Welke 3 documenten heb je nodig voor een incassozaak?

Voor een incassozaak heb je drie documenten nodig: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de onbetaalde factuur en het bewijs dat je de debiteur hebt aangemaand. Met deze drie documenten kun je aantonen dat er een geldige vordering is, dat het bedrag opeisbaar is en dat je de debiteur de kans hebt gegeven alsnog te betalen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over welke documenten je nodig hebt en wat je doet als je er een mist.

Wat gebeurt er met je documenten als je een incassobureau inschakelt?

Wanneer je een incassobureau inschakelt, lever je de relevante documenten aan en neemt het bureau het dossier van je over. Het bureau beoordeelt op basis van die stukken of de vordering sterk genoeg is om op te treden, welke stappen het beste passen en wat de kans op succes is. Jij hoeft het proces daarna niet meer zelf bij te houden.

In de praktijk betekent dit dat je de documenten digitaal aanlevert, waarna een medewerker het dossier opbouwt. Vanaf dat moment wordt er contact opgenomen met de debiteur, worden betalingsregelingen besproken of worden juridische stappen voorbereid als dat nodig is. De kwaliteit van de aangeleverde documenten bepaalt mede hoe snel en soepel dat gaat. Ontbrekende of onduidelijke stukken kunnen het proces vertragen, dus zorg dat je ze zo volledig mogelijk aanlevert.

Wil je zelf ook meekijken? Dat kan. Via een eigen online portaal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier. Je ziet precies wat er is ondernomen, wanneer dat is gedaan en wat de volgende stap is. Zo blijf je altijd op de hoogte zonder dat je zelf achter de telefoon hoeft te zitten.

Wat als je geen schriftelijk contract hebt?

Geen schriftelijk contract hebben is vervelend, maar het betekent niet automatisch dat je vordering kansloos is. Een mondelinge overeenkomst is in Nederland ook rechtsgeldig. Het wordt wel lastiger om die te bewijzen, dus je hebt andere documenten nodig die de afspraken onderbouwen.

Denk daarbij aan:

• E-mails of appberichten waarin de opdracht is bevestigd of de prijs is afgesproken
• Offertes die de opdrachtgever heeft geaccepteerd, ook als dat mondeling of per e-mail is gebeurd
• Geleverde goederen of diensten waarvan je kunt aantonen dat ze zijn ontvangen, zoals een afleverbon of een ondertekende oplevering
• Eerdere betalingen door dezelfde klant voor vergelijkbare opdrachten

Hoe meer je kunt aantonen dat er een afspraak was en dat jij jouw kant van die afspraak bent nagekomen, hoe sterker je positie. Een incassobureau of jurist kan je helpen beoordelen of de bewijspositie sterk genoeg is om op te treden. Het is altijd verstandig dat oordeel te vragen voordat je stappen onderneemt.

Moet de factuur aan bepaalde eisen voldoen?

Ja, een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen om als bewijs te dienen in een incassozaak. Een factuur die onvolledig is, kan door de debiteur worden aangevochten en dat verzwakt je positie. Controleer daarom altijd of je factuur de volgende gegevens bevat.

• Je eigen naam en adresgegevens
• De naam en adresgegevens van de debiteur
• Een uniek factuurnummer
• De factuurdatum en de uiterste betaaldatum
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw
• Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)

Een factuur zonder betaaldatum maakt het lastig om aan te tonen dat de vordering opeisbaar is. Staat er geen datum op, dan geldt in de meeste gevallen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum voor zakelijke transacties. Heb je in je algemene voorwaarden een andere termijn afgesproken, dan geldt die termijn, mits de voorwaarden rechtsgeldig zijn overeengekomen.

Welke betalingsbewijzen tellen mee als bewijs?

Betalingsbewijzen zijn relevant om aan te tonen dat een betaling is uitgebleven of slechts gedeeltelijk is gedaan. In een incassozaak gebruik je ze om te bewijzen wat er al is betaald en wat er nog openstaat. Relevante bewijzen zijn onder andere bankafschriften, betaalbevestigingen en correspondentie over betalingsregelingen.

Concreet kun je denken aan:

• Bankafschriften waaruit blijkt dat de betaling niet is binnengekomen
• Gedeeltelijke betalingen die aantonen dat de debiteur de schuld erkent maar niet volledig heeft voldaan
• Schriftelijke betalingstoezeggingen via e-mail of brief
• Betalingsregelingen die zijn afgesproken maar niet zijn nagekomen

Een gedeeltelijke betaling is overigens een sterk bewijs in je voordeel: de debiteur erkent daarmee impliciet dat er een schuld is. Dat maakt het voor hem of haar veel moeilijker om de vordering later te betwisten.

Wanneer zijn extra documenten nodig voor een incassozaak?

In de meeste gevallen zijn de drie basisdocumenten voldoende om een incassodossier te starten. Maar in bepaalde situaties heb je aanvullende stukken nodig, bijvoorbeeld als de zaak juridisch wordt of als de debiteur de vordering betwist.

Extra documenten kunnen nodig zijn bij:

• Betwisting van de vordering: de debiteur stelt dat hij niets verschuldigd is, dat de levering niet correct was of dat er een andere afspraak gold. In dat geval heb je bewijs nodig van wat er is geleverd, wanneer en onder welke voorwaarden.
• Gerechtelijke procedures: als de zaak voor de rechter komt, moet je een volledig dossier kunnen overleggen. Denk aan de overeenkomst, alle correspondentie, de factuur, aanmaningen en eventuele reacties van de debiteur.
• Internationale vorderingen: bij debiteuren in het buitenland kunnen aanvullende eisen gelden, afhankelijk van het toepasselijke recht en het land.
• Vorderingen op particulieren: hier gelden extra regels. De incassokosten zijn wettelijk bepaald via de WIK-tabel: tot €2.500 bedragen de incassokosten 15% van de hoofdsom, over de volgende €2.500 is dat 10%, enzovoort. Je moet ook kunnen aantonen dat je een correcte aanmaning hebt verstuurd met de juiste termijn en het juiste bedrag aan incassokosten.

Heb je twijfels over welke documenten je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Laat een jurist of incassospecialist dat beoordelen voordat je stappen onderneemt. Dat bespaart je tijd en vergroot de kans op succes.

Hoe wij helpen bij het opbouwen van een sterk incassodossier

Bij CreMan kijken we samen met je naar de documenten die je hebt en beoordelen we of de vordering sterk genoeg is om op te treden. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, ook als dat betekent dat we je afraden verder te gaan.

• Geen volledig dossier? We helpen je beoordelen wat je hebt en wat je nog kunt aanvullen
• Eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je kleine zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
• Juridische procedure nodig? Onze juristen nemen het volledige traject over
• Altijd inzicht: via ons online portaal zie je 24/7 wat er met je dossier gebeurt
• Veiligheid van geldstromen: alle ontvangen betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Bekijk al onze diensten of lees meer over wie wij zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat wij voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is.

Gerelateerde artikelen

• Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?
• Hoe voorkom je dat incassokosten hoger worden dan de oorspronkelijke factuur?
• Hoe zorg je dat je incassobureau professioneel communiceert?
• Hoe voorkom je dat incasso je bedrijfsreputatie schaadt?
• Kun je een incassobureau inschakelen voor abonnementskosten?