Hoe laat je meerdere openstaande facturen van dezelfde klant innen?
Ja, je kunt meerdere openstaande facturen van dezelfde klant samenvoegen in één incassodossier. Dat is niet alleen mogelijk, maar ook verstandig: het bespaart tijd, voorkomt versnippering en geeft je een sterker geheel als de zaak juridisch wordt. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over het innen van meerdere facturen tegelijk.
Mag je meerdere facturen samenvoegen in één incassodossier?
Ja, het samenvoegen van meerdere facturen van dezelfde debiteur in één incassodossier is gebruikelijk en juridisch toegestaan. Je bundelt alle openstaande vorderingen tot één totaalbedrag, waarna het incassobureau of de rechter het geheel als één zaak behandelt. Dit is efficiënter dan voor elke factuur een apart traject te starten en verlaagt bovendien de drempel voor eventuele juridische stappen.
Voorwaarde is wel dat alle facturen betrekking hebben op dezelfde schuldenaar en dat de betalingstermijn van elke factuur is verstreken. Facturen die nog niet opeisbaar zijn, mag je nog niet meenemen in een incassodossier. Zodra een factuur vervallen is, kun je die alsnog aan het bestaande dossier toevoegen, mits het incassobureau dat toestaat in zijn werkwijze.
Praktisch gezien lever je bij aanmelding een overzicht aan van alle openstaande posten: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het openstaande bedrag. Het incassobureau verwerkt dit als één vordering richting de debiteur.
Wat gebeurt er als een klant sommige facturen wel en andere niet betaalt?
Als een klant een deel van de openstaande facturen betaalt maar andere laat liggen, wordt het dossier bijgesteld naar het resterende openstaande bedrag. De betaalde facturen worden afgeboekt en het incassotraject loopt door voor de facturen die onbetaald blijven. Gedeeltelijke betaling stopt het incassoproces dus niet automatisch.
Wel is het belangrijk om duidelijk vast te leggen welke facturen zijn voldaan. Dit voorkomt discussie achteraf, zeker als de klant later claimt meer te hebben betaald dan wat er in het dossier staat geregistreerd. Een goed incassobureau houdt hier nauwkeurig administratie van bij en verwerkt betalingen direct in het dossier.
Soms betaalt een klant bewust een deel om de druk te verlagen of goodwill te tonen zonder het volledige probleem op te lossen. In dat geval is het verstandig om geen genoegen te nemen met een deelbetaling zonder duidelijke afspraken over het restant, bij voorkeur schriftelijk vastgelegd.
Hoe bereken je de incassokosten bij meerdere openstaande facturen?
Bij meerdere facturen worden de openstaande bedragen eerst bij elkaar opgeteld. Over het totaalbedrag worden vervolgens de incassokosten berekend. Voor vorderingen op consumenten gelden de wettelijke tarieven uit de Wet Incassokosten (WIK), die werken met een degressieve tabel: hoe hoger de hoofdsom, hoe lager het percentage dat over het meerdere wordt berekend. Voor zakelijke debiteuren geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, tenzij jouw algemene voorwaarden een ander tarief vermelden.
Het samenvoegen van facturen werkt in dit opzicht in jouw voordeel. Als je drie facturen van elk 500 euro apart zou indienen, betaal je over elk bedrag afzonderlijk een hoger percentage dan wanneer je de 1.500 euro als één vordering indient. De gecombineerde hoofdsom valt dan in een hogere schijf van de WIK-tabel, waardoor het totale kostenbedrag lager uitvalt.
Naast de incassokosten kunnen ook rente en eventuele gerechtelijke kosten worden meegevorderd. Wettelijke handelsrente is van toepassing op zakelijke transacties en loopt door zolang de vordering openstaat. Een gespecialiseerd incassobureau berekent dit automatisch per factuur en verwerkt het in de totale vordering.
Wanneer is het slim om nieuwe facturen toe te voegen aan een lopend dossier?
Het is slim om nieuwe facturen toe te voegen aan een lopend dossier zodra ze vervallen zijn en de klant ook deze niet heeft betaald. Hoe eerder je dat doet, hoe sterker de totale vordering staat. Wachten tot het incassotraject is afgerond en daarna opnieuw beginnen voor nieuwe facturen kost onnodig tijd en geld.
Praktische momenten om nieuwe facturen toe te voegen zijn:
- Zodra een nieuwe factuur de betalingstermijn heeft overschreden en de klant niet reageert op een herinnering
- Wanneer een betalingsregeling wordt getroffen en er toch nieuwe facturen onbetaald blijven
- Als de klant structureel slecht betaalt en je wilt voorkomen dat de achterstand verder oploopt
Bespreek dit altijd met het incassobureau voordat je zelf actie onderneemt. Sommige bureaus voegen facturen automatisch toe als je ze tijdig aanlevert; andere vragen om een nieuwe aanmelding. Duidelijke communicatie met je incassopartner voorkomt dat facturen buiten het dossier vallen.
Wat als de klant betwist dat hij een van de facturen verschuldigd is?
Als een klant één of meerdere facturen betwist, wordt het dossier gesplitst: de onbetwiste facturen blijven in het incassotraject, de betwiste factuur wordt apart behandeld. Een betwisting stopt de incasso van de overige vorderingen dus niet. Wel is het belangrijk dat de betwisting inhoudelijk onderbouwd is; een klant die simpelweg zegt “ik betaal niet” zonder reden, heeft juridisch een zwakke positie.
Voor de betwiste factuur is juridisch advies waardevol. Een jurist beoordeelt of de betwisting reëel is, of er sprake is van een tegenvordering, en wat de haalbaarheid is van een gerechtelijke procedure. Dat advies voorkomt dat je tijd en geld investeert in een zaak die weinig kans van slagen heeft, of juist dat je een terechte vordering laat vallen.
Zorg altijd voor een goede administratie: een ondertekende offerte, opdrachtbevestiging, leveringsbewijs of correspondentie die de vordering ondersteunt. Dat is het bewijs waarmee een jurist aan de slag gaat als de zaak voor de rechter komt.
Hoe volg je de status van meerdere dossiers tegelijk bij een incassobureau?
De meest effectieve manier om meerdere dossiers bij te houden is via een online portaal van het incassobureau. Via zo’n dashboard zie je per dossier de actuele status: welke stappen zijn gezet, wat er is ontvangen en wat er nog openstaat. Dat geeft overzicht zonder dat je zelf achter informatie aan hoeft te bellen of mailen.
Opdrachtgevers van een professioneel incassobureau hebben 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portaal. Zo houd je altijd grip op je openstaande vorderingen, ook als je meerdere klanten tegelijk in behandeling hebt. Dat is een groot voordeel ten opzichte van bureaus die alleen periodieke rapportages sturen.
Naast digitale inzage is persoonlijk contact met een vaste contactpersoon waardevol, zeker als er meerdere dossiers lopen met verschillende complexiteiten. Een accountmanager die jouw situatie kent, kan proactief signaleren als een dossier extra aandacht nodig heeft of als het verstandig is om stappen te combineren.
Hoe CreMan helpt bij het innen van meerdere openstaande facturen
Als je te maken hebt met een klant die meerdere facturen laat liggen, is het slim om dat gestructureerd en professioneel aan te pakken. CreMan biedt daarvoor een volledig pakket:
- Samenvoegen van vorderingen: CreMan bundelt alle openstaande facturen van dezelfde debiteur in één dossier, zodat je niet voor elke factuur apart hoeft te handelen.
- Correcte kostenberekening: Incassokosten worden berekend over het totaalbedrag, conform de WIK-tabel voor consumenten of het gangbare zakelijke tarief van 15%.
- Juridische begeleiding in eigen huis: Juristen beoordelen betwiste facturen, adviseren over haalbaarheid en begeleiden het traject van aanmaning tot gerechtelijke executie indien nodig.
- Real-time dossierinzage: Via het eigen online portaal heb je 24/7 inzage in alle lopende dossiers, zodat je altijd weet waar je staat.
- SelfCollect voor eenvoudige zaken: Heb je een factuur met een laag bedrag of een klant die waarschijnlijk snel betaalt? Via SelfCollect handel je die zaak kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terug.
- Veilige geldstromen: Alle geïnde bedragen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid en voldoet daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland. Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Bekijk de diensten van CreMan of neem direct contact op voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Kan ik een incassodossier starten als niet alle facturen dezelfde betalingstermijn hebben?
Ja, dat kan. Je voegt alleen de facturen toe waarvan de betalingstermijn al is verstreken. Facturen die nog niet opeisbaar zijn, kun je later aan het dossier toevoegen zodra ook hun vervaldatum is gepasseerd en de klant niet betaalt. Bespreek dit vooraf met je incassobureau, zodat zij weten dat er mogelijk nog facturen volgen en het dossier daar administratief op is voorbereid.
Wat is de beste eerste stap als een klant meerdere facturen niet betaalt?
Begin met het opstellen van een overzicht van alle openstaande facturen: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het openstaande bedrag per factuur. Stuur de klant vervolgens één gecombineerde aanmaning met een duidelijk totaalbedrag en een korte betalingstermijn van zeven tot veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om het volledige overzicht bij een incassobureau aan te melden als één gecombineerd dossier.
Wat als mijn klant een betalingsregeling voorstelt voor de openstaande facturen?
Een betalingsregeling kan een redelijke oplossing zijn, mits je deze schriftelijk vastlegt met duidelijke termijnen, bedragen en gevolgen bij niet-nakoming. Leg ook vast op welke facturen de deelbetalingen worden afgeboekt om latere discussie te voorkomen. Houd er rekening mee dat een betalingsregeling het incassotraject tijdelijk kan pauzeren, maar dat je bij het uitblijven van betalingen direct weer verder kunt gaan met het dossier.
Kan ik ook facturen van verschillende projecten of opdrachten samenvoegen in één dossier?
Ja, zolang alle facturen betrekking hebben op dezelfde debiteur en de betalingstermijn is verstreken, mogen facturen van verschillende projecten of opdrachten worden samengevoegd. Het gaat om de schuldenaar, niet om de aard van de werkzaamheden. Zorg wel dat elke factuur afzonderlijk goed gedocumenteerd is met bijbehorende offertes, opdrachtbevestigingen of leveringsbewijzen, zodat je per factuur bewijs kunt leveren als de klant een specifieke post betwist.
Loopt de wettelijke rente over alle facturen apart of over het totaalbedrag?
De wettelijke (handels)rente wordt per factuur afzonderlijk berekend, te rekenen vanaf de vervaldatum van die specifieke factuur. Elke factuur heeft immers zijn eigen vervaldatum, waardoor de renteperiode per factuur verschilt. Een professioneel incassobureau berekent dit automatisch per factuur en telt de totale rente op bij de gecombineerde vordering, zodat jij geen bedragen hoeft uit te rekenen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het indienen van meerdere facturen bij een incassobureau?
Een veelgemaakte fout is het aanleveren van een incompleet of rommelig factuuroverzicht, waardoor het incassobureau tijd kwijt is aan het opvragen van ontbrekende gegevens en het dossier vertraging oploopt. Ook vergeten ondernemers regelmatig om facturen die later vervallen zijn tijdig toe te voegen, waardoor ze achteraf een apart traject moeten starten. Zorg daarnaast altijd voor bewijs van levering of dienstverlening per factuur, want zonder onderbouwing is een vordering juridisch kwetsbaar.
Heeft het samenvoegen van facturen invloed op de prioriteit of snelheid waarmee het incassobureau handelt?
In de meeste gevallen niet negatief: een gecombineerd dossier met een hoger totaalbedrag trekt juist meer aandacht en maakt juridische stappen eerder rendabel. Een hogere vordering rechtvaardigt sneller een dagvaardingsprocedure, omdat de kosten van die procedure in verhouding staan tot het te innen bedrag. Bespreek met je incassobureau welke aanpak zij hanteren op basis van het totaalbedrag, zodat je weet welke stappen wanneer worden gezet.
