Wat kun je als zzp’er doen als een klant niet betaalt?

Als zzp’er doe je alles zelf: acquisitie, uitvoering, administratie en ja, ook achter je geld aan. Maar wat doe je als een klant gewoon niet betaalt? Je hebt het werk geleverd, de factuur gestuurd, een herinnering gestuurd en toch: stilte. Gelukkig heb je meer opties tot je beschikking dan je misschien denkt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen als een klant je factuur niet betaalt, wanneer je een incassobureau inschakelt en wat dat kost.

Wanneer mag je als zzp’er een incassobureau inschakelen?

Je mag als zzp’er een incassobureau inschakelen zodra de betalingstermijn is verstreken en de klant na ten minste één herinnering nog steeds niet heeft betaald. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar in de praktijk geldt: stuur eerst een betalingsherinnering en daarna een aanmaning met een laatste termijn van veertien dagen. Reageert de klant dan nog niet? Dan is het tijd om actie te ondernemen.

Veel zzp’ers wachten te lang. Ze sturen steeds nieuwe herinneringen, hopen dat het vanzelf goed komt en verliezen ondertussen kostbare tijd. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Een incassobureau inschakelen is geen escalatie, maar een logische volgende stap in een professioneel debiteurenproces. Jij hebt je werk gedaan; de klant heeft een betalingsverplichting. Die mag je gewoon afdwingen.

Wat zijn de stappen als een klant je factuur niet betaalt?

Als een klant je factuur niet betaalt, volg je een vast stappenplan: stuur een betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning met een duidelijke deadline, en schakel vervolgens een incassobureau in als de klant nog steeds niet reageert. Wacht je langer, dan wordt innen moeilijker.

Concreet ziet het traject er zo uit:

1. Betalingsherinnering sturen, vriendelijk van toon, met vermelding van het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum.
2. Aanmaning sturen als de herinnering geen effect heeft. Stel hierin een laatste betalingstermijn van veertien dagen en vermeld dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen onderneemt.
3. Incassobureau inschakelen voor de buitengerechtelijke fase. Het bureau neemt contact op met de debiteur en probeert de vordering buiten de rechter om te innen.
4. Juridische procedure als buitengerechtelijke incasso niet werkt. Een rechter kan dan een vonnis uitspreken waarmee de deurwaarder beslag kan leggen op bezittingen of een bankrekening.

Via incasso binnenland kun je dit hele traject uit handen geven. Zo houd jij tijd over voor je werk, terwijl het innen professioneel wordt opgepakt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechter om, via brieven, telefoongesprekken en onderhandelingen. Een deurwaarder is een gerechtelijk ambtenaar die alleen optreedt na een rechterlijk vonnis en bevoegd is om beslag te leggen op bezittingen of loon. Beide hebben een andere rol in het incassoproces.

In de meeste gevallen begint het bij een incassobureau. Dat probeert de vordering minnelijk op te lossen, zonder rechtszaak. Dat is sneller, goedkoper en minder belastend voor de relatie met de klant. Lukt dat niet, dan kan het bureau de zaak doorverwijzen naar een juridische procedure waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld. Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die je adviseren over of een rechtszaak haalbaar en zinvol is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau als zzp’er?

Voor zzp’ers geldt: de incassokosten worden in principe doorberekend aan de debiteur, niet aan jou. Bij vorderingen op particulieren bepaalt de Wet Incassokosten (WIK) hoeveel incassokosten de debiteur verschuldigd is. Bij vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een provisie van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er zo uit:

• Tot en met €2.500: 15% incassokosten
• Over de volgende €2.500: 10%
• Over de volgende €5.000: 5%
• Over de volgende €190.000: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Heb je een kleine, eenvoudige vordering? Dan is het ook mogelijk om die zelf te behandelen via SelfCollect, een gratis portaal waarop je zelf de eerste stappen zet. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo houd je meer over van wat je al verdiend had.

Beschadigt een incassobureau inschakelen de klantrelatie?

Een professioneel incassobureau richt zich altijd op een oplossing die de relatie zoveel mogelijk intact houdt. Een rechtszaak is het laatste middel, niet het eerste. In de meeste gevallen wordt de vordering buiten de rechter om opgelost, via een betalingsregeling of direct contact met de debiteur.

Eerlijk gezegd: als een klant al meerdere herinneringen heeft genegeerd, staat de relatie al onder druk. Het inschakelen van een incassobureau laat zien dat je serieus bent, maar dat hoeft niet vijandig te zijn. Een ervaren bureau communiceert zakelijk en respectvol, gericht op betaling, niet op conflict. En als de klant echt niet wil betalen, heb je gewoon recht op je geld. Dat is geen kwestie van de relatie beschadigen; dat is zakendoen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau als zzp’er?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Controleer ook of het bureau juristen in huis heeft, transparant is over kosten en je realtime inzage geeft in de voortgang van je dossier.

Let bij je keuze op deze punten:

• Registratie: controleer of het bureau een geldig registratienummer heeft bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.
• Juridische kennis: een bureau met eigen juristen kan het hele traject begeleiden, van aanmaning tot rechtszaak.
• Transparantie: je wilt weten wat er met je dossier gebeurt, zonder dat je er zelf achteraan moet bellen.
• Veiligheid van geldstromen: zorg dat het geïnde geld via een onafhankelijke Stichting Derdengelden loopt, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
• Breed dienstenpakket: van minnelijk incasso tot juridische procedure: alles onder één dak scheelt tijd en gedoe.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht om te zien welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Hoe wij helpen als een klant je factuur niet betaalt

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We begeleiden zzp’ers en mkb-ondernemers van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie, met juristen in eigen huis en een slagingspercentage van 93%.

Dit is wat we voor je doen:

• Buitengerechtelijk incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
• Juridische begeleiding door eigen juristen, inclusief advies over haalbaarheid en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
• 24/7 realtime inzage in de status van je dossier via een eigen online portaal
• SelfCollect voor eenvoudige vorderingen die je zelf wilt afhandelen, kosteloos en met een terugverdienoptie van maximaal 30% van de incassoprovisie
• Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer moet je juridische stappen ondernemen in plaats van incasso?
• Kun je zelf nog contact opnemen nadat je een incassobureau hebt ingeschakeld?
• Wanneer mag je een klant op de zwarte lijst zetten?
• Hoe voorkom je dat incassokosten hoger worden dan de oorspronkelijke factuur?
• Hoe zorg je dat je incassobureau professioneel communiceert?