Wat doet een incassobureau met jouw dossier?

/door

Een incassobureau neemt jouw openstaande vordering over en voert namens jou het volledige traject uit: van de eerste aanmaning tot en met juridische stappen als dat nodig is. Het bureau communiceert direct met de debiteur, bewaakt de termijnen en adviseert jou over de beste aanpak. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat er precies gebeurt nadat je een dossier indient.

Welke stappen zet een incassobureau na ontvangst van een dossier?

Na ontvangst van jouw dossier start het incassobureau de buitengerechtelijke fase. Dit begint met het sturen van een formele aanmaning aan de debiteur, inclusief de wettelijk verplichte incassokosten. Daarna volgen telefonische contactpogingen, betalingsregelingen indien nodig en verdere correspondentie totdat er betaald wordt of de zaak escaleert naar een juridische procedure.

In de praktijk ziet dat traject er zo uit:

  1. Dossieropname: het bureau controleert de vordering op volledigheid en haalbaarheid.
  2. Aanmaning: de debiteur ontvangt een officiële brief met een betalingstermijn.
  3. Telefonisch contact: persoonlijk contact vergroot de kans op een snelle betaling.
  4. Betalingsregeling: als de debiteur niet in één keer kan betalen, wordt een regeling afgesproken.
  5. Escalatie: reageert de debiteur niet? Dan volgt advies over juridische stappen.

De gemiddelde doorlooptijd van een dossier bij ons is twee weken. Dat is snel, maar het hangt natuurlijk ook af van hoe de debiteur reageert.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat buiten de rechtbank om gebeurt: aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Gerechtelijke incasso is de stap daarna, waarbij de zaak via de rechter wordt afgedwongen. Het verschil zit hem in de kosten, de doorlooptijd en de bevoegdheden die het bureau heeft.

Bij buitengerechtelijke incasso werkt het bureau zonder tussenkomst van een rechter. Dit is sneller, goedkoper en minder belastend voor de klantrelatie. De meeste zaken worden in deze fase al opgelost.

Lukt dat niet, dan volgt gerechtelijke incasso. Een rechter doet uitspraak, en op basis van dat vonnis kan er beslag worden gelegd op bezittingen, bankrekeningen of het loon van de debiteur. Dit traject duurt langer en brengt hogere kosten met zich mee, maar geeft je wel de wettelijke middelen om betaling af te dwingen. Je kunt meer lezen over dit volledige traject op onze pagina over incasso in Nederland.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat gebeurt er als de debiteur niet reageert op het incassobureau?

Als een debiteur blijft zwijgen na meerdere aanmaningen en contactpogingen, adviseert een goed incassobureau over de volgende stap: een gerechtelijke procedure. Voordat het zover is, beoordeelt het bureau eerst of die stap zinvol is, want een vonnis is alleen waardevol als er ook iets te halen valt bij de debiteur.

Een ervaren incassobureau kijkt naar drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Die laatste optie klinkt vervelend, maar soms is het goedkoper dan een langdurige rechtszaak te voeren tegen iemand die aantoonbaar niets heeft. Juristen in eigen huis kunnen jou daar eerlijk over adviseren, zodat je geen geld gooit naar een procedure die toch niets oplevert.

Gaat de zaak wel door naar de rechter, dan kan het bureau namens jou een dagvaarding laten uitbrengen en het gerechtelijke traject volledig begeleiden tot en met executie.

Wie betaalt de incassokosten: schuldeiser of schuldenaar?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassokosten. De wet bepaalt dat een debiteur die niet op tijd betaalt, ook de redelijke kosten voor de inning moet vergoeden. Voor vorderingen op particulieren zijn deze kosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel.

Zo werkt de WIK-tabel voor vorderingen op particulieren:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Bij vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum. Gangbaar is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in jouw algemene voorwaarden staat. Als jij als schuldeiser goede voorwaarden hebt, staat daarin vaak al een hogere incassovergoeding. Laat dat altijd controleren door een bureau met juridische kennis.

Hoe houd je als opdrachtgever zicht op je dossier?

Een goed incassobureau geeft je altijd inzicht in wat er met jouw dossier gebeurt. Je hoeft niet te wachten op een maandelijks rapport of zelf te bellen voor een update. Via een online portal kun je 24/7 real-time de status van elk dossier volgen: welke stappen zijn gezet, wat er is gecommuniceerd en wat de verwachte volgende actie is.

Dat is niet alleen fijn voor je eigen rust, het helpt je ook om tijdig beslissingen te nemen. Denk aan het goedkeuren van een betalingsregeling, het besluit om een juridische stap te zetten of juist het afschrijven van een vordering die niet meer haalbaar is. Transparantie maakt jou als opdrachtgever een actieve partner in het proces, zonder dat je er dagelijks tijd aan kwijt bent.

Alle geldstromen verlopen bij ons via een onafhankelijke Stichting Derdengelden. Dat betekent dat geïnde bedragen nooit door het incassobureau zelf worden beheerd, maar altijd gescheiden en veilig worden bewaard totdat ze aan jou worden overgemaakt.

Wanneer is het slim om een dossier uit handen te geven?

Het is slim om een dossier uit handen te geven zodra een klant niet reageert op jouw eigen herinneringen en de factuur al langer openstaat dan de afgesproken betalingstermijn. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de vordering moeilijker te innen wordt. Een professionele partij inschakelen hoeft de klantrelatie niet te beschadigen als het bureau dat zorgvuldig aanpakt.

Praktische signalen dat het tijd is om actie te ondernemen:

  • De klant reageert niet op twee of meer herinneringen
  • De factuur staat langer dan 30 tot 60 dagen open na de vervaldatum
  • De klant belooft te betalen maar doet het niet
  • Je hebt geen tijd of kennis om het aanmaningsproces zelf te bewaken
  • Het gaat om een hoger bedrag waarbij juridische stappen realistisch zijn

Voor kleinere of eenvoudigere vorderingen is er ook een laagdrempelige optie. Via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, zoals het versturen van aanmaningsbrieven, terwijl wij de workflow op de achtergrond bewaken. Lukt de inning, dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleinere zaken serieus op te pakken. Bekijk ons volledige dienstenaanbod om te zien welke aanpak bij jouw situatie past.

Hoe wij helpen met het incasseren van jouw openstaande vorderingen

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat wij voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland. Met een slagingspercentage van 93% en juristen in eigen huis begeleiden we jouw dossier van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Volledig traject onder één dak: van buitengerechtelijke incasso tot juridische procedures
  • 24/7 online inzage in de status van elk dossier via jouw eigen portal
  • Juristen in eigen huis die eerlijk adviseren over haalbaarheid
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken, kosteloos en met financieel voordeel
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden

Wil je weten wie we zijn en hoe we werken? Lees meer op onze pagina over CreMan. Of neem direct contact op als je een dossier wilt indienen of een vraag hebt: we helpen je graag verder.

Hoe bescherm je de klantrelatie bij incasso?

/door

Je kunt een incasso uitvoeren zonder de klantrelatie te beschadigen, mits je het proces professioneel en respectvol aanpakt. De sleutel ligt in het moment waarop je ingrijpt, de toon die je gebruikt en de methode die je kiest. Voor de meeste ondernemers is het geen kwestie van óf je actie onderneemt, maar hóe. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso en klantrelaties, zodat je precies weet wat je kunt doen en wanneer.

Hoe groot is het risico op relatieschade bij incasso?

Het risico op relatieschade bij incasso is reëel, maar lang niet zo groot als veel ondernemers vrezen. De meeste klanten begrijpen dat een bedrijf zijn openstaande facturen serieus neemt. Relatieschade ontstaat vooral wanneer het incassotraject onverwacht, agressief of onpersoonlijk aanvoelt, en niet puur door het feit dat je incasseert.

Wat het risico vergroot, is wachten. Hoe langer een factuur openstaat zonder actie, hoe meer de situatie escaleert. Een klant die na drie maanden ineens een aanmaning van een incassobureau ontvangt, schrikt eerder dan iemand die al eerder een vriendelijke herinnering heeft gekregen. Tijdig en consistent handelen is dus niet alleen goed voor je cashflow, maar ook voor de relatie.

Bovendien: een klant die structureel te laat betaalt of helemaal niet reageert op herinneringen, geeft zelf al een signaal af over de kwaliteit van de samenwerking. In die gevallen staat de relatie al onder druk, los van het incassotraject.

Wanneer is het verstandig om een incassobureau in te schakelen?

Het is verstandig om een incassobureau in te schakelen wanneer een factuur na twee of drie betalingsherinneringen nog steeds onbetaald blijft en de klant niet reageert. Op dat punt heb je als ondernemer je best gedaan en is professionele ondersteuning de logische volgende stap.

Concrete signalen dat het tijd is om actie te ondernemen:

  • De klant reageert niet meer op e-mails of telefoontjes
  • Er zijn al meerdere betalingstermijnen verstreken
  • De klant doet toezeggingen maar betaalt toch niet
  • De vordering loopt op en je hebt geen zicht op wanneer er betaald wordt

Wacht je te lang, dan vergroot je het risico dat een vordering oninbaar wordt. Vroeg ingrijpen vergroot de kans op succesvolle inning aanzienlijk. Bij incasso binnenland werken we met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, wat betekent dat snel handelen ook snel resultaat oplevert.

Belangrijk: kies een incassobureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie wettelijk verplicht voor alle incassobureaus in Nederland. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe kies je een incassomethode die de relatie spaart?

Een incassomethode die de relatie spaart, begint met een professionele maar vriendelijke aanpak: eerst een herinnering, dan een aanmaning, en pas daarna een formeel incassotraject. De toon, het tempo en de opvolging bepalen in grote mate hoe de klant de situatie ervaart.

Een paar praktische keuzes die het verschil maken:

  • Kies voor schriftelijke communicatie via brief of e-mail voordat je telefonisch contact zoekt. Dit geeft de klant ruimte om te reageren zonder zich in het nauw gedreven te voelen.
  • Wees duidelijk over de gevolgen, maar zonder te dreigen. Communiceer wat er gebeurt als er niet betaald wordt, zodat de klant weet waar hij aan toe is.
  • Geef een realistische betalingstermijn. Een termijn van veertien dagen is gebruikelijk en professioneel.
  • Overweeg een betalingsregeling als de klant aangeeft tijdelijk in de problemen te zitten. Dit toont begrip en vergroot de kans op volledige betaling.

Voor eenvoudige vorderingen kun je via SelfCollect zelf de eerste stappen zetten. Je stuurt dan zelf de brieven en legt het eerste contact, terwijl een professioneel incassosysteem op de achtergrond de workflow bewaakt. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat zegt de wet over communicatie tijdens een incassotraject?

De wet stelt duidelijke eisen aan de communicatie tijdens een incassotraject. Incassobureaus en schuldeisers mogen geen misleidende, intimiderende of onjuiste informatie gebruiken. Communicatie moet feitelijk, transparant en proportioneel zijn.

Een paar wettelijke kaders die relevant zijn:

  • Voordat incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren, moet er een schriftelijke aanmaning zijn gestuurd met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Dit is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK).
  • De hoogte van de incassokosten voor particulieren is wettelijk begrensd via de WIK-tabel. Voor vorderingen tot 2.500 euro geldt een percentage van 15%, daarboven loopt dit percentage stapsgewijs af.
  • Voor vorderingen op bedrijven geldt geen wettelijk maximum, maar het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het percentage dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is vastgelegd.
  • Een incassobureau mag geen contact opnemen op tijdstippen die als intimiderend worden beschouwd, zoals vroeg in de ochtend of laat op de avond.

Communiceer je via een geregistreerd bureau, dan weet je dat deze regels worden nageleefd. Dat is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een bescherming voor jou als opdrachtgever.

Hoe houd je zelf grip op het incassoproces?

Je houdt grip op het incassoproces door te kiezen voor een bureau dat je real-time inzage geeft in de status van je dossiers. Zo weet je op elk moment wat er speelt, zonder dat je zelf achter informatie aan hoeft te bellen of te e-mailen.

Praktische manieren om controle te houden:

  • Gebruik een online portal waarmee je 24/7 de voortgang van elk dossier kunt volgen.
  • Stel duidelijke afspraken met het incassobureau over communicatiemomenten en escalatiestappen.
  • Bepaal zelf de grenzen: geef aan of je een juridische procedure wilt als minnelijke incasso niet werkt, of dat je liever afschrijft.
  • Houd je eigen administratie bij: zorg dat facturen, herinneringen en correspondentie goed gedocumenteerd zijn voordat je een dossier overdraagt.

Grip houden betekent ook dat je weet wat de mogelijke uitkomsten zijn. Een goed incassobureau adviseert je altijd over drie scenario’s: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo maak je weloverwogen beslissingen in plaats van verrast te worden.

Wat doe je als de klant na incasso wil blijven samenwerken?

Als een klant na een incassotraject wil blijven samenwerken, is dat mogelijk, maar stel dan duidelijke nieuwe voorwaarden. Gebruik de situatie om de zakelijke relatie op een gezondere basis voort te zetten, met betere afspraken over betaaltermijnen, vooruitbetaling of een kredietlimiet.

Stappen die je kunt zetten:

  1. Voer een open gesprek over wat er is misgegaan en of de samenwerking voor beide partijen nog zinvol is.
  2. Pas je betalingsvoorwaarden aan: kortere termijnen, een aanbetaling of een kredietcheck vooraf.
  3. Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast, inclusief wat er gebeurt als een factuur opnieuw niet op tijd wordt betaald.
  4. Vraag kredietinformatie op als je twijfels hebt over de financiële situatie van de klant. Inzicht in kredietwaardigheid helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen.

Een incassotraject hoeft geen einde te betekenen. Het kan juist het begin zijn van een zakelijke relatie met duidelijkere spelregels. Klanten die na incasso alsnog betalen en willen doorgaan, laten daarmee zien dat ze de samenwerking waarderen. Dat verdient een eerlijke kans, mits de voorwaarden kloppen.

Hoe wij helpen de klantrelatie te beschermen bij incasso

Bij CreMan begrijpen we dat incasso voor veel ondernemers voelt als een moeilijke stap. Daarom werken we altijd met een aanpak gericht op behoud van de klantrelatie, waarbij een rechtszaak het allerlaatste middel is. Zo helpen we je concreet:

  • Professionele maar respectvolle communicatie richting de debiteur, afgestemd op de situatie
  • 24/7 inzage in je dossiers via een eigen online portal, zodat je altijd weet wat er speelt
  • Juristen in eigen huis die je adviseren over haalbaarheid en de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven
  • SelfCollect voor eenvoudige vorderingen: jij handelt het zelf af, wij bewaken het proces op de achtergrond en je ontvangt bij succesvolle inning een deel van de provisie terug
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en beschermd blijft
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe CreMan werkt en wat ons onderscheidt? Lees meer over ons bureau en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Welke 3 documenten heb je nodig voor een incassozaak?

/door

Voor een incassozaak heb je drie documenten nodig: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de onbetaalde factuur en het bewijs dat je de debiteur hebt aangemaand. Met deze drie documenten kun je aantonen dat er een geldige vordering is, dat het bedrag opeisbaar is en dat je de debiteur de kans hebt gegeven alsnog te betalen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over welke documenten je nodig hebt en wat je doet als je er een mist.

Wat gebeurt er met je documenten als je een incassobureau inschakelt?

Wanneer je een incassobureau inschakelt, lever je de relevante documenten aan en neemt het bureau het dossier van je over. Het bureau beoordeelt op basis van die stukken of de vordering sterk genoeg is om op te treden, welke stappen het beste passen en wat de kans op succes is. Jij hoeft het proces daarna niet meer zelf bij te houden.

In de praktijk betekent dit dat je de documenten digitaal aanlevert, waarna een medewerker het dossier opbouwt. Vanaf dat moment wordt er contact opgenomen met de debiteur, worden betalingsregelingen besproken of worden juridische stappen voorbereid als dat nodig is. De kwaliteit van de aangeleverde documenten bepaalt mede hoe snel en soepel dat gaat. Ontbrekende of onduidelijke stukken kunnen het proces vertragen, dus zorg dat je ze zo volledig mogelijk aanlevert.

Wil je zelf ook meekijken? Dat kan. Via een eigen online portaal heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier. Je ziet precies wat er is ondernomen, wanneer dat is gedaan en wat de volgende stap is. Zo blijf je altijd op de hoogte zonder dat je zelf achter de telefoon hoeft te zitten.

Wat als je geen schriftelijk contract hebt?

Geen schriftelijk contract hebben is vervelend, maar het betekent niet automatisch dat je vordering kansloos is. Een mondelinge overeenkomst is in Nederland ook rechtsgeldig. Het wordt wel lastiger om die te bewijzen, dus je hebt andere documenten nodig die de afspraken onderbouwen.

Denk daarbij aan:

  • E-mails of appberichten waarin de opdracht is bevestigd of de prijs is afgesproken
  • Offertes die de opdrachtgever heeft geaccepteerd, ook als dat mondeling of per e-mail is gebeurd
  • Geleverde goederen of diensten waarvan je kunt aantonen dat ze zijn ontvangen, zoals een afleverbon of een ondertekende oplevering
  • Eerdere betalingen door dezelfde klant voor vergelijkbare opdrachten

Hoe meer je kunt aantonen dat er een afspraak was en dat jij jouw kant van die afspraak bent nagekomen, hoe sterker je positie. Een incassobureau of jurist kan je helpen beoordelen of de bewijspositie sterk genoeg is om op te treden. Het is altijd verstandig dat oordeel te vragen voordat je stappen onderneemt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Moet de factuur aan bepaalde eisen voldoen?

Ja, een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen om als bewijs te dienen in een incassozaak. Een factuur die onvolledig is, kan door de debiteur worden aangevochten en dat verzwakt je positie. Controleer daarom altijd of je factuur de volgende gegevens bevat.

  • Je eigen naam en adresgegevens
  • De naam en adresgegevens van de debiteur
  • Een uniek factuurnummer
  • De factuurdatum en de uiterste betaaldatum
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw
  • Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)

Een factuur zonder betaaldatum maakt het lastig om aan te tonen dat de vordering opeisbaar is. Staat er geen datum op, dan geldt in de meeste gevallen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum voor zakelijke transacties. Heb je in je algemene voorwaarden een andere termijn afgesproken, dan geldt die termijn, mits de voorwaarden rechtsgeldig zijn overeengekomen.

Welke betalingsbewijzen tellen mee als bewijs?

Betalingsbewijzen zijn relevant om aan te tonen dat een betaling is uitgebleven of slechts gedeeltelijk is gedaan. In een incassozaak gebruik je ze om te bewijzen wat er al is betaald en wat er nog openstaat. Relevante bewijzen zijn onder andere bankafschriften, betaalbevestigingen en correspondentie over betalingsregelingen.

Concreet kun je denken aan:

  • Bankafschriften waaruit blijkt dat de betaling niet is binnengekomen
  • Gedeeltelijke betalingen die aantonen dat de debiteur de schuld erkent maar niet volledig heeft voldaan
  • Schriftelijke betalingstoezeggingen via e-mail of brief
  • Betalingsregelingen die zijn afgesproken maar niet zijn nagekomen

Een gedeeltelijke betaling is overigens een sterk bewijs in je voordeel: de debiteur erkent daarmee impliciet dat er een schuld is. Dat maakt het voor hem of haar veel moeilijker om de vordering later te betwisten.

Wanneer zijn extra documenten nodig voor een incassozaak?

In de meeste gevallen zijn de drie basisdocumenten voldoende om een incassodossier te starten. Maar in bepaalde situaties heb je aanvullende stukken nodig, bijvoorbeeld als de zaak juridisch wordt of als de debiteur de vordering betwist.

Extra documenten kunnen nodig zijn bij:

  • Betwisting van de vordering: de debiteur stelt dat hij niets verschuldigd is, dat de levering niet correct was of dat er een andere afspraak gold. In dat geval heb je bewijs nodig van wat er is geleverd, wanneer en onder welke voorwaarden.
  • Gerechtelijke procedures: als de zaak voor de rechter komt, moet je een volledig dossier kunnen overleggen. Denk aan de overeenkomst, alle correspondentie, de factuur, aanmaningen en eventuele reacties van de debiteur.
  • Internationale vorderingen: bij debiteuren in het buitenland kunnen aanvullende eisen gelden, afhankelijk van het toepasselijke recht en het land.
  • Vorderingen op particulieren: hier gelden extra regels. De incassokosten zijn wettelijk bepaald via de WIK-tabel: tot €2.500 bedragen de incassokosten 15% van de hoofdsom, over de volgende €2.500 is dat 10%, enzovoort. Je moet ook kunnen aantonen dat je een correcte aanmaning hebt verstuurd met de juiste termijn en het juiste bedrag aan incassokosten.

Heb je twijfels over welke documenten je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Laat een jurist of incassospecialist dat beoordelen voordat je stappen onderneemt. Dat bespaart je tijd en vergroot de kans op succes.

Hoe wij helpen bij het opbouwen van een sterk incassodossier

Bij CreMan kijken we samen met je naar de documenten die je hebt en beoordelen we of de vordering sterk genoeg is om op te treden. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, ook als dat betekent dat we je afraden verder te gaan.

  • Geen volledig dossier? We helpen je beoordelen wat je hebt en wat je nog kunt aanvullen
  • Eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je kleine zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
  • Juridische procedure nodig? Onze juristen nemen het volledige traject over
  • Altijd inzicht: via ons online portaal zie je 24/7 wat er met je dossier gebeurt
  • Veiligheid van geldstromen: alle ontvangen betalingen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Bekijk al onze diensten of lees meer over wie wij zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat wij voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is.

Hoe werkt buitengerechtelijke incasso voor bedrijven?

/door

Buitengerechtelijke incasso is het traject dat je doorloopt om een onbetaalde factuur te innen zonder tussenkomst van de rechter. Je stuurt aanmaningen, schakelt eventueel een incassobureau in en probeert via onderhandeling of druk alsnog betaling te krijgen. Dit werkt in de meeste gevallen: de meerderheid van de openstaande vorderingen wordt in dit stadium al opgelost. Lukt het niet, dan komt pas een gerechtelijke procedure in beeld. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over buitengerechtelijke incasso voor bedrijven.

Wanneer mag je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Je mag als bedrijf een incassobureau inschakelen zodra een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn is voldaan en een herinnering of aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd. Er is geen wettelijke minimumtermijn die je moet afwachten, maar het is verstandig om de debiteur eerst zelf een redelijke kans te geven om te betalen.

In de praktijk betekent dit: stuur eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een formele aanmaning met een duidelijke termijn van veertien dagen. Reageert de klant niet of betaalt hij niet? Dan is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je dat doet, hoe groter de kans op succes.

Belangrijk: per april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je in zee gaat een geldig registratienummer heeft. Dat is geen formaliteit, maar een wettelijke eis om de kwaliteit van de sector te waarborgen.

Wat zijn de stappen in een buitengerechtelijk incassotraject?

Een buitengerechtelijk incassotraject volgt een vaste volgorde: van een eerste aanmaning tot actieve onderhandeling met de debiteur. Het doel is betaling te verkrijgen zonder dat een rechter eraan te pas komt. De meeste zaken worden in dit stadium al opgelost.

De stappen zien er doorgaans zo uit:

  1. Aanmaning door de schuldeiser zelf: Jij stuurt een herinnering en een formele aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen.
  2. Overdracht aan het incassobureau: Het bureau neemt het dossier over en stuurt namens jou een incassobrief aan de debiteur.
  3. Telefonisch contact: Het bureau probeert de debiteur te bereiken om betaling of een betalingsregeling te bespreken.
  4. Onderhandeling: Indien nodig wordt een betalingsregeling afgesproken die voor beide partijen werkbaar is.
  5. Escalatie of afsluiting: Betaalt de debiteur alsnog? Dan is de zaak klaar. Blijft betaling uit? Dan adviseert het bureau over de vervolgstap, zoals een gerechtelijke procedure.

Een goed incassobureau houdt je gedurende het hele traject op de hoogte. Via onze diensten heb je als opdrachtgever 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier, zodat je nooit in het duister tast over wat er speelt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke kosten mag je doorberekenen aan de schuldenaar?

Als schuldeiser mag je de wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur. Voor vorderingen op particulieren gelden vaste percentages op basis van de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is afgesproken.

De WIK-tabel voor particulieren werkt als volgt:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Naast de incassokosten mag je ook de wettelijke rente in rekening brengen vanaf de dag dat de betalingstermijn verstreek. Let op: de incassokosten zijn alleen doorbelastbaar als je de debiteur eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij niet-betaling.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Het verschil zit in de rol van de rechter. Bij buitengerechtelijke incasso probeer je de vordering te innen via aanmaningen, onderhandeling en druk, zonder tussenkomst van de rechtbank. Bij gerechtelijke incasso stap je naar de rechter om een vonnis te verkrijgen dat de debiteur verplicht te betalen.

Buitengerechtelijke incasso is sneller, goedkoper en minder ingrijpend voor de klantrelatie. Gerechtelijke incasso brengt extra kosten met zich mee, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, en duurt langer. Toch is het soms de enige optie als een debiteur structureel weigert te betalen of onbereikbaar is.

Een goede vuistregel: begin altijd buitengerechtelijk en schakel pas over naar een gerechtelijke procedure als het buitengerechtelijke traject geen resultaat oplevert. Een incassobureau met juristen in huis kan je precies adviseren wanneer die stap zinvol is en wat de kans op succes realistisch is. Dat voorkomt dat je geld uitgeeft aan een procedure die je uiteindelijk niets oplevert.

Wat gebeurt er als de schuldenaar niet reageert op aanmaningen?

Als een debiteur niet reageert op aanmaningen, zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, de vordering afschrijven, of een gedeeltelijke regeling accepteren. Welke optie het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kosten van verdere actie.

Een incassobureau met juridische kennis in huis adviseert je altijd over deze drie uitkomsten. Soms is doorzetten via de rechter de beste keuze, maar soms is een gedeeltelijke betaling of zelfs afschrijven financieel verstandiger dan een lange en kostbare procedure. Dat eerlijke advies is precies wat je nodig hebt op zo’n moment.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur die niet reageert? Dan is het nog relevanter om een bureau in te schakelen dat internationaal actief is. Internationale incasso vereist kennis van lokale wetgeving en de mogelijkheid om in de taal van de debiteur te communiceren, iets wat de meeste ondernemers zelf niet kunnen regelen.

Hoe kies je een betrouwbaar incassobureau voor je bedrijf?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan een aantal concrete kenmerken: het is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft juristen in dienst, werkt transparant over kosten en geeft je inzicht in de voortgang van je dossiers. Dat zijn geen mooie woorden, maar meetbare criteria.

Let bij je keuze op het volgende:

  • Registratie bij Justitie: Verplicht sinds april 2024. Vraag altijd naar het registratienummer.
  • Juridische expertise: Een bureau dat ook gerechtelijke procedures kan begeleiden, bespaart je de stap naar een aparte advocaat.
  • Transparantie over geldstromen: Serieuze bureaus werken met een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld nooit op de rekening van het bureau terechtkomt.
  • Realtime inzicht: Een eigen portal of dashboard zodat je altijd weet wat er met jouw dossier gebeurt.
  • Internationale dekking: Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, is het handig als één bureau alle landen dekt.
  • Flexibele opties: Bureaus die ook kleinere of eenvoudige vorderingen kosteloos laten afhandelen via een eigen portal geven je meer controle over je kosten.

Hoe wij helpen bij buitengerechtelijke incasso

Bij CreMan verzorgen we het volledige buitengerechtelijke traject voor je, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en halen een slagingspercentage van 93%. Wat wij bieden:

  • Juristen in eigen huis die het hele traject begeleiden en eerlijk adviseren over de haalbaarheid van elke zaak
  • 24/7 online inzage in de status van al je dossiers via een eigen portal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • SelfCollect: eenvoudige vorderingen zelf afhandelen via ons portal, kosteloos, en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Uitbesteding van je volledige debiteurenbeheer, inclusief directe toegang tot jouw systemen zodat wij alles van je overnemen

Wil je weten wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe hoog mag de incassoprovisie wettelijk zijn?

/door

De wettelijke maximale incassoprovisie voor vorderingen op particulieren is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK) en bedraagt maximaal 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een absoluut minimum van € 40. Voor bedrijven geldt de WIK niet automatisch en wordt doorgaans 15% over de hoofdsom gehanteerd, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser is opgenomen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incassoprovisie, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Hoe worden wettelijke incassokosten berekend?

De wettelijke incassokosten worden berekend via een staffel die is vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het percentage daalt naarmate de hoofdsom hoger wordt. Op de eerste € 2.500 geldt een tarief van 15%, met een minimum van € 40. Daarna loopt het tarief stapsgewijs af tot 0,5% over het bedrag boven de € 200.000, met een wettelijk maximum van € 6.775.

Concreet ziet de WIK-staffel er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Stel dat een klant € 1.500 schuldig is. Dan bedragen de wettelijke incassokosten 15% van € 1.500 = € 225. Dat is hoger dan het minimumbedrag van € 40, dus € 225 is het bedrag dat in rekening gebracht mag worden. De berekening gaat altijd over de hoofdsom, dus het openstaande factuurbedrag zonder rente of andere kosten.

Geldt de wettelijke maximale incassoprovisie voor alle schuldenaren?

Nee, de WIK-staffel geldt alleen voor vorderingen op particulieren (consumenten). Voor zakelijke debiteuren, dus bedrijven die een factuur niet betalen, geldt de WIK niet automatisch. Bij zakelijke vorderingen zijn partijen in principe vrij om onderling andere afspraken te maken over incassokosten.

In de praktijk wordt bij vorderingen op bedrijven vaak een tarief van 15% over de hoofdsom gehanteerd. Maar het tarief dat daadwerkelijk van toepassing is, hangt af van wat er in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat. Heb je als ondernemer je algemene voorwaarden goed op orde en daarin een incassokostenbeding opgenomen, dan kun je dat bedrag bij een zakelijke debiteur in rekening brengen. Heb je geen algemene voorwaarden of ontbreekt zo’n beding, dan is het lastiger om de kosten te verhalen.

Kortom: voor consumenten is de maximale incassoprovisie wettelijk begrensd via de WIK. Voor bedrijven geldt de contractsvrijheid, maar is 15% de gangbare standaard in de incassopraktijk in Nederland.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Mag een incassobureau een hogere provisie rekenen dan de wet toestaat?

Bij vorderingen op particulieren mag een incassobureau nooit meer in rekening brengen dan de WIK-staffel toestaat. De wet stelt een harde bovengrens. Een hoger bedrag op een aanmaning zetten is niet alleen onterecht, maar ook in strijd met de wet. De schuldenaar hoeft dat meerdere simpelweg niet te betalen.

Bij zakelijke vorderingen ligt dat anders. Omdat de WIK hier niet van toepassing is, kunnen partijen hogere of lagere tarieven afspreken. Toch geldt ook hier dat een incassobureau niet zomaar een willekeurig bedrag mag rekenen. De kosten moeten redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de vordering. Bovendien moet een serieus incassobureau geregistreerd zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, wat sinds april 2024 wettelijk verplicht is. Bureaus die aan die registratieplicht voldoen, werken volgens gedragsregels die ook de hoogte van kosten reguleren.

Wie betaalt de incassoprovisie: de schuldenaar of de schuldeiser?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassoprovisie. Dat is precies de bedoeling van de WIK: de kosten die een schuldeiser maakt om zijn geld te innen, worden doorbelast aan de partij die niet betaalt. Voorwaarde is wel dat de schuldeiser de schuldenaar eerst een schriftelijke aanmaning heeft gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, en daarin heeft vermeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht als er niet binnen die termijn wordt betaald.

Wordt de vordering uiteindelijk niet volledig betaald, of besluit je als schuldeiser geen incassoprovisie door te belasten, dan draag je die kosten zelf. Sommige schuldeisers kiezen er bewust voor om de incassokosten zelf te dragen om de klantrelatie te sparen. Dat is een afweging die je per geval kunt maken.

Wat is het verschil tussen incassoprovisie en deurwaarderskosten?

Incassoprovisie en deurwaarderskosten zijn twee verschillende soorten kosten die in verschillende fases van het incassoproces ontstaan. Incassoprovisie is de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, dus alles wat een incassobureau doet vóór een rechtszaak: aanmaningen sturen, contact opnemen met de debiteur en onderhandelen over betaling. Deurwaarderskosten ontstaan pas als de zaak voor de rechter is geweest en er een vonnis ligt dat geëxecuteerd moet worden.

Een deurwaarder is een overheidsambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bankrekeningen of bezittingen. Die bevoegdheden heeft een incassobureau niet. De kosten van een deurwaarder zijn wettelijk vastgesteld en vallen buiten de WIK-staffel. In de praktijk komen deze kosten bovenop de incassoprovisie als een zaak niet minnelijk wordt opgelost.

Via onze diensten begeleiden we het volledige traject: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, inclusief samenwerking met deurwaarders wanneer dat nodig is.

Hoe controleer je of de incassokosten op een aanmaning correct zijn?

Je controleert de incassokosten op een aanmaning door de WIK-staffel toe te passen op de hoofdsom van de vordering. Bereken zelf hoeveel procent van de hoofdsom de kosten bedragen en vergelijk dat met het bedrag dat op de aanmaning staat. Klopt het percentage niet, of staat er een bedrag onder het wettelijk minimum van € 40 of boven het maximum van € 6.775, dan kloppen de kosten niet.

Let ook op de volgende punten:

  • Is er een correcte aanmaning voorafgegaan? Zonder schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen mogen er geen incassokosten in rekening worden gebracht bij particulieren.
  • Staat het incassobureau geregistreerd? Controleer of het bureau geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dat is sinds april 2024 verplicht. Bureaus zonder registratie mogen geen incassowerkzaamheden uitvoeren.
  • Zijn de kosten gespecificeerd? Een betrouwbaar bureau legt duidelijk uit waaruit de kosten bestaan. Vage of ongespecificeerde bedragen zijn een waarschuwingssignaal.
  • Is de hoofdsom juist? Controleer of de incassokosten zijn berekend over de werkelijke hoofdsom, niet over een bedrag inclusief rente of eerdere kosten.

Twijfel je als schuldeiser of de kosten die jij in rekening brengt correct zijn? Of wil je als schuldenaar weten of een aanmaning klopt? Laat het dan controleren door iemand met juridische kennis van het incassorecht.

Hoe wij helpen met incassoprovisie en correcte kostendoorbelasting

Bij Creman weten we als geen ander hoe de WIK-staffel werkt en hoe je als ondernemer de incassokosten correct doorbelast aan je debiteur. We hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden: van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Ze adviseren je ook altijd over de haalbaarheid van een zaak, zodat je nooit voor verrassingen staat.

  • We berekenen de incassokosten altijd conform de wettelijke WIK-staffel voor particulieren en hanteren 15% voor zakelijke vorderingen
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Je hebt 24/7 real-time inzage in de status van je dossiers via ons online portal
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over Creman of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat zijn de 4 stappen in een incassotraject?

/door

Een incassotraject bestaat uit vier stappen: een betalingsherinnering of aanmaning, de buitengerechtelijke incassofase, een eventuele gerechtelijke procedure en tot slot de executiefase. De meeste zaken worden al opgelost in de eerste of tweede stap, zonder dat er een rechter aan te pas komt. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over hoe zo’n traject werkt, wat het kost en wanneer je welke stap zet.

Wanneer begint een incassotraject officieel?

Een incassotraject begint officieel op het moment dat je een vordering overdraagt aan een incassobureau en dat bureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Dat gebeurt nadat jij zelf al minimaal één betalingsherinnering hebt gestuurd en de factuur nog steeds onbetaald is. Pas dan mag een incassobureau incassokosten in rekening brengen bij de schuldenaar.

In de praktijk ziet het er zo uit: je stuurt een factuur, de klant betaalt niet, je stuurt een herinnering, de klant reageert niet. Op dat punt is het redelijk om professionele hulp in te schakelen. Het bureau stuurt vervolgens een formele aanmaning met een laatste betalingstermijn, doorgaans veertien dagen. Die aanmaning is tegelijk het startschot voor de buitengerechtelijke incassofase.

Belangrijk: de wet stelt eisen aan de inhoud van die aanmaning. Zo moet er duidelijk staan welk bedrag wordt gevorderd, welke incassokosten er bijkomen en binnen welke termijn de schuldenaar moet betalen. Een professioneel incassobureau zorgt dat die aanmaning juridisch correct is opgesteld, zodat je later geen problemen krijgt als de zaak toch voor de rechter komt.

Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?

Buitengerechtelijke incasso is alles wat er gebeurt voordat een rechter erbij betrokken wordt: aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso begint op het moment dat er een dagvaarding wordt uitgebracht en de zaak voor de rechter komt. Het grote verschil is tijd, kosten en de betrokkenheid van de rechtbank.

De meeste incassozaken worden buitengerechtelijk opgelost. Dat is ook de bedoeling: een gerechtelijke procedure kost meer geld, duurt langer en is voor beide partijen belastender. Alleen als de schuldenaar structureel weigert te betalen of de vordering betwist, is een rechtszaak de logische volgende stap.

Bij gerechtelijke incasso wordt er een vonnis gevraagd. Als de rechter de vordering toewijst, heeft de schuldeiser een executoriale titel. Dat is een officieel document waarmee je de schuld kunt laten innen via een deurwaarder, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, salaris of bezittingen.

{!– CTA START –}
{div style=”border-radius:16px !important; overflow:hidden !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border:1px solid #314656 !important; background:none !important; float:none !important; clear:both !important; display:block !important;”}
{table style=”width:100% !important; background-color:#22313d !important; border-collapse:collapse !important; border:none !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; border-radius:16px !important;”}
{td style=”padding:18px 22px !important; width:59% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; margin:0 !important; background-color:#22313d !important;”}
{p style=”font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:9px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; color:#83bce6 !important; margin:0 0 6px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.2 !important; text-decoration:none !important; text-transform:uppercase !important; letter-spacing:.65px !important; background:none !important; border:none !important;”}23+ jaar ervaring in credit management & incasso{/p}
{p style=”color:#ffffff !important; font-size:20px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 5px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.15 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:-.15px !important; background:none !important; border:none !important;”}Een klant die niet betaalt?{/p}
{p style=”color:#dce6ed !important; font-size:12px !important; font-weight:400 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 0 9px 0 !important; padding:0 !important; line-height:1.45 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.{/p}
{p style=”color:#aebec9 !important; font-size:9.5px !important; font-weight:600 !important; font-style:normal !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; margin:0 !important; padding:0 !important; line-height:1.3 !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; background:none !important; border:none !important;”}✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding{/p}
{/td}
{td style=”padding:11px !important; width:41% !important; vertical-align:middle !important; border:none !important; background-color:#18242e !important; margin:0 !important; border-left:1px solid #385063 !important;”}
{div style=”margin:0 0 8px 0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://selfcollect.nl/” style=”display:block !important; background-color:#5b93bd !important; color:#ffffff !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #79abd0 !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil het eerst zelf proberen →{br/}{span style=”color:#edf7fd !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Zelf controle houden met SelfCollect{/span}{/a}
{/div}
{div style=”margin:0 !important; padding:0 !important; border:none !important; background:none !important; display:block !important; float:none !important; clear:none !important;”}
{a href=”https://creman.com/” style=”display:block !important; background-color:#ffffff !important; color:#243743 !important; font-family:’Lato’,Helvetica,Arial,sans-serif !important; font-size:12.5px !important; font-weight:700 !important; font-style:normal !important; text-decoration:none !important; text-transform:none !important; letter-spacing:normal !important; padding:11px 13px !important; border-radius:10px !important; margin:0 !important; border:1px solid #dce8ef !important; line-height:1.3 !important; text-align:left !important; box-sizing:border-box !important; width:100% !important; float:none !important;”}Ik wil eerst weten wat verstandig is →{br/}{span style=”color:#6b7f8d !important; font-size:9.5px !important; font-weight:400 !important; display:block !important; margin:2px 0 0 0 !important; padding:0 !important;”}Persoonlijk advies van CreMan{/span}{/a}
{/div}
{/td}
{/tr}
{/table}
{/div}
{!– CTA END –}

Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen?

Welke incassokosten in rekening worden gebracht, hangt af van wie de schuldenaar is: een particulier of een bedrijf. Voor vorderingen op particulieren zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in de algemene voorwaarden van de schuldeiser staat.

De WIK-tabel voor particulieren ziet er zo uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Het minimumbedrag voor incassokosten bij particulieren is € 40, ook als het percentage lager uitkomt. Deze kosten worden in principe doorberekend aan de schuldenaar, niet aan jou als opdrachtgever. Jij draagt de vordering over, het bureau int de kosten terug bij de debiteur.

Hoe lang duurt een incassotraject gemiddeld?

Een buitengerechtelijk incassotraject duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de schuldenaar reageert. Als de zaak gerechtelijk wordt, loopt de doorlooptijd al snel op tot drie tot zes maanden of langer, zeker als er hoger beroep volgt.

Hoe snel een zaak wordt opgelost, hangt af van een paar factoren: de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de schuldenaar en hoe snel het bureau handelt. Een bureau dat snel en gestructureerd werkt, maakt een groot verschil. Wij lossen de meeste dossiers op binnen twee weken, wat in de branche aan de snelle kant is.

Heb je te maken met een kleine, onbetwiste vordering? Dan is de kans groot dat een stevige aanmaning al genoeg is. Grotere of betwiste vorderingen vragen meer tijd en soms een juridische procedure. Het loont altijd om vooraf te laten beoordelen hoe kansrijk een zaak is, zodat je niet maanden wacht op een uitkomst die niet haalbaar blijkt.

Wat gebeurt er als een schuldenaar blijft weigeren te betalen?

Als een schuldenaar na alle buitengerechtelijke pogingen nog steeds niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Het incassobureau of de jurist vraagt een rechter om een vonnis. Wijst de rechter de vordering toe, dan heb je een executoriale titel waarmee een deurwaarder de schuld kan innen via beslag.

Beslag kan worden gelegd op verschillende bezittingen: een bankrekening, salaris, een auto of andere eigendommen. De deurwaarder is degene die de executie uitvoert, niet het incassobureau. Het incassobureau begeleidt het juridische traject tot aan het vonnis en werkt daarna samen met de deurwaarder.

Soms is zelfs een vonnis niet genoeg. Als een schuldenaar aantoonbaar geen verhaal biedt, niets bezit en geen inkomen heeft, is executie zinloos. In dat geval adviseren juristen soms om de vordering af te schrijven en het verlies te nemen. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan jarenlang energie steken in een zaak die financieel niets oplevert. Goede juristen adviseren altijd over drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

Wanneer schakel je een incassobureau in plaats van een deurwaarder in?

Een incassobureau schakel je in als je een onbetaalde factuur wilt innen en er nog geen rechterlijk vonnis is. Een deurwaarder schakel je in als er al een vonnis ligt en je dat vonnis wilt laten uitvoeren. Dat is het kernverschil: een incassobureau werkt in de fase voor de rechtbank, een deurwaarder werkt in de fase na de rechtbank.

In de praktijk werken incassobureaus en deurwaarders samen. Het bureau begeleidt het traject van aanmaning tot vonnis, en zodra dat vonnis er is, neemt de deurwaarder het over voor de executie. Sommige bureaus, waaronder wij, hebben juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, inclusief de gerechtelijke procedure, zodat je niet zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.

Ga je rechtstreeks naar een deurwaarder zonder vonnis? Dan kan een deurwaarder niets voor je doen, want zonder executoriale titel heeft hij geen bevoegdheid om beslag te leggen. Begin dus altijd bij een incassobureau, tenzij je al een vonnis hebt.

Wil je weten of jouw zaak kansrijk is? Via onze diensten kun je zien welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Hoe wij helpen met het incassotraject

CreMan begeleidt het volledige incassotraject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

  • Juristen in eigen huis die het traject bewaken en altijd eerlijk adviseren over de haalbaarheid van een zaak
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier in de buitengerechtelijke fase
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • SelfCollect: voor eenvoudige vorderingen kun je zelf de eerste stappen zetten en bij succesvolle inning krijg je tot 30% van de incassoprovisie terug
  • Internationale incasso in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, in zes talen
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat sinds april 2024 verplicht is voor elk incassobureau in Nederland

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw vordering.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatiebrief?

/door

Een aanmaning is een herinnering die je stuurt als een factuur niet is betaald, bedoeld om de debiteur vrijwillig te laten betalen. Een sommatiebrief gaat een stap verder: dat is een formeel, juridisch document waarin je de debiteur een laatste kans geeft om te betalen vóór je verdere stappen onderneemt. Het verschil zit in de juridische lading. Een aanmaning heeft weinig formele rechtsgevolgen, terwijl een sommatiebrief de grondslag legt voor incassokosten en juridische procedures. Hieronder leggen we uit wanneer je welk document gebruikt en wat de gevolgen zijn.

Wat zijn de juridische gevolgen van een aanmaning?

Een aanmaning heeft op zichzelf beperkte juridische gevolgen. Het is in de eerste plaats een vriendelijke of zakelijke herinnering dat een factuur openstaat. Pas als je een aanmaning stuurt die voldoet aan de wettelijke eisen uit de Wet Incassokosten (WIK), mag je daarna incassokosten in rekening brengen bij particuliere debiteuren. Zonder die stap kun je die kosten niet vorderen.

Voor vorderingen op particulieren geldt een specifieke verplichting: je moet eerst een schriftelijke aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je incassokosten mag rekenen. Die aanmaning moet duidelijk vermelden hoe hoog die kosten zullen zijn als de debiteur niet betaalt. Stuur je die aanmaning niet, of vermeld je de kosten niet, dan vervalt je recht op die incassokosten.

Voor vorderingen op bedrijven gelden minder strikte regels. Hier spelen je factuur, betalingstermijn en eventuele algemene voorwaarden een grotere rol. Een aanmaning is dan meer een praktische stap dan een juridische verplichting.

Wat zijn de juridische gevolgen van een sommatiebrief?

Een sommatiebrief heeft meer juridisch gewicht dan een aanmaning. Het is een formele ingebrekestelling waarmee je de debiteur officieel in gebreke stelt. Dat betekent dat de debiteur vanaf dat moment in verzuim is, en dat opent de deur naar verdere juridische stappen zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure.

Concreet heeft een sommatiebrief de volgende gevolgen:

  • De debiteur is officieel in verzuim, wat verdere juridische stappen mogelijk maakt.
  • De wettelijke rente begint te lopen als dat nog niet het geval was.
  • Je legt vast dat je alle redelijke pogingen hebt gedaan om buiten de rechter om te incasseren.
  • Het document kan dienen als bewijs in een eventuele rechtszaak.

Een sommatiebrief is dus niet zomaar een herinnering, maar een juridisch instrument. Laat je die opstellen door een jurist, dan staat de brief ook formeel sterk als het later tot een procedure komt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer stuur je een aanmaning en wanneer een sommatiebrief?

Je stuurt een aanmaning zodra een factuur niet op tijd is betaald en een eerste herinnering geen resultaat heeft opgeleverd. Een sommatiebrief stuur je daarna, als de debiteur ook na meerdere aanmaningen niet reageert en je serieus overweegt juridische stappen te zetten.

Een praktisch overzicht van de volgorde:

  1. Eerste herinnering: vriendelijk, kort na het verstrijken van de betalingstermijn.
  2. Aanmaning: formeler, met vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt (verplicht bij particulieren volgens de WIK).
  3. Sommatiebrief: laatste kans, formele ingebrekestelling, met een korte betalingstermijn (vaak 5 tot 14 dagen).
  4. Incasso of juridische procedure: als ook de sommatiebrief geen resultaat heeft.

Je hoeft niet altijd alle stappen te doorlopen. Bij een zakelijke debiteur die al lang niet reageert, kun je sneller naar een sommatiebrief of zelfs direct naar een incassobureau voor binnenlandse vorderingen stappen.

Mag je incassokosten rekenen na een aanmaning?

Ja, maar alleen als je je aan de wettelijke spelregels houdt. Voor vorderingen op particulieren mag je incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die voldoet aan de WIK, met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen en een duidelijke vermelding van de kosten die volgen bij uitblijvende betaling.

De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% van de hoofdsom
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt een ander regime. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is vastgelegd. Heb je geen algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, dan kun je je minder goed beroepen op een vast percentage.

Wat moet er in een aanmaning of sommatiebrief staan?

Een aanmaning bevat minimaal de openstaande factuur, het factuurnummer, de betalingstermijn, en bij vorderingen op particulieren een duidelijke vermelding van de incassokosten die volgen als er niet betaald wordt. Een sommatiebrief is formeler en bevat meer.

Voor een aanmaning zijn dit de basisonderdelen:

  • Jouw naam en contactgegevens
  • Naam en adres van de debiteur
  • Factuurnummer en openstaand bedrag
  • Betalingstermijn (minimaal 14 dagen bij particulieren)
  • Vermelding van de incassokosten die volgen (verplicht bij particulieren)

Voor een sommatiebrief voeg je daar het volgende aan toe:

  • Een expliciete ingebrekestelling
  • Een korte, laatste betalingstermijn
  • Aankondiging van de juridische stappen die volgen bij uitblijven van betaling
  • Eventueel: vermelding van de wettelijke rente die al loopt of gaat lopen

Zowel de aanmaning als de sommatiebrief stuur je bij voorkeur per aangetekende post of op een manier waarmee je kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Dat is belangrijk als het later tot een procedure komt. Meer informatie over het volledige traject vind je in ons overzicht van diensten.

Wanneer schakel je een incassobureau in na een sommatiebrief?

Als een sommatiebrief geen resultaat oplevert en de betalingstermijn is verstreken, is het moment aangebroken om een incassobureau in te schakelen. Op dat punt heb je als schuldeiser alles gedaan wat redelijkerwijs van je verwacht wordt, en is het zinvol om het over te dragen aan een partij die het juridische traject verder kan oppakken.

Signalen dat je niet langer moet wachten:

  • De debiteur reageert niet op aanmaningen én de sommatiebrief.
  • De debiteur belooft steeds te betalen, maar doet het niet.
  • Het openstaande bedrag loopt op door rente of nieuwe facturen.
  • Je hebt geen tijd of kennis om het proces zelf verder te bewaken.

Een goed incassobureau beoordeelt de haalbaarheid van jouw zaak en adviseert je eerlijk over de kansen, ook als dat betekent dat een zaak beter afgeschreven kan worden. Dat voorkomt dat je geld en energie steekt in een traject dat weinig oplevert.

Hoe wij helpen bij aanmaningen, sommatiebrieven en incasso

Bij CreMan nemen we het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaning tot en met gerechtelijke executie als dat nodig is. Onze juristen zijn in eigen huis en begeleiden elk dossier van begin tot eind. Ze adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

  • Juristen in eigen huis die de sommatiebrief en het verdere traject juridisch sterk maken.
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, zodat je snel duidelijkheid hebt.
  • SelfCollect: heb je een eenvoudige vordering? Via ons eigen portal handel je die zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal.
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), zodat je zeker weet dat je met een betrouwbaar en wettelijk erkend bureau werkt.
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft.

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Hoe werkt incasso in het buitenland voor Nederlandse bedrijven?

/door

Als je zaken doet met klanten in het buitenland, weet je dat een onbetaalde factuur extra hoofdpijn oplevert. Andere taal, andere wetgeving, andere betaalgewoonten. Toch hoef je zo’n vordering niet af te schrijven. Internationale incasso is mogelijk, ook voor kleine en middelgrote bedrijven, en het proces lijkt meer op binnenlandse incasso dan je misschien denkt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, wat het kost en wanneer je actie moet ondernemen.

Wat is internationale incasso en wanneer heb je het nodig?

Internationale incasso is het proces waarbij je een openstaande vordering int bij een debiteur die in een ander land is gevestigd of woont. Je hebt het nodig zodra een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en gewone herinneringen of aanmaningen geen resultaat opleveren. Het verschil met binnenlandse incasso zit in de toepasselijke wetgeving, de taal en de lokale procedures.

In de praktijk komt dit voor bij exporterende bedrijven, freelancers die internationaal werken of ondernemers die diensten leveren aan buitenlandse opdrachtgevers. Zolang een klant gewoon betaalt, merk je weinig van de internationale dimensie. Maar zodra een onbetaalde factuur in het buitenland op je bureau belandt en je klant niet meer reageert, heb je een partner nodig die de lokale spelregels kent.

Welke landen vallen onder internationale incasso?

Internationale incasso omvat in principe elk land buiten Nederland waar je een vordering wilt innen. In de praktijk zijn de meest voorkomende landen voor Nederlandse bedrijven de directe buurlanden en grote handelspartners: België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Scandinavische landen.

Wij zijn als bureau actief in al deze landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans. Dat maakt een groot verschil, want een aanmaning die in de moedertaal van de debiteur wordt verstuurd, heeft veel meer effect dan een brief in het Nederlands. Buiten Europa wordt het complexer, maar ook daar zijn trajecten mogelijk, afhankelijk van de beschikbare lokale partners en de hoogte van de vordering.

Wil je meer weten over hoe incasso in het buitenland in zijn werk gaat? Dan vind je daar een volledig overzicht van de landen en de aanpak.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe werkt het incassoproces bij een buitenlandse debiteur?

Het incassoproces bij een buitenlandse debiteur volgt grotendeels dezelfde stappen als bij een Nederlandse debiteur, maar met lokale aanpassingen. De aanpak ziet er als volgt uit:

  1. Dossier aanmaken: je levert de factuurgegevens, correspondentie en eventuele overeenkomsten aan.
  2. Aanmaning in de lokale taal: de debiteur ontvangt een officiële aanmaning die voldoet aan de lokale wetgeving.
  3. Telefonisch contact: een medewerker neemt contact op in de taal van de debiteur om tot een betalingsafspraak te komen.
  4. Buitengerechtelijke fase: verdere correspondentie en onderhandelingen om betaling te realiseren zonder tussenkomst van de rechter.
  5. Juridische procedure: als bovenstaande stappen geen resultaat opleveren, starten juristen een gerechtelijke procedure in het betreffende land.

Gedurende het hele traject heb je via een eigen online portal 24/7 real-time inzage in de status van je dossier. Je hoeft dus niet te bellen om te weten waar je zaak staat. Onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid, zodat je niet onnodig geld uitgeeft aan een zaak die weinig kans van slagen heeft.

Wat is het verschil tussen incasso in de EU en buiten de EU?

Binnen de EU geldt een geharmoniseerd rechtsstelsel dat incasso een stuk eenvoudiger maakt dan buiten de EU. Het belangrijkste verschil is de beschikbaarheid van Europese juridische instrumenten die grensoverschrijdende inning versnellen en vereenvoudigen.

Incasso binnen de EU

Binnen de EU kun je gebruikmaken van de Europese betalingsbevelprocedure. Dit is een gestandaardiseerde procedure waarmee je zonder zitting een betalingsbevel kunt aanvragen dat geldig is in alle EU-lidstaten. Ook de Europese procedure voor geringe vorderingen (tot 5.000 euro) maakt het mogelijk om kleine zaken relatief snel en goedkoop af te handelen. Vonissen die in een EU-land zijn uitgesproken, zijn bovendien direct uitvoerbaar in andere lidstaten.

Incasso buiten de EU

Buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit of in landen als de Verenigde Staten, ontbreken deze gemeenschappelijke instrumenten. Hier ben je afhankelijk van bilaterale verdragen tussen landen, lokale rechtbanken en lokale advocaten of incassopartners. Dat maakt het traject langer, duurder en minder voorspelbaar. Voor vorderingen buiten de EU is het dan ook extra belangrijk om vooraf te beoordelen of de verwachte opbrengst opweegt tegen de kosten.

Wat kost internationale incasso voor een Nederlandse ondernemer?

De kosten van internationale incasso hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de fase van het traject. Voor de buitengerechtelijke fase geldt voor vorderingen op bedrijven doorgaans een provisie van 15% over de hoofdsom, of een percentage op basis van je eigen algemene voorwaarden. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel.

De WIK-tabel werkt als volgt voor vorderingen op particulieren:

  • Tot en met 2.500 euro: 15%
  • Over de volgende 2.500 euro: 10%
  • Over de volgende 5.000 euro: 5%
  • Over de volgende 190.000 euro: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal 6.775 euro)

Zodra een juridische procedure nodig is, komen daar extra kosten bij, zoals griffierechten en honoraria van lokale juristen of advocaten. Een goed incassobureau geeft je vooraf duidelijkheid over wat je kunt verwachten en adviseert je eerlijk of een procedure financieel zinvol is. Alle geïnde bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat je geld altijd gescheiden en veilig blijft.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor een buitenlandse factuur?

Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse factuur zodra je zelf twee of drie herinneringen hebt verstuurd zonder resultaat, of zodra de debiteur niet meer reageert. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wachten vergroot het risico dat de debiteur failliet gaat of onvindbaar wordt.

Een aantal concrete signalen dat het tijd is om te handelen:

  • De betalingstermijn is meer dan 30 dagen verstreken en er is geen reactie.
  • De debiteur belooft te betalen, maar doet het niet.
  • Je hebt al meerdere herinneringen gestuurd zonder resultaat.
  • De debiteur betwist de factuur zonder geldige reden.
  • Het gaat om een substantieel bedrag dat je cashflow raakt.

Schakel je een bureau in, kies dan altijd een bureau dat geregistreerd is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Sinds april 2024 is registratie verplicht voor incassobureaus in Nederland. Een geregistreerd bureau voldoet aan wettelijke kwaliteitseisen en biedt je als opdrachtgever meer zekerheid over de werkwijze. Je kunt de volledige dienstverlening van een goed bureau ook gebruiken om je debiteurenbeheer preventief in te richten, zodat je minder vaak in deze situatie terechtkomt.

Hoe wij helpen met incasso in het buitenland

Creman is een van de weinige incassobureaus in Nederland die internationale incasso op dit niveau uitvoert. We zijn actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en werken in zes talen. Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie in het buitenland, en adviseren je altijd over de haalbaarheid van een zaak voordat je kosten maakt.

Wat je van ons kunt verwachten:

  • Aanmaningen en communicatie in de taal van de debiteur
  • Juristen in eigen huis die lokale procedures kennen
  • 24/7 real-time inzage in je dossier via een eigen online portal
  • Eerlijk advies over wat realistisch haalbaar is
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106)

Wil je weten wie wij zijn en hoe wij werken? Lees dan meer op de pagina over Creman. Heb je een openstaande factuur bij een buitenlandse debiteur en wil je weten wat je opties zijn? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.

Wat gebeurt er als je klant verhuist tijdens de incassoprocedure?

/door

Als je klant verhuist tijdens een lopende incassoprocedure, betekent dat niet automatisch dat je vordering verloren gaat. Een adreswijziging is vervelend, maar het is een bekend obstakel waar een ervaren incassobureau mee om weet te gaan. In de meeste gevallen is het nieuwe adres te achterhalen en loopt de procedure gewoon door zodra dat adres bekend is. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat er gebeurt, wat je zelf kunt doen en wanneer je beter een professional kunt inschakelen.

Wat gebeurt er met je incassodossier als je klant verhuist?

Als je klant verhuist tijdens een incassoprocedure, wordt het dossier tijdelijk on hold gezet totdat het nieuwe adres bekend is. De vordering zelf blijft volledig geldig. Een adreswijziging doet niets af aan de betalingsverplichting van de debiteur. Zodra het juiste adres is gevonden, gaat de procedure gewoon verder.

In de praktijk merken we dat debiteuren soms bewust verhuizen om een incassoprocedure te ontlopen. Dat klinkt slim, maar het lost niets op. De schuld verdwijnt niet door te verhuizen. Brieven en aanmaningen worden opnieuw verstuurd naar het nieuwe adres, en bij een gerechtelijke procedure is een geldig adres nodig voor de betekening van een dagvaarding. Dat is ook meteen waarom het vinden van het nieuwe adres zo belangrijk is.

Hoe vind je het nieuwe adres van een verhuisde debiteur?

Het nieuwe adres van een verhuisde debiteur kun je op verschillende manieren achterhalen. De meest directe route is via de Basisregistratie Personen (BRP), het centrale adresregister van de overheid. Daarnaast zijn er commerciële adresbureaus en kunnen incassobureaus via hun eigen netwerk en tools snel een nieuw adres opsporen.

Als schuldeiser heb je zelf beperkte toegang tot de BRP. Je kunt niet zomaar het adres van iemand opvragen. Maar een geregistreerd incassobureau of deurwaarder heeft onder bepaalde voorwaarden wel die mogelijkheid. Naast de officiële route zijn er ook andere signalen die helpen: een nieuw adres op LinkedIn, een gewijzigd KvK-adres bij een bedrijf, of contact via bekenden. Een incassobureau combineert al deze bronnen om snel tot een resultaat te komen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Mag een incassobureau adresgegevens opvragen bij de gemeente?

Ja, maar alleen onder strikte voorwaarden. Een incassobureau mag adresgegevens opvragen bij de gemeente via de BRP, mits er sprake is van een gerechtvaardigd belang, zoals een openstaande vordering. Dit is wettelijk geregeld in de Wet basisregistratie personen. Niet elk bureau heeft automatisch toegang; dit hangt af van de registratie en het doel van de opvraging.

Belangrijk om te weten: alleen geregistreerde incassobureaus mogen dit doen. Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Bureaus zonder registratie mogen geen adresgegevens opvragen en werken buiten de wettelijke kaders. Controleer dus altijd of het bureau waarmee je werkt een geldig registratienummer heeft. Dit beschermt je als opdrachtgever en zorgt ervoor dat de procedure juridisch waterdicht blijft.

Wat als je klant naar het buitenland is verhuisd?

Als je klant naar het buitenland is verhuisd, wordt de incassoprocedure complexer, maar niet onmogelijk. Het land van bestemming bepaalt welke regels gelden, welke juridische stappen haalbaar zijn en hoe de inning verloopt. Binnen de EU zijn er verdragen die grensoverschrijdende inning vergemakkelijken, maar ook buiten de EU zijn er mogelijkheden.

Niet elk incassobureau is uitgerust voor internationale dossiers. We werken zelf actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië en bedienen opdrachtgevers in zes talen. Dat maakt een groot verschil: je hebt iemand nodig die de lokale wet- en regelgeving kent, de taal spreekt en contacten heeft in het betreffende land. Een buitenlandse verhuizing hoeft dus geen einde te betekenen voor je vordering, maar je hebt er wel de juiste partner voor nodig. Meer over de aanpak bij buitenlandse debiteuren lees je op onze pagina over incasso buitenland.

Loopt de incassoprocedure door als het adres onbekend is?

Als het adres van de debiteur volledig onbekend is, kan de procedure tijdelijk niet worden voortgezet. Voor het versturen van aanmaningen en zeker voor het uitbrengen van een dagvaarding is een geldig adres wettelijk verplicht. Zonder adres kun je iemand niet officieel in gebreke stellen of voor de rechter dagen.

Toch is “adres onbekend” zelden een definitieve situatie. In de meeste gevallen lukt het om via de BRP, het Handelsregister of andere bronnen een nieuw adres te achterhalen. Lukt dat niet, dan kan in uitzonderlijke gevallen bij de rechter worden verzocht om een procedure via openbare bekendmaking. Dat is een zware stap, maar het laat zien dat er zelfs bij een volledig onbekend adres nog juridische opties zijn. Je incassodiensten volledig laten verzorgen door een bureau met juristen in eigen huis is dan geen luxe, maar een slimme keuze.

Hoe voorkom je problemen als een klant verhuist?

Problemen met een verhuisde debiteur voorkom je door vanaf het begin goede afspraken te maken en gegevens vast te leggen. Hoe meer contactinformatie je hebt, hoe minder kwetsbaar je bent als iemand verhuist zonder dit door te geven.

Praktische stappen die je nu al kunt zetten:

  • Leg bij het aangaan van de overeenkomst altijd een volledig adres, telefoonnummer en e-mailadres vast.
  • Neem in je algemene voorwaarden een clausule op dat de klant verplicht is adreswijzigingen door te geven.
  • Controleer bij bedrijven regelmatig het KvK-adres, want dat is openbaar en wordt bijgehouden.
  • Stuur facturen en aanmaningen via meerdere kanalen (post én e-mail), zodat je bij een verhuizing via e-mail nog bereikbaar bent.
  • Schakel snel in zodra een klant niet betaalt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat iemand niet meer te traceren is.

Goede afspraken vooraf zijn de beste bescherming. Maar ook als je die niet hebt gemaakt, is er in de meeste gevallen nog genoeg te doen.

Hoe wij helpen als je debiteur is verhuisd

Bij Creman pakken we dit soort situaties dagelijks aan. Of het nu gaat om een debiteur die binnen Nederland is verhuisd, naar het buitenland is vertrokken of simpelweg niet reageert: we weten hoe we het nieuwe adres achterhalen en hoe we de procedure daarna zo snel mogelijk voortzetten.

  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen voor het opvragen van adresgegevens via de BRP.
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak.
  • Via ons online portal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier, ook als het tijdelijk on hold staat vanwege een adreswijziging.
  • Bij internationale debiteuren schakelen we onze eigen netwerken in voor België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië.
  • Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect kun je die kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wil je weten hoe we jouw specifieke situatie kunnen aanpakken? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat gebeurt er als je klant beweert dat hij de factuur nooit heeft besteld?

/door

Je hebt een factuur gestuurd, de betalingstermijn is verstreken, en dan krijg je een bericht terug: “Ik heb dit nooit besteld.” Dat is een vervelende situatie, maar het komt vaker voor dan je denkt. Soms is er sprake van een misverstand, soms van kwade wil. Hoe dan ook: je staat niet machteloos. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je kunt doen als een klant beweert een factuur niet te hebben besteld, hoe je je positie versterkt en wanneer je professionele hulp inschakelt.

Wat betekent het als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld?

Als een klant zegt de factuur nooit te hebben besteld, betwist hij de grondslag van de vordering zelf. Dat is iets anders dan simpelweg niet betalen. De klant stelt dat er geen opdracht is gegeven en dat er dus ook geen betalingsverplichting bestaat. Dit heet een betwiste vordering en vraagt om een andere aanpak dan een gewone onbetaalde factuur.

Zo’n reactie kan verschillende redenen hebben. Soms is er intern bij de klant iets misgegaan: de persoon die de opdracht gaf, was daartoe niet bevoegd, of de communicatie is niet goed vastgelegd. Soms is het ook een bewuste manier om betaling uit te stellen of te vermijden. In beide gevallen is het belangrijk dat jij kunt aantonen dat de opdracht wel degelijk is gegeven.

Hoe bewijs je dat een opdracht wel degelijk is gegeven?

Je bewijst dat een opdracht is gegeven door alle communicatie te verzamelen waaruit de afspraak blijkt. Denk aan e-mails, appberichten, een getekende offerte, een opdrachtbevestiging, notulen van een vergadering of een inkooporder. Zelfs een mondeling akkoord kun je onderbouwen als je een bevestiging per e-mail hebt gestuurd die niet is weersproken.

Zet alle bewijsstukken op een rij en beoordeel hoe sterk je dossier is. Heb je een getekende offerte of een schriftelijke opdrachtbevestiging? Dan sta je sterk. Heb je alleen een mondeling gesprek zonder verdere schriftelijke bevestiging? Dan wordt het lastiger, maar niet onmogelijk. Factuurgeschillen draaien uiteindelijk om de vraag wie wat kan bewijzen.

  • Verzamel alle e-mails en berichten rondom de opdracht
  • Zoek de offerte of het voorstel dat je hebt gestuurd
  • Controleer of de klant ooit heeft gereageerd op een bevestiging
  • Kijk of er leveringsbonnen, urenstaten of andere uitvoeringsbewijzen zijn
  • Noteer de namen van personen die bij de afspraak aanwezig waren

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen een betwiste factuur en een onbetaalde factuur?

Een onbetaalde factuur is een factuur die de klant erkent, maar niet betaalt. Een betwiste factuur is een factuur die de klant ontkent of inhoudelijk aanvecht. Dat verschil bepaalt welke stappen je kunt zetten en hoe snel je kunt handelen.

Bij een gewone onbetaalde factuur kun je relatief snel een incassotraject starten, omdat de schuld zelf niet ter discussie staat. Bij een betwiste factuur moet je eerst het geschil over de opdracht of de inhoud oplossen voordat incasso zinvol is. Dat betekent niet dat je niets kunt doen, maar het traject vraagt meer voorbereiding en soms juridisch advies.

Mag je een incassobureau inschakelen als de factuur wordt betwist?

Ja, je mag een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur, maar het bureau zal eerst beoordelen of de vordering haalbaar is. Een serieus bureau pakt een dossier niet klakkeloos op, maar weegt de bewijspositie van de schuldeiser af voordat het actie onderneemt.

Bij CreMan hebben we juristen in eigen huis die precies dit soort situaties beoordelen. Ze kijken naar de beschikbare bewijsstukken, beoordelen de haalbaarheid van de zaak en adviseren je eerlijk over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat eerlijke advies voorkomt dat je tijd en geld steekt in een zaak die weinig kans maakt, maar het voorkomt ook dat je te snel opgeeft bij een sterke vordering. Houd er ook rekening mee dat een incassobureau in Nederland sinds april 2024 verplicht geregistreerd moet zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Controleer dit altijd voordat je een bureau inschakelt.

Wil je weten hoe een incassotraject binnenland er in de praktijk uitziet? Dat verschilt per situatie, maar een goed bureau legt het je stap voor stap uit.

Wat kun je doen als de klant blijft volhouden dat hij niets heeft besteld?

Als de klant blijft ontkennen, zijn er drie routes: een minnelijke oplossing zoeken, een juridische procedure starten of de vordering afschrijven. Welke route het meest verstandig is, hangt af van de hoogte van de vordering, de kracht van je bewijs en de kosten van een procedure.

Een minnelijke oplossing kan zijn: een betalingsregeling, een gedeeltelijke kwijting of mediation. Soms lost een gesprek via een neutrale partij meer op dan een rechtszaak. Lukt dat niet, dan kun je via een gerechtelijke procedure een rechter laten oordelen. Bij een sterke bewijspositie is dat een reële optie. Een rechter kan de klant veroordelen tot betaling, waarna executie mogelijk is.

Houd bij je beslissing ook rekening met de verhouding tussen de vordering en de proceskosten. Een juridische procedure kost tijd en geld. Bij kleinere bedragen weegt dat soms zwaarder dan de vordering zelf. Een goede adviseur helpt je die afweging te maken. Via het volledige dienstenpakket van een gespecialiseerd bureau kun je ook voor dit soort trajecten terecht.

Hoe voorkom je in de toekomst dat klanten een factuur betwisten?

Je voorkomt factuurgeschillen door elke opdracht schriftelijk te bevestigen voordat je begint met werken. Dat hoeft niet formeel te zijn: een korte e-mail met de afgesproken werkzaamheden, het tarief en de leveringsdatum is al voldoende. Zorg er ook voor dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant deze heeft ontvangen.

Praktische maatregelen die factuurgeschillen voorkomen:

  • Stuur altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, ook bij mondelinge afspraken
  • Gebruik een getekende offerte als standaard voor nieuwe opdrachten
  • Vermeld op de factuur duidelijk de omschrijving van de geleverde dienst of het product
  • Leg je algemene voorwaarden vast en verwijs ernaar op elke offerte en factuur
  • Stuur een tussentijdse update bij langlopende projecten, zodat de klant op de hoogte blijft
  • Reageer snel op vragen of bezwaren van klanten, zodat misverstanden niet uitgroeien tot geschillen

Goede administratie is de beste bescherming. Hoe meer je vastlegt, hoe makkelijker je je positie kunt verdedigen als een klant later beweert niets te hebben besteld.

Hoe wij helpen bij een betwiste factuur

Bij CreMan begrijpen we dat een betwiste factuur meer stress geeft dan een gewone onbetaalde factuur. Je weet niet waar je aan toe bent, de klantrelatie staat onder druk en je vraagt je af of je kans maakt. Dat is precies waarom we niet alleen incasseren, maar ook adviseren.

  • Juridische beoordeling vooraf: onze juristen bekijken je dossier en geven eerlijk advies over de haalbaarheid voordat we actie ondernemen
  • Volledig traject onder één dak: van eerste aanmaning tot gerechtelijke procedure; we begeleiden je bij elke stap
  • 24/7 inzage in je dossier: via ons online portal zie je altijd wat de status van je zaak is, zonder dat je hoeft te bellen
  • Geregistreerd en betrouwbaar: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en voldoet aan alle wettelijke eisen
  • Geldstromen via Stichting Derdengelden: jouw geld blijft altijd gescheiden en veilig, ongeacht de uitkomst

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag met je mee.