Wat is het verschil tussen binnenlandse en internationale incasso?

/door

Binnenlandse en internationale incasso verschillen op meerdere vlakken: de toepasselijke wet- en regelgeving, de taal en cultuur van de debiteur, de doorlooptijd en de kosten. Bij een Nederlandse debiteur werk je binnen één rechtssysteem en één taal. Zodra een debiteur in het buitenland zit, komen er extra juridische stappen, internationale verdragen en soms hogere kosten bij kijken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over internationale incasso, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Welke extra stappen komen kijken bij incasso in het buitenland?

Bij internationale incasso zijn er meer stappen nodig dan bij een binnenlandse vordering. Je hebt te maken met een andere taal, een ander rechtssysteem en andere communicatienormen. Dat betekent dat aanmaningen in de taal van de debiteur verstuurd moeten worden, dat je de lokale wet- en regelgeving moet kennen en dat een eventuele gerechtelijke procedure in het buitenland plaatsvindt.

Concreet komen er bij incasso in het buitenland de volgende extra stappen bij kijken:

  • Vertaling van correspondentie: aanmaningen en brieven moeten in de taal van de debiteur worden opgesteld om juridisch geldig en effectief te zijn.
  • Beoordeling van het buitenlandse rechtssysteem: elk land heeft eigen regels over verjaringstermijnen, wettelijke rente en de manier waarop een vordering kan worden ingediend.
  • Inschakelen van een lokale partner of jurist: voor gerechtelijke stappen heb je doorgaans iemand nodig die in het betreffende land bevoegd is.
  • Langere doorlooptijd: internationale procedures duren vrijwel altijd langer dan binnenlandse, mede door de extra communicatiestappen en de afhankelijkheid van buitenlandse instanties.

Hoe goed je algemene voorwaarden zijn opgesteld, speelt ook een grote rol. Als daarin een rechtskeuze is opgenomen, bepaalt dat welk recht van toepassing is en waar een eventuele rechtszaak plaatsvindt. Heb je dat niet goed geregeld? Dan kan de debiteur dit in zijn voordeel gebruiken.

Welke regels gelden er voor incasso binnen de Europese Unie?

Binnen de Europese Unie gelden specifieke regels die grensoverschrijdende incasso eenvoudiger maken dan buiten de EU. De belangrijkste instrumenten zijn de Europese betalingsbevelprocedure en de Europese procedure voor geringe vorderingen. Beide procedures zijn bedoeld om schuldeisers in staat te stellen hun vordering in een ander EU-land in te dienen zonder dat ze daar fysiek aanwezig hoeven te zijn.

De Europese betalingsbevelprocedure is geschikt voor onbetwiste geldvorderingen en werkt in alle EU-lidstaten behalve Denemarken. Je dient een gestandaardiseerd formulier in bij de bevoegde rechtbank, en als de debiteur niet reageert, wordt het bevel automatisch uitvoerbaar in de hele EU. De Europese procedure voor geringe vorderingen is van toepassing op vorderingen tot 5.000 euro en verloopt grotendeels schriftelijk, wat de kosten en doorlooptijd beperkt.

Naast deze procedures is er ook de EU-richtlijn inzake betalingsachterstanden, die bedrijven het recht geeft op wettelijke rente en een vaste vergoeding voor invorderingskosten zodra een factuur te laat wordt betaald. Dit geldt voor handelstransacties tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheidsinstanties.

Wat wel blijft gelden, is dat de lokale rechtbank en de lokale taal een rol spelen zodra het tot een gerechtelijke procedure komt. Een vonnis dat in Nederland is uitgesproken, kan via een Europese procedure worden erkend en ten uitvoer worden gelegd in een ander EU-land, maar dat vergt nog steeds kennis van de lokale procedures.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe werkt incasso buiten de EU, zoals in Engeland of de VS?

Buiten de EU is er geen gemeenschappelijk juridisch kader, wat internationale incasso aanzienlijk complexer maakt. In landen zoals Engeland, de VS of andere niet-EU-landen moet je volledig terugvallen op de lokale wetgeving en eventuele bilaterale verdragen tussen landen. Een Nederlands vonnis is daar niet automatisch geldig en moet apart worden erkend.

Engeland is na de brexit geen EU-lidstaat meer, waardoor de Europese betalingsbevelprocedure er niet langer van toepassing is. Voor vorderingen op Engelse debiteuren gelden de Britse regels, en een procedure verloopt via de Engelse rechtbanken. Dit betekent dat je een lokale advocaat of incassopartner nodig hebt die bekend is met het Engelse rechtssysteem.

Voor landen buiten Europa geldt hetzelfde principe: je bent afhankelijk van lokale wetgeving, lokale partners en de bereidheid van de debiteur om mee te werken. In de praktijk is buitengerechtelijke incasso, dus het innen zonder tussenkomst van een rechter, ook buiten de EU vaak de snelste en goedkoopste route. Lukt dat niet, dan wordt het traject complexer en duurder.

Een goede voorbereiding begint bij je contracten en algemene voorwaarden. Door daarin een rechtskeuze en een forumkeuze op te nemen, vergroot je de kans dat een eventuele procedure in Nederland of een ander gunstig rechtsgebied plaatsvindt.

Wat zijn de kosten van internationale incasso ten opzichte van binnenlandse incasso?

Internationale incasso is vrijwel altijd duurder dan binnenlandse incasso, omdat er meer stappen, meer partijen en meer tijd bij komen kijken. De exacte kosten hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de vraag of de zaak buitengerechtelijk of gerechtelijk wordt opgelost.

Bij binnenlandse incasso op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of op basis van de algemene voorwaarden van de schuldeiser.

Bij internationale incasso komen hier extra kosten bij, zoals vertalingskosten, kosten voor lokale partners of advocaten en eventuele griffierechten in het buitenland. Hoe hoger de vordering en hoe verder de zaak escaleert, hoe hoger de kosten. Het is dan ook belangrijk om vooraf goed te laten beoordelen of de vordering de moeite waard is om door te zetten. Soms is een schikking of gedeeltelijke inning financieel verstandiger dan een volledige gerechtelijke procedure in het buitenland.

Wanneer schakel je een gespecialiseerd internationaal incassobureau in?

Je schakelt een gespecialiseerd internationaal incassobureau in zodra een buitenlandse debiteur niet reageert op je eigen aanmaningen, of zodra je merkt dat je de lokale taal, wet- of regelgeving niet voldoende kent om zelf verder te komen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Een gespecialiseerd bureau heeft kennis van de lokale rechtssystemen, beschikt over netwerken van lokale partners en kan communiceren in de taal van de debiteur. Dat maakt een groot verschil, zowel in de snelheid van het proces als in de kans op succes. Bovendien voorkomt professionele begeleiding dat je juridische fouten maakt die de zaak bemoeilijken.

Schakel een internationaal incassobureau in als:

  • De debiteur in het buitenland zit en niet reageert op je herinneringen
  • Je twijfelt welk recht van toepassing is op de vordering
  • De vordering hoog genoeg is om professionele begeleiding te rechtvaardigen
  • Je overweegt een gerechtelijke procedure in het buitenland
  • Je geen tijd of kennis hebt om het internationale traject zelf te bewaken

Zie je via je overzicht van diensten dat je meerdere buitenlandse debiteuren hebt, dan is het ook slim om je debiteurenbeheer structureel te laten begeleiden, zodat je niet steeds achter de feiten aanloopt.

Hoe wij helpen met internationale incasso

Bij Creman helpen we bedrijven met zowel binnenlandse als internationale incasso. We zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en werken in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Persoonlijke begeleiding door hoogopgeleide medewerkers die de lokale wet- en regelgeving kennen
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Eerlijk advies over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe voorkom je betalingsproblemen met nieuwe klanten?

/door

Betalingsproblemen met nieuwe klanten voorkom je door vooraf te screenen, duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen en snel te handelen zodra een factuur niet op tijd binnenkomt. De combinatie van een kredietcheck, heldere afspraken op papier en een gestructureerd aanmaningsproces houdt verreweg de meeste betalingsproblemen buiten de deur. In dit artikel lopen we stap voor stap door alles heen wat je als ondernemer kunt doen, van de eerste kennismaking met een nieuwe klant tot het moment dat je besluit een incassobureau in te schakelen.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van wanbetaling bij nieuwe klanten?

Nieuwe klanten betalen om drie hoofdredenen niet op tijd: ze hebben zelf cashflowproblemen, ze zijn de factuur kwijtgeraakt of vergeten, of ze zijn het simpelweg niet eens met wat er gefactureerd is. Bij nieuwe klanten speelt ook mee dat ze jouw betalingsproces nog niet kennen en dat jij hun betaalgedrag nog niet kent. Dat maakt de eerste transacties altijd iets risicovoller.

Onduidelijke facturen zijn een veelvoorkomende boosdoener. Als een klant niet precies begrijpt waarvoor hij betaalt, of als de betalingstermijn niet duidelijk op de factuur staat, schuift de betaling makkelijk op. Hetzelfde geldt voor ontbrekende referentienummers bij grotere bedrijven, die facturen zonder inkoopordernummer soms gewoon niet verwerken.

Wil je wanbetaling voorkomen? Dan helpt het om te begrijpen wat er bij de klant speelt. Vraag bij twijfel gewoon hoe het inkoopproces werkt voordat je de eerste factuur stuurt. Dat kleine gesprek kan je weken wachten besparen.

Hoe controleer je de kredietwaardigheid van een nieuwe klant?

Je controleert de kredietwaardigheid van een nieuwe klant door een kredietrapport op te vragen via een gespecialiseerde dienst, het handelsregister te raadplegen en te letten op signalen tijdens het eerste contact. Een kredietrapport geeft inzicht in openstaande schulden, betalingsgedrag en eventuele faillissementsaanvragen. Dit is de meest betrouwbare manier om risico’s vroeg te signaleren.

Praktische stappen die je kunt zetten:

  • Raadpleeg de Kamer van Koophandel voor basisgegevens over het bedrijf, zoals oprichtingsdatum en rechtsvorm
  • Vraag een kredietrapport op via aanbieders zoals Graydon, Creditsafe of Dun & Bradstreet
  • Let op gedragsignalen: een klant die moeite heeft met het geven van een factuuradres of steeds vraagt om uitstel van betaling vóór de eerste levering, geeft een signaal
  • Zoek online naar ervaringen van andere leveranciers, via forums of LinkedIn

Voor kleinere vorderingen hoef je niet altijd een volledig rapport te kopen. Een snelle check via het handelsregister en een goed gevoel bij het gesprek zijn al een stuk beter dan niets.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke betalingsvoorwaarden beschermen je het best als ondernemer?

De betalingsvoorwaarden die je het best beschermen, zijn voorwaarden die een korte betalingstermijn hanteren, incassokosten doorleggen aan de klant en rente in rekening brengen bij te late betaling. Zorg dat deze voorwaarden altijd schriftelijk zijn overeengekomen vóórdat je levert of een opdracht start, en dat ze op elke factuur staan vermeld.

Neem minimaal de volgende punten op in je algemene voorwaarden:

  • Betalingstermijn: 14 of 30 dagen is gangbaar; hoe korter, hoe beter voor je cashflow
  • Incassokosten: leg vast dat bij niet-tijdige betaling de incassokosten voor rekening van de klant komen, conform de wettelijke regels
  • Wettelijke rente: vermeld dat je bij te late betaling wettelijke handelsrente in rekening brengt
  • Eigendomsvoorbehoud: bij levering van goederen kun je vastleggen dat de eigendom pas overgaat na volledige betaling
  • Toepasselijk recht: geef aan welk recht van toepassing is, zeker bij internationale klanten

Laat je algemene voorwaarden altijd ondertekenen of bevestig ze schriftelijk per e-mail. Een handtekening of een e-mailbevestiging maakt ze juridisch afdwingbaar. Zonder bewijs van akkoord sta je zwakker als het later misgaat.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering en hoe doe je dat effectief?

Stuur de eerste betalingsherinnering op de dag dat de betalingstermijn verloopt, of uiterlijk één tot twee dagen daarna. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op betaling. Wacht je weken, dan geef je het signaal dat een late betaling geen gevolgen heeft.

Een effectieve betalingsherinnering is vriendelijk maar duidelijk. Vermeld altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe, concrete betalingstermijn. Geef de klant een uitweg: soms is een factuur simpelweg kwijtgeraakt of in een spammap terechtgekomen.

Een handig stappenplan voor je aanmaningsproces:

  1. Dag 0 (vervaldatum): vriendelijke herinnering per e-mail
  2. Dag 7: tweede herinnering, iets formeler van toon, met vermelding van incassokosten bij verdere vertraging
  3. Dag 14: telefonisch contact, persoonlijk en direct
  4. Dag 21: formele aanmaning met aankondiging van incasso als er niet binnen zeven dagen betaald wordt

Houd alle communicatie bij in een dossier. Als je later een incassobureau binnenland inschakelt, is een compleet overzicht van je aanmaningshistorie heel waardevol.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een nieuwe klant die niet betaalt?

Schakel een incassobureau in wanneer je eigen aanmaningen geen resultaat hebben opgeleverd en de klant niet reageert of betalingsafspraken niet nakomt. In de praktijk is dat moment aangebroken na twee tot drie aanmaningen zonder reactie, of wanneer een klant wel reageert maar steeds nieuwe beloftes doet zonder te betalen.

Wacht niet te lang. Hoe ouder een vordering wordt, hoe lastiger innen. Na zes maanden daalt de kans op volledige inning aanzienlijk. Vroeg ingrijpen is altijd beter dan hopen dat het vanzelf goed komt.

Let bij de keuze van een incassobureau op de registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland wettelijk verplicht geregistreerd te zijn. Werk je met een ongeregistreerd bureau, dan loop je juridische risico’s en heb je minder bescherming als opdrachtgever. Vraag altijd naar het registratienummer voordat je een bureau inschakelt.

Wil je kleine vorderingen liever zelf afhandelen? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan: een gratis portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt oppakken en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%.

Hoe voorkom je dat incasso de klantrelatie beschadigt?

Je voorkomt schade aan de klantrelatie door het incassoproces professioneel en zakelijk te houden, nooit persoonlijk te worden en altijd een oplossing aan te bieden voordat je naar zwaardere middelen grijpt. Een goed incassobureau richt zich altijd eerst op minnelijke oplossingen en gaat pas naar de rechter als dat echt noodzakelijk is.

Communiceer ook zelf helder richting je klant: het inschakelen van een bureau is geen persoonlijke aanval, maar een zakelijke stap die je als ondernemer soms moet zetten. Klanten die dat begrijpen, herstellen de relatie vaak sneller dan je denkt, zeker als de betaling alsnog snel volgt.

Wat helpt om de relatie te beschermen:

  • Kies een bureau dat minnelijk incasso als uitgangspunt neemt en een rechtszaak alleen als laatste middel inzet
  • Houd zelf de communicatie zakelijk en vermijd verwijten of frustratie in je berichten
  • Bied een betalingsregeling aan als de klant aangeeft in financiële moeilijkheden te zitten
  • Maak duidelijk dat je de relatie wilt voortzetten als de betaling geregeld is

Hoe wij helpen bij het voorkomen van betalingsproblemen

Bij Creman helpen we je niet alleen als een factuur al lang openstaat, maar ook bij het opzetten van een sterk fundament om betalingsproblemen te voorkomen. We zijn opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106), dus je weet dat je met een betrouwbare en wettelijk erkende partij werkt.

Wat we voor je kunnen doen:

  • Kredietinformatie opvragen voor nieuwe klanten, zodat je weet met wie je zaken doet
  • Volledig debiteurenbeheer overnemen: we loggen in op jouw systeem en beheren het hele proces extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • SelfCollect: eenvoudige vorderingen kosteloos zelf afhandelen via ons portal, met tot 30% van de incassoprovisie terug bij succes
  • Buitengerechtelijke incasso met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken
  • Juridische begeleiding door juristen in eigen huis, van aanmaning tot executie
  • 24/7 inzage in de status van elk dossier via ons online portal

Wil je weten hoe we jouw situatie kunnen aanpakken? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat is het slagingspercentage van een gemiddeld incassobureau?

/door

Het slagingspercentage van een gemiddeld incassobureau in Nederland ligt ergens tussen de 60% en 80%, afhankelijk van het type vordering, de leeftijd van de schuld en de kwaliteit van het bureau. Gespecialiseerde bureaus die snel handelen en juridische kennis in huis hebben, scoren structureel hoger. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over slagingskansen bij incasso, zodat je weet wat je realistisch kunt verwachten.

Hoe wordt het slagingspercentage van een incassobureau berekend?

Het slagingspercentage geeft aan welk deel van de ingediende vorderingen daadwerkelijk wordt geïnd. Een bureau zet het aantal succesvol afgeronde dossiers af tegen het totaal aantal behandelde zaken. Daarbij maakt het verschil of een bureau ook moeilijke of verouderde vorderingen accepteert, of alleen de makkelijke gevallen.

Dit klinkt simpeler dan het is. Want wat telt als “succesvol”? Een volledige betaling is duidelijk, maar wat als een debiteur slechts een deel betaalt na onderhandeling? Veel bureaus rekenen ook gedeeltelijke inning mee als succes. Andere bureaus hanteren een strengere definitie en tellen alleen volledige betalingen. Dat maakt het vergelijken van percentages tussen bureaus onderling soms lastig.

Belangrijk om te weten: een bureau met een hoog slagingspercentage kan dat getal omhoog halen door selectief te zijn in welke zaken het accepteert. Een bureau dat ook complexe, betwiste of oude vorderingen aanpakt, heeft automatisch een lager percentage, maar levert je misschien meer op. Kijk dus altijd naar het percentage én het type zaken dat een bureau behandelt.

Wat is een realistisch slagingspercentage voor incasso in Nederland?

Een realistisch slagingspercentage voor incasso in Nederland ligt voor professionele bureaus tussen de 70% en 90%. Bureaus die snel handelen, juridische kennis in huis hebben en een gestructureerd proces volgen, zitten aan de bovenkant van die range.

Ter vergelijking: wij behalen bij CreMan een slagingspercentage van 93%. Dat is hoger dan het gemiddelde, en dat heeft een concrete reden. We handelen snel, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, en onze juristen beoordelen elke zaak op haalbaarheid voordat we stappen ondernemen. Dat voorkomt dat we tijd en energie steken in zaken die weinig kans van slagen hebben.

Voor jou als ondernemer is het percentage een nuttige indicator, maar niet het enige wat telt. Een bureau dat 95% scoort maar alleen eenvoudige zaken aanneemt, is minder waardevol dan een bureau dat 90% haalt op een breed en gevarieerd dossierbestand.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke factoren bepalen of een incassozaak succesvol wordt?

De kans op succesvolle incasso hangt af van een combinatie van factoren die deels bij jou liggen en deels bij de debiteur. De belangrijkste zijn: de leeftijd van de vordering, de financiële situatie van de debiteur, de aanwezigheid van een geldige overeenkomst of factuur, en hoe snel je actie onderneemt.

  • Leeftijd van de schuld: Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op inning. Een vordering die drie maanden oud is, heeft een veel hogere slagingskans dan een die al twee jaar openstaat.
  • Financiële situatie van de debiteur: Als iemand simpelweg geen geld heeft, is innen moeilijk, ongeacht hoe sterk je juridische positie is.
  • Kwaliteit van de documentatie: Een getekende overeenkomst, duidelijke facturen en een schriftelijk bewijs van levering maken je zaak sterk. Ontbreekt dit, dan wordt het lastiger.
  • Snelheid van handelen: Vroeg ingrijpen, al bij de eerste betalingsherinnering, verhoogt de kans op een minnelijke oplossing aanzienlijk.
  • Type debiteur: Vorderingen op bedrijven verlopen anders dan op particulieren. Bedrijven hebben vaak meer belang bij het behouden van hun reputatie, wat minnelijke oplossingen makkelijker maakt.

Heb je goede documentatie en handel je snel? Dan vergroot je de kans op succes flink, ongeacht welk bureau je inschakelt.

Wat is het verschil in slagingskans tussen minnelijke en gerechtelijke incasso?

Minnelijke incasso, waarbij het bureau contact opneemt met de debiteur zonder tussenkomst van de rechter, heeft doorgaans een hogere slagingskans dan gerechtelijke incasso. Dat klinkt misschien verrassend, maar de verklaring is logisch: de meeste debiteuren willen een rechtszaak vermijden en betalen zodra ze een serieuze aanmaning ontvangen van een professioneel bureau.

Bij gerechtelijke incasso is de situatie anders. Dit traject is zwaarder, duurder en tijdrovender. Je schakelt het in als minnelijke pogingen zijn mislukt. De slagingskans bij een rechterlijke uitspraak is vaak hoog, zeker als je zaak goed gedocumenteerd is. Maar een vonnis hebben en het geld daadwerkelijk ontvangen zijn twee verschillende dingen. Als de debiteur geen verhaal biedt, blijft het geld uit.

Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Bekijk ook ons volledige dienstenoverzicht voor een beeld van hoe het traject eruitziet.

Wanneer heeft het geen zin meer om een vordering uit handen te geven?

Het heeft weinig zin om een vordering uit handen te geven als de debiteur aantoonbaar insolvent is, een faillissement heeft aangevraagd, of als de vordering zo oud is dat de kans op inning verwaarloosbaar klein is. In die gevallen weegt de inspanning zelden op tegen het resultaat.

Een paar concrete situaties waarbij je jezelf de vraag moet stellen of doorzetten zinvol is:

  • De debiteur is failliet of in surseance van betaling. Je kunt je vordering indienen bij de curator, maar de kans op uitbetaling is klein.
  • De vordering is ouder dan vijf jaar en er is nooit actie ondernomen. De verjaringstermijn speelt dan een rol.
  • De debiteur heeft geen aantoonbare bezittingen of inkomsten. Een vonnis halen kost dan meer dan het oplevert.
  • De vordering is zo klein dat de incassokosten de opbrengst overstijgen.

Voor kleine en eenvoudige vorderingen is er overigens een laagdrempelige optie: via SelfCollect kun je zelf de eerste stappen zetten, kosteloos. Je stuurt zelf de brieven, wij bewaken het proces op de achtergrond. Lukt het? Dan krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het ook voor kleinere bedragen de moeite waard om toch actie te ondernemen.

Hoe wij helpen met het verbeteren van jouw slagingskans

Bij CreMan combineren we snelheid, juridische kennis en transparantie om het maximale uit elke vordering te halen. Dit is wat je van ons kunt verwachten:

  • 93% slagingspercentage dankzij een gestructureerde aanpak en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis die elke zaak beoordelen op haalbaarheid, van aanmaning tot executie
  • 24/7 real-time inzage in de status van jouw dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen, kosteloos in gebruik en met teruggave van incassoprovisie tot 30%
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Geregistreerd bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, registratienummer 00106, en volledig compliant met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten wat we voor jouw specifieke situatie kunnen doen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe werkt incasso via een Stichting Derdengelden?

/door

Wanneer een incassobureau geld int namens jou, komt dat geld niet op de bankrekening van het bureau zelf terecht. Het gaat via een Stichting Derdengelden: een onafhankelijke juridische entiteit die uitsluitend dient om gelden van derden te beheren en door te storten. Zo blijft jouw geld altijd gescheiden van het vermogen van het incassobureau zelf. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe dat werkt, wat het voor jou betekent en waarom het zo belangrijk is.

Waarom staat geïnd geld niet op de rekening van een incassobureau?

Geïnd geld staat niet op de rekening van een incassobureau omdat dat wettelijk niet is toegestaan voor gelden die aan een ander toebehoren. Als een incassobureau geld int namens een opdrachtgever, is dat geld eigendom van de opdrachtgever, niet van het bureau. Het op een gewone bedrijfsrekening zetten zou betekenen dat het vermogen van de opdrachtgever vermengd raakt met dat van het bureau, wat grote risico’s oplevert bij financiële problemen of faillissement.

Dit klinkt misschien technisch, maar het raakt direct aan jouw belang als ondernemer. Stel dat een incassobureau jouw vordering int en het geld op de eigen rekening zet. Als het bureau daarna in financiële problemen komt, loop jij het risico dat jouw geld niet meer beschikbaar is. Om dat te voorkomen, is de Stichting Derdengelden in het leven geroepen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is een Stichting Derdengelden precies?

Een Stichting Derdengelden is een onafhankelijke juridische entiteit, opgericht als stichting, die uitsluitend tot doel heeft gelden te ontvangen en door te storten die toebehoren aan derden. De stichting heeft geen winstoogmerk en mag het geld op haar rekening niet gebruiken voor eigen doeleinden. Daarmee functioneert ze als een neutrale tussenpersoon tussen de debiteur, het incassobureau en de opdrachtgever.

De stichting staat volledig los van de B.V. of het bedrijf dat het incassobureau exploiteert. Ze heeft een eigen bankrekening, een eigen bestuur en eigen statuten. Het geld dat via de stichting binnenkomt, behoort juridisch toe aan de opdrachtgevers, niet aan het incassobureau. Dat is precies de bedoeling.

Bij ons lopen alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Geld dat een debiteur betaalt, komt nooit in de B.V. terecht, maar wordt direct via de stichting aan jou als opdrachtgever doorbetaald. Zo blijft jouw geld altijd veilig en gescheiden.

Hoe verloopt de betaling via een Stichting Derdengelden stap voor stap?

De betaling via een Stichting Derdengelden verloopt via een vaste route: de debiteur betaalt aan de stichting, de stichting verrekent de incassokosten en stort het resterende bedrag door naar de opdrachtgever. Dit proces is transparant en controleerbaar.

In de praktijk gaat het zo:

  1. Aanmelding van de vordering: Je meldt een openstaande factuur aan bij het incassobureau via het incasso binnenland traject.
  2. Incassotraject: Het bureau stuurt aanmaningen, onderhandelt met de debiteur en zet indien nodig juridische stappen.
  3. Betaling door de debiteur: De debiteur betaalt het verschuldigde bedrag, inclusief de wettelijke incassokosten, op de rekening van de Stichting Derdengelden.
  4. Verrekening: De stichting verrekent de incassoprovisie van het bureau.
  5. Uitbetaling: Het resterende bedrag, de hoofdsom, wordt aan jou uitbetaald.

Dit hele proces is navolgbaar. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, inclusief betalingen die zijn binnengekomen. Je hoeft dus nooit te gissen waar je geld is.

Wat gebeurt er met jouw geld als een incassobureau failliet gaat?

Als een incassobureau failliet gaat terwijl jouw geld via een Stichting Derdengelden loopt, valt dat geld buiten de boedel van het failliete bedrijf. De stichting is een aparte juridische entiteit en haar vermogen behoort toe aan de opdrachtgevers, niet aan het incassobureau. Een curator kan dat geld dus niet aanspreken.

Dit is het grote verschil met een situatie waarbij geld op de gewone bedrijfsrekening van een bureau staat. In dat geval ben je gewoon crediteur van een failliete onderneming en is de kans groot dat je achter in de rij staat. Met een Stichting Derdengelden is jouw geld juridisch beschermd, ook als het bureau zelf in zwaar weer terechtkomt.

Het is dan ook een van de belangrijkste vragen die je kunt stellen aan een incassobureau: werkt het bureau met een onafhankelijke Stichting Derdengelden? Als het antwoord nee is of onduidelijk, is dat een serieus waarschuwingssignaal.

Is een Stichting Derdengelden verplicht voor incassobureaus in Nederland?

Sinds april 2024 zijn alle incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een van de voorwaarden voor registratie is dat gelden van opdrachtgevers via een onafhankelijke Stichting Derdengelden of een vergelijkbare beschermde structuur verlopen. Een Stichting Derdengelden is daarmee in de praktijk een vereiste voor serieuze, geregistreerde bureaus.

Bureaus die niet zijn geregistreerd, mogen per april 2024 wettelijk geen incassodiensten meer aanbieden in Nederland. Als je een bureau inschakelt dat niet geregistreerd is, loop je niet alleen financieel risico, maar ook juridisch, omdat de overeenkomst mogelijk niet rechtsgeldig is.

Controleer altijd of een bureau het registratienummer van Justis kan overleggen. Geregistreerde bureaus voldoen aan de wettelijke eisen rondom kwaliteit, transparantie en bescherming van jouw gelden. Bekijk ook het volledige dienstenaanbod van een bureau om te beoordelen of het past bij jouw situatie.

Hoe weet je of een incassobureau een betrouwbare Stichting Derdengelden gebruikt?

Je weet dat een incassobureau een betrouwbare Stichting Derdengelden gebruikt door drie dingen te controleren: het bureau is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, de stichting staat los van de B.V. van het bureau, en het bureau kan aantonen via welke stichting gelden worden verwerkt. Transparantie hierover is een basiseis, geen bonus.

Concrete dingen om op te letten:

  • Registratienummer: Vraag naar het Justis-registratienummer en controleer dit via het openbare register.
  • Naam van de stichting: Een betrouwbaar bureau noemt de naam van de stichting en kan de statuten of bankgegevens tonen.
  • Onafhankelijkheid: De stichting mag niet dezelfde bestuurders hebben als de B.V. van het bureau, of in elk geval niet zonder onafhankelijk toezicht.
  • Transparantie over uitbetaling: Het bureau legt uit hoe en wanneer jij je geld ontvangt na inning.
  • Real-time inzage: Je kunt via een portal zelf zien wat er met jouw dossier en jouw geld gebeurt.

Een bureau dat vaag blijft over deze punten, verdient je vertrouwen nog niet. Geld innen is één ding, maar veilig bewaren en doorbetalen is minstens zo belangrijk.

Hoe wij helpen met veilige geldstromen via een Stichting Derdengelden

CreMan werkt al meer dan 23 jaar met een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Alle geïnde bedragen komen nooit in de B.V. terecht, maar worden direct via de stichting aan jou doorbetaald. Dat is geen marketingpraatje, maar een juridische structuur die jouw geld beschermt, ook als er ooit iets mis zou gaan.

  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Slagingspercentage van 93% met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe wij dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en creditmanagement?

/door

Debiteurenbeheer en creditmanagement lijken op hetzelfde neer te komen, maar er zit een belangrijk verschil tussen de twee. Debiteurenbeheer gaat over het opvolgen van openstaande facturen nadat ze verstuurd zijn. Creditmanagement is breder: het omvat alles wat een bedrijf doet om financiële risico’s rondom klanten te beheersen, van de eerste kredietbeoordeling tot en met de uiteindelijke inning. Debiteurenbeheer is dus een onderdeel van creditmanagement. In dit artikel leggen we beide begrippen uit, wanneer je wat nodig hebt en wat het je oplevert.

Wat valt er precies onder debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat uitstaande facturen daadwerkelijk betaald worden. Het begint op het moment dat je een factuur verstuurt en eindigt wanneer het geld op je rekening staat, of wanneer je besluit een vordering uit handen te geven. Het draait om opvolging, communicatie en tijdig ingrijpen.

In de praktijk bestaat debiteurenbeheer uit deze stappen:

  • Facturen versturen met duidelijke betalingstermijnen
  • Betalingsherinneringen sturen bij het uitblijven van betaling
  • Telefonisch contact opnemen met de debiteur
  • Aanmaningen versturen wanneer herinneringen geen resultaat hebben
  • Beslissen of je een vordering overdraagt aan een incassobureau

Voor veel ondernemers is debiteurenbeheer iets wat er “even bij” gedaan wordt. Toch is het een van de meest directe manieren om je cashflow gezond te houden. Een factuur die 60 dagen te laat betaald wordt, is in feite een renteloze lening aan je klant. Hoe strakker je debiteurenbeheer, hoe minder je daar last van hebt.

Een praktische optie voor wie het beheer deels wil uitbesteden, maar toch betrokken wil blijven: via onze diensten kun je kiezen voor volledige uitbesteding of voor een tussenweg waarbij je zelf de regie houdt.

Wat houdt creditmanagement precies in?

Creditmanagement is de bredere strategie die een bedrijf hanteert om financiële risico’s bij klanten en opdrachtgevers te beheersen. Het begint al vóórdat je een factuur stuurt, namelijk bij de vraag: is deze klant eigenlijk wel kredietwaardig? En het eindigt pas wanneer een vordering volledig is afgewikkeld.

Creditmanagement omvat onder andere:

  • Kredietbeoordelingen uitvoeren voordat je een klant accepteert
  • Betalingsvoorwaarden en algemene voorwaarden opstellen
  • Kredietlimieten instellen per klant
  • Het bewaken van het totale debiteurenrisico in je portefeuille
  • Debiteurenbeheer uitvoeren (opvolging van openstaande facturen)
  • Incasso inschakelen wanneer minnelijke inning niet lukt

Goed creditmanagement is proactief. Je wacht niet tot een klant niet betaalt, maar je beperkt de kans dat het zover komt. Dat vraagt om inzicht in wie je klanten zijn, wat hun betaalgedrag is en welke risico’s je bereid bent te accepteren.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en creditmanagement?

Het verschil zit in de reikwijdte en het moment van handelen. Debiteurenbeheer is reactief: je reageert op openstaande facturen. Creditmanagement is proactief: je beheert het volledige financiële risico rondom klanten, van voor de eerste factuur tot na de laatste betaling.

De makkelijkste manier om het te onthouden:

  • Debiteurenbeheer = wat doe je nadat een factuur openstaat?
  • Creditmanagement = wat doe je om te voorkomen dat facturen te lang openstaan, én wat doe je als het toch misgaat?

Debiteurenbeheer is dus een onderdeel van creditmanagement, niet een synoniem. Een bedrijf dat alleen aan debiteurenbeheer doet, lost problemen op nadat ze ontstaan. Een bedrijf dat aan creditmanagement doet, probeert problemen te voorkomen én heeft een aanpak klaarliggen als het toch fout gaat.

Voor kleine bedrijven en zzp’ers is het onderscheid soms minder relevant in de dagelijkse praktijk. Maar zodra je klantenbestand groeit of je vaker te maken krijgt met late betalers, loont het om verder te kijken dan alleen de openstaande facturen.

Wanneer heb je als ondernemer creditmanagement nodig?

Je hebt creditmanagement nodig zodra betalingsrisico’s een structureel effect hebben op je bedrijfsvoering. Dat is niet alleen het geval als klanten niet betalen, maar ook als je merkt dat je cashflow onvoorspelbaar is, dat je steeds meer tijd kwijt bent aan opvolging of dat je niet goed weet welke klanten betrouwbaar zijn.

Concrete signalen dat het tijd is voor een gestructureerde aanpak:

  • Je stuurt regelmatig meerdere herinneringen voor dezelfde factuur
  • Je debiteurenlijst groeit sneller dan je die kunt bijhouden
  • Je accepteert klanten zonder te weten of ze kunnen betalen
  • Je hebt geen duidelijke betalingsvoorwaarden of hanteert ze niet consequent
  • Je weet niet precies hoeveel er op dit moment openstaat bij welke klant

Voor zzp’ers en kleine mkb-bedrijven geldt: je hoeft geen aparte creditcontroller aan te nemen om goed aan creditmanagement te doen. Het gaat om het hebben van een werkende aanpak, ook al is die eenvoudig.

Kan een incassobureau ook creditmanagement verzorgen?

Ja, een incassobureau kan meer doen dan alleen openstaande vorderingen innen. Veel bureaus bieden ook diensten aan op het gebied van creditmanagement, zoals debiteurenbeheer, kredietinformatie en advies over betalingsvoorwaarden. Het hangt wel af van het bureau hoe breed het aanbod is.

Een incassobureau dat ook creditmanagement verzorgt, kan het volledige traject begeleiden: van het beoordelen van de kredietwaardigheid van nieuwe klanten tot het innen van een vordering die al maanden openstaat. Dat is voor veel ondernemers een stuk praktischer dan werken met meerdere partijen.

Bij incasso binnenland gaat het niet alleen om innen, maar ook om het bewaken van het proces. Zo kan een bureau direct inloggen op jouw systeem en het debiteurenbeheer volledig overnemen, inclusief alles wat daaruit voortkomt. Dat scheelt jou tijd en voorkomt dat vorderingen te lang blijven liggen.

Let er bij de keuze van een bureau op dat het geregistreerd is. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico’s die je liever vermijdt.

Wat levert goed creditmanagement een bedrijf op?

Goed creditmanagement levert een bedrijf een gezondere cashflow, minder administratieve rompslomp en minder financiële verrassingen op. Je weet wie je klanten zijn, wat ze verschuldigd zijn en wanneer je actie moet ondernemen. Dat geeft rust en overzicht.

Concrete voordelen van een goede aanpak:

  • Betere cashflow: facturen worden sneller betaald omdat je ze consequent opvolgt
  • Minder oninbare vorderingen: je signaleert risico’s eerder en handelt sneller
  • Minder tijdverlies: een gestructureerd proces kost minder tijd dan ad hoc opvolging
  • Betere klantrelaties: duidelijke afspraken vooraf voorkomen discussies achteraf
  • Meer inzicht: je weet precies wat er openstaat en bij wie

Dat laatste punt is belangrijker dan het lijkt. Veel ondernemers schatten het totaal van hun openstaande vorderingen te laag in, simpelweg omdat ze geen goed overzicht hebben. Wie dat overzicht wel heeft, kan betere beslissingen nemen over nieuwe opdrachten, investeringen en liquiditeit.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer en creditmanagement

Bij Creman verzorgen we het volledige traject, van debiteurenbeheer tot gerechtelijke incasso. Concreet betekent dat:

  • We loggen direct in op jouw systeem en nemen het debiteurenbeheer volledig over, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak
  • We zijn actief in Nederland en internationaal: België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Alle gelden verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft

Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Welke 4 sectoren hebben het meest last van wanbetalers?

/door

De sectoren met de meeste wanbetalers zijn de bouw en aannemerij, de zakelijke dienstverlening, de transport en logistiek en de horeca en detailhandel. In deze branches zijn late betalingen en onbetaalde facturen eerder regel dan uitzondering, door een combinatie van lange betaaltermijnen, dunne marges en een cultuur waarin het rekken van betalingen als normaal wordt gezien. Hieronder lees je waarom dat zo is, wat de gevolgen zijn en wat je eraan kunt doen.

Waarom betalen klanten in sommige sectoren vaker te laat?

Klanten betalen vaker te laat in sectoren waar lange betaaltermijnen gebruikelijk zijn, marges smal zijn of waar de klant een sterkere onderhandelingspositie heeft. In veel branches is het gewoon geworden om facturen pas na 60 of 90 dagen te betalen, ook als de afgesproken termijn 30 dagen is. Dat creëert een domino-effect: bedrijven betalen hun eigen leveranciers ook te laat omdat ze zelf wachten op inkomsten.

Daarnaast speelt de aard van de opdracht een rol. Bij projectmatig werk, zoals in de bouw of bij consultancy, is er vaak discussie over de oplevering of de kwaliteit. Die discussie wordt dan gebruikt als reden om de betaling uit te stellen, ook als de klacht niet terecht is. In sectoren met veel kleine transacties, zoals de horeca, zijn wanbetalers soms gewoon mensen of bedrijven die tijdelijk krap bij kas zitten en hopen dat de factuur wordt vergeten.

Welke sectoren hebben het meest te maken met wanbetalers?

De vier sectoren met de meeste wanbetalers in Nederland zijn de bouw en aannemerij, de zakelijke dienstverlening, transport en logistiek en de horeca en detailhandel. Dit zijn branches waar betalingsachterstanden structureel voorkomen en waar ondernemers regelmatig achter hun geld aan moeten.

Bouw en aannemerij

In de bouw zijn betaaltermijnen van 60 tot 90 dagen heel normaal. Aannemers en onderaannemers werken in lange ketens, waarbij iedereen wacht op de betaling van de partij boven hen. Discussies over meerwerk, oplevering of garanties geven opdrachtgevers een extra excuus om te wachten. Kleine aannemers en zzp’ers in de bouw zijn daardoor kwetsbaar: ze schieten materiaal en arbeidsuren voor, maar het geld komt pas veel later binnen.

Zakelijke dienstverlening

Consultants, marketingbureaus, IT-bedrijven en andere dienstverleners leveren een product dat niet altijd tastbaar is. Dat maakt het makkelijker voor klanten om de waarde te betwisten of de betaling uit te stellen. Facturen worden soms simpelweg onderaan de stapel gelegd, zeker als er geen duidelijke contractafspraken zijn over betaaltermijnen of de gevolgen van te late betaling.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Transport en logistiek

Transportbedrijven rijden de lading af en sturen daarna de factuur. In de praktijk betalen grote opdrachtgevers pas na 45 tot 60 dagen, terwijl de brandstof, het personeel en de lease al lang betaald zijn. Voor kleine transporteurs is dat een structureel cashflowprobleem. Bovendien is de concurrentie in deze sector zo groot dat bedrijven weinig durven te zeggen uit angst om opdrachten te verliezen.

Horeca en detailhandel

In de horeca en detailhandel zijn wanbetalers vaak leveranciers die niet betalen of zakelijke klanten die op rekening kopen. Marges zijn smal, de omloopsnelheid van geld is hoog en als een grote afnemer niet betaalt, kan dat direct problemen geven. Faillissementen in deze sector zijn dan ook relatief hoog, en dat maakt innen extra lastig.

Wat zijn de gevolgen van wanbetalers voor een bedrijf?

Wanbetalers raken direct je cashflow en daarmee het voortbestaan van je bedrijf. Als facturen niet betaald worden, kun je zelf je rekeningen niet meer op tijd betalen, raak je in de problemen met leveranciers en loopt je werkkapitaal vast. Voor kleine bedrijven en zzp’ers kan één grote onbetaalde factuur al genoeg zijn om in de problemen te komen.

Naast de financiële schade kost het achtervolgen van wanbetalers ook veel tijd en energie. Herinneringen sturen, bellen, mailen, dreigen met stappen en dan toch niets bereiken: het is frustrerend en het haalt je aandacht weg van je werk. En als je uiteindelijk besluit een vordering af te schrijven, ben je niet alleen het geld kwijt, maar ook de geleverde dienst of het geleverde product.

Er is ook een minder zichtbaar gevolg: de stress en onzekerheid die het meebrengt. Ondernemen is al spannend genoeg. Als je niet weet of je volgende maand je rekeningen kunt betalen omdat een klant niet betaalt, heeft dat invloed op je beslissingen en je welzijn.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij onbetaalde facturen?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt en niet meer reageert. Een vuistregel: heb je twee of drie keer herinnerd, is de betalingstermijn ruimschoots verstreken en is er geen betalingsregeling afgesproken? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen. Wachten kost je alleen maar meer geld en verkleint de kans op inning.

Veel ondernemers wachten te lang omdat ze de klantrelatie niet willen beschadigen. Dat is begrijpelijk, maar een professioneel incassobureau werkt altijd gericht op het behoud van die relatie. Een rechtszaak is echt het laatste middel, niet het eerste. Via binnenlandse incasso wordt eerst geprobeerd om in goed overleg tot betaling te komen, zonder dat het direct escaleert.

Let er bij het kiezen van een bureau op dat het geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau geeft je zekerheid over de manier van werken en de kwaliteit van het proces. Bekijk ook het volledige dienstenaanbod van een bureau voordat je kiest, zodat je weet of ze ook juridische stappen kunnen zetten als dat nodig is.

Hoe voorkom je wanbetalers in risicovolle sectoren?

Wanbetalers volledig voorkomen lukt niet, maar je kunt het risico flink verkleinen door scherpe afspraken te maken vóórdat je begint. Leg betaaltermijnen, rente bij te late betaling en incassokosten vast in je algemene voorwaarden en zorg dat de klant die accepteert. Stuur facturen direct na oplevering en stel automatische herinneringen in zodat je nooit vergeet te innen.

Andere manieren om het risico te beperken:

  • Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten, zodat je niet alles voorschiet
  • Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je met ze in zee gaat
  • Stuur facturen in termijnen bij langlopende projecten in plaats van alles achteraf
  • Wacht niet te lang met een herinnering sturen na het verstrijken van de betaaltermijn
  • Gebruik duidelijke taal in je factuur: vermeld de vervaldatum, het rekeningnummer en de gevolgen van niet-betalen

Voor bedrijven die veel facturen uitsturen of actief zijn in een van de risicovolle sectoren hierboven, is het ook slim om te kijken naar professioneel debiteurenbeheer. Dat hoeft niet duur te zijn en het scheelt je veel tijd en stress.

Hoe wij helpen bij onbetaalde facturen en wanbetalers

Bij Creman helpen we bedrijven in alle sectoren om sneller en effectiever hun geld te innen. Of je nu één onbetaalde factuur hebt of structureel te maken hebt met wanbetalers, wij nemen het proces van je over zodat jij je kunt focussen op je werk. Dit is wat we voor je doen:

  • Incasso binnenland en buitenland: we innen vorderingen in Nederland én in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Juristen in eigen huis: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren je altijd over de haalbaarheid
  • 24/7 inzage via een online portal: je ziet altijd precies wat de status is van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of te mailen
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je via ons eigen portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%
  • Uitbesteding debiteurenbeheer: we loggen in op jouw systeem en beheren je debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht. Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op als je wilt weten wat we voor jou kunnen betekenen.

Wanneer loont het om zelf een incassozaak af te handelen?

/door

Zelf een incassozaak afhandelen loont als het gaat om een duidelijke, onbetwiste vordering op een klant die je al kent en waarbij het bedrag relatief beperkt is. In die gevallen kun je met de juiste aanpak en een goed hulpmiddel al veel bereiken zonder direct een bureau in te schakelen. Toch zijn er situaties waarin zelf incasseren meer risico met zich meebrengt dan het oplevert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wanneer je zelf aan de slag kunt en wanneer je beter professionele hulp inschakelt.

Welke incassozaken kun je zelf afhandelen?

Je kunt zelf een incassozaak afhandelen als de vordering duidelijk en onbetwist is, de debiteur in Nederland gevestigd is, het bedrag overzichtelijk is en er geen juridische complicaties spelen. Denk aan een klant die een factuur simpelweg niet heeft betaald, maar die je al langer kent en die niet ontkent dat hij een schuld heeft.

Concreet zijn dit de situaties die zich goed lenen voor zelfincasso:

  • Vorderingen tot een paar duizend euro op bekende klanten
  • Gevallen waarbij de debiteur wel wil betalen maar steeds uitstelt
  • Facturen waarbij geen discussie is over de geleverde dienst of het product
  • Situaties waarbij de klantrelatie nog intact is en je die wilt bewaren

Zodra een klant de vordering betwist, niet reageert of al langer in gebreke is, wordt het complexer. Dan heb je meer nodig dan een aanmaningsbrief.

Wat zijn de voordelen van zelf een incassozaak oppakken?

Zelf een incassozaak oppakken bespaart kosten, houdt de klantrelatie in jouw eigen handen en geeft je direct controle over de toon en aanpak. Voor eenvoudige vorderingen is het vaak de snelste weg naar betaling, zeker als je de debiteur persoonlijk kent.

De belangrijkste voordelen op een rij:

  • Lagere kosten: je betaalt geen of minder provisie aan een bureau
  • Snelle actie: je hoeft geen dossier over te dragen en kunt direct schakelen
  • Relatiebehoud: jij bepaalt zelf hoe direct of zacht je communiceert
  • Meer inzicht: je blijft zelf op de hoogte van elke stap in het proces

Dat gezegd hebbende: zelf incasseren kost ook tijd. En tijd is voor een ondernemer of ZZP’er vaak het schaarsste goed. Weeg dat eerlijk af voordat je eraan begint.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer is zelf incasseren toch te risicovol?

Zelf incasseren wordt te risicovol zodra de debiteur de vordering betwist, juridische kennis vereist is, het om een buitenlandse partij gaat of de schuldenaar al meerdere schuldeisers heeft. In die gevallen loop je het risico dat je fouten maakt die je positie verzwakken of de zaak onnodig verlengen.

Let op deze signalen dat zelfincasso niet verstandig is:

  • De debiteur ontkent de vordering of stelt de kwaliteit van je werk ter discussie
  • Het gaat om een bedrag dat je bedrijf echt raakt als het niet betaald wordt
  • De debiteur is gevestigd in het buitenland
  • Er zijn al eerder aanmaningen verstuurd zonder resultaat
  • Je hebt geen tijd om het proces actief te bewaken

In zulke gevallen is het verstandiger om een professioneel incassotraject te starten. Zeker als er juridische stappen nodig zijn, wil je iemand met kennis van zaken aan je zijde.

Hoe werkt een zelfincasso-portal zoals SelfCollect?

Een zelfincasso-portal zoals SelfCollect stelt je in staat om eenvoudige incassozaken zelf te starten en te begeleiden, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer dat nodig is. Je combineert zo de controle van zelfincasso met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Zo werkt het in de praktijk:

  1. Je meldt een openstaande vordering aan via de portal
  2. Je stuurt zelf de eerste brieven en legt contact met de debiteur
  3. Het bureau bewaakt de workflow en grijpt in als er geen reactie komt, bijvoorbeeld via een belactie
  4. Betaalt de debiteur? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug

Bij SelfCollect loopt dit terug tot 30% van de provisie die je anders volledig zou betalen. De portal is kosteloos in gebruik en kent geen inrichtingskosten. Het is een slimme tussenvorm voor wie grip wil houden op eenvoudige zaken zonder alles zelf te moeten uitzoeken.

Wat kost zelf incasseren ten opzichte van uitbesteden?

Zelf incasseren kost in principe geen directe provisie, maar wel tijd en energie. Uitbesteden kost een percentage van de vordering, maar levert je dat terug in ontzorging, snelheid en een hogere slagingskans. Welke optie goedkoper is, hangt af van de waarde van je tijd en de complexiteit van de zaak.

Bij vorderingen op particulieren gelden in Nederland wettelijke incassokosten op basis van de WIK-tabel:

  • Tot en met €2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende €2.500: 10%
  • Over de volgende €5.000: 5%
  • Over de volgende €190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

Bij vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Belangrijk: deze kosten worden in de meeste gevallen doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als schuldeiser. Uitbesteden is daardoor financieel aantrekkelijker dan het op het eerste gezicht lijkt.

Wanneer schakel je alsnog een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in op het moment dat jouw eigen aanmaningen geen resultaat opleveren, de zaak juridisch complexer wordt of je merkt dat je er te veel tijd aan kwijt bent. Hoe eerder je die stap zet, hoe groter de kans op succesvolle inning.

Praktische momenten om over te stappen:

  • Na twee of drie aanmaningen zonder reactie of betaling
  • Als de debiteur de vordering plots betwist
  • Als je vermoedt dat de debiteur meerdere schuldeisers heeft
  • Als het om een buitenlandse debiteur gaat
  • Als de zaak juridische stappen vereist, zoals een dagvaarding

Kies daarbij altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Via het volledige dienstenaanbod van een erkend bureau kun je het hele traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie, in één hand leggen.

Hoe wij helpen bij zelf incasseren of uitbesteden

Bij Creman geloven we dat je als ondernemer zelf moet kunnen kiezen hoeveel controle je wilt houden over een incassozaak. Daarom bieden we meerdere manieren om samen te werken:

  • SelfCollect: start eenvoudige zaken zelf op via onze portal, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je tot 30% van de provisie terug. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
  • Volledige uitbesteding: wij nemen het dossier volledig over, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden het hele traject.
  • 24/7 inzage: via ons online portal heb je altijd real-time inzicht in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast.
  • Veilige geldstromen: alle betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Creman is opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en heeft een slagingspercentage van 93%. Leer ons beter kennen of neem direct contact op om te bespreken welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een incassodossier?

/door

De gemiddelde doorlooptijd van een buitengerechtelijk incassodossier is twee weken. Dat geldt voor zaken waarbij de debiteur reageert en betaalt na de eerste aanmaning of na contact. Zodra een zaak juridisch wordt, loopt de doorlooptijd op naar meerdere maanden. Welke factoren daarbij een rol spelen en wat je zelf kunt doen om het proces te versnellen, lees je hieronder.

Welke factoren bepalen hoe lang een incassodossier duurt?

De doorlooptijd van een incassodossier hangt vooral af van hoe snel de debiteur reageert en of die bereid is te betalen. Reageert iemand direct na de eerste aanmaning? Dan kan een zaak binnen enkele dagen zijn afgerond. Reageert iemand helemaal niet, of betwist die de vordering? Dan duurt het langer.

Andere factoren die de doorlooptijd beïnvloeden:

  • De hoogte van de vordering: Grotere bedragen leiden vaker tot discussie of betalingsregelingen, wat meer tijd kost.
  • De financiële situatie van de debiteur: Iemand die simpelweg geen geld heeft, betaalt niet snel, hoe goed het dossier ook is opgebouwd.
  • De kwaliteit van de documentatie: Een goed gedocumenteerde vordering met duidelijke facturen, contracten en betalingsherinneringen versnelt het proces aanzienlijk.
  • Of het gaat om een particulier of een bedrijf: Zakelijke debiteuren reageren soms sneller, maar kunnen ook meer juridische middelen inzetten om betaling uit te stellen.
  • De fase waarin je het dossier aanlevert: Hoe eerder je actie onderneemt na het verstrijken van de betalingstermijn, hoe groter de kans op een snelle afhandeling.

Kortom: de doorlooptijd is geen vaste waarde, maar het resultaat van meerdere variabelen. Hoe beter de voorbereiding, hoe sneller het traject.

Hoe lang duurt een buitengerechtelijk incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot vier weken. In dit traject stuurt het incassobureau aanmaningen, neemt het contact op met de debiteur en probeert het tot een betaling of betalingsregeling te komen, zonder tussenkomst van een rechter.

Voor eenvoudige vorderingen waarbij de debiteur reageert, kan dit zelfs sneller gaan. Via incasso in Nederland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, omdat we snel schakelen en direct contact opnemen met de debiteur.

Wil je eenvoudige vorderingen nog sneller en goedkoper afhandelen? Via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en leg je zelf het eerste contact, terwijl wij op de achtergrond meekijken en ingrijpen wanneer dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het traject niet alleen sneller, maar ook voordeliger.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoeveel langer duurt een gerechtelijke incassoprocedure?

Een gerechtelijke incassoprocedure duurt aanzienlijk langer dan een buitengerechtelijk traject. Afhankelijk van de rechtbank en de complexiteit van de zaak moet je rekenen op drie tot zes maanden, soms langer. Bij hoger beroep of executieproblemen kan een zaak jaren duren.

Een gerechtelijke procedure start wanneer de debiteur niet reageert op buitengerechtelijke aanmaningen, de vordering betwist, of simpelweg weigert te betalen. Het incassobureau of de jurist dient dan een dagvaarding in en de zaak wordt voorgelegd aan de kantonrechter of rechtbank.

Stappen in een gerechtelijk traject:

  1. Opstellen en uitbrengen van de dagvaarding
  2. Behandeling door de rechter (zitting of schriftelijke procedure)
  3. Vonnis
  4. Betekening van het vonnis
  5. Executie, bijvoorbeeld via loonbeslag of bankbeslag

Het is belangrijk dat je dit traject niet lichtzinnig ingaat. Juridische procedures brengen extra kosten met zich mee en de uitkomst is niet altijd zeker. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak. Soms is gedeeltelijke inning of zelfs afschrijven de betere keuze. Je weet dan vooraf waar je aan toe bent, in plaats van achteraf voor verrassingen te staan.

Wat kun je zelf doen om de doorlooptijd te verkorten?

Je kunt de doorlooptijd van een incassodossier verkorten door snel en goed voorbereid te handelen. Hoe eerder je een dossier aanlevert en hoe completer de documentatie is, hoe sneller een incassobureau aan de slag kan.

Concrete stappen die het verschil maken:

  • Stuur tijdig herinneringen: Wacht niet te lang na het verstrijken van de betalingstermijn. Elke week extra uitstel vergroot de kans dat een debiteur de vordering vergeet of bagatelliseert.
  • Bewaar alle communicatie: E-mails, facturen, contracten en betalingsafspraken vormen de basis van een sterk dossier. Hoe meer bewijs, hoe minder discussie.
  • Zorg voor duidelijke algemene voorwaarden: Hierin leg je de betalingstermijn, incassokosten en rente vast. Dat voorkomt discussie achteraf.
  • Schakel vroeg in: Een incassobureau inschakelen na de tweede herinnering is effectiever dan wachten tot een vordering al maanden oud is.
  • Lever een compleet dossier aan: Facturen, de overeenkomst, verstuurde herinneringen en eventuele reacties van de debiteur. Een volledig dossier bespaart tijd en vragen.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht als je wilt weten welke stappen wij voor je kunnen overnemen, van debiteurenbeheer tot juridische procedures.

Wanneer is een snelle doorlooptijd niet haalbaar?

Een snelle doorlooptijd is niet altijd haalbaar. Soms is de situatie simpelweg te complex of zijn er omstandigheden die het proces vertragen, buiten jouw invloed en die van het incassobureau.

Situaties waarbij je rekening moet houden met een langere doorlooptijd:

  • De debiteur betwist de vordering: Als iemand de factuur inhoudelijk aanvecht, moet dit eerst worden uitgezocht of aan de rechter worden voorgelegd. Dat kost tijd.
  • De debiteur is niet traceerbaar: Adreswijzigingen of het opzettelijk onvindbaar maken van een debiteur vertraagt het proces.
  • Er is sprake van faillissement: Bij een faillissement van de debiteur wordt de vordering ingediend bij de curator. De afhandeling kan dan jaren duren en leidt lang niet altijd tot volledige betaling.
  • Het gaat om een internationale vordering: Buitenlandse incassoprocedures kennen andere rechtsstelsels, talen en termijnen. Dat vraagt meer tijd en specifieke kennis.
  • De vordering is oud: Hoe ouder een openstaande factuur, hoe kleiner de kans op snelle betaling en hoe meer werk het kost om het dossier te reconstrueren.

In deze gevallen is het des te belangrijker om samen met een ervaren partij te bepalen wat de beste aanpak is: volledig innen, een schikking treffen of de vordering afschrijven.

Hoe wij helpen met een kortere doorlooptijd

Bij CreMan werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per buitengerechtelijk dossier en een slagingspercentage van 93%. Dat bereiken we door snel te schakelen, persoonlijk contact op te nemen met debiteuren en juristen in eigen huis te hebben die direct kunnen adviseren over de beste aanpak.

  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen, waarbij je tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106)
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft

Wil je weten hoe CreMan jouw dossier zo snel en effectief mogelijk oppakt? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe werkt een incassoportal voor real-time dossierbeheer?

/door

Een incassoportal is een beveiligde online omgeving waar je als opdrachtgever op elk moment de actuele status van al je openstaande incassodossiers kunt bekijken, documenten kunt uploaden en direct kunt communiceren met je incassobureau. Je hoeft dus niet te wachten op een e-mail of telefoontje om te weten waar een zaak staat. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe zo’n portal werkt en wat je er concreet mee kunt.

Wat kun je allemaal zien en doen in een incassoportal?

In een incassoportal zie je per dossier de actuele status, alle correspondentie met de debiteur, betalingsafspraken en eventuele juridische stappen. Je kunt nieuwe dossiers aanmaken, documenten toevoegen en berichten sturen aan je dossierbeheerder. Alles staat op één plek, overzichtelijk en altijd beschikbaar.

Concreet kun je in een goed ingericht portal onder andere:

  • De voortgang van elk dossier in real time volgen
  • Facturen, aanmaningen en overeenkomsten uploaden
  • Betalingen en afbetalingsregelingen inzien
  • Direct berichten sturen naar je contactpersoon
  • Rapportages en overzichten downloaden voor je eigen administratie

Voor een ondernemer die geen creditcontroller in dienst heeft, is dit bijzonder nuttig. Je hoeft het debiteurenbeheer niet zelf bij te houden in een spreadsheet of te wachten op een wekelijks statusrapport. Het portal doet dat voor je, en jij bepaalt wanneer je inlogt.

Hoe werkt real-time dossierbeheer in de praktijk?

Real-time dossierbeheer betekent dat elke actie in een dossier direct zichtbaar is in het portal, zonder vertraging. Stuurt je incassobureau een aanmaning? Dan zie je dat meteen. Reageert de debiteur? Dan staat die reactie er al in voordat je er zelf naar vraagt. Je bent altijd op de hoogte, zonder dat je hoeft te bellen of mailen.

In de praktijk werkt dit zo: zodra een medewerker een actie uitvoert op een dossier, zoals het versturen van een sommatiebrief, het vastleggen van een telefoongesprek of het indienen van een dagvaarding, wordt dat direct geregistreerd in het systeem en zichtbaar voor jou. Je hoeft dus nooit te gissen over de stand van zaken.

Dit is ook relevant als je meerdere openstaande vorderingen hebt. In plaats van losse e-mails per dossier bij te houden, heb je één centraal overzicht. Dat bespaart tijd en voorkomt dat je een zaak uit het oog verliest.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wie heeft toegang tot een incassoportal en hoe veilig is dat?

Alleen jij als opdrachtgever hebt toegang tot jouw dossiers in het portal. Je logt in met een persoonlijke combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord, en de gegevens van jouw debiteuren zijn niet zichtbaar voor andere opdrachtgevers. De toegang is afgeschermd en de gegevensverwerking voldoet aan de AVG.

Betrouwbaarheid gaat verder dan inlogbeveiliging. Kies je voor een geregistreerd incassobureau, dan weet je ook dat de financiële kant goed geregeld is. Bij CreMan verlopen alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, wat betekent dat jouw geld altijd gescheiden blijft van het vermogen van het bureau zelf. Dat is een extra zekerheid die niet elk bureau kan bieden.

Wat is het verschil tussen een incassoportal en gewone statusupdates per e-mail?

Het belangrijkste verschil is controle en snelheid. Bij statusupdates per e-mail ben je afhankelijk van wanneer iemand die update verstuurt. Een incassoportal geeft je op elk moment van de dag actuele informatie, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te triggeren. Je bent niet langer passieve ontvanger, maar actieve gebruiker van je eigen dossiers.

E-mailupdates zijn ook per definitie een momentopname. Ze geven de situatie weer op het moment van verzenden, niet op het moment dat jij leest. Een portal toont altijd de meest recente stand van zaken. Bovendien kun je in een portal zelf terugzoeken in de geschiedenis van een dossier, iets wat met losse e-mails al snel onoverzichtelijk wordt.

Voor ondernemers die meerdere openstaande vorderingen tegelijk hebben, maakt dit een groot verschil. Je behoudt overzicht zonder dat je zelf de regie hoeft te voeren over de informatiestromen.

Kan ik via een incassoportal ook zelf zaken afhandelen?

Ja, dat kan. Sommige incassobureaus bieden naast het standaard portal ook een tool waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt oppakken. Je verstuurt dan zelf de eerste brieven en legt contact met de debiteur, terwijl het bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer dat nodig is.

CreMan biedt hiervoor SelfCollect, een eigen portal die gekoppeld is aan ons incassosysteem. Je gebruikt het kosteloos, er zijn geen inrichtingskosten, en als de inning slaagt, ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk voor vorderingen waarbij je zelf al een goede relatie met de debiteur hebt en verwacht dat een vriendelijke herinnering voldoende is.

Dit is een nuttige optie voor eenvoudige zaken. Bij complexere vorderingen, of als een debiteur niet reageert, neemt het bureau het over. Zo houd je zelf de regie waar dat kan, en laat je de expertise aan een professional over waar dat nodig is. Meer weten over incasso in Nederland? Dat lees je op onze dienstenpagina.

Wanneer is een incassoportal met dossierbeheer zinvol voor mijn bedrijf?

Een incassoportal is nuttig zodra je meer dan één openstaande vordering tegelijk hebt, of zodra je merkt dat je tijd verliest aan het nabellen van je incassobureau voor updates. Het is ook relevant als je meerdere mensen in je bedrijf hebt die toegang nodig hebben tot dezelfde dossierinformatie.

Voor eenmanszaken en kleine bedrijven geldt dat een portal juist tijdwinst oplevert. Je hoeft niet zelf een systeem bij te houden en je bent nooit afhankelijk van kantooruren om te weten waar een zaak staat. Dat geeft rust, ook als je het debiteurenbeheer er zelf naast doet.

Heb je een groeiend klantenbestand en wordt de debiteurenlijst te lang om zelf bij te houden? Dan is het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer een logische volgende stap. Bekijk het volledige dienstenaanbod om te zien welke optie bij jouw situatie past.

Hoe wij helpen met real-time dossierbeheer

CreMan biedt opdrachtgevers 24/7 toegang tot een eigen online portal met real-time inzage in elk dossier. Geen wachten op updates, geen onduidelijkheid over de status van een zaak. Dit is wat je van ons krijgt:

  • Real-time dossierinzage via een beveiligd portal, op elk moment van de dag
  • Persoonlijke begeleiding door hoogopgeleide medewerkers die het volledige traject kennen
  • Juristen in eigen huis die adviseren van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken die je zelf wilt oppakken, met een terugkerende provisie bij succes
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, registratienummer Justis 00106

Wil je weten hoe CreMan jouw debiteurenbeheer kan overnemen of ondersteunen? Lees meer over wie wij zijn of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe werkt incasso voor een eenmanszaak of ZZP?

/door

Als eenmanszaak of ZZP’er kun je een incassobureau inschakelen zodra een klant een factuur niet betaalt na één of meerdere betalingsherinneringen. Je hebt daar geen advocaat of accountant voor nodig en er is geen minimumbedrag vereist. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso voor ZZP’ers, van kosten en het proces tot de keuze van een betrouwbaar bureau.

Wanneer mag een eenmanszaak of ZZP’er een incassobureau inschakelen?

Als ZZP’er of eenmanszaak mag je een incassobureau inschakelen zodra een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft en je minstens één betalingsherinnering hebt gestuurd. Er is geen wettelijk verplicht aantal herinneringen, maar in de praktijk geldt: één duidelijke aanmaning met een redelijke betalingstermijn is voldoende om het traject te starten.

Veel ondernemers wachten te lang. Ze sturen herinnering na herinnering en hopen dat het vanzelf goed komt. Maar hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning wordt. Schakel dus niet pas in als je er zelf helemaal klaar mee bent, maar doe het op het moment dat een klant niet reageert of structureel te laat betaalt.

Belangrijk om te weten: je mag een incassobureau inschakelen voor vorderingen op zowel particulieren als andere bedrijven. Als ZZP’er doe je zaken met beide, dus dit is in bijna alle situaties relevant. Via incasso binnenland kun je zien hoe zo’n traject er in de praktijk uitziet.

Wat zijn de kosten van incasso voor een ZZP’er?

Voor jou als schuldeiser zijn de kosten van incasso in veel gevallen nihil. De incassokosten worden namelijk bij de debiteur in rekening gebracht, bovenop het openstaande bedrag. Voor vorderingen op particulieren zijn deze kosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen.

Hieronder zie je hoe de WIK-tabel werkt voor vorderingen op particulieren:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Heb je een kleine vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Dan is het slim om te kijken of je eenvoudige zaken zelf kunt afhandelen. Via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact met de debiteur, terwijl een incassobureau de workflow op de achtergrond bewaakt. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een stuk aantrekkelijker dan het hele bedrag kwijt te zijn.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe verloopt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces begint buiten de rechtbank en escaleert alleen naar een juridische procedure als dat nodig is. De meeste vorderingen worden al in de buitengerechtelijke fase opgelost, zonder dat een rechter eraan te pas komt.

  1. Aanmaning door het incassobureau: Het bureau stuurt een formele aanmaning namens jou, met daarin de openstaande vordering, de incassokosten en een betalingstermijn.
  2. Contactmoment met de debiteur: Reageert de debiteur niet? Dan volgt telefonisch of schriftelijk contact om de situatie te bespreken en eventueel een betalingsregeling te treffen.
  3. Juridische procedure (indien nodig): Blijft betaling uit, dan kan het bureau een gerechtelijke procedure starten. Denk aan een dagvaarding of een verzoek tot een betalingsbevel.
  4. Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bankrekeningen, loon of bezittingen van de debiteur.

In elke fase wordt gekeken of verdere stappen haalbaar en zinvol zijn. Soms is afschrijven de verstandigste keuze, bijvoorbeeld als een debiteur aantoonbaar niet kan betalen. Een goed incassobureau adviseert je eerlijk over die drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt buiten de rechtbank en probeert via aanmaningen en onderhandeling een vordering te innen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar die bevoegd is om dwangmiddelen in te zetten, zoals het leggen van beslag. Je hebt daarvoor altijd een rechterlijk vonnis nodig.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Het incassobureau doet het voortraject, en als een gerechtelijke procedure nodig is, schakelt het bureau een deurwaarder in voor de executie. Als ZZP’er hoef je dat onderscheid zelf niet te bewaken. Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt het hele traject, van de eerste aanmaning tot aan de executie, en schakelt op het juiste moment de juiste partij in.

Beschadigt incasso inschakelen de klantrelatie?

Incasso inschakelen hoeft de klantrelatie niet te beschadigen, zeker niet als het bureau de aanpak afstemt op het behoud van die relatie. Een professioneel bureau kiest voor een respectvolle toon en gebruikt een rechtszaak alleen als laatste middel. In veel gevallen lost een formele aanmaning de situatie al op zonder dat de verhouding permanent verslechtert.

Bedenk ook: een klant die structureel niet betaalt, beschadigt de relatie zelf al. Jij hebt een dienst geleverd of een product geleverd en hebt recht op betaling. Het inschakelen van een incassobureau is een zakelijke stap, geen persoonlijke aanval. Veel ondernemers merken achteraf dat ze eerder hadden moeten handelen in plaats van de situatie te laten voortslepen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau als ZZP’er?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen officieel geen incassodiensten aanbieden. Controleer altijd of een bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier indient.

Naast registratie zijn dit de punten waar je op let:

  • Juristen in eigen huis: Zo hoef je niet zelf een advocaat in te schakelen als het escaleert.
  • Transparantie over kosten: Duidelijkheid over wie wat betaalt, zonder verborgen kosten.
  • Real-time inzage: Een online portal waarmee je 24/7 de status van je dossier kunt volgen.
  • Veilige geldstromen: Gelden die via een onafhankelijke Stichting Derdengelden lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Persoonlijk contact: Een vaste contactpersoon die het dossier kent en je eerlijk adviseert.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht van een bureau voordat je kiest. Een bureau dat zowel binnenlandse als buitenlandse vorderingen behandelt en ook debiteurenbeheer kan overnemen, geeft je meer ruimte als je bedrijf groeit.

Hoe wij helpen met incasso voor ZZP’ers en eenmanszaken

Bij CreMan begeleiden we ZZP’ers en eenmanszaken van de eerste aanmaning tot, als het nodig is, gerechtelijke executie. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat we concreet voor je doen:

  • Het volledige incassotraject uit handen nemen, met juristen in eigen huis die meekijken op elk dossier
  • Real-time inzage in de status van je dossiers via een eigen online portal, 24/7 beschikbaar
  • Eerlijk advies over haalbaarheid: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • Via SelfCollect eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden

Wil je weten of we iets voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, ook als je nog niet zeker weet of incasso de juiste stap is.