
  • Reputatieschade: Als jouw debiteur ontdekt dat je werkt met een bureau dat niet aan de wet voldoet, kan dat de relatie en je reputatie schaden.
  • Financieel risico: Gelden die via een niet-geregistreerd bureau lopen, zijn niet beschermd via een Stichting Derdengelden. Je hebt geen zekerheid dat geïnde bedragen ook daadwerkelijk bij jou terechtkomen.
  • Geen verhaal bij misstanden: Bij een geregistreerd bureau kun je bij de ACM terecht als er iets misgaat. Bij een niet-geregistreerd bureau sta je vrijwel machteloos.

Het risico is dus niet alleen theoretisch. Zeker als je te maken hebt met grotere vorderingen of juridische vervolgstappen, wil je zeker weten dat je partner aan alle wettelijke eisen voldoet.

Wat zijn de kwaliteitseisen waaraan een geregistreerd bureau moet voldoen?

Een geregistreerd incassobureau moet voldoen aan een reeks wettelijke kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Die eisen gaan verder dan alleen het aanvragen van een registratienummer. Ze raken de kern van hoe een bureau werkt en hoe het met jou als opdrachtgever en met debiteuren omgaat.

De belangrijkste eisen zijn:

  • Vakbekwaamheid: Medewerkers moeten aantoonbaar deskundig zijn op het gebied van incasso en relevante wet- en regelgeving.
  • Transparantie over kosten: Het bureau moet duidelijk communiceren over de incassokosten die in rekening worden gebracht, zowel richting opdrachtgever als debiteur.
  • Zorgvuldige behandeling van debiteuren: Een geregistreerd bureau mag geen onterechte druk uitoefenen of misleidende communicatie inzetten.
  • Scheiding van geldstromen: Geïnde gelden moeten gescheiden worden bewaard van het eigen vermogen van het bureau, bij voorkeur via een Stichting Derdengelden.
  • Klachtenregeling: Het bureau moet een toegankelijke klachtenprocedure hebben voor zowel opdrachtgevers als debiteuren.

Deze eisen zorgen ervoor dat je als ondernemer weet waar je aan toe bent. Een bureau dat aan deze normen voldoet, werkt gestructureerd, integer en met oog voor alle betrokken partijen.

Waarom is registratie bij het ministerie van Justitie een keuzecriterium?

Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid is een belangrijk keuzecriterium omdat het de minimumdrempel aangeeft voor professioneel en legaal opereren. Een geregistreerd bureau heeft aangetoond dat het aan de wettelijke eisen voldoet en staat onder toezicht van de ACM. Dat geeft jou als opdrachtgever een stevige basis van vertrouwen.

Maar registratie alleen zegt niet alles. Het is het startpunt, niet het eindpunt. Kijk bij je keuze ook naar:

  • Hoe lang het bureau al actief is en wat zijn trackrecord is
  • Of er juristen in dienst zijn die het volledige traject kunnen begeleiden
  • Of het bureau transparant is over kosten en doorlooptijden
  • Of je real-time inzage hebt in je dossiers
  • Of het bureau ook internationaal actief is, als je zaken doet over de grens

Registratie in combinatie met aantoonbare expertise en transparantie is de combinatie die je zoekt. Een bureau dat al meer dan twintig jaar actief is, een hoog slagingspercentage heeft en geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden laat verlopen, biedt meer zekerheid dan een nieuwkomer met alleen een registratienummer. Wil je ook weten welke diensten een professioneel bureau biedt naast het innen van facturen? Dan loont het om het volledige aanbod te vergelijken voordat je een keuze maakt.

Hoe wij helpen bij het vinden van een betrouwbaar geregistreerd incassobureau

CreMan is opgericht in 2002 en is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We voldoen aan alle eisen die de Wet kwaliteit incassodienstverlening stelt en werken al meer dan 23 jaar voor ondernemers die hun vorderingen snel en professioneel willen innen.

Dit is wat je bij ons krijgt:

  • Geregistreerd bureau met registratienummer Justis 00106, volledig compliant met de Wki
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • SelfCollect: een gratis portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt
  • Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat we voor jou kunnen betekenen.