Hoe herken je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?
Een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau herken je aan een officiële inschrijving bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, transparante tarieven, juristen in eigen huis en aantoonbare ervaring. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland, wat het eenvoudiger maakt om serieuze partijen van cowboys te onderscheiden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet waar je op moet letten.
Wat zijn de wettelijke registratie-eisen voor incassobureaus?
Sinds april 2024 moeten alle incassobureaus in Nederland geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zonder die registratie mag een bureau wettelijk gezien geen incassodiensten aanbieden. De registratieplicht is ingevoerd om de kwaliteit van de sector te verhogen en consumenten en bedrijven beter te beschermen.
Om in aanmerking te komen voor registratie moet een bureau voldoen aan eisen op het gebied van vakbekwaamheid, integriteit en financiële betrouwbaarheid. Denk aan het aantonen van voldoende kennis van het incassoproces, het hebben van een klachtenprocedure en het scheiden van eigen gelden en gelden van opdrachtgevers. Die laatste eis is belangrijk: het geld dat een bureau int, mag nooit op de eigen rekening van het bureau terechtkomen.
Bureaus die al vóór april 2024 actief waren, hadden een overgangsperiode om aan de nieuwe eisen te voldoen. Wie nu nog zonder registratie werkt, handelt in strijd met de wet. Als je een bureau inschakelt, is het dus verstandig om altijd het registratienummer op te vragen en te controleren.
Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?
Je controleert de registratie van een incassobureau via het openbare register van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Elk geregistreerd bureau heeft een uniek registratienummer dat je op de website van Justis kunt opzoeken. Staat een bureau niet in dat register, dan mag het wettelijk gezien geen incasso uitvoeren.
Controleer bij elk bureau dat je overweegt in te schakelen de volgende drie dingen:
- Registratienummer: Vraag het nummer op en zoek het na op de Justis-website.
- KvK-inschrijving: Een serieus bureau staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Stichting Derdengelden: Bevestig dat geïnde bedragen via een onafhankelijke stichting verlopen, niet via de eigen rekening van het bureau.
Bureaus die open zijn over hun registratie en financiële structuur, geven je als opdrachtgever de zekerheid dat je geld veilig is. Een geregistreerd bureau heeft er ook belang bij om transparant te zijn, want toezicht is een onderdeel van de registratievoorwaarden.
Wat zijn de kenmerken van een betrouwbaar incassobureau?
Een betrouwbaar incassobureau combineert wettelijke registratie met aantoonbare expertise, eerlijke tarieven en persoonlijk contact. Registratie alleen is een minimumvereiste. Wat een bureau echt onderscheidt, is hoe het werkt en wat het voor je doet.
Let bij je keuze op de volgende kenmerken:
- Juristen in eigen huis: Een bureau dat juridische kennis in huis heeft, kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je steeds hoeft door te verwijzen naar een advocaat.
- Transparantie over kosten: Een betrouwbaar bureau legt van tevoren uit wat het kost en hoe de tariefstructuur werkt.
- Inzage in je dossier: Je wilt weten wat er met jouw zaak gebeurt. Bureaus met een eigen online portal geven je 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier.
- Geldstromen via een Stichting Derdengelden: Dit garandeert dat geïnde bedragen altijd gescheiden blijven van het geld van het bureau zelf.
- Aantoonbare resultaten: Vraag naar het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd van dossiers.
- Persoonlijk contact: Een bureau dat je begeleidt met hoogopgeleide medewerkers en niet alleen via geautomatiseerde systemen werkt, past beter bij de belangen van een MKB-ondernemer.
Een bureau dat ook incasso binnenland combineert met juridische procedures en debiteurenbeheer onder één dak, bespaart je tijd en gedoe. Je hoeft dan niet te schakelen tussen meerdere partijen als een zaak escaleert.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau int openstaande vorderingen buitengerechtelijk, wat betekent dat het bureau via brieven, telefonisch contact en onderhandelingen probeert de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een ambtenaar met wettelijke bevoegdheden die pas in beeld komt na een rechterlijk vonnis en dan beslag kan leggen op bezittingen of inkomen.
Het proces werkt doorgaans in twee fases:
- Buitengerechtelijke fase: Een incassobureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en zoekt naar een betalingsregeling. Dit is de eerste en vaak al voldoende stap.
- Gerechtelijke fase: Als de buitengerechtelijke aanpak niet werkt, kan een zaak via de rechter worden doorgezet. Na een vonnis kan een deurwaarder worden ingeschakeld om te executeren.
Veel incassobureaus met juristen in eigen huis begeleiden ook de gerechtelijke fase. Zo hoef je als ondernemer niet zelf een advocaat te zoeken als de situatie escaleert. Het bureau adviseert je dan over de haalbaarheid van een rechtszaak en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of de vordering afschrijven.
Wanneer schakel je een incassobureau in bij een onbetaalde factuur?
Je kunt een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na de vervaldatum en je eigen herinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar in de praktijk wacht je twee tot drie aanmaningen af voordat je een bureau inschakelt, tenzij de debiteur helemaal niet reageert.
Een paar situaties waarbij je niet te lang moet wachten:
- De debiteur reageert niet op herhaalde herinneringen.
- Je hebt al een betalingsregeling afgesproken, maar de debiteur houdt zich er niet aan.
- Je vermoedt dat de debiteur financieel in de problemen zit en je wilt voorkomen dat je achteraan in de rij staat.
- Het gaat om een buitenlandse debiteur waarbij taalbarrières of lokale regels een rol spelen.
Voor internationale vorderingen is het extra verstandig om een bureau in te schakelen dat ook buiten Nederland actief is. Niet elk bureau heeft die expertise in huis. Bekijk het volledige overzicht van onze diensten als je wilt weten welke opties er zijn voor binnenlandse én grensoverschrijdende incasso.
Wat kost het inschakelen van een incassobureau?
De kosten van een incassobureau zijn in Nederland deels wettelijk geregeld. Voor vorderingen op particulieren gelden de tarieven uit de Wet Incassokosten (WIK). Voor vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat is vastgelegd in de algemene voorwaarden van de schuldeiser.
De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:
- Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Een belangrijk punt: incassokosten worden in principe verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Jij draait dus in veel gevallen niet zelf op voor de kosten van het traject. Vraag bij elk bureau wel van tevoren hoe de kostenstructuur precies werkt, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat. Voor eenvoudige zaken bestaat ook de optie om via SelfCollect de eerste stappen zelf te zetten en zo een deel van de incassoprovisie terug te verdienen, oplopend tot 30%.
Hoe wij helpen bij het innen van onbetaalde facturen
CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland. Ons slagingspercentage ligt op 93% en de gemiddelde doorlooptijd per dossier is twee weken.
Dit is wat we voor je doen:
- Volledig incassotraject van aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis
- 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
- Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
- Incasso in Nederland én internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
- SelfCollect: eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succes een deel van de provisie terugverdienen
- Persoonlijke begeleiding door hoogopgeleide medewerkers, in zes talen
Wil je weten hoe we werken of wie we zijn? Lees meer op onze pagina over CreMan. Heb je een zaak die je wilt bespreken? Neem direct contact op en we kijken samen naar de beste aanpak.
