Welke 5 fouten maak je bij zelf aanmanen?

/door

De vijf meest gemaakte fouten bij zelf aanmanen zijn: geen duidelijke betalingstermijn vermelden, te lang wachten met de eerste aanmaning, geen wettelijke incassokosten aankondigen, te informeel formuleren en te snel opgeven na één herinnering. Deze fouten zorgen er samen voor dat een klant niet betaalt én dat je later een minder sterke juridische positie hebt als je een incassobureau inschakelt. Hieronder krijg je per vraag een concreet antwoord.

Wanneer is een aanmaning juridisch geldig?

Een aanmaning is juridisch geldig als de debiteur in gebreke is gesteld: je hebt schriftelijk een redelijke betalingstermijn gesteld en de debiteur heeft die termijn laten verlopen zonder te betalen. Zonder deze stap kun je geen wettelijke incassokosten in rekening brengen en sta je zwakker als je later juridische stappen wilt zetten.

Concreet betekent dit dat je aanmaning minimaal het volgende moet bevatten:

  • Een duidelijke verwijzing naar de openstaande factuur (factuurnummer, datum, bedrag)
  • Een nieuwe, specifieke betalingstermijn van minimaal 14 dagen voor particulieren
  • De mededeling dat je bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening brengt
  • Je bankgegevens en contactinformatie

Stuur de aanmaning bij voorkeur per e-mail én per brief, zodat je kunt aantonen dat de debiteur het bericht heeft ontvangen. Een aanmaning die alleen mondeling is gedaan, telt juridisch niet mee.

Waarom reageert een klant niet op een aanmaning?

Een klant reageert niet op een aanmaning om uiteenlopende redenen: financiële problemen, een factuurgeschil, slordigheid of simpelweg de hoop dat je het vergeet. De meest voorkomende reden in de praktijk is dat een klant de urgentie niet voelt, zeker als de aanmaning vaag of vriendelijk is geformuleerd.

Het maakt verschil of je te maken hebt met een particulier of een bedrijf. Particulieren reageren soms niet vanwege geldgebrek of schaamte. Bedrijven stellen betaling soms bewust uit om hun eigen cashflow te managen, zeker als ze weten dat jij niet snel doorzet.

Wat helpt: bel de klant na de aanmaning persoonlijk op. Een telefoontje doorbreekt de stilte veel sneller dan een volgende brief. Vraag direct of er een reden is voor de vertraging en of je een betalingsregeling kunt afspreken. Dat gesprek geeft je ook informatie: reageert de klant helemaal niet, dan is dat een signaal dat je moet opschalen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke fouten maken ondernemers bij het opstellen van een aanmaning?

De meest gemaakte fouten bij het opstellen van een aanmaning zijn het ontbreken van een concrete betalingstermijn, een te vriendelijke toon die geen urgentie overbrengt en het vergeten van de aankondiging van incassokosten. Die laatste fout is duur: zonder die aankondiging mag je de wettelijke incassokosten later niet doorberekenen.

Hier zijn de vijf fouten op een rij:

  1. Geen betalingstermijn noemen. “Graag zo spoedig mogelijk betalen” is geen termijn. Schrijf altijd een specifieke datum.
  2. Te zacht formuleren. Een aanmaning is geen vriendelijk verzoek, maar een formele ingebrekestelling. Wees beleefd maar direct.
  3. Incassokosten niet aankondigen. Je bent wettelijk verplicht dit te vermelden voordat je ze mag doorberekenen.
  4. Te laat versturen. Veel ondernemers wachten weken of maanden voordat ze de eerste aanmaning sturen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.
  5. Stoppen na één aanmaning. Eén herinnering is zelden genoeg. Stuur een tweede aanmaning als reactie uitblijft, en zet daarna de volgende stap.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je een incassobureau inschakelt?

In de meeste gevallen zijn twee aanmaningen voldoende voordat je een incassobureau inschakelt. De eerste aanmaning stelt de debiteur in gebreke. Als die niet betaalt, stuur je een tweede aanmaning met een kortere termijn en een nadrukkelijke waarschuwing dat je het dossier overdraagt aan een incassobureau. Betaalt de klant dan nog steeds niet, dan is het tijd om over te dragen.

Meer dan twee aanmaningen sturen heeft zelden zin. Het kost je tijd, het geeft de debiteur het signaal dat je niet serieus bent en het vergroot de kans dat de vordering verjaart of de debiteur intussen insolvent wordt. Wacht je te lang, dan wordt innen een stuk moeilijker.

Voor bedrijven geldt soms een kortere cyclus. Als de relatie zakelijk is en de factuurvoorwaarden duidelijk zijn, kun je na één aanmaning al overdragen, zeker als de debiteur al eerder te laat betaalde.

Wat zijn de wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen?

De wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen aan een particulier zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je algemene voorwaarden staat.

Voor particulieren gelden de volgende staffels:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Het minimumbedrag aan incassokosten is € 40, ook bij kleine vorderingen. Belangrijk: je mag deze kosten alleen doorberekenen als je ze vooraf hebt aangekondigd in de aanmaning. Doe je dat niet, dan vervalt dit recht.

Wanneer schakel je een incassobureau in na zelf aanmanen?

Je schakelt een incassobureau voor binnenlandse vorderingen in zodra een debiteur na twee aanmaningen nog steeds niet heeft betaald én niet reageert op contact. Op dat moment heeft zelf aanmanen zijn werk gedaan en is verdere vertraging alleen maar in het nadeel van de schuldeiser.

Er zijn situaties waarin je sneller kunt handelen:

  • De debiteur reageert helemaal niet, ook niet op telefonisch contact
  • De debiteur belooft steeds te betalen maar doet het niet
  • Het gaat om een hoog bedrag waarbij je het risico niet wilt lopen
  • Je hebt eerder al problemen gehad met dezelfde klant

Een incassobureau inschakelen betekent niet automatisch dat de klantrelatie voorbij is. Professionele bureaus zijn erop getraind om de relatie zo veel mogelijk te sparen, terwijl ze toch resultaat boeken. Bekijk het volledige dienstenaanbod als je wilt weten wat een bureau voor jou kan betekenen.

Hoe wij helpen met zelf aanmanen en incasso

Bij Creman begrijpen we dat je als ondernemer liever zelf de regie houdt, zeker bij eenvoudige zaken. Daarom bieden we meerdere manieren om je te ondersteunen, afhankelijk van wat jij nodig hebt:

  • SelfCollect: Via ons eigen portal stuur je zelf de eerste brieven en leg je contact met de debiteur. Wij bewaken het proces op de achtergrond en grijpen in als het nodig is. Lukt het je om zelf te innen? Dan krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.
  • Volledige incasso: Wil je het dossier volledig uit handen geven? Wij nemen het over, van aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in dienst en begeleiden het hele traject.
  • 24/7 inzage: Via ons online portal zie je op elk moment de status van je dossiers. Geen verrassingen, altijd transparant.
  • Veiligheid van je geld: Alle geldstromen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig.
  • Geregistreerd bureau: Creman is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland.

Wil je weten hoe we werken of direct een dossier aanmelden? Lees meer over Creman of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat veranderde er in april 2024 voor incassobureaus?

/door

In april 2024 trad in Nederland de registratieplicht voor incassobureaus in werking. Vanaf dat moment moeten alle incassobureaus verplicht geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid om legaal te mogen opereren. Dit geldt voor ieder bureau dat schulden int namens derden. Hieronder lees je wat die regels precies inhouden, wat er veranderde en waarom dit voor jou als ondernemer relevant is bij het kiezen van een bureau.

Wat is de registratieplicht voor incassobureaus?

De registratieplicht houdt in dat elk incassobureau in Nederland zich moet inschrijven bij het ministerie van Justitie en Veiligheid voordat het schulden mag innen namens anderen. Zonder een geldig registratienummer mag een bureau geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Dit is geregeld via de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki), die op 1 april 2024 volledig van kracht werd.

Voor die datum was de incassobranche in Nederland grotendeels ongereguleerd. Iedereen kon zich incassobureau noemen, zonder dat daar kwaliteitseisen of toezicht aan verbonden waren. De Wki maakt daar een einde aan. Bureaus moeten zich aanmelden, voldoen aan een reeks inhoudelijke eisen en worden opgenomen in een openbaar register dat iedereen kan raadplegen.

Dit is een grote stap voor de branche, want het betekent dat de overheid eindelijk actief toezicht houdt op wie er namens schuldeisers optreedt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Aan welke eisen moeten incassobureaus nu voldoen?

Incassobureaus moeten aan meerdere eisen voldoen om geregistreerd te worden en te blijven. De wet stelt eisen op het gebied van betrouwbaarheid, vakbekwaamheid, financiële transparantie en klachtafhandeling. Bureaus die hier niet aan voldoen, krijgen geen registratie of verliezen die alsnog.

De belangrijkste eisen zijn:

  • Betrouwbaarheid: Eigenaren en leidinggevenden mogen geen relevante strafbladen hebben en moeten integer zijn.
  • Vakbekwaamheid: Medewerkers die direct contact hebben met debiteuren moeten aantoonbaar geschoold zijn in incassowetgeving en ethisch handelen.
  • Transparantie over kosten: Bureaus moeten schuldenaren duidelijk en begrijpelijk informeren over de kosten die zij in rekening brengen.
  • Correcte omgang met debiteuren: Intimidatie, misleiding of onredelijke druk is verboden en kan leiden tot verlies van registratie.
  • Klachtenregeling: Elk bureau moet een toegankelijke klachtenprocedure hebben voor zowel opdrachtgevers als debiteuren.
  • Financiële scheiding: Gelden die voor opdrachtgevers worden geïnd, moeten gescheiden worden bewaard van het eigen vermogen van het bureau.

Dat laatste punt is voor jou als ondernemer direct relevant. Bij een goed geregistreerd bureau lopen jouw geïnde gelden nooit via de eigen bedrijfsrekening van het incassobureau. Wij werken bijvoorbeeld met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.

Wat gebeurt er als een incassobureau niet geregistreerd is?

Een incassobureau dat zonder registratie opereert, handelt illegaal en kan worden gesanctioneerd door de toezichthouder. Voor jou als opdrachtgever heeft dit ook gevolgen: vorderingen die zijn ingediend via een niet-geregistreerd bureau kunnen juridisch aanvechtbaar zijn, wat je positie als schuldeiser verzwakt.

De toezichthouder op de Wki is de Autoriteit Consument en Markt (ACM). De ACM kan boetes opleggen, een bureau verplichten te stoppen met zijn werkzaamheden en in ernstige gevallen een registratie intrekken of weigeren. Bureaus die toch doorgaan zonder registratie riskeren hoge sancties.

Voor debiteuren biedt de wet ook meer bescherming: zij kunnen een klacht indienen als een bureau zich niet aan de regels houdt. Dit betekent dat een niet-geregistreerd bureau sneller juridische tegenstand zal ondervinden, wat jouw incassotraject kan vertragen of zelfs ongeldig kan maken.

Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?

Je controleert de registratie van een incassobureau via het openbare register dat het ministerie van Justitie en Veiligheid bijhoudt. Dit register is online raadpleegbaar en toont welke bureaus een geldig registratienummer hebben. Zoek altijd op naam of registratienummer voordat je een bureau inschakelt.

Praktisch gezien doe je dit in drie stappen:

  1. Ga naar de website van Justis (de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid).
  2. Zoek het bureau op via naam of registratienummer.
  3. Controleer of de registratie actief is en niet geschorst of ingetrokken.

Een betrouwbaar bureau geeft zijn registratienummer proactief op, op de website, in offertes en in correspondentie. Wij zijn geregistreerd onder nummer Justis 00106 en zijn al actief sinds 2002, ruim voordat de registratieplicht van kracht werd. Dat geeft je als opdrachtgever de zekerheid dat je werkt met een bureau dat al jaren voldoet aan de hoogste kwaliteitsnormen.

Waarom zijn deze regels ingevoerd voor incassobureaus?

De registratieplicht is ingevoerd omdat de incassobranche in Nederland lange tijd onvoldoende gereguleerd was, wat leidde tot misstanden. Debiteuren werden soms blootgesteld aan agressieve of misleidende praktijken, en opdrachtgevers hadden geen garantie dat een bureau betrouwbaar of vakkundig was. De Wki brengt daar structuur en toezicht in.

Concrete problemen die de wet wil aanpakken:

  • Bureaus die buitensporige of onduidelijke kosten in rekening brachten bij debiteuren
  • Intimiderende communicatie richting mensen met schulden
  • Bureaus zonder enige vakkennis of juridische basis
  • Onduidelijkheid over waar geïnd geld naartoe ging

De wet beschermt dus niet alleen debiteuren, maar ook jou als opdrachtgever. Je weet nu dat een geregistreerd bureau aan minimumstandaarden voldoet en dat er een toezichthouder is die ingrijpt als dat niet het geval is. Dat verlaagt je risico aanzienlijk als je een vordering uitbesteedt via incasso in Nederland.

Wat betekent de registratieplicht voor jouw keuze van incassobureau?

De registratieplicht maakt de keuze voor een incassobureau een stuk eenvoudiger: een bureau zonder registratie is simpelweg geen optie meer. Maar registratie alleen is niet genoeg. Het is het minimale startpunt. Daarboven kun je letten op ervaring, juridische kennis, transparantie en het complete dienstenaanbod van een bureau.

Let bij je keuze op de volgende punten:

  • Is het bureau aantoonbaar geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid?
  • Heeft het bureau juristen in dienst voor als een zaak juridisch wordt?
  • Zijn de kosten transparant en zijn de geldstromen gescheiden via een Stichting Derdengelden?
  • Kun je 24/7 de status van je dossier inzien?
  • Biedt het bureau ook internationale incasso als je zaken doet buiten Nederland?

Een volledig overzicht van wat een professioneel bureau kan bieden, vind je op onze dienstenpagina.

Hoe wij helpen met registratie en betrouwbare incasso

Creman is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106 en voldoet aan alle eisen die de Wki stelt. We zijn al meer dan 23 jaar actief in incasso en credit management, wat betekent dat kwaliteit en betrouwbaarheid bij ons geen nieuwigheid zijn, maar een vanzelfsprekendheid.

Wat je van ons krijgt:

  • Juridische kennis in huis: Onze juristen begeleiden het volledige traject, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak.
  • Financiële veiligheid: Alle geïnde gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Real-time inzicht: Via jouw eigen online portal heb je 24/7 inzage in de status van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of te mailen.
  • SelfCollect: Wil je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen? Via SelfCollect stuur je zelf de eerste brieven en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • Internationaal actief: We innen vorderingen in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.
  • Slagingspercentage van 93%: Met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht.

Wil je weten hoe wij werken of wie we zijn? Lees meer op onze pagina over Creman. Heb je een openstaande vordering en wil je direct aan de slag? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.

Hoe herken je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

/door

Een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau herken je aan een officiële inschrijving bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, transparante tarieven, juristen in eigen huis en aantoonbare ervaring. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland, wat het eenvoudiger maakt om serieuze partijen van cowboys te onderscheiden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet waar je op moet letten.

Wat zijn de wettelijke registratie-eisen voor incassobureaus?

Sinds april 2024 moeten alle incassobureaus in Nederland geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Zonder die registratie mag een bureau wettelijk gezien geen incassodiensten aanbieden. De registratieplicht is ingevoerd om de kwaliteit van de sector te verhogen en consumenten en bedrijven beter te beschermen.

Om in aanmerking te komen voor registratie moet een bureau voldoen aan eisen op het gebied van vakbekwaamheid, integriteit en financiële betrouwbaarheid. Denk aan het aantonen van voldoende kennis van het incassoproces, het hebben van een klachtenprocedure en het scheiden van eigen gelden en gelden van opdrachtgevers. Die laatste eis is belangrijk: het geld dat een bureau int, mag nooit op de eigen rekening van het bureau terechtkomen.

Bureaus die al vóór april 2024 actief waren, hadden een overgangsperiode om aan de nieuwe eisen te voldoen. Wie nu nog zonder registratie werkt, handelt in strijd met de wet. Als je een bureau inschakelt, is het dus verstandig om altijd het registratienummer op te vragen en te controleren.

Hoe controleer je of een incassobureau geregistreerd is?

Je controleert de registratie van een incassobureau via het openbare register van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Elk geregistreerd bureau heeft een uniek registratienummer dat je op de website van Justis kunt opzoeken. Staat een bureau niet in dat register, dan mag het wettelijk gezien geen incasso uitvoeren.

Controleer bij elk bureau dat je overweegt in te schakelen de volgende drie dingen:

  • Registratienummer: Vraag het nummer op en zoek het na op de Justis-website.
  • KvK-inschrijving: Een serieus bureau staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
  • Stichting Derdengelden: Bevestig dat geïnde bedragen via een onafhankelijke stichting verlopen, niet via de eigen rekening van het bureau.

Bureaus die open zijn over hun registratie en financiële structuur, geven je als opdrachtgever de zekerheid dat je geld veilig is. Een geregistreerd bureau heeft er ook belang bij om transparant te zijn, want toezicht is een onderdeel van de registratievoorwaarden.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat zijn de kenmerken van een betrouwbaar incassobureau?

Een betrouwbaar incassobureau combineert wettelijke registratie met aantoonbare expertise, eerlijke tarieven en persoonlijk contact. Registratie alleen is een minimumvereiste. Wat een bureau echt onderscheidt, is hoe het werkt en wat het voor je doet.

Let bij je keuze op de volgende kenmerken:

  • Juristen in eigen huis: Een bureau dat juridische kennis in huis heeft, kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je steeds hoeft door te verwijzen naar een advocaat.
  • Transparantie over kosten: Een betrouwbaar bureau legt van tevoren uit wat het kost en hoe de tariefstructuur werkt.
  • Inzage in je dossier: Je wilt weten wat er met jouw zaak gebeurt. Bureaus met een eigen online portal geven je 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier.
  • Geldstromen via een Stichting Derdengelden: Dit garandeert dat geïnde bedragen altijd gescheiden blijven van het geld van het bureau zelf.
  • Aantoonbare resultaten: Vraag naar het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd van dossiers.
  • Persoonlijk contact: Een bureau dat je begeleidt met hoogopgeleide medewerkers en niet alleen via geautomatiseerde systemen werkt, past beter bij de belangen van een MKB-ondernemer.

Een bureau dat ook incasso binnenland combineert met juridische procedures en debiteurenbeheer onder één dak, bespaart je tijd en gedoe. Je hoeft dan niet te schakelen tussen meerdere partijen als een zaak escaleert.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int openstaande vorderingen buitengerechtelijk, wat betekent dat het bureau via brieven, telefonisch contact en onderhandelingen probeert de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een ambtenaar met wettelijke bevoegdheden die pas in beeld komt na een rechterlijk vonnis en dan beslag kan leggen op bezittingen of inkomen.

Het proces werkt doorgaans in twee fases:

  1. Buitengerechtelijke fase: Een incassobureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en zoekt naar een betalingsregeling. Dit is de eerste en vaak al voldoende stap.
  2. Gerechtelijke fase: Als de buitengerechtelijke aanpak niet werkt, kan een zaak via de rechter worden doorgezet. Na een vonnis kan een deurwaarder worden ingeschakeld om te executeren.

Veel incassobureaus met juristen in eigen huis begeleiden ook de gerechtelijke fase. Zo hoef je als ondernemer niet zelf een advocaat te zoeken als de situatie escaleert. Het bureau adviseert je dan over de haalbaarheid van een rechtszaak en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of de vordering afschrijven.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een onbetaalde factuur?

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na de vervaldatum en je eigen herinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar in de praktijk wacht je twee tot drie aanmaningen af voordat je een bureau inschakelt, tenzij de debiteur helemaal niet reageert.

Een paar situaties waarbij je niet te lang moet wachten:

  • De debiteur reageert niet op herhaalde herinneringen.
  • Je hebt al een betalingsregeling afgesproken, maar de debiteur houdt zich er niet aan.
  • Je vermoedt dat de debiteur financieel in de problemen zit en je wilt voorkomen dat je achteraan in de rij staat.
  • Het gaat om een buitenlandse debiteur waarbij taalbarrières of lokale regels een rol spelen.

Voor internationale vorderingen is het extra verstandig om een bureau in te schakelen dat ook buiten Nederland actief is. Niet elk bureau heeft die expertise in huis. Bekijk het volledige overzicht van onze diensten als je wilt weten welke opties er zijn voor binnenlandse én grensoverschrijdende incasso.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn in Nederland deels wettelijk geregeld. Voor vorderingen op particulieren gelden de tarieven uit de Wet Incassokosten (WIK). Voor vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat is vastgelegd in de algemene voorwaarden van de schuldeiser.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Een belangrijk punt: incassokosten worden in principe verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Jij draait dus in veel gevallen niet zelf op voor de kosten van het traject. Vraag bij elk bureau wel van tevoren hoe de kostenstructuur precies werkt, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat. Voor eenvoudige zaken bestaat ook de optie om via SelfCollect de eerste stappen zelf te zetten en zo een deel van de incassoprovisie terug te verdienen, oplopend tot 30%.

Hoe wij helpen bij het innen van onbetaalde facturen

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland. Ons slagingspercentage ligt op 93% en de gemiddelde doorlooptijd per dossier is twee weken.

Dit is wat we voor je doen:

  • Volledig incassotraject van aanmaning tot gerechtelijke executie, begeleid door juristen in eigen huis
  • 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Incasso in Nederland én internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • SelfCollect: eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succes een deel van de provisie terugverdienen
  • Persoonlijke begeleiding door hoogopgeleide medewerkers, in zes talen

Wil je weten hoe we werken of wie we zijn? Lees meer op onze pagina over CreMan. Heb je een zaak die je wilt bespreken? Neem direct contact op en we kijken samen naar de beste aanpak.

Hoe werkt internationale incasso in België en Duitsland?

/door

Internationale incasso in België en Duitsland werkt anders dan in Nederland. De juridische procedures, aanmaningstermijnen en vereiste documenten verschillen per land, en een fout in de aanpak kan je vordering vertragen of zelfs onmogelijk maken. In dit artikel leggen we uit hoe het proces werkt, wanneer het zinvol is om een buitenlandse debiteur te incasseren, en waar je op moet letten bij de keuze van een bureau.

Wat zijn de grootste verschillen tussen incasso in België en Duitsland?

Het grootste verschil zit in de juridische structuur en de taal van het proces. In België gelden twee rechtsstelsels naast elkaar: het Vlaamse en het Franstalige systeem, met eigen rechtbanken en procedures. In Duitsland werkt het incassosysteem via een gestandaardiseerde gerechtelijke aanmaningsprocedure, het zogeheten Mahnverfahren, die snel en relatief goedkoop is, maar wel in het Duits gevoerd moet worden.

Andere relevante verschillen:

  • Aanmaningstermijnen: In Duitsland moet je debiteur formeel in gebreke zijn gesteld voordat je juridische stappen kunt zetten. In België gelden vergelijkbare vereisten, maar de praktijk verschilt per regio.
  • Taal: Alle correspondentie en gerechtelijke stukken moeten in de officiële taal van de regio of het land zijn opgesteld. Een Nederlandstalige aanmaning is in Wallonië of Duitsland juridisch niet geldig.
  • Rente en incassokosten: De wettelijke rente en de vergoeding voor buitengerechtelijke kosten zijn in elk land anders geregeld. In Duitsland geldt de wettelijke rente voor handelstransacties van 9 procentpunten boven de basisrente van de Europese Centrale Bank.
  • Gerechtelijke procedures: In België kun je via de vrederechter snel een vonnis halen bij kleinere vorderingen. In Duitsland biedt het Mahnverfahren een vergelijkbaar laagdrempelig alternatief.

Hoe verloopt het incassoproces stap voor stap in het buitenland?

Het internationale incassoproces volgt grotendeels dezelfde logica als in Nederland, maar met extra stappen vanwege de grensoverschrijdende dimensie. De aanpak bestaat doorgaans uit vier fasen.

  1. Buitengerechtelijke fase: Je stuurt een formele aanmaning in de taal van het land van de debiteur, met vermelding van de openstaande vordering, de wettelijke rente en de incassokosten. Dit is in de meeste landen een wettelijke vereiste voordat je juridische stappen kunt zetten.
  2. Onderhandeling: Een lokaal of internationaal incassobureau neemt contact op met de debiteur om tot een betalingsregeling of volledige betaling te komen. In veel gevallen wordt de zaak in deze fase opgelost.
  3. Gerechtelijke procedure: Als de debiteur niet reageert of niet betaalt, volgt een procedure bij de bevoegde rechtbank in het land van de debiteur. Binnen de EU biedt de Europese betalingsbevelprocedure een uniforme route voor onbetwiste vorderingen.
  4. Executie: Na een vonnis kun je overgaan tot executie, bijvoorbeeld via loonbeslag of bankbeslag. Dit verloopt via de lokale deurwaarder of gerechtsdeurwaarder in het betreffende land.

Voor incasso in het buitenland is het belangrijk dat je in elke fase de juiste lokale kennis inzet. Een bureau dat actief is in het land van je debiteur en de taal spreekt, maakt het verschil tussen een zaak die snel wordt opgelost en een die maanden stilligt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer is internationale incasso zinvol voor een MKB-ondernemer?

Internationale incasso is zinvol zodra een buitenlandse klant niet reageert op je eigen herinneringen en het bedrag groot genoeg is om de kosten van een procedure te rechtvaardigen. Als vuistregel geldt: hoe hoger de vordering en hoe duidelijker de betalingsverplichting is vastgelegd, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Factoren die de keuze bepalen:

  • Hoogte van de vordering: Bij kleine bedragen kunnen de proceskosten de vordering overtreffen. Bedenk van tevoren of de inning financieel haalbaar is.
  • Beschikbaarheid van documentatie: Heb je een ondertekende overeenkomst, facturen en bewijs van levering? Dan sta je sterk.
  • Solvabiliteit van de debiteur: Een vonnis halen is één ding, maar executie is alleen zinvol als de debiteur verhaal biedt. Een kredietcheck vooraf helpt hierbij.
  • Klantrelatie: Wil je de relatie bewaren? Dan is een minnelijke aanpak via een bureau soms beter dan een directe juridische stap.

Wat zijn de kosten van internationale incasso?

De kosten van internationale incasso bestaan uit twee delen: de incassokosten die je van de debiteur kunt terugvorderen, en de kosten die je zelf maakt als de zaak niet wordt opgelost.

Voor vorderingen op bedrijven geldt in Nederland een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of op basis van je eigen algemene voorwaarden. Dit bedrag wordt in principe doorberekend aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maxima op basis van de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Bij internationale zaken komen daar mogelijk lokale proceskosten, vertaalkosten en honoraria van buitenlandse advocaten of deurwaarders bij. Vraag altijd vooraf een kostenraming op, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Welke documenten heb je nodig om een buitenlandse debiteur te incasseren?

Om een buitenlandse debiteur succesvol te incasseren, heb je bewijs nodig van zowel de overeenkomst als de tekortkoming. Hoe meer documentatie je hebt, hoe sterker je positie, zowel in de buitengerechtelijke fase als bij een eventuele rechtszaak.

De documenten die je minimaal nodig hebt:

  • Facturen: Met een duidelijke betalingstermijn, vervaldatum en het openstaande bedrag.
  • Overeenkomst of opdrachtbevestiging: Bewijs dat de debiteur akkoord is gegaan met de levering of dienst.
  • Bewijs van levering: Leveringsbon, ontvangstbevestiging of e-mailcorrespondentie waaruit blijkt dat de prestatie is geleverd.
  • Eerdere aanmaningen: Alle herinneringen die je al hebt verstuurd, inclusief data en eventuele reacties van de debiteur.
  • Algemene voorwaarden: Als je daarin een renteclausule of incassokostenbeding hebt opgenomen, versterkt dat je positie aanzienlijk.

Zorg er ook voor dat de documenten beschikbaar zijn in de taal van het land van de debiteur, of dat je ze kunt laten vertalen. Bij gerechtelijke procedures in Duitsland of België zijn officiële vertalingen soms verplicht.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor internationale zaken?

Een betrouwbaar incassobureau voor internationale zaken combineert lokale juridische kennis, taalvaardigheid en een transparante werkwijze. Controleer altijd of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, want sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een bureau zonder registratie voldoet niet aan de wet.

Waar je verder op let:

  • Internationale aanwezigheid: Is het bureau daadwerkelijk actief in het land van je debiteur, of werkt het via onbekende onderaannemers?
  • Taalvaardigheid: Kan het bureau communiceren in de taal van de debiteur? Dit is niet alleen praktisch, maar ook juridisch noodzakelijk.
  • Juristen in eigen huis: Een bureau met eigen juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen.
  • Transparantie: Heb je real-time inzicht in de status van je dossier? Een online portal waar je 24/7 kunt inloggen, geeft je controle zonder dat je hoeft te bellen voor een update.
  • Veiligheid van geldstromen: Controleer of het bureau werkt met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft van het vermogen van het bureau.

Bekijk ook het volledige dienstenaanbod van een bureau voordat je een keuze maakt. Een bureau dat ook binnenlandse incasso, debiteurenbeheer en juridisch advies aanbiedt, kan je op de lange termijn veel werk besparen.

Hoe wij helpen met internationale incasso

CreMan is actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en bedient opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Dat betekent dat we niet alleen de weg kennen in het buitenland, maar ook direct kunnen communiceren met jouw debiteur in zijn eigen taal. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak.

  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)
  • Slagingspercentage van 93% en gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • 24/7 real-time inzage in je dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • Actief in zes landen en zes talen
  • Juristen in eigen huis voor het volledige juridische traject

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Welke 4 signalen zeggen dat een klant niet gaat betalen?

/door

Er zijn vier signalen die erop wijzen dat een klant niet van plan is te betalen: hij reageert niet op herinneringen, stelt steeds uit met vage excuses, betwist de factuur zonder geldige reden, of is plotseling onbereikbaar. Hoe eerder je deze signalen herkent, hoe groter de kans dat je je geld alsnog int. In dit artikel lees je hoe je wanbetalers tijdig herkent en wat je stap voor stap kunt doen.

Wat zijn de vroegste waarschuwingssignalen van een wanbetaler?

De vroegste waarschuwingssignalen van een wanbetaler zijn: te late betalingen zonder uitleg, onbereikbaarheid na levering, vage of steeds wisselende excuses, en het plotseling betwisten van een factuur die eerder zonder problemen werd geaccepteerd. Deze signalen verschijnen vaak al vóór de vervaldatum verstrijkt.

Veel ondernemers merken achteraf dat de signalen er al vroeg waren, maar dat ze er te lang niets mee deden. Herken je een of meer van de volgende situaties? Dan is het tijd om actie te ondernemen:

  • Trage communicatie na levering: de klant was voor de opdracht goed bereikbaar, maar reageert nu nauwelijks op e-mails of telefoontjes.
  • Steeds wisselende contactpersonen: je wordt doorgestuurd van de ene naar de andere medewerker zonder dat iemand verantwoordelijkheid neemt.
  • Vage excuses: “de betaling staat klaar”, “we wachten op goedkeuring intern” of “er is iets misgegaan met de bank” zijn klassieke uitvluchten.
  • Betwisting van de factuur zonder onderbouwing: plotseling zijn er “problemen met de kwaliteit” die tijdens of na de opdracht nooit zijn gemeld.

Eén signaal hoeft nog niets te betekenen. Maar als je er meerdere tegelijk herkent, is de kans groot dat je te maken hebt met een klant die niet wil of kan betalen.

Hoe onderscheid je tijdelijke betalingsproblemen van kwade wil?

Het verschil tussen tijdelijke betalingsproblemen en kwade wil zit vooral in de communicatie en de bereidheid tot oplossing. Een klant met echte financiële problemen neemt doorgaans zelf contact op, is open over de situatie en zoekt actief naar een regeling. Een klant met kwade wil vermijdt contact, geeft tegenstrijdige informatie en stelt oplossingen steeds uit.

Dit onderscheid is belangrijk, omdat je aanpak verschilt. Bij tijdelijke betalingsproblemen kan een betalingsregeling een goede oplossing zijn: je behoudt de relatie en vergroot de kans op volledige betaling. Bij kwade wil werkt een vriendelijke aanpak averechts en verlies je alleen maar tijd.

Let op deze concrete verschillen:

  • Tijdelijke problemen: de klant neemt zelf contact op, legt de situatie uit en stelt een concrete datum voor.
  • Kwade wil: de klant reageert alleen als jij belt, geeft elke keer een ander verhaal en doet geen concreet voorstel.
  • Tijdelijke problemen: er is een aantoonbare aanleiding, zoals een grote klant die zelf te laat betaalt.
  • Kwade wil: de excuses zijn vaag, niet verifieerbaar of veranderen telkens van inhoud.

Twijfel je? Vraag dan om een schriftelijke bevestiging van de afgesproken betalingsdatum. Een klant met eerlijke intenties zal daar geen moeite mee hebben. Wie dat weigert of opnieuw uitstelt, laat daarmee zijn bedoelingen zien.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat kun je doen als een klant niet reageert op herinneringen?

Als een klant niet reageert op herinneringen, schakel je over op een formele aanmaning met een duidelijke betalingstermijn van veertien dagen. Reageert je klant dan nog steeds niet, dan heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen en eventueel verdere stappen te zetten. Blijf niet eindeloos wachten, want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.

Volg bij niet-reagerende klanten dit stappenplan:

  1. Stuur een formele aanmaning per e-mail én post. Zorg dat de betalingstermijn, het openstaande bedrag en de gevolgen bij niet-betaling duidelijk staan vermeld.
  2. Bel de klant persoonlijk op. Soms heeft een telefoongesprek meer effect dan een brief. Leg het gesprek schriftelijk vast.
  3. Wijs op de incassokosten. Zodra de betalingstermijn in de aanmaning is verstreken, mag je incassokosten in rekening brengen. Voor vorderingen op particulieren geldt de wettelijke WIK-tabel, met een percentage van 15% over de eerste 2.500 euro. Voor bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van jouw algemene voorwaarden.
  4. Schakel professionele hulp in. Als de klant na de formele aanmaning nog steeds niet reageert, is het tijd voor een professioneel incassotraject.

Blijf altijd schriftelijk communiceren. Dat is niet alleen professioneler, het beschermt je ook als de zaak later juridisch wordt.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een niet-betalende klant?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant niet reageert op een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen, of wanneer het duidelijk is dat de klant niet bereid is om te betalen. Wacht hier niet te lang mee: hoe eerder een incassobureau betrokken raakt, hoe groter de slagingskans.

Veel ondernemers stellen dit moment te lang uit, uit angst voor een beschadigde klantrelatie of onduidelijkheid over de kosten. Toch is een professioneel incassobureau juist bedoeld om die drempel laag te houden. Een goed bureau richt zich altijd eerst op een minnelijke oplossing, waarbij de relatie zo veel mogelijk intact blijft. Pas als dat niet lukt, worden juridische stappen overwogen.

Let bij de keuze van een incassobureau op de volgende punten:

  • Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is dit wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico.
  • Juristen in eigen huis. Zo hoef je niet te schakelen tussen verschillende partijen als de zaak juridisch wordt.
  • Transparantie over dossiers. Je wilt op elk moment weten wat er met jouw zaak gebeurt, zonder dat je er zelf achteraan hoeft te bellen.
  • Duidelijkheid over kosten. Een betrouwbaar bureau legt vooraf uit wat je kunt verwachten, ook als de zaak niet succesvol is.

Voor kleine of eenvoudige vorderingen kan het ook slim zijn om zelf de eerste stappen te zetten via een tool als SelfCollect en andere diensten. Daarmee houd je de regie en bespaar je op kosten.

Hoe wij helpen bij niet-betalende klanten

Bij CreMan helpen we je van het eerste signaal tot en met de volledige inning. Of je nu een enkele factuur wilt innen of je volledige debiteurenbeheer wilt uitbesteden: wij pakken het op. Concreet bieden we:

  • Buitengerechtelijke incasso gericht op een snelle, minnelijke oplossing, gemiddeld binnen twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, en altijd adviseren over de haalbaarheid van jouw zaak
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via jouw persoonlijke online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij stuurt de eerste brieven, wij bewaken het proces op de achtergrond, en bij succesvolle inning krijg jij een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Registratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt

Wil je weten hoe wij jouw zaak aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doet een incassobureau met jouw dossier?

/door

Een incassobureau neemt jouw openstaande vordering over en voert namens jou het volledige traject uit: van de eerste aanmaning tot en met juridische stappen als dat nodig is. Het bureau communiceert direct met de debiteur, bewaakt de termijnen en adviseert jou over de beste aanpak. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat er precies gebeurt nadat je een dossier indient.

Welke stappen zet een incassobureau na ontvangst van een dossier?

Na ontvangst van jouw dossier start het incassobureau de buitengerechtelijke fase. Dit begint met het sturen van een formele aanmaning aan de debiteur, inclusief de wettelijk verplichte incassokosten. Daarna volgen telefonische contactpogingen, betalingsregelingen indien nodig en verdere correspondentie totdat er betaald wordt of de zaak escaleert naar een juridische procedure.

In de praktijk ziet dat traject er zo uit:

  1. Dossieropname: het bureau controleert de vordering op volledigheid en haalbaarheid.
  2. Aanmaning: de debiteur ontvangt een officiële brief met een betalingstermijn.
  3. Telefonisch contact: persoonlijk contact vergroot de kans op een snelle betaling.
  4. Betalingsregeling: als de debiteur niet in één keer kan betalen, wordt een regeling afgesproken.
  5. Escalatie: reageert de debiteur niet? Dan volgt advies over juridische stappen.

De gemiddelde doorlooptijd van een dossier bij ons is twee weken. Dat is snel, maar het hangt natuurlijk ook af van hoe de debiteur reageert.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat buiten de rechtbank om gebeurt: aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Gerechtelijke incasso is de stap daarna, waarbij de zaak via de rechter wordt afgedwongen. Het verschil zit hem in de kosten, de doorlooptijd en de bevoegdheden die het bureau heeft.

Bij buitengerechtelijke incasso werkt het bureau zonder tussenkomst van een rechter. Dit is sneller, goedkoper en minder belastend voor de klantrelatie. De meeste zaken worden in deze fase al opgelost.

Lukt dat niet, dan volgt gerechtelijke incasso. Een rechter doet uitspraak, en op basis van dat vonnis kan er beslag worden gelegd op bezittingen, bankrekeningen of het loon van de debiteur. Dit traject duurt langer en brengt hogere kosten met zich mee, maar geeft je wel de wettelijke middelen om betaling af te dwingen. Je kunt meer lezen over dit volledige traject op onze pagina over incasso in Nederland.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat gebeurt er als de debiteur niet reageert op het incassobureau?

Als een debiteur blijft zwijgen na meerdere aanmaningen en contactpogingen, adviseert een goed incassobureau over de volgende stap: een gerechtelijke procedure. Voordat het zover is, beoordeelt het bureau eerst of die stap zinvol is, want een vonnis is alleen waardevol als er ook iets te halen valt bij de debiteur.

Een ervaren incassobureau kijkt naar drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Die laatste optie klinkt vervelend, maar soms is het goedkoper dan een langdurige rechtszaak te voeren tegen iemand die aantoonbaar niets heeft. Juristen in eigen huis kunnen jou daar eerlijk over adviseren, zodat je geen geld gooit naar een procedure die toch niets oplevert.

Gaat de zaak wel door naar de rechter, dan kan het bureau namens jou een dagvaarding laten uitbrengen en het gerechtelijke traject volledig begeleiden tot en met executie.

Wie betaalt de incassokosten: schuldeiser of schuldenaar?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassokosten. De wet bepaalt dat een debiteur die niet op tijd betaalt, ook de redelijke kosten voor de inning moet vergoeden. Voor vorderingen op particulieren zijn deze kosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel.

Zo werkt de WIK-tabel voor vorderingen op particulieren:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Bij vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Gangbaar is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Als jij als schuldeiser goede voorwaarden hebt, staat daarin vaak al een hogere incassovergoeding. Laat dat altijd controleren door een bureau met juridische kennis.

Hoe houd je als opdrachtgever zicht op je dossier?

Een goed incassobureau geeft je altijd inzicht in wat er met jouw dossier gebeurt. Je hoeft niet te wachten op een maandelijks rapport of zelf te bellen voor een update. Via een online portal kun je 24/7 real-time de status van elk dossier volgen: welke stappen zijn gezet, wat er is gecommuniceerd en wat de verwachte volgende actie is.

Dat is niet alleen fijn voor je eigen rust, het helpt je ook om tijdig beslissingen te nemen. Denk aan het goedkeuren van een betalingsregeling, het besluit om een juridische stap te zetten of juist het afschrijven van een vordering die niet meer haalbaar is. Transparantie maakt jou als opdrachtgever een actieve partner in het proces, zonder dat je er dagelijks tijd aan kwijt bent.

Alle geldstromen verlopen bij ons via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Dat betekent dat geïnde bedragen nooit door het incassobureau zelf worden beheerd, maar altijd gescheiden en veilig worden bewaard totdat ze aan jou worden overgemaakt.

Wanneer is het slim om een dossier uit handen te geven?

Het is slim om een dossier uit handen te geven zodra een klant niet reageert op jouw eigen herinneringen en de factuur al langer openstaat dan de afgesproken betalingstermijn. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de vordering moeilijker te innen wordt. Een professionele partij inschakelen hoeft de klantrelatie niet te beschadigen als het bureau dat zorgvuldig aanpakt.

Praktische signalen dat het tijd is om actie te ondernemen:

  • De klant reageert niet op twee of meer herinneringen
  • De factuur staat langer dan 30 tot 60 dagen open na de vervaldatum
  • De klant belooft te betalen maar doet het niet
  • Je hebt geen tijd of kennis om het aanmaningsproces zelf te bewaken
  • Het gaat om een hoger bedrag waarbij juridische stappen realistisch zijn

Voor kleinere of eenvoudigere vorderingen is er ook een laagdrempelige optie. Via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, zoals het versturen van aanmaningsbrieven, terwijl wij de workflow op de achtergrond bewaken. Lukt de inning, dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleinere zaken serieus op te pakken. Bekijk ons volledige dienstenaanbod om te zien welke aanpak bij jouw situatie past.

Hoe wij helpen met het incasseren van jouw openstaande vorderingen

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat wij voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland. Met een slagingspercentage van 93% en juristen in eigen huis begeleiden we jouw dossier van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Volledig traject onder één dak: van buitengerechtelijke incasso tot juridische procedures
  • 24/7 online inzage in de status van elk dossier via jouw eigen portal
  • Juristen in eigen huis die eerlijk adviseren over haalbaarheid
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken, kosteloos en met financieel voordeel
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op als je een dossier wilt indienen of een vraag hebt: we helpen je graag verder.

Hoe bescherm je de klantrelatie bij incasso?

/door

Je kunt een incasso uitvoeren zonder de klantrelatie te beschadigen, mits je het proces professioneel en respectvol aanpakt. De sleutel ligt in het moment waarop je ingrijpt, de toon die je gebruikt en de methode die je kiest. Voor de meeste ondernemers is het geen kwestie van óf je actie onderneemt, maar hóe. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso en klantrelaties, zodat je precies weet wat je kunt doen en wanneer.

Hoe groot is het risico op relatieschade bij incasso?

Het risico op relatieschade bij incasso is reëel, maar lang niet zo groot als veel ondernemers vrezen. De meeste klanten begrijpen dat een bedrijf zijn openstaande facturen serieus neemt. Relatieschade ontstaat vooral wanneer het incassotraject onverwacht, agressief of onpersoonlijk aanvoelt, en niet puur door het feit dat je incasseert.

Wat het risico vergroot, is wachten. Hoe langer een factuur openstaat zonder actie, hoe meer de situatie escaleert. Een klant die na drie maanden ineens een aanmaning van een incassobureau ontvangt, schrikt eerder dan iemand die al eerder een vriendelijke herinnering heeft gekregen. Tijdig en consistent handelen is dus niet alleen goed voor je cashflow, maar ook voor de relatie.

Bovendien: een klant die structureel te laat betaalt of helemaal niet reageert op herinneringen, geeft zelf al een signaal af over de kwaliteit van de samenwerking. In die gevallen staat de relatie al onder druk, los van het incassotraject.

Wanneer is het verstandig om een incassobureau in te schakelen?

Het is verstandig om een incassobureau in te schakelen wanneer een factuur na twee of drie betalingsherinneringen nog steeds onbetaald blijft en de klant niet reageert. Op dat punt heb je als ondernemer je best gedaan en is professionele ondersteuning de logische volgende stap.

Concrete signalen dat het tijd is om actie te ondernemen:

  • De klant reageert niet meer op e-mails of telefoontjes
  • Er zijn al meerdere betalingstermijnen verstreken
  • De klant doet toezeggingen maar betaalt toch niet
  • De vordering loopt op en je hebt geen zicht op wanneer er betaald wordt

Wacht je te lang, dan vergroot je het risico dat een vordering oninbaar wordt. Vroeg ingrijpen vergroot de kans op succesvolle inning aanzienlijk. Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, wat betekent dat snel handelen ook snel resultaat oplevert.

Belangrijk: kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe kies je een incassomethode die de relatie spaart?

Een incassomethode die de relatie spaart, begint met een professionele maar vriendelijke aanpak: eerst een herinnering, dan een aanmaning, en pas daarna een formeel incassotraject. De toon, het tempo en de opvolging bepalen in grote mate hoe de klant de situatie ervaart.

Een paar praktische keuzes die het verschil maken:

  • Kies voor schriftelijke communicatie via brief of e-mail voordat je telefonisch contact zoekt. Dit geeft de klant ruimte om te reageren zonder zich in het nauw gedreven te voelen.
  • Wees duidelijk over de gevolgen, maar zonder te dreigen. Communiceer wat er gebeurt als er niet betaald wordt, zodat de klant weet waar hij aan toe is.
  • Geef een realistische betalingstermijn. Een termijn van veertien dagen is gebruikelijk en professioneel.
  • Overweeg een betalingsregeling als de klant aangeeft tijdelijk in de problemen te zitten. Dit toont begrip en vergroot de kans op volledige betaling.

Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten. Je stuurt dan zelf de brieven en legt het eerste contact, terwijl een professioneel incassosysteem op de achtergrond de workflow bewaakt. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat zegt de wet over communicatie tijdens een incassotraject?

De wet stelt duidelijke eisen aan de communicatie tijdens een incassotraject. Incassobureaus en schuldeisers mogen geen misleidende, intimiderende of onjuiste informatie gebruiken. Communicatie moet feitelijk, transparant en proportioneel zijn.

Een paar wettelijke kaders die relevant zijn:

  • Voordat incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren, moet er een schriftelijke aanmaning zijn gestuurd met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Dit is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK).
  • De hoogte van de incassokosten voor particulieren is wettelijk begrensd via de WIK-tabel. Voor vorderingen tot 2.500 euro geldt een percentage van 15%, daarboven loopt dit percentage stapsgewijs af.
  • Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd.
  • Een incassobureau mag geen contact opnemen op tijdstippen die als intimiderend worden beschouwd, zoals vroeg in de ochtend of laat op de avond.

Communiceer je via een geregistreerd bureau, dan weet je dat deze regels worden nageleefd. Dat is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een bescherming voor jou als opdrachtgever.

Hoe houd je zelf grip op het incassoproces?

Je houdt grip op het incassoproces door te kiezen voor een bureau dat je real-time inzage geeft in de status van je dossiers. Zo weet je op elk moment wat er speelt, zonder dat je zelf achter informatie aan hoeft te bellen of te e-mailen.

Praktische manieren om controle te houden:

  • Gebruik een online portal waarmee je 24/7 de voortgang van elk dossier kunt volgen.
  • Stel duidelijke afspraken met het incassobureau over communicatiemomenten en escalatiestappen.
  • Bepaal zelf de grenzen: geef aan of je een juridische procedure wilt als minnelijke incasso niet werkt, of dat je liever afschrijft.
  • Houd je eigen administratie bij: zorg dat facturen, herinneringen en correspondentie goed gedocumenteerd zijn voordat je een dossier overdraagt.

Grip houden betekent ook dat je weet wat de mogelijke uitkomsten zijn. Een goed incassobureau adviseert je altijd over drie scenario’s: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo maak je weloverwogen beslissingen in plaats van verrast te worden.

Wat doe je als de klant na incasso wil blijven samenwerken?

Als een klant na een incassotraject wil blijven samenwerken, is dat mogelijk, maar stel dan duidelijke nieuwe voorwaarden. Gebruik de situatie om de zakelijke relatie op een gezondere basis voort te zetten, met betere afspraken over betaaltermijnen, vooruitbetaling of een kredietlimiet.

Stappen die je kunt zetten:

  1. Voer een open gesprek over wat er is misgegaan en of de samenwerking voor beide partijen nog zinvol is.
  2. Pas je betalingsvoorwaarden aan: kortere termijnen, een aanbetaling of een kredietcheck vooraf.
  3. Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast, inclusief wat er gebeurt als een factuur opnieuw niet op tijd wordt betaald.
  4. Vraag kredietinformatie op als je twijfels hebt over de financiële situatie van de klant. Inzicht in kredietwaardigheid helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen.

Een incassotraject hoeft geen einde te betekenen. Het kan juist het begin zijn van een zakelijke relatie met duidelijkere spelregels. Klanten die na incasso alsnog betalen en willen doorgaan, laten daarmee zien dat ze de samenwerking waarderen. Dat verdient een eerlijke kans, mits de voorwaarden kloppen.

Hoe wij helpen de klantrelatie te beschermen bij incasso

Bij CreMan begrijpen we dat incasso voor veel ondernemers voelt als een moeilijke stap. Daarom werken we altijd met een aanpak gericht op behoud van de klantrelatie, waarbij een rechtszaak het allerlaatste middel is. Zo helpen we je concreet:

  • Professionele maar respectvolle communicatie richting de debiteur, afgestemd op de situatie
  • 24/7 inzage in je dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat er speelt
  • Juristen in eigen huis die je adviseren over haalbaarheid en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: jij handelt het zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en je ontvangt bij succesvolle inning een deel van de provisie terug
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe CreMan werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer over ons bureau en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven?

/door

Buitengerechtelijke incasso is het traject dat je doorloopt om een onbetaalde factuur te innen zonder tussenkomst van de rechter. Je stuurt aanmaningen, schakelt eventueel een incassobureau in en probeert via onderhandeling of druk alsnog betaling te krijgen. Dit werkt in de meeste gevallen: de meerderheid van de openstaande vorderingen wordt in dit stadium al opgelost. Lukt het niet, dan komt pas een gerechtelijke procedure in beeld. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over buitengerechtelijke incasso voor bedrijven.

Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.

In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.

Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.

Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?

Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.

De stappen zien er doorgaans zo uit:

  1. Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
  2. Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
  3. Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
  4. Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
  5. Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.

Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?

Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.

Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.

Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.

Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.

Let bij je keuze op het volgende:

  • Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
  • Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
  • Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
  • Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
  • Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
  • Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.

Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso

Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:

  • Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
  • 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?

/door

Een incassotraject bestaat uit vier stappen: een betalingsherinnering of aanmaning, de buitengerechtelijke incassofase, een eventuele gerechtelijke procedure en tot slot de executiefase. De meeste zaken worden al opgelost in de eerste of tweede stap, zonder dat er een rechter aan te pas komt. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over hoe zo’n traject werkt, wat het kost en wanneer je welke stap zet.

Wanneer begint een incassotraject officieel?

Een incassotraject begint officieel op het moment dat je een vordering overdraagt aan een incassobureau en dat bureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Dat gebeurt nadat jij zelf al minimaal één betalingsherinnering hebt gestuurd en de factuur nog steeds onbetaald is. Pas dan mag een incassobureau incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar.

In de praktijk ziet het er zo uit: je stuurt een factuur, de klant betaalt niet, je stuurt een herinnering, de klant reageert niet. Op dat punt is het redelijk om professionele hulp in te schakelen. Het bureau stuurt vervolgens een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn, doorgaans veertien dagen. Die aanmaning is tegelijk het startschot voor de buitengerechtelijke incassofase.

Belangrijk: de wet stelt eisen aan de inhoud van die aanmaning. Zo moet er duidelijk staan welk bedrag wordt gevorderd, welke incassokosten er bijkomen en binnen welke termijn de schuldenaar moet betalen. Een professioneel incassobureau zorgt dat die aanmaning juridisch correct is opgesteld, zodat je later geen problemen krijgt als de zaak toch voor de rechter komt.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er gebeurt voordat een rechter erbij betrokken wordt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat er een dagvaarding wordt uitgebracht en de zaak voor de rechter komt. Het grote verschil is tijd, kosten en de betrokkenheid van de rechtbank.

De meeste incassozaken worden buitengerechtelijk opgelost. Dat is ook de bedoeling: een gerechtelijke procedure kost meer geld, duurt langer en is voor beide partijen belastender. Alleen als de schuldenaar structureel weigert te betalen of de vordering betwist, is een rechtszaak de logische volgende stap.

Bij gerechtelijke incasso wordt er een vonnis gevraagd. Als de rechter de vordering toewijst, heeft de schuldeiser een executoriale titel. Dat is een officieel document waarmee je de schuld kunt laten innen via een deurwaarder, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, salaris of bezittingen.

{!– CTA START –}
{div style=”border-radius:16px !important; overflow:hidden !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border:1px solid #314656 !important; background:none !important; float:none !important; clear:both !important; display:block !important;”}
{table style=”width:100% !important; background-color:#22313d !important; border-collapse:collapse !important; border:none !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border-radius:16px !important;”}
{td style=”padding:18px 22px !important; width:59% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; margin:0 !important; background-color:#22313d !important;”}
{p style=”font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:9px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; color:#83bce6 !important; margin:0 0 6px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.2 !important; text-decoration:none !important; text-transform:uppercase !important; letter-spacing:.65px !important; background:none !important; border:none !important;”}23+ jaar ervaring in credit management & incasso{/p}
{p style=”color:#ffffff !important; font-size:20px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 5px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.15 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:-.15px !important; background:none !important; border:none !important;”}Een klant die niet betaalt?{/p}
{p style=”color:#dce6ed !important; font-size:12px !important; font-weight:400 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 9px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.45 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.{/p}
{p style=”color:#aebec9 !important; font-size:9.5px !important; font-weight:600 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; line-height:1.3 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding{/p}
{/td}
{td style=”padding:11px !important; width:41% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; background-color:#18242e !important; margin:0 !important; border-left:1px solid #385063 !important;”}
{div style=”margin:0 0 8px 0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://selfcollect.nl/” style=”display:block !important; background-color:#5b93bd !important; color:#ffffff !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #79abd0 !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil het eerst zelf proberen →{br/}{span style=”color:#edf7fd !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Zelf controle houden met SelfCollect{/span}{/a}
{/div}
{div style=”margin:0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://creman.com/” style=”display:block !important; background-color:#ffffff !important; color:#243743 !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #dce8ef !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil eerst weten wat verstandig is →{br/}{span style=”color:#6b7f8d !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Persoonlijk advies van CreMan{/span}{/a}
{/div}
{/td}
{/tr}
{/table}
{/div}
{!– CTA END –}

Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?

Welke incassokosten in rekening worden gebracht, hangt af van wie de schuldenaar is: een particulier of een bedrijf. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Het minimumbedrag voor incassokosten bij particulieren is € 40, ook als het percentage lager uitkomt. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de schuldenaar, niet aan jou als opdrachtgever. Jij draagt de vordering over, het bureau int de kosten terug bij de debiteur.

Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de schuldenaar reageert. Als de zaak gerechtelijk wordt, loopt de doorlooptijd al snel op tot drie tot zes maanden of langer, zeker als er hoger beroep volgt.

Hoe snel een zaak wordt opgelost, hangt af van een paar factoren: de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en hoe snel het bureau handelt. Een bureau dat snel en gestructureerd werkt, maakt een groot verschil. Wij lossen de meeste dossiers op binnen twee weken, wat in de branche aan de snelle kant is.

Heb je te maken met een kleine, onbetwiste vordering? Dan is de kans groot dat een stevige aanmaning al genoeg is. Grotere of betwiste vorderingen vragen meer tijd en soms een juridische procedure. Het loont altijd om vooraf te laten beoordelen hoe kansrijk een zaak is, zodat je niet maanden wacht op een uitkomst die niet haalbaar blijkt.

Wat gebeurt er als een schuldenaar blijft weigeren te betalen?

Als een schuldenaar na alle buitengerechtelijke pogingen nog steeds niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Het incassobureau of de jurist vraagt een rechter om een vonnis. Wijst de rechter de vordering toe, dan heb je een executoriale titel waarmee een deurwaarder de schuld kan innen via beslag.

Beslag kan worden gelegd op verschillende bezittingen: een bankrekening, salaris, een auto of andere eigendommen. De deurwaarder is degene die de executie uitvoert, niet het incassobureau. Het incassobureau begeleidt het juridische traject tot aan het vonnis en werkt daarna samen met de deurwaarder.

Soms is zelfs een vonnis niet genoeg. Als een schuldenaar aantoonbaar geen verhaal biedt, niets bezit en geen inkomen heeft, is executie zinloos. In dat geval adviseren juristen soms om de vordering af te schrijven en het verlies te nemen. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan jarenlang energie steken in een zaak die financieel niets oplevert. Goede juristen adviseren altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wanneer schakel je een incassobureau in plaats van een deurwaarder in?

Een incassobureau schakel je in als je een onbetaalde factuur wilt innen en er nog geen rechterlijk vonnis is. Een deurwaarder schakel je in als er al een vonnis ligt en je dat vonnis wilt laten uitvoeren. Dat is het kernverschil: een incassobureau werkt in de fase voor de rechtbank, een deurwaarder werkt in de fase na de rechtbank.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders samen. Het bureau begeleidt het traject van aanmaning tot vonnis, en zodra dat vonnis er is, neemt de deurwaarder het over voor de executie. Sommige bureaus, waaronder wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, inclusief de gerechtelijke procedure, zodat je niet zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.

Ga je rechtstreeks naar een deurwaarder zonder vonnis? Dan kan een deurwaarder niets voor je doen, want zonder executoriale titel heeft hij geen bevoegdheid om beslag te leggen. Begin dus altijd bij een incassobureau, tenzij je al een vonnis hebt.

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is? Via onze diensten kun je zien welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Hoe wij helpen met het incassotraject

CreMan begeleidt het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

  • Juristen in eigen huis die het traject bewaken en altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatiebrief?

/door

Een aanmaning is een herinnering die je stuurt als een factuur niet is betaald, bedoeld om de debiteur vrijwillig te laten betalen. Een sommatiebrief gaat een stap verder: dat is een formeel, juridisch document waarin je de debiteur een laatste kans geeft om te betalen vóór je verdere stappen onderneemt. Het verschil zit in de juridische lading. Een aanmaning heeft weinig formele rechtsgevolgen, terwijl een sommatiebrief de grondslag legt voor incassokosten en juridische procedures. Hieronder leggen we uit wanneer je welk document gebruikt en wat de gevolgen zijn.

Wat zijn de juridische gevolgen van een aanmaning?

Een aanmaning heeft op zichzelf beperkte juridische gevolgen. Het is in de eerste plaats een vriendelijke of zakelijke herinnering dat een factuur openstaat. Pas als je een aanmaning stuurt die voldoet aan de wettelijke eisen uit de Wet Incassokosten (WIK), mag je daarna incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Zonder die stap kun je die kosten niet vorderen.

Voor vorderingen op particulieren geldt een specifieke verplichting: je moet eerst een schriftelijke aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen. Die aanmaning moet duidelijk vermelden hoe hoog die kosten zullen zijn als de debiteur niet betaalt. Stuur je die aanmaning niet, of vermeld je de kosten niet, dan vervalt je recht op die incassokosten.

Voor vorderingen op bedrijven gelden minder strikte regels. Hier spelen je factuur, betalingstermijn en eventuele algemene voorwaarden een grotere rol. Een aanmaning is dan meer een praktische stap dan een juridische verplichting.

Wat zijn de juridische gevolgen van een sommatiebrief?

Een sommatiebrief heeft meer juridisch gewicht dan een aanmaning. Het is een formele ingebrekestelling waarmee je de debiteur officieel in gebreke stelt. Dat betekent dat de debiteur vanaf dat moment in verzuim is, en dat opent de deur naar verdere juridische stappen zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure.

Concreet heeft een sommatiebrief de volgende gevolgen:

  • De debiteur is officieel in verzuim, wat verdere juridische stappen mogelijk maakt.
  • De wettelijke rente begint te lopen als dat nog niet het geval was.
  • Je legt vast dat je alle redelijke pogingen hebt gedaan om buiten de rechter om te incasseren.
  • Het document kan dienen als bewijs in een eventuele rechtszaak.

Een sommatiebrief is dus niet zomaar een herinnering, maar een juridisch instrument. Laat je die opstellen door een jurist, dan staat de brief ook formeel sterk als het later tot een procedure komt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer stuur je een aanmaning en wanneer een sommatiebrief?

Je stuurt een aanmaning zodra een factuur niet op tijd is betaald en een eerste herinnering geen resultaat heeft opgeleverd. Een sommatiebrief stuur je daarna, als de debiteur ook na meerdere aanmaningen niet reageert en je serieus overweegt juridische stappen te zetten.

Een praktisch overzicht van de volgorde:

  1. Eerste herinnering: vriendelijk, kort na het verstrijken van de betalingstermijn.
  2. Aanmaning: formeler, met vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt (verplicht bij particulieren volgens de WIK).
  3. Sommatiebrief: laatste kans, formele ingebrekestelling, met een korte betalingstermijn (vaak 5 tot 14 dagen).
  4. Incasso of juridische procedure: als ook de sommatiebrief geen resultaat heeft.

Je hoeft niet altijd alle stappen te doorlopen. Bij een zakelijke debiteur die al lang niet reageert, kun je sneller naar een sommatiebrief of zelfs direct naar een incassobureau voor binnenlandse vorderingen stappen.

Mag je incassokosten rekenen na een aanmaning?

Ja, maar alleen als je je aan de wettelijke spelregels houdt. Voor vorderingen op particulieren mag je incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die voldoet aan de WIK, met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij uitblijvende betaling.

De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt een ander regime. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is vastgelegd. Heb je geen algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, dan kun je je minder goed beroepen op een vast percentage.

Wat moet er in een aanmaning of sommatiebrief staan?

Een aanmaning bevat minimaal de openstaande factuur, het factuurnummer, de betalingstermijn, en bij vorderingen op particulieren een duidelijke vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt. Een sommatiebrief is formeler en bevat meer.

Voor een aanmaning zijn dit de basisonderdelen:

  • Jouw naam en contactgegevens
  • Naam en adres van de debiteur
  • Factuurnummer en openstaand bedrag
  • Betalingstermijn (minimaal 14 dagen bij particulieren)
  • Vermelding van de incassokosten die volgen (verplicht bij particulieren)

Voor een sommatiebrief voeg je daar het volgende aan toe:

  • Een expliciete ingebrekestelling
  • Een korte, laatste betalingstermijn
  • Aankondiging van de juridische stappen die volgen bij uitblijven van betaling
  • Eventueel: vermelding van de wettelijke rente die al loopt of gaat lopen

Zowel de aanmaning als de sommatiebrief stuur je bij voorkeur per aangetekende post of op een manier waarmee je kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Dat is belangrijk als het later tot een procedure komt. Meer informatie over het volledige traject vind je in ons overzicht van diensten.

Wanneer schakel je een incassobureau in na een sommatiebrief?

Als een sommatiebrief geen resultaat oplevert en de betalingstermijn is verstreken, is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Op dat punt heb je als schuldeiser alles gedaan wat redelijkerwijs van je verwacht wordt, en is het zinvol om het over te dragen aan een partij die het juridische traject verder kan oppakken.

Signalen dat je niet langer moet wachten:

  • De debiteur reageert niet op aanmaningen én de sommatiebrief.
  • De debiteur belooft steeds te betalen, maar doet het niet.
  • Het openstaande bedrag loopt op door rente of nieuwe facturen.
  • Je hebt geen tijd of kennis om het proces zelf verder te bewaken.

Een goed incassobureau beoordeelt de haalbaarheid van jouw zaak en adviseert je eerlijk over de kansen, ook als dat betekent dat een zaak beter afgeschreven kan worden. Dat voorkomt dat je geld en energie steekt in een traject dat weinig oplevert.

Hoe wij helpen bij aanmaningen, sommatiebrieven en incasso

Bij CreMan nemen we het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden elk dossier van begin tot eind. Ze adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

  • Juristen in eigen huis die de sommatiebrief en het verdere traject juridisch sterk maken.
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, zodat je snel duidelijkheid hebt.
  • SelfCollect: heb je een eenvoudige vordering? Via ons eigen portal handel je die zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal.
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt.
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.