Wat doe je als je klant in het buitenland woont?
Zakendoen over de grens brengt kansen, maar ook risico’s. Wat doe je als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en simpelweg niet reageert? Internationale incasso werkt anders dan incasso in Nederland, maar dat betekent niet dat je machteloos staat. Je hebt meer opties dan je denkt, zolang je weet welke stappen je kunt zetten en wanneer je professionele hulp inschakelt.
Wat kun je doen als een buitenlandse klant niet betaalt?
Als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt, begin je net als bij een Nederlandse debiteur: stuur een schriftelijke herinnering en een formele aanmaning. Reageert je klant niet, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau dat actief is in het betreffende land, of een juridische procedure starten op basis van Europese of nationale wetgeving.
Voordat je verdere stappen zet, is het slim om een paar dingen na te gaan. Heb je duidelijke betalingsafspraken gemaakt in je contract of algemene voorwaarden? Staat er een rechtskeuze in, dus welk recht van toepassing is bij een geschil? En is de klant een particulier of een bedrijf? Dit bepaalt namelijk welke route het meest effectief is. Bij bedrijven in de Europese Unie heb je relatief veel juridische mogelijkheden. Bij particulieren buiten de EU wordt het een stuk ingewikkelder.
Het is ook verstandig om de vordering zo snel mogelijk op te pakken. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Een incassobureau gespecialiseerd in incasso in het buitenland kent de lokale wetgeving, taal en gebruiken, en kan sneller en effectiever handelen dan wanneer je het zelf probeert.
In welke landen kun je een vordering laten innen?
In principe kun je in elk land ter wereld proberen een vordering te innen, maar de haalbaarheid verschilt sterk per regio. Binnen de Europese Unie zijn de mogelijkheden het grootst, dankzij geharmoniseerde regelgeving en Europese juridische instrumenten. Buiten de EU hangt het af van verdragen tussen landen en de lokale rechtsstelsels.
De meest toegankelijke landen voor internationale incasso vanuit Nederland zijn:
- België en Duitsland — geografisch dichtbij, vergelijkbare rechtsstelsels en veel handelsverkeer
- Frankrijk en Spanje — actieve handelspartners binnen de EU met toegankelijke juridische procedures
- Engeland — na de Brexit iets complexer, maar nog steeds goed haalbaar
- Scandinavische landen — hoge betalingsmoraal, maar eigen juridische procedures
Buiten Europa, bijvoorbeeld in Azië of de Amerika’s, is internationale incasso een stuk lastiger en duurder. Hier spelen taalbarrières, andere rechtsstelsels en het ontbreken van internationale verdragen een grote rol. In die gevallen is een grondige haalbaarheidsanalyse vóór het starten van een procedure echt de moeite waard.
Wat is het verschil tussen incasso in Nederland en in het buitenland?
Het grote verschil tussen binnenlandse en grensoverschrijdende incasso zit in de complexiteit. In Nederland gelden vaste wettelijke regels en standaardprocedures, en is communicatie eenvoudig. Bij internationale incasso heb je te maken met buitenlands recht, een andere taal, andere rechtbanken en soms ook culturele verschillen in de manier waarop met betalingsverplichtingen wordt omgegaan.
Een paar concrete verschillen op een rij:
- Taal en communicatie — aanmaningen en juridische documenten moeten in de taal van het betreffende land worden opgesteld
- Toepasselijk recht — welk recht geldt, hangt af van contractafspraken en Europese verordeningen
- Incassokosten — de Nederlandse WIK-tabel geldt alleen voor vorderingen op particulieren in Nederland; in het buitenland gelden andere regels
- Doorlooptijd — internationale procedures duren gemiddeld langer dan binnenlandse
Dat maakt internationale incasso niet onmogelijk, maar wel iets waarbij je beter niet zelf kunt improviseren. Een bureau dat in meerdere landen actief is en de lokale regelgeving kent, maakt een groot verschil.
Hoe werkt de Europese betalingsbevelprocedure?
De Europese betalingsbevelprocedure is een vereenvoudigde juridische procedure waarmee je een onbetwiste geldvordering kunt innen bij een schuldenaar in een ander EU-land. Je dient een verzoek in bij de bevoegde rechtbank, zonder dat je daarvoor naar het buitenland hoeft. Als de debiteur niet reageert, wordt het bevel automatisch uitvoerbaar in alle EU-lidstaten.
De procedure werkt als volgt:
- Je vult een standaardformulier in (formulier A) en dient dit in bij de rechtbank
- De rechtbank beoordeelt het verzoek en stuurt het betalingsbevel naar de debiteur
- De debiteur heeft 30 dagen om bezwaar te maken
- Maakt de debiteur geen bezwaar, dan wordt het bevel uitvoerbaar verklaard
- Het bevel kan vervolgens in het hele EU-gebied worden geëxecuteerd
Let op: deze procedure geldt alleen binnen de EU en niet voor Engeland (na de Brexit). Denemarken heeft een aparte positie, en de vordering moet onbetwist zijn. Maakt de debiteur wél bezwaar, dan gaat de zaak over naar een gewone civiele procedure, wat meer tijd en kosten met zich meebrengt.
Wanneer schakel je een incassobureau in voor buitenlandse debiteuren?
Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse debiteur zodra je eigen herinneringen en aanmaningen geen resultaat opleveren, of als je merkt dat de communicatie vastloopt door taal- of cultuurverschillen. Hoe eerder je dit doet, hoe groter de kans op een succesvolle inning.
Praktische signalen dat het tijd is om hulp in te schakelen:
- De betalingstermijn is verstreken en je hebt al minimaal één herinnering gestuurd zonder reactie
- De klant reageert wel, maar maakt steeds nieuwe beloftes zonder te betalen
- Je weet niet welke juridische stappen je in het betreffende land kunt zetten
- De taalbarrière maakt directe communicatie moeilijk of onmogelijk
- De vordering is groot genoeg om professionele inning te rechtvaardigen
Een incassobureau met internationale expertise kan bovendien adviseren over de haalbaarheid van een zaak. Soms is het verstandiger om een schikking te treffen of de vordering af te schrijven dan een kostbare procedure te starten die weinig kans van slagen heeft. Dat eerlijke advies is minstens zo waardevol als de inning zelf. Bekijk ook het volledige overzicht van onze diensten om te zien welke aanpak het beste bij jouw situatie past.
Wat zijn de kosten van internationale incasso?
De kosten van internationale incasso zijn hoger dan bij binnenlandse incasso, omdat er meer expertise, vertaalwerk en soms buitenlandse advocaten of lokale partners bij komen kijken. De exacte kosten hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de complexiteit van de zaak.
Een paar richtlijnen om rekening mee te houden:
- Incassoprovisie — voor vorderingen op buitenlandse bedrijven wordt doorgaans een percentage van de hoofdsom gerekend, vergelijkbaar met het gangbare tarief van 15% voor bedrijven in Nederland
- Juridische kosten — als een gerechtelijke procedure nodig is, komen daar kosten bij voor griffierechten, vertaling van documenten en eventueel lokale rechtsbijstand
- No cure, no pay — veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay voor de buitengerechtelijke fase, wat betekent dat je alleen betaalt als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd
Voor vorderingen op particulieren in Nederland geldt de wettelijke WIK-tabel, maar die is niet van toepassing op buitenlandse debiteuren. Laat je daarom altijd vooraf informeren over de kostenstructuur, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Een goede inschatting van de haalbaarheid en kosten vooraf voorkomt dat je meer uitgeeft dan de vordering waard is.
Hoe wij helpen met internationale incasso
Bij Creman weten we als geen ander hoe complex het kan zijn als een klant in het buitenland niet betaalt. Daarom bieden we een complete aanpak voor grensoverschrijdende vorderingen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:
- Actief in zes landen — we innen vorderingen in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
- Zes talen — we communiceren met buitenlandse debiteuren in het Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans
- Juristen in eigen huis — onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak
- 24/7 inzage in je dossier — via ons online portaal zie je altijd precies wat de status is van jouw vordering
- Veilige geldstromen — alle ontvangen bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Slagingspercentage van 93% — we werken snel en resultaatgericht, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
Wil je weten of jouw vordering haalbaar is? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken graag met je mee.
