Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?
Een incassotraject bestaat uit vier stappen: een betalingsherinnering of aanmaning, de buitengerechtelijke incassofase, een eventuele gerechtelijke procedure en tot slot de executiefase. De meeste zaken worden al opgelost in de eerste of tweede stap, zonder dat er een rechter aan te pas komt. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over hoe zo’n traject werkt, wat het kost en wanneer je welke stap zet.
Wanneer begint een incassotraject officieel?
Een incassotraject begint officieel op het moment dat je een vordering overdraagt aan een incassobureau en dat bureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Dat gebeurt nadat jij zelf al minimaal één betalingsherinnering hebt gestuurd en de factuur nog steeds onbetaald is. Pas dan mag een incassobureau incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar.
In de praktijk ziet het er zo uit: je stuurt een factuur, de klant betaalt niet, je stuurt een herinnering, de klant reageert niet. Op dat punt is het redelijk om professionele hulp in te schakelen. Het bureau stuurt vervolgens een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn, doorgaans veertien dagen. Die aanmaning is tegelijk het startschot voor de buitengerechtelijke incassofase.
Belangrijk: de wet stelt eisen aan de inhoud van die aanmaning. Zo moet er duidelijk staan welk bedrag wordt gevorderd, welke incassokosten er bijkomen en binnen welke termijn de schuldenaar moet betalen. Een professioneel incassobureau zorgt dat die aanmaning juridisch correct is opgesteld, zodat je later geen problemen krijgt als de zaak toch voor de rechter komt.
Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?
Buitengerechtelijke incasso is alles wat er gebeurt voordat een rechter erbij betrokken wordt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat er een dagvaarding wordt uitgebracht en de zaak voor de rechter komt. Het grote verschil is tijd, kosten en de betrokkenheid van de rechtbank.
De meeste incassozaken worden buitengerechtelijk opgelost. Dat is ook de bedoeling: een gerechtelijke procedure kost meer geld, duurt langer en is voor beide partijen belastender. Alleen als de schuldenaar structureel weigert te betalen of de vordering betwist, is een rechtszaak de logische volgende stap.
Bij gerechtelijke incasso wordt er een vonnis gevraagd. Als de rechter de vordering toewijst, heeft de schuldeiser een executoriale titel. Dat is een officieel document waarmee je de schuld kunt laten innen via een deurwaarder, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, salaris of bezittingen.
Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?
Welke incassokosten in rekening worden gebracht, hangt af van wie de schuldenaar is: een particulier of een bedrijf. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.
De WIK-tabel voor particulieren ziet er zo uit:
- Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)
Het minimumbedrag voor incassokosten bij particulieren is € 40, ook als het percentage lager uitkomt. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de schuldenaar, niet aan jou als opdrachtgever. Jij draagt de vordering over, het bureau int de kosten terug bij de debiteur.
Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?
Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de schuldenaar reageert. Als de zaak gerechtelijk wordt, loopt de doorlooptijd al snel op tot drie tot zes maanden of langer, zeker als er hoger beroep volgt.
Hoe snel een zaak wordt opgelost, hangt af van een paar factoren: de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en hoe snel het bureau handelt. Een bureau dat snel en gestructureerd werkt, maakt een groot verschil. Wij lossen de meeste dossiers op binnen twee weken, wat in de branche aan de snelle kant is.
Heb je te maken met een kleine, onbetwiste vordering? Dan is de kans groot dat een stevige aanmaning al genoeg is. Grotere of betwiste vorderingen vragen meer tijd en soms een juridische procedure. Het loont altijd om vooraf te laten beoordelen hoe kansrijk een zaak is, zodat je niet maanden wacht op een uitkomst die niet haalbaar blijkt.
Wat gebeurt er als een schuldenaar blijft weigeren te betalen?
Als een schuldenaar na alle buitengerechtelijke pogingen nog steeds niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Het incassobureau of de jurist vraagt een rechter om een vonnis. Wijst de rechter de vordering toe, dan heb je een executoriale titel waarmee een deurwaarder de schuld kan innen via beslag.
Beslag kan worden gelegd op verschillende bezittingen: een bankrekening, salaris, een auto of andere eigendommen. De deurwaarder is degene die de executie uitvoert, niet het incassobureau. Het incassobureau begeleidt het juridische traject tot aan het vonnis en werkt daarna samen met de deurwaarder.
Soms is zelfs een vonnis niet genoeg. Als een schuldenaar aantoonbaar geen verhaal biedt, niets bezit en geen inkomen heeft, is executie zinloos. In dat geval adviseren juristen soms om de vordering af te schrijven en het verlies te nemen. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan jarenlang energie steken in een zaak die financieel niets oplevert. Goede juristen adviseren altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.
Wanneer schakel je een incassobureau in plaats van een deurwaarder in?
Een incassobureau schakel je in als je een onbetaalde factuur wilt innen en er nog geen rechterlijk vonnis is. Een deurwaarder schakel je in als er al een vonnis ligt en je dat vonnis wilt laten uitvoeren. Dat is het kernverschil: een incassobureau werkt in de fase voor de rechtbank, een deurwaarder werkt in de fase na de rechtbank.
In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders samen. Het bureau begeleidt het traject van aanmaning tot vonnis, en zodra dat vonnis er is, neemt de deurwaarder het over voor de executie. Sommige bureaus, waaronder wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, inclusief de gerechtelijke procedure, zodat je niet zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.
Ga je rechtstreeks naar een deurwaarder zonder vonnis? Dan kan een deurwaarder niets voor je doen, want zonder executoriale titel heeft hij geen bevoegdheid om beslag te leggen. Begin dus altijd bij een incassobureau, tenzij je al een vonnis hebt.
Wil je weten of jouw zaak kansrijk is? Via onze diensten kun je zien welke aanpak het beste past bij jouw situatie.
Hoe wij helpen met het incassotraject
CreMan begeleidt het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:
- Juristen in eigen huis die het traject bewaken en altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak
- Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
- 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
- SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
- Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
- Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
- Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland
Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.
