Welke 3 fouten maken bedrijven in debiteurenbeheer?
Bedrijven maken in debiteurenbeheer drie fouten die ze veel geld kosten: ze sturen aanmaningen te laat en te onregelmatig, ze maken vooraf onduidelijke betalingsafspraken, en ze wachten te lang met het inschakelen van professionele hulp. Die drie fouten samen zorgen ervoor dat facturen onnodig lang openstaan en dat de kans op succesvolle inning langzaam afneemt. In dit artikel bespreken we elke fout apart, zodat je precies weet wat je anders kunt doen.
Waarom lopen facturen zo vaak onnodig lang open?
Facturen lopen onnodig lang open omdat bedrijven het opvolgen van openstaande posten niet structureel aanpakken. Er is geen vast ritme, geen duidelijke verantwoordelijke en geen helder beleid over wanneer welke stap gezet wordt. Daardoor schuiven facturen van week tot week op de stapel, terwijl de kans op betaling elke dag kleiner wordt.
Voor veel ondernemers geldt dat debiteurenbeheer er simpelweg bij komt. Je runt een bedrijf, je hebt klanten te bedienen, offertes te schrijven en orders te verwerken. Wie houdt dan bij welke factuur al drie weken openstaat? Zonder een systeem of een vaste werkwijze gebeurt dat dus niet, of te laat.
Wat ook meespeelt: ondernemers willen de klantrelatie niet beschadigen. Ze aarzelen om een herinnering te sturen omdat ze bang zijn dat de klant dat niet prettig vindt. Maar een vriendelijke, tijdige herinnering is professioneel en normaal. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het gesprek wordt.
Een goede aanpak van debiteurenbeheer begint met een helder intern proces: wie stuurt wanneer een herinnering, wat is de vervaltermijn, en wanneer wordt er actie ondernomen?
Welke fout maken bedrijven het vaakst bij het versturen van aanmaningen?
De meest gemaakte fout bij aanmaningen is inconsistentie: bedrijven sturen soms wel een herinnering, soms niet, en als ze dat doen, zijn de toon en het moment elke keer anders. Een debiteur die merkt dat er geen consequenties volgen op een gemiste betaling, heeft weinig reden om snel te betalen.
Effectieve aanmaningen werken volgens een vast schema. Denk aan een vriendelijke betalingsherinnering kort na de vervaldatum, gevolgd door een formele aanmaning met een duidelijke deadline, en daarna een laatste aanmaning met vermelding van de incassostap die volgt. Elke stap moet concreet zijn en een reactie uitlokken.
Wat ook vaak misgaat: de toon van de aanmaning is te zacht of te vaag. “Mocht de factuur inmiddels voldaan zijn, dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen” is geen aanmaning, dat is een excuus. Wees duidelijk. Noem het bedrag, de vervaldatum en wat er gebeurt als er niet betaald wordt.
Tot slot: stuur aanmaningen altijd schriftelijk en bewaar die communicatie. Als het later tot een incassoprocedure komt, is aantoonbare communicatie belangrijk voor het dossier.
Hoe schaadt onduidelijke betalingsafspraken het incassoproces?
Onduidelijke betalingsafspraken maken het incassoproces een stuk moeilijker, omdat een debiteur altijd ruimte zoekt om te betwisten. Als er geen duidelijke betalingstermijn op de factuur staat, geen getekende overeenkomst of geen duidelijke algemene voorwaarden, dan is het lastiger om juridisch sterk te staan.
Goede betalingsafspraken beginnen al vóór de opdracht. Zet een betalingstermijn in je offerte, laat de klant akkoord gaan met je algemene voorwaarden en vermeld op elke factuur duidelijk de vervaldatum en het rekeningnummer. Dat klinkt voor de hand liggend, maar in de praktijk ontbreekt dit regelmatig.
Algemene voorwaarden zijn daarbij extra belangrijk. Ze kunnen bepalingen bevatten over incassokosten, rente bij te late betaling en de bevoegde rechtbank. Zonder algemene voorwaarden val je terug op de wettelijke minimumregels, die minder gunstig kunnen zijn. Juristen kunnen je adviseren over wat er in je voorwaarden moet staan en of ze juridisch houdbaar zijn.
Wanneer wachten bedrijven te lang met het inschakelen van een incassobureau?
Bedrijven wachten te lang met het inschakelen van een incassobureau als ze na twee of drie aanmaningen zelf blijven proberen contact te zoeken zonder resultaat. Hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Na negentig dagen zonder betaling daalt de slagingskans significant.
Een goede vuistregel: als een debiteur niet reageert op twee schriftelijke aanmaningen en een telefonisch contact, is het tijd om professionele hulp in te schakelen. Dat is geen teken van mislukking, dat is gewoon slim ondernemen.
Veel ondernemers denken dat een incassobureau inschakelen automatisch betekent dat de klantrelatie voorbij is. Dat hoeft niet zo te zijn. Een professioneel bureau werkt in eerste instantie altijd op minnelijke basis en probeert een betaalregeling te treffen die voor beide partijen werkt. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste.
Let er ook op dat je een geregistreerd bureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland wettelijk verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dit altijd voordat je met een bureau in zee gaat.
Hoe voorkom je deze fouten met professioneel debiteurenbeheer?
Je voorkomt deze fouten door debiteurenbeheer niet als bijzaak te behandelen maar als een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. Dat betekent: een helder aanmaningsproces, duidelijke betalingsafspraken vooraf en een duidelijk moment waarop je externe hulp inschakelt.
Praktisch gezien helpt het om een vast moment per week te reserveren voor het controleren van openstaande facturen. Gebruik een overzicht of softwaretool die je laat zien welke facturen wanneer vervallen. Zorg dat je weet wat je doet als een klant na twee herinneringen nog steeds niet betaalt.
Voor eenvoudige zaken kun je ook zelf aan de slag via een tool als SelfCollect. Daarmee stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact, terwijl een professional op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een laagdrempelige manier om je incassoproces te verbeteren zonder hoge kosten.
Hoe wij helpen met debiteurenbeheer
Bij Creman helpen we bedrijven om bovenstaande fouten te voorkomen en hun debiteurenbeheer professioneel in te richten. We kunnen het volledige proces voor je overnemen, van de eerste herinnering tot en met gerechtelijke executie. Dat doen we concreet als volgt:
- Uitbesteding debiteurenbeheer: we loggen in op jouw systeem en beheren het volledige debiteurenproces extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten.
- Incasso binnenland: we handelen openstaande vorderingen af met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken en een slagingspercentage van 93%.
- Juristen in huis: onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak, van aanmaning tot executie.
- SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je via ons portal zelf aan de slag en een deel van de incassoprovisie terugverdienen, oplopend tot 30%.
- 24/7 inzage: via een eigen online portal heb je altijd real-time inzicht in de status van elk dossier.
- Veilige geldstromen: alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Of wil je direct aan de slag? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.
