Wat is incasso en hoe werkt het precies?

/door

Incasso is het proces waarbij een schuldeiser een openstaande vordering int bij een debiteur die niet of niet op tijd betaalt. Het begint met aanmaningen en kan, als die geen effect hebben, uitmonden in een gerechtelijke procedure. Voor ondernemers is het goed om te weten hoe dit proces werkt, wat het kost en wanneer je een professional inschakelt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso, stap voor stap.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces begint altijd buiten de rechtbank en gaat pas over naar een juridische procedure als minnelijke pogingen niets opleveren. De eerste stap is een betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning. Pas als de debiteur dan nog niet betaalt, komen gerechtelijke stappen in beeld.

In de praktijk ziet het traject er zo uit:

  1. Betalingsherinnering: je stuurt een vriendelijke herinnering, soms automatisch vanuit je boekhoudsysteem.
  2. Aanmaning: een formele brief met een laatste betaaltermijn en de mededeling dat incassokosten in rekening worden gebracht als er niet betaald wordt.
  3. Buitengerechtelijke incasso: je schakelt een incassobureau in dat contact opneemt met de debiteur via brieven, telefoon en e-mail.
  4. Gerechtelijke procedure: als de buitengerechtelijke fase niets oplevert, volgt een dagvaarding en een rechtszaak.
  5. Executie: na een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen van de debiteur.

Hoe lang dit duurt, hangt af van de medewerking van de debiteur. Bij een professionele incasso binnenland is de gemiddelde doorlooptijd in de buitengerechtelijke fase twee weken per dossier, mits de debiteur bereikbaar is en de vordering helder onderbouwd is.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er buiten de rechter om gebeurt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen over een betalingsregeling. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat een zaak voor de rechter wordt gebracht via een dagvaarding.

Het grote verschil zit in kosten, tijd en impact. Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder belastend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso is zwaarder, maar levert een vonnis op dat juridisch afdwingbaar is. Pas als de debiteur een vonnis naast zich neerlegt, kan een deurwaarder worden ingeschakeld voor executie.

De meeste vorderingen worden in de buitengerechtelijke fase opgelost. Een goede aanpak is erop gericht om de rechtbank zo lang mogelijk te vermijden, niet omdat het niet kan, maar omdat het voor alle partijen eenvoudiger en sneller is.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat zijn incassokosten en wie betaalt die?

Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser mag doorberekenen aan de debiteur voor het inschakelen van een incassobureau. In de meeste gevallen betaalt de debiteur deze kosten, niet de schuldeiser. De hoogte van de kosten is wettelijk geregeld voor vorderingen op particulieren via de Wet Incassokosten (WIK).

Voor vorderingen op particulieren gelden de volgende staffels:

  • Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijke staffel. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden met een incassokostenbeding? Dan kun je die als basis gebruiken.

Als schuldeiser draag je zelf de kosten voor juridische procedures, zoals griffierechten en deurwaarderskosten. Die kun je bij een gewonnen rechtszaak in principe verhalen op de debiteur, maar dat is niet altijd even eenvoudig.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in als je zelf al een of meerdere aanmaningen hebt gestuurd en de debiteur nog steeds niet betaalt of niet reageert. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar in de praktijk geldt: geef de debiteur eerst een redelijke kans om zelf te betalen, daarna is het verstandig om professionele hulp in te roepen.

Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Debiteuren die meerdere schulden hebben, betalen doorgaans degene die het hardst aandringt. Een incassobureau inschakelen is dus niet alleen een laatste redmiddel, het is ook een signaal dat je serieus bent.

Kies wel een geregistreerd bureau. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een bureau zonder registratie werkt buiten de wet. Je kunt de registratie controleren via het openbare register van Justis. Wij zijn geregistreerd onder nummer 00106 en voldoen aan alle wettelijke eisen.

Wil je kleinere vorderingen liever zelf afhandelen? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan, een portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt oppakken en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechtbank om, via aanmaningen en contact met de debiteur. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde functionaris die gerechtelijke uitspraken uitvoert, zoals het leggen van beslag. Een deurwaarder heeft bevoegdheden die een incassobureau niet heeft.

In de praktijk werken beide partijen vaak samen. Een incassobureau handelt de buitengerechtelijke fase af. Als die niets oplevert en er een vonnis wordt uitgesproken, schakelt het bureau een deurwaarder in voor de executie. Jij hoeft daar zelf niets voor te regelen als je met een bureau werkt dat het volledige traject beheert.

Het belangrijkste verschil in één zin: een incassobureau overtuigt, een deurwaarder dwingt af.

Kan een incassobureau ook juridische stappen zetten?

Een incassobureau kan juridische stappen initiëren en begeleiden, maar heeft zelf geen bevoegdheid om een vonnis te executeren. Daarvoor is altijd een deurwaarder nodig. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen echter het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot en met de dagvaarding en de rechtszitting.

Niet elk incassobureau heeft juridische kennis in huis. Sommige bureaus stoppen na de buitengerechtelijke fase en verwijzen je dan door naar een advocaat of deurwaarder. Dat kost extra tijd, geld en energie. Een bureau met eigen juristen adviseert je bovendien over de haalbaarheid van een zaak, zodat je niet in een kostbare procedure stapt die weinig kans van slagen heeft.

Juristen kunnen ook adviseren over je algemene voorwaarden, de opbouw van je dossier en de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onaangenaam, maar soms is het financieel verstandiger dan verder procederen.

Hoe wij helpen bij incasso

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (nummer 00106). We begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, met juristen in eigen huis die altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van jouw zaak.

  • 93% slagingspercentage en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • 24/7 real-time inzage in de status van al jouw dossiers via een eigen online portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: gratis in gebruik en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen

Wil je weten hoe we werken of direct een vordering indienen? Lees meer over CreMan of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.

Hoe werkt incasso in het buitenland voor Nederlandse bedrijven?

/door

Als je zaken doet met klanten in het buitenland, weet je dat een onbetaalde factuur extra hoofdpijn oplevert. Andere taal, andere wetgeving, andere betaalgewoonten. Toch hoef je zo’n vordering niet af te schrijven. Internationale incasso is mogelijk, ook voor kleine en middelgrote bedrijven, en het proces lijkt meer op binnenlandse incasso dan je misschien denkt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, wat het kost en wanneer je actie moet ondernemen.

Wat is internationale incasso en wanneer heb je het nodig?

Internationale incasso is het proces waarbij je een openstaande vordering int bij een debiteur die in een ander land is gevestigd of woont. Je hebt het nodig zodra een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en gewone herinneringen of aanmaningen geen resultaat opleveren. Het verschil met binnenlandse incasso zit in de toepasselijke wetgeving, de taal en de lokale procedures.

In de praktijk komt dit voor bij exporterende bedrijven, freelancers die internationaal werken of ondernemers die diensten leveren aan buitenlandse opdrachtgevers. Zolang een klant gewoon betaalt, merk je weinig van de internationale dimensie. Maar zodra een onbetaalde factuur in het buitenland op je bureau belandt en je klant niet meer reageert, heb je een partner nodig die de lokale spelregels kent.

Welke landen vallen onder internationale incasso?

Internationale incasso omvat in principe elk land buiten Nederland waar je een vordering wilt innen. In de praktijk zijn de meest voorkomende landen voor Nederlandse bedrijven de directe buurlanden en grote handelspartners: België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Scandinavische landen.

Wij zijn als bureau actief in al deze landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Dat maakt een groot verschil, want een aanmaning die in de moedertaal van de debiteur wordt verstuurd, heeft veel meer effect dan een brief in het Nederlands. Buiten Europa wordt het complexer, maar ook daar zijn trajecten mogelijk, afhankelijk van de beschikbare lokale partners en de hoogte van de vordering.

Wil je meer weten over hoe incasso in het buitenland in zijn werk gaat? Dan vind je daar een volledig overzicht van de landen en de aanpak.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe werkt het incassoproces bij een buitenlandse debiteur?

Het incassoproces bij een buitenlandse debiteur volgt grotendeels dezelfde stappen als bij een Nederlandse debiteur, maar met lokale aanpassingen. De aanpak ziet er als volgt uit:

  1. Dossier aanmaken: je levert de factuurgegevens, correspondentie en eventuele overeenkomsten aan.
  2. Aanmaning in de lokale taal: de debiteur ontvangt een officiële aanmaning die voldoet aan de lokale wetgeving.
  3. Telefonisch contact: een medewerker neemt contact op in de taal van de debiteur om tot een betalingsafspraak te komen.
  4. Buitengerechtelijke fase: verdere correspondentie en onderhandelingen om betaling te realiseren zonder tussenkomst van de rechter.
  5. Juridische procedure: als bovenstaande stappen geen resultaat opleveren, starten juristen een gerechtelijke procedure in het betreffende land.

Gedurende het hele traject heb je via een eigen online portal 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid, zodat je niet onnodig geld uitgeeft aan een zaak die weinig kans van slagen heeft.

Wat is het verschil tussen incasso in de EU en buiten de EU?

Binnen de EU geldt een geharmoniseerd rechtsstelsel dat incasso een stuk eenvoudiger maakt dan buiten de EU. Het belangrijkste verschil is de beschikbaarheid van Europese juridische instrumenten die grensoverschrijdende inning versnellen en vereenvoudigen.

Incasso binnen de EU

Binnen de EU kun je gebruikmaken van de Europese betalingsbevelprocedure. Dit is een gestandaardiseerde procedure waarmee je zonder zitting een betalingsbevel kunt aanvragen dat geldig is in alle EU-lidstaten. Ook de Europese procedure voor geringe vorderingen (tot 5.000 euro) maakt het mogelijk om kleine zaken relatief snel en goedkoop af te handelen. Vonissen die in een EU-land zijn uitgesproken, zijn bovendien direct uitvoerbaar in andere lidstaten.

Incasso buiten de EU

Buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit of in landen als de Verenigde Staten, ontbreken deze gemeenschappelijke instrumenten. Hier ben je afhankelijk van bilaterale verdragen tussen landen, lokale rechtbanken en lokale advocaten of incassopartners. Dat maakt het traject langer, duurder en minder voorspelbaar. Voor vorderingen buiten de EU is het dan ook extra belangrijk om vooraf te beoordelen of de verwachte opbrengst opweegt tegen de kosten.

Wat kost internationale incasso voor een Nederlandse ondernemer?

De kosten van internationale incasso hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de fase van het traject. Voor de buitengerechtelijke fase geldt voor vorderingen op bedrijven doorgaans een provisie van 15% over de hoofdsom, of een percentage op basis van je eigen algemene voorwaarden. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel.

De WIK-tabel werkt als volgt voor vorderingen op particulieren:

  • Tot en met 2.500 euro: 15%
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Zodra een juridische procedure nodig is, komen daar extra kosten bij, zoals griffierechten en honoraria van lokale juristen of advocaten. Een goed incassobureau geeft je vooraf duidelijkheid over wat je kunt verwachten en adviseert je eerlijk of een procedure financieel zinvol is. Alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat je geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een buitenlandse factuur?

Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse factuur zodra je zelf twee of drie herinneringen hebt verstuurd zonder resultaat, of zodra de debiteur niet meer reageert. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wachten vergroot het risico dat de debiteur failliet gaat of onvindbaar wordt.

Een aantal concrete signalen dat het tijd is om te handelen:

  • De betalingstermijn is meer dan 30 dagen verstreken en er is geen reactie.
  • De debiteur belooft te betalen, maar doet het niet.
  • Je hebt al meerdere herinneringen gestuurd zonder resultaat.
  • De debiteur betwist de factuur zonder geldige reden.
  • Het gaat om een substantieel bedrag dat je cashflow raakt.

Schakel je een bureau in, kies dan altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan wettelijke kwaliteitseisen en biedt je als opdrachtgever meer zekerheid over de werkwijze. Je kunt de volledige dienstverlening van een goed bureau ook gebruiken om je debiteurenbeheer preventief in te richten, zodat je minder vaak in deze situatie terechtkomt.

Hoe wij helpen met incasso in het buitenland

Creman is een van de weinige incassobureaus in Nederland die internationale incasso op dit niveau uitvoert. We zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en werken in zes talen. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie in het buitenland, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak voordat je kosten maakt.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Aanmaningen en communicatie in de taal van de debiteur
  • Juristen in eigen huis die lokale procedures kennen
  • 24/7 real-time inzage in je dossier via een eigen online portal
  • Eerlijk advies over wat realistisch haalbaar is
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)

Wil je weten wie wij zijn en hoe wij werken? Lees dan meer op de pagina over Creman. Heb je een openstaande factuur bij een buitenlandse debiteur en wil je weten wat je opties zijn? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.

Wat gebeurt er als je klant verhuist tijdens de incassoprocedure?

/door

Als je klant verhuist tijdens een lopende incassoprocedure, betekent dat niet automatisch dat je vordering verloren gaat. Een adreswijziging is vervelend, maar het is een bekend obstakel waar een ervaren incassobureau mee om weet te gaan. In de meeste gevallen is het nieuwe adres te achterhalen en loopt de procedure gewoon door zodra dat adres bekend is. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat er gebeurt, wat je zelf kunt doen en wanneer je beter een professional kunt inschakelen.

Wat gebeurt er met je incassodossier als je klant verhuist?

Als je klant verhuist tijdens een incassoprocedure, wordt het dossier tijdelijk on hold gezet totdat het nieuwe adres bekend is. De vordering zelf blijft volledig geldig. Een adreswijziging doet niets af aan de betalingsverplichting van de debiteur. Zodra het juiste adres is gevonden, gaat de procedure gewoon verder.

In de praktijk merken we dat debiteuren soms bewust verhuizen om een incassoprocedure te ontlopen. Dat klinkt slim, maar het lost niets op. De schuld verdwijnt niet door te verhuizen. Brieven en aanmaningen worden opnieuw verstuurd naar het nieuwe adres, en bij een gerechtelijke procedure is een geldig adres nodig voor de betekening van een dagvaarding. Dat is ook meteen waarom het vinden van het nieuwe adres zo belangrijk is.

Hoe vind je het nieuwe adres van een verhuisde debiteur?

Het nieuwe adres van een verhuisde debiteur kun je op verschillende manieren achterhalen. De meest directe route is via de Basisregistratie Personen (BRP), het centrale adresregister van de overheid. Daarnaast zijn er commerciële adresbureaus en kunnen incassobureaus via hun eigen netwerk en tools snel een nieuw adres opsporen.

Als schuldeiser heb je zelf beperkte toegang tot de BRP. Je kunt niet zomaar het adres van iemand opvragen. Maar een geregistreerd incassobureau of deurwaarder heeft onder bepaalde voorwaarden wel die mogelijkheid. Naast de officiële route zijn er ook andere signalen die helpen: een nieuw adres op LinkedIn, een gewijzigd KvK-adres bij een bedrijf, of contact via bekenden. Een incassobureau combineert al deze bronnen om snel tot een resultaat te komen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Mag een incassobureau adresgegevens opvragen bij de gemeente?

Ja, maar alleen onder strikte voorwaarden. Een incassobureau mag adresgegevens opvragen bij de gemeente via de BRP, mits er sprake is van een gerechtvaardigd belang, zoals een openstaande vordering. Dit is wettelijk geregeld in de Wet basisregistratie personen. Niet elk bureau heeft automatisch toegang; dit hangt af van de registratie en het doel van de opvraging.

Belangrijk om te weten: alleen geregistreerde incassobureaus mogen dit doen. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen geen adresgegevens opvragen en werken buiten de wettelijke kaders. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je werkt een geldig registratienummer heeft. Dit beschermt je als opdrachtgever en zorgt ervoor dat de procedure juridisch waterdicht blijft.

Wat als je klant naar het buitenland is verhuisd?

Als je klant naar het buitenland is verhuisd, wordt de incassoprocedure complexer, maar niet onmogelijk. Het land van bestemming bepaalt welke regels gelden, welke juridische stappen haalbaar zijn en hoe de inning verloopt. Binnen de EU zijn er verdragen die grensoverschrijdende inning vergemakkelijken, maar ook buiten de EU zijn er mogelijkheden.

Niet elk incassobureau is uitgerust voor internationale dossiers. We werken zelf actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en bedienen opdrachtgevers in zes talen. Dat maakt een groot verschil: je hebt iemand nodig die de lokale wet- en regelgeving kent, de taal spreekt en contacten heeft in het betreffende land. Een buitenlandse verhuizing hoeft dus geen einde te betekenen voor je vordering, maar je hebt er wel de juiste partner voor nodig. Meer over de aanpak bij buitenlandse debiteuren lees je op onze pagina over incasso buitenland.

Loopt de incassoprocedure door als het adres onbekend is?

Als het adres van de debiteur volledig onbekend is, kan de procedure tijdelijk niet worden voortgezet. Voor het versturen van aanmaningen en zeker voor het uitbrengen van een dagvaarding is een geldig adres wettelijk verplicht. Zonder adres kun je iemand niet officieel in gebreke stellen of voor de rechter dagen.

Toch is “adres onbekend” zelden een definitieve situatie. In de meeste gevallen lukt het om via de BRP, het Handelsregister of andere bronnen een nieuw adres te achterhalen. Lukt dat niet, dan kan in uitzonderlijke gevallen bij de rechter worden verzocht om een procedure via openbare bekendmaking. Dat is een zware stap, maar het laat zien dat er zelfs bij een volledig onbekend adres nog juridische opties zijn. Je incassodiensten volledig laten verzorgen door een bureau met juristen in eigen huis is dan geen luxe, maar een slimme keuze.

Hoe voorkom je problemen als een klant verhuist?

Problemen met een verhuisde debiteur voorkom je door vanaf het begin goede afspraken te maken en gegevens vast te leggen. Hoe meer contactinformatie je hebt, hoe minder kwetsbaar je bent als iemand verhuist zonder dit door te geven.

Praktische stappen die je nu al kunt zetten:

  • Leg bij het aangaan van de overeenkomst altijd een volledig adres, telefoonnummer en e-mailadres vast.
  • Neem in je algemene voorwaarden een clausule op dat de klant verplicht is adreswijzigingen door te geven.
  • Controleer bij bedrijven regelmatig het KvK-adres, want dat is openbaar en wordt bijgehouden.
  • Stuur facturen en aanmaningen via meerdere kanalen (post én e-mail), zodat je bij een verhuizing via e-mail nog bereikbaar bent.
  • Schakel snel in zodra een klant niet betaalt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat iemand niet meer te traceren is.

Goede afspraken vooraf zijn de beste bescherming. Maar ook als je die niet hebt gemaakt, is er in de meeste gevallen nog genoeg te doen.

Hoe wij helpen als je debiteur is verhuisd

Bij Creman pakken we dit soort situaties dagelijks aan. Of het nu gaat om een debiteur die binnen Nederland is verhuisd, naar het buitenland is vertrokken of simpelweg niet reageert: we weten hoe we het nieuwe adres achterhalen en hoe we de procedure daarna zo snel mogelijk voortzetten.

  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen voor het opvragen van adresgegevens via de BRP.
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak.
  • Via ons online portal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier, ook als het tijdelijk on hold staat vanwege een adreswijziging.
  • Bij internationale debiteuren schakelen we onze eigen netwerken in voor België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië.
  • Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je die kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wil je weten hoe we jouw specifieke situatie kunnen aanpakken? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doe je als een klant al maanden niet betaalt?

/door

Een klant die maanden niet betaalt: het overkomt bijna elke ondernemer wel een keer. Je hebt je werk gedaan, de factuur verstuurd, en toch blijft het stil. Wat nu? De korte versie: stuur eerst een herinnering, daarna een aanmaning, en schakel bij uitblijvende reactie een incassobureau in. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen, wanneer je welke stap zet, en hoe je de klantrelatie zo goed mogelijk beschermt.

Wanneer is een klant officieel ’te laat’ met betalen?

Een klant is officieel te laat met betalen zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken zonder dat de factuur is voldaan. Staat er geen betalingstermijn op de factuur, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Daarna is de klant automatisch in verzuim en heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen.

In de praktijk betekent dit dat je niet hoeft te wachten tot een factuur maanden oud is. Zodra dag 31 aanbreekt zonder betaling, mag je actie ondernemen. Voor zakelijke klanten (B2B) gelden soms andere afspraken, maar ook daar geldt: als de termijn verstreken is, is de klant te laat. Controleer altijd je factuur en algemene voorwaarden, want die bepalen mede wat je kunt claimen.

Wat kun je zelf doen voordat je een incassobureau inschakelt?

Voordat je een incassobureau inschakelt bij een openstaande factuur, doorloop je zelf het volgende stappenplan: stuur een betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn van 14 dagen, en neem eventueel telefonisch contact op. Pas als dat allemaal niets oplevert, is het tijd voor de volgende stap.

Concreet ziet dat er zo uit:

  1. Betalingsherinnering: vriendelijk, informeel, kan per e-mail. Geef de klant het voordeel van de twijfel.
  2. Aanmaning: formeler van toon, met vermelding van de openstaande factuur, het bedrag en een duidelijke deadline (14 dagen).
  3. Telefonisch contact: soms lost een kort gesprek meer op dan tien e-mails. Vraag direct wat er aan de hand is.
  4. Laatste aanmaning: schriftelijk, met de mededeling dat je een incassobureau inschakelt als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.

Heb je weinig tijd of energie om dit zelf bij te houden? Via ons volledige dienstenpakket kun je dit soort taken ook volledig uitbesteden, inclusief het debiteurenbeheer voorafgaand aan het incassotraject.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een onbetaalde factuur?

Je schakelt een incassobureau in wanneer je zelf een of meerdere aanmaningen hebt verstuurd, de betalingstermijn is verlopen en de klant nog steeds niet reageert of betaalt. Op dat moment is verdere communicatie vanuit jou vaak niet meer effectief en is professionele hulp de logische volgende stap.

Een incassobureau inschakelen is ook slim als je merkt dat je er zelf te veel tijd aan kwijt bent, of als de klant wel reageert maar steeds met smoesjes komt. Een externe partij heeft meer juridische armslag en wordt serieuzer genomen. Bovendien geldt in Nederland sinds april 2024 een registratieplicht voor incassobureaus. Controleer dus altijd of het bureau waarbij je aanklopt geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is een wettelijke verplichting die bescherming biedt aan zowel jou als de debiteur.

Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier en een slagingspercentage van 93%. Bovendien heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Het belangrijkste verschil: een incassobureau werkt buiten de rechtbank om (buitengerechtelijk), een deurwaarder treedt op met wettelijke bevoegdheden na een rechterlijke uitspraak. Een incassobureau stuurt aanmaningen en onderhandelt; een deurwaarder kan beslag leggen op bezittingen of loon.

In de meeste gevallen begin je bij een incassobureau. Dat is sneller, goedkoper en minder confronterend voor de klantrelatie. Pas als de buitengerechtelijke weg niets oplevert, volgt een gerechtelijke procedure waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld. Een goed incassobureau begeleidt je ook in die fase en heeft juristen in huis die je adviseren over de haalbaarheid van een rechtszaak.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn in veel gevallen wettelijk geregeld en worden betaald door de debiteur, niet door jou als opdrachtgever. Voor vorderingen op particulieren geldt de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Voor zakelijke debiteuren is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van je eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten zo laag mogelijk houden? Via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, volledig kosteloos. Wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Hoe bescherm je de klantrelatie bij een incassotraject?

Je beschermt de klantrelatie bij een incassotraject door te kiezen voor een bureau dat de-escalatie als uitgangspunt neemt: eerst vriendelijk contact, daarna pas juridische druk. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet de eerste reflex. Professionele communicatie en een respectvolle benadering maken het verschil.

Een goed incassobureau begint altijd met buitengerechtelijke middelen: een aanmaning, een telefoongesprek, het aanbieden van een betalingsregeling. Pas als dat echt niets oplevert, volgen juridische stappen. Die aanpak beschermt niet alleen de relatie, maar is ook effectiever: de meeste vorderingen worden opgelost zonder dat het voor de rechter komt. Communiceer zelf ook transparant richting de klant: leg uit dat je een incassobureau inschakelt, maar dat je graag samen tot een oplossing wilt komen.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij CreMan nemen we het volledige incassotraject uit handen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen begeleiden elk dossier en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

  • Geregistreerd bureau: wij zijn ingeschreven bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen.
  • Snel en resultaatgericht: gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, slagingspercentage van 93%.
  • Transparant: 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal.
  • Veilige geldstromen: alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succes tot 30% van de incassoprovisie terugverdienen.
  • Internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je openstaande vordering.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

/door

Een incassobureau en een deurwaarder zijn niet hetzelfde, ook al houden ze zich allebei bezig met het innen van schulden. Het grote verschil zit in de bevoegdheden: een deurwaarder is een door de overheid aangestelde ambtenaar met wettelijke dwangmiddelen, terwijl een incassobureau buiten de rechter om werkt en via communicatie en druk probeert betaling af te dwingen. In de praktijk schakel je een incassobureau in als eerste stap, en pas een deurwaarder als een juridisch traject nodig is. Dit artikel legt precies uit wat elk van hen doet, wanneer je wie inschakelt en wat het kost.

Wat is een incassobureau en wat doet het precies?

Een incassobureau is een bedrijf dat openstaande facturen int namens schuldeisers, zonder tussenkomst van de rechter. Het bureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en onderhandelt over een betalingsregeling. Dit hele traject heet buitengerechtelijke incasso: alles wat je doet voordat je naar de rechter stapt.

Een goed incassobureau doet meer dan alleen brieven sturen. Het analyseert de situatie, adviseert over de haalbaarheid van een vordering en bewaakt het proces van begin tot eind. Bij incasso binnenland gaat het om een combinatie van communicatie, druk en onderhandeling, altijd met als doel: betaling zonder rechtszaak. Dat is niet alleen sneller, maar ook goedkoper voor alle partijen.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 moeten incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer altijd of een bureau deze registratie heeft voordat je een dossier overdraagt.

Wat is een deurwaarder en wanneer komt die in beeld?

Een deurwaarder is een gerechtelijk ambtenaar met wettelijke bevoegdheden die een gewoon incassobureau niet heeft. Denk aan het betekenen van dagvaardingen, het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen, en het uitvoeren van een vonnis. Een deurwaarder mag pas optreden nadat een rechter uitspraak heeft gedaan.

De deurwaarder komt dus in beeld als het buitengerechtelijke traject niets heeft opgeleverd en je naar de rechter bent gestapt. Na een gewonnen rechtszaak is de deurwaarder degene die het vonnis daadwerkelijk ten uitvoer legt. Zonder rechterlijk vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om in te grijpen in het vermogen van een debiteur.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Het kernverschil is bevoegdheid en fase. Een incassobureau werkt buiten de rechter om en heeft geen wettelijke dwangmiddelen. Een deurwaarder is een overheidsambtenaar die wettelijk mag ingrijpen, maar alleen op basis van een rechterlijk vonnis. Ze vullen elkaar aan in een oplopend traject.

Hier is het verschil op een rij:

  • Incassobureau: buitengerechtelijk, geen dwangmiddelen, werkt via communicatie en druk, sneller en goedkoper
  • Deurwaarder: gerechtelijk, wettelijke bevoegdheden, beslag en executie mogelijk, vereist een rechterlijk vonnis
  • Volgorde: eerst een incassobureau, daarna een deurwaarder als dat nodig is
  • Kosten: een incassobureau werkt vaak op basis van no cure no pay; deurwaarderskosten zijn wettelijk vastgelegd en vallen doorgaans hoger uit

In de meeste gevallen is een incassobureau voldoende. Pas als een debiteur echt niet betaalt en een rechter uitspraak heeft gedaan, neemt de deurwaarder het over. Sommige incassobureaus, waaronder wij, hebben juristen in huis die het juridische traject ook begeleiden. Zo hoef je als ondernemer niet te schakelen tussen meerdere partijen.

Wanneer schakel je een incassobureau in en wanneer een deurwaarder?

Schakel een incassobureau in zodra een factuur na twee herinneringen nog steeds onbetaald is. Een deurwaarder schakel je pas in als het buitengerechtelijke traject is mislukt én een rechter in jouw voordeel een vonnis heeft gewezen.

In de praktijk ziet het traject er zo uit:

  1. Je stuurt zelf een of twee betalingsherinneringen.
  2. Je schakelt een incassobureau in voor de buitengerechtelijke fase.
  3. Het incassobureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
  4. Als betaling uitblijft, volgt juridisch advies: is een rechtszaak haalbaar en zinvol?
  5. Bij een positief advies volgt een gerechtelijke procedure.
  6. Na een gewonnen vonnis treedt de deurwaarder op voor executie.

Wacht niet te lang met stap twee. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Twee weken is in veel gevallen al genoeg om duidelijkheid te krijgen over de intentie van een debiteur.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder?

De kosten van een incassobureau worden bij vorderingen op particulieren bepaald door de wettelijke WIK-tabel. Bij vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt niets als er niets wordt geïnd. De incassokosten worden in dat geval doorberekend aan de debiteur, niet aan jou. Deurwaarderskosten liggen hoger en zijn wettelijk vastgelegd. Die komen bovenop de incassokosten als het tot executie komt.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau in Nederland?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 wettelijk verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer ook of het bureau juristen in huis heeft, transparant is over de kosten en je real-time inzage geeft in je dossiers.

Andere punten om op te letten bij je keuze:

  • Heeft het bureau een geldig registratienummer bij Justis?
  • Zijn er juristen in dienst voor juridisch advies en gerechtelijke procedures?
  • Lopen geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld veilig is?
  • Kun je 24/7 de status van je dossiers inzien?
  • Is het bureau ook actief voor internationale vorderingen als je grensoverschrijdend zaken doet?

Een bureau dat al deze vragen positief beantwoordt, is niet alleen betrouwbaar, maar ook een strategische partner in je debiteurenbeheer en creditmanagement.

Hoe wij helpen bij het verschil tussen incasso en gerechtelijke inning

CreMan is een geregistreerd incasso- en creditmanagementbureau (registratienummer Justis 00106) met meer dan 23 jaar ervaring. We begeleiden het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Onze juristen adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit onnodige kosten maakt.

  • Buitengerechtelijke incasso met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in huis voor juridisch advies en gerechtelijke procedures
  • 24/7 real-time inzage in al je dossiers via een eigen online portal
  • Geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Internationaal actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • Slagingspercentage van 93%

Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat we voor je kunnen betekenen.

Wat gebeurt er als je klant beweert dat hij de factuur nooit heeft besteld?

/door

Je hebt een factuur gestuurd, de betalingstermijn is verstreken, en dan krijg je een bericht terug: “Ik heb dit nooit besteld.” Dat is een vervelende situatie, maar het komt vaker voor dan je denkt. Soms is er sprake van een misverstand, soms van kwade wil. Hoe dan ook: je staat niet machteloos. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen als een klant beweert een factuur niet te hebben besteld, hoe je je positie versterkt en wanneer je professionele hulp inschakelt.

Wat betekent het als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld?

Als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld, betwist hij de grondslag van de vordering zelf. Dat is iets anders dan simpelweg niet betalen. De klant stelt dat er geen opdracht is gegeven en dat er dus ook geen betalingsverplichting bestaat. Dit heet een betwiste vordering en vraagt om een andere aanpak dan een gewone onbetaalde factuur.

Zo’n reactie kan verschillende redenen hebben. Soms is er intern bij de klant iets misgegaan: de persoon die de opdracht gaf, was daartoe niet bevoegd, of de communicatie is niet goed vastgelegd. Soms is het ook een bewuste manier om betaling uit te stellen of te vermijden. In beide gevallen is het belangrijk dat jij kunt aantonen dat de opdracht wel degelijk is gegeven.

Hoe bewijs je dat een opdracht wel degelijk is gegeven?

Je bewijst dat een opdracht is gegeven door alle communicatie te verzamelen waaruit de afspraak blijkt. Denk aan e-mails, appberichten, een getekende offerte, een opdrachtbevestiging, notulen van een vergadering of een inkooporder. Zelfs een mondeling akkoord kun je onderbouwen als je een bevestiging per e-mail hebt gestuurd die niet is weersproken.

Zet alle bewijsstukken op een rij en beoordeel hoe sterk je dossier is. Heb je een getekende offerte of een schriftelijke opdrachtbevestiging? Dan sta je sterk. Heb je alleen een mondeling gesprek zonder verdere schriftelijke bevestiging? Dan wordt het lastiger, maar niet onmogelijk. Factuurgeschillen draaien uiteindelijk om de vraag wie wat kan bewijzen.

  • Verzamel alle e-mails en berichten rondom de opdracht
  • Zoek de offerte of het voorstel dat je hebt gestuurd
  • Controleer of de klant ooit heeft gereageerd op een bevestiging
  • Kijk of er leveringsbonnen, urenstaten of andere uitvoeringsbewijzen zijn
  • Noteer de namen van personen die bij de afspraak aanwezig waren

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen een betwiste factuur en een onbetaalde factuur?

Een onbetaalde factuur is een factuur die de klant erkent, maar niet betaalt. Een betwiste factuur is een factuur die de klant ontkent of inhoudelijk aanvecht. Dat verschil bepaalt welke stappen je kunt zetten en hoe snel je kunt handelen.

Bij een gewone onbetaalde factuur kun je relatief snel een incassotraject starten, omdat de schuld zelf niet ter discussie staat. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil over de opdracht of de inhoud oplossen voordat incasso zinvol is. Dat betekent niet dat je niets kunt doen, maar het traject vraagt meer voorbereiding en soms juridisch advies.

Mag je een incassobureau inschakelen als de factuur wordt betwist?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar het bureau zal eerst beoordelen of de vordering haalbaar is. Een serieus bureau pakt een dossier niet klakkeloos op, maar weegt de bewijspositie van de schuldeiser af voordat het actie onderneemt.

Bij CreMan hebben we juristen in eigen huis die precies dit soort situaties beoordelen. Ze kijken naar de beschikbare bewijsstukken, beoordelen de haalbaarheid van de zaak en adviseren je eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat eerlijke advies voorkomt dat je tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans maakt, maar het voorkomt ook dat je te snel opgeeft bij een sterke vordering. Houd er ook rekening mee dat een incassobureau in Nederland sinds april 2024 verplicht geregistreerd moet zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je weten hoe een incassotraject binnenland er in de praktijk uitziet? Dat verschilt per situatie, maar een goed bureau legt het je stap voor stap uit.

Wat kun je doen als de klant blijft volhouden dat hij niets heeft besteld?

Als de klant blijft ontkennen, zijn er drie routes: een minnelijke oplossing zoeken, een juridische procedure starten of de vordering afschrijven. Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de kracht van je bewijs en de kosten van een procedure.

Een minnelijke oplossing kan zijn: een betalingsregeling, een gedeeltelijke kwijting of mediation. Soms lost een gesprek via een neutrale partij meer op dan een rechtszaak. Lukt dat niet, dan kun je via een gerechtelijke procedure een rechter laten oordelen. Bij een sterke bewijspositie is dat een reële optie. Een rechter kan de klant veroordelen tot betaling, waarna executie mogelijk is.

Houd bij je beslissing ook rekening met de verhouding tussen de vordering en de proceskosten. Een juridische procedure kost tijd en geld. Bij kleinere bedragen weegt dat soms zwaarder dan de vordering zelf. Een goede adviseur helpt je die afweging te maken. Via het volledige dienstenpakket van een gespecialiseerd bureau kun je ook voor dit soort trajecten terecht.

Hoe voorkom je in de toekomst dat klanten een factuur betwisten?

Je voorkomt factuurgeschillen door elke opdracht schriftelijk te bevestigen voordat je begint met werken. Dat hoeft niet formeel te zijn: een korte e-mail met de afgesproken werkzaamheden, het tarief en de leveringsdatum is al voldoende. Zorg er ook voor dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant deze heeft ontvangen.

Praktische maatregelen die factuurgeschillen voorkomen:

  • Stuur altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, ook bij mondelinge afspraken
  • Gebruik een getekende offerte als standaard voor nieuwe opdrachten
  • Vermeld op de factuur duidelijk de omschrijving van de geleverde dienst of het product
  • Leg je algemene voorwaarden vast en verwijs ernaar op elke offerte en factuur
  • Stuur een tussentijdse update bij langlopende projecten, zodat de klant op de hoogte blijft
  • Reageer snel op vragen of bezwaren van klanten, zodat misverstanden niet uitgroeien tot geschillen

Goede administratie is de beste bescherming. Hoe meer je vastlegt, hoe makkelijker je je positie kunt verdedigen als een klant later beweert niets te hebben besteld.

Hoe wij helpen bij een betwiste factuur

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer stress geeft dan een gewone onbetaalde factuur. Je weet niet waar je aan toe bent, de klantrelatie staat onder druk en je vraagt je af of je kans maakt. Dat is precies waarom we niet alleen incasseren, maar ook adviseren.

  • Juridische beoordeling vooraf: onze juristen bekijken je dossier en geven eerlijk advies over de haalbaarheid voordat we actie ondernemen
  • Volledig traject onder één dak: van eerste aanmaning tot gerechtelijke procedure; we begeleiden je bij elke stap
  • 24/7 inzage in je dossier: via ons online portal zie je altijd wat de status van je zaak is, zonder dat je hoeft te bellen
  • Geregistreerd en betrouwbaar: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen
  • Geldstromen via Stichting Derdengelden: jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig, ongeacht de uitkomst

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee.

Wat is een incassobureau en wat doet het precies?

/door

Een incassobureau is een professionele partij die openstaande facturen int namens bedrijven of particulieren wanneer een debiteur niet betaalt. Het bureau neemt het volledige aanmanings- en incassoproces over, van de eerste herinnering tot en met juridische stappen als dat nodig is. Zo hoef jij je niet bezig te houden met lastige gesprekken over geld en kun je je focussen op je eigen werk.

Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend mkb-bedrijf runt, onbetaalde facturen zijn een bron van stress en gederfde omzet. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een incassobureau doet, wanneer je er een inschakelt, wat het kost en hoe je een betrouwbare partij kiest.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt en je zelf geen resultaat meer boekt. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar de vuistregel is: stuur eerst zelf twee of drie aanmaningen, geef de debiteur een redelijke termijn en schakel daarna professionele hulp in.

In de praktijk zien we dat veel ondernemers te lang wachten. Hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Reageert een klant nergens op, belooft hij steeds van alles maar betaalt hij nooit, of vermoed je dat er financiële problemen spelen? Dan is het moment om te handelen. Vroeg ingrijpen beschermt je cashflow en vergroot je kansen aanzienlijk.

Goed om te weten: het inschakelen van een incassobureau hoeft de klantrelatie niet te beschadigen. Een professioneel bureau werkt altijd eerst op een respectvolle manier en richt zich op een oplossing die voor beide partijen werkt. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces bestaat uit twee fasen: de buitengerechtelijke fase, waarbij het bureau zelf contact opneemt met de debiteur, en de gerechtelijke fase, waarbij een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in de eerste fase opgelost, zonder dat je naar de rechter hoeft.

Buitengerechtelijke fase

In deze fase neemt het incassobureau het van je over. Het stuurt aanmaningsbrieven, belt de debiteur op en onderhandelt over een betalingsregeling als dat nodig is. De incassokosten komen in deze fase voor rekening van de debiteur, niet van jou. Via onze incasso-binnenlanddienst lossen we de meeste dossiers binnen twee weken op.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Gerechtelijke fase

Betaalt de debiteur ook na de buitengerechtelijke aanpak niet? Dan kan het bureau een juridische procedure starten. Denk aan een dagvaarding, een vonnis en uiteindelijk executie via een deurwaarder. Dit traject kost meer tijd en geld, maar is soms de enige manier om je geld terug te krijgen. Juristen in eigen huis adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van zo’n stap, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase en probeert een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een wettelijk aangestelde functionaris die pas in actie komt nadat een rechter een vonnis heeft uitgesproken. Het incassobureau gaat dus vóór de deurwaarder.

Simpel gezegd: een incassobureau probeert het vriendelijk op te lossen, een deurwaarder heeft de bevoegdheid om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bankrekeningen of bezittingen. In veel gevallen werken incassobureaus samen met deurwaarders: het bureau regelt het juridische traject en schakelt de deurwaarder in zodra er een vonnis is. Je hoeft als opdrachtgever zelf niet op zoek naar een deurwaarder.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

In de meeste gevallen betaal jij als opdrachtgever niets aan het incassobureau zolang de zaak buitengerechtelijk blijft. De incassokosten worden doorberekend aan de debiteur. Pas als er een gerechtelijke procedure nodig is, kunnen er kosten voor jou ontstaan, zoals griffierechten of kosten voor de deurwaarder.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je geen algemene voorwaarden? Dan is dit een goed moment om daar werk van te maken, want ze beschermen je bij elke toekomstige betalingsafspraak.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.

Naast de registratie zijn er nog een paar dingen die je kunt checken:

  • Heeft het bureau juristen in dienst? Zo ja, dan kan het het volledige traject begeleiden zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen.
  • Hoe transparant is het bureau over kosten en resultaten? Een betrouwbaar bureau geeft je altijd een eerlijk beeld van de haalbaarheid van je zaak.
  • Hoe verlopen de geldstromen? Geïnde bedragen horen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden te lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Kun je de voortgang zelf volgen? Realtime inzage in je dossiers via een online portaal is een teken van een professionele en transparante werkwijze.
  • Werkt het bureau ook internationaal? Heb je klanten in het buitenland, dan wil je een bureau dat ook in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië actief is en in meerdere talen communiceert.

Bekijk ook of het bureau extra mogelijkheden biedt, zoals het uitbesteden van je volledige debiteurenbeheer en creditmanagement. Sommige bureaus loggen direct in op jouw systeem en nemen het hele proces over, zodat jij er geen omkijken naar hebt.

Hoe wij helpen met incasso en debiteurenbeheer

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We helpen mkb-ondernemers en eenmanszaken met het professioneel innen van openstaande vorderingen, nationaal en internationaal. Dit is wat we voor je doen:

  • Buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso met juristen in eigen huis
  • Volledig debiteurenbeheer uitbesteden: we loggen in op jouw systeem en nemen het proces over
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • 24/7 realtime inzage in al je dossiers via een eigen online portaal
  • Incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe voorkom je dat je incassobureau je klantgegevens misbruikt?

/door

Als je een incassobureau inschakelt, deel je gevoelige informatie over je klanten. Dat is logisch en noodzakelijk, maar het roept ook een terechte vraag op: wat doet dat bureau eigenlijk met die gegevens? De AVG verplicht incassobureaus om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan, en jij bent als opdrachtgever mede verantwoordelijk voor de manier waarop die gegevens worden verwerkt. Gelukkig kun je met een paar concrete stappen misbruik voorkomen en jezelf goed beschermen.

Welke klantgegevens deel je met een incassobureau?

Wanneer je een vordering overdraagt aan een incassobureau, deel je persoonsgegevens van je debiteur. Denk aan naam, adres, contactgegevens, het openstaande bedrag, de factuurhistorie en soms ook informatie over de zakelijke relatie. Dit zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG, ook als het om een bedrijfscontact gaat.

Hoe meer context je meegeeft, hoe beter het bureau het dossier kan behandelen. Maar het is goed om je ervan bewust te zijn dat je niet meer gegevens deelt dan strikt noodzakelijk is voor de incasso. Een geboortedatum kan relevant zijn; iemands persoonlijke omstandigheden die niets met de schuld te maken hebben, zijn dat niet. Beperk het delen van gegevens tot wat het bureau echt nodig heeft om de vordering te innen.

Wat zijn de AVG-verplichtingen van een incassobureau?

Een incassobureau is verplicht om persoonsgegevens te verwerken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent: gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt (de incasso), ze beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Concreet houdt dit in dat een incassobureau de gegevens van jouw debiteuren niet mag gebruiken voor marketingdoeleinden, niet mag doorverkopen aan derden en verplicht is een datalek te melden als er iets misgaat. Als opdrachtgever ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en het incassobureau de verwerker. Dat brengt ook verantwoordelijkheden voor jou met zich mee, waarover je hieronder meer leest.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe herken je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Een betrouwbaar incassobureau is sinds april 2024 verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit is een wettelijke eis: bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je gegevens deelt.

Naast de registratieplicht zijn er andere signalen waarop je kunt letten:

  • Is er een privacyverklaring beschikbaar op de website?
  • Biedt het bureau een verwerkersovereenkomst aan?
  • Lopen geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden?
  • Is er transparantie over hoe dossiers worden behandeld?
  • Heeft het bureau aantoonbare ervaring en een bewezen trackrecord?

Een geregistreerd en transparant bureau geeft je niet alleen zekerheid over de privacy van je klantgegevens, maar ook over de professionele aanpak van je vordering. Bekijk voor een volledig beeld van wat serieuze incasso- en creditmanagementdiensten inhouden.

Moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten met je incassobureau?

Ja, je bent als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om een verwerkersovereenkomst (ook wel DPA, Data Processing Agreement) te sluiten met je incassobureau. Dit is een AVG-vereiste. In deze overeenkomst leg je vast hoe het bureau met de persoonsgegevens omgaat, welke beveiligingsmaatregelen het treft en wat er bij een datalek gebeurt.

Veel ondernemers slaan deze stap over, maar dat brengt risico’s met zich mee. Zonder verwerkersovereenkomst kun je aansprakelijk worden gesteld als er iets misgaat met de gegevens van je debiteuren. Een professioneel incassobureau stelt deze overeenkomst standaard op of heeft die al klaarliggen. Vraag er altijd naar voordat je een dossier indient. Als een bureau hierover vaag doet of geen overeenkomst kan aanleveren, is dat een duidelijk waarschuwingssignaal.

Wat kun je zelf doen om misbruik van klantgegevens te voorkomen?

Je kunt misbruik van klantgegevens voorkomen door een aantal praktische stappen te zetten voordat je een incassobureau inschakelt. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij het bureau: als opdrachtgever speel jij een actieve rol in hoe gegevens worden gedeeld en verwerkt.

Wat je concreet kunt doen:

  • Controleer de registratie van het bureau bij het ministerie van Justitie en Veiligheid via het openbare register.
  • Sluit een verwerkersovereenkomst af voordat je ook maar één naam of factuurnummer deelt.
  • Deel alleen noodzakelijke gegevens: naam, contactgegevens, factuurinformatie en de betalingshistorie zijn doorgaans voldoende.
  • Lees de privacyverklaring van het bureau door om te begrijpen hoe zij met gegevens omgaan.
  • Vraag naar de beveiliging: hoe worden dossiers opgeslagen en wie heeft er toegang toe?

Voor wie openstaande facturen in Nederland wil laten innen, is het ook goed om te weten of je via een eigen portaal inzage hebt in de voortgang van je dossier. Dat is niet alleen handig, maar geeft je ook controle over welke informatie actief wordt gebruikt.

Wat zijn de risico’s als een incassobureau je gegevens misbruikt?

Als een incassobureau persoonsgegevens misbruikt, kunnen de gevolgen voor jou als opdrachtgever ernstig zijn. Jij bent als verwerkingsverantwoordelijke mede aansprakelijk voor wat er met die gegevens gebeurt. Dat betekent dat je bij een datalek of onrechtmatige verwerking zelf een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt krijgen.

Daarnaast zijn er praktische risico’s: je klantrelaties kunnen beschadigen als gegevens in verkeerde handen vallen, je reputatie als betrouwbare ondernemer staat op het spel en in het ergste geval kan een gedupeerde debiteur juridische stappen ondernemen. Gegevensmisbruik door een incassobureau is dus niet alleen een privacyprobleem, maar ook een zakelijk en financieel risico voor jou als opdrachtgever.

Hoe wij helpen bij veilige incasso met respect voor privacy

Bij CreMan nemen we gegevensbescherming serieus. Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft. Ook de persoonsgegevens van jouw debiteuren behandelen we zorgvuldig, volgens de AVG en met de nodige beveiligingsmaatregelen.

  • CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106 en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden.
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via een eigen online portaal, zodat je altijd weet wat er met jouw dossier en de bijbehorende gegevens gebeurt.
  • We stellen standaard een verwerkersovereenkomst op, zodat jij als opdrachtgever AVG-compliant werkt.
  • Juristen in eigen huis begeleiden het volledige traject en adviseren je over de aanpak, van de eerste aanmaning tot eventuele juridische stappen.
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, met CreMan op de achtergrond. Bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wil je weten hoe CreMan werkt en waarom ondernemers al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Voor welke soorten facturen kun je een incassobureau inschakelen?

/door

Een incassobureau inschakelen kan voor vrijwel elke onbetaalde factuur, zolang de vordering opeisbaar is en je de debiteur al een redelijke kans hebt gegeven om te betalen. Of het nu gaat om een kleine factuur aan een particulier of een grote zakelijke vordering in het buitenland: er zijn weinig situaties waarin incasso geen optie is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Voor welke facturen kun je een incassobureau inschakelen?

Je kunt een incassobureau inschakelen voor vrijwel elke onbetaalde factuur, zolang de vordering opeisbaar is, de betalingstermijn is verstreken en je de debiteur al een herinnering of aanmaning hebt gestuurd. Dit geldt voor facturen aan particulieren, bedrijven en ook voor buitenlandse partijen.

In de praktijk gaat het bij MKB-ondernemers en zzp’ers vaak om facturen voor geleverde diensten, verkochte producten, huurpenningen of uitgevoerde werkzaamheden. Zolang de factuur juridisch afdwingbaar is, dat wil zeggen: er is een overeenkomst, de prestatie is geleverd en de betalingstermijn is verstreken, staat er weinig in de weg om professionele hulp in te schakelen. Een overzicht van alles wat mogelijk is, vind je op onze overzichtspagina van diensten.

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen voor een onbetaalde factuur?

Je mag een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet is betaald na het verstrijken van de betalingstermijn en je de debiteur minimaal één keer schriftelijk hebt herinnerd. Voor vorderingen op particulieren geldt wettelijk dat je eerst een aanmaning moet sturen met een betalingstermijn van veertien dagen.

Voor zakelijke debiteuren (B2B) zijn de regels iets minder strikt, maar ook hier is het verstandig om eerst zelf contact op te nemen. Pas als dat niets oplevert, schakel je een incassobureau in. Houd er rekening mee dat het bureau de incassokosten dan bij de debiteur in rekening brengt, niet bij jou. Dat maakt de drempel om hulp te zoeken een stuk lager.

Wil je weten hoe het incassoproces voor Nederlandse vorderingen precies werkt? Dan vind je daar een helder overzicht van alle stappen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Zijn er facturen waarvoor een incassobureau niet kan helpen?

Er zijn situaties waarin een incassobureau niet of slechts beperkt kan helpen. Denk aan facturen die door de debiteur worden betwist, vorderingen waarvoor geen schriftelijke overeenkomst of bewijs bestaat, of gevallen waarin de vordering al is verjaard. In die gevallen is juridisch advies de eerste stap.

Een vordering verjaart in Nederland doorgaans na vijf jaar, maar er zijn uitzonderingen. Wordt een factuur actief betwist, dan is er sprake van een geschil en moet een rechter oordelen of de vordering terecht is. Een incassobureau met juristen in huis kan je in dat geval adviseren over de haalbaarheid en de beste aanpak, maar de inning zelf wacht dan op de uitkomst van de procedure.

Wat is het verschil tussen incasso van B2B- en B2C-facturen?

Het belangrijkste verschil zit in de wettelijke bescherming van de debiteur. Bij vorderingen op particulieren (B2C) gelden strengere regels: de incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd via de WIK-tabel en je bent verplicht een aanmaning te sturen met een betalingstermijn van veertien dagen. Bij zakelijke debiteuren (B2B) gelden deze beperkingen niet.

Incassokosten bij particulieren

Voor vorderingen op particulieren bepaalt de Wet Incassokosten (WIK) hoeveel incassokosten je mag doorberekenen:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Incassokosten bij bedrijven

Bij zakelijke vorderingen is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of op basis van de algemene voorwaarden van de schuldeiser. Heb je stevige algemene voorwaarden opgesteld? Dan kun je soms een hoger percentage doorberekenen. Dit maakt het voor MKB-ondernemers extra zinvol om die voorwaarden goed op orde te hebben.

Hoe hoog moet een factuur zijn om incasso de moeite waard te maken?

Er is geen wettelijk minimumbedrag voor incasso. Zelfs kleine facturen kunnen worden ingediend, maar het is slim om de verhouding tussen de hoogte van de vordering en de te verwachten inspanning mee te wegen. Voor eenvoudige, kleine vorderingen is een laagdrempelige aanpak vaak het meest praktisch.

Precies daarvoor biedt SelfCollect een goede oplossing. Via dit eigen portaal stuur je zelf de eerste brieven en leg je het eerste contact met de debiteur. Wij bewaken het proces op de achtergrond en grijpen in wanneer nodig. Lukt het? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo is ook een kleine vordering de moeite waard om op te pakken, zonder dat je er zelf veel tijd in steekt.

Kun je ook buitenlandse facturen laten incasseren?

Ja, buitenlandse facturen kun je laten incasseren, maar dat vereist een bureau met internationale ervaring en kennis van lokale wet- en regelgeving. Niet elk incassobureau is hiervoor uitgerust. Kies een bureau dat daadwerkelijk actief is in het betreffende land en de taal spreekt.

Voor ondernemers die zaken doen over de grens is dit een belangrijk punt. Wij zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en bedienen opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Meer weten over hoe internationale incasso werkt? Daar leggen we stap voor stap uit hoe we buitenlandse vorderingen aanpakken.

Hoe wij helpen bij het incasseren van jouw onbetaalde facturen

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat we voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus. Wat we concreet voor je doen:

  • Incasso binnenland en buitenland: van eenvoudige vorderingen tot complexe internationale dossiers
  • Juristen in eigen huis: zij begeleiden het volledige traject, van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid
  • SelfCollect: voor kleine of eenvoudige vorderingen handel je zelf af via ons portaal, kosteloos, en bij succes krijg je een deel van de provisie terug
  • 24/7 dossierinzage: via een eigen online portaal zie je altijd de actuele status van je dossiers
  • Veilige geldstromen: alle betalingen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, met een slagingspercentage van 93%

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op via onze contactpagina, dan kijken we samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.

Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur al heeft betaald aan iemand anders?

/door

Als een klant beweert dat hij de factuur al aan iemand anders heeft betaald, is dat een vervelende situatie die je serieus moet nemen, maar ook kritisch moet beoordelen. Soms is er sprake van een oprechte vergissing, soms van fraude, en soms is het gewoon een manier om betaling uit te stellen. In alle gevallen is het belangrijk dat je snel en methodisch handelt: vraag om bewijs, controleer je eigen administratie en bepaal daarna welke stap je zet. Dit artikel helpt je precies daarbij.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant zegt dat hij de factuur al heeft betaald, maar jij het geld niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is gedaan maar nog onderweg, de klant heeft aan de verkeerde partij betaald, of de klant probeert betaling te omzeilen. Welke situatie van toepassing is, bepaalt hoe je verder gaat.

De eerste reactie die veel ondernemers hebben, is aan zichzelf twijfelen: heb ik het misschien gemist? Controleer je bankafschriften en boekhouding grondig voordat je verder gaat. Soms zit een betaling verstopt onder een andere omschrijving of is die binnengekomen op een rekening die je minder actief bijhoudt. Maar als je administratie klopt en het geld er simpelweg niet is, dan is de claim van de klant het startpunt van een dispuut dat je serieus moet aanpakken.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is de zaak laten liggen in de hoop dat het vanzelf oplost. Dat gebeurt zelden. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om bewijs te verzamelen en hoe meer je positie als schuldeiser verzwakt.

Hoe controleer je of de betaling echt is gedaan?

Om te verifiëren of een klant daadwerkelijk heeft betaald, vraag je om een betalingsbewijs. Dat is een bankafschrift of betaalbevestiging waarop de datum, het bedrag, het rekeningnummer van de ontvanger en de omschrijving zichtbaar zijn. Zonder dit bewijs is de claim van de klant niet verifieerbaar.

Vraag specifiek om de volgende informatie:

  • De datum waarop de betaling is gedaan
  • Het exacte bedrag dat is overgemaakt
  • Het rekeningnummer waarnaar is betaald
  • Het betalingskenmerk of de omschrijving die is gebruikt

Vergelijk dit vervolgens met je eigen bankgegevens. Als het rekeningnummer niet overeenkomt met dat van jou, weet je al genoeg. Als de omschrijving ontbreekt of niet klopt, is dat ook een signaal. Een klant die echt heeft betaald, kan dit altijd aantonen. Kan hij dat niet, dan ligt de bewijslast bij hem en staat jouw vordering juridisch nog gewoon overeind.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat als de klant heeft betaald aan de verkeerde persoon of partij?

Als blijkt dat de klant aan de verkeerde partij heeft betaald, bijvoorbeeld door een fout rekeningnummer, een phishingaanval of een factuurfraudeur die jouw gegevens heeft nagemaakt, dan is dat juridisch gezien zijn verantwoordelijkheid. Jij hebt recht op betaling, ongeacht aan wie de klant het geld heeft overgemaakt.

Dit klinkt misschien hard, maar het is de kern van het overeenkomstenrecht. De betalingsverplichting van de klant jegens jou vervalt pas als het geld bij jou is aangekomen, niet als het ergens anders is terechtgekomen. De klant zal het betaalde bedrag moeten terugvorderen bij de verkeerde ontvanger, terwijl hij jou alsnog moet betalen.

Een uitzondering is als de fout aan jouw kant ligt, bijvoorbeeld als jij een verkeerd rekeningnummer op de factuur hebt gezet. In dat geval is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid en is overleg de beste weg. Maar bij factuurfraude waarbij een derde jouw factuurgegevens heeft gemanipuleerd, is de klant verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de betaalgegevens voordat hij overmaakt.

Merk je dat er sprake is van factuurmanipulatie of fraude? Doe dan altijd aangifte bij de politie. Dat beschermt jou juridisch en geeft de klant houvast bij zijn eigen terugvordering.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsdispuut?

Je schakelt een incassobureau in bij een betalingsdispuut zodra de klant geen geldig bewijs van betaling kan leveren en hij na een schriftelijke aanmaning alsnog weigert te betalen. Op dat moment is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een onbetaalde vordering die professionele opvolging verdient.

Een betalingsdispuut waarbij de klant beweert al te hebben betaald, is een situatie waarin juridische kennis echt het verschil maakt. Het gaat niet alleen om de inning zelf, maar ook om het correct documenteren van de vordering, het beoordelen van het betalingsbewijs van de klant en het bepalen of een gerechtelijke procedure zinvol is. Bij incasso binnenland begeleiden onze juristen je door dit hele traject, van de eerste aanmaning tot aan een eventuele rechtszaak.

Belangrijk om te weten: als je een incassobureau inschakelt, zorg er dan voor dat het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassoactiviteiten uitvoeren. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je een overzicht van alles wat een professioneel bureau voor je kan doen? Bekijk dan ons volledige dienstenaanbod voor een helder beeld van de mogelijkheden.

Hoe bescherm je jezelf tegen dit soort geschillen in de toekomst?

Je beschermt jezelf tegen betalingsdisputen door duidelijke afspraken te maken vóór je begint met je werk en door je factuurproces zo in te richten dat er zo min mogelijk ruimte is voor verwarring of fraude. Preventie is hier veel goedkoper dan herstel.

Concrete stappen die je kunt nemen:

  • Vermeld altijd een uniek betalingskenmerk op je factuur, zodat je elke betaling direct kunt koppelen aan de juiste factuur
  • Stuur facturen altijd vanuit een vast, herkenbaar e-mailadres en waarschuw klanten dat jij nooit tussentijds je rekeningnummer wijzigt
  • Leg betalingsafspraken schriftelijk vast in een overeenkomst of via e-mail, inclusief de betalingstermijn
  • Stuur herinneringen tijdig, zodat je een dossier opbouwt als het toch misgaat
  • Controleer je bankrekening regelmatig en verwerk betalingen direct in je administratie

Overweeg ook om je algemene voorwaarden te laten aansluiten op de wettelijke regels voor incassokosten. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro en lagere percentages naarmate het bedrag hoger wordt. Voor bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je eigen algemene voorwaarden staat. Als je dit goed vastlegt, kun je incassokosten bij wanbetaling altijd doorberekenen aan de debiteur.

Hoe wij helpen bij betalingsdisputen en onbetaalde facturen

Bij CreMan begrijpen we dat een klant die beweert al te hebben betaald, een bijzonder vervelende situatie is. Je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, fraude of een smoesje, en je wilt de relatie ook niet onnodig op scherp zetten. Precies daarom helpen wij je dit soort situaties professioneel en zorgvuldig aan te pakken.

  • Onze juristen beoordelen het betalingsbewijs van de klant en bepalen de juridische positie van jouw vordering
  • We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke procedure, met advies over de haalbaarheid op elk moment
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via ons online portaal
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze aanpak. Of neem direct contact op als je nu een openstaande factuur hebt die professionele opvolging nodig heeft. Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste stap is.