Wat is een incassobureau en wat doet het precies?

/door

Een incassobureau is een professionele partij die openstaande facturen int namens bedrijven of particulieren wanneer een debiteur niet betaalt. Het bureau neemt het volledige aanmanings- en incassoproces over, van de eerste herinnering tot en met juridische stappen als dat nodig is. Zo hoef jij je niet bezig te houden met lastige gesprekken over geld en kun je je focussen op je eigen werk.

Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend mkb-bedrijf runt, onbetaalde facturen zijn een bron van stress en gederfde omzet. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een incassobureau doet, wanneer je er een inschakelt, wat het kost en hoe je een betrouwbare partij kiest.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je schakelt een incassobureau in wanneer een klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt en je zelf geen resultaat meer boekt. Er is geen wettelijke minimumtermijn, maar de vuistregel is: stuur eerst zelf twee of drie aanmaningen, geef de debiteur een redelijke termijn en schakel daarna professionele hulp in.

In de praktijk zien we dat veel ondernemers te lang wachten. Hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Reageert een klant nergens op, belooft hij steeds van alles maar betaalt hij nooit, of vermoed je dat er financiële problemen spelen? Dan is het moment om te handelen. Vroeg ingrijpen beschermt je cashflow en vergroot je kansen aanzienlijk.

Goed om te weten: het inschakelen van een incassobureau hoeft de klantrelatie niet te beschadigen. Een professioneel bureau werkt altijd eerst op een respectvolle manier en richt zich op een oplossing die voor beide partijen werkt. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces bestaat uit twee fasen: de buitengerechtelijke fase, waarbij het bureau zelf contact opneemt met de debiteur, en de gerechtelijke fase, waarbij een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in de eerste fase opgelost, zonder dat je naar de rechter hoeft.

Buitengerechtelijke fase

In deze fase neemt het incassobureau het van je over. Het stuurt aanmaningsbrieven, belt de debiteur op en onderhandelt over een betalingsregeling als dat nodig is. De incassokosten komen in deze fase voor rekening van de debiteur, niet van jou. Via onze incasso-binnenlanddienst lossen we de meeste dossiers binnen twee weken op.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Gerechtelijke fase

Betaalt de debiteur ook na de buitengerechtelijke aanpak niet? Dan kan het bureau een juridische procedure starten. Denk aan een dagvaarding, een vonnis en uiteindelijk executie via een deurwaarder. Dit traject kost meer tijd en geld, maar is soms de enige manier om je geld terug te krijgen. Juristen in eigen huis adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van zo’n stap, inclusief de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau werkt in de buitengerechtelijke fase en probeert een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een wettelijk aangestelde functionaris die pas in actie komt nadat een rechter een vonnis heeft uitgesproken. Het incassobureau gaat dus vóór de deurwaarder.

Simpel gezegd: een incassobureau probeert het vriendelijk op te lossen, een deurwaarder heeft de bevoegdheid om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bankrekeningen of bezittingen. In veel gevallen werken incassobureaus samen met deurwaarders: het bureau regelt het juridische traject en schakelt de deurwaarder in zodra er een vonnis is. Je hoeft als opdrachtgever zelf niet op zoek naar een deurwaarder.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

In de meeste gevallen betaal jij als opdrachtgever niets aan het incassobureau zolang de zaak buitengerechtelijk blijft. De incassokosten worden doorberekend aan de debiteur. Pas als er een gerechtelijke procedure nodig is, kunnen er kosten voor jou ontstaan, zoals griffierechten of kosten voor de deurwaarder.

Voor vorderingen op particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% over de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk vastgesteld tarief. Het gangbare percentage is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Heb je geen algemene voorwaarden? Dan is dit een goed moment om daar werk van te maken, want ze beschermen je bij elke toekomstige betalingsafspraak.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je een dossier overdraagt.

Naast de registratie zijn er nog een paar dingen die je kunt checken:

  • Heeft het bureau juristen in dienst? Zo ja, dan kan het het volledige traject begeleiden zonder dat je zelf een advocaat hoeft in te schakelen.
  • Hoe transparant is het bureau over kosten en resultaten? Een betrouwbaar bureau geeft je altijd een eerlijk beeld van de haalbaarheid van je zaak.
  • Hoe verlopen de geldstromen? Geïnde bedragen horen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden te lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Kun je de voortgang zelf volgen? Realtime inzage in je dossiers via een online portaal is een teken van een professionele en transparante werkwijze.
  • Werkt het bureau ook internationaal? Heb je klanten in het buitenland, dan wil je een bureau dat ook in landen als België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië actief is en in meerdere talen communiceert.

Bekijk ook of het bureau extra mogelijkheden biedt, zoals het uitbesteden van je volledige debiteurenbeheer en creditmanagement. Sommige bureaus loggen direct in op jouw systeem en nemen het hele proces over, zodat jij er geen omkijken naar hebt.

Hoe wij helpen met incasso en debiteurenbeheer

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer 00106. We helpen mkb-ondernemers en eenmanszaken met het professioneel innen van openstaande vorderingen, nationaal en internationaal. Dit is wat we voor je doen:

  • Buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso met juristen in eigen huis
  • Volledig debiteurenbeheer uitbesteden: we loggen in op jouw systeem en nemen het proces over
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning tot 30% van de incassoprovisie terugkrijgen
  • 24/7 realtime inzage in al je dossiers via een eigen online portaal
  • Incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Alle geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten hoe we werken en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe voorkom je dat je incassobureau je klantgegevens misbruikt?

/door

Als je een incassobureau inschakelt, deel je gevoelige informatie over je klanten. Dat is logisch en noodzakelijk, maar het roept ook een terechte vraag op: wat doet dat bureau eigenlijk met die gegevens? De AVG verplicht incassobureaus om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan, en jij bent als opdrachtgever mede verantwoordelijk voor de manier waarop die gegevens worden verwerkt. Gelukkig kun je met een paar concrete stappen misbruik voorkomen en jezelf goed beschermen.

Welke klantgegevens deel je met een incassobureau?

Wanneer je een vordering overdraagt aan een incassobureau, deel je persoonsgegevens van je debiteur. Denk aan naam, adres, contactgegevens, het openstaande bedrag, de factuurhistorie en soms ook informatie over de zakelijke relatie. Dit zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG, ook als het om een bedrijfscontact gaat.

Hoe meer context je meegeeft, hoe beter het bureau het dossier kan behandelen. Maar het is goed om je ervan bewust te zijn dat je niet meer gegevens deelt dan strikt noodzakelijk is voor de incasso. Een geboortedatum kan relevant zijn; iemands persoonlijke omstandigheden die niets met de schuld te maken hebben, zijn dat niet. Beperk het delen van gegevens tot wat het bureau echt nodig heeft om de vordering te innen.

Wat zijn de AVG-verplichtingen van een incassobureau?

Een incassobureau is verplicht om persoonsgegevens te verwerken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent: gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt (de incasso), ze beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Concreet houdt dit in dat een incassobureau de gegevens van jouw debiteuren niet mag gebruiken voor marketingdoeleinden, niet mag doorverkopen aan derden en verplicht is een datalek te melden als er iets misgaat. Als opdrachtgever ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en het incassobureau de verwerker. Dat brengt ook verantwoordelijkheden voor jou met zich mee, waarover je hieronder meer leest.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe herken je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Een betrouwbaar incassobureau is sinds april 2024 verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit is een wettelijke eis: bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Controleer altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft voordat je gegevens deelt.

Naast de registratieplicht zijn er andere signalen waarop je kunt letten:

  • Is er een privacyverklaring beschikbaar op de website?
  • Biedt het bureau een verwerkersovereenkomst aan?
  • Lopen geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden?
  • Is er transparantie over hoe dossiers worden behandeld?
  • Heeft het bureau aantoonbare ervaring en een bewezen trackrecord?

Een geregistreerd en transparant bureau geeft je niet alleen zekerheid over de privacy van je klantgegevens, maar ook over de professionele aanpak van je vordering. Bekijk voor een volledig beeld van wat serieuze incasso- en creditmanagementdiensten inhouden.

Moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten met je incassobureau?

Ja, je bent als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om een verwerkersovereenkomst (ook wel DPA, Data Processing Agreement) te sluiten met je incassobureau. Dit is een AVG-vereiste. In deze overeenkomst leg je vast hoe het bureau met de persoonsgegevens omgaat, welke beveiligingsmaatregelen het treft en wat er bij een datalek gebeurt.

Veel ondernemers slaan deze stap over, maar dat brengt risico’s met zich mee. Zonder verwerkersovereenkomst kun je aansprakelijk worden gesteld als er iets misgaat met de gegevens van je debiteuren. Een professioneel incassobureau stelt deze overeenkomst standaard op of heeft die al klaarliggen. Vraag er altijd naar voordat je een dossier indient. Als een bureau hierover vaag doet of geen overeenkomst kan aanleveren, is dat een duidelijk waarschuwingssignaal.

Wat kun je zelf doen om misbruik van klantgegevens te voorkomen?

Je kunt misbruik van klantgegevens voorkomen door een aantal praktische stappen te zetten voordat je een incassobureau inschakelt. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij het bureau: als opdrachtgever speel jij een actieve rol in hoe gegevens worden gedeeld en verwerkt.

Wat je concreet kunt doen:

  • Controleer de registratie van het bureau bij het ministerie van Justitie en Veiligheid via het openbare register.
  • Sluit een verwerkersovereenkomst af voordat je ook maar één naam of factuurnummer deelt.
  • Deel alleen noodzakelijke gegevens: naam, contactgegevens, factuurinformatie en de betalingshistorie zijn doorgaans voldoende.
  • Lees de privacyverklaring van het bureau door om te begrijpen hoe zij met gegevens omgaan.
  • Vraag naar de beveiliging: hoe worden dossiers opgeslagen en wie heeft er toegang toe?

Voor wie openstaande facturen in Nederland wil laten innen, is het ook goed om te weten of je via een eigen portaal inzage hebt in de voortgang van je dossier. Dat is niet alleen handig, maar geeft je ook controle over welke informatie actief wordt gebruikt.

Wat zijn de risico’s als een incassobureau je gegevens misbruikt?

Als een incassobureau persoonsgegevens misbruikt, kunnen de gevolgen voor jou als opdrachtgever ernstig zijn. Jij bent als verwerkingsverantwoordelijke mede aansprakelijk voor wat er met die gegevens gebeurt. Dat betekent dat je bij een datalek of onrechtmatige verwerking zelf een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt krijgen.

Daarnaast zijn er praktische risico’s: je klantrelaties kunnen beschadigen als gegevens in verkeerde handen vallen, je reputatie als betrouwbare ondernemer staat op het spel en in het ergste geval kan een gedupeerde debiteur juridische stappen ondernemen. Gegevensmisbruik door een incassobureau is dus niet alleen een privacyprobleem, maar ook een zakelijk en financieel risico voor jou als opdrachtgever.

Hoe wij helpen bij veilige incasso met respect voor privacy

Bij CreMan nemen we gegevensbescherming serieus. Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft. Ook de persoonsgegevens van jouw debiteuren behandelen we zorgvuldig, volgens de AVG en met de nodige beveiligingsmaatregelen.

  • CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106 en voldoet aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden.
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via een eigen online portaal, zodat je altijd weet wat er met jouw dossier en de bijbehorende gegevens gebeurt.
  • We stellen standaard een verwerkersovereenkomst op, zodat jij als opdrachtgever AVG-compliant werkt.
  • Juristen in eigen huis begeleiden het volledige traject en adviseren je over de aanpak, van de eerste aanmaning tot eventuele juridische stappen.
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, met CreMan op de achtergrond. Bij succesvolle inning krijg je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wil je weten hoe CreMan werkt en waarom ondernemers al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer op de pagina over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Wat doe je als je klant beweert dat hij de factuur al heeft betaald aan iemand anders?

/door

Als een klant beweert dat hij de factuur al aan iemand anders heeft betaald, is dat een vervelende situatie die je serieus moet nemen, maar ook kritisch moet beoordelen. Soms is er sprake van een oprechte vergissing, soms van fraude, en soms is het gewoon een manier om betaling uit te stellen. In alle gevallen is het belangrijk dat je snel en methodisch handelt: vraag om bewijs, controleer je eigen administratie en bepaal daarna welke stap je zet. Dit artikel helpt je precies daarbij.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant zegt dat hij de factuur al heeft betaald, maar jij het geld niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is gedaan maar nog onderweg, de klant heeft aan de verkeerde partij betaald, of de klant probeert betaling te omzeilen. Welke situatie van toepassing is, bepaalt hoe je verder gaat.

De eerste reactie die veel ondernemers hebben, is aan zichzelf twijfelen: heb ik het misschien gemist? Controleer je bankafschriften en boekhouding grondig voordat je verder gaat. Soms zit een betaling verstopt onder een andere omschrijving of is die binnengekomen op een rekening die je minder actief bijhoudt. Maar als je administratie klopt en het geld er simpelweg niet is, dan is de claim van de klant het startpunt van een dispuut dat je serieus moet aanpakken.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is de zaak laten liggen in de hoop dat het vanzelf oplost. Dat gebeurt zelden. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om bewijs te verzamelen en hoe meer je positie als schuldeiser verzwakt.

Hoe controleer je of de betaling echt is gedaan?

Om te verifiëren of een klant daadwerkelijk heeft betaald, vraag je om een betalingsbewijs. Dat is een bankafschrift of betaalbevestiging waarop de datum, het bedrag, het rekeningnummer van de ontvanger en de omschrijving zichtbaar zijn. Zonder dit bewijs is de claim van de klant niet verifieerbaar.

Vraag specifiek om de volgende informatie:

  • De datum waarop de betaling is gedaan
  • Het exacte bedrag dat is overgemaakt
  • Het rekeningnummer waarnaar is betaald
  • Het betalingskenmerk of de omschrijving die is gebruikt

Vergelijk dit vervolgens met je eigen bankgegevens. Als het rekeningnummer niet overeenkomt met dat van jou, weet je al genoeg. Als de omschrijving ontbreekt of niet klopt, is dat ook een signaal. Een klant die echt heeft betaald, kan dit altijd aantonen. Kan hij dat niet, dan ligt de bewijslast bij hem en staat jouw vordering juridisch nog gewoon overeind.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat als de klant heeft betaald aan de verkeerde persoon of partij?

Als blijkt dat de klant aan de verkeerde partij heeft betaald, bijvoorbeeld door een fout rekeningnummer, een phishingaanval of een factuurfraudeur die jouw gegevens heeft nagemaakt, dan is dat juridisch gezien zijn verantwoordelijkheid. Jij hebt recht op betaling, ongeacht aan wie de klant het geld heeft overgemaakt.

Dit klinkt misschien hard, maar het is de kern van het overeenkomstenrecht. De betalingsverplichting van de klant jegens jou vervalt pas als het geld bij jou is aangekomen, niet als het ergens anders is terechtgekomen. De klant zal het betaalde bedrag moeten terugvorderen bij de verkeerde ontvanger, terwijl hij jou alsnog moet betalen.

Een uitzondering is als de fout aan jouw kant ligt, bijvoorbeeld als jij een verkeerd rekeningnummer op de factuur hebt gezet. In dat geval is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid en is overleg de beste weg. Maar bij factuurfraude waarbij een derde jouw factuurgegevens heeft gemanipuleerd, is de klant verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de betaalgegevens voordat hij overmaakt.

Merk je dat er sprake is van factuurmanipulatie of fraude? Doe dan altijd aangifte bij de politie. Dat beschermt jou juridisch en geeft de klant houvast bij zijn eigen terugvordering.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsdispuut?

Je schakelt een incassobureau in bij een betalingsdispuut zodra de klant geen geldig bewijs van betaling kan leveren en hij na een schriftelijke aanmaning alsnog weigert te betalen. Op dat moment is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een onbetaalde vordering die professionele opvolging verdient.

Een betalingsdispuut waarbij de klant beweert al te hebben betaald, is een situatie waarin juridische kennis echt het verschil maakt. Het gaat niet alleen om de inning zelf, maar ook om het correct documenteren van de vordering, het beoordelen van het betalingsbewijs van de klant en het bepalen of een gerechtelijke procedure zinvol is. Bij incasso binnenland begeleiden onze juristen je door dit hele traject, van de eerste aanmaning tot aan een eventuele rechtszaak.

Belangrijk om te weten: als je een incassobureau inschakelt, zorg er dan voor dat het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is deze registratie verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen wettelijk gezien geen incassoactiviteiten uitvoeren. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je een overzicht van alles wat een professioneel bureau voor je kan doen? Bekijk dan ons volledige dienstenaanbod voor een helder beeld van de mogelijkheden.

Hoe bescherm je jezelf tegen dit soort geschillen in de toekomst?

Je beschermt jezelf tegen betalingsdisputen door duidelijke afspraken te maken vóór je begint met je werk en door je factuurproces zo in te richten dat er zo min mogelijk ruimte is voor verwarring of fraude. Preventie is hier veel goedkoper dan herstel.

Concrete stappen die je kunt nemen:

  • Vermeld altijd een uniek betalingskenmerk op je factuur, zodat je elke betaling direct kunt koppelen aan de juiste factuur
  • Stuur facturen altijd vanuit een vast, herkenbaar e-mailadres en waarschuw klanten dat jij nooit tussentijds je rekeningnummer wijzigt
  • Leg betalingsafspraken schriftelijk vast in een overeenkomst of via e-mail, inclusief de betalingstermijn
  • Stuur herinneringen tijdig, zodat je een dossier opbouwt als het toch misgaat
  • Controleer je bankrekening regelmatig en verwerk betalingen direct in je administratie

Overweeg ook om je algemene voorwaarden te laten aansluiten op de wettelijke regels voor incassokosten. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro en lagere percentages naarmate het bedrag hoger wordt. Voor bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in je eigen algemene voorwaarden staat. Als je dit goed vastlegt, kun je incassokosten bij wanbetaling altijd doorberekenen aan de debiteur.

Hoe wij helpen bij betalingsdisputen en onbetaalde facturen

Bij CreMan begrijpen we dat een klant die beweert al te hebben betaald, een bijzonder vervelende situatie is. Je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, fraude of een smoesje, en je wilt de relatie ook niet onnodig op scherp zetten. Precies daarom helpen wij je dit soort situaties professioneel en zorgvuldig aan te pakken.

  • Onze juristen beoordelen het betalingsbewijs van de klant en bepalen de juridische positie van jouw vordering
  • We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke procedure, met advies over de haalbaarheid op elk moment
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via ons online portaal
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over CreMan en onze aanpak. Of neem direct contact op als je nu een openstaande factuur hebt die professionele opvolging nodig heeft. Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste stap is.

Hoe voorkom je dat je zelf aansprakelijk wordt voor incassokosten?

/door

Als ondernemer wil je gewoon betaald worden voor je werk. Maar soms blijft een factuur openstaan, stuur je een herinnering, en dan nog een, en voor je het weet vraag je je af: mag ik nu incassokosten in rekening brengen? En wat als je dat verkeerd aanpakt? Dan kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor kosten die je dacht te kunnen doorberekenen. Dat is precies wat je wilt voorkomen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Wat zijn incassokosten en wie betaalt ze?

Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser maakt om een onbetaalde vordering te innen. Denk aan kosten voor aanmaningen, de inzet van een incassobureau of juridische stappen. In principe betaalt de schuldenaar deze kosten, mits je als schuldeiser aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoet.

Voor vorderingen op particulieren gelden vaste wettelijke tarieven via de Wet Incassokosten (WIK). De tabel ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015% (minimaal € 40)
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (maximaal € 6.775)

Bij vorderingen op andere bedrijven is er meer vrijheid. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat je in je algemene voorwaarden hebt opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden? Dan kun je daarin een hogere vergoeding vastleggen. Heb je die niet? Dan val je terug op wat redelijk en gebruikelijk is.

Wanneer kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor incassokosten?

Je kunt als schuldeiser aansprakelijk worden voor incassokosten als je de wettelijke spelregels niet volgt. Dat gebeurt vaker dan je denkt, en het is vervelend: je dacht kosten te kunnen verhalen op de schuldenaar, maar de rechter oordeelt dat jij ze zelf moet dragen.

De meest voorkomende fouten die tot aansprakelijkheid leiden:

  • Je stuurt geen geldige aanmaning voordat je incassokosten in rekening brengt
  • Je geeft de schuldenaar niet de wettelijk verplichte 14 dagen om alsnog te betalen
  • Je brengt hogere incassokosten in rekening dan de wet toestaat
  • Je werkt met een niet-geregistreerd incassobureau dat onrechtmatig handelt
  • Je stuurt de aanmaning naar het verkeerde adres of op een onjuiste manier

Kortom: als jij de regels niet netjes volgt, draait de rechter de rollen om. Dat wil je voorkomen. Gelukkig is het niet ingewikkeld als je weet wat de wet van je vraagt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke eisen stelt de wet aan een geldige aanmaning?

Een geldige aanmaning moet voldoen aan drie voorwaarden: ze moet schriftelijk zijn, een betalingstermijn van minimaal 14 dagen bevatten, en duidelijk vermelden welke incassokosten verschuldigd zijn als de schuldenaar niet op tijd betaalt.

Dit staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. De aanmaning moet ook het exacte bedrag aan incassokosten noemen dat de schuldenaar verschuldigd wordt. Schrijf je alleen “er worden incassokosten in rekening gebracht” zonder een bedrag te noemen? Dan is de aanmaning niet geldig en kun je de kosten niet verhalen.

Stuur je de aanmaning per e-mail? Zorg dan dat je kunt aantonen dat de schuldenaar de mail heeft ontvangen. Een aangetekende brief geeft meer zekerheid, zeker als een zaak later voor de rechter komt. Kleine details, groot verschil.

Wat is het verschil tussen een geregistreerd en niet-geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan riskeer je dat de incassohandelingen onrechtmatig zijn en dat jij als opdrachtgever aansprakelijk wordt gesteld voor de gevolgen.

Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, gedragsregels en klachtafhandeling. Dat beschermt niet alleen de schuldenaar, maar ook jou als schuldeiser. Als een niet-geregistreerd bureau fouten maakt of onrechtmatig handelt, kan de schuldenaar jou aanspreken.

Controleer bij elk bureau dat je overweegt of het een geldig registratienummer heeft. Dit is openbaar te raadplegen via het register van Justis. Een betrouwbaar bureau deelt dit nummer zonder aarzeling. Bij professionele incasso in Nederland is registratie geen bijzaak, maar een basiseis.

Hoe voorkom je aansprakelijkheid door je incassoproces goed in te richten?

Je voorkomt aansprakelijkheid voor incassokosten door een gestructureerd incassoproces te volgen: stuur een geldige aanmaning, houd je aan de wettelijke termijnen, werk met een geregistreerd bureau en leg alles schriftelijk vast.

Praktisch gezien betekent dit:

  1. Zorg voor goede algemene voorwaarden met een duidelijke betalingstermijn en een incassokostenbeding
  2. Stuur een herinnering zodra een factuur de vervaldatum passeert
  3. Stuur daarna een formele aanmaning met het exacte bedrag aan incassokosten en een betalingstermijn van minimaal 14 dagen
  4. Schakel een geregistreerd incassobureau in als de schuldenaar niet reageert
  5. Bewaar alle communicatie zodat je kunt aantonen dat je correct hebt gehandeld

Transparantie over de status van je dossiers helpt ook. Als je op elk moment weet wat er speelt, kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat een zaak onnodig escaleert. Via een volledig overzicht van incasso- en creditmanagementdiensten zie je welke stappen professioneel worden opgepakt.

Moet je als ondernemer altijd een incassobureau inschakelen of kun je het zelf doen?

Je hoeft niet altijd een incassobureau in te schakelen. Voor eenvoudige vorderingen kun je het incassoproces zelf opstarten, mits je de wettelijke regels kent en correct toepast. Bij complexere of hardnekkige gevallen is professionele hulp verstandig.

Zelf doen werkt goed als de vordering overzichtelijk is, de schuldenaar bereikbaar is en je de tijd hebt om het proces te bewaken. Maar zodra een schuldenaar niet reageert, de vordering groter is of juridische stappen nodig zijn, loopt het risico op fouten snel op. Een fout in de aanmaning, een verkeerd bedrag of een te korte betalingstermijn kan je de hele vordering kosten.

Een tussenweg is ook mogelijk. Met SelfCollect kun je eenvoudige zaken zelf afhandelen via een portal, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt als dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo combineer je de controle van zelf doen met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Hoe wij helpen om aansprakelijkheid voor incassokosten te voorkomen

Bij Creman zorgen we ervoor dat jouw incassoproces van begin tot eind juridisch correct verloopt. Zo hoef je je geen zorgen te maken over aansprakelijkheid of gemiste vorderingen. Concreet betekent dat:

  • Wij zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via je eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
  • Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht

Wil je weten hoe Creman jouw incassoproces veiliger en efficiënter maakt? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doe je als je klant beweert dat hij al heeft betaald?

/door

Je stuurt een factuur, de betaaldatum verstrijkt en als je de klant belt, zegt hij rustig: “Maar ik heb al betaald.” Dat is een vervelende situatie, want je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, een miscommunicatie of iemand die bewust de boel rekt. Wat je in zo’n geval doet, hangt af van wat je kunt aantonen en hoe je het gesprek aanpakt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dit oplost, wat je van een klant mag verlangen en wanneer je externe hulp inschakelt.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant beweert al betaald te hebben terwijl jij de betaling niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is onderweg maar nog niet bijgeschreven, er is een fout gemaakt bij de overboeking, of de klant probeert de vordering te vertragen of te omzeilen. Welke van de drie het is, kun je alleen achterhalen door bewijs op tafel te leggen.

Ga er in eerste instantie niet van uit dat de klant liegt. Overschrijvingen kunnen soms een dag of twee vertraging oplopen, zeker bij betalingen vanuit het buitenland of bij fouten in de rekeninggegevens. Maar ook als je de klant het voordeel van de twijfel geeft, heb je het recht om bewijs te vragen. Dat is geen kwestie van wantrouwen, maar van zakelijk handelen. Een klant die zegt al betaald te hebben, kan dat altijd aantonen.

Hoe controleer je of een betaling daadwerkelijk is gedaan?

Controleer eerst je eigen bankrekening grondig voordat je verdere actie onderneemt. Zoek niet alleen op het verwachte bedrag, maar ook op de naam van de klant, het factuurnummer en de datum. Soms boeken klanten een iets ander bedrag over, laten ze een cent weg of gebruiken ze een andere omschrijving, waardoor de betaling moeilijker te traceren is.

Als de betaling nergens te vinden is, doorloop dan de volgende stappen:

  • Controleer of de klant het juiste rekeningnummer heeft gebruikt. Fouten in IBAN-nummers komen vaker voor dan je denkt.
  • Bekijk of de betaling misschien op een andere rekening is binnengekomen, als je meerdere zakelijke rekeningen hebt.
  • Vraag je bank of er een overboeking in behandeling is die nog niet is verwerkt.
  • Kijk of de klant mogelijk een ander bedrag heeft overgemaakt dan het factuurbedrag.

Pas als je dit allemaal hebt nagelopen en de betaling nergens opduikt, is het tijd om de klant om bewijs te vragen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welk bewijs mag je van een klant verlangen?

Je mag van een klant verlangen dat hij een betalingsbewijs overlegt. Dat is een redelijk en zakelijk verzoek. Een geldig betalingsbewijs bevat minimaal de datum van de overboeking, het overboekte bedrag, het ontvangende rekeningnummer en de naam van de ontvanger.

Concreet kun je vragen om een van de volgende documenten:

  • Een schermafbeelding of PDF van de bankafschriften waarop de overboeking zichtbaar is
  • Een betalingsbevestiging van de bank of het betaalsysteem
  • Een transactiereferentienummer waarmee jij of je bank de betaling kunt traceren

Stel deze vraag schriftelijk, per e-mail. Zo heb je een schriftelijke bevestiging van het verzoek en een tijdstempel als dat later nodig is voor een incassoprocedure. Als de klant het bewijs niet kan of wil leveren, is dat een belangrijk signaal. Een eerlijke klant die werkelijk heeft betaald, heeft altijd ergens een betalingsbewijs beschikbaar.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsgeschil?

Schakel een incassobureau in op het moment dat de klant het betalingsbewijs niet levert, niet reageert op je verzoeken of het bewijs dat hij aanlevert niet overeenkomt met jouw bankgegevens. Op dat punt is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een betalingsgeschil waarbij je professionele ondersteuning nodig hebt.

Een incassobureau met juristen in huis, zoals wij, kan in zo’n situatie meer doen dan alleen een aanmaning sturen. We beoordelen de haalbaarheid van de zaak, adviseren over de te nemen stappen en begeleiden het traject van aanmaning tot gerechtelijke procedure als dat nodig is. Dat is nuttig, want een betalingsgeschil waarbij de klant beweert al betaald te hebben, vraagt om een andere aanpak dan een standaard wanbetaling.

Belangrijk om te weten: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoet daarmee aan de wettelijke registratieplicht die sinds april 2024 voor alle incassobureaus in Nederland geldt. Dat geeft je als opdrachtgever de zekerheid dat je met een betrouwbare en gecertificeerde partij werkt. Bekijk ons volledige overzicht van diensten om te zien hoe we je kunnen ondersteunen.

Wat is het verschil tussen een betalingsgeschil en een gewone wanbetaling?

Bij een gewone wanbetaling staat de vordering niet ter discussie: de klant erkent de factuur, maar betaalt niet. Bij een betalingsgeschil betwist de klant actief dat hij nog iets verschuldigd is, bijvoorbeeld door te beweren dat hij al heeft betaald. Dat onderscheid is belangrijk, omdat het de juridische aanpak beïnvloedt.

Zie het verschil zo:

  • Wanbetaling: de factuur staat vast, de klant betaalt niet of te laat. Het incassotraject is relatief rechttoe rechtaan.
  • Betalingsgeschil: de klant betwist de vordering of de betaalstatus. Er is bewijs nodig om de zaak te onderbouwen, en soms is een rechter nodig om een oordeel te vellen.

Bij een betalingsgeschil is het des te belangrijker dat je alle communicatie schriftelijk vastlegt en bewijs verzamelt. Facturen, e-mails, betalingsverzoeken en de reacties van de klant vormen samen het dossier dat je nodig hebt als de zaak voor de rechter komt.

Hoe voorkom je dit soort betalingsgeschillen in de toekomst?

De meeste betalingsgeschillen over “ik heb al betaald” zijn te voorkomen met een duidelijke administratie en goede afspraken vooraf. Zorg dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft, een heldere betalingstermijn en de juiste bankgegevens. Stuur altijd een betalingsbevestiging zodra een betaling binnenkomt, zodat de klant weet dat zijn betaling is ontvangen.

Praktische maatregelen die helpen:

  • Gebruik boekhoudsoftware die betalingen automatisch koppelt aan openstaande facturen
  • Stuur een automatische betalingsbevestiging zodra een factuur is voldaan
  • Leg in je algemene voorwaarden vast wat er geldt bij betalingsgeschillen en wie het bewijs levert
  • Hanteer vaste betaaltermijnen en stuur herinneringen op vaste momenten
  • Bewaar alle communicatie met klanten over facturen in een centraal systeem

Heb je veel debiteuren of weinig tijd om dit bij te houden? Dan kan het uitbesteden van je debiteurenbeheer een slimme keuze zijn. Zo houd je je administratie strak zonder er zelf uren in te steken.

Hoe wij helpen bij betalingsgeschillen

Bij CreMan helpen we je vanaf het eerste moment dat een klant beweert al betaald te hebben tot aan de oplossing. Of dat nu een vriendelijke maar stevige aanmaning is, juridisch advies of een volledige incassoprocedure.

  • Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van je zaak en adviseren over de beste aanpak
  • We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie indien nodig
  • Via ons online portaal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier
  • Alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect handel je die kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
  • Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten wie we zijn en waarom bedrijven al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Wat doe je als je klant in het buitenland woont?

/door

Zakendoen over de grens brengt kansen, maar ook risico’s. Wat doe je als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en simpelweg niet reageert? Internationale incasso werkt anders dan incasso in Nederland, maar dat betekent niet dat je machteloos staat. Je hebt meer opties dan je denkt, zolang je weet welke stappen je kunt zetten en wanneer je professionele hulp inschakelt.

Wat kun je doen als een buitenlandse klant niet betaalt?

Als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt, begin je net als bij een Nederlandse debiteur: stuur een schriftelijke herinnering en een formele aanmaning. Reageert je klant niet, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau dat actief is in het betreffende land, of een juridische procedure starten op basis van Europese of nationale wetgeving.

Voordat je verdere stappen zet, is het slim om een paar dingen na te gaan. Heb je duidelijke betalingsafspraken gemaakt in je contract of algemene voorwaarden? Staat er een rechtskeuze in, dus welk recht van toepassing is bij een geschil? En is de klant een particulier of een bedrijf? Dit bepaalt namelijk welke route het meest effectief is. Bij bedrijven in de Europese Unie heb je relatief veel juridische mogelijkheden. Bij particulieren buiten de EU wordt het een stuk ingewikkelder.

Het is ook verstandig om de vordering zo snel mogelijk op te pakken. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Een incassobureau gespecialiseerd in incasso in het buitenland kent de lokale wetgeving, taal en gebruiken, en kan sneller en effectiever handelen dan wanneer je het zelf probeert.

In welke landen kun je een vordering laten innen?

In principe kun je in elk land ter wereld proberen een vordering te innen, maar de haalbaarheid verschilt sterk per regio. Binnen de Europese Unie zijn de mogelijkheden het grootst, dankzij geharmoniseerde regelgeving en Europese juridische instrumenten. Buiten de EU hangt het af van verdragen tussen landen en de lokale rechtsstelsels.

De meest toegankelijke landen voor internationale incasso vanuit Nederland zijn:

  • België en Duitsland — geografisch dichtbij, vergelijkbare rechtsstelsels en veel handelsverkeer
  • Frankrijk en Spanje — actieve handelspartners binnen de EU met toegankelijke juridische procedures
  • Engeland — na de Brexit iets complexer, maar nog steeds goed haalbaar
  • Scandinavische landen — hoge betalingsmoraal, maar eigen juridische procedures

Buiten Europa, bijvoorbeeld in Azië of de Amerika’s, is internationale incasso een stuk lastiger en duurder. Hier spelen taalbarrières, andere rechtsstelsels en het ontbreken van internationale verdragen een grote rol. In die gevallen is een grondige haalbaarheidsanalyse vóór het starten van een procedure echt de moeite waard.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen incasso in Nederland en in het buitenland?

Het grote verschil tussen binnenlandse en grensoverschrijdende incasso zit in de complexiteit. In Nederland gelden vaste wettelijke regels en standaardprocedures, en is communicatie eenvoudig. Bij internationale incasso heb je te maken met buitenlands recht, een andere taal, andere rechtbanken en soms ook culturele verschillen in de manier waarop met betalingsverplichtingen wordt omgegaan.

Een paar concrete verschillen op een rij:

  • Taal en communicatie — aanmaningen en juridische documenten moeten in de taal van het betreffende land worden opgesteld
  • Toepasselijk recht — welk recht geldt, hangt af van contractafspraken en Europese verordeningen
  • Incassokosten — de Nederlandse WIK-tabel geldt alleen voor vorderingen op particulieren in Nederland; in het buitenland gelden andere regels
  • Doorlooptijd — internationale procedures duren gemiddeld langer dan binnenlandse

Dat maakt internationale incasso niet onmogelijk, maar wel iets waarbij je beter niet zelf kunt improviseren. Een bureau dat in meerdere landen actief is en de lokale regelgeving kent, maakt een groot verschil.

Hoe werkt de Europese betalingsbevelprocedure?

De Europese betalingsbevelprocedure is een vereenvoudigde juridische procedure waarmee je een onbetwiste geldvordering kunt innen bij een schuldenaar in een ander EU-land. Je dient een verzoek in bij de bevoegde rechtbank, zonder dat je daarvoor naar het buitenland hoeft. Als de debiteur niet reageert, wordt het bevel automatisch uitvoerbaar in alle EU-lidstaten.

De procedure werkt als volgt:

  1. Je vult een standaardformulier in (formulier A) en dient dit in bij de rechtbank
  2. De rechtbank beoordeelt het verzoek en stuurt het betalingsbevel naar de debiteur
  3. De debiteur heeft 30 dagen om bezwaar te maken
  4. Maakt de debiteur geen bezwaar, dan wordt het bevel uitvoerbaar verklaard
  5. Het bevel kan vervolgens in het hele EU-gebied worden geëxecuteerd

Let op: deze procedure geldt alleen binnen de EU en niet voor Engeland (na de Brexit). Denemarken heeft een aparte positie, en de vordering moet onbetwist zijn. Maakt de debiteur wél bezwaar, dan gaat de zaak over naar een gewone civiele procedure, wat meer tijd en kosten met zich meebrengt.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor buitenlandse debiteuren?

Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse debiteur zodra je eigen herinneringen en aanmaningen geen resultaat opleveren, of als je merkt dat de communicatie vastloopt door taal- of cultuurverschillen. Hoe eerder je dit doet, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Praktische signalen dat het tijd is om hulp in te schakelen:

  • De betalingstermijn is verstreken en je hebt al minimaal één herinnering gestuurd zonder reactie
  • De klant reageert wel, maar maakt steeds nieuwe beloftes zonder te betalen
  • Je weet niet welke juridische stappen je in het betreffende land kunt zetten
  • De taalbarrière maakt directe communicatie moeilijk of onmogelijk
  • De vordering is groot genoeg om professionele inning te rechtvaardigen

Een incassobureau met internationale expertise kan bovendien adviseren over de haalbaarheid van een zaak. Soms is het verstandiger om een schikking te treffen of de vordering af te schrijven dan een kostbare procedure te starten die weinig kans van slagen heeft. Dat eerlijke advies is minstens zo waardevol als de inning zelf. Bekijk ook het volledige overzicht van onze diensten om te zien welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wat zijn de kosten van internationale incasso?

De kosten van internationale incasso zijn hoger dan bij binnenlandse incasso, omdat er meer expertise, vertaalwerk en soms buitenlandse advocaten of lokale partners bij komen kijken. De exacte kosten hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de complexiteit van de zaak.

Een paar richtlijnen om rekening mee te houden:

  • Incassoprovisie — voor vorderingen op buitenlandse bedrijven wordt doorgaans een percentage van de hoofdsom gerekend, vergelijkbaar met het gangbare tarief van 15% voor bedrijven in Nederland
  • Juridische kosten — als een gerechtelijke procedure nodig is, komen daar kosten bij voor griffierechten, vertaling van documenten en eventueel lokale rechtsbijstand
  • No cure, no pay — veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay voor de buitengerechtelijke fase, wat betekent dat je alleen betaalt als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd

Voor vorderingen op particulieren in Nederland geldt de wettelijke WIK-tabel, maar die is niet van toepassing op buitenlandse debiteuren. Laat je daarom altijd vooraf informeren over de kostenstructuur, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Een goede inschatting van de haalbaarheid en kosten vooraf voorkomt dat je meer uitgeeft dan de vordering waard is.

Hoe wij helpen met internationale incasso

Bij Creman weten we als geen ander hoe complex het kan zijn als een klant in het buitenland niet betaalt. Daarom bieden we een complete aanpak voor grensoverschrijdende vorderingen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

  • Actief in zes landen — we innen vorderingen in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Zes talen — we communiceren met buitenlandse debiteuren in het Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans
  • Juristen in eigen huis — onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak
  • 24/7 inzage in je dossier — via ons online portaal zie je altijd precies wat de status is van jouw vordering
  • Veilige geldstromen — alle ontvangen bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Slagingspercentage van 93% — we werken snel en resultaatgericht, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten of jouw vordering haalbaar is? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken graag met je mee.

Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?

/door

Een incassobureau rekent doorgaans een incassoprovisie van 15% over de openstaande hoofdsom. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumpercentages op basis van de hoogte van de vordering. Voor vorderingen op bedrijven is 15% het gangbare tarief, tenzij je algemene voorwaarden een andere afspraak bevatten. In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar deze kosten, niet jij als schuldeiser. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe het precies werkt.

Wat is incassoprovisie en hoe werkt het?

Incassoprovisie is de vergoeding die een incassobureau ontvangt voor het innen van een openstaande vordering. Dit percentage wordt berekend over de hoofdsom van de factuur en vormt de belangrijkste kostenpost bij het uitbesteden van een incassozaak. De provisie is geen vast bedrag, maar een percentage dat varieert afhankelijk van de hoogte van de vordering en de afspraken die je maakt.

Het systeem werkt als volgt: jij draagt een openstaande factuur over aan het incassobureau. Het bureau neemt contact op met de debiteur, verstuurt aanmaningen en onderhandelt over betaling. Wordt de vordering succesvol geïnd, dan ontvangt het bureau de afgesproken provisie. In de meeste gevallen worden deze kosten doorberekend aan de schuldenaar, zodat jij als opdrachtgever het volledige factuurbedrag ontvangt.

Hoeveel procent rekent een incassobureau gemiddeld?

Een incassobureau rekent gemiddeld 15% incassoprovisie over de hoofdsom van de vordering. Dit is het gangbare tarief voor vorderingen op bedrijven. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgelegde maximumpercentages die afhangen van de hoogte van de schuld.

Voor vorderingen op particulieren werkt de berekening via de zogeheten WIK-tabel (Wet Incassokosten). Die ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Bij een vordering van € 1.000 op een particulier zijn de wettelijke incassokosten dus € 150. Hoe hoger de vordering, hoe lager het effectieve percentage wordt. Voor bedrijven geldt dit wettelijke schema niet, maar is 15% over de hoofdsom de standaard in de markt. Staat er in jouw algemene voorwaarden een andere regeling, dan kan die van toepassing zijn.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wie betaalt de incassokosten: schuldeiser of schuldenaar?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassokosten. Als een debiteur niet betaalt, mag je als schuldeiser de wettelijke incassokosten bij hem in rekening brengen. Dit is geregeld in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en geldt voor zowel particulieren als bedrijven.

Voorwaarde is wel dat je eerst een correcte aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Pas daarna mogen de incassokosten officieel worden doorberekend aan de schuldenaar. Reageert de debiteur niet en wordt het dossier overgedragen aan een incassobureau, dan komen de kosten van het traject in principe voor zijn rekening. Jij als schuldeiser ontvangt dan het volledige factuurbedrag terug, inclusief de rente en kosten die bij de schuldenaar zijn geïnd.

Let op: als een vordering uiteindelijk niet geïnd kan worden, bijvoorbeeld omdat de debiteur insolvent is, kan het voorkomen dat je als schuldeiser toch een deel van de kosten draagt. Meer daarover lees je verderop in dit artikel.

Wat zijn de wettelijke incassokosten in Nederland?

De wettelijke incassokosten in Nederland zijn vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK) en gelden als minimum én maximum voor vorderingen op particulieren. Het minimumbedrag is € 40, ongeacht hoe laag de vordering is. Voor vorderingen op bedrijven geldt de WIK-tabel niet als wettelijke verplichting, maar wordt die in de praktijk wel vaak als richtlijn gebruikt.

Naast de incassoprovisie kunnen er ook andere kosten in rekening worden gebracht, zoals de wettelijke rente over de openstaande hoofdsom. Die rente loopt op vanaf de vervaldatum van de factuur. Voor handelsvorderingen tussen bedrijven geldt de hogere handelsrente. Dit zijn kosten die ook voor rekening van de schuldenaar komen, mits je de juiste stappen hebt gevolgd in het aanmaningsproces.

Voor een correcte berekening van de incassokosten bij binnenlandse vorderingen is het verstandig om dit te laten beoordelen door een bureau dat de wet- en regelgeving goed kent. Zo voorkom je dat je te weinig of te veel in rekening brengt.

Wat kost een incassobureau als de vordering niet wordt geïnd?

Als een vordering niet geïnd wordt, rekenen de meeste incassobureaus geen provisie. Het principe ‘no cure, no pay’ is in de incassobranche gangbaar voor de buitengerechtelijke fase. Wordt er niets geïnd, dan betaal je als opdrachtgever in principe niets voor die fase.

Zodra het traject overgaat naar juridische stappen, zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure, verandert dat. Juridische kosten, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, zijn namelijk voorgeschoten bedragen die je als schuldeiser zelf betaalt. In veel gevallen kun je deze kosten wel terugvorderen als je de rechtszaak wint, maar dat is niet altijd zeker. Bureaus met juristen in eigen huis adviseren je altijd vooraf over de haalbaarheid van zo’n stap, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen er in een incassotraject mogelijk zijn en wat elke fase inhoudt.

Wanneer is een incassobureau inschakelen de moeite waard?

Een incassobureau inschakelen is de moeite waard wanneer een debiteur niet reageert op jouw eigen aanmaningen en de vordering oud genoeg is om serieus aan te pakken. Als vuistregel geldt: na twee eigen herinneringen zonder reactie is het tijd om een professional in te schakelen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning.

Er zijn een paar situaties waarin je dit zeker niet langer moet uitstellen:

  • De debiteur reageert niet op jouw herinneringen of belooft steeds opnieuw te betalen zonder dat te doen
  • De vordering staat al langer dan 60 tot 90 dagen open
  • Het gaat om een bedrag dat een serieuze impact heeft op jouw cashflow
  • Je hebt geen tijd of kennis om het aanmaningsproces zelf te bewaken
  • De debiteur zit in het buitenland en je weet niet hoe je dat aanpakt

Voor kleinere of eenvoudigere vorderingen hoeft het inschakelen van een bureau niet meteen een grote stap te zijn. Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, met ondersteuning op de achtergrond. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleine vorderingen serieus te nemen.

Hoe wij helpen met incassokosten en tarieven

Bij CreMan werken we transparant als het gaat om kosten en tarieven. Je weet vooraf waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Dit is wat we voor je regelen:

  • Correcte berekening van incassokosten op basis van de WIK-tabel voor particulieren en het gangbare tarief van 15% voor bedrijven
  • No cure, no pay in de buitengerechtelijke fase: wordt de vordering niet geïnd, dan betaal je geen provisie
  • Juridisch advies van onze eigen juristen over de haalbaarheid van elke zaak, inclusief een eerlijk advies over of doorzetten zinvol is
  • 24/7 inzage in de status van jouw dossiers via ons online portaal, zodat je altijd weet wat er speelt
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij handelt ze kosteloos zelf af en ontvangt bij succes een deel van de provisie terug
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat we voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland. Lees meer over wie we zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat we voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.

Wat doe je als je klant beweert dat de factuur onjuist is?

/door

Stel je voor: je stuurt een factuur en in plaats van een betaling krijg je een mailtje terug met de mededeling dat de factuur “niet klopt”. Frustrerend en ook best verwarrend. Want wat doe je dan? Heb je een fout gemaakt, of probeert je klant gewoon onder de betaling uit te komen? Het antwoord bepaalt hoe je verdergaat. In dit artikel lopen we stap voor stap door het factuurgeschil heen, van de eerste reactie tot het moment dat je een incassobureau kunt inschakelen.

Wat betekent het als een klant een factuur betwist?

Als een klant een factuur betwist, geeft die aan het niet eens te zijn met (een deel van) de factuur. Dat kan gaan over het bedrag, de geleverde dienst, de kwaliteit van het werk of een administratieve fout. Een betwiste factuur is niet hetzelfde als een factuur die simpelweg niet wordt betaald. Er is sprake van een actief bezwaar, en dat vraagt om een andere aanpak.

Belangrijk om te weten: een klant mag een factuur niet zomaar negeren omdat die het er niet mee eens is. Als er een betwisting is, moet de klant dat tijdig en onderbouwd aangeven. Alleen “ik betaal niet” is geen geldig bezwaar. Er moet een concrete reden zijn, en die reden moet aansluiten bij wat er is afgesproken of geleverd.

Wanneer is een factuurklacht van een klant terecht?

Een factuurklacht is terecht als de factuur niet overeenkomt met de werkelijkheid of met wat er is afgesproken. Denk aan een verkeerd bedrag, een fout in het aantal uren, een product dat niet is geleverd of werk dat aantoonbaar niet voldeed aan de afgesproken kwaliteit. In die gevallen heeft de klant een punt, en is het slim om dat serieus te nemen.

Een klacht is minder terecht als de klant achteraf een andere mening heeft over de prijs, of als de klacht pas komt nadat de betalingstermijn is verstreken. Ook als de klant eerder akkoord is gegaan met een offerte of opdrachtbevestiging, geldt die afspraak in principe gewoon. Let ook op de reactietermijn: veel algemene voorwaarden bepalen dat een klant binnen een bepaalde periode bezwaar moet maken. Heeft de klant dat niet gedaan, dan is de klacht juridisch gezien vaak al verzwakt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe reageer je op een klant die de factuur aanvecht?

Reageer altijd schriftelijk en rustig, ook als je het er niet mee eens bent. Vraag de klant om de klacht concreet te onderbouwen: wat klopt er niet, en waarom? Zorg dat je eigen administratie op orde is, inclusief de offerte, opdrachtbevestiging, communicatie en bewijs van levering.

Volg daarna dit stappenplan:

  1. Vraag om een schriftelijke toelichting van de klant, zodat de klacht duidelijk en traceerbaar is.
  2. Beoordeel de klacht eerlijk. Is er een fout gemaakt? Geef dat toe en stuur een gecorrigeerde factuur.
  3. Is de klacht ongegrond? Leg dan rustig maar duidelijk uit waarom de factuur correct is, en verwijs naar de afspraken die zijn gemaakt.
  4. Stel een redelijke deadline voor betaling, ook als je de klacht deels erkent. Een gedeeltelijk erkende factuur moet alsnog worden betaald voor het deel dat niet in geschil is.
  5. Leg alles schriftelijk vast, zodat je altijd bewijs hebt als het later toch escaleert.

Blijf professioneel in je communicatie. Een factuurgeschil hoeft geen ruzie te worden, maar je mag wel stevig zijn over je rechten.

Wat als de klant betwist maar toch gewoon niet wil betalen?

Soms is een “betwisting” geen echte klacht, maar een vertragingstactiek. De klant reageert vaag, geeft geen concrete onderbouwing of verandert steeds van verhaal. In dat geval is er geen sprake van een serieus factuurgeschil, maar van een klant die gewoon niet wil betalen.

Hoe herken je dat? Let op deze signalen:

  • De klant geeft geen concrete reden voor de betwisting.
  • De klacht komt pas nadat je een herinnering hebt gestuurd.
  • De klant reageert niet op jouw verzoek om toelichting.
  • Er waren eerder geen klachten over de geleverde dienst of het product.
  • De klant stelt steeds nieuwe voorwaarden of eisen.

In dit geval is het verstandig om het traject te formaliseren. Stuur een officiële aanmaning met een duidelijke betalingstermijn, en maak duidelijk dat je verdere stappen zet als er niet wordt betaald. Via ons volledige dienstenpakket zie je welke opties er zijn, van aanmaning tot juridische procedure.

Mag je een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar er zijn wel voorwaarden. De vordering moet opeisbaar zijn, wat betekent dat de betalingstermijn is verstreken en de klant geen gegrond bezwaar heeft. Als de betwisting ongegrond is of de klant weigert de klacht te onderbouwen, staat niets een incassotraject in de weg.

Een goed incassobureau voor binnenlandse vorderingen beoordeelt altijd eerst of een zaak kansrijk is. Dat is ook precies wat wij doen: onze juristen kijken naar de onderbouwing van de klacht, de afspraken die zijn gemaakt en de kans op succes. Zo voorkom je dat je energie steekt in een zaak die juridisch niet sterk genoeg staat, of juist te lang wacht met actie terwijl de kans op inning kleiner wordt.

Let er ook op dat je een geregistreerd bureau inschakelt. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan loop je risico’s op het gebied van aansprakelijkheid en rechtsgevolgen.

Hoe voorkom je factuurgeschillen in de toekomst?

Factuurgeschillen voorkomen begint vóór de opdracht, niet erna. Duidelijke afspraken aan het begin van een samenwerking zijn de beste bescherming tegen discussies achteraf.

Praktische maatregelen die helpen:

  • Werk altijd met een schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging die de klant expliciet heeft goedgekeurd.
  • Gebruik duidelijke algemene voorwaarden met een bezwaartermijn voor facturen, zodat klachten tijdig ingediend moeten worden.
  • Factureer snel na levering, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wat er is geleverd en wanneer.
  • Specificeer je facturen, met een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of producten.
  • Stuur herinneringen snel, zodat een openstaande factuur niet weken blijft liggen zonder opvolging.
  • Leg afwijkingen of meerwerk altijd schriftelijk vast, ook als het kleine aanpassingen zijn.

Goede debiteurenbeheerprocessen zorgen ervoor dat factuurgeschillen minder vaak voorkomen én dat je sterker staat als er toch een conflict ontstaat.

Hoe wij helpen bij factuurgeschillen en onjuiste factuurclaims

Bij Creman begrijpen we dat een betwiste factuur meer is dan een administratief probleem. Het raakt je cashflow, je tijd en soms ook je relatie met een klant. Wij helpen je om snel en slim te handelen, zonder dat je zelf advocaat hoeft te zijn.

  • Juristen in eigen huis die beoordelen of een betwisting gegrond is en wat de beste aanpak is.
  • Snel en resultaatgericht: gemiddeld twee weken doorlooptijd per dossier, met een slagingspercentage van 93%.
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via ons online portaal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd is.
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via ons gratis portaal en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, tot 30%.

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman en onze werkwijze, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Hoeveel kost een deurwaarder versus een incassobureau?

/door

Als een klant niet betaalt, wil je snel weten wat het je kost om dat geld terug te halen. Het korte antwoord: een incassobureau werkt meestal op no cure no pay en kost je in principe niets als de inning mislukt. Een deurwaarder rekent vaste tarieven, ongeacht het resultaat, maar die kosten zijn bij een succesvolle inning vaak verhaalbaar op de debiteur. Welke route het slimst is, hangt af van de fase waarin je vordering zich bevindt. Hieronder leggen we het stap voor stap uit.

Wat is het verschil tussen een deurwaarder en een incassobureau?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande facturen int via aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of loon. Het grote verschil: een incassobureau werkt buiten de rechtbank om; een deurwaarder treedt op na een rechterlijk vonnis.

In de praktijk komt een deurwaarder dus pas in beeld na een juridische procedure. Je schakelt eerst een incassobureau in voor de buitengerechtelijke fase. Pas als dat niet werkt en een rechter een vonnis uitspreekt, kan een deurwaarder met dwang optreden. Die twee partijen sluiten elkaar niet uit; ze volgen elkaar op. Een goed incassobureau met juristen in huis kan je door beide fases heen begeleiden, zodat je niet steeds van loket hoeft te wisselen.

Hoeveel kost een incassobureau gemiddeld?

De meeste incassobureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt alleen een provisie als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd. Het gangbare tarief voor vorderingen op bedrijven is 15% van de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Die kosten worden bovendien vaak doorberekend aan de debiteur, zodat jij er zelf niets aan overhoudt.

Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgestelde maximumtarieven via de WIK-tabel. Die zien er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Heb je een eenvoudige vordering en wil je de kosten nog verder beperken? Via onze diensten bieden we ook SelfCollect aan: een gratis portal waarmee je zelf de eerste stappen zet en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgt, oplopend tot 30%.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoeveel kost een deurwaarder en wie betaalt dat?

De kosten van een deurwaarder bestaan uit twee delen: de explootkosten (voor het uitbrengen van een dagvaarding of het betekenen van een vonnis) en de executiekosten (voor beslaglegging of verkoop van bezittingen). Deze tarieven zijn wettelijk vastgelegd en variëren afhankelijk van de handeling, maar liggen al snel tussen de € 100 en enkele honderden euro’s per stap.

Wie die kosten draagt, hangt af van de uitkomst. Als de rechter de debiteur veroordeelt, worden de proceskosten en deurwaarderskosten doorgaans verhaald op de verliezende partij. Maar als de debiteur geen verhaal biedt, of als je de zaak verliest, draai jij zelf op voor de kosten. Dat maakt het inschakelen van een deurwaarder een financieel risico dat je bewust moet afwegen.

Wanneer schakel je een incassobureau in en wanneer een deurwaarder?

Je schakelt een incassobureau voor binnenlandse vorderingen in zodra je eigen herinneringen geen resultaat opleveren. Dat kan al na één of twee onbeantwoorde aanmaningen. Een deurwaarder komt pas in beeld als de buitengerechtelijke incasso is mislukt en een rechter een vonnis heeft uitgesproken.

De volgorde ziet er in de praktijk zo uit:

  1. Eigen herinneringen en aanmaningen sturen
  2. Incassobureau inschakelen voor buitengerechtelijke incasso
  3. Juridische procedure opstarten als betaling uitblijft
  4. Vonnis laten uitspreken door de rechter
  5. Deurwaarder inschakelen voor executie op basis van het vonnis

Wacht niet te lang met stap twee. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Incassobureaus met juristen in huis kunnen bovendien al in een vroeg stadium inschatten of een zaak het waard is om door te zetten, zodat je geen tijd en geld steekt in een vordering die toch niet inbaar blijkt.

Wat zijn de wettelijke incassokosten die je mag doorberekenen?

De wettelijke incassokosten die je als schuldeiser mag doorberekenen aan een particuliere debiteur, zijn vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK). Voorwaarde is dat je eerst een aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Pas daarna mag je de incassokosten in rekening brengen. Het minimumbedrag is € 40, ook als het percentage lager uitkomt.

Bij zakelijke debiteuren ligt het anders. Hier gelden de WIK-tarieven niet automatisch. Wat je mag doorberekenen, hangt af van wat er in jouw algemene voorwaarden staat of wat jullie contractueel hebben afgesproken. Heb je geen algemene voorwaarden of staat er niets in over incassokosten? Dan is het gangbare tarief van 15% van de hoofdsom een gebruikelijk en redelijk uitgangspunt dat in de praktijk breed geaccepteerd wordt.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Kies daarom altijd een bureau dat aantoonbaar aan deze registratieplicht voldoet. Zonder registratie mag een bureau wettelijk gezien geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

Naast registratie zijn er nog een paar dingen waar je op kunt letten:

  • Juristen in huis: een bureau met eigen juristen kan het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie, zonder dat je hoeft door te verwijzen naar een externe advocaat.
  • Transparantie over geldstromen: controleer of gelden via een onafhankelijke Stichting Derdengelden lopen, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.
  • Real-time inzage: een betrouwbaar bureau geeft je 24/7 toegang tot de status van je dossiers, zodat je nooit in het ongewisse zit.
  • Internationale dekking: doe je ook zaken in het buitenland? Kies dan een bureau dat actief is in meerdere landen en in meerdere talen werkt.

Hoe wij je helpen bij incasso en deurwaarderskosten

Creman is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid onder registratienummer Justis 00106. We combineren buitengerechtelijke incasso met juridische expertise in eigen huis, zodat je altijd één aanspreekpunt hebt, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie. Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier.

  • Incasso binnenland en buitenland (België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië)
  • Juristen in huis die adviseren over haalbaarheid en het volledige traject begeleiden
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • 24/7 real-time inzage in al je dossiers via een eigen online portal
  • SelfCollect: gratis portal voor eenvoudige zaken, met tot 30% provisie terug bij succesvolle inning
  • Uitbesteding van volledig debiteurenbeheer, inclusief inloggen op jouw eigen systeem

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen doen? Lees meer over Creman en onze werkwijze of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Mag je incassokosten vooraf in je algemene voorwaarden opnemen?

/door

Ja, je mag incassokosten vooraf opnemen in je algemene voorwaarden. Dit is zelfs slim om te doen, want zo maak je bij het aangaan van een overeenkomst al duidelijk wat er gebeurt als een factuur niet wordt betaald. Wel gelden er wettelijke grenzen aan wat je mag doorberekenen, en die regels verschillen afhankelijk van of je zaken doet met particulieren of bedrijven. In dit artikel leggen we precies uit hoe je dat goed aanpakt.

Wat zijn incassokosten en waarom zijn ze relevant voor je algemene voorwaarden?

Incassokosten zijn de kosten die je als schuldeiser maakt om een onbetaalde vordering buiten de rechtbank om te innen. Denk aan aanmaningskosten, kosten voor een incassobureau en de tijd die gaat zitten in het opvolgen van wanbetalers. Ze worden ook wel buitengerechtelijke incassokosten genoemd, omdat ze ontstaan vóór een eventuele rechtszaak.

Voor je algemene voorwaarden zijn deze kosten relevant omdat je daarin kunt vastleggen dat je ze doorberekent aan de debiteur. Zonder zo’n clausule loop je het risico dat je die kosten zelf moet dragen. Door dit vooraf te regelen, geef je je klant ook een duidelijk signaal: betaal op tijd, anders komen er extra kosten bij.

Mag je incassokosten vooraf vastleggen in je algemene voorwaarden?

Ja, het is toegestaan om incassokosten op te nemen in je algemene voorwaarden. Zowel voor zakelijke als voor particuliere klanten kun je dit doen, maar de regels verschillen. Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid om afwijkende afspraken te maken. Bij particulieren ben je gebonden aan de wettelijke maximumtarieven uit de Wet incassokosten (WIK).

Een incassokostenclausule in je algemene voorwaarden werkt als een contractuele afspraak. De klant gaat hiermee akkoord op het moment dat hij jouw diensten of producten afneemt. Dat maakt de clausule rechtsgeldig, mits je de voorwaarden correct hebt verstrekt en de klant de kans heeft gehad om er kennis van te nemen. Verstrek je voorwaarden dus altijd vooraf, bij de offerte of opdrachtbevestiging.

Wil je weten hoe het incassoproces eruitziet als een klant ondanks alles niet betaalt? Op onze pagina over incasso binnenland lees je hoe het traject van aanmaning tot inning in de praktijk werkt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat zijn de wettelijke maximumtarieven voor incassokosten in Nederland?

De wettelijke maximumtarieven voor incassokosten in Nederland zijn vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK) en gelden voor vorderingen op particulieren. De tarieven zijn gebaseerd op een percentage van de hoofdsom en kennen een minimum van € 40.

Deel van de hoofdsomPercentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (maximaal € 6.775)

Deze tabel geldt als het wettelijke maximum voor particulieren. Je mag nooit meer in rekening brengen dan wat de WIK-tabel voorschrijft. Voor zakelijke debiteuren ligt dat anders: daar geldt geen wettelijk maximum en hanteert men in de praktijk vaak een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.

Wat is het verschil tussen incassokosten bij zakelijke en particuliere debiteuren?

Het belangrijkste verschil is dat de WIK-tabel alleen van toepassing is op vorderingen op particulieren (consumenten). Bij zakelijke debiteuren zijn partijen vrij om in de algemene voorwaarden een afwijkend tarief overeen te komen, zolang dat niet onredelijk bezwarend is.

In de praktijk betekent dit dat je bij zakelijke klanten meer flexibiliteit hebt. Je kunt in je voorwaarden een vast percentage afspreken, zoals 15% van de hoofdsom, of een minimumbedrag vastleggen. Bij particulieren moet je altijd binnen de grenzen van de WIK blijven, ook als je algemene voorwaarden een hoger tarief vermelden. De WIK is dwingend recht: je kunt er contractueel niet van afwijken ten nadele van de consument.

Bekijk ons volledige dienstenoverzicht als je wilt weten hoe we bedrijven helpen bij zowel zakelijke als particuliere vorderingen.

Hoe formuleer je een geldige incassokostenclausule in je algemene voorwaarden?

Een geldige incassokostenclausule bevat minimaal drie elementen: de verwijzing naar de toepasselijke regels (WIK voor particulieren), het moment waarop de kosten verschuldigd worden en het tarief of de berekeningswijze. Hoe concreter, hoe sterker je positie.

Een praktisch voorbeeld voor zakelijke klanten:

“Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever naast de hoofdsom en wettelijke (handels)rente tevens buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van 15% over het openstaande bedrag, met een minimum van € 75, exclusief btw.”

Voor particulieren gebruik je een vergelijkbare formulering, maar verwijs je expliciet naar de WIK-tabel als berekeningsbasis. Let ook op de volgende punten:

  • Stuur altijd eerst een aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen voordat je incassokosten in rekening brengt. Dit is wettelijk verplicht bij particulieren.
  • Vermeld in de aanmaning het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt bij niet-betaling.
  • Zorg dat je algemene voorwaarden aantoonbaar zijn verstrekt vóór of bij het sluiten van de overeenkomst.
  • Laat je voorwaarden periodiek controleren door een jurist, zeker als je zowel zakelijk als aan particulieren levert.

Wanneer is het slim om een incassobureau in te schakelen naast je eigen voorwaarden?

Het inschakelen van een incassobureau is verstandig zodra een debiteur niet reageert op je eigen aanmaningen of de betalingstermijn in je aanmaning is verstreken. Goede algemene voorwaarden leggen de basis, maar ze innen niet vanzelf. Een incassobureau neemt het proces over en verhoogt de kans op betaling aanzienlijk.

Heb je een grote debiteurenlijst of weinig tijd om het zelf bij te houden? Dan is het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer een optie. Maar ook voor losse dossiers geldt: hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op een goede afloop. Wacht niet te lang met doorverwijzen, want oude vorderingen zijn moeilijker te innen.

Voor kleinere of eenvoudige vorderingen is het ook de moeite waard om te kijken of je die zelf kunt afhandelen via een laagdrempelige tool, waarbij je toch professionele ondersteuning op de achtergrond hebt.

Hoe wij helpen bij incassokosten en je algemene voorwaarden

Bij CreMan helpen we je niet alleen met het innen van openstaande facturen, maar denken we ook mee over hoe je je voorwaarden en processen zo inricht dat je sterker staat als er iets misgaat. Concreet bieden we:

  • Juridisch advies over je incassokostenclausule en de haalbaarheid van een vordering, door juristen die het volledige traject kennen, van aanmaning tot executie.
  • Incasso binnenland met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken en een slagingspercentage van 93%, gericht op behoud van de klantrelatie waar dat mogelijk is.
  • SelfCollect: een gratis portal waarmee je eenvoudige zaken zelf kunt afhandelen. CreMan bewaakt het proces op de achtergrond en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • 24/7 real-time inzage in de status van al je dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent.
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft.

CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet daarmee aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland. Wil je meer weten over wie we zijn en hoe we werken? Lees dan meer op de pagina over CreMan. Klaar om te starten of heb je een concrete vraag? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.