Wat is debiteurenbeheer uitbesteden en wanneer loont dat?
Debiteurenbeheer uitbesteden betekent dat je het volledige proces van openstaande facturen bewaken, aanmanen en innen overdraagt aan een externe partij. Dat loont zodra je merkt dat je te veel tijd kwijt bent aan achterstallige betalingen, of wanneer je debiteurenlijst te groot wordt om zelf bij te houden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over debiteurenbeheer uitbesteden, van wat het precies inhoudt tot hoe je een betrouwbaar bureau kiest.
Wat houdt debiteurenbeheer precies in?
Debiteurenbeheer is het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat uitgeschreven facturen ook daadwerkelijk betaald worden. Het begint bij het versturen van facturen en eindigt, als het goed gaat, bij een tijdige betaling. Alles daartussenin, van betalingsherinneringen tot telefonisch contact en uiteindelijk incasso, valt onder debiteurenbeheer.
In de praktijk bestaat debiteurenbeheer uit een aantal terugkerende taken:
- Facturatie en opvolging: facturen versturen op het juiste moment en bewaken of ze op tijd binnenkomen
- Aanmaningen: vriendelijke herinneringen sturen als een betaaltermijn verstreken is
- Telefonisch contact: persoonlijk contact opnemen met debiteuren die niet reageren
- Betalingsregelingen treffen: afspraken maken met klanten die niet in één keer kunnen betalen
- Overdracht aan incasso: zaken doorspelen aan een incassobureau als een minnelijke oplossing uitblijft
Voor veel ondernemers is dit een tijdrovend bijproduct van hun werk. Je bent ondernemer, geen creditcontroller. Toch heeft elk bedrijf met klanten te maken met facturen die te laat of helemaal niet betaald worden. Goed debiteurenbeheer beschermt je cashflow en voorkomt dat je onnodig veel energie steekt in het najagen van geld dat je al verdiend hebt.
Wanneer loont het om debiteurenbeheer uit te besteden?
Debiteurenbeheer uitbesteden loont zodra de tijd die je erin steekt niet meer opweegt tegen de opbrengst, of wanneer je merkt dat je structureel achterloopt met openstaande facturen. Dat is voor veel MKB-ondernemers eerder het geval dan ze denken.
Er zijn een paar concrete signalen die aangeven dat uitbesteden de moeite waard is:
- Je hebt geen vaste medewerker die het debiteurenbeheer bewaakt
- Je debiteurenlijst groeit sneller dan je kunt bijhouden
- Klanten reageren niet op jouw herinneringen maar wel op contact van een externe partij
- Je verliest omzet doordat facturen te laat of niet betaald worden
- Je wil meer grip op je cashflow zonder er zelf uren in te steken
Uitbesteden hoeft ook niet alles-of-niets te zijn. Voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via een tool als SelfCollect en andere diensten, waarbij je de workflow zelf beheert maar een bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer nodig. Zo houd je de regie en bespaar je kosten.
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer uitbesteden en incasso uitbesteden?
Debiteurenbeheer uitbesteden en incasso uitbesteden zijn niet hetzelfde. Debiteurenbeheer is het bredere proces dat voorafgaat aan incasso: facturen bewaken, herinneringen sturen en betalingsafspraken maken. Incasso start pas op het moment dat een debiteur na herhaalde aanmaning nog steeds niet betaalt.
Zie het als twee fases in hetzelfde traject:
- Debiteurenbeheer: preventief en proactief, gericht op tijdige betaling zonder dat het escaleert
- Incasso: reactief, gericht op inning van een al achterstallige vordering, buitengerechtelijk of via de rechter
Wie alleen incasso uitbesteedt, schakelt een bureau in nadat het misgegaan is. Wie het volledige debiteurenbeheer uitbesteedt, voorkomt dat veel zaken überhaupt in de incassofase belanden. Dat is efficiënter en vaak ook goedkoper op de lange termijn. Een bureau dat beide kan, biedt het meeste gemak: het neemt het beheer over en pakt incasso automatisch op als dat nodig is.
Wat kost het uitbesteden van debiteurenbeheer?
De kosten van debiteurenbeheer uitbesteden hangen af van het volume, de complexiteit van je debiteurenportefeuille en de afspraken die je maakt met het bureau. Er is geen vaste prijs, maar er zijn wel duidelijke kaders voor de incassokosten die erbij komen als een zaak escaleert.
Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven op basis van de WIK-tabel:
- Tot en met €2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende €2.500: 10%
- Over de volgende €5.000: 5%
- Over de volgende €190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)
Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van de algemene voorwaarden van de schuldeiser. Het is slim om je algemene voorwaarden hierop te laten controleren, zodat je in een incassozaak altijd de sterkste positie hebt.
Wat veel ondernemers niet weten, is dat de incassokosten in veel gevallen doorberekend worden aan de debiteur. Jij betaalt dan niet de volledige rekening. Vraag bij elk bureau duidelijk na hoe dat werkt voordat je een overeenkomst tekent.
Hoe kies je een betrouwbaar bureau voor debiteurenbeheer?
Een betrouwbaar bureau voor debiteurenbeheer kies je op basis van registratie, transparantie en de breedte van het dienstenpakket. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een bureau dat niet geregistreerd is, dan loop je juridisch en financieel risico.
Let bij je keuze op de volgende punten:
- Registratie: controleer of het bureau een geldig registratienummer heeft bij het ministerie van Justitie en Veiligheid
- Juridische kennis: heeft het bureau juristen in dienst die kunnen adviseren over de haalbaarheid van een zaak?
- Transparantie over geldstromen: lopen geïnde bedragen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft?
- Real-time inzicht: kun je op elk moment zien wat er met jouw dossiers gebeurt?
- Volledig traject: kan het bureau zowel het debiteurenbeheer als de incasso verzorgen, inclusief gerechtelijke procedures?
- Internationale dekking: als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als het bureau actief is in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en Engeland
Een bureau dat het volledige traject kent, van eerste herinnering tot gerechtelijke executie, geeft je de meeste zekerheid. Je hoeft dan niet halverwege over te stappen naar een andere partij als een zaak escaleert.
Hoe wij helpen met debiteurenbeheer uitbesteden
Bij Creman nemen we het volledige debiteurenbeheer van je over. We loggen in op jouw systeem en bewaken het proces van begin tot eind, zonder dat jij iets hoeft in te richten. Alles wat incasso vereist, pakken we automatisch op.
- We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
- Onze juristen begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid
- Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via jouw eigen online portal
- Alle gelden verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
- We zijn actief in zes landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen, inclusief Duits, Frans en Spaans
Wil je weten hoe we werken? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?
- Hoe werkt internationale incasso in België en Duitsland?
- Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?
- Wat gebeurt er als je klant een betalingsregeling niet nakomt?
- Wat doe je als je klant een surseance van betaling aanvraagt?
