Wanneer is juridische incasso de juiste stap?

/door

Juridische incasso is de juiste stap wanneer buitengerechtelijke pogingen om een openstaande vordering te innen geen resultaat opleveren en de debiteur weigert te betalen of niet reageert. Dit geldt ook als de schuld zo hoog is dat het financieel zinvol is om een rechter in te schakelen. Hieronder lees je hoe je het onderscheid maakt, wanneer je de stap zet en wat je kunt verwachten.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en juridische incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat je doet voordat een rechter eraan te pas komt: aanmaningen, betalingsregelingen treffen en onderhandelen met de debiteur. Juridische incasso begint op het moment dat je een gerechtelijke procedure start, bijvoorbeeld via een dagvaarding. Het grote verschil zit in de betrokkenheid van de rechter en de bijkomende kosten en doorlooptijd.

Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechtbank. Dat is sneller, goedkoper en minder belastend voor de zakelijke relatie. De meeste vorderingen worden in dit stadium al opgelost. Pas als de debiteur blijft weigeren of niet reageert, wordt de stap naar de rechter overwogen.

Bij juridische incasso vraagt een rechter de debiteur officieel te betalen. Als de rechter je gelijk geeft, ontvang je een vonnis. Dat vonnis geeft je het recht om de schuld te laten invorderen, bijvoorbeeld via loonbeslag of beslag op bankrekeningen. Dit traject is effectief, maar vergt meer tijd en voorbereiding.

Wanneer is buitengerechtelijke incasso niet meer voldoende?

Buitengerechtelijke incasso schiet tekort wanneer de debiteur stelselmatig niet reageert, betalingsafspraken niet nakomt of actief aangeeft niet te willen betalen. Op dat moment bieden aanmaningen en telefoontjes geen toegevoegde waarde meer en is een gerechtelijke stap de logische vervolgstap.

Praktisch gezien zijn er een paar signalen die aangeven dat het tijd is om door te schakelen:

  • De debiteur heeft meerdere aanmaningen ontvangen en reageert niet
  • Er is een betalingsregeling afgesproken, maar die wordt niet nagekomen
  • De debiteur betwist de vordering zonder inhoudelijke grond
  • De schuld is hoog genoeg om de kosten van een procedure te rechtvaardigen
  • Er zijn aanwijzingen dat de debiteur vermogen heeft, maar betaling bewust uitstelt

Via incasso binnenland wordt altijd eerst gekeken of een buitengerechtelijk traject nog kans van slagen heeft voordat juridische stappen worden aanbevolen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe verloopt een juridische incassoprocedure stap voor stap?

Een juridische incassoprocedure begint met een dagvaarding en eindigt met een vonnis dat, indien nodig, via gerechtelijke executie wordt afgedwongen. Tussen die twee momenten doorloopt de zaak een aantal vaste stappen die afhangen van de hoogte van de vordering en de houding van de debiteur.

Zo ziet het traject er in de praktijk uit:

  1. Laatste buitengerechtelijke aanmaning: voordat je naar de rechter gaat, stuur je een formele sommatie met een laatste betalingstermijn.
  2. Dagvaarding: een deurwaarder betekent de dagvaarding aan de debiteur. Hierin staat wat er gevorderd wordt en wanneer de zaak dient.
  3. Zitting bij de kantonrechter of rechtbank: voor vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Daarboven gaat het naar de rechtbank.
  4. Vonnis: de rechter doet uitspraak. Als je gelijk krijgt, ontvang je een executoriale titel.
  5. Executie: met het vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bezittingen, bankrekeningen of loon van de debiteur.

De totale doorlooptijd van een gerechtelijke procedure varieert van enkele weken bij een verstekvonnis (wanneer de debiteur niet verschijnt) tot meerdere maanden bij een inhoudelijk verweer.

Wat zijn de kosten van een juridische incassoprocedure?

De kosten van een juridische incassoprocedure bestaan uit griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele advocaat- of juristenkosten. Het goede nieuws is dat deze kosten bij een gewonnen zaak vaak op de debiteur worden verhaald. Toch is het verstandig om van tevoren te beoordelen of de vordering hoog genoeg is om de procedure financieel zinvol te maken.

Voor de buitengerechtelijke fase gelden vaste incassokosten op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op particulieren geldt:

  • Tot en met 2.500 euro: 15% incassokosten
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd. Zodra de zaak juridisch wordt, komen daar de gerechtelijke kosten bovenop, maar bij een gewonnen vonnis worden deze doorgaans teruggevorderd van de debiteur.

Wat als de schuldenaar geen verhaal biedt?

Als de schuldenaar geen verhaal biedt, betekent een gewonnen vonnis helaas niet automatisch dat je het geld ook ontvangt. Wanneer iemand geen inkomen, spaargeld of bezittingen heeft waarop beslag gelegd kan worden, blijft de vordering openstaan. In dat geval is het verstandig om de zaak tijdelijk te parkeren en de situatie van de debiteur periodiek te monitoren.

Een goed incassobureau adviseert je altijd eerlijk over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen via een schikking, of afschrijven. Dat laatste klinkt vervelend, maar voorkomt dat je geld en energie steekt in een procedure die niets oplevert. Kredietinformatie over de debiteur, zoals inzicht in zijn financiële positie, helpt om die afweging goed te maken voordat je de juridische stap zet.

Wanneer schakel je een jurist in plaats van alleen een incassobureau in?

Je schakelt een jurist in wanneer de debiteur de vordering betwist, de zaak juridisch complex is, of wanneer je een gerechtelijke procedure wilt starten. Een incassobureau zonder juristen kan aanmanen en onderhandelen, maar zodra er een rechter aan te pas komt, heb je juridische expertise nodig. Bureaus met juristen in eigen huis kunnen het volledige traject verzorgen zonder dat je meerdere partijen hoeft in te schakelen.

Een jurist voegt waarde toe in situaties als:

  • De debiteur betwist de vordering en er is een inhoudelijk verweer
  • Je twijfelt of je algemene voorwaarden juridisch waterdicht zijn
  • Je overweegt een dagvaarding en wilt weten of de zaak haalbaar is
  • De vordering loopt via een buitenlandse partij en er gelden andere rechtsstelsels
  • Je wilt mediation inzetten als alternatief voor een rechtszaak

Het voordeel van een bureau dat juridische kennis in huis heeft, is dat je van aanmaning tot executie bij één partij terechtkunt. Dat scheelt tijd, miscommunicatie en onnodige kosten. Bekijk het volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen wij kunnen begeleiden.

Hoe wij helpen bij juridische incasso

Bij Creman hoef je voor juridische incasso niet te schakelen tussen een incassobureau, een advocaat en een deurwaarder. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en geven je altijd eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak. Zo weet je vooraf wat je kunt verwachten en voorkom je verrassingen.

  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • Eerlijk advies over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland
  • Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten of juridische incasso in jouw situatie de juiste stap is? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Hoe snel wordt een openstaande factuur geïncasseerd?

/door

Een openstaande factuur wordt gemiddeld binnen twee tot zes weken geïncasseerd via de buitengerechtelijke fase, mits je snel handelt en de debiteur bereikbaar en betalingsbereid is. Gaat een zaak naar de rechter, dan loopt de doorlooptijd al snel op tot meerdere maanden. Hoe snel het gaat, hangt af van een aantal factoren die we hieronder stap voor stap uitleggen.

Wat bepaalt hoe snel een factuur wordt geïncasseerd?

De snelheid van een incasso hangt in de eerste plaats af van de medewerking van de debiteur, de leeftijd van de vordering en hoe snel jij zelf actie onderneemt. Reageert een debiteur snel en betaalt hij na de eerste aanmaning? Dan kan een zaak binnen dagen zijn afgerond. Vergt het meer overtuigingskracht, dan duurt het langer.

De belangrijkste factoren op een rij:

  • Hoe snel je de zaak aanmeldt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur zijn financiële situatie verslechtert of moeilijker bereikbaar wordt.
  • Of de debiteur een particulier of een bedrijf is. Bedrijven reageren soms sneller op een formele aanmaning, maar kunnen ook juridische middelen inzetten om betaling te vertragen.
  • De hoogte van de vordering. Kleine bedragen worden vaak sneller betaald dan grote, omdat de drempel lager ligt.
  • De kwaliteit van je dossier. Heb je een getekende overeenkomst, duidelijke facturen en bewijs van levering? Dan sta je sterker en verloopt het traject vlotter.
  • Of de debiteur überhaupt kan betalen. Een debiteur die insolvabel is, gaat niet sneller betalen door druk te zetten. In dat geval adviseren we altijd over de haalbaarheid van de zaak voordat je verdere stappen zet.

Hoelang duurt de buitengerechtelijke incassofase?

De buitengerechtelijke incassofase duurt gemiddeld twee tot vier weken. In deze fase wordt de debiteur schriftelijk en telefonisch benaderd met aanmaningen en een sommatie. Betaalt de debiteur of komt hij tot een betalingsregeling, dan is de zaak hiermee afgerond zonder tussenkomst van een rechter.

In de praktijk verloopt de buitengerechtelijke fase in drie stappen:

  1. Aanmaning met wettelijke incassokosten. De debiteur ontvangt een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen. Betaalt hij niet, dan worden incassokosten in rekening gebracht. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro, enzovoort. Voor bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief uit jouw algemene voorwaarden.
  2. Persoonlijk contact. Telefonisch contact verhoogt de kans op een snelle reactie aanzienlijk. Een goed gesprek leidt vaak tot een betaalafspraak of een betalingsregeling.
  3. Laatste sommatie. Reageert de debiteur nog steeds niet, dan volgt een laatste aanmaning voordat de zaak eventueel wordt doorgezet naar een gerechtelijke procedure.

Via de incasso binnenland dienst werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, wat aanzienlijk sneller is dan het marktgemiddelde.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer gaat een incassozaak naar de rechter?

Een incassozaak gaat naar de rechter als de buitengerechtelijke fase geen resultaat oplevert en de vordering het waard is om door te zetten. Dit betekent dat de debiteur niet reageert, weigert te betalen of betwist dat hij iets verschuldigd is. De gerechtelijke fase duurt doorgaans twee tot zes maanden, afhankelijk van de rechtbank en de complexiteit van de zaak.

Voordat een zaak naar de rechter gaat, is het verstandig om kritisch te kijken naar de haalbaarheid. Heeft de debiteur verhaalsmogelijkheden? Is de vordering juridisch waterdicht? Onze juristen begeleiden het volledige traject, van dagvaarding tot executie, en adviseren altijd eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo voorkom je dat je meer kosten maakt dan je uiteindelijk terugkrijgt.

Bekijk ons volledige dienstenoverzicht als je wilt weten welke juridische stappen mogelijk zijn in jouw situatie.

Hoe oud mag een factuur zijn voordat incasso nog zinvol is?

In principe is incasso zinvol zolang een vordering niet is verjaard. Voor facturen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar, gerekend vanaf de dag na de betalingsdatum. Toch geldt: hoe ouder de factuur, hoe moeilijker de inning. Na een jaar wordt het aanzienlijk lastiger om een debiteur te bereiken en bewijs te leveren.

Praktisch gezien is de vuistregel: schakel een incassobureau in zodra een factuur dertig tot zestig dagen na de vervaldatum nog openstaat en jouw eigen herinneringen geen resultaat hebben gehad. Wacht je langer, dan vergroot je het risico dat de debiteur zijn bezittingen heeft afgebouwd, failliet is gegaan of simpelweg moeilijker te traceren is.

Heb je een factuur die al langer openstaat? Meld hem toch aan. We kijken altijd eerlijk naar de situatie en geven je direct advies over wat realistisch is.

Wat kun je zelf doen om de incasso te versnellen?

Je kunt de incasso versnellen door goed voorbereid te zijn en snel te handelen zodra een factuur niet betaald wordt. Een sterk dossier, duidelijke betalingsafspraken en een consistente aanmaanprocedure zijn de beste versnellers.

Dit kun je zelf doen:

  • Stuur facturen direct na levering en vermeld altijd een duidelijke betalingstermijn.
  • Leg afspraken schriftelijk vast, bij voorkeur in een getekende overeenkomst of orderbevestiging.
  • Stuur een eerste herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken, niet pas na weken.
  • Documenteer alles: e-mails, facturen, leveringsbewijzen en telefoongesprekken.
  • Schakel tijdig een incassobureau in als jouw eigen herinneringen geen effect hebben. Hoe eerder, hoe beter de slagingskans.

Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten. Je stuurt zelf de aanmaningen en legt contact met de debiteur, terwijl wij op de achtergrond het proces bewaken. Lukt de inning? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Kosteloos in gebruik, geen inrichtingskosten.

Hoe wij helpen bij het snel innen van openstaande facturen

Bij Creman weten we dat een openstaande factuur stress geeft en cashflow kost. Daarom werken we snel, transparant en resultaatgericht. Dit is wat wij voor je doen:

  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken die je zelf wilt afhandelen, met financieel voordeel bij succesvolle inning
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Slagingspercentage van 93% en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106)

Wil je weten hoe we werken? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

/door

Als een schuldenaar niet reageert op aanmaningen, heb je als schuldeiser het recht om juridische stappen te zetten. Je kunt een incassobureau inschakelen, een gerechtelijke procedure starten via een dagvaarding of betalingsbevelprocedure, en uiteindelijk via een deurwaarder beslag laten leggen op bezittingen of inkomen. Hoe snel je die stappen zet, hangt af van het bedrag, de situatie en of je de klantrelatie wilt bewaren. Dit artikel loopt de belangrijkste vragen door, van je eerste juridische opties tot wat een deurwaarder concreet kan doen als er een vonnis ligt.

Wat zijn je juridische opties als aanmaningen worden genegeerd?

Als aanmaningen worden genegeerd, heb je als schuldeiser drie juridische routes: je schakelt een incassobureau in voor buitengerechtelijke inning, je start een gerechtelijke procedure via dagvaarding of een betalingsbevelprocedure, of je combineert beide door eerst buitengerechtelijk te proberen en daarna naar de rechter te stappen als dat niets oplevert.

De buitengerechtelijke route is bijna altijd de eerste keuze. Een incassobureau neemt het contact met de schuldenaar over, verstuurt formele aanmaningen namens jou en voert indien nodig een belactie uit. Dit is minder kostbaar dan een rechtszaak en leidt in veel gevallen alsnog tot betaling, ook bij schuldenaren die eerder niet reageerden.

Reageert de schuldenaar nergens op en betaalt hij niet? Dan is een gerechtelijke procedure de volgende stap. Via een dagvaarding vraag je de rechter om een vonnis te wijzen. Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Voor onbetwiste vorderingen bestaat ook de snellere betalingsbevelprocedure, waarbij je zonder zitting een executoriale titel kunt krijgen.

Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en de kans op daadwerkelijke inning. Een goede incassospecialist adviseert je hierover voordat je kosten maakt die je nooit terugziet.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voor je naar een incassobureau gaat?

Er is geen wettelijk verplicht aantal aanmaningen voordat je een incassobureau mag inschakelen. In de praktijk volstaan twee aanmaningen: een eerste herinnering kort na de vervaldatum en een tweede aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen. Daarna mag je direct overgaan tot incasso.

Wat wel wettelijk verplicht is bij vorderingen op particulieren, is dat je een aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen voordat incassokosten in rekening worden gebracht. Dit is geregeld in de Wet Incassokosten (WIK). Doe je dit niet, dan kun je die kosten niet verhalen op de schuldenaar.

Bij zakelijke schuldenaren liggen de regels iets anders. Hier spelen je eigen algemene voorwaarden een grote rol. Als daarin een betalingstermijn en een renteclausule zijn opgenomen, kun je ook handelsrente in rekening brengen vanaf de dag dat de factuur vervallen is.

Het advies is praktisch: stuur twee aanmaningen, wacht niet te lang en schakel daarna een incassobureau in. Hoe langer een vordering open staat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat doet een incassobureau als de schuldenaar blijft zwijgen?

Als een schuldenaar blijft zwijgen na de eerste stappen van een incassobureau, escaleert het bureau de aanpak. Dit betekent intensiever contact via telefoon en schriftelijke communicatie, soms een persoonlijk bezoek, en uiteindelijk het adviseren van een gerechtelijke procedure als buitengerechtelijke inning geen resultaat oplevert.

Een goed incassobureau heeft juristen in eigen huis die het hele traject bewaken. Bij CreMan begeleiden onze juristen elk dossier van de eerste aanmaning tot en met executie als dat nodig is. Ze beoordelen ook altijd de haalbaarheid: heeft het zin om door te zetten, of is de schuldenaar aantoonbaar niet in staat te betalen? Die eerlijkheid bespaart je onnodige kosten.

Via ons online portal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Elke stap die wordt gezet, zie je direct terug in het systeem.

Bekijk ook het volledige overzicht van onze incassodiensten als je wilt weten welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wanneer is een gerechtelijke procedure de volgende stap?

Een gerechtelijke procedure is de volgende stap als buitengerechtelijke incasso geen resultaat heeft opgeleverd, de schuldenaar consequent niet reageert of betaling weigert, en de vordering groot genoeg is om de proceskosten te rechtvaardigen. In dat geval vraag je via de rechter een vonnis aan dat je het recht geeft om executoriaal beslag te laten leggen.

Er zijn twee veelgebruikte routes. Bij een dagvaardingsprocedure daag je de schuldenaar voor de rechter. De rechter beoordeelt de zaak en wijst een vonnis. Bij een betalingsbevelprocedure, bedoeld voor onbetwiste vorderingen, vraag je de rechter om een Europees betalingsbevel of een nationaal betalingsbevel zonder dat er een zitting nodig is. Dit is sneller en goedkoper.

Houd er rekening mee dat procederen kosten met zich meebrengt, zoals griffierechten en eventueel advocaatkosten. Bij vorderingen tot 25.000 euro mag je je bij de kantonrechter laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, dus niet per se een advocaat. Dit maakt de drempel lager voor MKB-ondernemers.

Wat kan een deurwaarder doen als er een vonnis ligt?

Als er een vonnis ligt, heeft een deurwaarder vergaande bevoegdheden om betaling af te dwingen. Hij kan beslag leggen op bankrekeningen, salaris of inkomen, roerende zaken zoals voertuigen en apparatuur, en in sommige gevallen ook op onroerend goed. Het vonnis geeft hem de wettelijke grondslag om dit zonder toestemming van de schuldenaar te doen.

Loonbeslag is een van de meest effectieve middelen bij particulieren. De werkgever van de schuldenaar is dan verplicht een deel van het salaris direct aan de deurwaarder over te maken. Bij bedrijven is bankbeslag vaak de snelste route.

Belangrijk om te weten: een vonnis heeft een geldigheid van twintig jaar. Je hoeft dus niet direct te executeren als de schuldenaar nu niets heeft. Verbetert zijn financiële situatie later, dan kun je alsnog beslag laten leggen.

De deurwaarder werkt op basis van een executoriale titel. Die titel krijg je via het vonnis van de rechter, of via een notariële akte. Zonder die titel mag een deurwaarder geen beslag leggen.

Hoe voorkom je dat een niet-betalende klant je cashflow blijft schaden?

Je voorkomt structurele cashflowschade door niet-betalende klanten door een strak debiteurenbeheerproces op te zetten: korte betalingstermijnen hanteren, snel opvolgen na de vervaldatum en niet te lang wachten met het inschakelen van professionele hulp. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op inning en hoe minder schade voor je liquiditeit.

Praktische maatregelen die direct helpen:

  • Stel korte betalingstermijnen in, bij voorkeur veertien dagen in plaats van dertig
  • Stuur automatische herinneringen de dag na de vervaldatum, niet pas na twee weken
  • Neem telefonisch contact op bij een tweede herinnering, dat werkt beter dan een brief
  • Leg afspraken vast in een betalingsregeling als een klant tijdelijk niet kan betalen
  • Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je een grote opdracht uitvoert
  • Schakel snel een incassobureau in als een klant na twee aanmaningen nog niet heeft betaald

Voor wie geen tijd heeft om dit zelf bij te houden, is het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer een goede optie. Dat voorkomt dat facturen te lang blijven liggen terwijl jij andere dingen aan je hoofd hebt.

Hoe wij helpen als een schuldenaar niet reageert

Bij CreMan pakken we dit soort situaties dagelijks aan. Of het nu gaat om een schuldenaar die al maanden stilzwijgend is of een zaak waarbij een gerechtelijke procedure onvermijdelijk lijkt, wij begeleiden het hele traject. Dat doen we met juristen in eigen huis, een gemiddeld slagingspercentage van 93% en een doorlooptijd van gemiddeld twee weken per dossier.

  • Buitengerechtelijke incasso met persoonlijk contact en gerichte belacties
  • Juridische begeleiding van dagvaarding tot executie, door onze eigen juristen
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portal
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij handelt ze zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Uitbesteding van debiteurenbeheer voor wie structureel ontzorgd wil worden
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft

Wil je weten hoe we werken en wat ons onderscheidt? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Welke 5 rechten heb je bij een niet-betalende klant?

/door

Als ondernemer heb je bij een niet-betalende klant vijf belangrijke rechten: het recht op wettelijke rente en incassokosten, het recht om levering of diensten op te schorten, het recht om een contract te ontbinden, het recht op eigendomsvoorbehoud en het recht op schadevergoeding door late betaling. Deze rechten gelden van rechtswege of op basis van je algemene voorwaarden, en je hoeft er niet altijd een rechter aan te pas te laten komen om ze te benutten. Hieronder leggen we elk recht praktisch uit, zodat je weet wanneer en hoe je het kunt inzetten.

Mag je wettelijke rente en incassokosten doorberekenen aan je klant?

Ja, zodra een factuur niet op tijd betaald wordt, heb je het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen. De wettelijke rente gaat automatisch lopen zodra de betalingstermijn is verstreken. Incassokosten mag je doorberekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd met een laatste betaaltermijn van veertien dagen.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Zorg dus dat je algemene voorwaarden duidelijk zijn opgesteld en dat je klant ze heeft ontvangen en geaccepteerd. Dat is de basis waarop je deze kosten kunt verhalen.

Heb je het recht om levering of diensten op te schorten bij een openstaande factuur?

Ja, als een klant een openstaande factuur niet betaalt, mag je je eigen verplichtingen opschorten. Dit recht heet het opschortingsrecht en is geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Je hoeft dus niet te blijven leveren als de wederpartij haar kant van de overeenkomst niet nakomt.

Praktisch betekent dit dat je nieuwe opdrachten, leveringen of diensten tijdelijk mag stopzetten totdat de openstaande vordering is voldaan. Wel is het verstandig om dit schriftelijk aan te kondigen, zodat je achteraf kunt aantonen dat je de klant op de hoogte hebt gesteld. Het opschortingsrecht geldt in principe bij elke wederkerige overeenkomst, maar controleer altijd of er in het contract of de algemene voorwaarden specifieke afspraken zijn gemaakt die dit recht beperken of uitbreiden.

Houd er rekening mee dat opschorten een tijdelijke maatregel is. Het lost de openstaande schuld niet op, maar het geeft je een stevige onderhandelingspositie en voorkomt dat je verdere schade oploopt door te blijven werken zonder betaling.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer mag je een contract ontbinden vanwege wanbetaling?

Je mag een contract ontbinden als de andere partij tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, en dat tekortschieten niet meer hersteld kan worden of de klant na een ingebrekestelling alsnog in verzuim blijft. Wanbetaling is zo’n tekortkoming. Ontbinding is een vergaande stap en heeft gevolgen voor beide partijen.

Voordat je tot ontbinding overgaat, stuur je de klant een ingebrekestelling: een schriftelijke mededeling waarin je een redelijke termijn geeft om alsnog te betalen. Doet de klant dat niet, dan is er sprake van verzuim en mag je de overeenkomst ontbinden. Na ontbinding vervallen de wederzijdse verplichtingen voor de toekomst, maar al geleverde prestaties moeten wel worden verrekend of teruggedraaid.

Ontbinding is dus geen automatische stap na een gemiste betaling. Het is een juridische maatregel die je zorgvuldig moet voorbereiden. Laat je bij twijfel adviseren over de haalbaarheid en de gevolgen voordat je deze stap zet.

Wat is het recht op eigendomsvoorbehoud en hoe beschermt het je?

Het eigendomsvoorbehoud houdt in dat geleverde goederen juridisch jouw eigendom blijven totdat de klant volledig heeft betaald. Je kunt dit recht inroepen als je het van tevoren hebt vastgelegd in je algemene voorwaarden of in de overeenkomst zelf.

In de praktijk betekent dit dat je geleverde goederen kunt terugvorderen als een klant niet betaalt, zelfs als die goederen al in het bezit zijn van de klant. Dit beschermt je met name bij de levering van fysieke producten. Let wel: het eigendomsvoorbehoud werkt alleen als het tijdig en schriftelijk is overeengekomen. Zet het dus altijd in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden, en zorg dat de klant deze heeft ontvangen voordat de levering plaatsvindt.

Bij dienstverlening werkt eigendomsvoorbehoud niet op dezelfde manier, omdat je een dienst niet kunt terugnemen. In dat geval ben je meer aangewezen op de andere rechten, zoals opschorting of ontbinding.

Heb je recht op vergoeding van schade door late betaling?

Ja, naast wettelijke rente en incassokosten heb je in sommige gevallen ook recht op aanvullende schadevergoeding als de late betaling jou aantoonbaar extra schade heeft opgeleverd. Denk aan kosten die je hebt moeten maken om vervangende financiering te regelen, of omzet die je bent misgelopen doordat je niet kon investeren.

Aanvullende schadevergoeding is lastiger te claimen dan wettelijke rente, omdat je de schade concreet moet kunnen aantonen en onderbouwen. De rechter toetst of er een direct verband is tussen de wanbetaling en de geleden schade. Heb je aantoonbare kosten gemaakt die verder gaan dan de standaard incassokosten en rente, dan is het de moeite waard om dit mee te nemen in een juridische procedure. Laat je daarvoor adviseren door iemand met juridische kennis van incasso en contractrecht, zodat je weet of het kansrijk is.

Wanneer schakel je een incassobureau in om je rechten te laten gelden?

Je schakelt een incassobureau in zodra een klant niet reageert op jouw aanmaningen of de betalingstermijn meerdere keren heeft laten verstrijken. Op dat moment is het slim om het proces uit handen te geven aan een partij die het volledige traject kent, van buitengerechtelijke inning tot juridische procedure.

Een professioneel incassobureau neemt de communicatie met de debiteur over, bewaakt de termijnen en adviseert je over de beste aanpak. Daarmee bespaar je tijd en vergroot je de kans op succesvolle inning. Kies wel voor een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Voor eenvoudige vorderingen hoef je niet meteen het volledige incassotraject in te zetten. Via onze diensten kun je ook kiezen voor een lichtere aanpak die past bij de situatie en de relatie met je klant.

Hoe wij helpen als een klant niet betaalt

Bij Creman helpen we je om al deze rechten daadwerkelijk te benutten, zonder dat jij er zelf de hele dag mee bezig hoeft te zijn. We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden voor incassobureaus in Nederland.

  • Incasso binnenland: we innen openstaande facturen bij particulieren en bedrijven in Nederland, gericht op behoud van je klantrelatie, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis: onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je via ons eigen portal zelf de eerste stappen zetten, kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
  • 24/7 inzage: via een eigen online portal zie je altijd real-time de status van elk dossier, zonder dat je hoeft te bellen of mailen
  • Veilige geldstromen: alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Wil je weten hoe we dit in de praktijk aanpakken? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee naar de beste aanpak voor jouw situatie. Je kunt ook direct een dossier aanmelden via incasso binnenland.

Welke 3 documenten heb je nodig voor een incassozaak?

/door

Voor een incassozaak heb je drie documenten nodig: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de onbetaalde factuur en het bewijs dat je de debiteur hebt aangemaand. Met deze drie documenten kun je aantonen dat er een geldige vordering is, dat het bedrag opeisbaar is en dat je de debiteur de kans hebt gegeven alsnog te betalen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over welke documenten je nodig hebt en wat je doet als je er een mist.

Wat gebeurt er met je documenten als je een incassobureau inschakelt?

Wanneer je een incassobureau inschakelt, lever je de relevante documenten aan en neemt het bureau het dossier van je over. Het bureau beoordeelt op basis van die stukken of de vordering sterk genoeg is om op te treden, welke stappen het beste passen en wat de kans op succes is. Jij hoeft het proces daarna niet meer zelf bij te houden.

In de praktijk betekent dit dat je de documenten digitaal aanlevert, waarna een medewerker het dossier opbouwt. Vanaf dat moment wordt er contact opgenomen met de debiteur, worden betalingsregelingen besproken of worden juridische stappen voorbereid als dat nodig is. De kwaliteit van de aangeleverde documenten bepaalt mede hoe snel en soepel dat gaat. Ontbrekende of onduidelijke stukken kunnen het proces vertragen, dus zorg dat je ze zo volledig mogelijk aanlevert.

Wil je zelf ook meekijken? Dat kan. Via een eigen online portaal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier. Je ziet precies wat er is ondernomen, wanneer dat is gedaan en wat de volgende stap is. Zo blijf je altijd op de hoogte zonder dat je zelf achter de telefoon hoeft te zitten.

Wat als je geen schriftelijk contract hebt?

Geen schriftelijk contract hebben is vervelend, maar het betekent niet automatisch dat je vordering kansloos is. Een mondelinge overeenkomst is in Nederland ook rechtsgeldig. Het wordt wel lastiger om die te bewijzen, dus je hebt andere documenten nodig die de afspraken onderbouwen.

Denk daarbij aan:

  • E-mails of appberichten waarin de opdracht is bevestigd of de prijs is afgesproken
  • Offertes die de opdrachtgever heeft geaccepteerd, ook als dat mondeling of per e-mail is gebeurd
  • Geleverde goederen of diensten waarvan je kunt aantonen dat ze zijn ontvangen, zoals een afleverbon of een ondertekende oplevering
  • Eerdere betalingen door dezelfde klant voor vergelijkbare opdrachten

Hoe meer je kunt aantonen dat er een afspraak was en dat jij jouw kant van die afspraak bent nagekomen, hoe sterker je positie. Een incassobureau of jurist kan je helpen beoordelen of de bewijspositie sterk genoeg is om op te treden. Het is altijd verstandig dat oordeel te vragen voordat je stappen onderneemt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Moet de factuur aan bepaalde eisen voldoen?

Ja, een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen om als bewijs te dienen in een incassozaak. Een factuur die onvolledig is, kan door de debiteur worden aangevochten en dat verzwakt je positie. Controleer daarom altijd of je factuur de volgende gegevens bevat.

  • Je eigen naam en adresgegevens
  • De naam en adresgegevens van de debiteur
  • Een uniek factuurnummer
  • De factuurdatum en de uiterste betaaldatum
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw
  • Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)

Een factuur zonder betaaldatum maakt het lastig om aan te tonen dat de vordering opeisbaar is. Staat er geen datum op, dan geldt in de meeste gevallen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum voor zakelijke transacties. Heb je in je algemene voorwaarden een andere termijn afgesproken, dan geldt die termijn, mits de voorwaarden rechtsgeldig zijn overeengekomen.

Welke betalingsbewijzen tellen mee als bewijs?

Betalingsbewijzen zijn relevant om aan te tonen dat een betaling is uitgebleven of slechts gedeeltelijk is gedaan. In een incassozaak gebruik je ze om te bewijzen wat er al is betaald en wat er nog openstaat. Relevante bewijzen zijn onder andere bankafschriften, betaalbevestigingen en correspondentie over betalingsregelingen.

Concreet kun je denken aan:

  • Bankafschriften waaruit blijkt dat de betaling niet is binnengekomen
  • Gedeeltelijke betalingen die aantonen dat de debiteur de schuld erkent maar niet volledig heeft voldaan
  • Schriftelijke betalingstoezeggingen via e-mail of brief
  • Betalingsregelingen die zijn afgesproken maar niet zijn nagekomen

Een gedeeltelijke betaling is overigens een sterk bewijs in je voordeel: de debiteur erkent daarmee impliciet dat er een schuld is. Dat maakt het voor hem of haar veel moeilijker om de vordering later te betwisten.

Wanneer zijn extra documenten nodig voor een incassozaak?

In de meeste gevallen zijn de drie basisdocumenten voldoende om een incassodossier te starten. Maar in bepaalde situaties heb je aanvullende stukken nodig, bijvoorbeeld als de zaak juridisch wordt of als de debiteur de vordering betwist.

Extra documenten kunnen nodig zijn bij:

  • Betwisting van de vordering: de debiteur stelt dat hij niets verschuldigd is, dat de levering niet correct was of dat er een andere afspraak gold. In dat geval heb je bewijs nodig van wat er is geleverd, wanneer en onder welke voorwaarden.
  • Gerechtelijke procedures: als de zaak voor de rechter komt, moet je een volledig dossier kunnen overleggen. Denk aan de overeenkomst, alle correspondentie, de factuur, aanmaningen en eventuele reacties van de debiteur.
  • Internationale vorderingen: bij debiteuren in het buitenland kunnen aanvullende eisen gelden, afhankelijk van het toepasselijke recht en het land.
  • Vorderingen op particulieren: hier gelden extra regels. De incassokosten zijn wettelijk bepaald via de WIK-tabel: tot €2.500 bedragen de incassokosten 15% van de hoofdsom, over de volgende €2.500 is dat 10%, enzovoort. Je moet ook kunnen aantonen dat je een correcte aanmaning hebt verstuurd met de juiste termijn en het juiste bedrag aan incassokosten.

Heb je twijfels over welke documenten je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Laat een jurist of incassospecialist dat beoordelen voordat je stappen onderneemt. Dat bespaart je tijd en vergroot de kans op succes.

Hoe wij helpen bij het opbouwen van een sterk incassodossier

Bij CreMan kijken we samen met je naar de documenten die je hebt en beoordelen we of de vordering sterk genoeg is om op te treden. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, ook als dat betekent dat we je afraden verder te gaan.

  • Geen volledig dossier? We helpen je beoordelen wat je hebt en wat je nog kunt aanvullen
  • Eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je kleine zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
  • Juridische procedure nodig? Onze juristen nemen het volledige traject over
  • Altijd inzicht: via ons online portaal zie je 24/7 wat er met je dossier gebeurt
  • Veiligheid van geldstromen: alle ontvangen betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Bekijk al onze diensten of lees meer over wie wij zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat wij voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is.

Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven?

/door

Buitengerechtelijke incasso is het traject dat je doorloopt om een onbetaalde factuur te innen zonder tussenkomst van de rechter. Je stuurt aanmaningen, schakelt eventueel een incassobureau in en probeert via onderhandeling of druk alsnog betaling te krijgen. Dit werkt in de meeste gevallen: de meerderheid van de openstaande vorderingen wordt in dit stadium al opgelost. Lukt het niet, dan komt pas een gerechtelijke procedure in beeld. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over buitengerechtelijke incasso voor bedrijven.

Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.

In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.

Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.

Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?

Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.

De stappen zien er doorgaans zo uit:

  1. Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
  2. Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
  3. Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
  4. Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
  5. Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.

Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?

Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.

Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.

Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.

Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.

Let bij je keuze op het volgende:

  • Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
  • Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
  • Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
  • Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
  • Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
  • Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.

Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso

Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:

  • Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
  • 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe hoog mag de incassoprovisie wettelijk zijn?

/door

De wettelijke maximale incassoprovisie voor vorderingen op particulieren is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK) en bedraagt maximaal 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een absoluut minimum van € 40. Voor bedrijven geldt de WIK niet automatisch en wordt doorgaans 15% over de hoofdsom gehanteerd, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incassoprovisie, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Hoe worden wettelijke incassokosten berekend?

De wettelijke incassokosten worden berekend via een staffel die is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het percentage daalt naarmate de hoofdsom hoger wordt. Op de eerste € 2.500 geldt een tarief van 15%, met een minimum van € 40. Daarna loopt het tarief stapsgewijs af tot 0,5% over het bedrag boven de € 200.000, met een wettelijk maximum van € 6.775.

Concreet ziet de WIK-staffel er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Stel dat een klant € 1.500 schuldig is. Dan bedragen de wettelijke incassokosten 15% van € 1.500 = € 225. Dat is hoger dan het minimumbedrag van € 40, dus € 225 is het bedrag dat in rekening gebracht mag worden. De berekening gaat altijd over de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag zonder rente of andere kosten.

Geldt de wettelijke maximale incassoprovisie voor alle schuldenaren?

Nee, de WIK-staffel geldt alleen voor vorderingen op particulieren (consumenten). Voor zakelijke debiteuren, dus bedrijven die een factuur niet betalen, geldt de WIK niet automatisch. Bij zakelijke vorderingen zijn partijen in principe vrij om onderling andere afspraken te maken over incassokosten.

In de praktijk wordt bij vorderingen op bedrijven vaak een tarief van 15% over de hoofdsom gehanteerd. Maar het tarief dat daadwerkelijk van toepassing is, hangt af van wat er in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat. Heb je als ondernemer je algemene voorwaarden goed op orde en daarin een incassokostenbeding opgenomen, dan kun je dat bedrag bij een zakelijke debiteur in rekening brengen. Heb je geen algemene voorwaarden of ontbreekt zo’n beding, dan is het lastiger om de kosten te verhalen.

Kortom: voor consumenten is de maximale incassoprovisie wettelijk begrensd via de WIK. Voor bedrijven geldt de contractsvrijheid, maar is 15% de gangbare standaard in de incassopraktijk in Nederland.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Mag een incassobureau een hogere provisie rekenen dan de wet toestaat?

Bij vorderingen op particulieren mag een incassobureau nooit meer in rekening brengen dan de WIK-staffel toestaat. De wet stelt een harde bovengrens. Een hoger bedrag op een aanmaning zetten is niet alleen onterecht, maar ook in strijd met de wet. De schuldenaar hoeft dat meerdere simpelweg niet te betalen.

Bij zakelijke vorderingen ligt dat anders. Omdat de WIK hier niet van toepassing is, kunnen partijen hogere of lagere tarieven afspreken. Toch geldt ook hier dat een incassobureau niet zomaar een willekeurig bedrag mag rekenen. De kosten moeten redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de vordering. Bovendien moet een serieus incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, wat sinds april 2024 wettelijk verplicht is. Bureaus die aan die registratieplicht voldoen, werken volgens gedragsregels die ook de hoogte van kosten reguleren.

Wie betaalt de incassoprovisie: de schuldenaar of de schuldeiser?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassoprovisie. Dat is precies de bedoeling van de WIK: de kosten die een schuldeiser maakt om zijn geld te innen, worden doorbelast aan de partij die niet betaalt. Voorwaarde is wel dat de schuldeiser de schuldenaar eerst een schriftelijke aanmaning heeft gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, en daarin heeft vermeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht als er niet binnen die termijn wordt betaald.

Wordt de vordering uiteindelijk niet volledig betaald, of besluit je als schuldeiser geen incassoprovisie door te belasten, dan draag je die kosten zelf. Sommige schuldeisers kiezen er bewust voor om de incassokosten zelf te dragen om de klantrelatie te sparen. Dat is een afweging die je per geval kunt maken.

Wat is het verschil tussen incassoprovisie en deurwaarderskosten?

Incassoprovisie en deurwaarderskosten zijn twee verschillende soorten kosten die in verschillende fases van het incassoproces ontstaan. Incassoprovisie is de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, dus alles wat een incassobureau doet vóór een rechtszaak: aanmaningen sturen, contact opnemen met de debiteur en onderhandelen over betaling. Deurwaarderskosten ontstaan pas als de zaak voor de rechter is geweest en er een vonnis ligt dat geëxecuteerd moet worden.

Een deurwaarder is een overheidsambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen. Die bevoegdheden heeft een incassobureau niet. De kosten van een deurwaarder zijn wettelijk vastgesteld en vallen buiten de WIK-staffel. In de praktijk komen deze kosten bovenop de incassoprovisie als een zaak niet minnelijk wordt opgelost.

Via onze diensten begeleiden we het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, inclusief samenwerking met deurwaarders wanneer dat nodig is.

Hoe controleer je of de incassokosten op een aanmaning correct zijn?

Je controleert de incassokosten op een aanmaning door de WIK-staffel toe te passen op de hoofdsom van de vordering. Bereken zelf hoeveel procent van de hoofdsom de kosten bedragen en vergelijk dat met het bedrag dat op de aanmaning staat. Klopt het percentage niet, of staat er een bedrag onder het wettelijk minimum van € 40 of boven het maximum van € 6.775, dan kloppen de kosten niet.

Let ook op de volgende punten:

  • Is er een correcte aanmaning voorafgegaan? Zonder schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mogen er geen incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren.
  • Staat het incassobureau geregistreerd? Controleer of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.
  • Zijn de kosten gespecificeerd? Een betrouwbaar bureau legt duidelijk uit waaruit de kosten bestaan. Vage of ongespecificeerde bedragen zijn een waarschuwingssignaal.
  • Is de hoofdsom juist? Controleer of de incassokosten zijn berekend over de werkelijke hoofdsom, niet over een bedrag inclusief rente of eerdere kosten.

Twijfel je als schuldeiser of de kosten die jij in rekening brengt correct zijn? Of wil je als schuldenaar weten of een aanmaning klopt? Laat het dan controleren door iemand met juridische kennis van het incassorecht.

Hoe wij helpen met incassoprovisie en correcte kostendoorbelasting

Bij Creman weten we als geen ander hoe de WIK-staffel werkt en hoe je als ondernemer de incassokosten correct doorbelast aan je debiteur. We hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je ook altijd over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit voor verrassingen staat.

  • We berekenen de incassokosten altijd conform de wettelijke WIK-staffel voor particulieren en hanteren 15% voor zakelijke vorderingen
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossiers via ons online portal
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?

/door

Een incassotraject bestaat uit vier stappen: een betalingsherinnering of aanmaning, de buitengerechtelijke incassofase, een eventuele gerechtelijke procedure en tot slot de executiefase. De meeste zaken worden al opgelost in de eerste of tweede stap, zonder dat er een rechter aan te pas komt. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over hoe zo’n traject werkt, wat het kost en wanneer je welke stap zet.

Wanneer begint een incassotraject officieel?

Een incassotraject begint officieel op het moment dat je een vordering overdraagt aan een incassobureau en dat bureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Dat gebeurt nadat jij zelf al minimaal één betalingsherinnering hebt gestuurd en de factuur nog steeds onbetaald is. Pas dan mag een incassobureau incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar.

In de praktijk ziet het er zo uit: je stuurt een factuur, de klant betaalt niet, je stuurt een herinnering, de klant reageert niet. Op dat punt is het redelijk om professionele hulp in te schakelen. Het bureau stuurt vervolgens een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn, doorgaans veertien dagen. Die aanmaning is tegelijk het startschot voor de buitengerechtelijke incassofase.

Belangrijk: de wet stelt eisen aan de inhoud van die aanmaning. Zo moet er duidelijk staan welk bedrag wordt gevorderd, welke incassokosten er bijkomen en binnen welke termijn de schuldenaar moet betalen. Een professioneel incassobureau zorgt dat die aanmaning juridisch correct is opgesteld, zodat je later geen problemen krijgt als de zaak toch voor de rechter komt.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er gebeurt voordat een rechter erbij betrokken wordt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat er een dagvaarding wordt uitgebracht en de zaak voor de rechter komt. Het grote verschil is tijd, kosten en de betrokkenheid van de rechtbank.

De meeste incassozaken worden buitengerechtelijk opgelost. Dat is ook de bedoeling: een gerechtelijke procedure kost meer geld, duurt langer en is voor beide partijen belastender. Alleen als de schuldenaar structureel weigert te betalen of de vordering betwist, is een rechtszaak de logische volgende stap.

Bij gerechtelijke incasso wordt er een vonnis gevraagd. Als de rechter de vordering toewijst, heeft de schuldeiser een executoriale titel. Dat is een officieel document waarmee je de schuld kunt laten innen via een deurwaarder, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, salaris of bezittingen.

{!– CTA START –}
{div style=”border-radius:16px !important; overflow:hidden !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border:1px solid #314656 !important; background:none !important; float:none !important; clear:both !important; display:block !important;”}
{table style=”width:100% !important; background-color:#22313d !important; border-collapse:collapse !important; border:none !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border-radius:16px !important;”}
{td style=”padding:18px 22px !important; width:59% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; margin:0 !important; background-color:#22313d !important;”}
{p style=”font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:9px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; color:#83bce6 !important; margin:0 0 6px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.2 !important; text-decoration:none !important; text-transform:uppercase !important; letter-spacing:.65px !important; background:none !important; border:none !important;”}23+ jaar ervaring in credit management & incasso{/p}
{p style=”color:#ffffff !important; font-size:20px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 5px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.15 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:-.15px !important; background:none !important; border:none !important;”}Een klant die niet betaalt?{/p}
{p style=”color:#dce6ed !important; font-size:12px !important; font-weight:400 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 9px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.45 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.{/p}
{p style=”color:#aebec9 !important; font-size:9.5px !important; font-weight:600 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; line-height:1.3 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding{/p}
{/td}
{td style=”padding:11px !important; width:41% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; background-color:#18242e !important; margin:0 !important; border-left:1px solid #385063 !important;”}
{div style=”margin:0 0 8px 0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://selfcollect.nl/” style=”display:block !important; background-color:#5b93bd !important; color:#ffffff !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #79abd0 !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil het eerst zelf proberen →{br/}{span style=”color:#edf7fd !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Zelf controle houden met SelfCollect{/span}{/a}
{/div}
{div style=”margin:0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://creman.com/” style=”display:block !important; background-color:#ffffff !important; color:#243743 !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #dce8ef !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil eerst weten wat verstandig is →{br/}{span style=”color:#6b7f8d !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Persoonlijk advies van CreMan{/span}{/a}
{/div}
{/td}
{/tr}
{/table}
{/div}
{!– CTA END –}

Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?

Welke incassokosten in rekening worden gebracht, hangt af van wie de schuldenaar is: een particulier of een bedrijf. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Het minimumbedrag voor incassokosten bij particulieren is € 40, ook als het percentage lager uitkomt. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de schuldenaar, niet aan jou als opdrachtgever. Jij draagt de vordering over, het bureau int de kosten terug bij de debiteur.

Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de schuldenaar reageert. Als de zaak gerechtelijk wordt, loopt de doorlooptijd al snel op tot drie tot zes maanden of langer, zeker als er hoger beroep volgt.

Hoe snel een zaak wordt opgelost, hangt af van een paar factoren: de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en hoe snel het bureau handelt. Een bureau dat snel en gestructureerd werkt, maakt een groot verschil. Wij lossen de meeste dossiers op binnen twee weken, wat in de branche aan de snelle kant is.

Heb je te maken met een kleine, onbetwiste vordering? Dan is de kans groot dat een stevige aanmaning al genoeg is. Grotere of betwiste vorderingen vragen meer tijd en soms een juridische procedure. Het loont altijd om vooraf te laten beoordelen hoe kansrijk een zaak is, zodat je niet maanden wacht op een uitkomst die niet haalbaar blijkt.

Wat gebeurt er als een schuldenaar blijft weigeren te betalen?

Als een schuldenaar na alle buitengerechtelijke pogingen nog steeds niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Het incassobureau of de jurist vraagt een rechter om een vonnis. Wijst de rechter de vordering toe, dan heb je een executoriale titel waarmee een deurwaarder de schuld kan innen via beslag.

Beslag kan worden gelegd op verschillende bezittingen: een bankrekening, salaris, een auto of andere eigendommen. De deurwaarder is degene die de executie uitvoert, niet het incassobureau. Het incassobureau begeleidt het juridische traject tot aan het vonnis en werkt daarna samen met de deurwaarder.

Soms is zelfs een vonnis niet genoeg. Als een schuldenaar aantoonbaar geen verhaal biedt, niets bezit en geen inkomen heeft, is executie zinloos. In dat geval adviseren juristen soms om de vordering af te schrijven en het verlies te nemen. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan jarenlang energie steken in een zaak die financieel niets oplevert. Goede juristen adviseren altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wanneer schakel je een incassobureau in plaats van een deurwaarder in?

Een incassobureau schakel je in als je een onbetaalde factuur wilt innen en er nog geen rechterlijk vonnis is. Een deurwaarder schakel je in als er al een vonnis ligt en je dat vonnis wilt laten uitvoeren. Dat is het kernverschil: een incassobureau werkt in de fase voor de rechtbank, een deurwaarder werkt in de fase na de rechtbank.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders samen. Het bureau begeleidt het traject van aanmaning tot vonnis, en zodra dat vonnis er is, neemt de deurwaarder het over voor de executie. Sommige bureaus, waaronder wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, inclusief de gerechtelijke procedure, zodat je niet zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.

Ga je rechtstreeks naar een deurwaarder zonder vonnis? Dan kan een deurwaarder niets voor je doen, want zonder executoriale titel heeft hij geen bevoegdheid om beslag te leggen. Begin dus altijd bij een incassobureau, tenzij je al een vonnis hebt.

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is? Via onze diensten kun je zien welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Hoe wij helpen met het incassotraject

CreMan begeleidt het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

  • Juristen in eigen huis die het traject bewaken en altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatiebrief?

/door

Een aanmaning is een herinnering die je stuurt als een factuur niet is betaald, bedoeld om de debiteur vrijwillig te laten betalen. Een sommatiebrief gaat een stap verder: dat is een formeel, juridisch document waarin je de debiteur een laatste kans geeft om te betalen vóór je verdere stappen onderneemt. Het verschil zit in de juridische lading. Een aanmaning heeft weinig formele rechtsgevolgen, terwijl een sommatiebrief de grondslag legt voor incassokosten en juridische procedures. Hieronder leggen we uit wanneer je welk document gebruikt en wat de gevolgen zijn.

Wat zijn de juridische gevolgen van een aanmaning?

Een aanmaning heeft op zichzelf beperkte juridische gevolgen. Het is in de eerste plaats een vriendelijke of zakelijke herinnering dat een factuur openstaat. Pas als je een aanmaning stuurt die voldoet aan de wettelijke eisen uit de Wet Incassokosten (WIK), mag je daarna incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Zonder die stap kun je die kosten niet vorderen.

Voor vorderingen op particulieren geldt een specifieke verplichting: je moet eerst een schriftelijke aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen. Die aanmaning moet duidelijk vermelden hoe hoog die kosten zullen zijn als de debiteur niet betaalt. Stuur je die aanmaning niet, of vermeld je de kosten niet, dan vervalt je recht op die incassokosten.

Voor vorderingen op bedrijven gelden minder strikte regels. Hier spelen je factuur, betalingstermijn en eventuele algemene voorwaarden een grotere rol. Een aanmaning is dan meer een praktische stap dan een juridische verplichting.

Wat zijn de juridische gevolgen van een sommatiebrief?

Een sommatiebrief heeft meer juridisch gewicht dan een aanmaning. Het is een formele ingebrekestelling waarmee je de debiteur officieel in gebreke stelt. Dat betekent dat de debiteur vanaf dat moment in verzuim is, en dat opent de deur naar verdere juridische stappen zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure.

Concreet heeft een sommatiebrief de volgende gevolgen:

  • De debiteur is officieel in verzuim, wat verdere juridische stappen mogelijk maakt.
  • De wettelijke rente begint te lopen als dat nog niet het geval was.
  • Je legt vast dat je alle redelijke pogingen hebt gedaan om buiten de rechter om te incasseren.
  • Het document kan dienen als bewijs in een eventuele rechtszaak.

Een sommatiebrief is dus niet zomaar een herinnering, maar een juridisch instrument. Laat je die opstellen door een jurist, dan staat de brief ook formeel sterk als het later tot een procedure komt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer stuur je een aanmaning en wanneer een sommatiebrief?

Je stuurt een aanmaning zodra een factuur niet op tijd is betaald en een eerste herinnering geen resultaat heeft opgeleverd. Een sommatiebrief stuur je daarna, als de debiteur ook na meerdere aanmaningen niet reageert en je serieus overweegt juridische stappen te zetten.

Een praktisch overzicht van de volgorde:

  1. Eerste herinnering: vriendelijk, kort na het verstrijken van de betalingstermijn.
  2. Aanmaning: formeler, met vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt (verplicht bij particulieren volgens de WIK).
  3. Sommatiebrief: laatste kans, formele ingebrekestelling, met een korte betalingstermijn (vaak 5 tot 14 dagen).
  4. Incasso of juridische procedure: als ook de sommatiebrief geen resultaat heeft.

Je hoeft niet altijd alle stappen te doorlopen. Bij een zakelijke debiteur die al lang niet reageert, kun je sneller naar een sommatiebrief of zelfs direct naar een incassobureau voor binnenlandse vorderingen stappen.

Mag je incassokosten rekenen na een aanmaning?

Ja, maar alleen als je je aan de wettelijke spelregels houdt. Voor vorderingen op particulieren mag je incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die voldoet aan de WIK, met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij uitblijvende betaling.

De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt een ander regime. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is vastgelegd. Heb je geen algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, dan kun je je minder goed beroepen op een vast percentage.

Wat moet er in een aanmaning of sommatiebrief staan?

Een aanmaning bevat minimaal de openstaande factuur, het factuurnummer, de betalingstermijn, en bij vorderingen op particulieren een duidelijke vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt. Een sommatiebrief is formeler en bevat meer.

Voor een aanmaning zijn dit de basisonderdelen:

  • Jouw naam en contactgegevens
  • Naam en adres van de debiteur
  • Factuurnummer en openstaand bedrag
  • Betalingstermijn (minimaal 14 dagen bij particulieren)
  • Vermelding van de incassokosten die volgen (verplicht bij particulieren)

Voor een sommatiebrief voeg je daar het volgende aan toe:

  • Een expliciete ingebrekestelling
  • Een korte, laatste betalingstermijn
  • Aankondiging van de juridische stappen die volgen bij uitblijven van betaling
  • Eventueel: vermelding van de wettelijke rente die al loopt of gaat lopen

Zowel de aanmaning als de sommatiebrief stuur je bij voorkeur per aangetekende post of op een manier waarmee je kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Dat is belangrijk als het later tot een procedure komt. Meer informatie over het volledige traject vind je in ons overzicht van diensten.

Wanneer schakel je een incassobureau in na een sommatiebrief?

Als een sommatiebrief geen resultaat oplevert en de betalingstermijn is verstreken, is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Op dat punt heb je als schuldeiser alles gedaan wat redelijkerwijs van je verwacht wordt, en is het zinvol om het over te dragen aan een partij die het juridische traject verder kan oppakken.

Signalen dat je niet langer moet wachten:

  • De debiteur reageert niet op aanmaningen én de sommatiebrief.
  • De debiteur belooft steeds te betalen, maar doet het niet.
  • Het openstaande bedrag loopt op door rente of nieuwe facturen.
  • Je hebt geen tijd of kennis om het proces zelf verder te bewaken.

Een goed incassobureau beoordeelt de haalbaarheid van jouw zaak en adviseert je eerlijk over de kansen, ook als dat betekent dat een zaak beter afgeschreven kan worden. Dat voorkomt dat je geld en energie steekt in een traject dat weinig oplevert.

Hoe wij helpen bij aanmaningen, sommatiebrieven en incasso

Bij CreMan nemen we het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden elk dossier van begin tot eind. Ze adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

  • Juristen in eigen huis die de sommatiebrief en het verdere traject juridisch sterk maken.
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, zodat je snel duidelijkheid hebt.
  • SelfCollect: heb je een eenvoudige vordering? Via ons eigen portal handel je die zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal.
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt.
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

/door

Je kunt een incassobureau inschakelen zodra een factuur onbetaald blijft na minimaal één herinnering en de betalingstermijn is verstreken. Er is geen wettelijke minimumwachttijd, maar de meeste ondernemers wachten te lang. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je je geld terugziet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inschakelen van een incassobureau, van timing tot kosten en het kiezen van een betrouwbare partij.

Hoe lang wacht je voordat je een incassobureau inschakelt?

Er is geen vaste wettelijke termijn, maar een goede vuistregel is: stuur één of twee betalingsherinneringen met een duidelijke deadline en schakel daarna een incassobureau in als er geen reactie of betaling volgt. Bij zakelijke klanten is dat vaak al 30 tot 60 dagen na de oorspronkelijke vervaldatum. Wacht je langer, dan neemt de kans op succesvolle inning af.

Veel ondernemers stellen het inschakelen van een incassobureau uit uit beleefdheid of de hoop dat het vanzelf goed komt. Begrijpelijk, maar niet altijd slim. Een onbetaalde factuur die maanden blijft liggen, wordt moeilijker te innen. De debiteur kan ondertussen in financiële problemen raken, verhuizen of gewoon wennen aan het feit dat hij niet betaalt.

Een handige richtlijn:

  • Dag 1 na vervaldatum: stuur een vriendelijke betalingsherinnering
  • Dag 14: stuur een tweede, duidelijkere aanmaning met een uiterste betaaldatum
  • Dag 30: schakel een professioneel incassobureau in als er nog steeds niet betaald is

Wat zijn de signalen dat een klant niet gaat betalen?

Een klant die niet gaat betalen, laat dat zelden direct weten. Maar er zijn duidelijke signalen die je vroeg kunt herkennen: herhaaldelijk uitblijven van reacties op herinneringen, vage beloftes zonder concrete betaaldata, steeds wisselende excuses of plotseling onbereikbaar zijn na eerder goed contact.

Andere waarschuwingssignalen zijn:

  • De klant betwist de factuur pas weken na ontvangst, zonder eerder bezwaar te maken
  • Gedeeltelijke betalingen die steeds kleiner worden
  • Geen reactie op e-mail én telefoon, terwijl dat eerder wel normaal was
  • Berichten van andere leveranciers dat dezelfde klant ook bij hen niet betaalt

Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het slim om niet langer af te wachten. Hoe eerder je een professioneel incassotraject start, hoe sterker jouw positie.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int vorderingen buiten de rechtbank om, via aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Een deurwaarder is een ambtenaar die bevoegd is om gerechtelijke bevelen te betekenen en te executeren, zoals het leggen van beslag. Een incassobureau werkt dus in de buitengerechtelijke fase, een deurwaarder in de gerechtelijke fase.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders vaak samen. Als een incassobureau er niet in slaagt om een vordering minnelijk te innen, kan het de zaak overdragen aan een deurwaarder voor verdere juridische stappen. Sommige incassobureaus, zoals wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Dat scheelt tijd, kosten en gedoe met meerdere partijen.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk geregeld via de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Deze kosten worden doorberekend aan de debiteur, niet aan jou als opdrachtgever. Bij vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er zo uit:

  • Tot en met €2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende €2.500: 10%
  • Over de volgende €5.000: 5%
  • Over de volgende €190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal €6.775)

In de meeste gevallen betaal je als schuldeiser dus niets extra. De incassokosten komen bovenop de hoofdsom en zijn voor rekening van de debiteur. Heb je kleinere of eenvoudige vorderingen? Via SelfCollect kun je die kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning ontvang je zelfs een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Beschadigt een incassobureau inschakelen de klantrelatie?

Een professioneel incassobureau is er juist op gericht om de klantrelatie zo veel mogelijk te ontzien. De aanpak is gericht op het vinden van een oplossing, niet op escalatie. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. In veel gevallen is een vriendelijke maar duidelijke aanmaning via een derde partij al genoeg om een klant in beweging te zetten.

Bovendien: als een klant structureel niet betaalt, is de relatie al beschadigd. Niet door jou, maar door hem. Het is dan niet onredelijk om professionele hulp in te schakelen. Een goed incassobureau communiceert zakelijk en respectvol, en zorgt ervoor dat jij buiten de directe confrontatie blijft. Dat maakt het voor beide partijen makkelijker om daarna verder te gaan.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incasso uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.

Naast de registratieplicht zijn er andere punten om op te letten:

  • Juristen in eigen huis: zo hoef je bij juridische stappen niet te wisselen van partij
  • Transparantie: kies een bureau dat je 24/7 inzage geeft in de status van je dossiers
  • Veilige geldstromen: een onafhankelijke Stichting Derdengelden zorgt ervoor dat jouw geld altijd gescheiden blijft van het vermogen van het bureau
  • Internationale dekking: heb je klanten in het buitenland? Kies dan een bureau dat ook actief is in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk en Engeland
  • Aantoonbare resultaten: vraag naar het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd per dossier

Hoe wij helpen bij het inschakelen van incasso

CreMan is een van de meest ervaren incasso- en creditmanagementbureaus van Nederland, opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106). We helpen ondernemers en MKB-bedrijven bij het snel en professioneel innen van openstaande vorderingen, zowel nationaal als internationaal.

  • Slagingspercentage van 93% met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • 24/7 real-time inzage in je dossiers via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig is
  • Actief in zes landen en zes talen, waaronder België, Duitsland, Frankrijk en Engeland
  • SelfCollect: eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en tot 30% van de incassoprovisie terugverdienen

Wil je weten hoe we werken of direct een dossier indienen? Lees meer over CreMan of neem contact met ons op. We kijken graag met je mee naar de beste aanpak voor jouw situatie.