Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen in plaats van een incassobureau?

Een klant betaalt niet. Je hebt al een herinnering gestuurd, misschien zelfs twee. En nu vraag je je af: bel ik een incassobureau, of heb ik een deurwaarder nodig? Het korte antwoord: begin altijd met een incassobureau. Een deurwaarder komt pas in beeld als er een rechterlijk vonnis is. In de meeste gevallen los je een onbetaalde factuur op zonder ooit bij de rechter te komen.

Toch is het nuttig om te begrijpen wat het verschil precies is, wanneer je welke stap zet en wie er opdraait voor de kosten. Dat lees je hieronder, stap voor stap en zonder juridisch jargon.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande vorderingen int via aanmaningen, betalingsregelingen en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bezittingen of loon. Het grote verschil: een deurwaarder mag alleen optreden na een rechterlijk vonnis; een incassobureau werkt in de fase daarvoor.

In de praktijk betekent dit dat een incassobureau de debiteur benadert, druk uitoefent en probeert tot een oplossing te komen zonder tussenkomst van de rechter. Dat lukt verrassend vaak. Met een slagingspercentage van 93% worden de meeste zaken buitengerechtelijk opgelost. Pas als dat niet lukt en er een vonnis nodig is, komt de deurwaarder in beeld om dat vonnis te executeren.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je samen met een bureau dat niet geregistreerd is, dan loop je als opdrachtgever risico. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft.

Wanneer is een incassobureau de juiste keuze?

Een incassobureau is de juiste keuze wanneer een factuur onbetaald blijft en je er zelf niet uitkomt met herinneringen. Je schakelt een bureau in als de debiteur niet reageert, betaling uitstelt of simpelweg niet wil betalen, maar er nog geen rechterlijk vonnis nodig is. Dit is de buitengerechtelijke fase, en hier wordt het overgrote deel van de vorderingen opgelost.

Een goed incassobureau doet meer dan brieven versturen. Het legt contact met de debiteur, onderhandelt over een betalingsregeling en bewaakt het hele proces. Voor kleinere of overzichtelijke vorderingen kun je via incasso binnenland een dossier indienen en het bureau het werk laten doen. Heb je te maken met een buitenlandse debiteur, dan is het nuttig om een bureau te kiezen dat ook internationaal actief is.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je zelf de eerste stap zetten? Dan is het ook mogelijk om via SelfCollect zelf de eerste brieven te sturen, terwijl een bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer nodig. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een slimme manier om kosten te besparen bij overzichtelijke zaken.

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen?

Je schakelt een deurwaarder in wanneer er een rechterlijk vonnis ligt dat de debiteur verplicht te betalen, maar de debiteur dat nog steeds niet doet. De deurwaarder is dan bevoegd om dat vonnis te executeren: hij kan beslag leggen op bankrekeningen, loon of bezittingen. Zonder vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om op te treden.

In de praktijk kom je bij een deurwaarder terecht via een gerechtelijke procedure. Een rechter doet uitspraak, en als de debiteur daarna nog steeds niet betaalt, voert de deurwaarder het vonnis uit. Dit traject kost tijd en geld en is daarom altijd een laatste stap, niet de eerste.

Juristen die het volledige traject kennen, adviseren altijd eerst over de haalbaarheid van een zaak voordat je naar de rechter stapt. Heeft de debiteur geen verhaal, dan heeft een vonnis weinig praktisch nut. Dat is relevante informatie die je vooraf wilt weten.

Hoe verloopt het traject van aanmaning tot deurwaarder stap voor stap?

Het traject van onbetaalde factuur tot deurwaarder verloopt in duidelijke stappen. Eerst probeer je het zelf op te lossen, daarna neemt een incassobureau het over, en pas als dat niet werkt volgt een gerechtelijke procedure met eventuele inzet van een deurwaarder.

1. Eigen herinnering of aanmaning: Je stuurt zelf een betalingsherinnering met een nieuwe betaaltermijn.
2. Inschakelen incassobureau: Als de debiteur niet reageert, draag je het dossier over aan een incassobureau. Het bureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
3. Buitengerechtelijke incasso: Het bureau onderhandelt, stelt een betalingsregeling voor en bewaakt de nakoming daarvan. In de meeste gevallen wordt hier al betaald.
4. Gerechtelijke procedure: Als de debiteur blijft weigeren, kan het bureau een dagvaarding laten opstellen en de zaak aan de rechter voorleggen.
5. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als de debiteur wordt veroordeeld, is er een executoriale titel.
6. Inzet deurwaarder: De deurwaarder voert het vonnis uit via beslag of andere executiemiddelen.

De meeste zaken eindigen bij stap drie. Dat scheelt tijd, geld en gedoe voor alle partijen.

Wie betaalt de kosten van een deurwaarder of incassobureau?

In principe betaalt de debiteur de incassokosten, niet jij als schuldeiser. De wet regelt dit voor vorderingen op particulieren via de WIK-tabel. Voor bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat. De kosten worden bij de vordering opgeteld en bij de debiteur in rekening gebracht.

Voor vorderingen op particulieren ziet de WIK-tabel er zo uit:

Kosten van een gerechtelijke procedure, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, worden bij een gewonnen zaak eveneens op de debiteur verhaald. Verlies je de zaak, dan kunnen die kosten wel voor jouw rekening komen. Dat is een van de redenen waarom een goede haalbaarheidsanalyse vooraf zo nuttig is.

Kan een incassobureau ook de rol van deurwaarder overnemen?

Een incassobureau kan de rol van deurwaarder niet overnemen, omdat een deurwaarder een wettelijk benoemde ambtenaar is met exclusieve bevoegdheden. Wat een incassobureau wel kan doen, is het volledige traject begeleiden tot en met de gerechtelijke procedure en samenwerken met een deurwaarder voor de executiefase. Je hoeft als opdrachtgever dus niet zelf op zoek naar een deurwaarder.

Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt je van de eerste aanmaning tot aan de rechtbank en adviseert je over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onprettig, maar het is soms de meest verstandige keuze als een debiteur geen verhaal heeft. Eerlijk advies op dat moment is meer waard dan een juridisch traject dat niets oplevert.

Via het volledige dienstenoverzicht zie je precies wat een bureau op elk moment in het proces voor je kan betekenen.

Hoe wij helpen bij het hele traject, van aanmaning tot executie

Bij Creman hoef je niet zelf uit te zoeken wanneer je een incassobureau of een deurwaarder nodig hebt. Wij begeleiden het volledige traject en schakelen op het juiste moment de juiste partij in. Concreet betekent dat:

• Juristen in eigen huis die het traject bewaken van aanmaning tot gerechtelijke executie
• Eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak, zodat je geen geld steekt in een procedure die niets oplevert
• Een slagingspercentage van 93% in de buitengerechtelijke fase, waardoor een deurwaarder in de meeste gevallen niet nodig is
• 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
• Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
• Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), dus volledig in lijn met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten hoe Creman werkt en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Gerelateerde artikelen

• Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur heeft gecontesteerd?
• Moet een incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie?
• Wanneer is het beter om zelf te incasseren dan een bureau in te schakelen?
• Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?
• Wanneer mag je een klant op de zwarte lijst zetten?